Организация архивов электронных документов

Помимо основной серверной машины, рекомендуется использовать резервное хранилище данных для регулярного резервного копирования базы данных и документов. В качестве резервного хранилища можно использовать различные устройства, в том числе сетевые системы хранения данных (NAS).

Общая схема работы электронного архива ЭТЛАС

Ниже приведена общая схема взаимодействия пользователя с системой, отражающая информационные потоки, поступающие в систему и выходящие из нее, а также методы их обработки внутри системы.

Ключевым отличием схемы работы электронного архива ЭТЛАС от электронного документооборота ЭТЛАС является отсутствие автоматизации бизнес-процессов внутри системы. При этом входные и выходные информационные потоки идентичны, как и внутренняя структура пространства документов системы.

В левой части схемы перечислены источники поступления информации в систему:

· Офисные приложения, позволяющие создавать и вносить в систему любые документы;

· Поточный либо планшетный сканер, взаимодействуя с которым система позволяет создавать отсканированные многостраничные PDF и MS Word-версии документов;

· Файловая система, позволяющая импортировать в систему как отдельные документы произвольных форматов, так и их группы, и иерархические структуры документов (папки с неограниченной вложенностью). Поддерживается импорт как с локальных дисков, так и из сетевого окружения;

· Сторонние информационные системы, интеграция с которыми позволяет производить обмен как документами, так и другими данными, что позволяет полностью интегрировать систему ЭТЛАС в информационную инфраструктуру организации.

Как показано на схеме, в систему могут быть внесены любые документы (файлы), при этом их размер ограничен возможностями файловой системы серверной машины (ограничение размера документа в системе ЭТЛАС - 16 Экзабайт). Помимо документов, имеющих хотя бы одну электронную версию (файл), в систему могут быть добавлены документы без версий, путем создания соответствующих регистрационных карточек. Подобные документы могут описывать любые объекты, необходимые пользователю, и позволяют организовать регистрацию и каталогизацию любых данных.

После прохождения регистрации, документы попадают в основное пространство документов, представляющее собой универсальное средство структурирования документов. Основное пространство документов поддерживает как произвольное размещение документов в папках, создаваемых пользователями вручную в соответствии с неформализованными правилами, так и автоматическое размещение документов в зависимости от их типа, в соответствии с заранее настроенными правилами.

Из основного пространства документов, документы могут быть удалены в корзину документов, либо помещены в архив. Корзина позволяет избежать потери документов при случайном удалении, при этом возможность очистки корзины доступна только администраторам системы. Корзина поддерживает два уровня удаления, и разделение удаленных документов по пользователям. Архив документов позволяет скрыть документы, актуальность которых не требует их хранения в общем пространстве документов, при этом сохраняется возможность их поиска и получения доступа к ним.

Резервное хранилище документов содержит копии всех документов системы, позволяя полностью восстановить работу с системой и ее документами в случае утери данных на основном сервере системы.

Функции электронного архива, показанные на схеме, более подробно описаны на основной странице электронного архива ЭТЛАС.

На протяжении всего цикла своей жизни в системе, документы могут быть:

· Открыты в соответствующем приложении, как для ознакомления, так и для редактирования;

· Распечатаны на принтере;

· Отправлены по факсу и электронной почте;

· Экспортированы в файловую систему, в том числе сетевое окружение;

· Переданы в сторонние информационные системы.

Заключение

В заключении следует отметить, что методология организации архивного хранения электронных документов только начинает складываться. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), делопроизводителей, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других «путешественников» к открытому информационному обществу.

Таким образом, цель работы достигнута - рассмотрена организация архивов электронных документов. И решены следующие задачи:

- дано определение понятия электронного архива;

- рассмотрены основные этапы организации электронного архива;

- описана структура электронного архива;

- рассмотрены проблемы выбора технической реализации электронного архива;

- описана организация электронного архива на примере системы ЭТЛАС.

Список использованных источников и литературы

1. Архивное хранение документов - компактно, надежно, безопасно [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.e-arch.ru/stati/49-arkhivnoe-khranenie-dokumentov-kompaktno-nadezhno-bezopasno

2. Архитектура электронного архива ЭТЛАС [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.atlas-soft.ru/products/atlas-archive-architecture

3. Залаев, Г.З. Современные принципы хранения и распространения архивной информации [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.gpntb.ru/win/inter-events/crimea2001/tom/sec2b/Doc12.HTML

4. Зверева, Н. Автоматизация архивной службы предприятия [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.e-rus.ru/site.shtml? id=7&n_id=3631

5. Левчук, Л.И. Ткаченко, Н.А. Ходаковский, Н.И. Проблемы внедрения автоматизированных архивных технологий [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.artinfo.ru/eva/EVA2000M/eva-papers/200007/Khodakovsky-R.html

6. Марков А. Концепция построения электронного архива [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://stor-m.ru/page.jsp? pk=node_1129899705713

7. Организация архива электронных документов [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.redocs.ru/articles/9572/

8. Тихонов В.И. Организация архивного хранения электронных документов: проблемы, практика, рекомендации [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://stor-m.ru/page.jsp? pk=node_100078

9. Электронные архивы. Создание электронных архивов документов и организация хранилищ корпоративной информации [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.korusecm.ru/solutions/elib/

Размещено на Allbest.ru