Теоретические основы проектирования информационных систем

ликвидируются последствия сбоев в работе системы и исправляются ошибки, не выявленные при внедрении проекта,

осуществляется модернизация проекта. В процессе модернизации проект либо дорабатывается, т.е. расширяется по составу подсистем и задач, либо производится перенос системы на другую программную или техническую платформу с целью адаптации ее к изменяющимся внешним и внутренним условиям функционирования, в результате чего получают документы модернизированного Техно-рабочего проекта.

На стадии внедрение проекта проводятся подготовка и постепенное освоение разработанной проектной документации ИС заказчиками системы и осуществляется выявление частных и системных принципиальных недоработок в предлагаемом проектном решении.

Внедрение может осуществляться с использованием следующих методов:

последовательный метод, когда последовательно внедряется одна подсистема за другой и одна задача следует за другой задачей. Недостаток: увеличение длительности внедрения, что ведет за собой рост стоимости проекта.

параллельный метод, при котором все задачи внедряются во всех подсистемах одновременно. Недостаток: возникает возможность пропуска ошибок в проектной документации (хотя сокращается время внедрения).

смешанный подход, согласно которому проектировщики, внедрив несколько подсистем первым методом и накопив опыт, приступают к параллельному внедрению остальных. Используется чаще других.

Внедрение проекта осуществляется в течение трех этапов:

1. этап. Подготовка объекта к внедрению:

изменяется организационная структура объекта;

набираются кадры соответствующей;

оборудуется здание под установку вычислительной техники;

выполняются закупка и установка вычислительной техники;

в цехах, отделах устанавливаются средства сбора, регистрации первичной информации и передачи по каналам связи;

осуществляется создание файлов информационной базы с нормативно-справочной информацией.

В результате выполнения этапа составляется Акт готовности объекта к внедрению проекта ИС. Затем формируется состав приемной комиссии, разрабатывается Программа проведения опытного внедрения и издается Приказ о начале опытного внедрения.

2 этап. Опытное внедрение:

подготовка исходных оперативных данных для задач, которые проходят опытную эксплуатацию;

ввод исходных данных в ЭВМ и выполнение запланированного числа реализаций;

анализ результатных данных на предмет наличия ошибок.

В случае обнаружения ошибок осуществляются поиск причин и источников ошибок, внесение коррективов в программы, в технологию обработки информации, в работу технических средств, в исходные оперативные данные и в файлы с условно-постоянной информацией. Кроме того, выявляется неквалифицированная работа операторов, что служит основанием для проведения комплекса мер по улучшению подготовки кадров.

После устранения ошибок получают Акт о проведении опытного внедрения.

3 этап. Сдача проекта в промышленную эксплуатацию.

проверка соответствия выполненной работы договорной документации по времени выполнения, объему проделанной работы и затратам денежных средств;

проверка соответствия проектных решений по ИС требованиям ТЗ;

проверка соответствия проектной документации ГОСТам;

проверка технологических процессов обработки данных по всем задачам и подсистемам;

проверка качества функционирования информационной базы, оперативности и полноты ответов на запросы;

выявление локальных и системных ошибок и их исправление.

В результате выполнения работ данном этапе составляется Акт сдачи проекта в промышленную эксплуатацию.

На стадии Эксплуатация и сопровождение проекта решается вопрос о том, чьими силами (персоналом объекта-заказчика или организации-разработчика) будут осуществляться эксплуатация и сопровождение проекта, и в случае выбора второго варианта заключается Договор о сопровождении проекта.

В процессе выполнения этапа эксплуатация проекта осуществляются исправления в работе всех частей системы при возникновении сбоев, регистрация этих случаев в журналах, отслеживание технико-экономических характеристик работы системы и накопление статистики о качестве работы всех компонентов системы.

На этапе Сопровождение и модернизация проекта выполняется анализ собранного статистического материала, а также анализ соответствия параметров работы системы требованиям окружающей среды. Анализ осуществляет создаваемая для этих целей комиссия. По результатам анализа:

дается заключение о необходимости модернизации всего проекта или его частей;

определяется объем доработок, сроки и стоимость выполнения этих работ.

ТЕМА 5. ПРОЕКТИРОВАНИЕ КЛАССИФИКАТОРОВ ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

1. Основные понятия классификации экономической информации

Информация - это совокупность некоторых сведений.

Экономическая информация имеет следующие особенности:

большие объемы ежегодно создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации (до нескольких сотен млн. символов в год для среднего предприятия);

большая часть информации имеет символьное представление, слабо приспособленное для логической и арифметической обработки;

высокий уровень стоимостных и трудовых затрат на поиск и ее обработку.

Для того чтобы приспособить экономическую информацию для эффективного поиска, обработки на ЭВМ и передачи по каналам связи, ее необходимо представить в цифровом виде. Для этого ее нужно сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием классификатора.

Классификатор - это документ, с помощью которого осуществляется описание экономической информации в ЭИС, содержащий наименования объектов, наименования классификационных группировок и их кодовые обозначения.

Экономическая информация существует в двух формах: в форме экономических показателей и документов.

Экономический показатель является составной единицей информации, содержащей количественную характеристику некоторого процесса - реквизит-основание и однозначно определяющие его качество реквизиты-признаки.

Реквизиты-основания подразделяются по типу алгоритмов их получения на количественные, стоимостные, проценты, удельные веса и др.

