Разработка автоматизированной системы управления кадрами АСУ "Отдел кадров"

Прием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта. Форма "Трудовая книжка" (См. П.4., рис. 16) позволяет вносить всю информацию из трудовой книжки и рассчитывать стаж работы на предприятии, общий стаж. Для военнообязанных предусмотрена Форма "Военная информация" которая содержит информацию из военного билета.

В необходимых случаях от претендента на должность или рабочее место администрация предприятия имеет право потребовать документ об образовании или полученной профессии с указанием разряда (квалификации) все данные из которого вносятся в Форму "Дипломная информация" (См. П.4. рис. 10).

Основанием приема на работу является заключенный письменно трудовой договор (контракт). Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография, краткая анкета сотрудника вызывается из формы "Сотрудники" путем нажатия на кнопку "Анкета".

Прием на работу оформляется приказом по личному составу. В дальнейшем заполняется личная карточка Т-2 и вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника. Карточка Т-2 запускается из формы "Сотрудники" нажатием на соответствующую кнопку.

Перевод на другую работу оформляется приказом по личному составу.

Увольнение работников предприятия производится по причинам, указанным в статьях КЗоТ, на основании поданного работником личного заявления, или в связи с истечением срока действия контракта, заключенного на определенный срок, или при наличии акта о нарушении трудовой дисциплины и т.д. Оформляется соответствующий приказ из формы "Сотрудники".

Предоставление отпусков работникам предприятия осуществляемся в соответствии с предварительно утвержденным графиком отпусков. При необходимости переноса отпускного периода работником должно быть составлено личное заявление с указанием причин переноса. (См. П.4., рис. 12). Предоставление отпуска оформляется приказом по личному составу. (См. П.4., рис. 13).

Командирование сотрудников предприятия, как правило, обосновывается в докладной записке руководителя структурного подразделения (ведущего специалиста) и оформляется приказом по личному составу. (См. П.4., рис. 19).

При изменении условий и оплаты труда работников предприятия могут предварительно издаваться приказы по основной деятельности (например, о реорганизации структуры предприятия) или составляться докладные записки руководителей структурных подразделений (ведущих специалистов), а затем оформляются приказы по личному составу (См. П.4, рис. 20).

При изменении анкетно-биографических данных (фамилии, имени, отчества и др.) работник обязан представить в кадровую службу документы - основания, полученные в других организациях (например, свидетельство о браке с зафиксированным в нем изменением фамилии, выданное органами ЗАГС).

Таким образом при помощи АСУ "Отдел кадров" процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения кадров документируются посредством создания следующих основных документов: приказов по личному составу, личных заявлений работников предприятия, контрактов, представлений о переводе, графиков отпусков.

При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда, (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и, при необходимости, условия приема: временно (с... по...), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.п.

При переводе на другую работу - новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении - причина увольнения, согласно статьям КЗоТ.

При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, даты начала и окончания.

При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчивается ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Приказы по личному составу, согласно КЗоТ, доводятся до сведения работников под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.

Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со следующими заинтересованными должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы (в небольших организациях - работником, ответственным за ведение кадровой документации).

Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течение календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы).

В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ.

С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется составление приказов индексировано (пронумеровано). К порядковому номеру кадрового приказа добавляется буквенное обозначение, чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности. Например: N 28-к - приказ о движении кадров (прием, перевод, увольнение, изменения кадровой информации), N 12- км - о командировании, N 45-о - об отпуске, N 32-п - о поощрении.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках работников путем нажатия кнопки "Поощрения" из формы "Трудовая книжка" (См. П.4., рис. 16).

Трудовой контракт, как письменная форма трудового договора между работником и администрацией в лице руководителя предприятия, имеет следующие обязательные реквизиты: название вида документа, дата, индекс, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух подлинных экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника.

Представление о переводе имеет унифицированную форму и включает реквизиты: наименование структурного подразделения, название вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, резолюцию, заголовок к тексту, текст, подпись, визы. Представление о переводе готовится руководителем структурного подразделения, адресуется руководителю предприятия, согласовывается с заинтересованными лицами. Руководитель предприятия после рассмотрения представления проставляет резолюцию, на основании которой в дальнейшем готовится приказ о переводе. В тексте представления должна быть отражена оценка производственной деятельности работника и обоснованы причины перевода.

