Создание базы данных в Microsoft Access

Комбинированный список

Диаграмма

Рамка несвязанного объекта

Линия

Конец страницы

Конструктор управления

Текстовое поле

Двухпозиционный переключатель

Контрольный индикатор

Список

Подформа/подотчет

Рамка связанного объекта

Прямоугольник

Командная кнопка

Блокировка

Для изменения стандартных значений характеристик управляющего элемента можно обратиться к окну характеристик, предварительно маркировав настраиваемый элемент. Окно характеристик видно на экране при установленной опции View/Properties. Размер элемента и его местоположение можно изменить “прямо на месте”, перемещая с помощью мыши весь элемент или его размерные манипуляторы.

Зависимый управляющий элемент в отчете связан с полем в соответствующей таблице. С помощью зависимого (связанного) управляющего элемента можно ввести данные в поле или индицировать и актуализировать их в отчете.

Связывание управляющего элемента можно выполнить одним из двух способов:

Если пользователь хочет, чтобы Access автоматически создала управляющий элемент, связанный с базовой для данного отчета таблицей, то следует воспользоваться списком полей таблицы. Он виден на экране, если установлена опция View/Field List. Управляющий элемент, изготовленный с помощью списка полей, имеет те же значения характеристик, что и поле таблицы, с которым он связан. Для выполнения связывания следует отбуксировать выбранное поле или поля из списка в отчет. Там надлежит поместить курсор мыши в позицию, где должен находиться левый верхний угол управляющего элемента (но не поля названного данного управляющего элемента), и затем отпустить кнопку мыши. Access создает для каждого поля, выбранного в списке полей, связанный управляющий элемент (текстовое поле).

Если задним числом необходимо связать с полем уже имеющийся, несвязанный управляющий элемент, то это можно выполнить с помощью окна характеристик. В этом окне после маркирования управляющего элемента в прототипе отчета перечислены характеристики этого элемента. При занесении имени связываемого поля в это окно в качестве значения характеристики ControlSource выполняется связывание.

Вы можете распечатать отчет, посылая его прямо на принтер или пересылая его в файл, который Вы распечатаете позже.

Печать на принтер:

Откройте отчет в любом режиме.

Из меню File выберите директиву Print. Microsoft Access выдаст диалоговое окно Print.

Выберите опции:

-All распечатка полного отчета

-Selection распечатка выборочной области

-Pages распечатка диапазона страниц, который Вы определяете в стоках From и To.

В строке Print Quality (качество печати) выберите соответствующую опцию. Они будут зависеть от драйвера принтера.

Для установки числа копий введите номер в строку Copies.

После установки всех необходимых опций нажмите OK.

Если принтер Вам недоступен Вы можете переслать отчет в файл.

Откройте отчет в любом режиме.

Из меню File выберите директиву Print. Microsoft Access выдаст диалоговое окно Print.

Выберите опции:

-All распечатка полного отчета

-Selection распечатка выборочной области

-Pages распечатка диапазона страниц, который Вы определяете в стоках From и To.

Активизируйте строку Print To File.

Нажмите OK. Microsoft Access выдаст диалоговое окно Print To File.

Напечатайте имя файла назначения и нажмите OK.

Вы можете сохранить отчет двумя способами:

Сохраняя только его проект, структуру отчета, без данных.

В меню File выберите директиву Save.

Если отчет не был назван, напечатайте имя в строке Report Name.

Нажмите OK.

Сохраняя результат, полный отчет - проект вместе с данными - в файле, который Вы сможете использовать в других поддерживаемых Windows приложениях, например, Microsoft Excel.

В меню File выберите Output To.

Следуйте инструкциям в диалоговых полях Output To.

1.6 Макросы, макрокоманды

Макрокоманда представляет из себя последовательность операций, записанных в виде инструкций на специальном языке. При обработке данных часто приходится делать длинные последовательности действий. Но любые действия, операции могут быть записаны в виде макрокоманд. Вызов макрокоманд приводит к выполнению последовательности ранее описанных действий. Применение макрокоманд позволяет автоматизировать различные повторяющиеся процессы, такие как заполнение Базы, выполнение запросов, открывание различных объектов и т.д.

