Системы деловой графики дают возможность выводить на экран различные виды графиков и диаграмм: гистограммы; круговые и секторные диаграммы и т.д.

Эти системы позволяют наглядно представлять на экране различные данные и зависимости.

Системы научной и инженерной графики позволяют в цвете и в заданном масштабе отображать на экране следующие объекты:

- графики двумерных и трехмерных функций, заданных в табличном или аналитическом виде;

- системы изолиний, в том числе, и нанесённые на поверхность объекта;

- сечения, проекции, карты и т.д.

Для построения легко воспринимаемых реалистических изображений трёхмерных объектов системы инженерной графики позволяют удалять линии, не видимые наблюдателю.

Существуют остроумные способы визуализации наиболее простых многомерных объектов - множеств точек. Один из них носит название "лица Чернова" (Чернов - современный американский математик).

Рис.2. "Лица Чернова"

Этим способом можно отображать 10-20-мерные множества. Суть способа такова: каждому из измерений сопоставляется один из параметров схематически изображённого человеческого лица, например, первое измерение дает отношение высоты лица к ширине, второе - размер носа, третье - расстояние между глазами и т.д.

Графические редакторы - это обширный класс программ. В данном классе различают следующие категории: растровые редакторы, векторные редакторы и программные средства для создания и обработки трехмерной графики (3D-редакторы), а также редакторы презентационной графики.

Растровые редакторы применяют в тех случаях, когда графический объект представлен в виде комбинации точек, образующих растр и обладающих свойствами яркости и цвета (пикселей). Такой подход эффективен в тех случаях, когда графическое изображение имеет много полутонов и информация о цвете элементов, составляющих объект, важнее, чем информация об их форме. Это характерно для фотографических и полиграфических изображений. Растровые редакторы широко применяются для обработки изображений, их ретуши, создания фотоэффектов и художественных композиций (коллажей). Широко известен редактор растровой графики Adobe Photoshop.

Векторные редакторы отличаются от pacтровых способом представления данных об изображении. Элементарным объектом векторного изображения является не точка, а линия. В векторных редакторах каждая линия рассматривается как математическая кривая третьего порядка и, соответственно, представляется не комбинацией точек, а математической формулой (в компьютере хранятся числовые коэффициенты этой формулы). Векторные редакторы удобны для создания рисованных изображений, но практически не используются для обработки готовых рисунков. Они нашли широкое применение в рекламном бизнесе, их применяют для оформления обложек полиграфических изданий и всюду, где стиль художественной работы близок к чертежному. Широко известный редактор векторной графики Сorel Draw.

Современная векторная графика - это уже не просто геометрические фигуры, разбавленные текстом. Сегодня векторные программы - это мощные инструменты с возможностью создания фотореалистичных коллажей. Граница между векторной и растровой графикой постепенно исчезает.

Пакеты демонстрационной графики

Пакеты демонстрационной графики являются конструкторами графических образов деловой информации работы. Распространены пакеты PowerPoint, Harvard Graphics, Word Perfect Presentation.

Microsoft PowerPoint - программа создания презентаций.

Каждая «страница» презентации называется слайдом. Презентация может содержать неограниченное число слайдов. Обычно презентация состоит из нескольких слайдов, хранящихся в одном файле.

С помощью данной программы возможно создание...

- презентаций на экране;

- Web-страниц для размещения в Интернете;

Размещено на http://www.allbest.ru/

- цветных и черно-белых прозрачек или распечаток;

- 35-мм слайдов;

- выдач;

- заметок докладчика.

Прозрачки и слайды отличаются печатью в цвете, оттенках серого или черно-белом режиме без серого.

Выдачи - это печатный вариант презентации, содержащий по два, три или шесть слайдов на странице печать слайдов для аудитории.

Заметки помогают докладчику в ходе выступления или предоставляют аудитории дополнительные сведения о слайде. С помощью меню Вид можно просмотреть заметки перед печатью. Можно распечатать для зрителей заметки докладчика.

Публикация в Интернете: Презентацию можно сохранить в виде Web-страниц и разместить в Интернете для тех, кто не смог ее посетить. Для просмотра презентации в этом случае потребуется только Web-обозреватель. Файлы HTML можно обновить или изменить прямо в PowerPoint.

Экранная презентация: Слайды, создаваемые для электронной презентации, могут содержать текст, диаграммы, рисованные объекты и фигуры, а также картинки, кино, звуки и графику, созданные в других приложениях. В презентацию можно вносить изменения в последний момент; темп презентации регулируется установкой интервалов показа слайдов, а также использованием переходов при смене слайдов и анимации. Презентацию можно запустить в автономном режиме; можно провести презентационную конференцию в сети на нескольких компьютерах.

Слайды 35 мм, создаваемые для электронной презентации, могут содержать текст, диаграммы, рисованные объекты и фигуры, а также картинки, кино, звуки и графику, созданные в других приложениях.

Настройка презентации.

Анимация - это специальный визуальный или звуковой эффект, добавляемый в текст или объект. Анимация текста, рисунков, звуков, фильмов и других объектов на слайдах подчеркивает различные аспекты содержания, управляет потоком информации, делает презентацию более интересной.

Автоматические презентации представляют собой удобный способ распространения информации в виде показа слайдов, осуществляемой без докладчика. Например, можно подготовить презентацию для автоматического показа на стенде фирмы во время выставки-ярмарки или конференции. После завершения автоматическая презентация запускается повторно.

Сохранение презентации.

Файл, сохраненный в виде презентации, имеет расширение .ppt и значок . При открытии такого файла автоматически запускается программа PowerPoint, открывающая презентацию в обычном режиме.