Реквизиты-признаки делятся на два подмножества:

справочные - наименования предназначены для понимания показателя пользователем-экономистом;

группировочные - это закодированные аналоги справочных признаков, предназначенные для логической обработки информации на ЭВМ.

Основными объектами классификации и кодирования являются справочные реквизиты-признаки:

· наименования элементов - наименования материальных, трудовых, денежных, энергетических ресурсов, основных средств, готовой продукции и услуг;

· наименования процессов - наименования функций управления, операций поступления сырья и материалов, отпуска их в производство, производства и выпуска готовой продукции или оказания услуг, расчетов с поставщиками и покупателями и т.д.;

· наименования показателей и документов;

· наименования компонентов проекта ЭИС - наименования файлов, задач, подсистем, программных модулей и др.

Целью разработки классификаторов является установление соответствия между значениями справочных признаков какого-либо элемента или процесса и значениями группировочных признаков (между значением реквизита ФИО рабочего и значением Табельный номер рабочего или между значениями Наименование материала и Код материала)

Для кодирования объектов необходимо их упорядочить по некоторым признакам.

Классификация - результат упорядоченного распределения объектов заданного множества.

Система классификации - совокупность правил распределения объектов множества на подмножества.

Признак классификации - это свойство или характеристика объекта классификации, которое позволяет установить его сходство или различие с другими объектами классификации.

Классификационная группировка - множество или подмножество, объединяющее часть объектов классификации по одному или нескольким признакам.

Основанием классификации называется признак, по которому ведется разбиение множества на подмножества на определенной ступени классификации.

Ступень классификации - это результат очередного распределения объектов одной классификационной группировки.

Уровень классификации - это совокупность классификационных группировок, расположенных на одних и тех же ступенях классификации.

Глубина системы классификации - это количество уровней классификации, допустимое в данной системе.

Каждая система классификации характеризуется следующими свойствами:

гибкостью системы;

емкостью системы;

степенью заполненности системы (коэффициент заполненности).

Гибкость системы - это способность допускать включение новых признаков, объектов без разрушения структуры классификатора. Гибкость определяется временем жизни системы.

Емкость системы (P)- это наибольшее количество классификационных группировок, допускаемое в данной системе классификации.

Степень заполненности системы (Kзап) определяется как частное от деления фактического количества группировок (Qф) на величину емкости системы (Р): Kзап=Qф/P

В настоящее время чаще всего применяются два типа систем классификации: иерархическая и фасетная.

Иерархическая система классификации строится следующим образом:

· исходное множество элементов составляет 0-й уровень и делится в зависимости от выбранного классификационного признака на классы (группировки), которые образуют 1-й уровень;

· каждый класс 1-го уровня в соответствии со своим, характерным для него классификационным признаком делится на подклассы, которые образуют 2-й уровень;

· каждый класс 2-го уровня аналогично делится на группы, которые образуют 3-й уровень и т.д.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Иерархическая система классификации

В иерархической системе классификации из-за жесткой структуры особое внимание следует уделять выбору классификационных признаков.

При использовании иерархической системы классификации необходимо соблюдать следующие ограничения:

· получающиеся на каждом уровне классификационные группировки должны составлять исходное множество объектов;

· классификационные группировки на каждой ступени не должны пересекаться;

· классификация на каждой ступени должна проводиться только по одному признаку.

Количество уровней классификации, соответствующее числу признаков, выбранных в качестве основания деления, характеризует глубину классификации.

Достоинства иерархической системы классификации:

· простота построения;

· использование независимых классификационных признаков в различных ветвях иерархической структуры.

Недостатки иерархической системы классификации:

· жесткая структура, которая приводит к сложности внесения изменений, так как приходится перераспределять все классификационные группировки;

· невозможность группировать объекты по заранее не предусмотренным сочетаниям признаков.

Фасетная система классификации.

Аспект - точка зрения на объект классификации, который характеризуется одним или несколькими признаками.

Фасет - это совокупность однородных значений данного аспекта, которые используются для образования независимых классификационных группировок.

Значения в фасете могут располагаться в произвольном порядке, хотя предпочтительнее их упорядочение.

Фасетная система классификации строится следующим образом:

· множество классифицируемых объектов рассматривается в нескольких аспектах, каждый из которых может характеризоваться одним или несколькими признаками, образующими фасет;

· устанавливается некоторый порядок следования фасетов с помощью фасетной формулы (при этом последовательность фасетов определяется по частоте обращения к этим фасетам на некотором множестве заданных задач);

· определяется количество подмножеств классификационных группировок, число которых определяется числом задач, обращающихся при своем решении к тем или иным фасетам.

Внутри фасета значения признаков могут просто перечисляться по некоторому порядку или образовывать сложную иерархическую структуру, если существует соподчиненность выделенных признаков.

Фасетную систему классификации удобно строить в виде таблицы. Названия столбцов соответствуют выделенным классификационным признакам (фасетам), обозначенным Ф1, Ф2,..., Фi,..., Фn. Для каждого объекта задается конкретная группировка фасетов структурной формулой, в которой отражается их порядок следования фасетов. При построении фасетной системы классификации необходимо, чтобы значения, используемые в различных фасетах, не повторялись.

Фасетная система классификации

Достоинства фасетной системы классификации:

· возможность создания большой емкости классификации, т.е. использования большого числа признаков классификации и их значений для создания группировок;

· возможность выбора признаков классификации независимо друг от друга.

