Основы информатики

Чтобы вставить в документ автофигуру, нужно нажать кнопку “Автофигуры” на панели инструментов “Рисование”. Чтобы присоединить текст к любой автофигуре (кроме линий) нужно щелкнуть по фигуре правой кнопкой мыши, в контекстном меню нужно выбрать команду “Добавить текст” и ввести нужный текст. Текст становится частью автофигуры.

Рисование линии (стрелки).

1. Щелкнуть мышью по кнопке “Линия” ( “Стрелка”) на панели “Рисование”.

2. Поставить курсор в начало и провести.

3. Меняя положение курсора можно задать угол (для проведения линии (стрелки) под углом, кратным 15 градусам, следует удерживать нажатой клавишу “Shift”).

Рисование четырехугольника.

Рисование Овала.

Рисование дуги.

Рисование произвольного многоугольника.

Добавление и изменение фигурного текста.

Для создания фигурного текста предназначена кнопка “Добавить объект WordArt” на панели инструментов “Рисование”. Существует возможность добавить к тексту тень, наклонять, вращать и растягивать его, а также вписать в одну из стандартных форм. Поскольку фигурный текст является графическим объектом, для его изменения - например, добавления заливки рисунком - можно использовать кнопки панели "Рисование". Кнопка “Добавить объект WordArt” заменила отдельную программу WordArt.

Фигурный текст является графическим объектом, а не текстом. Поэтому невозможно выполнить проверку орфографии фигурного текста.

Чтобы добавить фигурный текст нужно:

1. На панели инструментов “Рисование” нажать кнопку “Добавить объект WordArt”.

2. Выбрать нужный текстовый эффект, а затем нажать кнопку “OK”.

3. Ввести текст, который необходимо отформатировать, в диалоговое окно “Изменение текста WordArt”, выбрать необходимые параметры, а затем нажать кнопку “OK”.

4. Для изменения фигурного текста можно использовать кнопки на панелях инструментов “WordArt” и “Рисование”.

Чтобы изменить фигурный текст нужно:

1. Дважды щелкнуть мышью по фигурному тексту, который следует изменить.

2. Изменить текст, внести прочие изменения, а затем нажать кнопку “OK”.

Выделение графических объектов.

Выделение графических объектов можно произвести с помощью мыши, если предварительно нажать кнопку "Выбор объектов” на панели “Рисование”.

Изменение внешнего вида графического объекта.

Чтобы изменить внешний вид графического объекта нужно выделить его и использовать одну или несколько из ниже перечисленных кнопок на панели инструментов “Рисование”:

“Цвет заливки”. Добавление, изменение или удаление цвета заливки или самой заливки для выделенного объекта. Заливка может быть градиентной, текстурной, узорной или состоять из рисунков.

“Цвет линий”. Добавление, изменение или удаление цвета линий выделенного объекта.

“Цвет шрифта”. Форматирование выделенного текста заданным цветом.

“Толщина линии”. Выбор толщины выделенной линии.

“Тип штриха”. Выбор штриховой или штрих-пунктирной линии для выделенной фигуры или рамки.

“Вид стрелки”. Выбор типа стрелки для выделенной линии.

“Тень”. Выбор типа тени для выделенного объекта.

“Объем”. Выбор стиля для объемного эффекта.

Действия над графическими объектами.

Чтобы произвести действия над графическими объектами их нужно сначала выделить, а потом выбрать нужную команду из меню “Действия” на панели “Рисование”.

С помощью меню “Действия” можно:

1. Группировать г.о., т.е. собрать в единый объект несколько выбранных объектов для того, чтобы их можно было изменять и перемещать одновременно.

2. Разгруппировать г.о., т.е. разделить несколько собранных в группу объектов так, чтобы каждый из них мог быть изменен или перемещен отдельно.

3. Перегруппировать г.о., т.е. объединить в группу объекты, которые были разгруппированы.

4. Изменить порядок г.о., т.е. переместить выделенный объект на передний или задний план, вперед или назад, поместить перед текстом или за текстом.

5. Установить режим привязки к сетке, который позволяет легко выровнять объекты при рисовании.

6. Произвести сдвиг г.о. вверх, вниз, влево или вправо.

7. Выровнять и распределить г.о.

8. Повернуть или отразить г.о.

9. Изменить узлы г.о.

10. Изменить автофигуру.

2) Создание и обработка графических объектов.

Создание графических объектов в документе Word

Графический редактор Word, позволяет быстро строить несложные рисунки. Возможности, предоставляемые редактором рисунков, очень похожи на средства, имеющиеся в любом другом графическом редакторе. Для редактирования объектов и изменения их цветов, заливок, границ и других параметров, служит панель инструментов Рисование.

Процесс создания рисунков из графических объектов состоит из трех основных действий:

Вставка рисованных объекты в документ

Рисование или выполнение определенных действий (например, перемещение рисованных объектов по документу, группировка, порядок и т.д.)

Изменение рисованных объектов (например, изменение размеров, угла поворота и т.д.).

Средняя группа кнопок на панели инструментов Рисование предназначена для вставки разнообразных графических объектов:

автофигуры

линии

стрелки

прямоугольник

овал

надпись

добавить объект WordArt.

Существует три основные категории графических объектов, создаваемых средствами Word:

Автофигуры - это стандартные графические объекты

Объект WordArt служит для создания фигурного текста

Объект Надпись служит для нестандартной вставки небольших текстов. Кнопка с изображением текста и буквицы А, которая активизирует этот объект, находится на панели Рисование.

После вставки графических объектов в документ осуществляется процесс рисования. Для рисования или работы с графическими объектами предназначена группа кнопок: Рисование и Выбор объектов.

В процессе действий (группировать, порядок, перемещение, изменение размеров и угла поворота, привязка, расположение текста в объектах и т.д.) создается рисунок.

Основной принцип работы с графическими объектами тот же, что и при работе с текстом документа: сначала следует выделить объект, а затем выполнить с ним некоторые действия.

Изменение цвета и типа графических объектов.