При составлении графика отпусков учитываются: действующее законодательство, особенности работы предприятия, личные пожелания сотрудников и т.д. При наличии на предприятии профсоюзной организации график отпусков согласовывается с профсоюзным комитетом. Сводный график отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем предприятия.

Форма графика отпусков унифицирована и включает реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, дата, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования, гриф согласования с профсоюзной организацией.

Содержательная часть графика отпусков (реквизит "Текст") представляет собой таблицу с графами: табельный номер работника; фамилия, имя, отчество; должность; даты отпуска (его продолжительность); изменение даты ухода в отпуск и выхода на работу (по месяцам и числам); основание изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу.

При оформлении в качестве оснований для приказов по личному составу в АСУ "Отдел кадров" распорядительных информационно-справочных документов, как приказ по основной деятельности, протокол, факт, письмо, докладная или объяснительная записки составлены согласно правила по составлению и оформлению этих разновидностей организационно-распорядительных документов.

Приказы по основной деятельности оформляются на бланке предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, подпись, визы, отметка об исполнении документа.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "Приказываю", которое печатается прописными буквами на отдельной строке от нулевого положения табулятора. Отчеты в базе данных составлены согласно последним требованиям существующего законодательства См. П.6.

Входные данные

Входными данными для программы являются данные из трудовой книжки сотрудника, диплома, паспорта, военного билета, медицинской книжке сотрудника, пенсионного свидетельства, страхового полиса, приказов о перемещении, увольнении поощрении и др. (П.8).

Выходные данные

Выходными данными являются различные отчеты основанные на статистической информации и общеустановленных стандартных форм. (П.7).



Выводы

Выбрана среда разработки - Microsoft Access, удовлетворяет все требования необходимые для функционирования программы.

Разработана автоматизированная система учета "Отдел кадров", с интуитивно понятным интерфейсом пользователя.

Абаканское Отделение Красноярской Железной Дороги полностью удовлетворяет всем предъявленным требованиям к аппаратному и программному обеспечению.



3. Результаты тестовых испытаний и опытной эксплуатации

АСУ "Отдел кадров" разработана как однопользовательская версия, так как помимо отдела кадров Абаканского Отделения Красноярской Железной Дороги существуют еще несколько отделов расположенных в подразделениях предприятия. На предприятии используется программный комплекс АРМ "Отдел кадров", который установлен в подразделениях, вся главная информация хранится в Красноярском Отделении Железной Дороги и переносится на главный компьютер посредством передачи данных по модемному соединению из каждого подразделения.

Разработка однопользовательской версии была обусловлена быстрыми сроками при создании, отсутствии компьютеров объединенных в общую сеть, простотой использования.

3.1 Результаты тестовых испытаний

Важным этапом при создании АСУ является тестирование программы. Этот этап входит в жизненный цикл при создании ПО и позволяет выявить недостатки разработанной программы, улучшить работоспособность.

Тестированием называют контролируемое выполнение программы на конченом множестве тестовых данных и анализ результатов этого выполнения с целью обнаружения ошибок. Часто тестирование программы в соответствии с этим его пониманием называют динамическим тестированием, а статический анализ, не требующий выполнения программы, - статическим тестированием. [18].

При тестировании программы использовался метод динамического тестирования, внимание уделялось следующим показателям:

правильность данных на выходе;

правильность автоматического подсчета различных показателей;

применение справочников для устранения ошибок пользователя;

В результате тестовых испытаний были выявлены и устранены следующие ошибки:

исправлен автоматический расчет итогов;

созданы справочники;

созданы "Реквизиты предприятия".

3.2 Результаты опытной эксплуатации

Разработка Автоматизированной системы управления "Отдел кадров" с самого начала велась как - локальной версии, включающей в себя составление и ведение данных на основе формы Т-2. И составления штатного расписания.

Основную функциональность программы составляет Форма Т-2, которая включает в себя следующие сведения о работнике: имя, отчество, фамилию, дату рождения, национальность, сведения о составе семьи, адрес прописки, адрес проживания, паспортные данные, данные страхового полиса, образование (Рис. 3.1.). Так же помимо этих данных заносится информация о должности сотрудника, отделе, командировках сотрудника, отпусках и воинском учете.

