количество

Числовой

Количество поставленных запчастей по одному договору

Наименование поля

Тип данных

Ограничения

Описание

дата_поставки

Дата/ время

Дата фактической поставки запчастей от поставщика на склад

тбл_поставщики (таблица)

инн_поставщика

Текстовый ключевое

Маска ввода «0000000000»

ИНН поставщика, назначается ФНС

офп_поставщика

Текстовый

Маска ввода «LLL»

Аббревиатура организационно-правовой формы собственности поставщика из трех символов

наименование_поставщика

Текстовый

Юридическое наименование поставщика

адрес_поставщика

Текстовый

Юридический адрес поставщика

телефон_поставщика

Текстовый

Маска ввода «+7(000)0000000»

Телефон поставщика в международном формате

контактное_лицо_поставщика

Текстовый

Ф.И.О. представителя поставщика

тбл_ремонты (таблица)

код_ремонта

Текстовый ключевое

Маска ввода «00-00-0000-0»

Шифр ремонтной карты

ос

Текстовый

Ограниченный список

Индексированное поле, подстановка из таблицы «ос1», поле «код_ос»

дата_постановки_в_ремонт

Дата/ время

Дата передачи экземпляра техники в ремонт

дата_окончания_ремонта

Дата/время

Дата фактической передачи экземпляра техники из сервисного отдела в производственный отдел

в_ремонте

Логичес-кий

«Да» - экземпляр техники передан в ремонт; «Нет» - экземпляр техники не передавался в ремонт

Наименование поля

Тип данных

Ограничения

Описание

тбл_системы (таблица)

код_системы

Текстовый ключевое

Маска ввода «LLLL»

Аббревиатура технической системы транспортного средства из четырех символов

наименование_системы

Текстовый

Полное наименование системы. в соответствии с классификацией производителя

тбл_типы (таблица)

код_типа

Текстовый ключевое

Маска ввода «0000-00-000»

Код системы, соответствующий обозначению по каталогу ТН ВЭД РФ

наименование_типа

Текстовое

Полное наименование типа техники, в соответствии с классификацией ТН ВЭД РФ

Таблицы разработанной для ООО «СЕРВИС ПАРТНЕР» базы данных выполняют две информационные функции:

1. Для ввода данных.

2. Для формирования справочников по:

- типа техники;

- моделям техники;

- экземплярам техники;

- поставщикам техники и запасных частей;

- арендаторам техники;

- техническим системам транспортных средств;

- запасным частям;

- фактах поставки техники;

- фактах заказа запасных частей сервисным отделом на склад;

- фактах поставки запасных частей на склад.

Справочная функция таблиц реализована путем формирования соответствующих отчетов:

- отч_арендаторы_спр;

- отч_заказы_запчастей_спр;

- отч_запчасти_спр;

Рисунок 8 Схема связей таблиц базы данных арендного сегмента (формат MS Access)

Рисунок 9 Схема связей таблиц базы данных сервисного сегмента (формат MS Access)

- отч_модели_спр;

- отч_ос1_спр;

- отч_поставки_спр;

- отч_поставщики_спр;

- отч_системы_спр;

- отч_типы_спр.

Для обеспечения функциональности информационной системы, в базе данных предусмотрено формирование 39 запросов, доступ к информации которых осуществляется через 16 форм с элементами управления, связанными с 57 макросами.



4. Разработка программного обеспечения

4.1 Выбор средств реализации информационной системы

Названные в параграфе 1.4. настоящей работы задачи могут быть решены тремя типами средств автоматизации:

- специализированные экономико-аналитические программы;

- электронные таблицы;

- базы данных с инструментами экономического анализа.

В качестве примера специализированных экономико - аналатических программ можно назвать программный пакет фирмы «Скип» - «Экономический анализ».

Пакет программ «Экономический анализ», предоставляя максимальные возможности, не требует настраивания предприятия под программу. Наоборот, в продукте реализовано все, чтобы упростить процесс работы с пакетом. В частности для получения 200 показателей достаточен ввод всего лишь трех форм бухгалтерской отчетности: Баланса (форма №1), Отчета о прибылях и убытках (форма №2) и Отчета о движении денежных средств (форма №4)! Причем, при работе пользователя с такими бухгалтерскими программами как «1С», «Инфо-бухгалтер», «БЭСТ» и «Парус» ввод данных может осуществляться автоматически, с помощью импорта.

Пакет состоит из двух программ: программы «База Данных» и программы «Анализ». Первая предназначена для ввода данных из финансовой отчетности организации, вторая для их обработки, получения необходимых показателей и работы с ними.

Пакет программ позволяет осуществлять:

- анализ финансового отчета по Европейской системе учета;

- вспомогательные показатели;

- анализ возможности банкротства;

- анализ задолженности государства;

- анализ структуры оборотных средств;

- анализ имущественного положения;

- анализ показателей ликвидности;

- анализ финансовой устойчивости;

- анализ деловой активности;

- анализ рентабельности;

- анализ себестоимости;

- экономический прогноз;

- анализ ценных бумаг;

Пакет программ «Экономический анализ» позволяет осуществлять импорт данных из наиболее распространенных бухгалтерских программ, таких как «Парус», «Инфо-бухгалтер», «1С» и «БЭСТ».

Кроме того, в пакете программ реализован целый комплекс дополнительных особенностей, облегчающих, но в тоже время углубляющих и расширяющих финансово-экономический анализ, проводимый на предприятии.

При всем многообразии возможной аналитической информации, получаемой с помощью этого пакета программ, данная программа недостаточно эффективна для управления, с точки зрения внутренних пользователей аналитической информации.

Во-первых, пакет программ «Экономический анализ» позволяет анализировать только данные итоговых форм финансовой отчетности организации, то есть, он лишен возможности проведения оперативного анализа в середине отчетного периода (например, ежедневного), поскольку его осуществление потребовало бы закрытие счетов бухгалтерского учета для составления соответствующих форм отчетности - что недопустимо, с точки зрения действующего законодательства и может повлечь привлечение должностных лиц организации к ответственности.

Во-вторых, анализируемые с помощью пакета программ «Экономический анализ» данные являются консолидированными. Поскольку формы бухгалтерской отчетности организаций обладают слабой аналитичностью (они синтетические), получение информации, например, в разрезе видом материальных активов организации с помощью рассматриваемого пакета программ становится невозможным.