Группа кнопок на панели инструментов Рисование предназначена для изменения цвета и узора заливки графических объектов, цвета и типа линий, цвета шрифта, а также для придания объекту эффекта тени или объема

Форматирование надписей, картинок и рисунков

Диалоговое окно формат. Диалоговое окно формат предполагает наиболее полные возможности для форматирования графических объектов.

Для того чтобы активизировать окно диалога Формат, необходимо выполнить следующие действия:

Выделить объект, щелкнув на нем. Чтобы выделить объект, располагающий позади текста, нужно сначала щелкнуть на кнопке Выбор объектов панели инструментов Рисование

Выбрать из меню Формат команду Автофигура, Надпись, Рисунок, Объект WordArt. Название команды зависит от типа выделенного объекта. Откроется диалоговое окно Формат. Название окна будет соответствовать типу выделенного объекта.

На вкладках диалогового окна необходимо выбрать параметры форматирования:

1. Цвета и линии: выбор стиля обтекания и выбор цвета и способа заливки, цвета, типа и толщины линии;

2. Размер: изменение размера, масштаба и угла поворота;

3. Положение: выбор стиля обтекания и выравнивания по горизонтали;

4. Рисунок: только для рисунков - обрезка рисунков, выбор их цвета, яркости и контрастности;

5. Надпись: только для надписи - изменение полей между текстом и рамкой надписи.

Технологии обработки графических объектов.

Представление данных на мониторе компьютера в графическом виде впервые было реализовано в середине 50-х годов для больших ЭВМ, применявшихся в научных и военных исследованиях. С тех пор графический способ отображения данных стал неотъемлемой принадлежностью подавляющего большинства компьютерных систем.

Для создания и обработки графических изображений используются графические редакторы. Их подразделяют на растровые и векторные. Отдельным предметом считается трехмерная (3D) графика, изучающая приемы и методы построения объемных моделей объектов в виртуальном пространстве.

В растровых графических редакторах (Paint, PhotoShop) изображение представляется как совокупность отдельных точек. Количество точек, приходящееся на единицу размера изображения, называется разрешением. Чем выше разрешение, тем выше получается качество изображения.

Достоинством растровых редакторов является высокая точность в передаче цветов и полутонов, высокая скорость и относительная простота работы.

Недостатком является очень большой объем памяти, требующийся для хранения растровых изображений. Например, пусть имеется фото стандартного размера 10 х 15 см (то есть 4 х 6 дюймов), оцифрованное с разрешением 200 точек на дюйм. В этом случае изображение содержит (4*200)*(6*200)=800*1200=960000 точек. Учитывая, что при стандартной кодировке цвета для одной точки требуется 24 бита (3 байта), получим размер изображения 960000*3=2880000 байтов, или около 2.8 Мбайт.

Другим недостатком является так называемая пикселизация изображений при их увеличении. Раз в оригинале присутствует определенное количество точек, то при увеличении масштаба увеличивается размер точек, и в результате дискретность изображения становится заметной, то есть само изображение искажается.

В векторной графике базовым элементом изображения является линия. Линия описывается математически как единый объект, поэтому объем данных для хранения изображения уменьшается. Например, если изображение состоит из отрезка прямой, проведенной по диагонали экрана, то при растровой графике необходимо хранить параметры (цвет) каждой точки экрана. Если же используется векторная графика, то необходимо хранить цвет всего экрана (1-й параметр), вид линии (2-й параметр), координаты начала и конца линии (3-й - 6-й параметры) и цвет линии (7-й параметр). То есть всего нужно 7 параметров (чисел). Это займет существенно меньше места, чем в случае растрового изображения.

Линия - элементарный объект векторной графики. Как и любой объект, линия обладает свойствами: формой (прямая, кривая), толщиной, цветом, начертанием (сплошная, пунктирная).Замкнутые линии приобретают свойство заполнения. Охватываемое ими пространство может быть заполнено другими объектами (текстуры, карты) или выбранным цветом. Простейшая незамкнутая линия ограничена двумя точками, называемыми узлами. Узлы также имеют свойства, параметры которых влияют на форму концов линии и характер сопряжения с другими объектами. Прочие объекты векторной графики состоят из линий.

Таким образом, достоинством векторных редакторов является существенно меньший, чем в растровых редакторах, объем памяти для хранения изображения. Кроме того, можно построить изображение любого размера с любой степенью подробности.

Недостатком является относительно низкая скорость работы, так как изображение каждый раз строится заново.

Для хранения графических изображений применяют специальные форматы. Существует несколько десятков графических форматов. Как правило, несовместимые форматы имеют файлы растровых, векторных, трехмерных изображений, хотя существуют форматы, позволяющие хранить данные разных классов.

Наиболее распространенными форматами являются следующие:

TIFF - для хранения растровых изображений высокого качества

PSD - собственный формат программы Adobe PhotoShop

Windows Bitmap (BMP) - формат хранения растровых изображений, поддерживается всеми приложениями, работающими в среде Windows

JPEG - для хранения растровых изображений; позволяет регулировать соотношение между степенью сжатия файла и качеством изображения

GIF - средство хранения сжатых изображений с фиксированным количеством цветов (256 цветов)

WMF - для хранения векторных изображений в ОС Windows

PDF - формат описания документов, разработанный фирмой Adobe. Предназначен для хранения документов целиком, позволяет получить высокое качество иллюстраций при сравнительно небольшом размере файла.

WordArt -- это коллекция стилей текста, которые можно добавить в публикацию для создания эффектов оформления, таких как текст с тенью или отражением. WordArt можно использовать для добавления в документ специальных текстовых эффектов. Например, можно растянуть заголовок, наклонить текст, вписать текст в заранее заданную фигуру или применить градиентную заливку. Объект WordArt можно поместить в нужное место документа, чтобы украсить его или акцентировать внимание на чем-либо. Текст в существующем объекте WordArt можно в любой момент изменить или дополнить.

Вставка и удаление объектов WordArt

Вставка объекта WordArt:

1. Откройте вкладку Вставка.

