8

2

СОДЕРЖАНИЕ

• Введение
• 1. Характеристика объекта исследования
• 2. Анализ организационных документов
• 3. Анализ распорядительных документов
• 4. Анализ организации документооборота
• Заключение
• Список литературы

Введение

Данная работа представляет собой отчет о практике, которую я проходила в Министерстве образования и науки Астраханской области.

Целью производственной практики является закрепление и расширение профессиональных и специальных знаний, полученных мною в ходе теоретических курсов.

Объектом является деятельность Министерства образования и науки Астраханской области, предметом - организация работы со служебными документами в Министерстве образования и науки Астраханской области.

В задачи производственной практики входят:

- анализ нормативно-методической базы делопроизводства: нормативно-правовые и нормативно-методические документы, определяющие организацию и технологию делопроизводства (документационного обеспечения управления - ДОУ) в организации (уставы, положения, правила, инструкции, регламенты и т. п.);

- проведение анализа современного состояния работы со служебными документами в Министерстве образования и науки Астраханской области;

- анализ работы по организации контроля за своевременным исполнением документов;

- разработка рекомендаций по совершенствованию организации работы со служебными документами.

В отчете рассмотрены документы, составляющие нормативно- методическую базу регулирующие делопроизводство Министерства образования и науки Астраханской области.

Проведен анализ современного состояния работы со служебной корреспонденцией в Министерстве образования и науки Астраханской области, отражены проблемы существующих методов и принципов организации делопроизводства в Министерстве образования и науки Астраханской области.

Результаты прохождения практики я отразила в отчете, приведенном ниже. К отчету прилагаются копии документов, подтверждающих прохождение производственной практики в Министерстве образования и науки Астраханской области.

Цель и задачи отчета обусловили выбор его структуры. Отчет о производственной практике состоит из введения, двух частей, заключения, списка использованных при написании работы источников, приложений к отчету.

Методическими принципами организации практики являются преемственность и непрерывность специальной подготовки студентов к производственной работе с учетом учебных планов университета, института экономики и кафедры, а также учебных и научных интересов студентов, тематики их курсовых и дипломных работ, предполагаемого места будущей работы.

1. Характеристика объекта исследования

Министерство образования и науки Астраханской области является исполнительным органом государственной власти Астраханской области, осуществляющим на территории Астраханской области государственную политику, нормативно-правовое регулирование в сфере образования, научной, инновационной деятельности, в сфере молодежной политики, воспитания, опеки и попечительства, социальной поддержки и социальной защиты обучающихся и воспитанников образовательных учреждений Астраханской области, а также обеспечивающим реализацию конституционного права граждан на образование.

Министерство является правопреемником департамента образования Астраханской области по всем правам и обязанностям и комитета по делам семьи, детства и молодежи Астраханской области в части осуществления молодежной политики, поддержки молодых семей и жизнеустройства детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей.

Министерство в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Уставом Астраханской области, законами Астраханской области, постановлениями Государственной Думы Астраханской области, правовыми актами Губернатора Астраханской области и Правительства Астраханской области, а также настоящим Положением.

Министерство осуществляет свою деятельность непосредственно во взаимодействии с федеральными и областными исполнительными органами государственной власти, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями.

Министерство является юридическим лицом, имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и своим наименованием, штампы, бланки, обладает обособленным имуществом на праве оперативного управления, вправе иметь расчетный счет и иные счета в учреждениях банков.

Министерство имеет право от своего имени приобретать, осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Права владения, пользования и распоряжения в отношении закрепленного на праве оперативного управления имущества министерство осуществляет в пределах, установленных гражданским законодательством, в соответствии с целями своей деятельности, заданиями собственника и назначением имущества.

Финансирование расходов на содержание министерства осуществляется за счет средств, предусмотренных в бюджете Астраханской области.

Министерство реализует свои полномочия посредством принятия постановлений, распоряжений, разъяснений по вопросам их применения и организации контроля за их исполнением.

Полное наименование министерства: министерство образования и науки Астраханской области.

Сокращенное наименование министерства: Минобразования Астраханской области.

Министерство отвечает по своим обязательствам находящимися в его распоряжении денежными средствами.

Местонахождение министерства: 414000 г. Астрахань, ул. Желябова, 21.

Организационная структура Министерства образования и науки Астраханской области представлена в приложении 1.

2. Анализ организационных документов

Деятельность учреждений фиксируется в документах разного вида. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают такие документы, как решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.

Организации, учреждения, частные предприятия создают уставы, положения, инструкции и т.д.

В качестве организационного документа был проанализирован такой организационный документ, как положение.

Положение - правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом и его структурных подразделений.

Положения бывают:

- индивидуальные - об отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием;

- типовые - о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатывают по указанию руководителей предприятия и инициативе руководителей структурных подразделений.

Исполнитель составляет текст положения. Положение подписывает руководитель структурного подразделения (его деятельность регламентируется вышестоящим руководителем, которому подчиняется данное подразделение), и разработчик.

Проект положения согласовывают с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения и замечания, их излагают на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта.

Проект положения представляют на утверждении руководителю предприятия.

Положение об организации утверждают с помощью распорядительного документа вышестоящей организации.

Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Положение является сложным документом. Его структура и содержание, как правило, определяет учреждение-разработчик.

Текст может состоять из следующих разделов: общие положения, основные задачи и функции, права, организация работы в целом или отдельных структурных подразделений.

Положение Министерства образования и науки Астраханской области представлен в приложении 2.

3. Анализ распорядительных документов

Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями. Издание распорядительных документов обязательно: по организационным вопросам, вопросам планирования, производства, строительства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы. Это, конечно, не те вопросы, по которым возможно и необходимо издание распорядительных документов. Во всех случаях, когда действующими нормами не установлено обязательное издание документа, выбор письменной или устной формы управленческих действий лежит на органе управления (должностном лице).

Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям; группам или отдельным должностным лицам.

К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения.

В качестве исследуемого распорядительного документа в Министерстве образования и науки Астраханской области был выбран такой распорядительный документ, как приказ.

Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый указом руководителя предприятия, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.

Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решение поручения по организации работы, организационные мероприятия, тоги работы, результаты ревизий и т.д.

Приказы издаются только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только на основе новых приказов.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагают факты, раскрывающие причину и цели, послужившие основанием для издания приказа. Если в основу приказа положен документ государственных органов, то нужно указать наименование, его автора, дат, номер, заглавие. Констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительную часть начинают словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишут прописными буквами от нулевого положения табуляра (левое поле). Текст делят на пункты.

Распорядительные пункты строго последовательно по схеме:

- исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, организация);

- действие;

- срок.

Последний пункт приказа формулируют следующим образом: контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия). Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле писать не надо.

Дата приказа - это дата его подписания, начало его действия. Подписывает приказ руководитель организации, в его отсутствие - заместитель. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проект приказа, отсутствует, приказ перепечатывают.

Оформляют согласование грифом согласования. Гриф согласования включает следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО, название должности, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату.

Приказы оформляются на общих или специальных бланках, где типографским способом нанесено название документа - ПРИКАЗ.

Приказ Министерства образования и науки Астраханской области представлен в приложении 3.

4. Анализ организации документооборота

Отделом служебной корреспонденции ведется информационно-справочная работа по входящей и исходящей корреспонденции. Реквизитами поиска для входящих документов являются: название организации, фамилия автора, исходящий номер документа, подразделение, куда направлен на исполнение документ, краткое содержание письма и др. Реквизитами поиска исходящих документов являются: название организации, куда направлен документ, фамилия адресата, исходящий регистрационный номер, краткое содержание документа.

Таблица 1

Анализ структуры документооборота за 2007 год помесячно

На основании анализа структуры делопроизводственной службы методом наблюдения и непосредственного участия в работе с документацией приведем примеры анализа выявления сезонности в объеме документооборота целесообразно в таблице с разбивкой входящих, исходящих и внутренних документов по месяцам (табл.1).

В ходе производственной практики значительное внимание было уделено изучению технологий движения и обработки документов, от постановки которых во многом зависит оперативность принятия управленческих решений. Необходимые сведения были получены путем проведения различных наблюдений. Анализ полученных данных был произведен путем составления оперограмм движения конкретной категории документов.

Заключение

Единую систему делопроизводства и организации работы с документами в Министерстве образования и науки Астраханской области определяет Инструкция по делопроизводству в Министерстве образования и науки Астраханской области в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности Министерства образования и науки Астраханской области.

Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 №68, ГОСТР 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации осуществляются управлением делопроизводства Министерства образования и науки Астраханской области. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех государственных гражданских служащих Астраханской области, работающих в Министерстве образования и науки Астраханской области.

Работники Министерства образования и науки Астраханской области несут ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

Эффективная деятельность органов исполнительной власти неразрывно связана с правильной организацией работы со служебными документами. Ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений не может быть выполнена качественно без знаний вопросов делопроизводства. Сегодня очевидно: благодаря четко организованной системе делопроизводства руководители могут в любое время получить реальную картину деятельности Администрации. Знание правил современного документирования управленческой деятельности, организации работы с документами поможет государственным служащим работать результативнее, сосредоточив основное внимание на решении поставленных задач.

Список литературы

1. Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» // Собрание законодательств РФ №8. 1995

2. Федеральный закон РФ «Об основах государственной службы Российской Федерации» // Собрание законодательств РФ №31.1995

3. Приказ Федеральной архивной службы России «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти № 4. 2001

4. Закон Астраханской области «О государственной службе Астраханской области» // Сборник нормативных актов Астраханской области № 11, 1996

5. Распоряжение Главы Администрации Астраханской области «Об утверждении инструкции по делопроизводству в аппарате Администрации Астраханской области № 600-р от 13.05.92

6. Инструкция по делопроизводству в аппарате Администрации Астраханской области: утверждена постановлением Главы Администрации Астраханской области № 272 от 30.06.98

7. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов.- М. 2003

8. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ГОСТ Р 51141-98) // Журнал Закон № 12, 2004

9. Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства в государственном аппарате: Учебное пособие. - Казань: Издательство Казанского университета.1989

10. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению управления. - М. ПРИОР. 1999

11. Кудряев В.А. Организация работы с документами. - М.: Инфра-М. 1998