Внедрение системы электронного документооборота

Внутри разделов карточки расставляются по входящему регистрационному номеру и хронологии. Исключение составляют карточки на распорядительные документы (постановления, распоряжения Правительства Москвы и Мэрии, приказы, указания,), которые расставляются по порядку собственных номеров.

До исполнения документа в справочной картотеке хранится 2-й экземпляр регистрационной карточки. После исполнения документа ставится в картотеку 1-й экземпляр регистрационной карточки с отметкой об исполнении.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения. Такие картотеки ведутся в Канцелярии и структурных подразделениях.

Порядок регистрации и отправления исходящих документов

Подписанные руководством ОАО «Шёлковый путь» документы в тот же день должны сдаваться в Канцелярию для регистрации и отправки.

Разрыв во времени между днем подписания и днем передачи документа на отправку не должен превышать одного дня (за исключением случаев, когда документ подписывается во второй половине дня в пятницу).

Перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяется правильность его оформления:

· наличие бланка, подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе;

· наличие заголовка к тексту, номера и даты документа, на который дается ответ;

· правильность адресования;

· наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ (если это ответ на поступившее письмо);

· наличие печати, в тех случаях, когда она полагается. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

Если документ направляется в несколько адресов, на отправку сдается столько экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки всем адресатам и один экземпляр копии.

После проверки оформления документ регистрируется в журнале и на всех экземплярах документа проставляется исходящий номер по порядку.

Исходящий номер состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего ответ, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера.

На копии исходящего документа в правом верхнем углу ставится заверительный регистрационный штамп.

Зарегистрированные документы конвертуются в Канцелярии, на конвертах надписываются почтовые адреса.

Корреспонденция сдается на отправку в отделение связи или доставляется кольцовкой.

Заверенные копии отправленных документов в тот же день передаются в соответствующие подразделения исполнителям для подшивки в дела.

Учет объема документооборота

Рациональная организация делопроизводства предполагает точный учет объема документооборота.

Канцелярия раздельно ведет учет количества документов, поступивших в Аппарат управления ОАО «Шёлковый путь» и отправленных, учет внутренних документов (приказов, докладных записок, отдельных заданий генерального директора, договоров), а также обращений граждан.

Отдельно подсчитывается тираж размножения.

Наиболее точные данные об объеме документооборота достигаются путем ежедневного подсчета документов.

В документооборот организации входит количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени. При определении объема документооборота раздельно подсчитывается количество подлинных документов и через дробь количество экземпляров (копий), изготовленных средствами оперативного размножения.

Организация контроля за исполнением документов

Общие требования

Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляет Канцелярия Аппарата управления АО «бла-бла».

Контроль по существу решения вопросов осуществляют руководители структурных подразделений.

Контроль за исполнением документа ведется с момента постановки его на контроль.

В случае задержки исполнения документа, исполнитель обязан не позднее чем за два дня до наступления установленного срока обратиться к руководителю, давшему поручение, с обоснованной служебной запиской о продлении срока исполнения.

При условии продления срока исполнения руководитель указывает новый срок. Об изменении срока исполнитель должен сообщить в Канцелярию.

Не допускается продление срока, если исполнитель обратился к руководителю в день наступления срока, а также при подписании ответа по документу, срок исполнения которого истек.

Если исполнение документа поручено нескольким подразделениям и ответственный не указан конкретно, то организующую роль исполняет и несет ответственность подразделение, указанное первым. Соисполнители обязаны представить ответственному за исполнение все необходимые материалы в согласованные с ним сроки.

Исполнитель отвечает за исполнение документа вплоть до отправки его по назначению. Передача проекта ответа на подпись или на визу не дает основания считать документ исполненным.

Проект ответа должен даваться на подпись не позднее, чем за день до наступления установленного срока исполнения.

Полностью исполненный документ снимается с контроля только с разрешения лица, поставившего его на контроль.

Ежедневно работник Канцелярии, ведущий контроль, просматривает карточки и сообщает исполнителям о приближении или наступлении срока исполнения документов, направляя им сводки-напоминания.

Напоминание о приближении срока исполнения делается за 3 Дня до установленной даты исполнения.

Данные о ходе исполнения документа, полученные от исполнителя, фиксируются в контрольной регистрационной карточке в Канцелярии.

Исполнитель обязан дать работнику, ведущему контроль, точный ответ на все вопросы, связанные с ходом исполнения документа.

Ежемесячно (по состоянию на 20 число каждого месяца) Канцелярией для доклада руководству составляется статистическая сводка по исполнению документов, поступивших в Аппарат управления ОАО «Шёлковый путь».