2. В группе Текст откройте раскрывающееся меню WordArt.

3. Выберите нужный вариант из коллекции Обычные стили WordArt или Стили преобразований WordArt.

4. Введите текст в поле Изменение текста WordArt, выберите шрифт, размер шрифта, примените полужирное начертание или курсив и нажмите кнопку ОК.

Удаление объекта WordArt:

1. Выберите объект WordArt.

2. Нажмите кнопку Удалить.

Вкладка "Работа с объектами WordArt"

С помощью вкладки "Работа с объектами WordArt" можно форматировать текст и эффекты WordArt, выравнивать объекты WordArt по отношению к другим объектам на странице, а также изменять размер объекта WordArt.

Группа "Текст"

Группа "Текст" обеспечивает доступ к средствам, позволяющим изменить текст, интервалы, высоту, направление и выравнивание текста в объекте WordArt.

Изменить текст

Чтобы изменить текст объекта WordArt, нажмите кнопку Изменить текст и отредактируйте текст в полеИзменение текста WordArt.

Интервал

С помощью параметра Интервал можно настроить интервалы между символами в объекте WordArt, используя пять готовых форматов или кернинг пар.

· Очень узкий: увеличение ширины текста для удаления интервалов между символами в каждом слове.

· Узкий: увеличение ширины текста для уменьшения интервалов между символами в каждом слове.

· Обычный: значение по умолчанию, соответствующее обычному размеру интервалов между символами при обычной ширине текста для шрифта.

· Широкий: уменьшение ширины текста для увеличения интервалов между символами.

· Очень широкий: уменьшение ширины текста для максимального увеличения интервалов между символами.

· Кернинг пар знаков: кернинг относится к парам знаков, которые находятся дальше друг друга, чем знаки в других парах. Чтобы понять, что это такое, создайте объект WordArt с текстом "Тест WordArt", а затем включите и отключите кернинг, чтобы увидеть разницу.

С помощью этого параметра можно изменять выравнивание текста в объекте WordArt.

· Выровнять по левому краю: выравнивание текста по левому краю объекта WordArt.

· Выровнять по центру: выравнивание текста по центру объекта WordArt.

· Выровнять по правому краю: выравнивание текста по правому краю объекта WordArt.

· Выровнять по обоим краям: выравнивание текста по правому и левому краям объекта WordArt путем перемещения слов в тексте.

· Выровнять за счет интервалов: выравнивание текста по правому и левому краям объекта WordArt путем перемещения букв в тексте.

· Выровнять за счет ширины: выравнивание текста по правому и левому краям объекта WordArt за счет растяжения символов.

В группе "Стили WordArt" можно изменить стиль объекта WordArt, цвет заливки и линий, а также форму объекта. При наведении указателя на тот или иной эффект можно предварительно просмотреть, как он будет выглядеть в публикации.

Выберите нужный стиль из коллекции. Чтобы просмотреть все доступные стили, нажмите кнопку Дополнительно

Можно изменить цвет заливки текста WordArt. Кроме того, можно использовать вместо заливки рисунок, а также настроить градиент, текстуру и узор для заливки.

В группе Стили фигур выберите команду Заливка фигуры и выполните одно из указанных ниже действий.

· Чтобы выбрать недавно использовавшийся цвет, щелкните один из отображаемых цветов.

· Чтобы вывести другие цвета, нажмите кнопку Другие цвета заливки и выберите нужный цвет.

· Чтобы использовать цвет любой точки рабочей области, нажмите кнопку "Образец цвета заливки" и щелкните нужный цвет.

· Выберите один из следующих пунктов меню: Рисунок, Градиент, Текстура или Узор.

Можно изменить цвет контура текста WordArt, а также настроить его толщину, использовать пунктирную линию или узор.

· Чтобы выбрать недавно использовавшийся цвет, щелкните один из отображаемых цветов.

· Чтобы вывести другие цвета, нажмите кнопку Другие цвета контура и выберите нужный цвет.

· Выберите пункт меню Толщина, Штрихи или Узор, чтобы настроить соответствующий параметр.

Текст WordArt располагается по форме определенной фигуры.

Группа "Эффекты тени"

С помощью команд группы Эффекты тени к объектам WordArt можно применить тень.

1. Нажмите кнопку Эффекты тени и выберите нужный эффект в коллекции.

2. Чтобы изменить цвет тени, выберите пункт Цвет тени и задайте нужные параметры.

3. Настройте положение тени с помощью соответствующих кнопок, задающих направление..

4. Чтобы включить или отключить эффект тени, нажмите кнопку в центре.

Группа "Объем"

С помощью параметров в группе "Объем" можно сделать объект WordArt трехмерным.

Объем

Можно применить эффект объема из коллекции, а также настроить для него цвет, глубину, направление, освещение и поверхность. При наведении указателя мыши на эффект объема WordArt можно предварительно просмотреть его.

22. Основные понятия электронной таблицы Excel. Интерфейс и функциональные возможности. Создание новой рабочей книги и технология работы с листами

Excel - это табличный процессор. Табличный процессор - это прикладная программа, которая предназначена для создания электронных таблиц и автоматизированной обработки табличных данных.

Что такое электронная таблица в Excel?

Электронная таблица - это электронная матрица, разделенная на строки и столбцы, на пересечении которых образуются ячейки с уникальными именами. Ячейки являются основным элементом электронной таблицы, в которые могут вводиться данные и на которые можно ссылаться по именам ячеек. К данным относятся: числа, даты, время суток, текст или символьные данные и формулы.

Табличный процессор представляет собой программную среду с набором инструментов для работы с информацией представленной в табличной форме. Основное назначение - автоматизация различных вычислений и хранение результатов.

Интерфейс электронной таблицы Excel

Ячейка - область, определяемая пересечение столбца и строки электронной таблицы.

Адрес ячейки определяется названием (номером) столбца и номером строки.

Ссылка-способ (формат) указания адреса ячейки.

