Влияние НТР на сохранность архивных документов
Обеспечение сохранности документов архива. Создание оптимальных условий хранения документов. Размещение документов в хранилище, топографирование, упаковка дел. Необходимость обеспечения длительности физико-химической сохранности архивных документов.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 26.02.2009 |
| Размер файла | 50,7 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
54
Федеральное государственное образовательное учреждение
Высшего профессионального образования
Астраханский государственный технический университет
Институт экономики
Кафедра «информационные системы управления и информатики»
Специальность 350800
«Документоведение и документационное обеспечение управления»
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине: «АРХИВОВЕДЕНИЕ»
на тему:
«ВЛИЯНИЕ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОГО ПРОГРЕССА
НА ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛИТЕЛЬНОСТИ ФИЗИКО-ХИМИЧЕСКОЙ
СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ»
Выполнила студентка
группы ДФД-21
Байрамалиева А.
Проверила: ст. преп-ль
Сарсенова Ж.Ж.
АСТРАХАНЬ 2009
СОДЕРЖАНИЕ
- Введение 3
- I. Обеспечение сохранности документов архива 4
- 1.1. Создание оптимальных условий хранения документов 4
- 1.2. Размещение документов в хранилище. Топографирование 12
- 1.3. Порядок выдачи дел из хранилищ, транспортирование и упаковка дел 14
- 1.4. Обеспечение физико - химической сохранности документов 18
- 1.5. Проверка наличия и состояния дел 18
- II. Влияние НТР на обеспечение длительной физико-химической сохранности архивных документов 24
- 2.1. Необходимость обеспечения длительности физико-химической сохранности архивных документов 24
- 2.2. Влияние НТР на обеспечение длительности физико-химической сохранности документов 27
- 2.3. Информатизация архивного дела 30
- 2.3.1. Основные цели информатизации 30
- 2.3.2. Основные направления и принципы 32
- 2.3.3. Организация работ по информатизации 34
- Заключение 37
- Список литературы 40
- Приложения 42
- Приложение 1 42
- Приложение 2 43
- Приложение 3 44
- Приложение 4 45
- Приложение 5 46
- Приложение 6 48
- Приложение 7 49
- Приложение 8 50
Введение
Согласно основным правилам работы ведомственных архивов Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1984 для обеспечения сохранности документов в архиве должен проводиться следующий комплекс работ, включающий:
- создание оптимальных условий хранения документов;
- размещение документов в хранилищах и их топографирование;
- соблюдение порядка выдачи дел из архива;
- учет документов, проверка их наличия и состояния;
- определение состава особо ценных документов и создание на них страхового фонда;
- обеспечение физико - химической сохранности документов.
На начальном этапе информатизации система информационных технологий неизбежно в значительной степени копирует сложившуюся традиционную "бумажную" технологию работы с документами, дублирует устоявшуюся схему внутри- и межотраслевых информационных потоков. По мере увеличения автоматизированных информационных ресурсов, их вовлечения в активный оборот, "врастания" в архивную практику информационных технологий столь же неизбежна трансформация структуры и интенсивности информационных потоков, форм, методов и показателей архивной деятельности, видов работы пользователей. Эти факторы, а также прогресс в развитии компьютерной техники и технологии определяют необходимость постоянной и высоко-эффективной работы по информатизации архивного дела России.
В данной курсовой работе перечислены принципы обеспечения сохранности архивных документов в условиях развития электронно-вычислительной техники, анализируется необходимость перехода к информатизации архивного дела, рассмотрены основные цели и направления информатизации архивного дела.
I. Обеспечение сохранности документов архива
1.1. Создание оптимальных условий хранения документов
Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:
- предоставлением для ведомственного архива помещения и проведением планово - предупредительного ремонта помещений;
- оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;
- применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);
- созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно - гигиенических мероприятий.
В соответствии с объемом и составом хранящихся дел ведомственному архиву предоставляется отдельное здание (или часть здания), специально построенное и оборудованное или приспособленное для хранения документов.
Строительство специального здания ведомственного архива может проводиться как по типовым проектам зданий государственных архивов, так и по индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями.
Специальные помещения для ведомственного архива должны предусматриваться при строительстве административных зданий для организаций, в структуре которых действует ведомственный архив. При отсутствии специального помещения для ведомственного архива выделяется приспособленное помещение в административных зданиях организаций.
Оптимальные условия хранения документов и работы с ними предусматривают предоставление следующих помещений для ведомственного архива:
- хранилище для хранения документов Особо ценные документы хранят в специальных помещениях с усиленной охраной и противопожарным режимом;
- помещения для приема, временного хранения, акклиматизации документов;
- помещения для работы исследователей (читальный зал);
- рабочих комнат для сотрудников архива.
Рабочие комнаты для сотрудников и помещения для работы исследователей (читальный зал) должны быть изолированы от помещений хранилищ.
Помещения хранилищ, не имеющие перегородок от рабочих комнат, изолируются специально установленными перегородками. Посторонние лица допускаются в хранилища только с разрешения заведующего ведомственным архивом и в присутствии сотрудника архива.
Хранилища ведомственного архива должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.