Сроки исполнения документов

Срок исполнения документов исчисляется в календарных днях с даты подписания (утверждения), а поступивших из других организаций в календарных и рабочих днях с момента поступления в Канцелярию.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Индивидуальные сроки могут быть указаны в самих поступивших документах или установлены руководством ОАО «Шёлковый путь». При определении продолжительности срока следует учитывать сложность вопросов, содержащихся в документе, и практические возможности.

Индивидуальные сроки фиксируются также в резолюции руководителя.

Если в поступившем из органа государственной власти документе указан срок, к которому предполагается получить ответ, устанавливать более длительный срок не допускается.

Если в документах и резолюциях руководства срок исполнения не указан, документы должны исполняться в типовые сроки.

Если исполнение документа попадает на нерабочие дни, то днем исполнения документа считается первый рабочий день.

Предпосылки для введения системы электронного документооборота:

· Высокое территориальное рассредоточение подразделений предприятия;

· Большой поток корреспонденции для большого числа оконечных адресатов;

· Интенсивный внутренний обмен информацией;

· Жесткие временные рамки в рассмотрении корреспонденции, обусловленные видом деятельности предприятия (обеспечение услугами связи населения);

· Достаточно хорошо сформированная внутренняя инфраструктура передачи информации (имеется корпоративная сеть передачи данных, локальные сети для отдельных подразделений, хорошо отлаженная методика документооборота);

· Достаточное обеспечение средствами вычислительной и оргтехники;

· Высокий уровень технической грамотности работников.

Схема планируемого внутреннего обмена информацией

Форма для учета входящей корреспонденции

Дата регистр	Вход индекс докумен	Исход индекс отправителя	Дата регистр отправл	На номер	Отправитель	Краткое содержание	Резолюция	Исполнители	Примеч

Форма для учета исходящей корреспонденции

Дата регистра ции	Исходящий индекс документа	На номер	Корреспон	Краткое содержание	Виза	Исполнители	Примечания

Форма учета карточек на документы

Присво енный индекс карточки	Дата регистра ции	Входящ индекс	Отправитель	Краткое содержание	Резолюция	Исполнители	Срок исполнения	Дата закрытия	Информация об ответе	Примечания

Технологическая схема осуществления электронного документооборота

· Рабочая станция управления электронным документооборотом, отвечающая за распределение и систематизацию информации

· Модем, глобальная или корпоративная сеть, сервер электронной почты

· Файл-сервер сети

· Сканер

· Локальная сеть

· Электронные носители

· Клиентская рабочая станция

· Сетевой принтер

Пояснения к технологической схеме осуществления электронного документооборота

Первый этап - получение информации

Пути поступления данных:

· данные поступают в электронном виде путем передачи по компьютерным сетям внутреннего или общего пользования;

· данные поступают в электронном виде путем переноса на любых электронных носителях

· данные поступают в виде бумажных, пленочных или иных нецифровых носителях. Перед переходом ко второму этапу производится перевод информации в электронную форму, пригодную для использования в системе электронного документооборота (например, сканирование и распознавание бумажных документов).

Второй этап - предварительная обработка

Предварительная обработка поступивших данных производится оператором или администратором системы электронного документооборота. Она подразумевает под собой классификацию поступивших данных, их упорядочивание, регистрацию в каталогах и/или базах данных системы, размещение ее на общедоступных ресурсах (например, файл-серверах). Затем в системе определяются права доступа к данной информации и пути ее дальнейшей передачи, а также, присвоение ей определенного статуса срочности и секретности, устанавливается определенный алгоритм ответной реакции на данную информацию, т.е. задаются ожидаемые сроки ответа и его форма.

Третий этап - распределение информации

На данном этапе возможно множество вариантов дальнейших действий. Вот наиболее популярные из них:

1. Размещение информации на доступном ресурсе с извещением оконечного пользователя, которому она предназначена, о ее поступлении и месте ее нахождения (классический вариант данной схемы предполагает размещение данных на файл-серверах или серверах баз данных с отправлением извещения пользователю информации по корпоративной электронной почте. При этом пользователь уже имеет необходимые права доступа к ресурсам, на которые файл был помещен). Данный вариант пользуется большой популярностью, т.к. здесь предусматривается более высокая степень безопасности информации, поскольку ее передача не идет по незащищенным каналам и практически исключена возможность ее порчи, перехвата, потери или искажения. Кроме того, уже заранее предусмотрена политика безопасности и распределения прав, и существует больше возможностей контроля ее использования и передачи;

2. Непосредственная рассылка данных пользователю (например, по электронной почте с вложениями; прямая передача по сети с использованием протоколов обмена файлами - FTP, TCP/IP);

3. Публикация ее на сети в виде web-страниц на корпоративном сайте/интернет - узле. Данный метод пользуется популярностью в компаниях с высокой степенью тереториального распределения. При этом имеются широкие возможности разграничения доступа к опубликованной информации (классические методы авторизации, использование цифровой подписи, шифрования и т.д.)