Блок ячеек- группа последовательных ячеек.Блок ячеек может состоять из одной ячейки, строки (или ее части) столбца, (или его части) а также последовательности строк или стобцов (или их часией)

Строка главного меню содержит имена меню основных режимов программы. Выбрав один из них, пользователь получает доступ к ниспадающему меню содержащему перечень входящих в него команд.после выбора некоторых команд ниспадающего меню появляются дополнительные подменю.

В Строке состояния (статусной строке) пользователь найдет сведения о текущем режиме работы программы, имени файла текущей электронной таблицы, номер текущего окна и тп.

Панель инструментов (пиктографическое меню) содержит определенное количество кнопок (пиктограмм) предназначенных для быстрой активации выполнения определенных команд меню и функций программы. Чтобы вызвать на экран те области таблицы которые на нем в настоящий момент не отображены используются вертикальная и горизонтальная линейки прокрутки. Бегунки (движки) линеек прокрутки показывают относительную позиции активной ячейки в таблице и используется для быстрого перемещения в ней.

Строка ввода отображает вводимые в ячейку данные. В ней пользователь может просматривать или редактировать содержимое текущей ячейки. Особенность строки ввода-возможность видеть содержащуюся в текущей ячейки формулу или функцию а не ее результат строку ввода удобно использовать для просмотра или редактирования текстовых данных.

Строка подсказки предназначена для выдачи сообщений пользователю относительно его возможных действий в данный момент.

Рабочее поле- пространство электронной таблицы, состоящее из ячеек, названий столбцов и строк.

Панель управления- часть экрана, дающая пользователю информацию об активной ячейке и ее содержимом меню и режиме работе. В ячейки электронной таблицы можно вводить не только данные, но и встроенные функции.

Одним из важнейших назначений электронной таблицы является автоматизация различных, вычислительных операций над данными. Для этого в те объекты таблицы, где предполагается хранить результаты таких вычислений, вводятся различные формулы. Ввод любой формулы начинается со знака равенства. В формулах могут участвовать не только данные, но и ссылки (адреса) объектов таблицы, а также различные функции. Формулы представляют собой соединенные знаками арифметических и/или логических операций операнды. При вводе формулы в ячейке отображается результат вычислений. Если формула использует значения других ячеек, то при изменении любой из них Excel автоматически пересчитывает результат.

При записи формулы с целью ее последующего копирования в другое место таблицы необходимо определить способ автоматического изменения адресов входящих в эту формулу ссылок.

При копировании формулы с относительными ссылками из одной ячейки в другую сохраняется такое же как в оригинале, расположение ячеек-операндов в формуле по отношению к ячейке, в которую помещается эта формула.

Данные содержащиеся в клетках электронной таблицы можно представлять в графической форм - в виде диаграмм.

Создание ново рабочей книги и технология работы с листами.

Документ приложения Excel называется рабочей книгой или просто книгой Excel. Такая книга состоит из листов, которые представляют собой большие таблицы ячеек с числами и текстовой информацией. Таблицы Excel похожи на базы данных, но предназначены не столько для хранения информации, сколько для проведения математических и статистических расчетов.

После запуска Excel автоматически создает новую (чистую) рабочую книгу, которая называется Книга1. Эта рабочая книга до тех пор, пока она не сохранена на диске, существует только в памяти компьютера. По умолчанию рабочая книга состоит из трех рабочих листов, называемых Лист1, Лист2 и ЛистЗ.

Новую рабочую книгу можно создать одним из трех описанных ниже способов:

I. Выполнить команду Файл | Создать.

II. Щелкнуть на кнопке Создать , которая расположена на панели инструментов Стандартная.

III. Нажать комбинацию клавиш Ctrl + N.

Если Вы выберете команду Файл | Создать, то на экране появится диалоговое окно Создание документа

В этом диалоговом окне с вкладками следует выбрать шаблон для новой рабочей книги. Если личных шаблонов нет, то во вкладке Общие будет находиться только одна пиктограмма Книга, щелчок на которой приведет к созданию обычной рабочей книги. Шаблоны, которые входят в поставку Excel, находятся во вкладке Решения

При выборе одного из этих шаблонов будет создана рабочая книга на основе указанного файла шаблона.

Нажав клавиши Ctrl + N или щелкнув на кнопке Создать , расположенной на панели инструментов Стандартная, можно сразу создать новую рабочую книгу, даже не открывая диалоговое окно Создание документа.

На следующем шаге мы рассмотрим открытие существующей рабочей книги в Excel.

Работа с листами

Вставка и удаление листов

По умолчанию в книге Microsoft Office Excel содержатся три листа, но при необходимости листы можно добавлять (включая такие типы листов, как листы диаграмм, листы макросов и листы диалогов) и удалять. Также можно изменять количество листов по умолчанию для новой книги.

Имя (или заголовок) листа отображается на его ярлычке в нижней части экрана. По умолчанию листам присваиваются имена «Лист1», «Лист2» и т. д., но имя любого листа на более подходящее.

Вставка нового листа

Чтобы вставить новый лист, выполните одно из следующих действий.

· Чтобы быстро вставить новый лист после существующих листов, щелкните вкладку Вставить лист в нижней части экрана.

· Чтобы вставить новый лист перед существующим, выберите этот лист, нажмите на вкладке Главная в группе Ячейки кнопку Вставить и выберите команду Вставить лист.

Одновременная вставка нескольких листов

· Удерживая нажатой клавишу SHIFT, выберите столько ярлычков листов книги, сколько листов требуется вставить в открытую книгу. Например, если требуется добавить три новых листа, выберите три ярлычка существующих листов.

· На вкладке Начальная страница в группе Ячейки щелкните Вставка, а затем выберите команду Вставить лист.

· Чтобы изменить порядок следования листов в книге, щелкните ярлычок листа, который необходимо переместить, и перетащите его в необходимое местоположение.

Переименование листа

· В строке ярлычков листов щелкните правой кнопкой мыши ярлычок, который требуется переименовать, и выберите команду Переименовать.

· Выделите текущее имя и введите новое.