· возможность простой модификации всей системы классификации без изменения структуры существующих группировок.

Недостатком фасетной системы классификации является сложность ее построения, так как необходимо учитывать все многообразие классификационных признаков.

Пример. Множество студентов института ИИТ.

Фасет форма обучение содержит значения: очная, вечерняя, заочная.

Фасет курс содержит значения: 1 курс, 2 курс, 3 курс ….

Фасет специальность содержит значения: ПИЭ, ПИМ.

Структурную формулу любого класса можно представить в виде:

Ks=(Форма обучения, курс, специальность)

Присваивая конкретные значения каждому фасету, получим следующие классы:

К1=(Очная форма обучения, 1 курс, ПИЭ);

K2=(Очная форма обучения, 2 курс, ПИМ);

К3=(Вечерняя форма обучения, 3 курс, ПИЭ) и т.д.

Форма обучения	Курс	Специальность
Очная	1 курс	ПИЭ
Заочная	2 курс	ПИМ
Вечерняя	3 курс
	4 курс
	5 курс
	6 курс

2. Понятия и основные системы кодирования экономической информации

Для полной формализации экономической информации недостаточно простой классификации, поэтому проводят следующую процедуру - кодирование.

Код - это условное обозначение объектов или группировок в виде знака или группы знаков в соответствии с принятой системой.

Кодирование - это процесс присвоения условных обозначений объектам и классификационным группам по соответствующей системе кодирования.

Система кодирования - это совокупность правил обозначения объектов и группировок с использованием кодов.

Код базируется на определенном алфавите (некоторое множество знаков). Число знаков этого множества называется основанием кода. Различают следующие типы алфавитов: цифровой, буквенный и смешанный.

Код повторения (мнемокод) - это буквенные или буквенно-цифровые коды, которые характеризуются тем, что в структуру кода переносят часть символьных обозначений объектов с целью повышения мнемоничности кода или для сокращения его длины.

Код характеризуется следующими параметрами:

длиной (L);

основанием кодирования (A);

структурой кода, под которой понимают распределение знаков по признакам и объектам классификации;

степенью информативности (I) , рассчитываемой как частное от деления общего количества признаков (R) на длину кода (L): I=R/L;

коэффициентом избыточности (Kизб), который определяется как отношение максимального количества объектов (Qmax) к фактическому количеству объектов (Qфакт): Kизб= Qmax/ Qфакт.

Можно выделить две группы методов, используемых в системе кодирования (рис.2.7), которые образуют:

классификационную систему кодирования, ориентированную на проведение предварительной классификации объектов либо на основе иерархической системы, либо на основе фасетной системы;

регистрационную систему кодирования, не требующую предварительной классификации объектов.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Регистрационные системы кодирования используются для однозначной идентификации объектов и не требуют предварительной классификации объектов. Различают порядковую и серийную систему.

Порядковая система кодирования предполагает последовательную нумерацию объектов числами натурального ряда. Этот порядок может быть случайным или определяться после предварительного упорядочения объектов, например по алфавиту. Этот метод применяется в том случае, когда количество объектов невелико, например кодирование названий факультетов университета, кодирование студентов в учебной группе.

Серийная система кодирования предусматривает предварительное выделение групп объектов, которые составляют серию, а затем в каждой серии производится порядковая нумерация объектов. Каждая серия также будет иметь порядковую нумерацию.

По своей сути серийная система является смешанной: классифицирующей и идентифицирующей. Применяется тогда, когда количество групп невелико.

Классификационные системы кодирования.

Классификационные системы кодирования применяются после проведения классификации объектов. Различают позиционные и комбинированные системы кодирования.

Позиционные системы кодирования используются для иерархической классификационной структуры. Суть метода заключается в следующем: сначала записывается код старшей группировки 1-го уровня, затем код группировки 2-го уровня, затем код группировки 3-го уровня и т.д. В результате получается кодовая комбинация, каждый разряд которой содержит информацию о специфике выделенной группы на каждом уровне иерархической структуры. Позиционная система кодирования обладает теми же достоинствами и недостатками, что и иерархическая система классификации.

Комбинированная система кодирования характеризуется тем, что часть признаков кодируются с использованием одной системы кодирования, а часть - с использованием другой.

Выбор конкретной системы кодирования зависит от объема кодируемой номенклатуры, ее стабильности, от задач, стоящих перед системой, и от показателей эффективности обработки информации при использовании какой-либо системы.

3. Состав и содержание операций проектирования классификаторов

Все классификаторы, разрабатываемые и используемые в ЭИС, имеют эталонную и рабочую формы.

Эталонная форма классификатора - это официальное издание классификатора на бумажном носителе, удобное для осуществления его ведения.

Рабочая форма классификатора - это весь классификатор или его раздел, занесенный на машинный носитель и удобный для обработки информации.

Весь процесс разработки системы классификаторов для ЭИС можно разбить на четыре этапа.

На первом этапе «Разработка ТЗ на проектирование» выполняется два вида работ:

1. Определение состава, назначения и сферы действия классификаторов, используемых в системе. Перечень классификаторов определяется на основе анализа реквизитного состава первичных и результатных документов и выделения всей совокупности реквизитов-признаков.

По назначению выделяют следующие виды классификаторов:

· для однозначной идентификации объекта;

· для передачи информации на расстояние по каналам связи;

· для поиска и логической обработки первичной информации с целью получения и выдачи результатной информации.