Четвертый этап - обработка данных оконечными пользователями

На данном этапе происходит непосредственная работа с информацией: она модифицируется, переводится в другие форматы, используется в виде источников для генерации новой информации, размножается, пересылается следующему пользователю.

Все это происходит на рабочих станциях пользователей, с использованием имеющихся на них специализированных для подобных целей пакетов прикладных программ сторонних производителей ПО или непосредственно интегрированных в программную среду системы документооборота.

Пятый этап - архивирование информации

На данном этапе происходит перемещение редкоиспользуемой, неактуальной или отработанной информации в каталогизированные архивы. Этот этап жизненно необходим для любой организации, поскольку при интенсивном документообороте полезная информация зачастую теряется на фоне отработанной, накапливающиеся неиспользуемые данные занимают полезное пространство на накопителях пользователей, теряется наглядность при работе с данными, создается их чрезмерная избыточность, возникает путаница между множеством версий одного и того же документа, по ошибке стирается полезная информация, вместо ненужной.

Решить данную проблему возможно только своевременно перемещая ненужную на данный момент информацию в сжатом виде на отдельные носители, предварительно отобрав файлы с правильными версиями, структурировав и занеся их в учетный каталог. При этом важно сохранить доступность данных для пользователя и обеспечить легкий поиск необходимой информации в созданных архивах.

3.Техническое решение для организации системы документооборота в ОАО «Шёлковый путь»

Перечень необходимого для реализации проекта оборудования:

1. Сервер и оборудование локальной вычислительной сети (имеется);

2. Рабочие станции оконечных пользователей (имеется);

3. Факс-модем (имеется);

4. Сканер (имеется);

5. Рабочая станция управления электронным документооборотом (имеется);

6. Сервер внутренней электронной почты (может быть параллельно поднят на сервере с другим целевым использованием);

7. Файл-сервер сети (имеется);

8. Сервер базы данных системы электронного документооборота (может быть параллельно поднят на сервере с другим целевым использованием, если не предполагается слишком интенсивной нагрузки и позволяет вычислительная мощность оборудования)

9. Сетевой принтер (имеется).

Перечень необходимого для реализации проекта программного обеспечения:

1. Программное обеспечение системы электронного документооборота (предлагается продукт компании DIRECTUM);

2. ПО для корпоративной почты: Microsoft Exchange Server (или похожее от других производителей);

3. ПО необходимое для управления локальной сетью (имеется);

4. Пакеты прикладных программ пользователей (имеется);

5. Программа для распознавания сканированных изображений - ABBYY Fine Reader (или аналогичное от другого производителя);

6. MS SQL Server 2000.

В качестве программного обеспечения системы электронного документооборота предлагается использовать продукт компании «DIRECTUM».

Компания DIRECTUM специализируется на разработке и продвижении программного обеспечения в области корпоративного электронного документооборота. Основной продукт компании - Корпоративная система электронного документооборота DIRECTUM - разработан на базе инструмента разработки IS-Builder, выпускаемом НПО «Компьютер».

Корпоративная система электронного документооборота DIRECTUM основывается на использовании современных методов работы с документами:

· моментальный доступ к документам всем сотрудникам, кому это необходимо для выполнения своих обязанностей (в пределах полномочий);

· совершенствование системы коммуникаций между сотрудниками с использованием не только вертикальных (руководитель - подчиненный), но и горизонтальных (сотрудник - сотрудник) связей;

· накопление корпоративных знаний в ходе работы.

В системе выделены три модуля: «Управление электронными документами», «Управление деловыми процессами» и «Канцелярия». Для контроля движения и исполнения документов могут строиться различные схемы взаимодействия модулей. Это зависит от сценариев перемещения документов, принятых в организации, а также уровня автоматизации участников документооборота. Все механизмы, предоставляемые каждым модулем, могут использоваться в различных комбинациях «бумажных» и «электронных» этапов работы с документами. При этом традиционное «бумажное» делопроизводство гармонично вписывается в «электронный» документооборот организации с развитыми горизонтальными связями.