СОВЕТ. При печати листа можно вывести его имя.

Печать имен листа

1. На вкладке Вставка в группе Текст выберите команду Колонтитулы.

2. В представлении Разметка страницы щелкните в том месте, где должно отображаться имя листа.

3. В группе Работа с колонтитулами нажмите кнопку Имя листа

Удаление одного или нескольких листов

· Выделите лист или листы, которые требуется удалить.

· На вкладке Начальная страница в группе Ячейки щелкните стрелку рядом с командой Удалить, а затем выберите команду Удалить лист.

23. Типы вводимых данных. Форматирование данных. Ведение рабочей книги. Модель ячейки. Адреса и имена ячеек. Абсолютные и относительные адреса

Ячейки идентифицируются по их положению в таблице, или адресу. Этот адрес представляет собой название столбца, за которым следует номер строки. Поэтому первая ячейка рабочего листа, расположенная в его верхнем левом углу, имеет адрес А1, самая левая ячейка второй строки -- А2, а верхняя ячейка второго столбца -- В1. Обычно адрес ячейки состоит из буквенного названия столбца и номера строки. Можно использовать также систему ссылок на ячейки R1C1, которая имеет такое название, поскольку первая ячейка таблицы, А1, в этой системе характеризуется адресом R1C1. Обратите внимание на два отличия в способах адресации ячеек. * Система адресации R1C1 не использует буквенный заголовок столбцов.

При выборе данной системы на вкладке Общие (General) диалогового окна Сервиса Параметры (Tools=>Options) буквенные заголовки столбцов меняются на числа. В системе адресации R1C1 сначала указывают номер строки, а затем-- номер столбца, на пересечении которых расположена ячейка. При обычной системе адресации заголовок столбца указывается первым. Основное преимущество обычной системы адресации заключается в том, что она короче. Поэтому многие пользователи считают, что ее применение, особенно в формулах, удобнее, так как не приходится каждый раз обращаться к сокращению R (строка) и С (столбец). Недостатком данной системы является то, что столбцы после 26-го именуются двумя буквами (всего в рабочем листе 256 столбцов).

При работе с широкими листами система адресации R1C1 оказывается достаточно удобной. Предположим, необходимые данные находятся в ячейке R1C52. Из адреса ясно, насколько далеко они расположены по отношению к первой ячейке таблицы. А если знать, что данные содержатся в той же ячейке с адресом AZ1, будет ли вам столь же очевидно их расположение? Определение активной ячейки Независимо от используемой системы ссылок на ячейки, Excel выделяет ячейку, с которой работают в настоящее время (эта ячейка называется активной, или текущей), несколькими способами. ? Адрес ячейки находится в поле слева непосредственно над строкой заголовков столбцов (в поле Имя (Name)). ? Выделяются заголовки строки и столбца, на пересечении которых находится ячейка.

Абсолютные и относительные адреса.

Абсолютный адрес - это не изменяющийся при копировании и перемещении формулы адрес ячейки, содержащий исходное данное (операнд)

Для указания абсолютной ссылки вводится символ $ .Различают два типа абсолютной ссылки: полная и частичная.

Полная абсолютная ссылка указывается если при копировании или перемещении адрес клетки содержащий исходное данное не меняется. Для этого символ $ ставится перед наименованием столбца и номером строки.

Пример. $B$5; $D$12- полные абсолютные ссылки.

Частичная абсолютная ссылка указывается если при копировании и перемещении не меняется номер строки или наименование столбца. При этом символ $ в первом случае ставится перед номером строки а во втором перед наименованием столбца.

Пример. B$5, D$12 - частичная абсолютная ссылка не меняется номер строки, $B5, $D12- частичная абсолютня ссылка не меняется наименование столбца.

Относительная ссылка- это изменяющийся при копировании и перемещении формул адрес ячейки, содержащий исходное данное (операнд). Изменение адреса происходит по правилу относительной ориентации клетки с исходной формулой и клеток с операндами. Формула написания относительной ссылки совпадает с обычной записью.

24. Копирование и перемещение. Специальное копирование

Перемещение и копирование данных является одной из основных операций, используемых при работе с табличными данными, при этом копируется на новое место не только содержимое ячеек, но и их форматирование.

Перемещение и копирование содержимого ячеек можно осуществить двумя способами:

· командами меню Правка (Edit);

· перетаскиванием с помощью мыши.

Как только пользователь выделит ячейку и выберет команду Вырезать или Копировать (Cut или Сору) в меню Правка (Edit), Excel произведет копирование содержимого ячейки в буфер обмена.

При перемещении данные исходных ячеек будут вставлены на новое место.

Копирование данных используется для дублирования информации. Как только содержимое одной ячейки скопировано, оно может быть вставлено в отдельную ячейку или в область ячеек неоднократно. Кроме того, выбранная область окружается подвижной пунктирной границей, которая будет оставаться до тех пор, пока операция не будет завершена или отменена.

Граница выглядит как пульсирующая точечная рамка, окружающая выделенный объект. Вставка содержимого ячеек возможна только тогда, когда существует эта граница.

Использование команды Вставить (Paste) в меню Правка (Edit) после выбора команды Вырезать (Cut) будет отключать границу.

Использование команды Вставить (Paste) после команды Копировать (Сору) не будет отключать границу, т.е. пользователь может продолжать указывать другие места назначения для вставки данных и применять команду Вставить снова.

Нажатие клавиши Enter будет вставлять выделенную область на новое место, указанное мышью, и отключать границу.

Нажатие клавиши Esc будет отменять операцию копирования в буфер и отключать границу.

Когда вставляются данные из более чем одной ячейки, требуется указать только левый верхний угол области ячеек на рабочем листе, в которую осуществляется вставка.

Перемещение и копирование с помощью меню

1. Выделите область ячеек для копирования.

2. Для перемещения щелкните кнопку Вырезать - или выберите команду Вырезать из меню Правка (Edit, Cut). Excel показывает границу, окружающую область вырезания.