Файл, сохраненный в виде демонстрации, имеет расширение .pps и значок . При открытии такого файла автоматически запускается показ слайдов. По завершении показа PowerPoint закрывается.

Модуль № 3 - Интегрированный пакет Microsoft Office.

Цель и задачи модуля

Показать работу интегрированного пакета программ на примере самого распространенного на ПК - Microsoft Office.

Введение к модулю

В модуле будут раскрыты возможности по оформлению документа в текстовом редакторе. В том числе проверка правописания, добавление объектов, рисунков, автоматизация рутинной работы. В модуле даны общие сведения о книге Excel, об автозаполнении ячеек. Даны сведения об использовании функций различных типов и формул. Описывается создание диаграммы и прочие полезные детали для работы в табличном процессоре.

Вводится понятие базы данных и системы управления базами данных, а также основные понятия базы данных. Кратко рассмотрены различные модели баз данных. В качестве примера реляционной базы данных рассмотрена программа Microsoft Access.

Лекция 6. «Текстовый редактор Word»

Вид и оформление документа. Статистика. Параметры страницы. Перенос слов. Проверка правописания. Примечание, сноска, закладка. Стили и оглавление. Оформление списка. Границы. Таблицы и сортировка. Добавление объектов, рисунков.

Возможности текстовых редакторов различны - от программ, предназначенных для подготовки небольших документов простой структуры, до программ для набора, оформления и полной подготовки к типографскому изданию книг и журналов (издательские системы).

Вид документа.

Обычный режим - это режим, в котором формат текста и разметка страницы изображаются в упрощенном виде. В нем не видны колонтитулы, границы страницы и многое другое. Режим разметки - это режим, в котором документ изображается так, как он будет напечатан. В режиме разметки текст можно редактировать и форматировать; например, перетаскивать объекты в рамке на другое место. Режим электронного документа - это режим, в котором разметка документа изображается упрощенно с целью упрощения просмотра документа на экране. Вид текста в этом режиме не соответствует тому, как он будет выглядеть в напечатанном виде.

Режим предварительного просмотра - позволяет видеть документ так, как он будет напечатан.

Оформление листа документа: номер страницы, буквица, автоматический перенос слов.

Для вставки номеров страниц используйте команду Вставка, Номера Страниц...

Б

уквица - оформление выделенного текста с большой заглавной буквой. Обычно это первая буква в абзаце.

Автоматическая расстановка переносов удобна как для сокращения объема текста, так и для лучшего его оформления. Чтобы уменьшить неровность края правого поля страницы, сделайте зону переноса более узкой.

Проверка правописания.

При проверке правописания слова с возможными орфографическими ошибками подчеркиваются красными волнистыми линиями, а слова с возможными грамматическими ошибками подчеркиваются зелеными волнистыми линиями. Если ошибку требуется исправить, щелкните слово, подчеркнутое волнистой линией, правой кнопкой мыши.

Статистика документа.

Подсчет слов и строк в документе: выберите команду Статистика в меню Сервис. Также число строк и слов в документе отображается на вкладке Статистика (меню Файл, команда Свойства).

Статистика удобочитаемости: показывает общие средние количества символов, слов и предложений, а также предлагает показатели легкости чтения текста. Наибольший интерес вызывают Показатели легкости чтения - они характеризуют проверенный текст с точки зрения того, насколько текст легко читается и насколько должен быть подготовлен читатель для его прочтения.

Уровень образования - этот показатель показывает, каким уровнем образования должен обладать читатель проверяемого документа. Значение показателя варьируется от 0 до 20. Значения от 0 до 10 означают число классов школы, оконченных читателем. Значения от 11 до 15 соответствуют курсам высшего учебного заведения. Оставшиеся значения относятся к сложным научным текстам. Рекомендуемый диапазон значений - от 8 до 10.

Легкость чтения - данный показатель варьируется от 0 до 100. Чем выше значение показателя, тем легче прочесть текст и тем большему числу читателей он будет понятен. Рекомендуемый интервал значений для обычного текста - от 60 до 70.

Число сложных фраз - этот показатель показывает в процентах, какое количество сложных фраз содержится в проверенном тексте. Сложными считаются фразы с относительно большим количеством знаков препинания, перегруженные союзами, местоимениями, прилагательными и так далее. Нормальным количеством сложных фраз можно считать 10 - 20 процентов.

Благозвучие - указывает на удобочитаемость текста с фонетической точки зрения. Подсчет показателя основан на вычислении среднего количества шипящих и свистящих согласных. Интервал изменения показателя - от 0 до 100. Рекомендуемый диапазон значений - от 80 до 100.

Границы (обрамление) и заливка абзаца, текста и страницы.

К любой странице можно добавить границы. Границы отображаются только в режиме разметки и предварительного просмотра. Можно также задать неполные границы.

Вставка объекта.

Для вставки таких объектов, как уравнения, таблицы, созданные в других приложениях, файлы мультимедиа и прочих, необходимо выполнить команду Вставка, Объект.… Открывающееся при этом окно имеет две вкладки: Создание и Создание из файла.

И в первом и во втором случае объект (его отображение) можно вставить в виде значка или в текст . В любом случае для редактирования объекта надо дважды щелкнуть по нему левой клавишей мыши.

Для уже существующего объекта, помимо указанных выше параметров, можно создать еще и СВЯЗЬ. Связанный объект - это данные (объект), созданные в одном (исходном) файле и вставленные в другой (конечный) файл с поддержкой связи между файлами. Все изменения, вносимые в исходный документ, автоматически воспроизводятся в конечном документе при его открытии. Связанный объект не является частью файла, в который он вставлен. При удалении исходного файла с носителя информации в конечном документе вместо объекта будет запись об ошибке ввода. Конечный файл хранит только сведения о местоположении исходного файла и отображает представление связанных данных. Рекомендуется использовать связанные объекты, если важно не увеличивать размер файла.