Хранилища ведомственного архива должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход.
В помещениях хранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище.
Наружные двери помещения ведомственного архива должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются. Печать или пломбир хранят вместе с ключами у дежурного по организации или в установленном правилами внутреннего распорядка месте.
Помещения ведомственного архива оборудуются охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром.
Помещение ведомственного архива до размещения в нем документов принимается комиссией, которая назначается руководителем организации. В комиссию должны входить представители структурного подразделения, в состав которого входит ведомственный архив, профсоюзной организации, соответствующего учреждения государственной архивной службы, пожарной охраны и санитарно - эпидемиологической станции.
Комиссия проверяет исправность технического оснащения помещений и состояние температурно - влажностного режима в хранилищах, на основании чего составляется акт. Акт утверждается руководителем организации. Осмотр состояния помещения ведомственного архива проводится в дальнейшем по требованию заведующего архивом, но не реже одного раза в 5 лет.
В помещениях хранилищ ведомственного архива прокладывается скрытая электропроводка; допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ.
В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.
По пожарной опасности помещения архивов относятся к категории "В". Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.
Основным противопожарным оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение.
Помещение архива оборудуется противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Каждый пожарный кран должен иметь прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки хранилища.
Хранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы пожарной сигнализацией.
В архиве на видном месте вывешиваются: инструкции о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации документов и имущества на случай пожара. В пожарный расчет включаются все сотрудники архива, с которыми периодически, но не реже одного раза в квартал проводятся занятия по мерам пожарной безопасности и практическим действиям во время пожара.
При возникновении пожара все сотрудники принимают участие в его ликвидации, выполняя ранее распределенные обязанности.
В хранилищах запрещается:
- курение;
- применение электронагревательных приборов;
- хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.
В целях улучшения режима хранения в помещениях хранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуются проветривания, установка дополнительных источников увлажнения воздуха или дополнительных приборов для просушивания помещений и т.п.
Температурно - влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических параметров воздуха не реже двух раз в неделю в одно и то же время.
Показания контрольных измерительных приборов (термометр, гигрометр, психрометр) фиксируются в специальных регистрационных журналах (Приложение 1). В регистрационных журналах в графе "Примечание" отражаются также проверка правильности показания приборов и меры, принятые по нормализации режима в хранилищах в случае его отклонения от установленных норм.
Установка контрольных измерительных приборов производится в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Приборы на расстоянии 1,4 +/- 0,1 метра от пола монтируются на одном контрольном щитке.
Контрольно - измерительные приборы устанавливаются в каждом хранилище: при комнатной системе - один щиток на комнату; при многоярусной - один на ярус.
Проверку измерительных приборов проводят по аспирационному психрометру не реже одного раза в 3 месяца с обязательной регулировкой и заменой неисправных.
Температуру и влажность воздуха в закрытых шкафах и сейфах контролируют самопишущими приборами.
Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов проветривают не реже одного раза в неделю.
Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным.
Не допускается освещение документов прямым солнечным светом.
С целью защиты документов от разрушающего действия солнечных лучей хранилища следует располагать в здании с окнами на северную сторону.
Защита документов от действия света обеспечивается:
- хранением документов в коробках, папках и переплетах, а также в шкафах и на стеллажах закрытого типа;
- применением на окнах светорассеивателей, защитных фильтров и т.п.
В качестве источников искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью, допускается использование и люминесцентных ламп, с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.
Защита документов от разрушающего действия естественного и искусственного света должна предусматриваться не только в хранилищах, но и во всех помещениях при любых видах работ.
Помещения архива должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли (не более 0,15 мг/м3).
Для защиты документов от пыли необходимо:
- обеспечить максимально возможную герметичность помещения хранилищ и оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей;
- не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, стеллажей и помещений хранилищ с помощью электропылесоса или ватными (марлевыми) тампонами, увлажненными раствором формалина;
- проводить систематическую влажную уборку помещений хранилищ: не реже одного раза в месяц протирать полы, плинтусы, подоконники водными растворами соответствующих химических средств;
- следить за состоянием дощатых полов, чтобы они не имели щелей и были окрашены масляной краской;
- периодически проветривать помещения хранилища. Вопрос о целесообразности проветривания решается с учетом абсолютной влажности наружного и внутреннего воздуха.
При обнаружении в хранилищах насекомых или грызунов немедленно принимаются меры к их уничтожению. Документы, пораженные насекомыми, изолируются и подвергаются дезинсекции.
При поражении значительного количества документов насекомыми и обнаружении их в различных местах хранилища: на стеллажах, в щелях пола, под плинтусами и т.д. - необходима дезинсекция всего хранилища.
При обнаружении в хранилищах документов и коробок, пораженных плесенью, должны немедленно приниматься меры по обработке документов, средств хранения, помещений. Пораженные плесенью документы изолируются и передаются на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы, коробки, в которых хранились пораженные плесенью документы, протираются водным раствором формалина (3 - 5%) и просушиваются; при плесневении стен, полов, потолков производится поверхностная обработка пораженных мест раствором формалина (3 - 5%).