3. Для копирования щелкните по кнопке Копировать - или выберите Правка, Копировать (Edit, Copy). Excel показывает границу, окружающую область копирования.

4. Выберите место (верхнюю ячейку области) вставки.

5. Щелкните по кнопке Вставить - нажмите Enter или выберите Правка, Вставить (Edit, Paste).

Возможность Перетаскивания (Drag and Drop) позволяет перемещать или копировать содержимое выделенных ячеек с помощью мыши. Эта возможность особенно полезна при .перемещении и копировании на небольшие расстояния (в пределах видимой области рабочего листа).

Перемещение и копирование перетаскиванием

1. Выберите область ячеек для перемещения.

2. Переместите указатель мыши на обрамление выделения.

3. Перетащите выделение с помощью указателя на новое место. Область ячеек будет перемещена на новое место.

4. Если при перетаскивании удерживать нажатой клавишу Ctrl, область ячеек будет скопирована на новое место.

Специальное копирование.

Специальное копирование данных между файлами включает в себя команду Специальная вставка (Paste Special) в меню Правка (Edit). В отличие от обычного копирования данных с помощью команды Вставить (Paste) команда Специальная вставка (Paste Special) может быть использована для вычислений и преобразования информации, а также для связывания данных рабочих книг (эти возможности будут рассмотрены в следующей главе).

Команда Специальная вставка (Piste Special) часто используется и для копирования атрибутов форматирования ячейки.

1. Выделите ячейку или ячейки для копирования.

2. Выберите Правка, Копировать (Edit, Copy).

3. Выделите ячейку или ячейки, в которые будут помещены исходные данные.

4. Выберите Правка, Специальная вставка (Edit, Paste Special). Диалоговое окно Специальная вставка содержит несколько параметров для вставки данных

5. Установите необходимые параметры, например форматы (при колировании форматов изменяется только форматирование, а не значение ячеек).

6. Выберите ОК.

Первая группа параметров диалогового окна Специальная вставка (Paste

Special) позволяет выбрать содержимое или атрибуты форматирования, которые необходимо вставлять. При выборе параметра Все (АИ) вставляются содержимое и атрибуты каждой копируемой ячейки на новое место. Другие варианты позволяют вставлять разные комбинации содержимого и/или атрибутов.

Вторая группа параметров применяется только при вставке формул или значений и описывает выполняемые операции над вставляемой информацией в ячейки, которые уже содержат данные (табл. 19).

25. Расчеты в Excel. Построение формул и использование функций. Математические функции. Статистические функции. Логические функции: функция ЕСЛИ, И, ИЛИ. Функции СУММ ЕСЛИ, СЧЕТ ЕСЛИ

Проведение расчетов

Основное назначение Excel -- выполнение расчетов с данными. Обработка данных происходит в ячейках содержащих формулы. Правила ввода простейших формул вы уже изучили в начале раздела. В данном подразделе мы рассмотрим общие принципы создания формул любой сложности и изучим примеры типичных расчетов в Excel.

Правила ввода формул

Ввод любой формулы всегда нужно начинать со знака равенства «=». В формуле могут находиться:

знаки арифметических действий: «+», «-», «*», «/», «^» (знак возведения числа в степень), знак «%»;

числа, строки (они берутся в кавычки)

ссылки на ячейки и диапазоны ячеек (как на текущем листе, так и на других листах книги) для определения порядка вычислений, скобки;

встроенные функции.

В Excel имеется большое количество функций, с помощью которых можно проводить вычисления и другие действия, относящиеся к самым разнообразным областям знаний. При использовании встроенной функции после знака «=» следует ввести ее имя, а затем в скобках аргументы функции -- данные, которые используются в расчетах. Аргументами функции могут быть числа, ссылки на ячейки или диапазоны ячеек, а также другие встроенные функции (они называются вложенными). Рассмотрим конкретные примеры:

=А2+В2 -- сложение значений двух ячеек;

=А1*0,8 -- умножение числа из ячейки А1 на 0,8;

=D1^2+1 -- возведение числа из ячейки D1 в квадрат и прибавление единицы к результату;

=СУММ(А1:А5) -- суммирование значений из диапазона ячеек А1:А5. Это пример использования встроенной функции. Здесь СУММ -- имя функции, А1:А5 -- диапазон ячеек, ее единственный аргумент, заключенный в скобки;

=МУМНОЖ(B1:B2;B7:C7) -- вычисление произведения матриц B1:B2 и B7:C7. Как видно, данная функция имеет два аргумента, которые являются массивами данных из выделенных диапазонов. Если функция имеет несколько аргументов, они отделяются друг от друга точкой с запятой. В качестве аргументов функций вы можете использовать ссылки на ячейки и диапазоны на текущем листе и на других листах. В последнем случае перед адресом ячейки или диапазона следует ввести название листа, отделенное штрихами, и поставить разделитель «!», например `Лист1'!В2, `Лист 3'!А1:С4. Штрих можно ввести, нажав клавишу «Э» при активной английской раскладке.

Разумеется, синтаксис всех встроенных функций Excel запомнить невозможно, да и делать это не нужно, поскольку в повседневной практике для решения наиболее часто встречающихся задач вы будете использовать всего несколько встроенных функций.

Опции вставки в документ встроенных функций находятся на вкладке Формулы в группе Библиотека функций. Функции распределены по категориям в зависимости от того, для решения каких типов задач они предназначены. Назначение той или иной функции можно прочесть на всплывающей подсказке, которая появляется при наведении указателя мыши на имя функции с меню.

Если вы хотите просмотреть полный список встроенных функций Excel, нажмите кнопку Вставить функцию, которая находится в строке формул. В открывшемся окне Мастера функций выберите в раскрывающемся списке Категория пункт Полный алфавитный перечень и щелчком выделите имя функции, чтобы ниже прочитать о выполняемых ею действиях.

Название встроенной функции можно ввести с клавиатуры (что крайне нежелательно ввиду высокой вероятности ошибки), вставить из соответствующего меню кнопок, расположенных в группе Библиотека функций на вкладке Формулы или же из окна Мастера функций. О двух последних вариантах будет упомянуто ниже.

