Технологии баз данных в информационных экономических системах

2.1.4 Разработка проекта приложения

Основные этапы разработки приложений.

Основы методологии проектирования прикладных программ были заложены в0-х годах прошлого века. В самом начале приходилось тратить не менее0% всего необходимого времени на проектирование и лишь0% на написание и отладку программы. Современные технологии разработки прикладных программ делают построение приложения дешевыми и быстрыми. Однако, несмотря на мощность средств разработки, если не потратить определенных усилий на постановку задачи и принципов работы приложения, то потом придется потерять значительно больше времени на всевозможные переделки.

Этапы разработки приложений:

1) Уточнение задач.

Необходимо составить список всех основных задач, которые должны решаться этим приложением, включая и те, которые не нужны на данный момент, но могут потребоваться в будущем.

Последовательность

1) выполнения задач.

Необходимо объединить основные задачи в тематические группы и затем упорядочить задачи каждой группы так, чтобы они располагались в порядке их выполнения.

2) Анализ данных.

Необходимо составление подробного перечня всех данных, необходимых для решения каждой задачи. Определить какие из них будут исходными и не будут изменяться в процессе выполнения задачи, которые будут добавлены или наоборот, удалены.

3) Определение структуры данных.

После предварительного анализа всех необходимых для приложения элементов данных нужно упорядочить их по объектам и соотнести объекты с таблицами и запросами базы данных.

4) Разработка макета приложения и пользовательского интерфейса.

Задав структуру таблиц в Microsoft Access легко создать макет приложения с помощью форм и связать их между собой, используя макросы или процедуры VBA.

5) Создание приложения.

В случае простых задач созданный макет является практически готовым приложением. Однако довольно часто приходится писать процедуры, позволяющие полностью автоматизировать решение намеченных в проекте задач, создать специальные формы, обеспечивающие переход от одной задачи к другой и решить ряд других вопросов, которые нужны для создания приложения.

(1) - Выполнить, вызвать.

(2) - Выполнить функцию.

(3) - Запустить.

(4) - Открывать и форматировать в формах, отчетах и запросах.

(5) - Запустить печать, форматирование, просмотр.

- Действие.

- Поток данных.

Схема связей объектов в МА

6) Тестирование и усовершенствование.

После завершения работ по отдельным компонентам приложения необходимо проверить функционирование приложения в каждом из возможных режимов. По мере функционирования приложения могут возникнуть предложения по расширению или добавлению тех или иных функций, а также возможной отмене некоторых. Подобные усовершенствования могут происходить на данном этапе и по мере эксплуатирования приложения.

При разработке приложения СУБД могут использоваться два подхода к проектированию:

1) Проектирование «сверху вниз», при котором разработка приложения начинается с определения основных функций и задач.

2) Проектирование «снизу в вверх», при котором сначала проводится анализ данных и определяется их структура.

При построении некоторых СУБД могут использоваться сочетания обоих подходов. Например, начиная с определения задач и их группировки можно решить ограничиться одной базой данных или нет (подход «сверху вниз»). Базы данных привязываются к решению определенных, связанных между собой групп задач или функций. Для каждой задачи определяется набор необходимых данных, затем собираются все поля данных для связанных задач и начинается процесс формирования объектов (подход «снизу в вверх»).

Основные принципы проектирования базы данных.

В реляционной СУБД каждую базу данных нужно строить на основе некоторого набора задач или функций. В процессе проектирования возникает вопрос как в ориентированной на конкретные задачи базе организовать хранение данных, используя преимущества реляционной модели и избежать лишних затрат, связанных с неэффективным использованием памяти, заключающихся в следующем:

1) Создание дубликатов полей.

2) Резервирование памяти под максимально возможное число предметов.

3) Использование памяти для хранения сведений, которые могут быть вычислены.

4) Использование составных полей, включающих различные объекты.

Для решения этих проблем используется процесс, называемый нормализацией. Он позволяет организовать поля данных в группы таблиц. В основе процесса нормализации лежит математическая теория, которую можно сформулировать в виде определенных правил:

1) Уникальность полей.

Неэффективное использование памяти является основным недостатком ненормализованных таблиц, поэтому удаление избыточных полей из таблиц является одним из решений этой проблемы.

Определение: каждое поле таблицы должно предоставлять уникальный тип информации. Это правило означает, что необходимо избавиться от повторяющихся полей и разделить составные поля на отдельные элементы данных.

Если использовать первое правило, то возникают повторяющиеся данные, которые необходимы для поддержания связей между таблицами. Разрешить проблему может следующее правило нормализации.

2) Первичные ключи.

База данных спроектирована хорошо в том случае, если каждая запись любой таблицы однозначно идентифицируется. Это означает, что значение некоторого поля или нескольких полей не повторяется ни в одной другой таблице. Такой идентификатор называется первичным ключом.

Определение: каждая таблица должна иметь уникальный идентификатор (первичный ключ), который может состоять из одного или нескольких полей.

3) Функциональная зависимость.

После определения первичных ключей для каждой таблицы необходимо проверить, что бы все данные, включенные в таблицы, относились к соответствующим объектам, т.е. необходимо, чтобы каждое поле функционально зависело от первичного ключа.

Определение: для каждого значения первичного ключа значения столбца данных должны относится к объекту таблицы и полностью его описывать.

Это правило может использоваться двояко. Во-первых, в таблице не должно быть данных, не относящихся к объекту, определяемому первичным ключом. Например, в каждом заказе требуется информация о заказчике, но сам заказчик является самостоятельным объектом, и данные о нем располагаются в отдельной таблице.

Во - вторых, данные в таблице должны полностью описывать объект. Например, получателем заказанных книг не обязательно должен быть заказчик (может быть - это подарок). Поэтому следует ввести данные о получателе в таблицу.

4) Независимость полей.

Последнее правило позволяет проверить не возникнут ли проблемы при изменении данных в таблицах.

Определение: необходимо иметь возможность изменять значение любого поля, не входящего в первичный ключ, без воздействия на данные других полей.