Иногда необходимо набрать красочный текст. Осуществить это легко с помощью фигурного текста ( Размещено на http://www.allbest.ru/

Вставка, Рисунок, Объект WordArt).

Добавление таблицы.

Таблица, созданная автоматически:Таблица, нарисованная карандашом:

111	111
111	111

Преобразование текста в таблицы и наоборот. Текст, разбитый на табличные колонки с помощью символа табуляции или других символа, легко преобразовать в таблицу. Вы можете проделать и обратную операцию - преобразовать таблицу в текст, использующий различные символы для разделения колонок текста.

Поиск и замена данных. Переход к объекту.

Поиск и замена. Существует возможность поиска и замены текста и специальных символов. Для нахождения некоторого фрагмента или символа выберите команду Найти в меню Правка. Чтобы найти конкретную форму слова, установите флажок «Слово целиком», нажав кнопку Больше. Аналогично производится Замена текста.

Сортировка данных.

Сортировка текста может быть проведена по алфавиту, номерам или датам по возрастанию (от «А» до «Я» от нуля до девяти) или по убыванию. Для разделения сортируемых элементов списка каждый из них должен быть оформлен отдельным абзацем. Для сортировки текста или таблицы выделите фрагмент, который следует отсортировать. Выберите команду Таблица, Сортировка. Выберите параметры сортировки. Кроме того, существует возможность отсортировать отдельный столбец таблицы.

Стили.

Стилем называется набор параметров форматирования, который применяют к тексту документа, чтобы быстро изменить его внешний вид. Стили позволяют одним действием применить сразу всю группу атрибутов форматирования к нескольким фрагментам текста. С их помощью можно, например, оформить название отчета, выделив его в тексте. Слева от имени каждого стиля абзаца стоит знак абзаца, а стили знаков аналогичным образом помечены полужирной подчеркнутой буквой a.

Оглавление - это список заголовков определенного типа в документе с указанием номеров страниц, на которых они расположены. В документе должны быть названия глав (разделов), написанные встроенными стилями заголовков («Заголовок 1 -- 9») (а не просто выделенным шрифтом). Затем надо выбрать то место документа, куда следует вставить оглавление. После этого выберите команду Вставка, Ссылка, Оглавление и Указатели, а затем вкладку Оглавление.

Оформление списка.

Часто возникает необходимость ввести в документ некоторый перечень или список.

Маркированный	Нумерованный	Многоуровневый
Гуманитарные: & История & Литература Естественные: @ Математика @ Химия	Гуманитарные: a. История b. Литература Естественные: a. Математика b. Химия	1. Гуманитарные: 1.1. История 1.2. Литература 2. Естественные: 2.1. Математика 2.2. Химия

Создание многоуровневого (т.е. позволяющего придать иерархическую структуру любому списку) списка имеет свои особенности. Для перемещения элемента списка на необходимый уровень нумерации щелкните элемент, а затем нажмите кнопку TAB нужное число раз. Также можно сначала расположить элементы списка «лесенкой», а затем применить команду списка.

Шаблоны.

Каждый документ Microsoft Word основан на шаблоне. Существует два основных вида шаблонов - общие шаблоны и шаблоны документов. Общие шаблоны, в том числе Шаблон Normal.dot, содержат настройки, доступные для всех документов. Шаблоны документа, например, шаблоны записок или факсов, содержат настройки, доступные только для документов, основанных на этом шаблоне.

Вообще, шаблон - это особый вид документа, предоставляющий специальные средства для оформления итогового документа. Шаблон может содержать следующие элементы:

·текст или параметры форматирования, одинаковые для всех документов этого типа, например, для служебной записки или отчета;

·стили; элементы автотекста;меню и сочетания клавиш;

·панели инструментов.

Колонки текста.

Для создания колонок воспользуйтесь командой Формат, Колонки. В этом случае будет заполнена первая колонка до нижнего поля, затем - вторая, и т.д. Для создания колонок из части текста документа выделите требуемую часть. При этом текст разместится симметрично по всем колонкам.

Непечатаемые символы.

При длительном наборе текста или при тщательном его оформлении иногда удобно использовать возможности отображения непечатаемых знаков форматирования. Установить или снять такой режим можно кнопкой Непечатаемые знаки. При этом конец абзаца обозначается , пробел - точкой, заголовок - квадратиком, причем чем старше заголовок, тем крупнее квадратик, добавленный объект - символом .

Сохранение документа.

В Microsoft Word существует несколько способов сохранения документов. Сохраненный документ будет иметь значок .

Программа Word поддерживает режим автосохранения, при котором документ постоянно сохраняется через определенный промежуток времени, устанавливаемый пользователем.

Интересную возможность предоставляет сохранение документа Word как Web-страницы. Для этого можно использовать обычное сохранение, выбрав Тип файла «Web-страница» или «Документ HTML». А можно выбрать команду Сохранить как Web-страницу… При этом будет создан документ со значком , а также папка с тем же именем, но с добавлением «.files». Для просмотра Web-страницы надо выбирать указанный выше значок.

Введение в Outlook Express.

Приложение Microsoft Outlook Express обеспечивает удобную связь со всем миром.

Использование нескольких учетных записей.

Е

сли у вас имеется несколько учетных записей¹ для почты или для групп новостей, вы можете пользоваться ими из одного окна. На одном компьютере можно также завести нескольких пользователей (задать несколько удостоверений).

Добавление подписей и использование бланков.