Часто применяемые на практике функции вынесены в меню кнопки , которая находится в группе Редактирование на вкладке Главная. Рассмотрим задачи, связанные с их использованием.

Простейшие расчеты

Функция суммирования данных является самой востребованной, именно поэтому задействовать ее в Excel проще всего.

Если данные расположены в одном столбце или строке, выделите их и нажмите кнопку. Результат сложения тут же отобразится внизу (в случае столбца) или справа (в случае строки) ряда. Выполните на нем щелчок, и в строке формул вы увидите, что Excel задействовал функцию =СУММ().

Если необходимо просуммировать значения из нескольких строк или столбцов (не важно, являются они смежными или нет), выделите ряды и вновь воспользуйтесь данной кнопкой. Суммы тут же отобразятся в следующей за рядом ячейке.

Для суммирования ячеек, находящихся в прямоугольной области или в разных частях документа, выполните следующие действия.

1. Выделите щелчком ячейку, в которой нужно отобразить результат суммирования.

2. Нажмите кнопку. При этом в ячейку будет помещена функция суммирования, а в ее скобках будет мигать курсор, указывающий на то, что нужно ввести аргументы.

3. Выделите нужный диапазон ячеек (при необходимости -- несколько диапазонов, удерживая нажатой клавишу). При этом он будет охвачен бегущей рамкой, а скобках формулы появятся ссылки на диапазоны ячеек

4. Нажмите для получения результата.

Даже после того, как ввод формулы будет завершен, вы всегда сможете отредактировать ее, изменив или добавив аргументы или функции. Так, чтобы изменить диапазон ячеек в только что рассмотренном примере, действуйте следующим образом.

1. Выполните двойной щелчок на ячейке, содержащей формулу. При этом диапазон, принимающий участие в расчетах, будет охвачен синей рамкой с маркерами в углах.

2. Подведите указатель мыши к нужному углу и, когда он примет вид двунаправленной стрелки, протащите границы рамки так, чтобы захватить новые ячейки (или, наоборот, исключить старые). При этом адрес диапазона в скобках формулы будет изменяться автоматически.

3. Нажмите для подсчета нового результата.

Щелкнув на стрелке кнопки , вы раскроете список команд, вызывающих функции, которые можно задействовать так же быстро, как и функцию суммирования. Схема действий при их использовании не отличается от последовательности шагов для функции суммирования. Ниже приводится краткое описание функций, вызываемых командами кнопки.

Среднее. Вызывает функцию =СРЗНАЧ(), с помощью которой можно подсчитать арифметическое среднее диапазона ячеек (просуммировать все данные, а затем разделить на их количество).

Число. Вызывает функцию =СЧЕТ(), которая определяет количество ячеек в выделенном диапазоне

Максимум. Вызывает функцию =МАКС(), с помощью которой можно определить самое большое число в выделенном диапазоне.

Минимум. Вызывает функцию =МИН для поиска самого маленького значения в выделенном диапазоне.

Результат работы некоторых из перечисленных функций можно видеть, не обращаясь непосредственно к самим функциям. Выделите интересующий вас диапазон и посмотрите вниз на строку состояния Excel. Слева от регулятора масштаба появятся значения суммы, количества ячеек в диапазоне и среднего арифметического

Использование функций

В арсенале Excel огромное количество встроенных функций, которые предназначены для решения как относительно простых, так и очень сложных задач. По сути, встроенные в программуфункции -- это уже готовые формулы, которым присвоены уникальные имена. Например, для подсчета общей суммы значений в определенном диапазоне ячеек достаточно воспользоваться функцией СУММ.

Всего в Excel более 900 встроенных функций, и большинство из них предназначены для более сложных расчетов, чем функция СУММ. Среди этого разнообразия есть функции, созданные специально для финансовых, инженерных, статистических и других специфических расчетов. С ее помощью осуществляется расчет ежемесячных выплат в счет погашения ссуды с учетом ее суммы, временного периода (за который нужно погасить долг) и постоянной процентной ставки.

Каждая функция состоит из трех обязательных элементов.

· Знак равенства (=). Признак того, что в данную ячейку введена функция или формула, а не данные какого-либо другого типа (например, текстовый фрагмент, числовое значение или дата).

· Имя функции. Характеризует тип выполняемых операций, например СУММ (суммировать), СРЗНАЧ (среднее значение), ПЛТ (платеж) и т.д.

· Аргументы. Значения, на основе которых выполняются вычисления. Аргументы вводят в круглых скобках сразу после имени функции. Как правило, это адреса ячеек, значения которых используются в вычислениях. Например, адрес диапазона ячеек A5:D23. Аргументы могут быть и более сложными; это зависит от назначения функции.

Функции могут быть вложенными в формулы или служить аргументом других функций. Например, для того чтобы подсчитать сумму значений, введенных в диапазоне А5:А44, а затем прибавить к полученному результату значение ячейки В44, можно воспользоваться следующей формулой: =СУММ (А5 : А44) +В44.

Для того чтобы функция возвращала правильный результат, ее аргументы необходимо вводить с учетом определенного синтаксиса (строгая очередность аргументов). Например, при расчете суммы ежемесячных выплат для погашения ссуды используется встроенная функция плт со следующим синтаксисом:

ПЛТ (ставка; кпер; пс; бс),

где ставка -- процентная ставка по ссуде;

кпер -- общее количе¬ство выплат в процессе погашения ссуды;

пс -- текущая стоимость или общая сумма ссуды;

бс -- значение будущей стоимости или остатка средств с момента последней выплаты (в данном случае этот аргумент равен нулю, поскольку через заданный период вре-мени ссуду необходимо погасить полностью, без остатка).

Если говорить проще, то вместо слова ставка и сокращений кпер, пс, 6с нужно ввести реальные числовые значения, необходимые для расчета, либо ссылки на ячейки, в которых эти числовые значения находятся.