По сфере действия выделяют следующие виды классификаторов: общероссийские, межотраслевые, отраслевые, региональные и локальные.

2. Определение состава исходных данных и требований к разрабатываемым классификаторам. К исходным данным, используемым в процессе проектирования классификаторов, относятся:

состав задач, для которых разрабатывается классификатор;

состав объектов классификации и мощность исходного множества;

состав признаков классификации и число значений каждого признака.

Требования, предъявляемые к классификаторам:

полнота охвата объектов и признаков классификации;

согласованность признаков деления множеств объектов с алгоритмами обработки информации;

взаимная однозначность наименований объектов и их кодовых обозначений;

простота кодирования и возможность автоматизации процесса классификации и кодирования;

возможность увязки с другими классификаторами и системами обозначений.

На втором этапе «Разработка методических материалов проектирования», выполняется разработка основных критериев и принципов построения каждого классификатора.

Критерии построения классификатора:

критерий отнесения того или иного объекта к конкретному классифицируемому множеству;

степень охвата кодируемого множества объектов.

Принципы построения классификатора определяются структурой классификатора, т.е. количеством ветвей, выходящих из каждой классификационной группировки, количеством ступеней и числом уровней классификации.

Классификатор считается однородным, если на каждой ступени из каждой классификационной группировки выходит одинаковое количество ветвей.

Далее разрабатывается система взаимодействия классификаторов разных уровней и транслятор перехода от одного классификатора к другому.

Существуют следующие системы взаимодействия:

· система равноправных классификаторов характеризуется тем, что на каждом уровне управления используется свой классификатор, а для получения или передачи информации из внешней среды используется соответствующий транслятор. Недостаток: чем больше количество потоков информации на входе, тем больше трансляторов следует разработать.

· система приоритетных классификаторов применяется для предприятий одной отрасли. На каждом предприятии отрасли и на каждом уровне управления имеются локальные классификаторы. Обмен информацией осуществляется в терминах классификатора вышестоящего уровня. В результате уменьшается количество трансляторов, однако трудности возникают при передаче потоков информации между предприятиями, относящимися к разным отраслям.

· система классификаторов-посредников применяется при межотраслевом управлении. На каждом объекте любого уровня управления обработка ведется в терминах своего локального классификатора, а обмен - в терминах одного классификатора-посредника. Преимущество: необходимо создать только один транслятор для каждого предприятия.

· система единого классификатора для обработки информации на всех предприятиях возможна только гипотетически, но реально ее нельзя осуществить из-за необходимости кодирования всей информации, существующей в стране, используя очень громоздкие классификаторы.

На третьем этапе «Организация сбора и обработки исходных данных»:

· определяется перечень решаемых задач, использующих классификаторы;

· выделяются классифицируемые объекты;

· определяется состав признаков классификации и значения признаков;

· производится лингвистическая обработка этих данных (удаление синонимов, омонимов, антонимов и др.);

· производится согласование используемой терминологии в исходных данных с ГОСТами.

На четвертом этапе «Составление классификаторов и системы их ведения» осуществляется построение эталонной и рабочей формы классификатора и системы ведения классификатора,

Эталонный классификатор должен быть согласован, отпечатан типографским способом и распространен всем пользователям для кодирования информации первичных документов.

Рабочие классификаторы наносятся на машинные носители, передаются пользователям и заносятся в файлы справочников баз данных для выполнения процедуры автоматического заполнения машинных форм первичных документов и для раскодирования результатной информации, получаемой после ее обработки.

К задачам, решаемым системой ведения классификатора, относятся:

· актуализация классификатора, т.е. постоянное пополнение и изменение объектов классификации и кодирования;

· своевременное оповещение всех пользователей о происходящих изменениях;

· реструктуризация, или пересмотр структуры классификатора.

Все работы по проектированию классификаторов заканчиваются экспериментальной проверкой и внесением коррективов, утверждением, изданием и рассылкой классификаторов всем пользователям.

ТЕМА 6. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИС

1. Проектирование унифицированной системы документации

Основной компонентой информационного обеспечения ИС является система документации, применяемая в процессе управления экономическим объектом.

Документ - это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу.

Документ обладает следующими свойствами:

· полифункциональность, т.к. документ может выполнять функции регистрации информации о состоянии элементов и процессов, обработки, хранения передачи информации на расстояние;

· наличие юридической силы, которая обеспечивается присутствием подписей должностных лиц, подтверждающих достоверность содержащейся в документе информации.

Различают:

1. по степени официальности (документы утвержденной и неутвержденной формы);

2. по отношению к задаче (первичные документы, промежуточные и результатные документы);

3. по способу заполнения (документы ручного заполнения; полуавтоматического, при котором часть информации заносится в документ автоматически из справочников, а оставшаяся часть с помощью ручного набора на клавиатуре; автоматического получения, осуществляемого с помощью ЭВМ);

Система документации - это совокупность взаимосвязанных форм документов, используемых в процессе управления экономическим объектом.

Обработка документов в неавтоматизированных системах занимает более 40 % времени работников управления. Для того чтобы упростить систему документации проводят унификацию и стандартизацию документов.

Унификация документов выполняется путем введения единых форм документов, единых наименований показателей, единиц измерения и терминов.

Унифицированная система документации (УСД) - это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для оптимального управления некоторым экономическим объектом.

В процессе проектирования УСД можно выделить три этапа работ:

· построение новых форм документов;

· унификация всей системы документации;

· разработка инструкций и методических материалов, регламентирующих работу пользователей с системой документации.