Например, если в заказе неверно указан магазин, то нельзя заменить название магазина, без соответствующего изменения его адреса. Если же несколько заказов имеют неправильное название магазина, то придется вносить изменения в несколько строк таблицы. Следовательно, необходимо создать отдельную таблицу, описывающую магазин как отдельный объект.

Согласно, правил нормализации база данных представляет собой множество отдельных таблиц. При этом для связи между таблицами используются поля, называемые «чужими (вторичными) ключами». В хорошо спроектированной базе данных правильное использование чужих ключей обеспечивает максимальную эффективность работы приложения.

При построении БД ориентируются на перечисленные правила, но могут возникать ситуации, когда данным правилам не следуют. Существуют исключения из правил нормализации:

1) При необходимости повышения скорости выполнения важных задач, когда быстродействия не хватает, тогда разбиение таблиц делают на более высоком уровне, т.е. создают таблицы, включающие в себя данные, которые можно было бы занести в отдельные таблицы.

2) При использовании изменяющихся со временем данных создают таблицы, в которых происходит дублирование информации.

3) При накоплении данных для сложного запроса могут создаваться временные таблицы с нарушением правил нормализации.

2.2 Работа с данными в Microsoft Access

2.2.1 Построение баз данных в Microsoft Access

Создание таблиц.

Создание базы данных начинается с построения таблиц. В Microsoft Access существует три режима построения таблиц:

1) Режим таблиц.

В этом режиме возникает обычная электронная таблица, в которую можно вводить данные: текст, числа, даты, денежные значения. Но в отличие от электронной таблицы в нее нельзя внести вычисляемые выражения. При сохранении таблицы Microsoft Access позволяет задать первичный ключ и присвоить ему тип данных «счетчик».

2) Мастер таблиц.

С помощью мастера таблиц можно на основе имеющегося набора таблиц создавать новые таблицы, используя те поля, которые уже существуют, внося в их названия необходимые изменения. С помощью мастера таблиц можно определить первичный ключ в таблице, а также создать новое имя, использовать уже имеющиеся связи между таблицами.

3) Режим конструктора.

Предоставляет возможность построения таблиц с нуля. Конструктор таблиц позволяет осуществить настройку таблиц для работы соответствующим образом запросов, форм и отчетов. В режиме конструктора можно задать имя поля, тип данных каждого поля и дать краткое описание каждого из полей. После выбора соответствующего поля можно указать свойства данного поля.

Определение полей

Типы данных.

Microsoft Access позволяет поддерживать девять типов данных, краткое описание которых можно посмотреть в таблице.

Для символьных данных, как правило, выбирают тип данных текстовый. Размерность поля устанавливают с помощью определенного свойства.

Поле МЕМО используется в тех случаях, когда в тексте присутствуют символы табуляции и возврата каретки (Enter).

При выборе числового типа данных следует особо внимательно подходить к размеру данного поля, поскольку оно определяет точность значения данных и объем памяти, необходимый для их хранения

Тип данных дата/время используется для хранения календарных дат или значений времени и позволяет выполнять вычисления в единицах измерения времени.

Тип данных денежный обеспечивает точность до5 знаков слева от запятой и знаков справа.

Тип данных счетчик используется для определения первичного ключа таблицы. Числа могут генерироваться как случайным образом, так и последовательно. Таблицы не могут содержать более одного поля с таким типом данных.

Логический тип данных используется для хранения значений, имеющих два состояния: истина или ложь.

Поле объекта OLE позволяет хранить графики, рисунки, фотографии или звуковые фрагменты.

Гиперссылка содержит данные об адресе, который может находится в Internet, корпоративной сети, локальной сети или на самом компьютере.

Типы данных Microsoft Access

Типы данных	Использование	Размер
Текстовый	Алфавитно-цифровые данные.	До55 байт (знаков).
Поле МЕМО	Алфавитно-цифровые данные, предложения абзацы.	До4 КБ.
Числовой	Числовые данные.	1,2,4,8 байт.
Дата/время	Временные параметры.	Максимально байт.
Денежный	Данные о денежных суммах.	Максимально байт.
Счетчик	Уникальное длинное целое число генерируемое Microsoft Access при создании каждой новой записи.	Максимально байта.
Логический	Логические данные.	1 бит.
Поле объекта OLE	Графическая информация.	До ГБ.
Гиперссылка	Адрес ссылки на необходимый документ.	До КБ.

Свойства полей (общие).

Для каждого поля таблицы можно задать значения свойств, список которых зависит от выбранного типа данных.

Свойства:

1) Размер поля.

Это свойство задает максимальный размер данных, хранимых в поле. Поле с текстовым типом данных может иметь размер -55 символов, а по умолчанию устанавливается0.

Для числового типа данных размеры поля могут быть следующими:

а) байт-целое число от до55 (занимает в памяти байт).

б) целое - целые числа от -32768 до2767 (в памяти занимает байта).

в) длинное целое - целые числа от -2147483648 до147483647 (занимает в памяти байта).

г) с плавающей точкой - числа с точностью до знаков от -3,4*1038 до,4*1038 (занимает в памяти байта).

д) с плавающей точкой - числа с точностью до0 знаков от -1,797*10308 до,797*10308 (занимают в памяти байт).

2) Формат поля.

Можно задать формат представления данных при выводе на экран или печать. Например, дата/время -5-апр-00.

3) Число десятичных знаков.

Для числового или денежного типов данных можно задать число знаков, выводимых после запятой. По умолчанию устанавливается значение авто, для которого характерно знака после запятой. В целом оно может изменяться от до5 знаков.

4) Маска ввода.

Для типов данных текстовый, числовой, денежный и дата/время можно задать маску, которую пользователь увидит при вводе значений в поле. Например, для телефона она может выглядеть так _ _ _ _ _ _ _.

5) Подпись.

Можно определить более содержательное название поля, которое Microsoft Access будет выводить в элементах управления форм и в заголовках отчетов.

6) Значение по умолчанию.