Последовательность операций вводится пользователем в окно проектирования макрокоманд. Для создания макрокоманды в окне Базы данных нажмите кнопку Macro, а затем кнопку New. После этого откроется окно проектирования макрокоманд. Полный вид этого окна:

В окне проектирования макрокоманд каждая строка может содержать одну инструкцию в колонке Action и комментарий к ней в колонке Comment. Нужную инструкцию вы можете выбрать из предоставляемого списка.

Колонка Condition содержит условные выражения для управления процессом выполнения макрокоманды. Эта колонка не обязательна и при первоначальной загрузке окна проектирования макрокоманд она не высвечивается. Выбрать ее Вы можете в меню View, выбрав опцию Conditions.

Вы так же можете создать макрогруппу содержащую несколько макрокоманд. Каждая из макрокоманд будет выполнятся независимо от других макрокоманд в группе. Макрокоманды в ходящие в макрогруппу представляют собой именованные последовательности инструкций. Создать макрогруппу Вы можете так: сначала создайте макрокоманду, а затем в колонке Macro Name в первой строке задайте ей имя. Эта колонка так же не обязательна и при первоначальной загрузке окна проектирования макрокоманд она не высвечивается. Выбрать ее Вы можете в меню View, выбрав опцию Macro Names.

В одном окне проектирования макрокоманд может содержаться несколько макрогрупп.

Выполнить макрокоманду Вы можете нажав на кнопку

или выбрав опцию Run Macro... в меню File.

1.7 Модули

При решении достаточно сложных задач Вы скоро столкнетесь с ограниченностью макрокоманд. Для преодоления возникших проблем Вы можете попробовать написать свою программу на встроенном в Access языке программирования - Access Basic. Он представляет из себя средство визуального программирования и является диалектом языка Visual Basic. Такая процедура оформляется как Модуль.

Модуль представляет из себя совокупность объявлений (деклараций) и последовательностей исполняемых команд (процедур, функций) записанных на языке Access Basic.

Для создания модуля нажмите на кнопку Modul в окне Базы данных, а затем на кнопке New. Вы увидите такое окно:

Это окно представляет из себя текстовый редактор, с автоматической проверкой синтаксиса при заканчивании строки, где вы можете набирать текст своей программы состоящий из переменных, операторов, вызываемых функций.

Access Basic-код (последовательность Ваших операторов) выполняется при вызове и выполнении операции, в которой используется Ваша функция, при нажатии кнопки:

2. Построение небольшой Базы данных

Для того чтобы лучше понять Access построим свою Базу данных. Сначала определимся какую информацию будет содержать наша База данных. База данных может содержать информацию о чем угодно: о зарплате, о торговых поставках, о больных в поликлинике, о студентах ВУЗа, о друзьях, о книгах в вашей библиотеке. Мы постоим самую простую - о студентах какого-нибудь ВУЗа. Эта База данных будет состоять из трех взаимосвязанных таблиц:

Список ВУЗов, который будут содержать такую информацию:

- Номер ВУЗа.

- Название ВУЗа.

Список факультетов, который будут содержать такую информацию:

- Номер факультета.

- Номер ВУЗа, где находится этот факультет.

- Название факультета.

Список студентов, который будут содержать такую информацию:

- Номер студента.

- Номер факультета.

- студента.

- На каком курсе студент.

И это далеко не полный список того что мы можем знать о студенте, но ведь мы делаем небольшую Базу и этого хватит что бы понять как строить Базу данных.

Графически это может быть представлено в виде трех таблиц:

1. Список ВУЗов:

Номер ВУЗа	Название ВУЗа
1	ПВУ
2	ППИ СПбГТУ
3	ПГПИ

2. Список факультетов:

Номер факультета	Номер ВУЗа	Название факультета
1	1	Информационные системы
2	3	Ин. яз.
3	2	Мех. Маш.

3. Список студентов:

Нмер студента	Номер факультета	Ф.И.О.	Курс
1	3	Иванов И.И.	5
2	2	Сидоров С.С.	1
3	1	Петров П.П.	1

Где стрелочками показаны связи или отношения(реляции) между таблицами (т.к. Access реляционная СУБД).

Итак, начнем.