Другую группу средств автоматизации представляют собой электронные таблицы, реализованные, например, в табличном процессоре MS Excel.

Microsoft Excel является мощным средством, с помощью которого можно создавать и форматировать таблицы, анализировать данные и обмениваться ими с другими пользователями, что позволяет принимать более обоснованные решения. Благодаря интерфейсу, богатым возможностям графического представления данных и сводным таблицам стало проще создавать профессионально оформленные диаграммы и работать с ними. MS Excel в сочетании со службами и технологией, включенной в Microsoft Office SharePoint Server, предоставляет существенно расширенные возможности по обмену данными с повышенным уровнем безопасности.

Организовав совместную работу с таблицами при помощи MS Excel со службами, можно перемещаться по таблицам, сортировать и фильтровать данные, задавать параметры, а также работать со сводными таблицами непосредственно в веб-обозревателе.

Средства анализа данных и визуализации помогают выполнять анализ данных, выявлять тенденции, а также облегчают доступ к данным компании.

Богатый набор схем визуализации позволяет обнаруживать и показывать важные тенденции, а также отмечать исключения в данных с помощью цветных градиентов (изометрические карты), столбцов данных и значков.

Возможности сортировки и фильтрации, такие как выбор нескольких значений в автофильтрах, сортировка или фильтрация по цвету, а также «быстрые фильтры» для отдельных типов данных, делают MS Excel идеальным средством работы с большими объемами сложных данных.

Быстрое изменение расположения данных с помощью полей данных облегчает анализ и поиск ответов.

Реализована полная поддержка служб аналитики Microsoft SQL Server для получения наиболее свежих бизнес-данных. Функции для работы с аналитическими кубами позволяют создавать персональные отчеты на основе базы данных OLAP.

Вместе с наличием значительного числа преимуществ электронных таблиц, они обладают двумя существеннейшими недостатками:

1. Проектирование, разработка, гибкость и прозрачность внутренних процессов.

Электронным таблицам не свойственна гибкость к внесениям изменений в структуру моделей, которые они описывают. Внутренние формулы, записанные в моделях электронных таблиц, не являются динамическими, поэтому, если формула изменена на одной странице, она не будет автоматически скорректирована на всех следующих страницах или в рабочих книгах. В результате, любое изменение модели, каким бы незначительным оно ни было, должно быть продублировано вручную на каждой связанной странице или рабочей книге.

Помимо этого, невозможно отследить, какая методология используется для управления моделью в электронной таблице. Это связано с тем, что все формулы, которые используются для связи с данными и манипулирования ими, скрыты. Таким образом, базовая формула оказывается непрозрачной, следовательно, и методология, используемая для управления моделями.

2. Целостность данных.

Даже несмотря на серьезность изложенных выше проблем, все они в большей степени касаются количества времени, которое необходимо для разработки, сопровождения и изменения моделей электронных таблиц. Поэтому при наличии ресурсов нужно задуматься о продуктивности их использования. Более значимой является задача обеспечения целостности данных, которые представляются в отчете. Как правило, данные электронных таблиц хранятся в отдельных рабочих книгах, с которыми работают различные пользователи, удаленные друга от друга. Формулы в этих рабочих книгах связаны друг с другом. Эти связи, однако, разрывают цельность модели. Так, если данные в одной рабочей книге изменены, невозможно узнать, была ли скорректирована вся модель.

Как было упомянуто выше, из-за того, что формулы в электронных таблицах скрыты, невозможно установить их корректность, не прибегнув к продолжительной ручной проверке. Кроме того, поскольку каждая рабочая книга - это отдельный объект, корректность одной книги не означает правильность всех остальных.

Третьим возможным средством автоматизации получения в ООО «СЕРВИС ПАРТНЕР» аналитической информации по рассматриваемым сферам управления могут быть признаны базы данных.

База Данных (БД) - структурированный организованный набор данных, описывающих характеристики каких-либо физических или виртуальных систем. Организация структуры БД формируется исходя из следующих соображений:

- адекватность описываемому объекту или системе - на уровне концептуальной и логической модели;

- удобство использования для ведения учёта и анализа данных - на уровне так называемой физической модели.

Базы данных, разработанные с применением существующих систем управления базами данных (СУБД), лишены тех недостатков, которые присущи специализированным экономико-аналитическим программам и электронным таблицам. В частности:

- база данных может быть гибко адаптирована под потребности именно ООО «Золотой век»;

- последующая модернизация базы данных разработанной с учетом потребностей именно ООО «СЕРВИС ПАРТНЕР», является мене трудоемкой, чем модернизация специализированных программ и может быть осуществлена силами пользователей базы данных, без привлечения дорогостоящих услуг сторонних организаций;

- в базах данных может быть обеспечена целостность данных.

В настоящее время, наиболее популярными СУБД можно признать:

- Oracle Database;

- Microsoft SQL Server;

- MySQL;

- Microsoft Access.

Oracle Database 11g - база данных, разработанная специально для работы в сетях распределенных вычислений Grid, предназначенная для эффективного развертывания на базе различных типов оборудования, от небольших серверов до мощных симметричных многопроцессорных серверных систем, от отдельных кластеров до корпоративных распределенных вычислительных систем. СУБД предоставляет возможность автоматической настройки и управления, что делает ее использование простым и экономически выгодным.

Oracle Database характеризуется достаточной простотой эксплуатации, мощью и выгодным соотношением цены и производительности для приложений масштаба рабочих групп, отдельных подразделений или приложений, работающих в среде интернет или интранет. Работая в различных средах, начиная от односерверных конфигураций для малого бизнеса и заканчивая распределенными средами крупных филиалов, Oracle Database обладает всеми функциональными возможностями для обеспечения работы критических для бизнеса приложений.

Используя Oracle Database, ООО «СЕРВИС ПАРТНЕР» получит возможность управлять всей корпоративной информацией. Чтобы предоставить такие возможности, в новом выпуске расширены уникальные механизмы Oracle, обеспечивающие кластеризацию баз данных, автоматизацию центров обработки данных и управление рабочими нагрузками. Используя защищенные, масштабируемые grid-инфраструктуры на базе недорогих серверов и систем хранения, обеспечивающие высокие уровни готовности, клиенты Oracle могут создавать OLTP приложения, хранилища данных и системы управления контентом с самыми высокими требованиями.