Для добавления необходимых сведений в исходящие сообщения можно вносить эти сведения в файлы подписей². Можно оформлять сообщения с использованием бланков и фоновых рисунков, изменять цвет и стиль текста.

Использование адресной книги для поиска и хранения адресов электронной почты.

Ч

тобы внести в адресную книгу новую запись, можно ввести имя и адрес электронной почты вручную, импортировать из других программ, сообщений или служб каталогов в Интернете. При отправке ответа на любое сообщение, данные сведения заносятся в адресную книгу автоматически.

Лекция 7. «Электронные таблицы Excel»

Общие сведения о книге Excel. Виды курсора и указателя мыши. Форматирование текста. Автозаполнение смежных ячеек. Команда «Заполнить по прогрессии». Использование формул. Математические функции. Функции даты и времени. Логические функции. Различные типы ссылок. Создание диаграммы. Изменение цвета, узора, линий и рамок на диаграмме. Сортировка строк таблицы. Фильтрация данных. Защита книг и листов от изменений. Разделение и закрепление областей. Печать книги.

Лекция

Широкое распространение получили в последние годы программы обработки электронных таблиц, предназначенные для обработки табличным способом организованных данных.

Это объясняется универсальными возможностями их применения: как для решения простых задач учета, так и для составления различных бланков деловой графики и даже баланса фирмы. С их помощью можно решать также задачи обработки данных и планирования производства, расчета налогов и заработной платы, учета кадров и издержек, управления сбытом и многие другие. А благодаря мощным математическим и инженерным функциям, можно решать множество задач в области естественных и технических наук.

Общие сведения о книге Excel

Книга в Microsoft Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. В одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи.

Лист - это основной документ, используемый в Microsoft Excel для хранения и обработки данных. Один лист состоит из 65536 строк (от 1 до 65536) и 256 столбцов (A, B, … Z, AA, AB, … AZ, BA, BB, …, IU, IV).

В одну ячейку можно записать 32767 символа.

Созданная книга по умолчанию содержит 3 листа. Их число может быть изменено, но ограничено объемом доступной памяти и не может превысить 255.

В отличие от текстового редактора, в электронных таблицах можно отменить всего 16 последних действий.

Диапазон - это две или более ячеек листа. Ячейки диапазона могут быть как смежными, так и несмежными. Для выделения смежных ячеек достаточно установить курсор по центру одной ячейки и потянуть. Для выделения несмежного диапазона надо удерживать нажатой клавишу CTRL.

Строка формул - это панель в верхней части окна Microsoft Excel, которая используется для ввода или изменения формул и ячеек диаграмм. Отображает постоянное значение или формулу, используемую в активной ячейке. Для отображения или скрытия панели формул нажмите кнопку Строка формул в панели Вид.

Маркер автозаполнения - небольшой черный квадрат в углу ячейки или выделенного диапазона; попав на маркер заполнения, указатель мыши принимает вид черного крестика.

Некоторые особенности ввода данных.

В РЕЖИМЕ РЕДАКТИРОВАНИЯ БОЛЬШИНСТВО КОМАНД НЕДОСТУПНО. ВВОД ТЕКСТА ЗАКАНЧИВАЕТСЯ НАЖАТИЕМ КЛАВИШИ Enter.

Запятая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Все другие сочетания клавиш, состоящие из цифр и нецифровых символов, рассматриваются как текст.

Если число вводится в ячейку, имеющую общий числовой формат, то результат может оказаться отличным от ожидаемого. Поэтому лучше начинать работу с выбора команды Ячейки в меню Формат, вкладка Число.

Например, при вводе в ячейку данных вида 3-4, 3/4 или 3.4 программа автоматически рассмотрит эти данные как дату, и в ячейку появится 3 апр., а год будет добавлен текущий.

А если вводится 14,73р., то формат будет автоматически преобразован в денежный.

Автозаполнение смежных ячеек

Чтобы заполнить ячейки одинаковыми значениями, надо заполнить первую ячейку и потянуть за маркер автозаполнения.

В программе имеются возможности заполнения ячеек рядами данных. Для этого достаточно ввести первое значение и протянуть за маркер автозаполнения на нужное число ячеек. Например,

при вводе в первую ячейку	получим продолжение ряда
21:00	22:00, 23:00, 00:00, 01:00…
Суббота	воскресенье, понедельник…
текст 1	текст 2, текст3…

Для дней недели, а также при автозаполнении дат, существует возможность выбора параметров автозаполнения. Для этого перетаскивайте маркер заполнения, нажав и удерживая правую кнопку мыши.

Для произвольных числовых данных можно использовать следующий механизм заполнения: в первую ячейку ввести начальное значение, во вторую - второе значение, затем выделить обе ячейки и потянуть за маркер автозаполнения. Такой способ заполнения ячеек удобен тем, что автозаполнение можно завершить в любой момент, просто отпустив клавишу мыши. Неудобен же этот способ потому, что второе значение приходится подсчитывать вручную.

Аналогично можно заполнять ячейки датами либо идущими не подряд элементами существующих рядов данных, например

при вводе в первую ячейку	при вводе во вторую ячейку	получим продолжение ряда
2.35	5.24	8.13, 11.02…
Пн	Ср	пт, вс, вт…
15-янв	16-фев	20-мар, 21-апр…
01.01.01	02.01.01	03.01.01, 04.01.01…
01.01.01	01.02.01	01.03.01, 01.04.01…

Использование формул.

