Информатизация архивной отрасли в Российской Федерации
Понятие архивного дела, основные принципы работы государственных архивов Российской Федерации. Цели, объекты, направления информатизации архивного дела, программное обеспечение. Лингвистическое обеспечение, архивные документы на нетрадиционных носителях.
Рубрика | Программирование, компьютеры и кибернетика |
Вид | курсовая работа |
Язык | русский |
Дата добавления | 17.03.2015 |
Размер файла | 45,8 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
В настоящее время разработана Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему федеральных архивов на 2011 - 2020 годы.
Программа предусматривает несколько основных направлений внедрения ИКТ в архивной сфере, в рамках которых выделены отдельные содержательные задачи и предусмотрены мероприятия, последовательная реализация которых позволит добиться полномасштабного внедрения и использования ИКТ.
Первое направление: Предоставление государственных услуг. Среди задач и мероприятий, предусмотренных этим направлением, предполагается осуществлять мероприятия, часть из которых уже реализуется. Так, на едином портале портал государственных и муниципальных услуг размещена обновленная информация об услугах, оказываемых Федеральным архивным агентством и подведомственными ему учреждениями, запланировано развитие Интернет-портала "Архивы России" (в том числе создание разделов портала на иностранных языках) и организация доступа к информации о документах Архивного фонда Российской Федерации через портал (с использованием программного комплекса "Центральный фондовый каталог"); Создание сайтов федеральных архивов (в виде самостоятельных сайтов или разделов портала "Архивы России"), что позволит значительно расширить возможности доступа граждан и организаций к информации о документах Архивного фонда Российской Федерации через сайты архивов, на которых будут размещаться электронные описи (как это сделано сегодня ГАРФ и РГИА); Развитие официального сайта Федерального Архивного агентства.
Объединение информационных ресурсов (тематических, исследовательских и пр.), созданных и функционирующих внутри федеральных архивов, с целью предоставления удаленного доступа к цифровому контенту. Одним из примеров подобного работы является запускаемый в настоящее время межархивный проект "Документы советской эпохи".
Второе направление Программы информатизации объединяет в себе работы, связанные с развитием и внедрением систем электронного документооборота, межведомственного электронного документооборота и межведомственного электронного взаимодействия. (СЭД, МЭДО, СМЭВ).
Третье направление - информатизация основной деятельности архивов. Для этого направления Программа предусматривает реализацию комплекса разнообразных задач, условно объединенных под одним названием: автоматизация и комплексная информатизация основных направлений деятельности архивов. Это - компьютеризация федеральных архивов. Программа предусматривает комплекс мероприятий, направленных на развитие отраслевого, обязательного для использования всеми архивами России, программного обеспечения, главной составляющей которого является единая информационно-поисковая система (ЕАИС) по учету документов Архивного фонда Российской Федерации. ЕАИС состоит из трех самостоятельных программных комплексов:
- программный комплекс (базовый уровень) "Архивный фонд" предназначен для использования непосредственно в архивах. Его используют 14 федеральных архивов, лицензионные договора на использование программного комплекса "АФ-4" заключены с архивными управлениями 84 субъектов Федерации, что обеспечивает единство учета документов Архивного фонда РФ на всей территории страны независимо от прав собственности на данные документы. В настоящее время идет процесс модернизации ПК "Архивный фонд", в том числе исправление ошибок, перевод этого ПО на веб-интерфейс;
- программный комплекс "Фондовый каталог" предназначен для использования отделами (управлениями, агентствами) по делам архивов регионального уровня. Это программное обеспечение предназначено для аккумулирования массивов информации (баз данных "Архивный фонд") всех архивов данного региона. В настоящий момент завершено тестирование ПК "Фондовый каталог" в 7 регионах. В нем должны быть представлены сведения обо всех фондах Архивного фонда РФ, информация о которых передается непосредственно из баз данных федеральных архивов (использующих ПК "АФ") и региональных массивов информации (созданных в ПК "ФК").
В Программе также обозначена необходимость создания, ведения еще одной общеотраслевой автоматизированной системы - "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации". Представляется целесообразным её активное наполнение, включая представление в ней образов документов и организацию доступа к системе через портал "Архивы России".
Один из ключевых подразделов задачи автоматизации и информатизации основных направлений деятельности архивов связан с необходимостью проведения работ по оцифровке оригиналов (подлинников) архивных документов. Эта задача является одним из ключевых направлений государственной программы "Информационное общество (2011-2020 годы)".
Разрабатывается специальный подраздел с мероприятиями, реализация которых позволит значительно увеличить возможности доступа к архивным документам.