Данный программный продукт позволяет приложениями для баз данных использовать весь спектр функциональных возможностей файловых систем.

Oracle Database 11g предлагает значительно усовершенствованную технологию XML DB, позволяющую клиентам хранить XML-данные в своем собственным формате и умело управлять ими. Реализованная в этой версии поддержка бинарного XML позволяет клиентам выбирать варианты хранения XML в соответствии со специфическими потребностями. Кроме того, XML DB обеспечивает управление XML-данными с использованием стандартных для отрасли интерфейсов, благодаря поддержке стандартов XQuery, Java Specification Requests (JSR)-170 и SQL/XML.

Oracle Database предлагает различные инструменты разработки, а также простой процесс создания приложений, максимально эффективно реализующий ключевые функциональные возможности Oracle Database.

Функции обеспечения управляемости в Oracle Database призваны помочь организациями легко управлять корпоративными grid-инфраструктурами и отвечать ожиданиям пользователей, связанным с уровнями обслуживания. Oracle Database предлагает расширенные функции самоуправления и автоматизации, которые помогут клиентам сокращать затраты на управление системами, повышая производительность, масштабируемость, доступность и безопасности приложений для баз данных. Новые средства обеспечения управляемости в Oracle Database включают автоматическую настройку SQL и области памяти, новый компонент Partitioning Advisor, предлагающий администраторам рекомендации по секционированию таблиц и индексов для повышения производительности, а также улучшенные средства диагностики производительности для кластерных баз данных. Кроме того, Oracle Database включает новый компонент Support Workbench, который предлагает простой в использовании интерфейс, представляющий администраторам сведения о проблемах, возникающих при работе СУБД, вместе с информацией о том, как можно быстро решить эти проблемы.

Microsoft SQL Server - система управления реляционными базами данных, разработанная корпорацией Microsoft.

Microsoft SQL Server в качестве языка запросов использует версию SQL, получившую название Transact-SQL, являющуюся реализацией SQL-5 (стандарт ISO для SQL) с множественными расширениями. T-SQL позволяет использовать дополнительный синтаксис для хранимых процедур и обеспечивает поддержку транзакций (взаимодействие базы данных с управляющим приложением). Microsoft SQL Server и Sybase ASE для взаимодействия с сетью используют протокол уровня приложения под названием Tabular Data Stream (TDS, протокол передачи табличных данных). Протокол TDS также был реализован в проекте FreeTDS с целью обеспечить различным приложениям возможность взаимодействия с базами данных Microsoft SQL Server и Sybase.

Microsoft SQL Server также поддерживает Open Database Connectivity (ODBC) - интерфейс взаимодействия приложений с СУБД. Последняя версия (SQL Server 2005) обеспечивает возможность подключения пользователей через веб-сервисы, использующие протокол SOAP. Это позволяет клиентским программам, не предназначенным для Windows, кроссплатформенно соединяться с SQL Server. Microsoft также выпустила сертифицированный драйвер JDBC, позволяющий приложениям под управлением Java (таким как BEA и IBM WebSphere) соединяться с Microsoft SQL Server 2000 и 2005.

SQL Server поддерживает зеркалирование и кластеризацию баз данных. Кластер сервера SQL - это совокупность одинаково конфигурированных серверов; такая схема помогает распределить рабочую нагрузку между несколькими серверами. Все сервера имеют одно виртуальное имя, и данные распределяются по IP адресам машин кластера в течение рабочего цикла. Также в случае отказа или сбоя на одном из серверов кластера доступен автоматический перенос нагрузки на другой сервер.

SQL Server поддерживает избыточное дублирование данных по трем сценариям:

- снимок: производится «снимок» базы данных, который сервер отправляет получателям;

- история изменений: все изменения базы данных непрерывно передаются пользователям;

- синхронизация с другими серверами: базы данных нескольких серверов синхронизируются между собой; изменения всех баз данных происходят независимо друг от друга на каждом сервере, а при синхронизации происходит сверка данных; данный тип дублирования предусматривает возможность разрешения противоречий между БД.

В SQL Server 2005 встроена поддержка.NET Framework. Благодаря этому, хранимые процедуры БД могут быть написаны на любом языке платформы.NET, используя полный набор библиотек, доступных для.NET Framework, включая Common Type System (система обращения с типами данных в Microsoft.NET Framework). Однако, в отличие от других процессов,.NET Framework, будучи базисной системой для SQL Server 2005, выделяет дополнительную память и выстраивает средства управления SQL Server вместо того, чтобы использовать встроенные средства Windows. Это повышает производительность в сравнении с общими алгоритмами Windows, так как алгоритмы распределения ресурсов специально настроены для использования в структурах SQL Server.

Вместе со всеми достоинствами MS SQL Server имеет существенные ограничения:

- 1 поддерживаемый процессор (но может быть установлен на любой сервер);

- 1 Гб адресуемой памяти;

- 4 Гб максимальный размер базы.

MySQL - свободная система управления базами данных. MySQL является собственностью компании Sun Microsystems, осуществляющей разработку и поддержку приложения. Распространяется под GNU General Public License и под собственной коммерческой лицензией, на выбор. Помимо этого компания MySQL AB разрабатывает функциональность по заказу лицензионных пользователей, именно благодаря такому заказу почти в самых ранних версиях появился механизм репликации.

MySQL является решением для малых и средних приложений. Входит в LAMP. Обычно MySQL используется в качестве сервера, к которому обращаются локальные или удалённые клиенты, однако в дистрибутив входит библиотека внутреннего сервера, позволяющая включать MySQL в автономные программы.

Гибкость СУБД MySQL обеспечивается поддержкой большого количества типов таблиц: пользователи могут выбрать как таблицы типа MyISAM, поддерживающие полнотекстовый поиск, так и таблицы InnoDB, поддерживающие транзакции на уровне отдельных записей. Более того, СУБД MySQL поставляется со специальным типом таблиц EXAMPLE, демонстрирующим принципы создания новых типов таблиц. Благодаря открытой архитектуре и GPL-лицензированию, в СУБД MySQL постоянно появляются новые типы таблиц.