Запускаем Access и открываем Базу данных, назовем ее Students. Сначала нам надо построить три, выше описанных таблицы. Для этого нажимаем кнопку New и начнем конструировать первую таблицу. Вводим имена поле и их типы, первой записью вы можете ввести счетчик(тип counter) записей и установить первичный ключ, но это необязательно. Access при сохранении таблицы спросит: "Создать первичный ключ?" если Вы выберите Да, то он создаст новое поле с именем ID и типом counter. Дальше нам будут нужны только поля с типами Text и Number.

Эти таблицы будут выглядеть так:

1.

2.

3.

Дальше нам нужно установить связи между таблицами, для этого в меню Edit выберите опцию Relationships и установите связи между полями. Для установления связи выберите нужное вам поле, укажите на него мышкой и удерживая правую кнопку мыши покажите на поле с которым Вы хотите установить связь. Но здесь есть небольшое ограничение: поля между которыми Вы хотите установить связь должны быть одного типа. После установления связей наши таблицы будут выглядеть так (в данном случае мы установили связь один ко многим):

Эти связи нам нужны для облегчения поиска и выборки информации. Например при просмотре списка университетов Access автоматически устанавливает указатель(т.е. делает запись текущей) на первую запись в таблице Faculties содержащую в поле Namber_of_univer такое же число, что и в текущем поле ID таблицы Univer.

Теперь мы можем заполнить какой-либо информацией эти три таблицы. Для этого в окне Базы Данных нажмите кнопку Open или в меню View выберите опцию Datasheet. И начинайте заполнять, поля с типом Cоunter заполняются автоматически. После заполнения, содержимое этих таблиц может выглядеть, например, так:

1.

2.

3.

Как вы понимаете это минимальный набор информации по этой теме, но нам и его хватит.

И так на данном этапе мы имеем Базу данных состоящую из трех связанных таблиц и содержащую некоторую информацию. Дальше нам надо как-то работать с этой Базой и в первую очередь нам надо производить поиск и выборку информации. Для этого существуют запросы.

Построим несколько запросов.

1. Отсортируем таблицу student в алфавитном порядке по полю name. Для этого сделаем QBE-запрос такого вида:

И если мы просмотрим Dynaset, то увидим следующую таблицу:

2. Дальше нам, например, может понадобиться выбрать из списка студентов всех обучающихся на первом курсе. Для этого существуют критерии выборки. Для того чтобы осуществить нужную нам выборку нам надо в QBE-запросе в поле Criteria столбца year поставить цифру `1'(это значит что из таблицы Student будут выбраны все записи у которых в поле столбца year стоит `1'). И если мы просмотрим Dynaset, то увидим следующую таблицу:

3. Так как у нас есть несколько связанных таблиц, то мы можем сделать запрос основанный на нескольких таблицах. Например, из имеющихся у нас таблиц сделаем такую выборку: Название ВУЗа, название факультета где обучается студент, имя студента и курс, отсортированную по полям name_of_university и name. Для этого подготовим такой QBE-запрос:

И если мы просмотрим Dynaset, то увидим следующую таблицу:



Таким образом, вы видите, что Access позволяет осуществлять различную обработку информации.

Но что Вы будете делать если в Вашу Базу данных ввод информации будет осуществляется неквалифицированным пользователем. Чтобы такие люди могли спокойно работать с вашей Базой и не видели того, что им ненужно видеть, Access предусматривает такую вещь как Формуляры. Построим один.

Из предусмотренных Access способов создания формуляров выберем самый простой - это использование Конструктора формуляров. Свой формуляр сделаем на основе запроса который мы, в свою очередь сделали на основе нескольких таблиц. Из предлагаемых формуляров выберем Single-column, дальше выберем все поля и сделаем его Shadowed. После всего этого у нас должно получиться что-то вроде этого:

В этом окне можно как редактировать, так и вводить новую информацию. Помимо этого, формуляры можно распечатывать на принтере. Посмотреть как будет выглядеть данный формуляр на листе бумаге Вы можете в конце работы.

Кроме формуляров Access предоставляет специальное средство для распечатки выбранной информации - Отчеты. Отчеты отличаются от формуляров одним: в отчете нельзя редактировать данные. Давайте создадим один, но основанный только на одной таблице Univer. Для этого также воспользуемся Конструктором отчетов, т.к. это более легкий и понятный способ построения чего-либо. Для этого из предлагаемых запросов и таблиц выберем таблицу Univer, потом выберем опцию группировки Groups/Totals, порядок полей в отчете оставим такой же, сгруппируем по полю name_of_university в режиме Normal, очередность сортировки в группах сделаем по оставшемуся полу ID, выберем стиль формы отчета Presentation и расположение на листе бумаги Portrait, введем имя для отчета University и нажмем кнопку Finish. Access создаст отчет, его Вы сможете увидеть в конце работы.