Формула является основным средством для анализа данных. С помощью формул можно складывать, умножать и сравнивать данные, а также объединять значения. В формулах можно использовать ссылки. Ссылка указывает на ячейку или диапазон ячеек листа и передает в Microsoft Excel сведения о расположении значений или данных, которые требуется использовать в формуле. При изменении числовых данных в упомянутых ячейках результат будет автоматически пересчитываться. Формула в Microsoft Excel всегда начинается со знака равенства «=», без пробелов. Знак равенства свидетельствует о том, что последующие символы составляют формулу. Например, =(B4+25)/СУММ(D5:F5). Формула вычисляется в соответствии с арифметическим порядком следования операций. Формула может ссылаться на значения констант и на другие ячейки. Если формула использует ссылки не на ячейки, а на константы (например, =30+70+110), то результат изменится лишь при изменении самой формулы.

Microsoft Excel содержит множество типовых, или встроенных, формул, известных также как функции. Формулы можно вводить вручную с клавиатуры, а можно воспользоваться командой Вставка функции (Мастер функции) на панели инструментов.

Математические функции

Написание многих функций аналогично математическим, что позволяет с легкостью вводить их с клавиатуры. В алгебраических выражениях вида 2х²-4 не забывайте ставить знак умножения! Функция возведения в степень значения ячейки D3 может быть записана =СТЕПЕНЬ((D3);2), или =(D3)^2.

Введем еще одно понятие. Поле имени - это поле слева от строки формул, в котором отображается имя выбранной ячейки, элемент диаграммы или объект. Чтобы быстро присвоить имя ячейке или диапазону, выделите ячейку или диапазон, введите значение в поле Имя, нажмите клавишу Enter. Но нас будет интересовать другая особенность этого поля: при работе Мастера функции в нем отображается текущая функция.

Формулы допускают 7 уровней вложенности функций. Для таких формул удобно писать функции с клавиатуры. В противном случае после запуска Мастера функций для создания уровня вложенности необходимо воспользоваться Полем имени. Если интересующей вас функции нет в списке, воспользуйтесь кнопкой «Другие функции…».

Функции даты и времени

Наибольший интерес представляют функции, позволяющие добавить в книгу текущую дату (СЕГОДНЯ() ) и текущую дату и время (ТДАТА() ). Обе эти функции без аргументов, т.е. скобки после названия существуют, но пустые. Даты можно складывать и вычитать. Например, можно найти, сколько дней разделяет текущий день и первое января нового года. Предварительно формат ячейки с результатом надо установить «числовой».

Логические функции



Сами по себе применяются достаточно редко, в основном - как составные части более крупных формул, для формулировки условий проверки данных. Рассмотрим пример. При вводе числа оно сравнивается с нулем и выводится результат: «Ноль», если действительно введен ноль и «Число не ноль» во всех остальных случаях.

А формула в ячейке В1 выглядит следующим образом: =ЕСЛИ(A1<>0;"Число не ноль";"НОЛЬ").

ПРИМЕР. Создать таблицу значений функции .

1 шаг:2 шаг:Результат:

Различные типы ссылок

Кроме ссылки на ячейку или диапазон ячеек листа можно задавать ссылки на ячейки других листов той же книги, на другие книги, а также на данные других приложений. Ссылки на ячейки других книг называются внешними. Ссылки на данные других приложений называются удаленными.

В зависимости от выполняемых задач в Excel можно использовать относительные ссылки, определяющие положение ячейки относительно положения ячейки формулы. Относительные ссылки автоматически корректируются при их копировании. При создании формулы ссылки обычно учитывают расположение свое положение относительно ячейки, содержащей формулу. Например, ячейка B6 содержит формулу =A5, т.е. искомое значение находится на одну ячейку выше и левее ячейки B6. Такая ссылка называется относительной. При копировании формулы с относительными ссылками программа автоматически изменяет ссылки во вставляемой формуле для указания на другие ячейки в соответствии с расположением новой ячейки относительно копируемой. Таким образом, при копировании формулы из ячейки В6 в ячейку В7 Excel изменит формулу в ячейке B7 на =A6, ссылаясь на ячейку, которая расположена на одну строку выше и на один столбец левее ячейки B7. Это очень удобно при создании столбцов однотипных данных, для бухгалтерских, финансовых расчетов, при построении диаграмм и графиков функций.

В программе существуют также абсолютные ссылки, которые всегда указывают на конкретные ячейки. Если перед буквой или номером стоит знак доллара, например, $A$1, то ссылка на столбец или строку является постоянной, неизменной. Например, пусть в ячейке С1 хранится некий коэффициент, на который необходимо последовательно умножать содержимое ячеек А5, А6, А7. Тогда в ячейке А5 можно записать формулу =A5*C1.Но при копировании формулы в другую ячейку изменятся обе ссылки (относительная ссылка). При этом получим =А6*С2. Чтобы не исправлять формулы вручную, достаточно создать абсолютную ссылку на ячейку C1, для чего поставить знак доллара $ перед частью ссылки, которая не должна изменяться (т.е. перед обозначениями столбца и строки ячейки С1). Правильная формула будет иметь вид: =A5*$C$1.

Создание диаграммы.

Диаграммы являются наглядным средством представления данных и облегчают выполнение сравнений, выявление закономерностей и тенденций данных. Диаграмма связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении данных. Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве объекта на лист с исходными данными.

Лист диаграммы - это отдельный лист в книге, имеющий собственное имя.

Внедренная диаграмма - это Объект-диаграмма, который располагается на листе и сохраняется вместе с ним при сохранении книги.

Область диаграммы - это вся диаграмма, включая ее элементы. По умолчанию - прямоугольник белого цвета.

Область построения диаграммы: на плоских диаграммах - ограниченная координатными осями область, содержащая все ряды данных; на объемных диаграммах - ограниченная координатными осями область, содержащая все ряды данных, имена категорий, подписи делений и названия осей. Прямоугольник, непосредственно отчерчивающий диаграмму, обычно серого или белого цвета.