Среди этих мероприятий:
-Создание компьютеризированных читальных залов в федеральных архивах на базе терминальной системы информационного обслуживания; Обеспечение читальных залов федеральных архивов оборудованием для использования оцифрованных копий хранимых документов
-Разработка программного обеспечения для создания, внедрения и функционирования единого "Электронного читального зала" с "личными кабинетами исследователей", установленного на портале "Архивы России" и обеспечивающего возможность удаленного доступа к ресурсам читальных залов федеральных архивов.
Разработанные базы данных "Читальный зал" и "Учет исполнения запросов" позволят повысить качество и оперативность получения данных и сводных статистических сведений в целях повышения эффективности использования документов АФ РФ, обеспечения потребителей релевантной документной информацией и будут способствовать организации комплексного использования документов архива. Эти программные комплексы также распространяются в архивной системе бесплатно. Помимо программного обеспечения, ориентированного на автоматизацию основных функций и направлений деятельности архивов, создаются и другие общеотраслевые БД: "Зарубежная архивная Россика", "Зарубежстройпроект", "Росприоритетпроект", "Государственный реестр уникальных документов", "Нормативно-методическая база отрасли" и др. Примером полнотекстовой автоматизированной базы данных, разрабатываемой ВНИИДАД, является "Нормативно-методическая база отрасли".
Отдельная задача информатизации связана с необходимостью организации приема на хранение электронных документов, возникающих при переходе органов государственной власти на безбумажный документооборот. Для решения этой задачи предусмотрено проведение работ по определению нормативно-правовых условий приема на хранение, хранение и использование электронных документов и документов на электронных носителях. Одновременно предполагается осуществить организацию и оборудование новых архивохранилищ для хранения электронных документов и документов на электронных носителях в архивах; разработать информационно-поисковые системы по работе с электронными документами.
4.1 Международное сотрудничество
Международное сотрудничество в сфере информатизации архивного дела призвано способствовать внедрению прогрессивных информационных технологий в архивную практику, развитию связей с зарубежными архивистами и пользователями, укреплению материальных ресурсов информатизации.
Сотрудничество со странами ближнего и дальнего зарубежья включает в себя:
· налаживание деловых связей, организацию обмена материалами по проблемам информатизации архивного дела, обмен специалистами с целью ознакомления с опытом работы по информатизации;
· тесное взаимодействие с архивными и научными организациями, проводящими исследования в области новых информационных технологий, технологических аспектов доступа к архивным материалам, участие в международных научных семинарах и симпозиумах;
· установление деловых контактов с крупнейшими организациями, осуществляющими накопление, хранение и широкое использование ДМН;
· сотрудничество со странами ближнего зарубежья в разработке общих стандартов описания архивной информации;
· реализацию совместных проектов по применению современных информационных технологий в российских архивах.
В информатизации архивного дела исключительно важная роль принадлежит широкомасштабным экспериментам, которые дают материал для совершенствования разработанных технологий, а также закладывают основу для принятия принципиальных решений по новым направлениям информатизации.
Экспериментальные исследования сопряжены с большими финансовыми вложениями и трудозатратами без гарантии их высокой отдачи. Поэтому целесообразно подходить ко всем совместным международным проектам, в которых используются автоматизированные технологии, как к полигонам для апробации новых технологических решений в рамках российской архивной системы и на российском материале. Такой подход предполагает самое активное участие российской стороны в планировании не только содержательных, но и технологических аспектов проекта: выбор решений, обеспечивающих совместимость создаваемых автоматизированных информационных ресурсов и их описаний (метабаз) с ранее созданными и разрабатываемыми ААТ; анализ информационных, технических, программных, экономических результатов; подготовка для отечественных архивистов полного аналитического обзора хода и итогов проведенной работы; выработка рекомендаций по предмету проекта; в отдельных случаях, если это целесообразно и не запрещено договором по проекту - внедрение технологических решений в практику работы архивных учреждений.
Вместе с тем необходим критический и взвешенный подход к изучению зарубежного опыта информатизации архивного дела. Во-первых, в путях и методах информатизации в каждой стране присутствует влияние традиционной национальной системы комплектования, обеспечения сохранности, описания и использования архивных материалов. Во-вторых, наиболее крупные и известные сейчас базы и банки данных проектировались для программных и технических средств, которые к настоящему времени в определенной мере устарели. Произведенные ранее значительные затраты на ПО и оборудование, накопление информационного массива в старых форматах создают инерционность в использовании информационных технологий, препятствуют своевременному внедрению новейших достижений в этой области. Необходимо принимать во внимание, что выбор программного обеспечения, создание информационных технологий, принятие тех или иных стандартов определяются не только их эффективностью, но накопленными АИР, маркетинговой деятельностью фирм-производителей ПО и компьютерной техники, самодовлеющим стремлением к национальным приоритетам.