Так же при создании АСУ "Отдел кадров" возникла проблема ведения штатного расписания. Штатное расписание включает в себя следующее: кол-во людей требуемых на вакантную должность, размер заработной платы, надбавки. АСУ "Отдел кадров" строилась на информации личной карточки сотрудника и ведением штатного расписания. При следующем приеме сотрудника на работу, вся личная информация вносилась заново, что очень неудобно, так как текучесть кадров в Абаканском Отделении КРЖД довольно большая. Требовалось создание отчетов не только о сотрудниках по форме Т-2, но и других важных сведений, таких как статистическая информация.

Рис. 3.1 Форма Т-1.

Интерфейс АСУ "Отдел кадров" был создан при помощи стандартных элементов ACCES 97. Формы позволяют отображать данные, содержащиеся в таблицах или запросах в более удобном для пользователя виде. При помощи форм можно добавлять в таблицы новые данные, а также изменять и удалять существующие. Форма может содержать рисунки, графики и другие внедренные объекты. [8]

При создании форм был применен элемент - мастер форм. Мастер форм ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняет всю основную работу.

Преимущество этого метода - быстрота, а недостаток - потеря функциональности и некоторой гибкости при представлении информации. Все изменения и корректировка форм происходили в режиме конструктора форм. Что предало формам законченный вид и упростило навигацию как по формам, так и по самой базе данных.

Казалось, что все недостатки были исправлены, но возникли некоторые предложения от сотрудников отдела кадров, что привело к тщательному анализу процессов подсистемы и входящих и исходящих потоков информации. Это позволило создать подробную информационно-логическую модель функциональной области, что, в свою очередь, исключило дублирование информации в базе данных, ускорило к ней доступ и упростило запросы для отчетов, в том числе и не запланированных. Информация об уволенных сотрудниках на этот раз сохраняется в базе данных и может быть использована для статистики или при приеме этого человека на работу повторно.

Интерфейс программы также претерпел значительные изменения. Его построение осуществлялось без посредства помощников и мастеров. Новые изменения базы позволили удобно разместить информационные объекты в формах и сделать ввод простым и дружественным. Основная навигация происходит из главной формы (П.4. Рис.1.). Все основные данные были перенесены в форму "Сотрудники" (П.4. Рис.7.) что позволило в кратчайший срок получать всю необходимую информацию о сотрудниках. Так же был добавлен "Быстрый поиск сотрудника" (П.4. Рис.6.) поиск нужного человека ускорился в несколько раз, что немаловажно для крупного предприятия с множеством служащих.

Была добавлена форма "Трудовая книжка" (П.4. Рис.16.) которая позволяет заносить и хранить все данные о прежнем месте работы сотрудников, их перемещениях, увольнениях.

Была добавлена форма "Поощрения", которая хранит информацию о наградах и поощрениях сотрудника.

Результаты внедрения

Программа АСУ "Отдел кадров" была внедрена на предприятии 15 апреля 2002 г. о чем свидетельствует акт внедрения (П.8.).

В результате внедрения программы пользователи могут производить следующие действия:

Хранение в базе личных данных о каждом сотруднике.

Расчёт общего стажа, непрерывного стажа и стажа работы на данном предприятии.

Учёт отпусков согласно нового КЗоТа, вступившего в действие 1 февраля 2002 года.

Учёт командировок, отпусков и поощрений.

Автоматическое составление штатного расписания.

Ведение статистики по предприятию (количество сотрудников, количество вакантных мест, средний оклад, средний возраст).

Автоматическое напоминание о днях рождения сотрудников.

Автоматическое составление кадровых приказов (в программе используются новейшие бланки приказов, утверждённые постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26).

Хранение в базе данных вакантных должностей предприятия.

Составление разнообразных статистических отчётов.

Хранение в базе фотографий сотрудников.

Расчёт среднесписочной численности сотрудников за любой период.

Автоматическое составление формы Т-2.

Быстрый поиск в базе.