Можно определить значение по умолчанию для любого типа данных кроме счетчика и поля объекта OLE. Для числовых полей значение по умолчанию ноль. Для логических - ложь. Для текстовых - NULL, которое называется пустым значением, но для Microsoft Access оно является неизвестным.

7) Условие на значения.

Можно задать выражение, которое при вводе или редактировании значения всегда должно быть истинным.

8) Сообщение об ошибках.

Можно указать текст сообщения, которое Microsoft Access будет выводить в том случае, если вводимые данные не удовлетворяют условию на значения.

9) Обязательное поле.

Если пользователь не допускает, чтобы в поле хранилось значение NULL, можно установить для этого свойства значение « да ».

10) Пустые строки.

Для текстовых и МЕМО полей можно разрешить ввод пустых строк, которые означают, что значение поля известно, но поле пустое.

11) Индексированное поле.

Данное поле позволяет ускорить доступ к хранящимся в нем данным. Это свойство доступно для полей с типом текстовый, числовой, денежный, дата/время и счетчик.

Свойства полей (подстановка).

Данные свойства предназначены для заполнения полей данными из других таблиц, а также для установления связей между таблицами. К ним относятся следующие свойства:

1) Тип элемента управления.

Задает тип элемента управления, используемого по умолчанию, для отображения данного поля в формах, отчетах и объектах в режиме таблицы. Для большинства полей следует использовать тип управления «поле». Если поле является чужим ключом, то для отображения значений из связанной таблицы лучше выбирать элемент управления список или поле со списком.

2) Тип источника строк.

Если для свойства тип элемента установлено значение список или поле со списком, то это свойство позволяет задать тип источника данных для элемента управления (таблица/запрос, список полей или список значений).

3) Источник строк.

Если для свойства тип источника строк установлено таблица/ запрос или список полей, необходимо указать таблицу или запрос, из которого поступает значение для списка. Если источником данных служит список значений, можно ввести эти значения, разделяя их точкой с запятой.

4) Присоединенный столбец.

Значения указанного столбца используются в качестве значения элемента управления. Если источник данных содержит один столбец, то для данного значения устанавливается.

5) Число столбцов.

Вводится число столбцов, поступающих из источника данных.

6) Заглавие столбцов.

При установке значения « да » значения свойства подпись, заданные в источнике данных выводятся в качестве заголовка столбцов списка.

7) Ширина столбцов.

Выводятся значения для ширины столбцов, которые разделяются точкой с запятой. Если нет необходимости выводить некоторый столбец, то для него устанавливают ширину равную, если элементом управления является поле со списком, Microsoft Access отображает в нем значения из первого столбца с ненулевой шириной.

8) Число строк списка.

Если элементом управления является поле со списком, то это свойство определяет число строк, выводимых в раскрывающемся списке.

9) Ширина списка.

Определяет ширину раскрывающегося списка. Для поля со списком значением по умолчанию является авто, при котором ширина раскрывающегося списка равна ширине элемента управления. Если ширина недостаточна, можно ввести необходимые значения.

10) Ограничится списком.

При установке значения «да» в поле можно ввести только значения, содержащиеся в списке. Чтобы иметь возможность вводить произвольные значения, нужно установить для данного свойства значение «нет».

2.2.2 Задание условий на значения для полей

Условия на значения задаются выражением, которое в общем случае состоит из операторов сравнения и операндов. Если выражение не содержит оператора, то Microsoft Access по умолчанию использует оператор сравнения равно « = ». Можно использовать несколько сравнений, связанных логическими операторами OR или AND. Текстовые значения всегда должны заключатся в кавычки. Если в выражении используется текстовая строка, содержащая пробелы, или специальные символы, то в кавычки заключается вся строка.

В условии на значения в качестве операторов могут использоваться следующие символы сравнения: <, >, <=, >=, <>, =.

Есть несколько специальных операторов:

IN - проверяет на равенство любому значению из списка, где операндом является список, заключенный в круглые скобки. Например, для поля « Город » операнд может выглядеть следующим образом: ( « Санкт - Петербург », « Москва », « Калуга »).

BETWEEN - проверят, что значение поля находится в заданном диапазоне. Верхняя и нижняя границы разделяются логическим оператором AND.

Например, запись BETWEEN0 AND00 означает, что диапазон значений находится в пределах от0 до00, по - другому это можно записать (>=0 AND <=100).

LIKE - проверяет соответствие текстового или МЕМО поля заданному шаблону символов. Оператор сравнения LIKE в качестве операнда использует текстовую строку, которая определяет допустимые символы в конкретной позиции шаблона.

В качестве символов могут выступать следующие обозначения:

- соответствует одному произвольному символу.

- соответствует любому, включая нулевое, количество произвольных символов. Используется для замены последовательности символов.

# - знак числа. Соответствует одной произвольной цифре.

Примером строки с оператором LIKE может служить такая запись: LIKE ???ов?

Аналогично условия на значения можно устанавливать не только для одного поля, но и для всей таблицы в целом.

2.2.3 Создание первичного ключа и установление связей

Каждая таблица в реляционной базе данных должна иметь первичный ключ. Если при разработке базы данных уже заранее определено, какие поля будут использованы в качестве первичного ключа, то остается только установить эти поля в соответствующем статусе. Если же такой определенности нет, то Microsoft Access позволит задать в качестве первичного ключа соответствующее поле с названием «Код». Тип данных, соответствующий этому полю, выставляется « Счетчик », который генерирует уникальные для данной таблицы номера записей.

Определив несколько таблиц необходимо определить взаимосвязь их друг с другом, тогда в дальнейшем Microsoft Access сможет связывать эти таблицы при их использовании в запросах, формах или отчетах. Перед установлением связей между двумя таблицами необходимо проверить следующие условия:

1) Первичному ключу одной таблицы соответствует вторичный ключ другой таблицы.

2) Определить где находится соотношение один, а где многие.

Иллюстрацию этих условий смотри на рис..



* - будем считать, что один заказчик заказывает много товаров.

