В качестве объекта для анализа сокращения операционных затрат вследствие внедрения нового решения был выбран крупный российский ретейлер (топ-10 РФ), являющийся одним из партнёров компании-разработчика системы. Была произведена установка разработанной системы на автоматизированные рабочие места и проведено обучение сотрудников, после чего обработка около 2/3 заказов предприятия на грузоперевозки была переведена в новую систему.

Ввиду достаточно большого объёма и частоты заказов на грузоперевозки, а также сотрудничества ретейлера с более чем 25 различными контрагентами-грузоперевозчиками, опытная эксплуатация разработанной системы позволила реализовать потенциал решения не только как системы диспетчеризации, управления транспортом и автопарком, но и как инструмента для автоматического оптимального поиска исполнителей.

Для оценки экономического эффекта от использования системы следовало сравнить ключевые показатели результативности (КПР) и ресурсозатраты предприятия на реализацию основных бизнес-процессов грузоперевозок до и после внедрения информационного решения. В качестве основных бизнес-процессов были выбраны процессы планирования и диспетчеризации грузоперевозок.

Для оценки КПР и ресурсозатрат предприятия до внедрения системы были взяты усреднённые за месяц показатели с сентября по февраль включительно (6 месяцев). Такой выбор был обусловлен необходимостью учёта фактора сезонности грузоперевозок (в то же время рассмотрение большего интервала было менее целесообразно ввиду возможной потери актуальности данных).

В целях оценки КПР и ресурсозатрат предприятия после внедрения системы были составлены плановые показатели, после чего было проведено сравнение показателей до внедрения, плановых показателей, а также фактических показателей работы системы за март и апрель. Так как система апробировалась не на всех заказах на грузоперевозки, фактические показатели были нормированы в целях корректного сравнения.

Планирование

В рамках анализа деятельности предприятия по планированию грузоперевозок были рассмотрены следующие бизнес-процессы:

1. Формирование заявок. Регистрация запроса на перевозку груза, определение требований к грузоперевозке, составление маршрута с учётом всех промежуточных точек пути, а также консолидация собранной информации в форме заявки на грузоперевозку.

2. Поиск исполнителей. Составление перечней существующих заявок на грузоперевозки и доступных исполнителей, а также сопоставление этих перечней на предмет формирования и ранжирования вариантов распределения исполнителей на заявки и их последующее назначение на грузоперевозки.

3. Подтверждение заявок. Формирование сопроводительной документации и подготовка к рейсу.

4. Изменение/отмена заявок. Изменение условий грузоперевозки или отказ от услуги как со стороны заказчика, так и со стороны грузоперевозчика.

Для расчёта экономической эффективности внедрения новой автоматизированной системы были выделены следующие ключевые показатели результативности планирования грузоперевозок:

1. Количество созданных заявок. Количество заявок, зарегистрированных в системе.

2. Количество распределённых заявок. Количество заявок, для которых были найдены исполнители.

3. Количество подтверждённых заявок. Количество заявок, получивших подтверждения от грузоперевозчиков.

4. Количество изменённых заказчиками заявок. Количество заявок, в которых были внесены изменения со стороны заказчиков.

5. Количество изменённых исполнителями заявок. Количество заявок, в которых были внесены изменения со стороны исполнителей.

6. Количество отменённых заказчиками заявок. Количество заявок, отменённых грузоотправителями или грузополучателями.

7. Количество отозванных исполнителями заявок. Количество заявок, получивших отказ исполнителей.

8. Количество рейсов. Количество рейсов, сформированных на основе заявок. В рамках одного рейса могут быть выполнены несколько заявок.

9. Время обработки заявки. Средневзвешенное время работы с заявкой, рассчитанное посредством сложения затрачиваемого на этапы её обработки времени с учётом частоты появления необходимости в выполнении каждого этапа.

10. Стоимость обработки заявки. Финансовые затраты на обработку заявки на грузоперевозку - её создание, поиск исполнителя на рейс, подтверждение рейса, а также возможные изменения и отмену заявки.