Управление электронными документами

Модуль «Управление электронными документами» системы DIRECTUM обеспечивает создание, хранение, поиск, изменение различных неструктурированных документов (тексты MS Word, электронные таблицы MS Excel, рисунки Visio и CorelDraw, звуки, видео и пр.). Одно из основных понятий, которым оперирует DIRECTUM, является электронный документ. Каждый электронный документ состоит из текста (содержимого электронного документа) и карточки - формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (автор, тип документа, дата создания, корреспондент и т.д.), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов. Для организации хранения документов используются папки, в которые помещаются ссылки на электронные документы и другие папки.

Организация хранения документов

Хранение документов в системе DIRECTUM организовано таким образом, чтобы облегчить их сохранность и быстрый поиск.

Размещение всех документов в едином информационном пространстве базы данных SQL сервера избавляет каждого пользователя от проблем поиска и доступа к документам, созданным другими пользователями в своих локальных каталогах.

В то же время, используя папки сетевой структуры, каждый пользователь может организовать удобную лично ему иерархию. Это возможно благодаря разграничению прав доступа к документам и тому, что в папку помещается только ссылка, а не сам документ, в результате чего один документ (папка) может «лежать» в двух или более папках, а может не лежать ни в одной папке.

Возможности поиска документов

Функция поиска документов в системе, безусловно, не ограничивается только организацией структуры папок. DIRECTUM позволяет быстро находить нужные документы по заданным реквизитам карточки, а полнотекстовый поиск позволяет найти электронный документ по содержимому текста с учетом всех грамматических форм слов на основе морфологического анализа.

Имеется также возможность осуществлять специализированный поиск электронных документов, используя:

1. специально сохраненный (предопределенный) поиск «Мои последние измененные документы»;

2. возможность задания для любого документа связанных документов по смыслу или логике и перехода от одного связанного документа к другому.

Работа с содержанием документа

DIRECTUM позволяет использовать любые программы для создания и редактирования электронных документов MS Word, MS Excel, AutoCad, CorelDraw, Visio и др.

Для быстрого автоматического создания электронных документов, имеющих одинаковый внешний вид, начальное содержимое текста документа может быть определено шаблоном. Например, «Исходящее письмо», «Договор поставки», «Коммерческое предложение» и т.п.

Функция импорта документов позволяет легко занести документ в архив из любого файла операционной системы. Кроме того, существует возможность сохранения документа в DIRECTUM непосредственно из приложений MS Office (в меню «Файл» появляется пункт «Отправить в DIRECTUM»).

Используя возможность хранения произвольного количества версий документов, можно сохранить историю изменения содержания документа (например, в процессе согласования) и в любой момент вернуться к любой из версий. Каждая версия электронного документа в системе DIRECTUM имеет стадию жизненного цикла: в разработке, действующая, устаревшая, что визуально отображается цветом.

Обеспечение конфиденциальности документов

Конфиденциальность документов, хранящихся в системе DIRECTUM, обеспечивается следующими возможностями:

1. контроль и настройка прав доступа на каждый документ/папку (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа) обеспечивает защиту от несанкционированного доступа;

2. протоколирование всех действий пользователей позволяет быстро восстановить историю работы с документом и проконтролировать такие действия над документом, как просмотр, изменение, выписка копии и пр.

Электронно-цифровая подпись

Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа после его подписания. С помощью ЭЦП возможно подписать любую версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись. Список пользователей, которым разрешено подписывать документы данного вида, задается для каждого вида электронных документов.

ЭЦП, реализованная с использованием MS CryptoAPI, позволяет системе DIRECTUM интегрироваться с различными системами криптозащиты информации, в том числе сертифицированными ФАПСИ.

Организация коллективной работы с документами

При одновременной работе большого количества пользователей в едином информационном пространстве возникает проблема одновременного редактирования одного документа двумя или более пользователями. Для решения этой проблемы в системе DIRECTUM предусмотрен специальный механизм, предотвращающий возникновение данной ситуации (редактировать документ может только один пользователь, остальные в это время могут его только просматривать).

DIRECTUM позволяет также работать с отдельными документами в автономном режиме (например, забрать файл домой, поработать, потом возвратить). Для этого есть возможность выписки документа из системы и возврата, а также блокировки документа на время его выписки.

Управление деловыми процессами

Кроме работы с документами, Корпоративная система электронного документооборота DIRECTUM предназначена для автоматизации взаимодействия между сотрудниками в ходе бизнес-процессов. Это могут быть, например, следующие процессы:

· подготовка и согласование документов;

· учет и контроль исполнения устных и письменных распоряжений (резолюций) руководства;

· регистрация входящих и исходящих документов;

· вынесение на обсуждение предложений сотрудников любого уровня и т.д.