Важной частью международного сотрудничества в сфере информатизации является взаимодействие с архивными учреждениями бывших советских республик. Предпосылкой эффективного сотрудничества служат общие основы организации архивного дела и работы с архивными документами. Использование в России и странах ближнего зарубежья одних и тех же или совместимых ААТ, общих стандартов будет способствовать интенсивному информационному обмену и взаимному пополнению АИР, более полному удовлетворению потребностей органов государственной власти, граждан в архивной информации, развитию и совершенствованию связей между архивными службами. Сотрудничество со странами ближнего зарубежья может осуществляться в рамках двусторонних или многосторонних соглашений, включающих в себя вопросы предоставления и использования ААТ; организации взаимного обмена архивной информацией в электронной форме; стандартизации представления информации, коммуникативных форматов и протоколов передачи данных; ведения многоязычного лингвистического обеспечения БД; ведения и использования в режиме удаленного доступа централизованных баз и банков данных.
Заключение
_На современном этапе развития общества эффективность и качество проводимых архивами работ по всем направлениям деятельности напрямую зависит от степени информатизации отрасли. В то же время недостаточная оснащенность архивов компьютерной техникой тормозит внедрение автоматизированных архивных технологий, сдерживает возможности оперативного использования документов в информационной и культурно-просветительной работе, снижает качество обслуживания учреждений, исследователей и граждан, обращающихся за справками социально-правового характера. Информатизация архивных учреждений позволит существенно улучшить информационное обслуживание потребителей, как в самих архивах, так и его абонентов, пользующихся каналами связи. А это, в свою очередь, будет способствовать углублению и повышению эффективности научных исследований, осуществляемых на основе архивной информации. Применение современных средств коммуникации совместно с автоматизацией процессов поиска архивной информации позволит в значительной степени укрепить межрегиональные, межотраслевые и международные связи благодаря возможности проведения межархивного тематического поиска информации.
На начальном этапе информатизации система информационных технологий неизбежно в значительной степени копирует сложившуюся традиционную "бумажную" технологию работы с документами, дублирует устоявшуюся схему внутри- и межотраслевых информационных потоков. В то же время, например, для любых организаций, не только архивов, характерны проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Говоря, о проблемах стоит отметить некоторые из них:
* Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.
* Фактор директора "советского типа" - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.
* Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация всех процессов.
* Наблюдается несовместимость программно-технических решений, невозможность обмена данными между различными созданными государственными информационными системами, отсутствуют механизмы и технологии оперативного информационного взаимодействия федеральных и региональных информационных систем между собой и друг с другом.
* Необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным" миром, в особенности, если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.
По мере увеличения автоматизированных информационных ресурсов, их вовлечения в активный оборот, "врастания" в архивную практику информационных технологий столь же неизбежна трансформация структуры и интенсивности информационных потоков, форм, методов и показателей архивной деятельности, видов работы пользователей. Эти факторы, а также прогресс в развитии компьютерной техники и технологии определяют необходимость постоянной и высокоэффективной работы по информатизации архивного дела России.
Литература
Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Под редакцией В.П. Козлова. Архивоведение. М.: ПрофОбрИздат, 2007.
Афанасьева Л.П. Информационные технологии в архивах: комплектование и экспертиза ценности документов //Секретарское дело.- 2004.-№ 2.
Давыдов А. А., Первых М. И., Смирных Н. А. Информационные ресурсы архивного фонда // Информационный потенциал Орловской области: Сборник. Орел, 2005.
Афанасьева Л.П. Автоматизированные архивные технологии / Л.П. Афанасьева ; Рос. гос. гуманит. ун-т и др. - М.: Ипполитов, 2005. - 150 с.
Дороков С. Современные возможности экспертизы ценности и учёта электронных документов в организации // Отечественные архивы.-2003.-№ 5.
Михайлов О.А. Электронные документы в архивах: проблемы приёма, обеспечения сохранности и использование. (Аналитический обзор зарубежного и отечественного опыта). М.: Диалог-МГУ, 2005.
Михайлов О.А., Шапошников А.С., Медведева Г.А., Залаев Г.З., Пилинчук М.И. Автоматизированные архивные системы. (Аналитический обзор). - ГНС России, РНИЦКД.-2003.
Тихонов В.И., Юшин И.Ф.Современные концепции электронных архивов// Отечественные архивы.-2004.-№ 1.
Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Электронные архивы и электронный документооборот// Отечественные архивы.-2004.-№ 2.
ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».
Козлов В.П. Российские архивы в условиях административных реформ//Отечественные архивы.-2005.-№1.- С.22-28.