Для проведения санитарно - гигиенических работ в хранилище (обеспыливание, перемещение дел и т.п.) в плане работы ведомственного архива предусматриваются санитарные дни (не реже одного раза в месяц).
Хранилища должны быть оборудованы стационарными стеллажами с соблюдением установленного для архива порядка их размещения:
- ширина главных проходов (между рядами стеллажей) - 120 см;
- ширина проходов между стеллажами - 75 см;
- расстояние между стеной и стеллажом, параллельным стене, - 75 см;
- расстояние между полками по высоте - 40 см;
- расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;
- расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее 15 см, а в цокольных этажах - не менее 30 см.
Допускается оборудование хранилища деревянными стеллажами при условии обработки их огнезащитными составами.
Конструкция и размеры стеллажей, а также шкафов для документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с микрофильмами и т.п.) определяются размерами этих документов.
Стеллажи устанавливают перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы так, чтобы расстояние до окон и источников тепла было не менее 0,6 м.
Если помещение хранилища имеет высоту более 4 м, то в целях рационального использования площади стеллажи устанавливаются в два яруса. При этом делаются прочные межъярусные перекрытия и удобные лестницы, которые огораживаются легкими металлическими перилами для обеспечения безопасной работы.
Чертежи и кальки могут храниться в шкафах с выдвижными ящиками в развернутом виде или в папках. Микрофильмы и кинодокументы - на стеллажах ДЖЭ. 4.393.001 (для хранения фильмовых коробок). Для карт рекомендуется подвесное хранение на выдвижных штангах.
Для хранения секретных, особо ценных дел и учетных документов ведомственного архива используются сейфы или металлические шкафы При большом объеме этих видов документов для них выделяются отдельные хранилища или отдельная изолированная часть хранилища.
.
Для размещения справочных картотек к документам в хранилище или рабочей комнате устанавливаются картотечные шкафы.
Для перемещения документов в хранилище и работы у стеллажей используются библиотечные тележки (ТБ-1), легкие устойчивые стремянки.
Помещения архива оборудуются так, чтобы обеспечить рациональную организацию рабочих мест сотрудников архива и создать все необходимые условия для их производительного труда. Рабочие комнаты оборудуются телефоном, канцелярской мебелью, пишущей машинкой, другими средствами оргтехники, рекомендуемыми ЕГСД.
При наличии в ведомственном архиве фонда пользования, в читальном зале устанавливается аппарат для чтения микрофильмов.
Для обеспыливания коробок и папок с документами, стеллажей и помещения ведомственного архива может использоваться бытовой электропылесос.
При возникновении чрезвычайных происшествий (пожара, наводнения, при обнаружении злоумышленного проникновения в архив посторонних лиц и т.д.) принимаются меры по спасению и охране документов.
О происшествии составляется акт при участии соответствующих органов (пожарной охраны, милиции, технического надзора и т.д.).
Для выяснения причин происшествия, определения физического состояния документов и проверки их наличия руководителем организации назначается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом.
Ведомственным архивом разрабатывается план мероприятий по эвакуации и укрытию документов при чрезвычайных происшествиях, в котором должно быть предусмотрено:
- порядок и место эвакуации и укрытия документов;
- перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2, 3-ю очереди;
- списки работников, ответственных за эвакуацию и укрытие;
- меры по охране документов в местах эвакуации и укрытия.
План эвакуации и укрытия документов на случай возникновения чрезвычайного происшествия должен быть согласован с соответствующими службами и утвержден руководителем организации.
С планом эвакуации и укрытия документов должны быть ознакомлены все сотрудники архива.
Случаи утраты, порчи, гибели документов, а также возникновение ситуаций, которые могут к ним привести, рассматриваются как чрезвычайные происшествия и о них немедленно ставится в известность руководитель организации.
1.2. Размещение документов в хранилище. Топографирование
Размещение в хранилищах дел ведомственного архива должно быть рациональным и проводиться с учетом:
- создания оптимальных условий хранения для документов;
- ежегодного движения дел (прием и передача дел);
- оперативного использования документов.
В необходимых случаях ведомственный архив составляет план (схему) размещения документов в хранилищах.
Все поступающие в ведомственный архив документы размещаются в хранилищах на стеллажах или шкафах так, чтобы документы каждой организации (структурного подразделения) хранились в одном месте и были расположены в порядке ежегодных поступлений.
Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Документы ликвидированных организаций хранятся отдельно.
Документы постоянного хранения хранятся в картонных коробках, папках или других контейнерах, изготовленных из безвредных для документов материалов; дела с документами временного (свыше 10 лет) хранения - в связках Дела временного (до 10 лет включительно) хранения разрешается хранить на полках, поставленными вертикально, без связок.
Зазор между полкой стеллажа и верхней крышкой коробки (связки), обеспечивающий циркуляцию воздуха, должен быть не менее 5 см.
К коробкам приклеиваются ярлыки, а к связкам прикрепляются ярлыки, в которых указываются: название организации и структурного подразделения, номер фонда и описи, год (годы) и крайние номера дел, включенных в данную коробку (связку). Коробки (связки) нумеруются порядковыми номерами в пределах каждого фонда или описи.