Установление связи-

Механизм установления связей между таблицами достаточно прост. Необходимо поле с соотношением один перенести в поле с соотношением многие. В результате этих действий Microsoft Access создаст связь и нарисует ее между таблицами (рис.4).

Для связи двух таблиц тип данных связываемых полей должен совпадать, исключение составляет связывание поля с типом данных « Счетчик » - ему должно соответствовать поле с типом данных «Числовой ».

При установлении связи между таблицами Microsoft Access поддерживает два вида связей: « один ко многим (1 - ) » и « один к одному (1 -) ».

1) « Один ко многим ».

Это означает, что любой записи в первой таблице может соответствовать несколько записей во второй. Однако любая запись второй таблицы соотносится только с одной записью в первой. Например, любой заказчик может иметь несколько заказов, но каждый заказ будет относиться только к одному заказчику.

2) « Один к одному ».

Любая запись в одной таблице может быть связана только с одной записью во второй и наоборот. Например, финансовое положение заказчика характеризуется такой однозначной связью.

Связи с соотношением многие ко многим Microsoft Access не поддерживает. Для того чтобы отойти от данного типа связей необходимо создавать таблицу пересечения, позволяющую свести связь - к двум связям - .

2.2.4 Создание индексов.

Чем больше данных хранится в таблицах, тем больше индексов нужно для эффективного поиска информации.

Индекс - это внутренняя таблица, состоящая из двух столбцов: значение выражения, содержащего все поля, включенные в индекс и местоположение каждой записи таблицы с данным значением индексного выражения.

Создание индекса

При условии Город = « Москва » Microsoft Access создает индексную таблицу *

Например, если очень часто осуществляется поиск заказчиков в соответствующей таблице по названию города и индекс отсутствует, а необходимо найти всех заказчиков из города Москва, Microsoft Access должен будет просмотреть все записи таблицы. Эта операция будет быстро выполняться при небольшом количестве заказчиков, если же записей несколько сотен тысяч, поиск осуществляется медленно. При наличии индекса по полю город программа сможет использовать его для ускорения поиска записей со сведениями о заказчиках, находящихся в указанном городе. Как правило, индексы содержат значения только одного поля. Microsoft Access использует этот тип индекса для ограничения количества записей, которые ему приходится просматривать для любого условия поиска по соответствующему полю. Например, реализацию условия Город = « Москва » смотри в таблице.

Если определены индексы для нескольких полей и задан критерий поиска более чем по одному полю, то Microsoft Access использует индексы совместно, что бы быстрее найти нужные записи. Например, если созданы отдельные индексы по полям « Город » и «Фамилия » и необходимо найти записи, удовлетворяющие условию Город = « Москва », Фамилия = « Иванов », то все строки индекса по полю Город, содержащие значение «Москва» Microsoft Accessсравнит со строками в индексе Фамилия = «Иванов». Результатом будет сокращение количества указателей к записям, удовлетворяющим обоим условиям.

Для установки индекса по одному полю существует две возможности:

1) Для полей, в которых создается индекс и существуют записи с повторяющимися значениями в свойстве полей « Индексированное поле » установить значение «Допускается повторение ».

2) Для этих же полей, не имеющих повторяющихся строк, Microsoft Access может создать индекс, содержащий только уникальное значение данного поля. Для этого устанавливают значение « Совпадения не допускаются ».

При частом поиске в больших таблицах по нескольким полям можно создать составные индексы, в этом случае Microsoft Access сокращает имя поиска, поскольку ему не приходится сравнивать значения из двух индексов. Например, можно объединить поля: фамилия, имя, отчество в один индекс, тогда Microsoft Access осуществит поиск быстрее.

Microsoft Access использует составные индексы даже тогда, когда поиск ведется по значениям лишь некоторых полей. Microsoft Access может использовать составной индекс в тех случаях, когда в условия поиска включается последовательность полей, начиная с первого поля индекса, т.е. поиск может осуществляться по имени, по имени и отчеству, по ФИО. Существуют, правда, ограничения на использование составных индексов: только последнее условие поиска может содержать операторы неравенства <, <=, >, >=. Например: ( Имя = « Анатолий » OR Фамилия = « Иванов »). Эта запись будет выполнена.

А эта запись неверна: ( Имя < « Анатолий » OR Фамилия = « Иванов »).

2.2.5 Ограничения для баз данных

При проектировании БД в МА существует ряд ограничений, накладываемых на БД:

1) Таблица может содержать не более55 полей.

2) Таблица не может иметь более2 индексов.

3) Составные индексы не могут включать более0 полей, причем общая их длина не должна превышать255 байт.

4) Общая длина строки таблицы без учета полей МЕМО и объектов OLE не может превышать КБ.

5) Размер поля МЕМО ограничивается ГБ, но нельзя вывести поле МЕМО размером более4 КБ в форме или в режиме таблицы.

6) Размер объекта OLE не должен превышать ГБ.

7) На число записей в таблице не существует ограничений, но размер файла базы данных Microsoft Access не может превышать ГБ. Если же существует несколько больших таблиц, то в этом случае придется создавать для каждой из них отдельную базу данных, а затем связывать их с базой данных, содержащей формы, отчеты, макросы и модули соответствующего приложения.

2.2.6 Изменение проекта базы данных

Ограничения на изменения.

Как бы тщательно не проектировалась база данных, в процессе работы неизбежно приходится столкнуться с необходимостью внесения изменений в исходный проект. Microsoft Access обеспечивает достаточную простоту при внесение изменений в проект базы данных, даже при наличии информации, находящейся в таблицах. Однако следует учитывать следующие ограничения:

1) Сделанные в таблицах изменения Microsoft Access не вносит автоматически в использующие их отчеты, формы, макросы и модули. Зависимые объекты необходимо редактировать самостоятельно.

2) Нельзя изменить тип данных поля, используемого в определении связи между таблицами. Сначала необходимо удалить соответствующую связь, затем изменить тип поля и снова определить связь.