Линии сетки - это линии, которые облегчают просмотр и анализ данных. Они добавляются при построении или в дальнейшем из контекстного меню. Линии сетки отображаются параллельно осям.

Легенда - это подпись, определяющая закраску или цвета точек данных или категорий диаграммы.

Изменение цвета, узора, линий и рамок на диаграмме.

Следующая процедура используется для изменения цвета, узора, ширины линии области диаграммы, области построения диаграммы, линий сетки, осей и подписей делений по осям, а также самих рядов данных.

Дважды щелкните изменяемый элемент диаграммы, попав на него кончиком указателя мыши. Форматируемый объект будет ограничен рамкой.

Выбор можно также осуществлять с помощью списка «Элементы диаграммы», на которой по умолчанию устанавливается объект «Область диаграммы».

Приведенная ниже таблица набрана в Excel с помощью формул. Диаграммы построены Мастером диаграмм и вручную «раскрашены».

Чтобы переместить некий элемент на диаграмме, выделите его и перетащите с помощью мыши в нужное положение.

Сортировка строк таблицы.

Установите курсор на название того столбца шапки таблицы, по которому Вы хотите провести сортировку, затем вызовите команду Данные, Сортировка. В открывшемся окне убедитесь, что указан нужный параметр сортировки. Если компьютер выдает названия всех столбцов листа, попробуйте переключить идентификацию полей (по подписям).

Фильтрация данных.

Фильтрация данных - это отбор строк из созданной таблицы с использованием одного или двух условий отбора. В качестве условия могут выступать как искомый набор символов (например «Предприятие 675»), так и выражение (например «>300»).

Оператор сравнения - это знак, используемый в условии для сравнения двух значений.

Пользовательский автофильтр позволяет также задавать операторы сравнения, которые удобны при фильтрации текста: «начинается с», «не начинается с», «оканчивается на», «не заканчивается на», «содержит» и «не содержит».

Если по данным в некотором столбце работает фильтр, то цвет треугольника на кнопке меняется на синий.

Защита книг и листов от изменений

Электронные таблицы предполагают следующие действия по защите книги:

1. Ограничение доступа;

2. Рекомендация доступа только на чтение;

3. Запрос паролей.

Разделение и закрепление областей.

Область - это часть окна, используемая для просмотра определенной области листа Excel. Путем разбиения окна на области можно одновременно просматривать далеко отстоящие друг от друга части листа Excel. Окно можно разделить на области как по горизонтали, так и по вертикали. Если разделить окно на области и по горизонтали, и по вертикали, то станут видимыми четыре разные части листа Excel.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Разделение листа на части. Для того чтобы независимо просматривать и прокручивать различные части листа, можно разделить лист по горизонтали и по вертикали на отдельные области. При этом возможно создать как две, так и четыре области просмотра. Тогда две правые области прокручиваются одновременно, как и две нижние области. Чтобы выполнить разделение листа, надо навести указатель на вешку, расположенную в верхней части вертикальной полосы прокрутки или в правой части горизонтальной полосы прокрутки. Когда указатель примет вид двунаправленной стрелки, перетащите его вниз или влево.

Закрепление областей. (Отображение заголовков или данных). Для того чтобы заголовки строк и столбцов или другие данные оставались видимыми при прокрутке листа, можно закрепить верхние строки и/или левые столбцы. Закрепленные строки и столбцы не прокручиваются, оставаясь видимыми при перемещении по остальной части листа. Чтобы закрепить верхнюю горизонтальную область, укажите строку, над которой требуется закрепить часть таблицы. Чтобы закрепить левую вертикальную область, укажите столбец, слева от которого требуется закрепить лист. Чтобы закрепить обе эти области, укажите ячейку, расположенную справа и ниже того места, где требуется закрепить лист. В меню Окно выберите команду Закрепить области. Снятие разделения областей происходит с помощью той же команды.

Одновременно разделить лист и закрепить части листа невозможно.

Лекция 8. «Базы данных»

Понятие базы данных. Системы управления базами данных. Администратор базы данных. Основные понятия баз данных. Проектирование баз данных. Модели баз данных. Реляционные базы данных. Реляционные связи между таблицами баз данных.

В этой лекции вводятся основные понятия реляционных баз данных, а также определяется сущность реляционной модели данных. Основной целью лекции является демонстрация простоты и возможности интуитивной интерпретации этих понятий.

Всякая профессиональная деятельность так или иначе связана с информацией, с организацией ее сбора, хранения, выборки. Можно сказать, что неотъемлемой частью повседневной жизни стали базы данных, для поддержки которых требуется некоторый организационный метод, или механизм. Такой механизм называется системой управления базами данных (СУБД). Итак, введем основные понятия.

Системы управления базами данных

База данных - это один или несколько файлов данных, предназначенных для хранения, изменения и обработки больших объемов взаимосвязанной информации.

База данных (БД) представляет собой совместно используемый набор логически связанных данных (и их описание), предназначенный для удовлетворения информационных потребностей организации.

В базе данных предприятия, например, может храниться:

- вся информация о штатном расписании, о рабочих и служащих предприятия;

- сведения о материальных ценностях;

- данные о поступлении сырья и комплектующих;

- сведения о запасах на складах;

- данные о выпуске готовой продукции;

- приказы и распоряжения дирекции и т.п.

Даже небольшие изменения какой-либо информации могут приводить к значительным изменениям в разных других местах.

Пример. Издание приказа о повышении в должности одного работника приводит к изменениям не только в личном деле работника, но и к изменениям в списках подразделения, в котором он работает, в ведомостях на зарплату, в графике отпусков и т.п.