MySQL имеет API для языков C, C++, Эйфель,Java, Лисп, Perl, PHP, Python, Ruby, Smalltalk и Tcl, библиотеки для языков платформы.NET, а также обеспечивает поддержку для ODBC посредством ODBC-драйвера MyODBC.

Microsoft Access - реляционная СУБД корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, сортировку по разным полям, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

Microsoft Access является настольной СУБД реляционного типа, которая имеет все необходимые средства для выполнения функций управления базами данных. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения.

В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам. Имеется возможность создать сколько угодно таблиц, используя единые правила. Самым важным правилом, которое необходимо соблюдать, является то, что в базе данных нужно хранить только необходимую информацию, и при этом все данные яя\

Таблицы баз данных могут включать в себя неограниченное количество записей, и при этом СУБД обеспечивает удобные способы извлечения из этого множества нужной информации.

Access позволяет хранить все данные в одном файле и осуществлять доступ к этим данным постранично, то есть, не превышая ограничений на ресурсы памяти компьютера.

В Access возможно создание связей между таблицами, что позволяет совместно использовать данные из разных таблиц. При этом для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в системах управления электронными таблицами сложно, а иногда просто невозможно.

Устанавливая взаимосвязи между отдельными таблицами, Access позволяет избежать ненужного дублирования данных, сэкономить память компьютера, а также увеличить скорость и точность обработки информации. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбивают на несколько связанных таблиц.

Access может поддерживать одновременную работу с базой данных 50 пользователей, при этом все пользователи гарантировано будут работать с актуальными данными.

Access имеет развитую систему защиты от несанкционированного доступа, которая позволяет каждому пользователю или группе пользователей видеть и изменять только те объекты, на которые ему выданы права администратором системы, например можно запретить использование некоторых команд меню, открытие определенных форм, изменение данных в таблицах или формах. Электронные таблицы тоже позволяют защитить данные паролем или разрешить только просмотр данных, однако эти средства существенно проще.

Таким образом, СУБД Access применяется в тех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима. В случае с ООО «СЕРВИС ПАРТНЕР», примером может служить задача ведения складского учета.

С целью принятия решения о выборе средств разработки автоматизированной системы получения аналитической информации для управления в ООО «СЕРВИС ПАРТНЕР» было проведено экспертное исследование предпочтительности того или иного средства разработки. Результаты исследования представлены в таблице 2.

Анализ проводился по пяти критериям по десятибалльной системе:

- гибкости настройки и функциональности;

- требовательности к аппаратным ресурсам;

- цене;

- трудоемкость обучения пользователя;

- трудоемкость модернизации пользователем без привлечения сторонних организаций



Таблица 2

Экспертное исследование

Средство реализации	Гибкость и функцио-нальность	Требова-тельность к ресурсам	Цена	Трудоем-кость обучения	Трудоем-кость модерни-зации	Итоговый рейтинг
Специализированные программы	1	8	6	6	1	22
Электронные таблицы	8	5	8	6	4	21
Oracle Database	9	7	2	4	1	23
Microsoft SQL Server	5	6	2	3	1	17
MySQL	2	6	9	1	1	18
Microsoft Access	9	7	8	6	4	34

Результаты проведенного исследования позволяют констатировать, что для целей внедрения в условия деятельности ООО «СЕРВИС ПАРТНЕР» оптимальным решением является разработка базы данных с использованием СУБД Microsoft Access.

4.2 Структура программных средств

На рисунке 10 показана принципиальная схема взаимодействия элементов разработанной системы.

Рисунок 10 Схема взаимодействия элементов системы

На рисунке 10 сплошными линиями показаны структурные связи, а пунктирными - вызовы одних элементов системы из других элементов.

Доступ к работе с информационной системой осуществляется через оконный интерфейс с главной формы приложения - «фрм_главная».

Пользователю предоставляется возможность выбора из двух функциональных блоков информационной системы: ввод данных и просмотр отчетов. Кроме того, предоставляется возможность просмотреть информацию о программе или завершить работу с программой. Просмотр информации о программе осуществляется через элемент управления (кнопка) «кнп_отк_фрм_о_программе», применение которого запускает макрос «mkr_open_frm_about_and_close_frm_main».

Function mkr_open_frm_about_and_close_frm_main()

On Error GoTo mkr_open_frm_about_and_close_frm_main_Err

DoCmd.OpenForm "фрм_о_программе", acNormal, "", "",, acNormal

DoCmd.Close acForm, "фрм_главная"

mkr_open_frm_about_and_close_frm_main_Exit:

Exit Function

mkr_open_frm_about_and_close_frm_main_Err:

MsgBox Error$

Resume mkr_open_frm_about_and_close_frm_main_Exit

End Function

Результатом выполнения макроса является вывод на экран формы «фрм_о_программе».

Единственным элементом управления этой формы является кнопка «кнп_переход_на_главную», нажатие которой запускает макрос «mkr_open_frm_main_and_close_frm_about», возвращающий пользователя на главную форму.

Завершение работы с программой осуществляется с помощью элемента управления (кнопки) «кнп_выход», нажатие на которую запускает макрос «exit».

Доступ к данным блока «ввод данных» осуществляется с помощью элемента управления (кнопки) «кнп_отк_фрм_ввод_данных», нажатие на которую запускает макрос «mkr_open_frm_input_data».

Результатом выполнения этого макроса является вывод на экран формы «фрм_ввод_данных».

Форма «форм_ввод_данных» содержит в себе три вкладки, соответствующие трем целям ввода данных:

- ввод данных, относящихся к арендному сегменту информационной системы;

- ввод данных, относящихся к сервисному сегменту информационной системы;

- ввод справочных данных, относящихся к обоим сегментам.

Элементы управления на вкладках формы соответствуют таблицам, используемым в базе данных.

- на вкладке «Техника»: «тбл_ос1», «тбл_аренда», «тбл_ремонты»;

- на вкладке «Запчасти»: «тбл_заказы_запчастей», «тбл_поставки», «тбл_передача_запчастей»;

- на вкладке «Справочники»: «тбл_типы», «тбл_модели», «тбл_ос1», «тбл_арендаторы», «тбл_системы», «тбл_запчасти», «тбл_поставщики».