Построение новых форм документов содержит 6 работ.

1. Определение состава результатных показателей зависит от того, какие формы документов проектируются (первичные или результатные). Состав документов выявляется после разработки всех постановок задач.

2. Определение состава первичных показателей выявляется полный состав первичных - исходных показателей, на базе которых рассчитываются результатные показатели, отражаемые в формах результатных документов.

3. Разбиение показателей по формам документов определяется содержание форм результатных документов и форм первичных документов. Разбиение показателей по формам осуществляется по семантической близости показателей (для первичных документов: например, цена, количество и стоимость определенного вида товара на определенную дату) и по их алгоритмической увязке (для результатных документов: оклад, РК, СН, итого начислено по каждому работнику, итого по подразделению, итого по всем подразделениям).

4. Выбор типа носителя для документа. Если документы первичные, то носителем является бумага формата А4 или А5. Если проектируются результатные документы, то тип и форма выдачи результатной информации зависят от характера решаемой задачи. Например, если решается прогнозная задача, то основным носителем будет экран ЭВМ, на который будут выданы графики, и бумажный носитель. При решении задачи оперативного управления основным носителем будет являться экран.

5. Определение способа нанесения информации в документы. Способ нанесения информации зависит от того, как считывается информация с первичного документа: визуальным способом или автоматическим. Если применяется автоматический способ считывания, то необходимо выбрать устройства считывания и типы шрифтов для нанесения информации в документ.

6. Проектирование форм документов зависит от типа проектируемого документа и будет рассмотрено ниже.

Унификация всей системы документации, включая вновь созданные и уже существующие. Составляется перечень документов по функциональным подсистемам, из первичных документов исключаются производные показатели и показатели, многократно вводимые в ЭВМ, вводится единая терминология путем составления словаря (тезауруса), устанавливаются единые единицы измерения, проводится классификация и кодирование документов.

Разработка инструкций и методических материалов: составление инструкций, описывающих правила заполнения, передачи, использования и хранения документов, схемы документооборота, отражающие все операции, выполняемые над документами, и подразделения, в которых они происходят, начиная от выписки и кончая сдачей их в архив.

2. Особенности проектирования форм первичных и результатных документов

Первичные документы предназначены для отражения процессов в материальной сфере деятельности предприятия.

При проектировании форм первичных документов должны учитываться следующие принципы:

отсутствие в первичных документах постоянной информации, для которой необходимо создание самостоятельных файлов;

отсутствие дублирования показателей в документах;

выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значений на документ, т.е. выделение однозначных и многозначных реквизитов;

выделение справочных, группировочных реквизитов и реквизитов-оснований;

логичность построения, т.е. старшие по объему понятий признаки должны предшествовать младшим (например, наименование предприятия ЃЁ наименование цеха ЃЁ номер участка);

согласование последовательности реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране ЭВМ и в файлах.

При проектировании первичных документов используют ряд типовых форм размещения реквизитов.

Существуют следующие формы размещения реквизитов: линейный, табличный, анкетный или комбинированный.

Линейная форма отличается тем, что в ней каждому типу реквизитов соответствует только одно значение этого реквизита, и они располагаются по горизонтали.

Анкетная форма используется также для однозначных реквизитов, но этот набор реквизитов располагается по вертикали.

Табличная форма используется для многозначных реквизитов, при этом в ней столбцы содержат типы реквизитов, а строки отражают значения типов.

Комбинированная форма применяются для первичных документов, имеющих однозначные и многозначные реквизиты. Она состоящит из трех зон:

I - заголовочная зона, предназначенная для однозначных реквизитов, включающая группу справочных и группировочных признаков, используемых при машинной обработке.

II-содержательная зона, включающая группу многозначных реквизитов, предназначенных для пользователя и для машинной обработки, и включающая группу справочных признаков, совокупность группировочных признаков и группу реквизитов-оснований.

III - оформительная зона, в которой, как правило, располагаются подписи должностных лиц.

В некоторые документы вводятся контрольные суммы, которые могут располагаться в последней графе или конце документа. Контрольные суммы используются для контроля ввода данных в ПК.

Реквизиты, переносимые на машинные НИ, должны быть по возможности сконцентрированы в одной части документа и обведены утолщенной линии.

Процесс разработки первичных документов выполняется в следующей последовательности.

Определение полного реквизитного состава каждого документа.

Установление логической соподчиненности реквизитов первичных документов.

Выбор формы размещения реквизитов.

Осуществление размещения реквизитов по выбранной форме.

Выполнение расчета размеров документа по вертикали и горизонтали с учетом размера полей.

Выбор формата бумажного носителя.

Построение эскиза документа соответствующей формы.

Выделение толстой линией реквизитов, переносимых на машинный носитель.

Редактирование шапок документов в соответствии со словарем-тезаурусом.

Результатный документ используется для осуществления процессов управления и должен отвечать следующим требованиям:

полнота информации, т.е. результатные документы должны содержать в себе первичные (исходные) и результатные показатели;

своевременность предоставления информации управленческому персоналу;

достоверность предоставляемой информации;

хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста папок документов);

отсутствие показателей, рассчитываемых вручную.