Недостаток программы

Однопользовательская версия программы, которая не предполагает существование общей базы для всех сотрудников предприятия. Отсутствие раздела по ведению данных по стандарту Пенсионного Фонда.

Перспективы для расширения проекта

В перспективе существует вариант расширения возможностей программного продукта. Через некоторое время начнутся разработки более свежей версии продукта, в которой будут добавлены некоторые дополнительные возможности:

архив данных по уволенным сотрудникам;

ведение данных по стандарту Пенсионного Фонда;

разработка сетевой версии программы;



Выводы

Тестирования программного продукта позволило найти необходимую информацию для дальнейшего совершенствования программы.

Незначительное число ошибок достигнуто при прямом общении с конечными пользователями программы.

В результате внедрения программы на предприятие достигнута более эффективная и качественная работа сотрудников отдела кадров с документами и необходимой информацией.

Выявленные недостатки при работе с программой позволят исправить их в дальнейшей разработке.



4. Меры безопасности при работе с компьютером работников отдела кадров

Соблюдение всех норм и правил при работе с компьютером приводит к повышению производительности труда. Руководители предприятий, организаций и учреждений вне зависимости от форм собственности и подчиненности в порядке обеспечения производственного контроля обязаны привести рабочие места пользователей ВДТ и ПЭВМ в соответствие с требованиями Санитарных правил и Норм.

В Абаканском Отделении Красноярской Железной Дороги создан отдел безопасности, на который возложены функции проверки правильности создания рабочих мест.

Существуют основные понятия, характеризующие безопасность при работе с компьютером:

вредный производственный фактор - производственный фактор, воздействие которого на работника может произвести к его травме;

безопасные условия труда - условия труда, при которых воздействие на рабочих вредных или опасных производственных факторов исключено либо уровни их воздействия не превышают установленные нормативы;

рабочее место - место, куда работник должен прибыть и находится в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя;

4.1 Санитарные нормы и правили

Требования к видеодисплейным терминалам и персональным электронно-вычислительным машинам.

Конструкция ВДТ применяемых в отделе кадров Абаканского Отделения Красноярской Железной Дороги полностью соответствует СанПиН п. 3.3. Обеспечивает возможность фронтального наблюдения экрана путем поворота корпуса в горизонтальной плоскости вокруг вертикальной оси в пределах ±30 градусов и в вертикальной плоскости вокруг горизонтальной оси в пределах ±30 градусов с фиксацией в заданном положении. Все мониторы имеют матовую поверхность, не создающую бликов, гигиенический сертификат.

Клавиатуры располагаются на специальных выдвижных поверхностях, отделенных от основной столешницы на расстоянии 100 - 300 мм от края, обращенного к пользователю, что соответствует СанПиН п. 8.2.8.

Видеодисплейные терминалы, персональные электронно-вычислительные машины и клавиатуры соответствуют всем нормам СанПиН п. 3.1 - 3.11.

Требования к помещениям для эксплуатации ВДТ и ПЭВМ

Помещения с ВДТ и ПЭВМ имеют естественное и искусственное освещение. Естественное освещение осуществляется через оконные проемы. Оконные проемы снабжены жалюзи. Коэффициент естественной освещенности не ниже 1,2%. Площадь помещения составляет 45 м. кв. и объем 157,5 м. куб. В помещении работают 4 человека, и создано два рабочих места. См. рис. 4.1.

На один компьютер приходится в среднем по 12 кв. м и 30 куб. м., что соответствует допустимым нормам СанПиН п. 4.4.

Помещение оборудовано системой общего отопления и кондиционирования воздуха. СанПиН п. 4.10.

Пол во всех помещениях покрыт ламинатом. Поверхность пола ровная, без выбоин, нескользкая, удобная для очистки и влажной уборки, обладает антистатическими свойствами в соответствии СанПиН п. 4.16.

К потолку прикреплены подвесные потолки из натуральных материалов соответствующие российским стандартам. Полимерные материалы, используемые для внутренней отделки интерьера помещения, разрешены для применения органами Государственного санитарно-эпидемиологического надзора, что соответствует СанПиН п. 4.14.

Все отделы снабжены противопожарной сигнализацией, также есть заключения пожарной охраны, подтверждающие соответствие нормам противопожарной безопасности. Все помещения снабжены огнетушителями.