Доступ к соответствующим таблицам осуществляется, путем нажатия соответствующего элемента управления, которое запускает соответствующий макрос:

1. Открытие формы доступа к таблице «тбл_ос1» - макрос «mkr_open_frm_oc1».

2. Открытие формы доступа к таблице «тбл_аренда» - макрос «mkr_open_frm_arenda».

3. Открытие формы доступа к таблице «тбл_ремонты» - макрос «mkr_open_frm_remont».

4. Открытие формы доступа к таблице «тбл_заказы_запчастей» - макрос «mkr_open_frm_zakaz_zapch».

5. Открытие формы доступа к таблице «тбл_поставки» - макрос «mkr_open_frm_postavki».

6. Открытие формы доступа к таблице «тбл_передача_запчастей» - макрос «mkr_open_frm_peredacha_zapchast».

7. Открытие формы доступа к таблице «тбл_типы» - макрос «mkr_open_frm_types».

8. Открытие формы доступа к таблице «тбл_модели» - макрос «mkr_open_frm_models».

9. Открытие формы доступа к таблице «тбл_арендаторы» - макрос mkr_open_frm_arendators».

10. Открытие формы доступа к таблице «тбл_системы» - макрос «mkr_open_frm_systems».

11. Открытие формы доступа к таблице «тбл_запчасти» - макрос «mkr_open_frm_zapchast».

12. Открытие формы доступа к таблице «тбл_поставщики» - макрос «mkr_open_frm_postavshiki».

Результатом выполнения данных макросов является вывод на экран соответствующей формы доступа к данным используемых в базе данных таблиц, например, к данным таблицы «тбл_ос1».

По окончанию ввода, изменения или удаления данных у пользователя имеется возможность перейти с любой вкладки формы «фрм_ввод_данных» на форму «фрм_главная». Осуществляется это с помощью элементов управления (кнопок), запускащих макросы, аналогичные описанному выше - «mkr_open_frm_main_and_close_frm_about».

Основная информация и основной функционал разработанной информационной системы становится доступным в статистико-аналитическом блоке: «просмотр отчетов» из формы «фрм_главная». Доступ к этому блоку осуществляется через элемент управления (кнопку) «кнп_отк_фрм_просмотр_отчетов», нажатие на которую запускает макрос «mkr_open_frm_prosmotr_otchetov».

Результатом выполнения макроса является вывод на экран пользовательской формы «фрм_просмотр_отчетов».

Аналогично форме «фрм_ввод_данных», форма «фрм_просмотр_отчетов» функционально разделена на три вкладки: «Аренда», «Ремонты» и «Аналитика». Функции данного блока информационной системы ориентированы только не демонстрацию информации и не предоставляют пользователю вносить изменения в имеющуюся информацию, добавлять или удалять ее элементы. Внутри каждая вкладка разделена на логические блоки:

1. Вкладка «Аренда»:

- блок элементов управления для доступа к информации о структуре наличного фонда спецтехники (имеющихся в распоряжении ООО «СЕРВИС ПАРТНЕР» и готовых к передачи в аренду, находящихся в аренде и находящихся в ремонте);

- блок элементов управления для доступа к информации о продолжительности аренды и технике, которая не была возвращена по истечению срока договоров аренды;

- блок элементов управления для доступа к информации о текущей стоимости спецтехники организации: накопленной амортизации и остаточной стоимости;

- блок элементов управления для доступа к информации об эффективности арендной деятельности, в разрезе по: арендаторам, контрактам, моделям спецтехники, типам спецтехники и в целом по организации.

2. Вкладка «Ремонты»:

- блок элементов управления для доступа к информации о ремонтной нагрузке эксплуатируемой спецтехники: длительность ремонтов по моделям техники, длительности ремонтов по экземплярам техники и составе техники, находящейся в ремонте;

- блок элементов управления для доступа к информации о себестоимости ремонтов: по экземплярам спецтехники, по типам спецтехники и по количеству текущих ремонтов, финансирование которых осуществляется;

- блок элементов управления для доступа к информации, позволяющей контролировать эффективность и своевременность сервисной деятельности: о ремонтах, нормативный срок которых истек, удельная продолжительность пребывания экземпляров спецтехники в ремонтах (в пересчете на год) и о оставшемся времени до планового технического обслуживания каждого экземпляра техники;

- блок управления для доступа к информации и контроля за процессом материального снабжения сервисной деятельности: информация о заказах, поставка запчастей по которым не осуществлена; о заказах, поставка по которым осуществлено, но запчасти хранятся на складе и не переданы в сервисный отдел для оприходования; о текущем количестве и составе запчастей на складе.

3. Вкладка «Аналитика»:

- блок элементов управления для доступа к аналитической информации о рентабельности: по контрактам и по видам техники;

- блок элементов управления для доступа к аналитической информации об удельном весе затрат, необходимом для получения единицы (одного рубля) прибыли: по контрактам и по видам техники;

- блок элементов управления для доступа к плановой информации о нормах складских запасов запасных частей и необходимом оптимальном размере текущих заказов запасных частей у поставщиков;

- блок элементов управления для доступа к визуализированной информации по рентабельности и затратоемкости моделей техники.

Необходимо отметить, что количество элементов управления может быть увеличено, тем более, что информационная система содержит в себе запросы, предоставляющие информацию с большей аналитичностью, однако, вкладка «Аналитика» формы «фрм_просмотр_отчетов», с целью ее разгрузки, не была снабжена соответствующими элементами управления.

Доступ к соответствующей из перечисленной выше информации обеспечивается путем использования элементов управления (кнопок). Нажатие каждой кнопки приводит к запуску соответствующего ей макроса. Результатом выполнения макроса является последовательное формирования нескольких запросов с использованием данных имеющихся таблиц базы данных, осуществление расчетов по формулам экономического анализа и статистическая обработка данных.

1. Активация элемента управления «кнп_отк_зпр_техника_в_наличии» (кнопки «В наличии» на вкладке «Аренда») приводит к запуску макроса «mkr_open_zpr_tech_v_nal».