Математические функции Excel

Математический функции выполняют различные математический операции например, вычисление логарифмов тригонометрических функций преобразование радиан в градусы и тп.

Функция СУММ (SUM)

Функция СУММ (SUM) суммирует множество чисел. Эта функция имеет следующий синтаксис:

=СУММ(числа)

Аргумент числа может включать до 30 элементов, каждый из которых может быть числом, формулой, диапазоном или ссылкой на ячейку, содержащую или возвращающую числовое значение. Функция СУММ игнорирует аргументы, которые ссылаются на пустые ячейки, текстовые или логические значения. Аргументы не обязательно должны образовывать непрерывные диапазоны ячеек. Например, чтобы получить сумму чисел в ячейках А2, В10 и в ячейках от С5 до К12, введите каждую ссылку как отдельный аргумент:

=СУММ (А2;В10;С5:К12)

Статистические функции выполняют операции по вычислению параметров случайных величин или их распределений представленных множеством чисел, например, стандартного отклонения, среднего значения, медианы и тп.

Логические функции используются для построения логических выражений результат которых зависит от истинности проверяемого условия.

Функция счет если; сумм если

Функция Счет если

Функция СЧЁТЕ СЛИ подсчитывает количество ячеек в диапазоне, которые соответствуют одному указанному пользователем критерию. Например, можно подсчитать количество всех ячеек, которые начинаются с определенной буквы или содержат числа, большие или меньшие указанного значения. Предположим, например, что есть лист со списком задач в столбце A, а имя пользователя, ответственного за каждую из задач, указано в столбце B. Для подсчета количества повторений имени ответственного в столбце B можно использовать функцию СЧЁТЕСЛИ. Это позволяет определить количество задач, назначенных этому пользователю. Пример:

=СЧЁТЕСЛИ(B2:B25;"Валентин")

Функция СУММЕСЛИ.

Функция СУММЕСЛИ используется, если необходимо просуммировать значения диапазона, соответствующие указанным условиям. Предположим, например, что в столбце с числами необходимо просуммировать только значения, большие 5. Для этого можно использовать указанную ниже формулу.

=СУММЕСЛИ(B2:B25;">5")

В данном примере на соответствие условиям проверяются суммируемые значения. При необходимости можно применить критерии к одному диапазону, просуммировав соответствующие значения из другого диапазона. Например, формула =СУММЕСЛИ(B2:B5; "Иван"; C2:C5) суммирует только те значения из диапазона C2:C5, для которых соответствующие значения из диапазона B2:B5 равны "Иван".

26. Построение диаграмм. Мастер диаграмм. Виды и типы диаграмм. Форматирование элементов диаграммы. Редактирование диаграмм. Изменение типа диаграммы

Построение диаграмм.

В любом табличном процессоре вы легко найдете меню, содержащие множество опций для построения диаграмм.

Наиболее важные из них:

Тип графика - позволяет выбрать тип графика или диаграммы ( например стопочную или круговую)

Определить серии - помогает найти ячейки электронной таблицы, содержащие данные для построения графика .Каждая серия- это набор последовательных значений одной их переменных.

Ось Х- задает параметры необходимые для разметки оси Х.

Атрибуты- задает дополнительные параметры создаваемого графика или диаграммы (название осей самого графика, легенду, используемые цвета)

Мастер диаграмм.

Средство Мастер диаграмм состоит из четырех диалоговых окон, в которых сосредоточены разнообразные параметры и установки, необходимые для процесса построения диаграмм. Как правило, Вы получаете нужную Вам диаграмму, добравшись до последнего диалогового окна.

Выбор данных

Прежде чем запустить Мастер диаграмм, выделите данные для построения диаграммы. В этом нет строгой необходимости, но это упрощает работу. Если Вы не выделили данные перед запуском Мастера диаграмм, то их можно выбрать во втором диалоговом окне мастера.

Когда Вы выделяете данные, включите в диапазон и такие элементы, как заголовки строк и столбцов, относящиеся к рядам данных диаграммы. На рисунке 1 показан рабочий лист с диапазоном данных, отобранных для диаграммы. Это данные о ежемесячных продажах для двух регионов. Лучше выбрать диапазон целиком, включая названия месяцев и регионов.

Данные для диаграммы не обязательно должны быть расположены в одном смежном диапазоне. Чтобы выделить несколько диапазонов, нажмите клавишу Ctrl и щелкните на нужных ячейках.

После того как данные выделены, запустите средство Мастер диаграмм. Для этого можно щелкнуть на кнопке Мастер диаграмм, которая расположена на панели инструментов Стандартная, или выбрать команду Вставка | Диаграмма. После этого на экране появится первое из четырех диалоговых окон.

В любой момент работы можете вернуться к предыдущему этапу, щелкнув на кнопке Назад. Для немедленного завершения работы с этим средством щелкните на кнопке Готово. Если Вы закрываете Мастер диаграмм раньше времени, то Excel создаст диаграмму, используя информацию, имеющуюся на этот момент.

Виды и типы диаграмм.

Типы диаграмм

Microsoft Office Excel поддерживает различные типы диаграмм, помогая отображать данные понятным для конкретной аудитории способом. При создании или изменении существующей диаграммы можно выбрать один из множества доступных типов диаграмм.

Гистограммы

Данные, которые расположены в столбцах или строках, можно изобразить в виде гистограммы. Гистограммы используются для демонстрации изменений данных за определенный период времени или для иллюстрирования сравнения объектов.

В гистограммах категории обычно формируются по горизонтальной оси, а значения -- по вертикальной.

Гистограммы содержат следующие подтипы диаграмм

· Гистограмма с группировкой и объемная гистограмма с группировкой Гистограммы с группировкой сравнивают значения по категориям и выводят их в виде плоских вертикальных прямоугольников. На объемной гистограмме с группировкой данные отображаются в трехмерном виде. Третья ось значений (ось глубины) не используется.

Сгруппированные гистограммы можно использовать при отображении следующих категорий данных

Диапазоны значений (например, количество элементов).