Можно выделить следующие принципы построения результатных документов:

выделение трех зон в документе;

разделение реквизитов на однозначные и многозначные;

выделение группировочных реквизитов, помещаемых во вторую зону документа, и размещение этих реквизитов в порядке убывания старшинства;

выделение реквизитов-оснований и размещение их в последовательности, противоположной той, в какой выстраиваются группировочные реквизиты, по которым рассчитываются итоги (т.е. от первичных оснований - к результатным, а среди результатных - размещение их в порядке возрастания старшинства итога);

если документ не размещается на одном стандартном листе, то выполнение разрыва строк и переноса оставшихся строк документа второй зоны вместе с реквизитами третьей зоны на другой лист, сохраняя размеры листов стандартными (при таком перенесении строк заголовки таблиц не переносятся, а переносятся только номера колонок).

Построение результатных документов должно выполняться в следующей последовательности.

Определение полного реквизитного состава документа.

Классификация реквизитов-признаков: на справочные и группировочные; реквизитов-оснований - на первичные и результатные, а результатных оснований - по степеням итогов.

Выбор формы документа (с одной или несколькими таблицами в содержательной части документа).

Размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненности.

Подсчет длины строки в табличной зоне с учетом пробелов между реквизитами и разделительных линий граф.

Если длина строки документа, т.е. его ширина, больше ширины листа (с учетом возможного уменьшения размеров шрифта), то перегруппировка реквизитов таблицы осуществляется с использованием следующих методов:

вынос итоговых колонок в итоговые строки;

перенос не уместившихся в листе колонок на новый лист с продолжением нумерации колонок (такие документы затем склеиваются).

При этом осуществляется выделение в правой части заголовочной зоны документа специальной области для служебных реквизитов (количество листов в документе, номер текущего листа, количество экземпляров, номер экземпляра).

3. Проектирование экранных форм электронных документов

Использование унифицированных форм документов не решает всех проблем, связанных с увеличением эффективности обработки данных. По статистике более 80% всех деловых документов приходится на долю бумажных форм. Обработка традиционных печатных форм - дорогостоящее дело (в мире в год - 50 млрд. дол).

Уменьшение потока бумажных форм на предприятиях возможно следующими способами:

· переход от бумажных форм документов к электронным;

· применение эффективных технологий извлечения данных из бумажных форм.

Электронная форма документа (ЭД) - это страница с полями, оставленными для заполнения пользователем.

Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора.

Электронная (безбумажная) технология - это работа с электронными формами, начиная с этапа заполнения и заканчивая этапом извлечения данных и их сбора в определенной базе данных.

Достоинства электронных форм:

· легко поддаются модификации (с помощью графических инструментов проектирования форм)

· включают интеллектуальные элементы, например, проверка правильности и целостности заполнения, автоматически вычисляемые поля, заполнение из справочников

Недостаток электронных документов:

· неполная юридическая проработка процесса подписи формы, т.е. использование электронной подписи с защитой формы от последующих изменений или различных видов биометрических подписей - от снятия уникальных характеристик обычной подписи через специальные устройства ввода до отпечатков пальцев и изображения лица.

Проектирование форм электронных документов, т.е. создание шаблона формы, обычно включает в себя выполнение следующих шагов:

создание структуры ЭД, которое заключается в рисовании линий, создании графических элементов (например, логотипов), т. е. подготовке внешнего вида с помощью графических средств;

определение содержания формы ЭД, т.е. выбор способов, которыми будут заполняться поля. Поля могут быть заполнены вручную или посредством выбора значений из какого-либо списка, меню, базы данных. В последнем случае дизайнер форм должен связать форму с базой данных.

Технология проектирования экранных форм:

1. Определение перечня макетов экранных форм:

· по каждой задаче проектировщик анализирует постановку задачи, в которой приводятся перечни используемых входных документов с оперативной и постоянной информацией и документов с результатной информацией.

· определяется, будут ли создаваться макеты под каждый документ или будет осуществляться интеграция полей нескольких входных документов в один макет.

В результате получается перечень макетов экранных форм входных и результатных документов.

2. Определение содержания макетов экранных форм:

Содержание макетов - это перечни полей, значения которых должны находиться в файлах с оперативной и результатной информацией и типы форматов этих полей. Определяется на основе анализа состава реквизитов первичных и результатных документов.

3. Выбор типа формы для каждого макета и проектирование их логической структуры. Под логическим проектированием макетов понимают распределение полей по зонам выбранной формы документа и определение последовательности полей в каждой зоне.

При построении макетов первичных документов используют комбинированную форму документа, максимально приближенную к той, которая была использована для построения самого документа.

При построении макетов документов с постоянной информацией применяют, как правило, анкетную форму расположения реквизитов, удобную для ввода и актуализации записей информационной базы.

Макеты, предназначенные для вывода на экран результатной информации, строятся по методике проектирования результатных документов, т.е. на основе использования комбинированной формы с трехзонным расположением реквизитов и многострочной содержательной частью.

4. Программирование разработанных макетов экранных форм и их отладка.

В процессе проектирования и программирования макетов необходимо выделить две части: информационную, предназначенную для собственно самого макета, и служебную для дополнительной информации.