3) Нельзя изменить определение таблицы, открытой в запросе, форме или отчете. Прежде чем открыть таблицу в режиме конструктора для внесения изменений необходимо закрыть все открытые объекты, ссылающиеся на нее. Если разрешен доступ к базе данных другим пользователям сети, то перед внесением изменений в таблицу необходимо убедиться, что ни один из них не работает с ней.

Преобразование данных.

Microsoft Access позволяет производить различные манипуляции с таблицами: удалять, переименовывать, трансформировать одни таблицы в другие. Особенно нужно отметить, что Microsoft Access позволяет изменять тип данных или размер поля даже в том случае, если поле уже содержит информацию. В этом случае возможны два варианта:

Преобразование без ограничений.

Варианты преобразования типов данных без ограничений

Типы преобразуемых данных	Типы преобразованных данных
Числовой	Текстовый
Дата/время	Текстовый Поле МЕМО Числовой Денежный
Денежный	Текстовый Поле МЕМО
Счетчик	Текстовый Поле МЕМО Числовой Денежный
Гиперссылка	Поле МЕМО

Преобразования, на которые накладываются ограничения.

В некоторых случаях при преобразовании одних типов данных в другие возможна трансформация информации, потеря отдельных данных, а иногда и полное исчезновение информации, поэтому изменение типов данных, с уже имеющейся информацией необходимо производить с большой осторожностью.

2.2.7 Режим таблицы

Просмотр и изменение данных.

Самый простой способ просмотреть данные, хранящиеся в таблице, это открыть ее в режиме самой таблицы. С помощью данного режима можно выполнять такие основные операции, как поиск, обновление, вставка, удаление данных. В режиме таблицы можно изменять ее параметры:

Изменять высоту строк и ширину столбцов.

Изменять порядок расположения столбцов.

Скрывать столбцы, т.е. делать размер поля равным нулю.

Это используется в том случае, когда необходимо отследить только нужные поля.

Закреплять столбцы.

Это используется, когда необходимо удерживать на экране один или несколько столбцов, а остальные прокручивать относительно их влево или вправо.

Менять внешний вид ячеек таблицы.

Изменять шрифт в таблице.

В режиме таблицы кроме просмотра данных и их форматирования можно производить следующие операции над их изменениями:

Добавлять новую запись.

Выделять и изменять данные.

Заменять одни данные на другие.

Копировать и вставлять данные.

2.2.8 Работа с гиперссылками

Начиная с Microsoft Access7 был введен новый тип данных “ Гиперссылка ”. Данный тип данных позволяет хранить в поле простые или сложные ссылки на файлы или документы, находящиеся вне базы данных. Такие ссылки могут содержать адрес, указывающий на некоторое место в Internet, корпоративной сети, либо сетевой маршрут к файлу на сервере локальной сети или на самом компьютере. Ссылка может указываться в формате языка, поддерживающего гиперссылки. В самой таблице гиперссылка на обычном фоне выделяется синим цветом.

Гиперссылка по своей сути является текстовым полем и может содержать до048 символов и состоять из трех основных частей:

Необязательное описание.

Это текст, который отображается в поле или элементе управления, может начинаться с любого символа кроме знака числа # и должен заканчиваться знаком #.

Адрес гиперссылки.

Это может быть адрес, начинающийся с имен протоколов, работающих в Internet (например, WWW…) или сетевой путь к файлу (C:\…\…\имя файла…\)

Необязательный дополнительный адрес.

Этот адрес дает именованный объект внутри файла. Например, можно указать закладку в документе Word. Дополнительный адрес отделяется от основного символом #, т.е. строка имеет вид: описание # адрес # необязательный адрес.

При активизации гиперссылки Microsoft Access запускает соответствующее приложение, работающее с указанным файлом и передает ему основной и дополнительный адреса.

2.2.9 Сортировка и поиск данных

Сортировка данных.

После открытия таблицы Microsoft Access выводит строки в последовательности, определяемой значениями первичного ключа. Если первичный ключ не был определен, то записи отображаются в том порядке, в котором они были введены в эту таблицу.

Для сортировки данных в таблице можно воспользоваться следующими способами:

Сортировка по возрастанию.

Сортирует записи по соответствующему полю в алфавитном порядке.

Сортировка по убыванию.

Сортирует строки соответствующего поля в порядке, обратном алфавитному.

Сортировка в таблице по нескольким полям осуществляется с помощью фильтра.

Фильтр - это средство Microsoft Access, позволяющее производить как сортировку, так и поиск данных в таблице.

Сортировка по нескольким полям возможна как по отдельному полю, так и по всем полям сразу. Пример данной сортировки показан в таблице.

 Пример сортировки таблицы по нескольким полям

Область	Город	Улица
Ленинградская	Любань	Урицкого
Ленинградская	Тосно	Ленина
Ленинградская	Тосно	Чехова
Московская	Пушкино	Комсомола

Поиск и фильтрация данных.

Поиск данных в Microsoft Access может осуществляться как по одному полю, так и по всем полям таблицы сразу. Указывая необходимый образец поиска, Microsoft Access находит все записи, соответствующие этому образцу. В образце можно использовать подстановочные символы:

* - заменяет строку любой длины.

? - один произвольный символ.

По указанному шаблону Microsoft Access найдет все встречающиеся строки.

Для фильтрации необходимых данных могут использоваться следующие фильтры:

Фильтр по выделенному.

Данный фильтр используется следующим образом. Необходимо выделить нужную информацию, например город Санкт - Петербург. После применения фильтра будут найдены все записи, содержащие это слово. Точно также можно отобрать все записи с определенным значением поля. При этом следует отметить, что если выделить слово в начале поля, то Microsoft Access отберет записи, в которых это слово находится также в начале поля. Подобным образом будет проводиться отбор записей и при выделении последнего слова в поле. Если же выделить слово в середине поля, то отбираются все записи, в которых оно находится в любом месте текущего поля. Можно также выделить значение в группе смежных столбцов одной строки. В этом случае Microsoft Access выделит все записи, в которых значение в группе смежных столбцов совпадает с выделенными. К отобранным значениям можно применить новый фильтр.