От ретейлера были получены следующие данные о планировании грузоперевозок до внедрения новой системы (показатели являются усреднёнными за месяц и взяты за период с сентября по февраль):

1. Количество созданных заявок - 5483;

2. Количество распределённых заявок - 5480;

3. Количество подтверждённых заявок - 5465;

4. Количество изменённых заказчиками заявок - 737;

5. Количество изменённых исполнителями заявок - 480;

6. Количество отменённых заказчиками заявок - 232;

7. Количество отозванных исполнителями заявок - 119;

8. Количество рейсов - 5301;

9. Время на обработку заявки:

a. Время формирования заявки - 12 минут;

b. Время поиска исполнителя - 15 минут;

c. Время подтверждения заявки - 10 минут;

d. Время изменения/отмены заявки - 15 минут;

10. Количество необходимого для работы с заявками персонала - 24;

11. Средневзвешенная зарплата работающих с заявками сотрудников - 45000 руб.;

12. Затраты на автоматизированные рабочие места (АРМ):

a. На формирование заявок - 3355 руб. на рабочее место;

b. На поиск исполнителей - 5525 руб. на рабочее место;

c. На подтверждение заявок - 2664 руб. на рабочее место;

d. На изменение/отмену заявок - 4440 руб. на рабочее место;

13. Прочие затраты:

a. На формирование заявок - 52700 руб.;

b. На поиск исполнителей - 75600 руб.;

c. На подтверждение заявок - 31200 руб.;

d. На изменение/отмену заявок - 25400 руб.

Расчёт ресурсозатрат предприятия на планирование грузоперевозок до внедрения системы представлен в таблице 9.

Таблица 9. Ресурсозатраты на планирование грузоперевозок до внедрения системы

Пояснения к таблице 9:

1. Общее затраченное время на бизнес-процессы было рассчитано по принципу умножения количества обработанных (сформированных/ распределённых/подтверждённых/изменённых и отменённых) заявок на время обработки соответствующих заявок.

2. Оплата труда была вычислена посредством умножения количества затраченных на бизнес-процессы часов на часовую ставку сотрудников. Часовая ставка сотрудников была вычислена исходя из предположения о 160-часовой рабочей неделе и составила 45000 руб. / 160 ч = 281,25 руб/ч.

3. Затраты на автоматизированные рабочие места для каждого бизнес-процесса были рассчитаны по принципу умножения затрат на рабочее место на количество задействованных сотрудников.

В результате расчёта ресурсозатрат предприятия на планирование грузоперевозок посредством деления общего затраченного времени на количество заявок было рассчитано среднее время обработки заявки, которое составило (3769,4 ч / 5483) * 60 = 41,2 мин.

Также путём деления общей стоимости обработки заявок на количество заявок была оценена стоимость обработки одной заявки до внедрения системы - она составила 1628669,2 руб. / 5483 = 297 руб.

В таблице 10 представлены ключевые показатели результативности и ресурсозатраты планирования грузоперевозок до внедрения разработанной системы, а также плановые и фактические показатели и ресурсозатраты после внедрения с расчётом экономической эффективности плановых и фактических результатов. Фактические данные являются усреднёнными результатами опытной эксплуатации за март и апрель. Ввиду того, что система апробировалась не на всех заказах ретейлера, в целях корректного определения экономического эффекта было произведено нормирование показателей.

Таблица 10. Сравнение КПР и ресурсозатрат планирования до и после внедрения системы

Пояснение к таблице 10. Нормирование производилось по количеству созданных заявок как по главному показателю объёма работ (c коэффициентом 5483 / 3684 = 1,4883). Нормированы были такие величины, как количество распределённых, подтверждённых и изменённых/отменённых заявок, а также прочие затраты на обработку заявок. Остальные величины в графе «Нормирование по количеству заявок» были вычислены отдельно на основании нормированной базы расчётов. Ввиду наличия погрешности при округлении вычисленного количества персонала, которое влияет на затраты на автоматизированные рабочие места, полученные до и после нормирования показатели стоимости обработки заявки имеют незначительные отличия.

На основе полученных результатов можно сделать следующие выводы:

1. Благодаря повышению эффективности обработки заявок увеличилась доля распределённых и подтверждённых заявок.

2. Ввиду снижения риска ошибок при создании и оформлении заявок уменьшилось количество изменённых и отменённых заявок как со стороны заказчиков, так и со стороны исполнителей грузоперевозок, что в свою очередь снизило количественные затраты на обработку заявок.