В терминах системы DIRECTUM в основе любого взаимодействия двух или более сотрудников всегда лежит какая-либо задача, т.е. некоторый объем работ, определяемый инициатором, который нужно выполнить. В процессе решения задачи, в рамках нее появляются задания для каждого из исполнителей задачи. Последовательность выполнения исполнителями заданий по задаче определяет маршрут, задаваемый инициатором.

Постановка задачи и итоги выполнения заданий задаются в виде текста, комментариев и, возможно, с помощью прикрепленных ссылок на электронные документы или записи справочников системы DIRECTUM.

Возможности маршрутизации

При назначении исполнителей инициатор оперирует списком пользователей и группами пользователей.

Маршрутизация для выполнения задачи может быть параллельной или последовательной. Кроме того, в процессе выполнения заданий исполнители могут создавать подзадачи, тем самым организуется древовидная структура задачи.

По итогам выполнения всех заданий, если это необходимо, задача возвращается к инициатору, и он осуществляет ее приемку (контроль) и, при необходимости, отправляет на доработку.

Для задачи могут указываться также наблюдатели - условно-пассивные участники задачи, которые не является исполнителями, но, тем не менее, получают информационные сообщения по ходу выполнения задачи и, по желанию, могут вмешаться в процесс ее выполнения.

Управление процессом выполнения задачи

Управление деловыми процессами подразумевает не только выдачу заданий сотрудникам и определение последовательности их выполнения, но и контроль за ходом выполнения задания.

Каждая задача имеет контрольный срок - дату, до которой задача должна быть выполнена. Если задача не выполнена до контрольного срока, она автоматически помечается как просроченная (выделяется красным цветом).

Инициатор задачи (или его руководитель) в любой момент времени может определить исполнителей, задерживающих выполнение работы, и принять соответствующее решение:

· изменить схему движения документов для ускорения;

· назначить замещающего в случае отсутствия исполнителя;

· прерывать выполнение задания в случае, когда работу необходимо приостановить или отложить (чтобы продолжить в нужный момент) и т.п.

Типовые маршруты

Для определения процессов, подлежащих жесткой регламентации или просто часто повторяемых, могут быть настроены типовые маршруты.

С помощью типового маршрута можно автоматически заполнять любые поля задачи (в т.ч. список исполнителей, текст задачи), считывать информацию из вложений и связанных объектов (задач, подзадач, электронных документов и справочников системы DIRECTUM и т.д.).

Работа с вложениями

К задаче может быть привязано любое количество произвольных вложений: электронных документов и записей справочников системы DIRECTUM, что обеспечивает удобное открытие документов, связанных с выполнением работ по задаче непосредственно из задания, полученного исполнителем.

Возможность создания задачи с вложением текущего документа позволяет удобно инициировать процесс, связанный с этим документом (например, отправить документ на согласование).

Анализ данных о выполнении заданий

Неотъемлемой составляющей управления предприятием является также накопление и анализ данных о выполнении заданий.

Построение различных отчетов помогает анализировать загрузку персонала, контролировать исполнительскую дисциплину и пр.

Накопление знаний и опыта (например, сохранение переписки по согласованию или разработке документа) позволяет избежать повторения ошибок, и обосновать принятые решения.

В дальнейшем поиск по архиву задач (в т.ч. по содержанию текста задач) позволяет найти конкретное задание, чтобы, например, проанализировать выполнение аналогичных заданий или использовать их для обучения новых сотрудников.

Канцелярия

Если модули «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами» нацелены на «безбумажную» технологию работы с документами и предназначены для всех сотрудников организации, то модуль «Канцелярия» предназначен для работы именно с бумажными документами. Тем более, что большинство документов, имеющих юридическую силу, оформлены в бумажном виде и такое положение вещей будет оставаться еще достаточно долго.

Как правило, нагрузка по обеспечению «бумажного» документооборота и контроль исполнения поручений ложатся на делопроизводственные службы организации: канцелярию, общий отдел, службу контроля исполнения документов, а также на ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. Именно для них и предназначен модуль «Канцелярия». И, естественно, этот модуль облегчает выполнение рутинных операций по обработке бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ, на которых базируется традиционная российская технология делопроизводства:

1. единая регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек;

2. регистрация местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа: рассмотрение руководства, согласование проекта документа, исполнение и т.д.;

3. осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;

4. списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

5. быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов;

1. получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.