СУБД (система управления базами данных) - программное обеспечение, с помощью которого пользователи могут определять, создавать и поддерживать базу данных, а также получать к ней контролируемый доступ.

Иногда вводят понятие по-другому: программное обеспечение, аппаратные средства, программируемая логика и процедуры, осуществляющие управление БД, образуют СУБД - обобщенный инструмент для создания и ведения данных.

Современные СУБД дают возможность включать в них не только текстовую и графическую информацию, но и звуковые фрагменты и даже видеоклипы.

Популярные СУБД -- FoxPro, Access for Windows, Paradox.

Для менее сложных применений вместо СУБД используются информационно-поисковые системы (ИПС), которые выполняют следующие функции:

- хранение большого объема информации;

- быстрый поиск требуемой информации;

- добавление, удаление и изменение хранимой информации;

- вывод ее в удобном для человека виде.

Два основных достоинства баз данных:

- организация данных, обеспечивающая возможность активного использования в целях многочисленного применения;

- среда системы, обеспечивающая высокую степень независимости прикладных программ и базы данных.

Наличие БД само по себе не разрешает полностью проблем организации в области обработки данных и принятия решений. Управление БД, являющейся достоянием многих пользователей, должно осуществляться для всей организации. Без централизованного управления базой данных ее полезность снижается.

Для решения проблем управления БД были использованы две концепции:

1. программное обеспечение, развивающееся в направлении, обеспечивающем поддержание общего интерфейса между всеми пользователями и интегрированной базой данных, т.е. для интеграции файлов в базу и обеспечения пользователям различных представлений о данных были разработаны СУБД.

2. концепция администратора БД (АБД). Администратор базы данных (АБД) - лицо или группа лиц, на которое возложено управление средствами БД. АБД должен иметь опыт работы в таких областях, как программное обеспечение СУБД, ОС, техническое обеспечение ЭВМ, прикладное программирование, системное проектирование.

Основные требования, которым должна удовлетворять СУБД:

- эффективное выполнение одной и той же СУБД различных функций по обработке данных предметной области;

- минимизация избыточности хранимых данных (т.к. некоторые элементы данных неизбежно используются во многих программах, они и записываются в несколько файлов, т.е. одни и те же данных хранятся в различных местах на носителях информации. Такое положение называют «избыточностью» данных).

- представление непротиворечивой информации для принятия решений;

- обеспечение управления безопасностью;

- отсутствие повышенных требований к персоналу, связанному с разработкой, поддержанием и совершенствованием прикладных программ;

- обеспечение независимости представления данных (от формата, расположения данных, т.е. пользователь БД не должен знать деталей физической реализации данных).

- простая физическая реорганизация БД;

- возможность централизованного управления базой данных.

Основные понятия баз данных

Основной единицей информации в БД является поле (field). Поле (иногда его называют полем данных) характеризуется атрибутами, такими как имя, тип (например, символьный или целый) и длина.

Записью (record) называется ряд взаимосвязанных полей, обращение к которым для доступа и сохранение в БД происходит как к единому целому.

Ключом (key) называется поле, позволяющее осуществить наиболее быстрый доступ к записи или навигацию по отсортированным записям.

Индексом (index) называется файл содержащий только ключи. Его так же называют ключевым файлом (key file).

Схемой (schema) является абстрактное определение содержания и организации БД. Схема должна включать определения всех типов записей, полей и ключей. Используемая схема иногда называется словарем (dictionary).

Модели баз данных

Модель данных (data model) (или модель БД (database model)) является абстрактным представлением связи между записями. Реляционная модель БД обеспечивает связь между записями через использование общих полей.

В сетевой модели связи между типами записей явно определены и напрямую поддерживаются через наборы. Набор определяет связь один-ко-многим между двумя типами записей. Примеры наборов: один отдел имеет много служащих, один служащий имеет много начислений.

	Заметим, что тип записи E владеет сам собой. Тип записи C член двух наборов (A и B) и сам владеет двумя наборами (D и E). Записи также могут владеть другими записями через множественные наборы, как в нашем примере B владеет E.

В иерархической модели (подмножество сетевой модели) типу записи разрешается быть членом только одного набора. Тип записи может правда владеть более чем одним набором. Владелец набора называется родителем (parent), а член набора - ребенком (child).

Реляционные базы данных

Достоинства реляционной модели данных:

1. Простота (запросы в терминах информационного содержания),

2. Независимость данных,

3. Теоретическое обоснование (строится на хорошо проработанной теории отношений).

4. Удается избежать дублирования информации. Все необходимые данные можно хранить только в одной таблице.

5. Легко производить изменения.

6. Связывание данных осуществляется автоматически.

7. Удается избежать установления ошибочных связей.

В каждой таблице БД необходимо наличие первичного ключа - так именуют поле или набор полей, однозначно идентифицирующий каждый экземпляр объекта или запись. Значение первичного ключа в таблице БД должно быть уникальным, т.е. в таблице не допускается наличие двух и более записей с одинаковыми значениями первичного ключа. Он должен быть минимально достаточным, а значит, не содержать полей, удаление которых не отразится на его уникальности.

Реляционные БД имеют мощный теоретический фундамент, основанный на математической теории отношений. Появление теории реляционных баз данных дало толчок к разработке ряда языков запросов, которые можно отнести к двум классам:

· алгебраические языки, позволяющие выражать запросы средствами специализированных операторов, применяемых к отношениям;

· языки исчисления предикатов, представляющие собой набор правил для записи выражения, определяющего новое отношение из заданной совокупности существующих отношений.

Реляционные связи между таблицами баз данных

Между двумя или более таблицами базы данных могут существовать отношения подчиненности, которые определяют, что для каждой записи главной таблицы (называемой еще родительской) возможно наличие одной или нескольких записей в подчиненной таблице (называемой еще дочерней).