3. За счет более эффективного планирования, достигнутого использованием алгоритма автоматического оптимального распределения исполнителей на рейсы, было снижено количество необходимых для выполнения заявок рейсов.

4. Благодаря существенному уменьшению временных затрат на обработку каждой заявки удалось добиться сокращения количества необходимого для работы с заявками персонала, что снизило расходы на оплату труда и автоматизированные рабочие места. В то же время у предприятия появился потенциал для наращивания производственного объема и увеличения количества связей с контрагентами.

5. Основной финансовый показатель планирования грузоперевозок - стоимость обработки заявки - был сокращён на 49,8%.

6. Основной временной показатель планирования грузоперевозок - время обработки заявки - был сокращён на 56,4%.

7. Небольшие различия между плановыми и фактическими показателями объясняются новизной системы и неопытностью работы её операторов в первые месяцы эксплуатации. В данных по следующим месяцам ожидается улучшение показателей.

Диспетчеризация.

В рамках анализа деятельности предприятия по диспетчеризации грузоперевозок были рассмотрены следующие бизнес-процессы:

1. Движение. Процедура начала движения транспортного средства, посещение точек погрузки и разгрузки, а также завершение рейса.

2. Погрузка. Прибытие транспортного средства на точку погрузки, выполнение отгрузки, оформление документации и убытие автомобиля с точки погрузки.

3. Разгрузка. Прибытие транспортного средства на точку разгрузки, приёмка груза, формирование документов приёма-передачи груза и убытие автомобиля с точки разгрузки.

4. Оперативный контроль. Контроль выполнения маршрутов рейса, состояния транспортного средства, его оборудования и перевозимых грузов, оперативные корректировки рейсов, оперативные воздействия в нештатных ситуациях, а также формирование отчётности о рейсах.

Для расчёта экономической эффективности внедрения новой автоматизированной системы были выделены следующие ключевые показатели результативности диспетчеризации грузоперевозок:

1. Количество отклонений и НС. Количество отклонений (как от плана маршрута, так и от требуемых показателей состояния транспортных средств и грузов) и нештатных ситуаций (например, сбоев бортового оборудования).

2. Доля рейсов без отклонений/НС. Доля рейсов, выполненных без возникших отклонений/нештатных ситуаций.

3. Время выявления отклонения/НС. Время выявления диспетчером возникших отклонений и нештатных ситуаций.

4. Доля рейсов с отклонениями/НС, завершённых успешно. Эффективность обработки отклонений/НС - доля рейсов с возникшими отклонениями/нештатными ситуациями, которые были успешно обработаны и не возымели негативного влияния на итоговое выполнение рейса, от общего количества рейсов с возникшими отклонениями/НС.

5. Время на мониторинг и контроль рейса. Средневзвешенный показатель временных затрат диспетчера на один рейс, рассчитанный посредством сложения затрачиваемого времени на мониторинг движения, погрузки и разгрузки, а также времени на применение оперативного воздействия, умноженный на среднее количество отклонений и нештатных ситуаций в рейсах.

6. Время на применение оперативного воздействия. Временные затраты диспетчера на применение оперативного воздействия в случае возникновения отклонения или нештатной ситуации.

7. Стоимость мониторинга и контроля рейса. Финансовые затраты на мониторинг грузоперевозки, а также на возможные оперативные воздействия в случае возникших отклонений/нештатных ситуаций.

От ретейлера были получены следующие данные о диспетчеризации грузоперевозок до внедрения новой системы (показатели являются усреднёнными за месяц и взяты за период с сентября по февраль):

1. Количество рейсов - 5301;

2. Количество отклонений и НС - 2308;

3. Доля рейсов без отклонений/НС - 74%;

4. Доля рейсов с отклонениями/НС, завершённых успешно - 67%;

5. Время выявления отклонения/НС - 6 минут;

6. Количество необходимого количества диспетчеров - 17;

7. Средневзвешенная зарплата диспетчеров - 40000 руб.;

8. Затраты на мониторинг рейса:

a. Движения - 18 минут;

b. Погрузки - 4 минуты;

c. Разгрузки - 6 минут;

9. Время на применение оперативного воздействия - 7 минут;

10. Затраты на автоматизированные рабочие места (АРМ):