Ведение номенклатуры дел

Одно из важных требований ГСДОУ и архивного хранения - ведение номенклатуры дел. Утвержденный состав номенклатуры дел организации заносится в специальный справочник системы.

Для каждого дела задается произвольный способ автоматической нумерации документов внутри дела, кроме того, можно задать сквозной порядок нумерации для группы дел. Он может включать в себя код подразделения, код номенклатурного дела, а также любой другой необходимый реквизит.

При подготовке документов для передачи в архив, по каждому номенклатурному делу можно распечатать обложку дела, а также опись документов дела, что значительно сокращает время на подготовку документов для архивного хранения.

Регистрация документов

Для регистрации документов используются регистрационно-контрольные карточки (РКК), которые содержат все первичные данные (корреспондент, дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки и т.д.), а также необходимую информацию о состоянии любого бумажного документа организации (местонахождение, состояние исполнения и т.д.). Для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям.

В связи с тем, что в организации регистрация документов не всегда ведется централизованно, в системе используются места регистрации - то есть рабочие места секретарей и работников канцелярии. Каждое место регистрации может обслуживать одно или несколько подразделений. По местам регистрации возможно разграничение прав доступа к данным.

При перемещении документа между подразделениями, на каждом месте регистрации может заводиться своя РКК. Таким образом, появляется цепочка РКК, по которой можно отследить движение бумажного документа не только между сотрудниками внутри подразделения, а также и между подразделениями.

Кроме того, через РКК осуществляется взаимосвязь зарегистрированных документов системы между собой: «В ответ на», «Во исполнение» и т.д.

Процедура регистрации проста и заключается в заполнении необходимых полей РКК, при этом регистрационный номер присваивается автоматически.

При регистрации непосредственно из РКК возможно занесение отсканированного (электронного) документа в модуль «Управление электронными документами» с автоматическим присоединением его к РКК.

По данным РКК распечатываются журналы входящих и исходящих документов, а для исходящих документов можно автоматически сформировать и распечатать наклейку на конверт.

Движение и исполнение документов

После регистрации входящий документ проходит этапы рассмотрения, вынесения резолюции, постановки на контроль и исполнения документа. При этом дальнейшая работа исполнителей с документом может вестись полностью в электронном виде. Это значительно сокращает затраты времени исполнителей и предотвращает случайную потерю оригинала.

В зависимости от стиля работы руководителя, документ рассматривается или в бумажном, или в электронном виде.

На основании резолюции, вынесенной руководителем, документ может быть поставлен на контроль с назначением исполнителей поручений и сроков.

Для исполнителей, которые работают с модулем «Управление деловыми процессами», секретарь или сам руководитель может быстро создать задачу прямо из РКК. Работа с задачами позволяет максимально полно использовать возможности системы по контролю исполнения поручений:

· фиксируется полная переписка по исполнению поручений;

· возможна отправка на доработку;

· гибкая маршрутизация и т.д.

В последствии, по задачам, связанным с РКК, можно быстро воссоздать историю работы над документом, процедуру согласования, обоснование принятого решения.

Если же модуль «Канцелярия» используется самостоятельно, все поручения, выданные исполнителям, фиксируются секретарем в РКК документа, после чего отслеживается их своевременное исполнение. При этом для неавтоматизированных пользователей поручения можно распечатать.

При работе с электронными документами все перемещение документов осуществляется через задачи, но когда возникает необходимость воспользоваться бумажным оригиналом, на специальной закладке РКК фиксируется местонахождение бумажного документа в любой момент времени.

По тем же принципам строится и работа с исходящими и внутренними документами.

Поиск и анализ информации

С момента регистрации любого документа в системе, можно найти как его регистрационную карточку, вместе с информацией о местонахождении и ходе исполнения документа, так и сам электронный документ.

Система осуществляет поиск по регистрационным номерам, корреспонденту, автору резолюции, а также по всем реквизитам РКК и их произвольному сочетанию.

Кроме того, можно использовать аналитические отчеты: Документы на рассмотрении, Просроченные поручения, Документы, подлежащие возврату и т.д.

Администрирование и настройка системы DIRECTUM

Система DIRECTUM построена на базе инструмента разработки информационных систем IS-Builder и использует в качестве сервера баз данных Microsoft SQL Server 2000. Благодаря этому DIRECTUM обладает высокой масштабируемостью, надежностью и имеет широкие возможности администрирования и адаптации системы под нужды конкретной организации.