Козлов В.П. Результаты 2001 г. дают основания для сдержанного оптимизма: (доклад на расширенном заседании коллегии Федеральной архивной службы России)//Отечественные архивы. - 2002. - №2. - С.3-11.
Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: внедрение информационных технологий в работу архива//Секретарское дело.-2003.-№11.-С.58-64;№12.-С.59.
Афанасьева Л.П. Информатизация архивного дела: организация и управление//Делопроизводство. - 2004. - №2. - С.86-97; №3. - С.89-98; №4. - С.89-100.
Разработка автоматизированных архивных технологий. Ю.В. Грум-Гржимайло, А.Г. Сергеева, Н.А. Ткаченко; Информационное общество, 2000, вып. 2, с. 35 - 39.
Концепция информатизации архивного дела России 1995 года;
Федеральных законов: от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»; от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; от 06.04.2011 № 65-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием федерального закона „Об электронной подписи“».
Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации/Росархив, ВНИИДАД. - М.: Российская политическая энциклопедия (РОССПЭН), 2002
Основные правила работы архивов организаций/Росархив, ВНИИДАД. - М., 2002
Постановлений Правительства Российской Федерации: № 754 от 22.09.2009 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»; № 697 от 08.09.2010 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия»; № 751 от 07.09.2011 «О внесении изменений в Правила делопроизводства федеральных органов исполнительной власти».
Программа информатизации архивного дела России (1997--2000 гг.).
"Концепция формирования информационного общества в России" Одобрена решением Государственной комиссии по информатизации при Государственном комитете Российской Федерации по связи и информатизации от 28 мая 1999 г. № 32
http://www.aiteh.ru/index.php?page=informatizatsiya-arhivnogo-dela-v-rf
http://www.rusarchives.ru/informatization/conseption.shtml
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40984/
http://www.rusarchives.ru/informatization/programm.shtml
http://economy.gov.ru/minec/activity/sections/infOrientedSoc/interdepdoccircul/doc20090922_01
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Правовые основы информационной работы. Государственные информационные ресурсы, которые как элемент имущества находятся в собственности государства. Библиотечная сеть и информационные ресурсы архивного фонда Российской Федерации. Статистическая информация.
реферат [24,6 K], добавлен 22.06.2011Цели и направления информатизации общества. Состав инфраструктуры информатизации. Факторы, влияющие на становление информационных технологий. Анализ состояния государственных информационных ресурсов. Информатизация в социальной и экономической сферах.
контрольная работа [19,5 K], добавлен 23.06.2011История развития IT-сферы, средства информатизации. Типовая структура хранения данных. Уровни изучения информации. Области приложения информационных технологий в экономике. Универсальное программное обеспечение. Финансово-экономические пакеты программ.
учебное пособие [720,3 K], добавлен 09.04.2014Операционная система: назначение и классификация. Общая характеристика и основные механизмы операционной системы Windows. Средства подготовки текстовых документов в Windows. Понятие самораспаковывающегося и многотомного архивов, файловой системы.
реферат [20,0 K], добавлен 05.10.2011Классификация программного обеспечения, его особенности, назначение. Программное обеспечение для работы с текстом, изображением, прикладное, офисное, для работы в Интернете. Системы программирования, специфика программного обеспечения, что такое вирусы.
презентация [1,2 M], добавлен 25.02.2010Состояние информационной безопасности Российской Федерации и основные задачи по ее обеспечению. Национальные интересы РФ в информационной сфере и их обеспечение. Права граждан на доступ к информации, охрану персональных данных, личную и семейную тайны.
лекция [523,7 K], добавлен 25.07.2013Совершенствование процесса информатизации государственных общеобразовательных учреждений. Материальная база и выявление сильных и слабых сторон процесса информатизации общего образования на примере школ №62 и №83 Выборгского района Санкт-Петербурга.
дипломная работа [69,7 K], добавлен 22.06.2012Основные задачи в области обеспечения информационной безопасности Российской Федерации. Базовые угрозы информационным системам. Организация защиты информации от несанкционированного доступа. Вредоносное программное обеспечение. Создание цифровой подписи.
дипломная работа [64,3 K], добавлен 08.11.2013Сущность понятия "программное обеспечение". Типы прикладных программ. Современные системы программирования для персональных компьютеров. Уровни программного обеспечения: базовый, системный, служебный. Классификация служебных программных средств.
реферат [20,2 K], добавлен 01.04.2010Системное, инструментальное и прикладное программное обеспечение. Современные настольные издательские системы. Программные средства мультимедиа. Системы искусственного интеллекта. Прикладное программное обеспечение автоматизированного проектирования.
реферат [59,4 K], добавлен 18.12.2013