Выделяют три разновидности связи между таблицами базы данных:

· "один-ко-многим";

· "один-к-одному";

· "многие-ко-многим".

Отношение "один-ко-многим"

Отношение "один-ко-многим" имеет место, когда одной записи родительской таблицы может соответствовать несколько записей дочерней. Связь "один-ко-многим" является самой распространенной для реляционных баз данных. Она позволяет моделировать также иерархические структуры данных.

Отношение "один-к-одному"

Отношение "один-к-одному" имеет место, когда одной записи в родительской таблице соответствует одна запись в дочерней. Это отношение встречается намного реже, чем отношение "один-ко-многим".

Отношение "многие-ко-многим"

Отношение "многие-ко-многим" применяется в следующих случаях:

· одной записи в родительской таблице соответствует более одной записи в дочерней;

· одной записи в дочерней таблице соответствует более одной записи в родительской.

Всякую связь "многие-ко-многим" в реляционной базе данных необходимо заменить на связь "один-ко-многим" (одну или более) с помощью введения дополнительных таблиц.

Лекция 8. «Базы данных Access»

Создание таблиц в режиме конструктора. Использование сочетаний клавиш. Связь между таблицами. Создание запросов конструктором. Создание формы мастером и ее видоизменение. Создание формы в режиме конструктора. Создание отчета по нескольким связанным таблицам.

База данных Microsoft Access - это некая совокупность данных и объектов, относящихся к определенной теме или задаче. База данных Microsoft Access может содержать таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули и ярлыки страниц доступа к данным.

Для хранения данных удобно создавать по одной таблице на каждый тип отслеживаемых сведений. Для объединения данных из нескольких таблиц в запросе, форме, отчете или на странице доступа к данным надо определить связи между таблицами.

Для поиска и вывода данных, удовлетворяющих заданным условиям, включая данные из нескольких таблиц, создаются запросы. Запрос также может выполнять стандартные или пользовательские вычисления с данными.

Для простоты просмотра, ввода и изменения данных непосредственно в таблице можно создать форму. При открытии формы Microsoft Access отбирает данные из одной или более таблиц и выводит их на экран с использованием макета, выбранного в мастере форм или созданного пользователем самостоятельно.

Для анализа данных или представления их определенным образом в печатном виде необходимо создать отчет. Например, можно напечатать один отчет, группирующий данные и вычисляющий итоговые значения, и еще один отчет с другими данными, отформатированными для печати почтовых наклеек.

В окне базы данных Access можно выбирать тип объектов: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы или Модули.

ТАБЛИЦЫ

Таблица - это основной структурный элемент системы управления реляционной базой данных. Таблицы организуют данные в столбцы, содержащие характеристики данных (называемые полями) и строки, содержащие перечень объектов (называемые записями).

Существует три способа создания таблицы:

В режиме конструктора можно создать шаблон новой таблицы, а также добавить, удалить или настроить поля существующей таблицы.

В режиме таблицы можно добавлять, редактировать данные таблицы. Также можно отображать записи из связанных таблиц. Создание новой таблицы таким способом нерационально:

В режиме создания мастером можно создать таблицу на основе уже существующего шаблона, отвечая последовательно на вопросы Мастера. Мастер создает большую и сложную структуру, разобраться в котором начинающему пользователю базы данных непросто.

Выбор типа ключевого поля

Мощь реляционных баз данных, таких как Microsoft Access, опирается на их способность быстро найти и связать данные из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Для этого каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно определяющих каждую запись в таблице. Такие поля называют первичным ключом полем таблицы. Строго говоря, первичный ключ - это одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает пустых значений и всегда должен иметь уникальный индекс. Общее (ключевое) поле связывает две таблицы таким образом, что Microsoft Access может объединить данные из двух таблиц для просмотра, редактирования или печати.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.

Ключевое поле «Счетчик». Поле счетчика можно задать таким образом, чтобы добавлении каждой записи в таблицу в это поле автоматически вносилось порядковое число.

Простой ключ. Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как ключевое.

Составной ключ. В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Для составного ключа существенным может оказаться порядок образующих ключ полей.

Определение связей между таблицами

После создания в базе данных Microsoft Access отдельных таблиц по каждой теме необходимо выбрать способ, которым программа будет вновь объединять сведения таблиц. Первым делом следует определить связи между таблицами. После этого можно создать запросы, формы и отчеты для одновременного отображения сведений из нескольких таблиц.

В большинстве случаев связывают первичный ключ (представленный в списке полей полужирным шрифтом) одной таблицы с соответствующим ему полем (часто имеющим то же имя) второй таблицы, которое называют полем внешнего ключа. Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, но они должны иметь одинаковые типы данных и иметь содержимое одного типа. Кроме того, связываемые поля числового типа должны иметь одинаковые значения свойства Размер поля. Будет открыто диалоговое окно Изменение связей. Проверьте правильность имен полей, присутствующих в двух столбцах. При необходимости их можно изменить.

Целостность данных - это правила, обеспечивающие поддержание установленных межтабличных связей при вводе или удалении записей. Если наложены условия целостности данных, Access не позволяет добавлять в связанную таблицу записи, для которых нет соответствующих записей в главной таблице, а также удалять записи в главной таблице, для которых имеются подчиненные записи в связанной таблице.

Подтаблицы таблиц и запросов

Таблица, содержащая подтаблицу, имеет столбец, содержащий индикаторы развертывания(«+»).

Принцип вложения подтаблиц. В пределах таблицы можно вложить до восьми уровней подтаблиц. Однако каждая таблица или подтаблица может иметь только одну вложенную подтаблицу.