Обычный фильтр.

Фильтр по выделенному позволяет отбирать записи, удовлетворяющие всем частным условиям отбора, т.е. если задаем поиск записей с именами “ Петр ” и фамилией “Семенов”, то будут выведены записи, содержащие оба этих слова. Если же необходимо вывести записи, содержащие хотя бы одно из этих слов, заданных при поиске, то применяется обычный фильтр, т.е. он используется, когда необходимо найти записи, удовлетворяющие только некоторым из частных условий. Таким образом, применение этого фильтра выведет все записи, в которых встречается хотя бы одно из слов “ Петр ” или “Семенов ”, таким образом, разница между фильтрами такова: (усл and усл), (усл or усл).

Расширенный фильтр.

Объединяет в себе свойства фильтра по выделенному и обычного фильтра.

2.2.10 Работа с данными при помощи запросов

Выбор данных из одной таблицы

Задание запроса.

Запросы бывают двух видов: однотабличные и многотабличные. Однотабличные запросы в свою очередь делятся на два вида: запросы на выборку и запросы на изменение. Запрос на выборку отбирает информацию из таблиц и самих запросов; запрос на изменение предназначен для изменения, обновления и удаления информации. При создании запроса на выборку Microsoft Access создает набор записей, соответствующих выбранным критериям. С полученным наборам записей можно работать как с обычной таблицей, т.е. просматривать и выбирать информацию, печатать и обновлять данные, однако в отличии от реальной таблицы набор записей физически не существует в базе данных. Microsoft Access создает его из данных таблиц только во время выполнения запроса.

Классификация запросов представлена на рис.6.

Первым шагом при создании запроса является выбор полей из таблицы. Поля из таблицы выводятся в запросе, называемом запрос по образцу. Главным достоинством запроса по образцу является то, что пользователь не зная языка SQL может составить запрос на выборку.

Классификация запросов в МА

Выбранные поля в запросе наследуют свойства полей таблицы, но следует отметить, что в случае необходимости можно изменить некоторые свойства для полей запросов:

Описание.

Информация о соответствующем поле.

Формат поля.

Число десятичных знаков.

Маска ввода.

Подпись.

Следующим шагом определения запроса является отбор записей с нужными значениями полей. Поиск необходимых записей может осуществляться как по одному полю, так и по нескольким полям одновременно. В качестве условия отбора используются логические операторы AND и OR. Таблицы истинности этих операторов представлены в таблицах и.

Таблица истинности для оператора AND

AND	Истина	Ложь
Истина	Истина (значение выбирается)	Ложь (значение отвергается)
Ложь	Ложь	Ложь

Таблица истинности для оператора OR

OR	Истина	Ложь
Истина	Истина	Истина
Ложь	Истина (значение выбирается)	Ложь (значение отвергается)

Кроме логических операторов могут использоваться операторы сравнения<,>, <=, >=, <>, =. А также операторы BEETWEN, LIKE, IN. Запросы, которые используют операторы сравнения и логические операторы, называют запросами на условие.

Условия отбора для дат и времени (запросы на время).

Microsoft Access хранит значения дат и времени, как числа с плавающей точкой двойной точности. Значения слева от десятичной точки соответствуют дате, а дробная часть числа соответствует времени суток (час, минута, секунда). Microsoft Access предоставляет несколько функций для задания условия отбора для дат и времени.

День ( Day ).

Эта функция выдает значение дня месяца в общем случае от до1.

Пример: Day [(название поля)] >10.

Месяц ( Month ).

Выдает значение месяца года от до2.

Год (Year).

Выдает значение года в диапазоне от00 до999.

Неделя (Weekday).

Выдает значение, соответствующие дням недели в интервале от до.

Интервал (Datepart).

Используется с ключами ww и q. Выдает номер квартала при наличии (значение от до) и значение номера недели года при наличии ww (от до2).

Пример: Datepart [“q”; (название поля)].

час (Hour).

Выдает значение времени суток в диапазоне от до3.

Вычисляемые поля (запросы на вычисление).

Для выполнения вычислений с любыми полями базовой таблицы можно создать выражение и определить его в качестве нового поля запроса.

При создании вычисляемого поля можно использовать любые встроенные функции Microsoft Access.

Вычисляемое выражение может использовать следующие функции:

«+» - складываются два числовых выражения.

«-» - вычитается из первого числового выражения второе.

«*» - перемножение двух числовых выражений.

«/» - деление первого на второе.

«\» - округляет два числовых выражения до целых значений и делит первое на второе, результат также округляется до целого.

«^» - возводит первое числовое выражение в степень, задаваемую вторым числовым выражением.

«mod» - округляет оба числовых выражения до целых, делит первое на второе и выдает остаток.

«&» - создает новую текстовую строку, присоединяя вторую строку к концу первой. Если один из операндов является числом, Microsoft Access перед проведением объединения преобразует его в строку символов.

Для создания сложных выражений Microsoft Access предоставляет специальную программу, называемую « Построитель выражений », которая содержит целый ряд встроенных функций: математических, статистических, логических, временных.

Итоговые и перекрестные запросы.

Часто необходимо бывает узнать данные не по отдельным записям таблицы, а итоговые значения по группам данных. Пример показан на рис.7 .

Таблица

ФИО студента	Номер группы	Стипендия
	1076/1	400
	1076/2	200
	1076/2	300
	1076/1	300

Запрос

Номер группы	Стипендия группы
1076/1	700
1076/2	500

Рис.7 Пример итогового запроса.

Итоговый запрос создается с помощью команды, называемой « Групповые операции » - .

Microsoft Access предоставляет следующие функции, обеспечивающие выполнение групповых операций:

Sum - выдает сумму всех значений в данной группе. Используется только для числовых или денежных полей.

Arg - выдает среднее арифметическое значение данного поля в каждой группе. Используется для числовых или денежных полей.

Min - выдает наименьшее значение, найденное в данном поле внутри каждой группы. Может использоваться для числовых, денежных и текстовых полей.