Связки формируются толщиной не более 20 см.
Заключенные в коробки (связки) дела могут размещаться на стеллажах горизонтально или вертикально. Порядок размещения дел устанавливается в зависимости от условий хранения.
Газеты и другие документы нестандартных размеров, превышающие по высоте 0,41 м, хранят в горизонтальном положении.
Коробки и связки не должны выступать за пределы полок стеллажей.
Не допускается хранить документы в транспортной таре, в штабелях, складывать на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для этих целей местах.
Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются. Помещения рекомендуется нумеровать буквенными индексами (хранилище А), а стеллажи, шкафы, полки - арабскими цифрами. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз слева направо.
Номера должны быть проставлены четкими, выделяющимися на фоне окраски стеллажа цифрами.
В целях закрепления места хранения и наиболее быстрого нахождения документов в архиве составляются топографические указатели: постеллажные (Приложение 2), а при большом количестве фондов - пофондовые (Приложение 3).
Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов. При необходимости ведомственным архивом может проводиться топографирование хранящихся в архиве документов с учетом структурных подразделений организации.
Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях.
1.3. Порядок выдачи дел из хранилищ, транспортирование и упаковка дел
Дела выдаются из хранилищ:
- для использования (работникам структурных подразделений; исследователям; организациям во временное пользование);
- для проведения архивных работ с документами;
- для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию и специальной обработке документов с целью обеспечения их сохранности (в лаборатории архивных и других учреждений);
Исходя из целей работы с документами дела выдаются из хранилищ:
- для работы в рабочей комнате (читальном зале) архива;
- во временное пользование вне архива: структурным подразделениям данной организации, организациям данного ведомства или организациям другого ведомства, а также судебным и следственным органам.
Выдача дел для работы с документами в рабочей комнате (читальном зале) архива производится для работников другой организации или исследователей на основании письма соответствующей организации.
Дела выдаются во временное пользование из хранилищ на срок, не превышающий:
10 дней - для работников структурных подразделений организации, в состав которой входит архив;
3 месяца - для работников других организаций.
По истечении установленного срока при необходимости производится переоформление документов на выданные дела после ознакомления с их сохранностью.
Передача дел для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию и специальной обработке документов с целью обеспечения сохранности производится ведомственным архивом на основании заказов на проведение этих работ.
Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:
- заказами (требованиями) на выдачу дел в читальный зал и во временное пользование в структурные подразделения организации (Приложение 4);
- актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям (Приложение 5);
- заказами на проведение работ по микрофильмированию, реставрации документов и т.п.
Выдача дел из хранилища регистрируется в книгах:
- выдачи дел в рабочие помещения организации;
- выдачи дел в читальный зал;
- выдачи дел во временное пользование другим организациям.
Исполненные заказы (требования) исследователей хранятся в личных делах исследователей, все прочие - в специально установленном месте в ведомственном архиве до истечения сроков их хранения. Заказы (требования) на выдачу дел постоянного хранения целесообразно хранить до проведения проверки наличия и состояния дел.
Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляется актом (Приложение 5), который составляется в 2-х экземплярах (на общем бланке организации): один остается в архиве, другой - выдается получателю.
Акт подписывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации - получателя; подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.
После возвращения дел в 2-х экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации - получателе, другой - хранится в деле фонда в ведомственном архиве, выдававшем дела.
Направление дел на реставрацию, в переплет, для копирования оформляется заказом.
Заказ оформляется в ведомственном архиве в 2-х экземплярах по форме акта о выдаче дел во временное пользование другой организации (Приложение 5) и подписывается руководителем организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив, и бухгалтером. Один экземпляр акта остается в архиве, другой - в организации, куда переданы дела на реставрацию, переплет, копирование.
Дела выдаются из хранилища для использования и проведения работ по реставрации, переплету и страховому копированию только в обработанном виде.
Перед выдачей дел из хранилища проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются также нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.
Каждое выдаваемое из хранилища для использования дело постоянного хранения должно иметь лист использования дела (Приложение 6).
При выдаче дел во временное пользование на место выдаваемого дела подкладывается отдельная для каждого дела карта - заместитель (Приложение 7), в которой указываются: номер и заголовок дела, номер и название описи, номер и название фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта - заместитель изымается. Карты - заместители на возвращенные дела хранятся в ведомственном архиве до минования надобности.
Состояние дел, возвращаемых в ведомственный архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего эти документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками ведомственного архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых предъявляется руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности или в соответствующие органы для привлечения организации к ответственности, другой - остается в архиве.
При любом перемещении документов соблюдают меры предосторожности, надежно обеспечивающие их сохранность. В соответствии с этим подбирают и эксплуатируют транспортные средства внутри здания.
За пределы здания документы вывозят только в упакованном виде и в закрытом транспорте.
При транспортировке документы помещают в сумки, чемоданы или упаковывают в пачки. При этом используют плотную бумагу и шпагат, под который подкладывают полоски картона.
При многодневных перевозках на большие расстояния документы упаковывают в водозащитный материал и помещают в ящики.