Информационная часть должна отвечать следующим требованиям:

· иметь хороший обзор;

· не должна быть перегружена справочными реквизитами, значения которых следует выдавать на экран в виде списков;

· каждое поле должно быть снабжено подсказкой, которую следует выдавать на экран при неправильных действиях пользователя;

· должна быть обеспечена возможность исправления ошибок в наборе;

· продвижение указателя должно быть обеспечено в прямом и обратном направлении по вертикали и по горизонтали с возможностью экранной прокрутки всего документа;

· текущее время и дата должны проставляться автоматически;

· общий цвет информационной части должен быть спокойных тонов, не вызывающих усталости пользователя при многочасовой работе с ним;

· цвет полей, подлежащих вводу с клавиатуры, должен отличаться от цвета информационной части;

· цвет активного поля должен отличаться от основного цвета информационной части и от цвета этого поля в пассивном состоянии.

Служебная часть макета помещается в нижней части экрана и должна быть отделена от информационной части графически и цветом. Она предназначается для включения кнопок, с помощью которых пользователь может работать с этим макетом:

· производить откат на одно поле назад;

· отказываться от ввода;

· производить загрузку введенной записи в базу данных;

· выдавать на печать и т.д.

Кроме того, каждый макет должен иметь в этой части экрана инструкционную часть для пользователя со справочной информацией о порядке заполнения макетов и всех видах ошибок, которые могут возникнуть при работе с ними, и способами их исправления.

4. Понятие информационной базы, способы ее организации. Технология проектирования информационной базы

Основной частью внутримашинного информационного обеспечения является информационная база.

Информационная база (ИБ) - это определенным способом организованная совокупность данных, хранимых в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач.

В ИСЭ выделяют следующие типы файлов:

Входные файлы создаются с первичных документов для ввода данных или обновления базовых файлов.

Файлы с результатной информацией предназначаются для вывода ее на печать или передачи по каналам связи и не подлежат долговременному хранению.

К базовым файлам относят: основные, рабочие, промежуточные, служебные и архивные файлы.

Основные файлы должны иметь однородную структуру записей и могут содержать записи с оперативной и условно-постоянной информацией.

Оперативные файлы могут создаваться на базе одного или нескольких входных файлов и отражать информацию одного или нескольких первичных документов.

Файлы с условно постоянной информацией могут содержать справочную, расценочную, табличную и другие виды информации, изменяющейся в течение года не более чем на 40%, а следовательно, имеющие коэффициент стабильности не менее 0,6.

Файлы со справочной информацией должны отражать все характеристики элементов материального производства (материалы, сырье, основные фонды, трудовые ресурсы и т.п.). Как правило, справочники содержат информацию классификаторов и дополнительные сведения об элементах материальной сферы, например о ценах.

Табличные файлы содержат сведения об экономических показателях, считающихся постоянными в течение длительного времени (например, процент удержаний, отчислений и пр.).

Рабочие файлы создаются для решения конкретных задач на базе основных файлов путем выборки части информации из нескольких основных файлов с целью сокращения времени обработки данных.

Промежуточные файлы отличаются от рабочих файлов тем, что они образуются в результате решения экономических задач, подвергаются хранению с целью дальнейшего использования для решения других задач.

Служебные файлы предназначаются для ускорения поиска информации в основных файлах и включают в себя справочники, индексные файлы и каталоги.

Архивные файлы используются для восстановления информационной базы при разрушениях.

Организация хранения файлов в информационной базе должна отвечать следующим требованиям:

· полнота хранимой информации для выполнения всех функций управления и решения экономических задач;

· целостность хранимой информации, т.е. обеспечение непротиворечивости данных при вводе информации в ИБ;

· своевременность и одновременность обновления данных во всех копиях данных;

· гибкость системы, т.е. адаптируемость ИБ к изменяющимся информационным потребностям;

· релевантность ИБ, под которой подразумевается способность системы осуществлять поиск и выдавать информацию, точно соответствующую запросам пользователей;

· удобство языкового интерфейса, позволяющее быстро формулировать запрос к ИБ;

· разграничение прав доступа, т.е. определение для каждого пользователя доступных типов записей, полей, файлов и видов операми над ними.

Способы организации ИБ:

· совокупность локальных файлов, поддерживаемых функциональными пакетами прикладных программ:

Локальные файлы вследствие специализации структуры данных под задачи обеспечивают более быстрое время обработки данных. Недостатком является дублирование данных в информационной системе и, как следствие, несогласованность данных в разных приложениях, а также негибкостью доступа к информации.

· интегрированная база данных, основывающаяся на использовании универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных, т.е. системы управления базами данных (СУБД).

Централизация управления данными с помощью СУБД обеспечивает совместимость этих данных, уменьшение избыточности информации, соответствие данных реальному состоянию объекта, разделение хранения данных между пользователями.

Недостатки: необходимость усиления контроля вводимых данных, разграничение доступа и секретности данных.

Технология проектирования ИБ

1. Определение информационной потребности каждой задачи, которую составляют входные и результатные документы, в результате выполнения этой операции получают Перечень документов.

2. Составление списка файлов: выявляется полный состав файлов и проводится их классификация.

3. Определение содержания файлов, т.е. формирование состава полей записей файлов.

4. Определение характеристик файлов и получение таблицы характеристик файлов, включающей в себя: наименование файла; длину логической записи файла; количество логических записей; объем файла в байтах; частоту использования файла; периодичность обновления файла; объем обновлении файла в байтах; длительность хранения; тип носителя; объем занимаемой памяти.

5. Выбор носителей для каждого файла

ТЕМА 7. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ

1. Основные понятия и классификация технологических процессов обработки данных

Технологический процесс обработки экономической информации - это комплекс операций, выполняемых в определенной, начиная с момента сбора первичных данных и заканчивая передачей результатной информации пользователю для выполнения функций управления.