Возможности администрирования

Информационная безопасность системы DIRECTUM обеспечивается за счет гибкого регулирования прав доступа к данным и автоматизированного контроля за целостностью данных, а также протоколированием работы всех пользователей.

В состав системы входят утилиты администратора, позволяющие управлять пользователями, группами пользователей (добавлять, настраивать права и т.д.), управлять серверной частью системы DIRECTUM, процессом обмена данными при репликации.

Помимо указанных утилит существуют агенты администрирования, на которые возлагается выполнение единообразных, регулярно выполняемых действий (запуск агента репликации, резервное копирование базы данных, обновление полнотекстового индекса и т.д.), что значительно облегчает администрирование системы.

Возможности адаптации системы

Специалистам, осуществляющим поддержку информационной системы, может предоставляться инструмент разработки IS- Builder. Использование этого средства позволяет адаптировать DIRECTUM к специфическим нуждам организации, развивать функциональность системы и её интеграцию с другими системами, в том числе силами программистов заказчика. С помощью инструмента IS-Builder, в DIRECTUM возможна гибкая настройка для каждого типа электронных документов своего вида карточки (состав реквизитов, форма, бизнес-логика). Для этих целей можно использовать поля различных типов (числовые, строковые, в том числе и поля из справочников), элементы форм (табличные части, закладки, разделы); настраивать логику поведения карточки (автозаполнение полей и вычислений на полях, например, специальная автонумерация документов или проверки корректности заполнения карточки).

При необходимости интеграции с финансово-учетными и ERP-системами, с помощью IS-Builder возможно решение следующих задач:

· использование единых справочников, как в учетной системе, так и в системе DIRECTUM (например, справочники организаций, подразделений и пр.);

· привязка электронных документов к записям учетной системы (например, быстрое обращение от записи договора в учетной системе к его тексту, протоколам, актам и пр. в DIRECTUM);

· сохранение получаемых отчетов учетной системы как отдельных документов в системе DIRECTUM.

Кроме того, существуют богатые возможности по настройке отчетов, формируемых в Word и Excel.

Территориально-распределенная работа системы

Существует два способа организации территориально-распределенной работы системы DIRECTUM: с помощью сервера репликации данных и с помощью сервера WEB-доступа.

Сервер репликации используется, как правило, для организаций, имеющих несколько удаленных локальных сетей, где необходим постоянный оперативный доступ к данным системы. Механизм репликации позволяет выстраивать иерархию серверов системы DIRECTUM, назначать различные условия выборки передачи данных, что позволяет поддерживать информацию в актуальном состоянии, в то же время снижая объемы и время обмена данными. Обмен данными между серверами осуществляется в режиме сеансов связи (off-line) с произвольным способом передачи данных (электронная почта, прямое соединение, передача на диске).

Для компаний, сотрудникам которых часто приходится работать за пределами офиса и которым необходим доступ к актуальным данным, например, во время командировок, разработан сервер WEB-доступа. Каждый сотрудник организации, находящийся за пределами офиса, с помощью любого WEB-браузера может обратиться к документам системы DIRECTUM через Internet, указав свой пароль. При этом разграничение прав доступа к документам полностью совпадает с правами доступа, определенными полномочиями и должностным положением сотрудника. Использование Сервера WEB-доступа позволяет читать, изменять, быстро находить нужные документы по заданным критериям, в т.ч. по тексту. При этом, работа с документами ведется в режиме реального времени, как если бы с ними работали находясь в офисе.

Технические характеристики

Требования к аппаратной части сервера меняются в зависимости от количества одновременно работающих пользователей, объема данных и колеблются от Pentium 1000 MHz / RAM 512 Mb / HDD 20 Gb (данные, журнал транзакций, резервные копии) для 10 пользователей, до специализированных многопроцессорных серверов для 100 и более пользователей. На сервере должны быть установлены: Microsoft Windows 2000 Server и сервер баз данных Microsoft SQL Server 2000.

В качестве рабочей станции для функционирования системы необходим персональный компьютер, работающий под Microsoft Windows 98 / 2000 Pro / XP (рекомендуется от Celeron 600 MHz / RAM 128 Mb).