1.4. Обеспечение физико - химической сохранности документов
Выявленные документы постоянного хранения с физическими дефектами основы (утрата частей документа, разрывы и др.) или текста регистрируются в журнале или в картотеке учета физического состояния документов, где фиксируются виды специальной обработки, которой впоследствии должен быть подвергнут документ (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование) и намечаются конкретные меры по организации этой обработки документов.
Независимо от ценности документов немедленной передаче на обработку (дезинфекция, дезинсекция) подлежат дела и документы, пораженные плесенью и насекомыми. Очередность устранения остальных дефектов определяется значимостью и интенсивностью использования документов.
1.5. Проверка наличия и состояния дел
Основными задачами проверки наличия и состояния дел являются:
- установление фактического наличия дел, числящихся по описям;
- выявление дел, требующих консервационно - профилактической обработки и реставрации:
Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой ведомственного архива.
Проверка наличия и состояния дел постоянного хранения проводится не реже чем один раз в 5 лет и в обязательном порядке перед передачей их на государственное хранение.
Проверка наличия и состояния дел по личному составу и документов временного (свыше 10 лет) хранения проводится не реже чем один раз в 10 лет.
В ведомственных архивах с интенсивным использованием дел ежегодно проводятся проверки наличия и состояния выданных для использования в течение предшествующего года дел.
Единовременные проверки наличия и состояния дел проводятся в ведомственном архиве:
- после перемещения дел в другое помещение;
- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
- при смене заведующего архивом или лица, ответственного за архив;
- при реорганизации и ликвидации организации.
Проверка наличия и состояния дел проводится штатными работниками архива или комиссией, специально назначенной приказом руководителя организации.
Итоги каждой проверки оформляются актом по каждому фонду отдельно. После утверждения акта руководителем организации по всем его пунктам в учетные документы вносятся необходимые изменения, за исключением изменений, которые вносятся в учетные документы только после согласования с соответствующим архивным учреждением.
До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучаются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумераций дел в каждом годовом разделе сводной описи дел, соответствие нумерации дел и готовым записям в описях и сведениям в листах фондов.
Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, заголовков дел, дат дел, количества листов).
Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в листе проверки, затем в акте проверки.
Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях дел и других учетных документах категорически запрещается.
Дела, выданные в читальный зал и структурные подразделения организации, рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, по книге выдачи дел из хранилища .
Дела, выданные во временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.
Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется непосредственно в ходе проверки на документы всего фонда. Допускается составление отдельных листов на каждую опись при большом объеме фонда и большом количестве описей. Листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и подписываются исполнителями.
В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния дел недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, в лист вводятся дополнительные графы. После окончания проверки фонда лист(ы) проверки включается в дело данного фонда.
Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается.
При проверке наличия и состояния дел необходимо:
- сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках;
- подкладывать на соответствующие места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела проверяемого фонда;
- изымать и изолировать из проверяемого фонда неправильно подложенные дела других фондов;
- изымать не внесенные в опись дела фонда. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела постоянного хранения помещаются вслед за учтенными делами постоянного хранения, аналогично помещаются неучтенные дела временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;
- составлять на каждое необнаруженное дело карточку; карточки учета необнаруженных дел включаются в картотеку необнаруженных дел;
- изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями дела и немедленно докладывать об этом заведующему архивом, который в свою очередь информирует и руководителя организации.
При проверке наличия и состояния дел, документы которых не подшиты ввиду их художественной ценности или по иным причинам и учитываются по внутренним описям, проводится сверка наличия документов и листов дела со сведениями внутренней описи. Итоги проверки фиксируются в листе проверки, где в графе "Примечание" указываются номера описей и дел, в которых отсутствуют листы, и номера этих листов.
По окончании проверки наличия и состояния дел по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись "Проверено", проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.
В случае обнаружения в описи не отмеченных в итоговой записи литерных, свободных, повторных и пропущенных номеров итоговая запись пересоставляется, а в листе проверки делаются отметки, которые затем фиксируются обобщенно в акте проверки наличия и состояния дел фонда.
На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел в фонде. Каждый акт подписывается работниками, проводившими проверку, и утверждается руководителем организации. Акты нумеруются по порядку номеров проверок в пределах фонда (Пример: Акт N 1 проверки фонда N 10; Акт N 1 проверки фонда N 12) и включаются в дело соответствующего фонда после их утверждения. В соответствии с актами проводится работа по устранению выявленных недостатков.
Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск.
В этих целях рекомендуется:
- изучить все учетные документы по выдаче дел из хранилища;
- организовать розыск необнаруженных дел в структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их описи, по которым дела передавались в ведомственный архив;
- проверить дела находящихся рядом фондов, т.к. необнаруженные дела могут быть неправильно подложены;
- изучить дело фонда, в первую очередь имеющиеся акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния дел проверяемого фонда.
Розыск рекомендуется проводить в течение года после завершения проверки наличия дел.
Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается запись "Найдено и подложено в фонд". Запись подписывается сделавшим ее работником с указанием должности и даты записи.
Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются из описей и других учетных документов в установленном порядке.
В соответствующих карточках картотеки учета необнаруженных дел указываются даты и номера документов, в которых подтверждается отсутствие дел.
Документами, подтверждающими отсутствие дел, являются:
- акты о выделении документов и дел к уничтожению;
- акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
- акты о неисправимых повреждениях дел ;
- акты передачи дел в другие ведомственные архивы и организации.
На дела, пути розыска которых исчерпаны, а также на неисправимо поврежденные дела, заведующим ведомственным архивом или лицом, ответственным за архив, составляются соответствующие акты, которые рассматриваются ЦЭК (ЭК) организации и утверждаются руководителем организации.
К акту о необнаружении дел составляется справка о проведении розыска.
При недостаче и неисправимом повреждении дел, подлежащих передаче на государственное хранение, акты утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующим архивным учреждением.
После утверждения актов о недостаче или о неисправимо поврежденных делах изменения вносятся во все учетные документы.
По результатам проверки наличия и состояния дел необходимо принять меры, обеспечивающие физическое и санитарно - гигиеническое состояние документов.
Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольный экземпляр описей дел, утвержденных ЭПК архивного учреждения.
II. Влияние НТР на обеспечение длительной физико-химической сохранности архивных документов
2.1. Необходимость обеспечения длительности физико-химической сохранности архивных документов
Документы архивов занимают особое место в составе Архивного фонда Российской Федерации, непосредственно отражают жизнь ее народов во всех проявлениях. Работа архивов тесно связана с нуждами миллионов людей, обращающихся к ним за справками социально-правового характера. Обеспечивая сохранность архивных документов, их комплектование и использование, архивы содействуют органам самоуправления в решении возложенных на них задач, реализации конституционных прав граждан. Заметное место в деятельности архивов занимают вопросы изучения совместно с учеными и краеведами документального наследия прошлого, истории "малой родины", подготовка публикаций архивных документов, их экспонирование на выставках, использование в средствах массовой информации и т.д.
Комплекс документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивных учреждениях области, насчитывает сейчас приблизительно четыре млн. единиц хранения. Научное использование Архивного фонда, заметно возросшее с начала 1990-х годов, обусловило усиление мер по обеспечению физической сохранности документального наследия.
В первую очередь это относится к уникальной и особо ценной части Архивного фонда, в составе которой - документы XVI - XVII вв. Активизация использования старинных актов приводит к ухудшению состояния носителя (бумага, пергамен), выцветанию и угасанию текста.
Работы по автоматизации средств поиска архивной информации начались в архивных учреждениях СССР в конце 70-х годов. Была разработана концепция, включившая в себя следующие положения: обоснованной является лишь компьютеризация поиска архивных документов, относящихся к выборочным тематическим комплексам, имеющим особо важное общественно-политическое и народнохозяйственное значение, а также документов, которые наиболее часто запрашиваются исследователями; ввод в систему сведений обо всех архивных документах является слишком дорогим и требует больших трудовых затрат; наиболее целесообразно создание межархивных баз данных. Было принято решение о поэтапном вводе в автоматизированную систему сведений о документах, хранящихся в государственных архивах СССР, на уровне фонда.
В соответствии с этой концепцией была разработана многофункциональная автоматизированная информационно-поисковая система для ряда тематических комплексов архивных документов, которая предназначалась для оперативного справочно-информационного обслуживания потребителей архивной информации, а также для подготовки автоматизированным способом архивных справочников.
В Автоматизированную систему научно технической информации (АСНТИ по документам ГАФ СССР), реализованную на ЕС ЭВМ, вошли около 70 тыс. описаний документов архивов на уровне фонда; базы данных четырех тематических комплексов на начало 1990 г. включали в себя 176 тыс. описаний архивных документов.
Ведение указанных БД позволило накопить значительные информационные массивы в электронном формате, большая часть которых в дальнейшем была переведена на ПЭВМ; к настоящему времени они включают в себя около 250 тыс. записей. Большое значение для дальнейших работ с этими БД имел опыт ведения тезаурусов, составленных из лексических единиц описываемых документов. Также оказался важным опыт классификации элементов тезаурусов, установления между ними отношений иерархии, ассоциации и синонимии.
Появление персональных компьютеров ознаменовало подлинную революцию в использовании ЭВМ и компьютерных технологий, принципиально изменило подходы к информатизации в архивном деле. Мощные, компактные и относительно дешевые компьютеры, снабженные современными программными средствами, предоставили возможность использовать автоматизированные технологии во многих видах работ, ведущихся в архивных учреждениях, осуществлять их более эффективно и с меньшими трудозатратами.
В настоящее время оснащенность государственных архивных учреждений компьютерной техникой неравномерна, ее нельзя признать удовлетворительной. В государственных архивах более половины машинного парка относится к устаревшим моделям (Роботрон, PC XT, PC AT/286).