Вся проводка заземлена и для предотвращения неисправностей проводится еженедельный контроль вычислительной техники. Офисная мебель соответствует всем стандартам эргономики и удобна в использовании.

Помещение отдела кадров полностью соответствует СанПиН п. 4.14. - 4.16.

Требования к микроклимату, содержанию аэроионов и вредных химических веществ в воздухе помещений эксплуатации ВДТ и ПЭВМ

В помещение обеспечиваются оптимальные параметры микроклимата.

В холодный период года температура воздуха составляет около 22 градусов Цельсия, относительная влажность воздуха около 50% и скорость движения воздуха 0,1 м/с. В теплый период года температура воздуха составляет около 23 градусов Цельсия, относительная влажность воздуха около 45% и скорость движения воздуха 0,1 м/с, что соответствует нормам СанПиН п. 5.2.

Уровни положительных и отрицательных аэроионов в воздухе помещения и содержание вредных химических веществ соответствует нормам СанПиН п. 5.6, 5.8.

Содержание вредных химических веществ в воздухе помещений использования не должно превышает среднесуточные концентрации для атмосферного воздуха и соответствует нормам СанПиН п. 5.9.

Требования к шуму и вибрации

Уровень шума на рабочих местах не превышает 50 дБА, уровень вибрации не превышает допустимых значений приведенных в санитарных правилах и нормах, что соответствует нормам СанПиН п. 6.2, 6.3.

Расчет освещенности рабочего места

Расчет освещенности рабочего места сводится к выбору системы освещения, определению необходимого числа светильников, их типа и размещения. Исходя из этого, рассчитаем параметры искусственного освещения.

Искусственное освещение выполняется посредством электрических источников света двух видов: ламп накаливания и люминесцентных ламп.

Предлагается использовать люминесцентные лампы, которые, по сравнению с лампами накаливания, имеют существенные преимущества:

по спектральному составу света они близки к дневному, естественному освещению;

обладают более высоким КПД (в 1,5-2 раза выше, чем КПД ламп накаливания);

обладают повышенной светоотдачей (в 3-4 раза выше, чем у ламп накаливания);

более длительный срок службы [22].

Расчет освещения производится для комнаты площадью 45 кв. м, ширина которой 5 м, длинна 9 м и высота 3,5 м. Воспользуемся методом светового потока. Для определения количества светильников определим световой поток, падающий на поверхность по формуле:

где F - рассчитываемый световой поток, Лк;

Е - нормированная минимальная освещенность, Лк (определяется по таблице). Работу оператора, в соответствии с этой таблицей, можно отнести к разряду точных работ, следовательно, минимальная освещенность будет Е = 300 Лк при газоразрядных лампах;

S - площадь освещаемого помещения (в нашем случае S = 45 кв. м);

Z - отношение средней освещенности к минимальной (обычно принимается равным 1,1-1,2, пусть Z = 1,1);

К - коэффициент запаса, учитывающий уменьшение светового потока лампы в результате загрязнения светильников в процессе эксплуатации (его значение определяется по таблице коэффициентов запаса для различных помещений и в нашем случае К = 1,5);

n - коэффициент использования, (выражается отношением светового потока, падающего на расчетную поверхность, к суммарному потоку всех ламп и исчисляется в долях единицы; зависит от характеристик светильника, размеров помещения, окраски стен и потолка, характеризуемых коэффициентами отражения от стен (Рс) и потолка (Рп)), значение коэффициентов Рс и Рп определим по таблице зависимостей коэффициентов отражения от характера поверхности: Рс=50%, Рп=70%. Значение n определим по таблице коэффициентов использования различных светильников. Для этого вычислим индекс помещения по формуле:

где S - площадь помещения, S = 45 кв. м;

h - расчетная высота подвеса, h = 3,50 м;

A - ширина помещения, А = 5 м;

В - длина помещения, В = 9 м.

Подставив значения получим:

I = 45/3,50*(5+9) = 1,8

Зная индекс помещения I, Рс и Рп, по таблице находим n = 0,41

Подставим все значения в формулу для определения светового

потока F получаем:

F = 300*1,5*45*1,1/0,41 = 54329 Лк.