Предполагаемая стоимость внедрения проекта

№	Статья расходов	Стоимость	Кол-во	Общая стоимость
1.	Серверное оборудование:			2 041 $
	1. Сервер HP ProLiant ML350 T03, Xeon 2.8GHz	1 493 $	1	1 493 $
	2. Модуль памяти Compaq DIMM-184 256MB, для серверов ProLiant ML350	167 $	2	334 $
	3. Монитор Монитор HP Compaq S7500, 17", CRT	199 $	1	199 $
	4. Клавиатура Top Device KB 2225, проводн., PS/2	10 $	1	10 $
	5. Мышь Genius PowerScroll+, опто-механическая, проводн., 3 -кноп., скролл, USB (Тип А)	5 $	1	5 $
2.	Программное обеспечение системы DIRECTUM:			94 100 руб. (3 140 $)
	1) Сервер системы - комплект типа Standart (включает серверную лицензию, один комплект документации, инсталляционный CD, лицензионное обслуживание на 1 год)	9 600 руб.	1	9 600 руб.
	2) Клиентская лицензия пользователя (включает модули «Управление электронными документами», «Управление деловыми процессами», «Канцелярия», а также средства администрирования)	5 600 руб.	100	56 000 руб.
	3) Сервер веб-доступа (для обеспечения доступа к электронным документам с помощью Интернет-браузера)	28 500 руб.	1	28 500 руб.
3.	Microsoft Exchange Server 2003 Standart Edition, полный пакет, 5 клиентов, английский	1 338 $	1	1 338 $
4.	ABBYY FineReader Pro 7.0, полный пакет	101 $	1	101 $
5.	Microsoft SQL Server 2000 Standard Edition 2000, полный пакет, 1 процессор, английский, Unlimited Clients	5 240 $	1	5 240 $
	ИТОГО:	11 860 $ (355 800 руб.)

Заключение

Организация может достигнуть успеха не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри организации будет производиться оперативная, своевременная, правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе ее деятельности.

За время своего существования компьютерные технологии прошли длительный путь развития не только в области программных продуктов или архитектуры систем, но и в области интеграции компьютерных технологий и бизнес-процессов. Изначально созданные для автоматизации рутинных процессов компьютерные технологии стали решающим фактором, определяющим сами бизнес-процессы. Сейчас уже очень трудно представить современный офис не только без компьютера, но и без специальных программ, позволяющих автоматизировать всю работу с документацией. Можно сказать, что на сегодняшний день базовая функциональность этих программных продуктов всех наиболее известных производителей соответствует основным требованиям российского делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основных делопроизводственных операций. Поэтому при выборе того или иного программного продукта основное внимание обращается на детали, особенности функционирования и настройки того или иного программного обеспечения.

Таким образом, спрос на такие программы быстро увеличивается, и благодаря этому производители создают все более и более совершенные, многофункциональные системы, позволяющие решить любые промышленные вопросы. Как итог этого можно увидеть, что практически все организации, даже большие приверженцы бумажного документооборота в офисе, перешли на новый уровень развития компьютерных технологий, стали использовать электронный документооборот. С каждым годом он принимает все большие размахи, но, несмотря на это, все-таки еще активно используется бумажное дело. Это приводит к смешению технологий бумажного и электронного офиса.

Период смешения технологий заведомо конечен, и повсеместное внедрение полноценного электронного документооборота исторически неизбежно. Однако очень многие компании-производители стремятся обеспечить эффективность деятельности своих клиентов и на этом непродолжительном отрезке пути к новой эпохе.

Целью данной курсовой работы являлось выявление эффективности внедрения СЭД на предприятии, что в результате позволяет нам сделать ряд выводов и предложений:

Актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.

Исследование проблем в области бумажного делопроизводства позволяет выявить наиболее существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения:

· неизбежная потеря документов, следовательно, и информации;

· попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;

· накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;

· большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие - малая скорость обработки и информации, а значит - медленная реакция на новые воздействия;

· избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;

· бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;

· невозможность установления истории работы с документами;

· избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.

Безусловно, вопрос автоматизации документооборота решается для каждой фирмы индивидуально. Существует не мало отрицательных моментов, связанных с интеграцией новых технологий, обучением персонала, дооснащением оборудования, мотивацией руководства на использование систем электронного документооборота, что говорит о многосторонней проблеме автоматизации и возможности дальнейших исследований данной тематики.

Таким образом, проблема разработки, внедрения и использования систем электронного документооборота является весьма актуальной в современном обществе.

Список использованной литературы

1. Карминский А. М., Нестеров П. В. Информатизация бизнеса. - М.: Финансы и статистика, 1997. - 416 с.: ил.

2. Балабанов И.Т. Интерактивный бизнес. - СПб: Питер, 2001. - 128 с.: ил. - (серия “Краткий курс”).

3. Милославская Н. Г., Толстой А. И. Интрасети: доступ в Internet, защита: Учеб. пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2000 - 527 с.

Размещено на Allbest.ru