Обрабатывая таким образом информацию мы часто повторяем определенные последовательности операций и для того чтобы избежать этого, а также повысить эффективность общения с Базой данных и сократить время обработки данных. Access предоставляет набор Макрокоманд. В нашей Базе есть одно такое повторяющееся действие: если при каждой загрузке Базы данных мы хотим открывать сразу все наши таблицы, запросы, отчеты или что-нибудь еще, то мы можем записать последовательность макрокоманд делающих это.

Для этого создадим окно проектирования макрокоманд, здесь каждая строка может содержать одну инструкцию в колонке Action и комментарий к ней в колонке Comment. В каждой строке колонки Action есть список макрокоманд из которого выберем нужные нам макрокоманды: Opentable (Открыть таблицу), OpenQuery (Открыть запрос), OpenReport (Открыть отчет), Minimize (Минимизировать), MsgBox (Окошко сообщения) и разобьем их на макрогруппы с именами 1, 2, 3. Первая макрогруппа будет выдавать сообщение, открывать три таблицы и минимизировать их. Вторая будет выдавать сообщение, открывать запрос и минимизировать его. Третья будет выдавать сообщение, открывать отчет и минимизировать его.

Окно проектирования макрокоманд будет выглядеть так:

Теперь чтобы запустить это, надо в меню File выбрать опцию Run Macro и выбрать из списка нужную вам макрогруппу. Например, если вы запустите первую, то сначала увидите сообщение:

Если Вы нажмете на кнопку OK, то увидите что-то вроде этого:



Наша макрогруппа отработала: открыла таблицы и минимизировала их. Если вы запустите остальные, то результат будет такой же, только открыты будут запрос и отчет.

Работая с макрокомандами Вы скоро увидите, что это довольно ограниченный инструмент управления Базой данных. Помимо макрокоманд Access имеет встроенный язык программирования - Access Basic, этот язык представляет собой диалект языка Visual Basic. Для написания программ Access предоставляет такое средство как Модуль. Модуль представляет собой небольшой текстовый редактор с проверкой синтаксиса при завершении строки. Здесь Вы можете писать свои функции и процедуры. Access Basic, как и любой язык программирования, имеет переменные, константы, операторы цикла, условия и набор функций для выполнения различных действий.

3. Небольшая сравнительная характеристика СУБД Clipper и

Access

Проведем небольшие сравнение этих двух СУБД. Их главное различие это то что Clipper предназначен для работы в DOS, а Access - в Windows. Существует также различие в структуре обрабатываемых данных. Access, как было сказано выше, поддерживает, без конвертирования, такие форматы как dBASE, Paradox или Btrieve. Clipper в этом отношении намного беднее, он поддерживает только dDASE формат.

Clipper отличается более развитым языком программирования в этом отношении он больше похож на Си, Паскаль, чем на чисто СУБД, такую как Access, например. Конечно в Access тоже входит язык программирования Access Basic (встроенный диалект языка Visual Basic ), дающий возможность формирования специализированных систем управления базами данных, но более бедный.

Access ориентирован больше на людей не занимающихся программированием. Он имеет очень удобный и понятный интерфейс, очень многие операции у него автоматизированы с помощью различных Конструкторов. Так же не надо придумывать и писать свой интерфейс для своей Базы данных, надо только выбрать из уже существующих. Clipper в этом отношении намного бедней и не имеет таких средств автоматизации проектирования и обработки данных.

На этом основные различия заканчиваются. Так как Access и Clipper являются реляционными СУБД, то основные термины практически не отличаются. И там, и там пользователь имеет дело с таблицами, полями, записями.

Список литературы

Microsoft Access, User'Guide. - Microsoft Corporation, 1994.

Microsoft Access, Getting Started. - Microsoft Corporation, 1994.

Бемер С., Фратер Г.: Microsoft Access для пользователя. - Москва: Микап, 1994.