Max - выдает наибольшее значение в каждой группе.

Count - выдает число записей, в которых значение каждого поля отличны от “ null ”.

St Dev - выдает стандартное отклонение (корень квадратный из дисперсии) всех значений данного поля в каждой группе. Применяется только к числовым и денежным полям.

Var - выдает дисперсию среднего значения в каждой группе. Используется в числовых и денежных полях.

First - выдает первое значение данного поля в группе.

Last - последнее значение данного поля в группе.

Microsoft Access поддерживает особый тип итогового запроса, называемый перекрестным запросом. Он позволяет вывести вычисляемые значения в перекрестной таблице, похожей на электронную. Для перекрестного запроса необходимо определить одно поле в качестве заголовков строк, одно для заголовков столбцов и одно поле значений для которого выбирается одна из групповых операций.

Пример перекрестного запроса

Многотабличные запросы. Все используемые приемы, применяемые при работе с однотабличными запросами, могут использоваться и для сложных многотабличных запросов. Только для формирования многотабличного запроса необходимо выбирать поля сразу из нескольких связанных между собой таблиц. В большинстве случаев набор записей для многотабличных запросов формируется на основе совпадения связанных полей базовых таблиц. Если создан запрос, в котором отражаются записи первой таблицы, имеющие соответствующие записи во второй, и при этом записи первой таблицы, не имеющие записей во второй не отображаются, называется симметричным отображением. Пример симметричного отображения приведен на рис.9.

Пример симметричного объединения.

Если необходимо вывести все записи первой таблицы, которые не имеют записей во второй используется внешнее объединение, для которого выставляется соответствующий параметр, означающий, что симметричное объединение переведено во внешнее.

Для внешнего объединения характерно два случая:

объединяются все записи из таблицы « Клубы » и только те записи из таблицы «Контракты », в которых связанные поля совпадают, т.е. в запросе выведется таблица0.

Первый случай внешнего объединения

Контракт	Клуб
Контракт	Грибоедов
Контракт	Money Honey
Контракт	La Plage
Контракт	Барометр
Контракт	Havana Club
	Plaza

Объединяются все записи из таблицы « Контракты » и только те записи из таблицы «Клубы», в которых связанные поля совпадают, как в таблице1.

Второй способ внешнего объединения

Контракт	Клуб
Контракт	Грибоедов
Контракт	Money Honey
Контракт	La Plage
Контракт	Барометр
Контракт	Havana Club
Контракт
Контракт

Сначала создается первый запрос, с помощью которого решается определенный круг задач и отбирается подмножество данных из нескольких таблиц, а затем на его основе строится другой запрос для получения окончательного набора записей.

2.2.11 Ограничения при использовании запросов на выборку для обновления данных

Набор записей, который появляется при создании запроса ведет себя как реальная таблица, содержащая данные. Во многих случаях можно вставлять строки, удалять их или обновлять данные. При этом Microsoft Access вносит необходимые изменения в соответствующие базовые таблицы запроса. Однако в некоторых случаях изменения производить нельзя:

В вычисляемых полях, т.к. Microsoft Access не может понять в каком из вычисляемых полей производить изменения.

Во всех полях итоговых или перекрестных запросов, т.к. Microsoft Access не позволяет выполнять изменения, воздействующие на несколько строк базовой таблицы.

В любом поле запроса, одним из источников данных которого является итоговый или перекрестный запрос.

В полях с типом данных “ Счетчик ”.

В полях, обозначенных как первичный ключ, если не установлен режим каскадного обновления связанных полей.

В любом поле запроса, которое выдает только уникальное значение.

В любом поле запроса, в котором используется операция языка SQL “UNION”, создающая результирующую таблицу по выбранным строкам.

2.2.12 Модификация данных с помощью запросов на изменение

Виды запросов на изменение.

Второй тип запросов - это запросы на изменение, с помощью которых можно трансформировать информацию в таблицах.

Существуют следующие виды запросов:

Запрос на обновление.

После запроса на выборку он преобразуется в запрос на обновление, с помощью которого можно вводить новые значения в отобранные записи, после чего соответствующие изменения будут произведены в базовых таблицах.

Запрос на создание таблицы.

После запроса на выборку он трансформируется в запрос на создание таблицы, который позволяет на основе отобранных записей создать новую таблицу.

Запрос на добавление

С помощью данного запроса можно копировать выбранные записи и вставлять их в другие таблицы.

Запрос на удаление.

Позволяет удалить выбранные записи из базовой таблицы.

Ошибки при выполнении запросов на изменение.

Во время выполнения запроса на изменение Microsoft Access различает следующие ошибки:

Дубликаты первичных ключей.

Такая ошибка возникает при попытке добавления или изменения некоторой записи в таблице, приводящей к появлению дублирующего значения первичного ключа.

Ошибки преобразования данных.

Ошибки этой категории возникают в тех случаях, когда вставляются данные в соответствующую таблицу и при этом оказывается, что типы данных полей - получателей и полей - источников не совпадают, т.е. не могут быть преобразованы друг к другу.

Заблокированные записи.

Данные ошибки возникают, когда при выполнении запроса на удаление или обновление, используется таблица, к которой имеют доступ другие пользователи сети.

Нарушение условий на значение.

Если вставляемые или обновляемые записи не удовлетворяют условию на значение для некоторого поля или таблицы в целом, Microsoft Access сообщает об этой ошибке и исключает записи, которые не удовлетворяют условию на значение при вставке или обновлении.

Помимо этого может возникнуть проблема (не являющаяся ошибкой), которая заключается в том, что в некоторых случаях Microsoft Access бывает вынужден произвести усечение данных, добавляемые в текстовые или МЕМО поля. В этих случаях Microsoft Access не предупреждает об усечении данных, а просто его производит.

2.2.13 Импорт, экспорт и связывание данных

Microsoft Access можно использовать как замкнутую систему. Однако одним из основных преимуществ данного программного продукта является возможность работы с самыми разнообразными данными других баз данных, электронных таблиц или текстовых файлов.