Почти все архивы, располагающие компьютерами, начали создавать базы данных как тематические, обеспечивающие использование документов, так и по другим направлениям деятельности архивов. В целом по архивам России эти две категории представлены в неравных долях как по количеству БД, так и по их совокупному объему. По числу введенных записей лидирующее место занимают тематические БД - 88.7%, БД учетного характера составляют 10%, оставшиеся 1.3% содержат административно-управленческую информацию. За этими цифрами скрывается совершенно различное состояние по государственным архивам и центрам федерального уровня и архивным учреждениям субъектов Федерации.
Основной масса БД сосредоточена в архивах федерального уровня - 77.6%. По этой группе архивов учетные БД составляют 1.4%, и практически весь объем введенной информации приходится на тематические БД - 98.5%. Иная ситуация сложилась в регионах: объемы учетных и тематических БД примерно одинаковы - 40.0% и 54.3% соответственно. В автоматизированных информационных ресурсах (АИР) архивной отрасли тематические БД федеральных архивов и центров составляют 76.5%.
Приведенная статистика свидетельствует о том, что более раннее начало информатизации в федеральных архивах, их договорные связи с зарубежными партнерами позволили закупать (или получать) технику и обеспечивать частичное финансирование работ по созданию БД. В ближайшее время можно ожидать выравнивания ситуации, поскольку региональные архивы активно приобретают современную технику, пользуясь поддержкой местных администраций, принимают организационные и кадровые решения для интенсивной автоматизации архивных работ, некоторые из них установили договорные отношения с зарубежными партнерами.
Следует констатировать, что в течение ряда лет происходило во многом стихийное развитие информатизации государственных архивных учреждений, что было обусловлено прежде всего отсутствием методической и программной базы для координированного и целенаправленного регулирования процессов информатизации: типового программного обеспечения (ПО) по основным направлениям деятельности архивных учреждений, методических разработок по эффективному использованию компьютерных технологий в архивном деле, стандартов описаний архивных документов в электронном формате, единого по отрасли лингвистического обеспечения (ЛО) баз и банков данных. Поэтому создание перечисленных компонентов информатизации и их внедрение в практику отвечает интересам архивных учреждений Российской Федерации. Настоящая Концепция и разрабатываемая на основе ее положений Программа информатизации позволят перейти к планомерной и методически обоснованной работе по информатизации архивного дела России.
2.2. Влияние НТР на обеспечение длительности физико-химической сохранности документов
Вопрос о путях совершенствования технологий обеспечения длительности физико-химической сохранности возник одновременно с созданием архивов как таковых и остается актуальным по сей день. Помимо потребностей самих архивистов, мощным дополнительным фактором, активизирующем этот процесс, является потребность общества в ретроспективной информации.
По объему предоставляемой в различном виде информации последнее десятилетие было беспрецедентным в истории архива. Наиболее показательно количество поступавших в архив запросов (1989 г. - 965, 1990 г. - 2574). Кроме того, в резко изменившейся социально-политической и экономической обстановке необходимым условием успешного выполнения архивом своей роли в информационном обеспечении деятельности органов власти и управления, реализации социальных прав граждан, стала максимальная оперативность.
С учетом тенденции к нарастанию объемов и разнообразия тематики запрашиваемой информации сложившаяся к 1991 г. система научно-справочного аппарата ни по своему составу, ни по качеству не была способна осуществить эту задачу. Незначительное увеличение штатной численности не соответствовало значительно возросшему объему работ. Вследствие этого главной задачей в области информационного обеспечения стало определение приоритетных направлений, принципов и методов преобразования первичной архивной информации во вторичную, разработка новых эффективных систем поиска архивной информации.
Коренные политические и социально-экономические преобразования в стране обусловили позитивные явления в архивном деле. Выполнение в 1993-1999 годах мероприятий по развитию архивного дела, предусмотренных федеральными целевыми программами сохранения и развития культуры, способствовало созданию необходимого законодательного обеспечения архивного дела, значительному увеличению объема и видового состава Архивного фонда Российской Федерации, изданию документальных публикаций и справочников о хранящихся документах, обеспечению доступности архивов, а также удовлетворению потребностей государственных и иных институтов в архивной информации.
Отмечается значительно возросшая актуальность проблем обеспечения длительности физико-химической сохранности архивных документов. Внедрение новых технологий позволит решить такие задачи как:
ѕ Модернизация систем охранно-пожарной сигнализации федеральных государственных архивов, их технической оснащенности;
ѕ Оборудование хранилищ повышенной защитой;
ѕ Оснащение федеральных Государственных архивов современными техническими средствами хранения документов;
ѕ Оснащение государственных архивов высокотехнологичным оборудованием для проведения реставрации, консервации и страхового копирования уникальных и особо ценных документов, их перезаписи на различные виды носителей;
ѕ Реставрация дел и консервационно-профилактическая обработка кинофотофонодокументов, микроформ страхового фонда;
ѕ Создание страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов и на бумажной основе, кино-, фото-, фонодокументов;
ѕ Перевод кинодокументов, способных к самовозгоранию, на негорючую основу;
ѕ Формирование Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;
ѕ Разработка и осуществление мероприятий по обеспечению устойчивого функционирования учреждений системы Росархивав чрезвычайных обстоятельствах;
ѕ Подготовка и проведение Всероссийского смотра обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации в государственных, муниципальных и иных архивах.