Результатом выполнения макроса является открытие запроса «зпр_техника_в_наличии» в режиме просмотра с запретом на исправление.

2. Активация элемента управления «кнп_отк_тбл_аренда» (кнопки «В аренде» на вкладке «Аренда») приводит к запуску макроса «mkr_open_zpr_v_arend».

3. Активация элемента управления «кнп_отк_тбл_ремонты» (кнопки «В ремонте» на вкладке «Аренда») приводит к запуску макроса «mkr_open_zpr_technika_v_remonte».

4. Активация элемента управления «кнп_отк_зпр_длительность_аренды» (кнопки «Длительность» на вкладке «Аренда») приводит к запуску макроса «mkr_open_zpr_dlit_arend».

5. Активация элемента управления «кнп_отк_зпр_просроченная_аренда» (кнопки «Просрочено» на вкладке «Аренда») приводит к запуску макроса «mkr_open_zpr_prosr_arenda».

6. Активация элемента управления «кнп_отк_запр_амортизация_за_год» (кнопки «Амортизация» на вкладке «Аренда») приводит к запуску макроса «mkr_open_zpr_amortiz».

7. Активация элемента управления «кнп_отк_зпр_остаточная_стоимость» (кнопки «Ост. стоимость» на вкладке «Аренда») приводит к запуску макроса «mkr_open_zpr_ostat_stoim».

8. Активация элемента управления «кнп_ отк_зпр прибыль_ по_ арендаторам» (кнопки «Арендаторы» на вкладке «Аренда») приводит к запуску макроса «mkr_open_zpr_prib_arendator».

9. Активация элемента управления «кнп_ отк_ фрм_ длительность_ ремонта_по_ос» (кнопки «Длит. по ОС» на вкладке «Ремонты») приводит к запуску макроса «mkr_open_zpr_dlit_rem_po_oc».

10. С большей аналитичностью информация о длительности ремонтов может быть получена путем активации элемента управления «кнп_отк_зпр_длительность_ремонтов_подробно», осуществляющего запуск макроса «mkr_open_zpr_dlit_rem_podrobno».

11. Активация элемента управления «кнп_отк_зпр_затраты_по_ос» (кнопки «Затраты по ОС» на вкладке «Ремонты») приводит к запуску макроса «mkr_open_zpr_zatrat_na_rem_po_oc».

12. Аналогичным вышеописанному образом производится получение информации о затратах на ремонт спецтехники по ее типам. Для этого активируется элемент управления «кнп_отк_зпр_затраты_по_типам» (кнопка «Затр. по типам» вкладки «Ремонты»), запускающий макрос «mkr_open_zpr_zatrat_po_types».

13. Активация элемента управления «кнп_отк_зпр_количество_ремонтов» (кнопка «Количество ремонтов» вкладки «Ремонты») запускает макрос «mkr_open_zpr_kolichestvo_remontov».

14. Информация о ремонтах, нормативный срок окончания которых истек, формируется аналогично информации о технике, которая не была своевременно возвращена от арендатора после истечения срока аренды. Для получения такой информации используется элемент управления «кнп_отк_зпр_просроченные_ремонты» (кнопка «Просрочено» вкладки «Ремонты», запускающий макрос «mkr_open_zpr_prosroch_remont». В результате запуска макроса «mkr_open_zpr_prosroch_remont» формируется запрос «зпр_просроченные_ремонты».

15. Активация элемента управления «кнп_отк_зпр_удельные_ремонты» (кнопка «Удельные» вкладки «Ремонты) приводит к запуску макроса «mkr_open_zpr_ydeln_remont».

16. Активация элемента управления «кнп_отк_зпр_наработка_до_то» (кнопка «Осталось до ТО» вкладки «Ремонты») приводит к запуску макроса «mkr_open_zpr_narabotka_do_to».

17. При активации элементов управления:

- «кнп_отк_зпр_заказано_но_не_поставлено»;

- «кнп_отк_зпр_запчасти_на_складе»;

- «кнп_отк_зпр_заказано_поставлено_но_не_передано»

соответственно, запускаются макросы:

- «mkr_open_zpr_zaka_ne_postavlen»;

- «mkr_open_zpr_zapchesti_na_sklade»;

- «mkr_open_zpr_zapchesti_na_sklade».

Результатом запуска макросов является формирование простых запросов на выборку, соответственно:

- «зпр_заказано_но_не_поставлено»;

- «зпр_запчасти_на_складе»;

- «зпр_поставлено_но_не_передано».

18. Элемента управления «кнп_отк_зпр_рентабельность_контратктов» (кнопка «Контракты» логического блока «Рентабельность» вкладки «Аналитика») предназначен для запуска макроса «mkr_open_zpr_rent_po_contracts»:

19. Аналогичным образом осуществляется работа по предоставлению информации о рентабельности по экземплярам техники (активация элемента управления «кнп_отк_зпр_рентабельность_моделей_техники» в логическом блоке «Рентабельность» вкладки «Аналитика»):

- макрос «mkr_open_zpr_rentab_model_techniki»;

- запрос «зпр_рентабельность_моделей_техники».

20. Затратоемкость, принятая для целей управления в ООО «СЕРВИС ПАРТНЕР» - сумма затрат, необходимая для получения одного рубля прибыли - является гораздо более аналитичным показателем, чем классическая затратоемкость, рассчитываемая как отношение суммы затрат к сумме дохода от продаж.

21. Получение информации о нормативном количестве складских запасов запчастей и оптимальном размере текущего заказа запчастей осуществляется активацией, соответственно, элементов управления:

- «кнп_отк_зпр_норма_запаса_запчастей»;

- «кнп_отк_зпр_норма_заказа_запчастей».

Данные элементы управления запускают на исполнение соответствующие макросы:

- «mkr_open_zpr_norma_zapasa_zapchast»;

- «mkr_open_zpr_norma_zakaza_zapchast».

Макросы предназначены для формирования соответствующих запросов:

- «зпр_норма_запаса_запчастей»;

- «зпр_норма_заказа_запчастей».

Данные запросы используют информацию, последовательно формируемую запросами:

- «зпр_плановая_норма_до_то».

- «зпр_наработка_до_то»;

- «зпр_запчасти_на_складе».