Стандарт ODBC.

Microsoft Access для чтения, вставки, удаления и обновления данных использует язык SQL. Теоретически любой програмный продукт, который понимает SQL, должен понимать любую программу, работающую с этим языком. Хотя для SQL существуют определенные стандарты в реальной жизни большинство фирм, разрабатывающие программные продукты, используют для поддержки специальных функций различные диалекты и расширения этого языка.

Также некоторое программное обеспечение, выпущенное до принятия стандартов, получило широкое распространение на рынке и отказаться от этих программных продуктов было бы сложно.

В связи с этими проблемами в992 году был создан стандартный интерфейс языка CLI, позволяющий обеспечить взаимосвязь различных программных продуктов, написанных на диалектах языка SQL. Фирма Microsoft упростила интерфейс CLI, создав свой стандарт, который получил название ODBC - что означает открытый доступ к данным.

Архитектура данного стандарта может быть представлена в виде, показанном на рис.10.

Microsoft Accessявляется первым программным продуктом, использующим стандарт ODBC. Во время установки Microsoft Access также устанавливается и стандарт ODBC, с помощью которого после установки соответствующих драйверов Microsoft Access может работать с любыми базами данных, написанными на SQL.

Архитектура стандарта ODBC

Сравнение импорта и связывания.

В связи с тем, что существует выбор между импортом и связыванием данных из других баз данных, необходимо принимать решение какой тип доступа лучше использовать в той или иной ситуации.

Импорт - это внесение данных непосредственно в базу данных Microsoft Access.

Связывание - это возможность работы с данными, находящимися в другой базе данных, без непосредственного внесения в базу данных Microsoft Access.

Следует отдать предпочтение импорту в следующих случаях:

необходимый файл сравнительно невелик и пользователи исходной базы данных редко меняют его содержимое.

Данные исходного файла не используются совместно с пользователями других приложений.

Когда заменяется старое приложение на новое и прежний формат данных больше использоваться не будет.

Необходимо обеспечить максимальную эффективность работы приложения.

Связывание используется в следующих случаях:

Файл превышает максимально возможный размер базы данных Microsoft Access.

Данные будут использоваться в режиме коллективного доступа.

Данные часто меняются пользователями исходной базы данных.

4) Созданное приложение будет распространяться среди различных пользователей и предусматривает возможные модификации его интерфейса (запросы, модули, формы, отчеты и макросы).

Импорт и экспорт данных.

Импортировать данные в Microsoft Access можно из следующих источников:

База данных dBase.

База данных Paradox.

База данных FoxPro.

База данных SQL.

Электронные таблицы, созданные в Excel от второй версии и выше, а также в Lotus.

Можно импортировать текстовые файлы, но для данного импорта нужно подготовить текст определенным образом.

Можно импортировать любой объект из любой базы данных Microsoft Access.

При импорте данных из электронных таблиц и текстовых файлов возможны ошибки, связанные с дублированием первичных ключей, нарушением типов данных, нарушением структуры полей, поэтому после этих случаев импорта необходимо проверить правильность занесенных данных.

Экспорт данных может быть осуществлен теми же семью объектами, что и импорт и существующей восьмой возможностью:

Любую таблицу, форму или отчет можно экспортировать в документ HTML (документ с разметкой гипертекста), который предназначается для просмотра в Internet.

Связывание данных.

Можно установить связь с таблицами из других баз данных и работать с ними так, как будто они определены в текущей базе данных.

Можно связывать данные с тем же списком объектов, с которым осуществляется импорт, т.е.:

1) Базы данных dBase.

2) Базы данных Paradox.

3) Базы данных FoxPro.

4) Базы данных SQL.

5) Электронные таблицы, созданные в Excel от второй версии и выше, а также в Lotus.

6) Текстовые файлы.

7) Таблицы базы данных Microsoft Access.

При связывании данных сами таблицы остаются в той базе данных, из которой они берутся, в том формате, в котором они были созданы. При связывании данных возможны проблемы с чтением, вставкой, изменением и удалением новых данных. Кроме того, следует отметить, что при связывании таблиц Microsoft Access уменьшает свою производительность, даже если исходная таблица находится на том же компьютере.

2.2.14 Язык SQL

Любой запрос в Microsoft Access реализуется с помощью языка SQL. Большинство запросов можно построить возможностями режима конструктора, но и в этом случае запрос будет храниться в форме инструкции языка SQL.

Первая версия языка SQL появилась в0 - х годах XX века. В982 году был создан первый стандарт реляционных баз данных RDL. Первая версия стандарта SQL появилась в986 году и включила в себя большинство возможностей различных диалектов языка SQL, наработанных на данный момент.

В989 году появилась вторая версия языка SQL, которая явилась подмножеством практически всех реализаций SQL и обобщением всех его известных версий.

На сегодняшний день существует третья версия языка, называемая SQL III, которая разработана с учетом не только имеющихся на сегодняшний день возможностей, но и функций, которые могут быть использованы в будущем.

Язык SQL является языком высокого уровня и состоит из ряда инструкций. Ядром языка SQL является функция SELECT, которая выполняет реляционные операции выбора и объединения для создания логической таблицы (набора записей) на базе других таблиц или запросов. Используя данную инструкцию в совокупности с рядом функций можно создавать запросы любой степени сложности, которые невозможно построить в шаблоне для запросов.

Помимо данной инструкции существует еще целый ряд инструкций, позволяющих создавать конкретные виды запросов, например:

DELETE - инструкция для запроса на удаление

INSERT - для запроса на добавление

SELECT…INTO - для запроса на создание таблицы

UPDATE - для запроса на обновление

Язык SQL является мощным средством для создания запросов в БД, с помощью которого может осуществляться связь между различными видами БД.

2.3 Интерфейс пользователя в базах данных Microsoft Access

2.3.1 Использование форм

Основные сведения о формах

Применение форм.

Большинство форм создается на основе таблиц и запросов. Формы являются основным средством организации интерфейса пользователя в приложении Microsoft Access.