По отношению к ЭВМ все технологические процессы делятся на:

внемашинные - имеют подготовительный характер и связаны с получением первичной информации;

внутримашинные - связанны с хранением и обработкой полученной информации.

По типу обрабатываемой информации можно выделить процессы обработки:

цифровой;

графической;

текстовой;

мультимедийной информации;

знаний для экспертных систем.

По типу используемой аппаратной платформы:

технологические процессы, выполняемые на персональных ЭВМ;

в локальных вычислительных сетях;

в региональных вычислительных сетях;

в глобальных вычислительных сетях.

По типу режима обработки выделяют технологические процессы обработки данных:

выполняемые в пакетном режиме;

интерактивной (диалоговой) обработки;

в режиме разделения времени;

в реальном масштабе времени.

Технологический процесс состоит из совокупности технологических операций.

Технологическая операция - это совокупность действий по преобразованию данных, выполняемых непрерывно на одном рабочем месте.

По цели и месту выполнения можно выделить четыре класса операций.

Первый класс: операции получения первичной информации, отражающей содержание процессов, проходящих в цехах, на складах и т.д.

съем первичной информации, т.е. получение количественной характеристики показателей (например, количество отпущенных материалов);

регистрация первичной информации - нанесение всех реквизитов на какой-либо носитель;

сбор первичной информации - получение пакета сообщений, пачки документов или файла на машинных носителях;

передача первичной информации от места возникновения к месту обработки.

Операции данного класса выполняются в основном на рабочих местах (вне пунктов обработки информации), являются самыми трудоемкими (трудовые затраты на его выполнение составляют до 50 °/о всех работ), дорогостоящими и дают наибольший процент ошибок в получаемых данных.

Второй класс: операции ввода данных в ЭВМ.

прием, контроль и регистрация информации в пункте обработки первичной информации,

ввод данных в ЭВМ,

контроль ошибок и загрузка в ИБ,

ведение ИБ.

Данный класс также характеризуется высокой трудоемкостью (до 40% трудоемкости всего процесса) и множеством допускаемых ошибок. В современных системах обработки данных операции первого и второго классов совмещаются, т.е. в процессе съема и регистрации первичной информации одновременно осуществляется ввод данных в ЭВМ.

Третий класс: выполнение обработки данных ИБ по алгоритмам и получение результатной информации. Данный класс характеризуется наибольшей степенью автоматизации процессов, наименьшей трудоемкостью (5% трудоемкости всех процессов) и наименьшим количеством допускаемых ошибок.

Четвертый класс: обеспечение достоверности и высокого качества результатной информации.

· анализ и контроль полученных результатных документов;

· выявление и исправление ошибок по причине неправильности введенных исходных данных, сбоев в работе машины, ошибок пользователя, оператора или программиста.

Трудоемкость данного этапа составляет до 5% трудоемкости всех процессов. Обычно этот класс операций выполняется при сложной аналитической обработке данных.

По стадии выполнения операции делятся на подготовительные, основные и заключительные.

В свою очередь основные технологические операции по выполняемой функции в технологическом процессе можно разделить:

· на рабочие операции, среди которых по характеру обработки выделяют активные (связанные с логическим или арифметическим преобразованием информации) и пассивные (например, операции ввода-вывода).

· контрольные.

Контрольные операции могут принадлежать к определенному методу организации контроля и объединяются в группы по следующим признакам:

по времени выполнения: предварительный контроль, текущий контроль, заключительный контроль;

по степени охвата контролем рабочих операций: пооперационный контроль и контурный контроль, охватывающий несколько рабочих операций;

по принципам организации выделяют контроль, организованный по принципу дублирования работ (например, метод двойного файла), принципу информационной избыточности (например, метод контрольных сумм), принципу логической или арифметической увязки показателей (например, балансовый метод).

2. Показатели оценки эффективности технологических процессов

При выборе варианта технологического процесса обработки экономической информации используют две группы показателей оценки эффективности:

показатели достоверности получения и обработки информации

показатели трудовых и стоимостных затрат на проектирование системы и обработку информации.

Для достижения высокой достоверности обработки и получения результатной информации требуется организовать систему контроля за достоверностью обработки информации. Для разработки такой системы необходимо проанализировать частоту возникновения ошибок. С этой целью надо собрать статистику ошибок по следующим направлениям:

по видам решаемых задач: например, аналитические, плановые, статистические, учетные;

по видам ошибок, связанных с состоянием первичных документов, с переносом данных на машинные носители, с обработкой в ЭВМ, с контролем и выпуском результатных документов;

по причинам возникновения ошибок: небрежность пользователей и плохое освоение операций по вводу информации в ЭВМ, вина исполнителя документов, ошибки в проекте и др.

Показатель достоверности обработки информации (D) может быть рассчитан по следующей формуле:

D=1-P

Где P - вероятность появления ошибки;

P=N/Q;

N - количество ошибочных действий, допущенных на множестве Q;

Q - общее количество действий.

Поскольку обычно используется ограниченная выборка по величинам Q, и N, то для оценки достоверности технологических процессов используют показатель частоты появления ошибок:

f = ?N/?Q

где ?N - число ошибок, допущенных на множестве ?Q;

?Q - величина доступной выборки общего количества действий.

Коэффициент исходной недостоверности технологического процесса, характеризует надежность используемой техники и квалификацию работников, и показывает количество ошибок, приходящееся на одно действие (Kинд):