Оптимальный размер текущего заказа запчастей определяется вычитанием из величины нормативного запаса количества запасных частей на складе (запрос «зпр_запчасти_на_складе», поле «количество»).

Формула запроса «зпр_норма_запаса_запчастей»:

SELECT тбл_запчасти.код_запчасти, тбл_запчасти.система, тбл_запчасти.наименование_запчасти, тбл_запчасти!норма_на_то*зпр_наработка_до_то!удельная_наработка_до_то AS норма_запаса

FROM тбл_запчасти, зпр_наработка_до_то;

Формула запроса «зпр_норма_заказа_запчастей»:

SELECT зпр_потребность_в_запчастях.код_запчасти, зпр_потребность_в_запчастях.система, зпр_потребность_в_запчастях.наименование_запчасти, зпр_потребность_в_запчастях.норма_заказа

FROM зпр_потребность_в_запчастях

GROUP BY зпр_потребность_в_запчастях.код_запчасти, зпр_потребность_в_запчастях.система, зпр_потребность_в_запчастях.наименование_запчасти, зпр_потребность_в_запчастях.норма_заказа

HAVING (((зпр_потребность_в_запчастях.норма_заказа)>0));

22. Поскольку в процессе работы с информационной системой специалисты ООО «СЕРВИС ПАРТНЕР» столкнуться с проблемой накопления большого массива информации, восприятие которой в цифровом виде станет проблематичным, в разработанной информационной системе предусмотрена возможность визуализации результатов аналитической обработки информации (рисунок 11 ).

Рисунок 11 Пример визуализации данных аналитических запросов

Таким образом, описанная информационная система позволяет удовлетворить потребности управления в ООО «СЕРВИС ПАРТНЕР» по следующим типам и видам информации, а также, операциям с ними:

- ввод, изменение и хранение информации о поставщиках, арендаторах и спецтехнике, используемой для передачи в аренду;

- учет и контроль за своевременностью исполнения ремонтов спецтехники;

- учет и контроль за своевременностью материального снабжения процесса ремонта;

- анализ эффективности арендной деятельности, в разрезе по: арендаторам, контрактам, экземплярам спецтехники, ее моделям и типам;

- анализ прибыли и удельной величины затрат на эксплуатации спецтехники, в разрезе по: арендаторам, контрактам, экземплярам спецтехники, ее моделям и типам;

- нормирование и определение оптимальных величин складского запаса запчастей и текущего заказа запчастей поставщикам.

4.3 Разработка пользовательского интерфейса

В дипломном проекте тщательно продуман сценарий взаимодействия АРМа с пользователем, приведя его к оптимальной системе выполнения требуемых задач, и реализовать ПИ в соответствии с этой системой средствами СУБД Access.

В результате было разработано приложение, которое имеет дружественный интерфейс, эргономичный дизайн и обеспечивает минимизацию усилий пользователя при работе с системой.

Дизайн пользовательского интерфейса обеспечивает минимизацию усилий пользователя при выполнении работ в системе и приводит:

- к сокращению длительности операций чтения, редактирования и поиска информации,

- к уменьшению времени навигации и выбора команды,

- к повышению общей продуктивности пользователя, заключающейся в объеме обработанных данных за определенный период времени,

- к увеличению длительности устойчивой работы пользователя и др.

4.4 Руководство пользователя

Для обеспечения эффективной работы пользователя разработанная информационная система снабжена пользовательским интерфейсом. Реализована защита от несанкционированного удаления или изменения элементов системы пользователем путем блокировки доступа к возможностям СУБД по редактированию базы данных, элементов управления приложения, экранных форм и формул запросов.

При запуске приложения на экран демонстрируется форма приглашения (рисунок 12).

Рисунок 12 Форма «фрм_главная»

С данной формы пользователю предоставляется возможность производить действия двух типов: ввод данных и просмотр отчетов.

При нажатии кнопки «Ввод данных» пользователю демонстрируется меню «Ввод данных» (рисунок 12).

Рисунок 12 Форма «фрм_ввод_данных»

Предоставляется также возможность просмотра или редактирования справочных данных. По окончанию ввода данных пользователь должен нажать кнопку «На главную» для возврата к меню выбора основных действий (на главное меню).

Рисунок 13 Форма «фрм_поставки»

По нажатию кнопки «Просмотр отчетов» (см. рисунок 11) пользователю демонстрируется меню просмотра отчетов (рисунок 14).

Рисунок 14 Форма «фрм_просмотр_отчетов»

При необходимости просмотра данных о просроченной аренде пользователь должен ввести дату, которая соответствует сроку окончания соответствующего договора или текущую дату (рисунок 15).

Рисунок 15 Приглашение ввода даты окончания договора аренды или текущей даты

Просмотр отчетов осуществляется в табличной форме на выделенных экранных формах.

- отчет о количестве и составе техники в аренде (рисунок 16):

Рисунок 16 Результат активации элемента управления «кнп_отк_тбл_аренда»

- отчет о длительности нахождения техники в аренде (рисунок 17):

Рисунок 17 результат активации элемента управления «кнп_отк_зпр_длительность_аренды»

- отчет о накопленной сумме амортизации по экземплярам техники (рисунок 18):

Рисунок 18 Результат активации элемента управления «кнп_отк_запр_амортизация_за_год»

- отчет о накопленной прибыли по арендаторам (рисунок 19):

Рисунок 19 Результат активации элемента управления «кнп_отк_зпр_прибыль_по_арендаторам»

- отчет о величине затрат по арендным услугам в разрезе экземпляров техники (рисунок 20):

Рисунок 20 Результат активации элемента управления «кнп_отк_зпр_затраты_по_ос»

- отчет об удельной продолжительности нахождения техники в ремонтах по экземплярам техники (рисунок 21):

Рисунок 21 Результат активации элемента управления «кнп_отк_зпр_удельные_ремонты»

- отчет об оптимальном размере заказа запчастей на текущую дату (рисунок 22):

Рисунок 22 Результат активации элемента управления «кнп_отк_зпр_норма_заказа_запчастей»

Остальные экранные формы пользовательского интерфейса представлены в приложении.



4.5 Руководство программиста

Для доступа к возможностям редактирования базы данных, ее таблиц, формул запросов, макросов, форм и отчетов необходимо при запуске приложения удерживать кнопку Shift.