Решение перечисленных задач позволит достичь таких результатов как:
ѕ Повышение уровня безопасности архивов и архивных документов
ѕ создание систем локальной безопасности, обеспечивающих гарантированную сохранность уникальных документов;
ѕ улучшение сохранности документов, повышение эффективности использования архивохранилищ;
ѕ Увеличение объемов и повышение качества реставрации и страхового копирования при одновременном снижении производственных издержек на проведение этих работ;
ѕ обеспечение физической сохранности уникальных и особо ценных документов и микроформ страхового фонда, в том числе содержащихся в Госархиве Костромской области;
ѕ Сохранение документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов;
ѕ Повышение уровня пожарной безопасности хранения кинодокументов, сохранение аудиовизуальной информации;
ѕ Организация государственного учета наиболее ценных документальных реликвий;
ѕ Обеспечение жизнедеятельности архивов, спасение людей и документов в экстремальных ситуациях;
ѕ Повышение уровня безопасности и улучшение условий хранения архивных документов.
2.3. Информатизация архивного дела
2.3.1. Основные цели информатизации
Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.
Среди основных задач ГАС Российской Федерации важнейшей является обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных архивах и центрах хранения документации (ЦХД). В настоящее время их использование затруднено как из-за удаленности многих архивов, так и вследствие недостаточно высокого уровня научного описания архивных материалов и их тематической разработки. Создание информационно-поисковых баз данных (БД), электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы позволят расширить доступ к архивной информации.
Внутриархивные БД учетного характера повысят точность сведений и оперативность информирования об объемах и состоянии архивных документов, послужат основой создания автоматизированных фондовых каталогов, различных указателей, списков учреждений-источников комплектования и т.п., в том числе межархивного и общеотраслевого уровня.
Создание комплекса БД по материально-техническому, кадровому и финансовому состоянию федеральных архивов и использование экспертных систем даст возможность повысить обоснованность и эффективность управления и планирования, контроля за реализацией принимаемых решений.
Создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов, развитие телекоммуникационных систем улучшит обеспечение пользователей архивной информацией, позволит более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, будет способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными и региональными органами государственной власти.
Внедрение и активное использование автоматизированных архивных технологий должны сделать труд архивиста более продуктивным и содержательным, избавив его от выполнения многих рутинных операций. Применение современных информационных технологий позволит увеличить перечень платных услуг, повысить их эффективность.
Использование общероссийских и международных стандартов при автоматизации открывает российским архивам дорогу для интеграции в складывающееся общероссийское информационное пространство, для интенсификации международного сотрудничества.
Подобные документы
Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов. Топографирование. Применение специальных средств хранения и перемещения документов. Порядок выдачи дел из хранилищ. Проверка наличия, состояния дел. Обеспечение физико-химической сохранности.
курсовая работа [37,7 K], добавлен 01.09.2008Изучение системы учета и обеспечение сохранности документов в государственном (ведомственном) архиве Российской Федерации. Размещение документов в хранилище, топографирование. Проверки наличия и состояния дел. Старение и факторы разрушения документов.
курсовая работа [42,3 K], добавлен 20.09.2016Теоретические принципы учёта документов. Единица учёта архивных документов. Проведение учёта документов в государственном архиве. Порядок выдачи дел из архивов. Обеспечение физико-химической сохранности документов. Книга поступлений документов.
курсовая работа [49,5 K], добавлен 22.04.2016История законодательства и основы сохранности документов архива. Устройство, оборудование и эксплуатация помещений. Порядок проверки наличия и состояния особо ценных и уникальных документов. Топографирование и учет движения материалов в электронной форме.
курсовая работа [57,7 K], добавлен 17.03.2019Документы как информационная основа деятельности организации. Сохранность документа архива: история законодательства и основы обеспечения. Учет движения документов. Режимы хранения документов: световой, охранный, температурно-влажностный, противопожарный.
курсовая работа [70,1 K], добавлен 10.06.2011Специальные средства хранения и перемещения документов и их сохранность. Порядок выдачи дел из хранилища и поверка их наличия. Обеспечение сохранности архивных документов. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации.
курсовая работа [42,0 K], добавлен 19.04.2016Особенности и правила хранения документов в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Современные подходы к обеспечению сохранности документов. Основные правила хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях.
реферат [24,0 K], добавлен 23.09.2010Понятие архивных фондов и архивных документов. Их значимость в деятельности организации. Уровни организации архивных фондов и архивных документов. Научные принципы организации документов на уровне Архивного фонда страны. Состав документов архива.
курсовая работа [453,6 K], добавлен 15.02.2015Понятие учета документов в государственном архиве. Учет особо ценных документов и создание страхового фонда их копий. Порядок размещения и топографирование документов в архиве, выдачи дел из хранилища. Поверка наличия и состояния документов в архивах.
курсовая работа [39,8 K], добавлен 22.02.2010Определение понятия оперативного хранения документов, описание современных средств, используемых для этого. Характеристика обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях. Анализ основных требований к хранению документов в организации.
презентация [1,9 M], добавлен 22.02.2010