Программное средство было разработано в среде СУБД Access. При необходимости можно внести изменения в структуру базы данных, а именно: добавить новые таблицы, изменить состав полей, внешний вид форм и т.д. Для этого следует при запуске программы выбрать меню Сервис Параметры запуска и в появившемся окне установить флажок в поле «Окно базы данных». После чего программу следует закрыть и запустить снова. Теперь окно базы данных будет доступно.

Для создания новой таблицы, необходимо активизировать окно базы данных, перейти на закладку «Таблицы» и нажать кнопку создать. На экране появиться окно диалога «Новая таблица». В этом окне выбираем кнопку «Конструктор» и нажимаем кнопку «ОК». Программа выведет окно пустой таблицы в режиме конструктора. В верхней части окна таблицы расположены столбцы, в которые вводятся имя, тип данных и краткое описание каждого поля.

После введения названия поля необходимо указать тип этого поля.

Каждая таблица в реляционной БД должна иметь первичный ключ. Для выбора ключевого поля таблицы в окне конструктора щелкнем в области выделения, расположенной слева от имени поля. Нажмем кнопку Ключевое поле на панели инструментов. В подтверждении того, что ключевое поле задано появиться символ ключа слева.

Завершив работу по созданию таблицы, сохраним ее, выбрав команды Файл, Сохранить. Выведется окно сохранения. Введем имя таблицы.

После создания таблиц нужно сообщить Microsoft Access, как они связаны друг с другом. В дальнейшем Microsoft Access сможет связать эти таблицы при их использовании в запросах, формах, отчетах - в специальном модулу СУБД «Схема данных».

В этом модуле нужно выделить таблицы, между которыми будут созданы связи, и нажать кнопку «Добавить». Затем кнопку закрыть. Чтобы построить связь, нужно установить курсор на ключевом поле одной таблице и перетащить его на одноименное (или аналогичное) неключевое поле другой таблицы. При этом если типы полей совпадают, будет создана связь типа «один ко многим», в противном случае - связь неопределенного типа, которую нельзя использовать. Когда появится графическое изображение связи в виде соединительной линии, двойной щелчок по ней откроет окно редактирования связи. Установление флажка Обеспечение целостности данных приведет к тому, что в подчиненную таблицу нельзя будет ввести записи, которым нет аналога в главной таблице. Установление флажка также сделает доступным два значения: Каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных полей.

После задания структуры таблиц приложения, можно создать его макет с помощью форм и связать их между собой, используя макросы или процедуры обработки событий. При этом можно создавать «на экране» достаточно реальные необходимые в приложении формы и отчеты, периодически переключаясь для контроля своих действий из режима формы в режим предварительного просмотра.

Чтобы начать создание формы необходимо перейти на вкладку «Форма», а затем нажмем кнопку «Создать» на экране появится «Новая форма». В этом окне выбрать «Конструктор» и нажать ОК. Появиться окно пустой формы в режиме конструктора.

Для добавления на форму элементов управления достаточно выбрать необходимый элемент и перенести его на форму. После того как элемент будет перенесен, запустится мастер, который поможет, установит источник информации и основные настройки. Для создания подчиненной формы в «Главном меню» необходимо выбрать на панели инструментов кнопку «Подчиненная форма/отчет», после этого дожжен запуститься мастер, в котором нужно указать название формы, которая будет подчиненной. Переключив форму из режима конструктора в режим просмотра, можно просмотреть что получилось.

Для того чтобы связать имеющиеся формы нужно использовать элемент управления «Кнопка». Необходимо перетащить кнопку на главную форму, после чего откроется диалоговое окно «создание кнопок». В окне категория нужно выбрать пункт работа с формой, в окне действия выбрать «открытие формы» и выбрать форму, которая будет открываться после нажатия на кнопку. Аналогично создаются кнопки для просмотра отчетов. После создания кнопки можно будет изменить надпись на кнопке или добавить рисунок.

Для удобного просмотра хранящейся в БД информации можно использовать отчеты.

В окне БД нужно перейти на вкладку «Отчеты» и нажать на кнопку «Создать», чтобы открыть окно диалога «Новый отчет». В этом окне нажать на «Мастер отчетов» и выбрать таблицу или запрос в качестве источника данных. Нажав кнопку ОК, перейдем в окно, в котором выбираются необходимые поля таблицы и нажмем кнопку «Далее». В открывшемся окне задается внешний вид отчета в «Макете», затем Стиль. Нажав кнопку «Далее» в открывшемся окне вводится название отчета. Кнопка Готово.

Базу данных Microsoft Access можно разделить на два файла, в одном из которых содержатся таблицы, а в другом запросы, формы, отчеты, макросы, модули и ярлыки страниц доступа к данным. Это позволит пользователям иметь доступ к общему источнику данных и при этом создавать свои собственные формы, отчеты и другие объекты.

В меню Сервис выберите команду Служебные программы и подкоманду Разделение баз данных.

Далее необходимо присоединить таблицы к базе, в которой остались только формы и прочие интерфейсные объекты и задать параметры обновления. Это выполняется при помощи Диспетчера связанных таблиц (Меню Сервис/Служебные Программы).

Для задания связи с файлом, расположенным в локальной сети, используется стандартный формат записи пути (UNC), в формате «//Сервер/Общая папка/Путь/Имя файла».

После успешного разделения базы данных необходимо определить механизм блокировки данных для обработки ситуаций одновременного обращения к одним и тем же данным.

Можно блокировать все записи в базовой таблице или только изменяемую запись. В обоих случаях запись, изменяемая одним пользователем в результатах запроса, недоступна в это время другим пользователям для изменения в базовой таблице.

Откройте запрос в режиме конструктора. В многопользовательской среде подтвердите, что все пользователи закрыли данный запрос, его базовую таблицу или запрос, а также другие объекты, основанные на данном запросе.

Также необходимо определить время ожидания запросом ответа от источника данных ODBC, по прошествии которого будет выдано сообщение об ошибке подключения к ODBC. Выполнение запроса, использующего базу данных ODBC в качестве базового источника данных, может быть задержано из-за высокой загруженности сети или занятости сервера ODBC.