Для освещения выбираем люминесцентные лампы типа ЛБ40-1, световой поток которых F = 4320 Лк.

Рассчитаем необходимое количество ламп по формуле:

где N - определяемое число ламп;

F - световой поток, F = 54329 Лк;

Fл- световой поток лампы, Fл = 4320 Лк.

N = 54329/4320 = 12 шт.

Для освещения выбираем люминесцентные лампы типа ЛБ40-1, световой поток которых F = 4320 Лк.

Таким образом, необходимо установить 12 ламп ЛБ40-1.

Электрическая мощность всей осветительной системы вычисляется по формуле:

где P1 - мощность одной лампы = 40 Вт, N - число ламп = 12.

Робщ= 40*12 = 480 Вт.

В отделе кадров используются светильники с люминесцентными лампами ОД. Каждый светильник комплектуется двумя лампами. Светильники размещены в специальных световых коробах четырьмя рядами по два в каждом (рис. 4.2). [22].

Требования к организации и оборудованию рабочих мест с ВДТ и ПЭВМ

Расстояние между боковыми поверхностями видеомониторов составляет 1,5 м. расстояние до стены 30 см., что соответствует требованиям СанПиН п. 8.1.2. См. Рис. 4.1.

Рабочие столы специализированы для компьютерной техники и обеспечивают оптимальное размещение на рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества и конструктивных особенностей (размер ВДТ и ПЭВМ, клавиатуры, и др.), характера выполняемой работы, что соответствует СанПиН п. 8.1.9.

Рабочие стулья (кресла) соответствуют СанПиН п. 8.1.11 они подъемно-поворотные и регулируемые по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья, при этом регулировка каждого параметра должна независима, легко осуществляема и иметь надежную фиксацию. Экран видеомонитора находиться от глаз пользователя на оптимальном расстоянии 600 - 700 мм. СанПиН п. 8.1.13. автоматизированной системы управления кадрами АСУ "Отдел кадров"" width="375" height="510" border="0" />

Рис. 4.1 Расположение оборудования и мебели в отделе кадров

Рис. 4.2 Схема расположение светильников в отделе кадров

Влажная уборка производится ежедневно, что соответствует нормам СанПиН п. 8.1.14.

Рабочие места не оборудованы подставками для ног, что не соответствует СанПиН п. 8.2.5. Каждое рабочее место должно быть оснащено подставкой для ног имеющей ширину не менее 300 мм, глубину не менее 400 мм, регулировку по высоте в пределах до 150 мм и по углу наклона опорной поверхности подставки до 20 градусов. Поверхность подставки должна быть рифленой и иметь по переднему краю бортик высотой 10 мм.

Рабочее место оснащено легко перемещаемым пюпитром для документов, что соответствует СанПиН п. 8.2.6 [19].



Выводы

1. Отдел кадров Абаканского Отделения Красноярской Железной Дороги имеет внутреннюю отделку, по всем требованиям и правилам СанПиН.

2. Расположение компьютерной техники соответствует всем требованиям, работа не утомляет пользователей.

3. В результате расчетов освещенности было выявлено, что расположение светильников и мощность освещенности полностью соответствует установленным стандартам.

4. Соблюдение Санитарных норм при работе за ВДТ позволяет уменьшить усталость пользователей и повысить их производительность.

5. В помещениях поддерживается полагающий микроклимат благодаря наличию централизованного отопления и кондиционеров.



5. Экономико-правовые вопросы использования разработанного программного обеспечения

Определение общей экономической эффективности

Современный подход к проектированию информационных систем включает в себя расчет экономической эффективности создаваемого программного продукта. Постоянный рост объема информационных систем и компьютерных технологий приводит к увеличению материальных и трудовых затрат на автоматизирование и проектирование определенной области. Сами же информационные системы становятся более дорогостоящими и требовательными. Для решения проблемы автоматизации очень важно применить точный расчет экономической выгоды от построения новой информационной системы.

Главной целью автоматизации является эффективность, достигаемая путем совершенствования системы управления. Для достижения наибольшего эффекта снижение затрат на обработку информации не является главным фактором. Следует учитывать, что эти затраты входят в издержки производства и между ними и общей эффективностью существует прямая пропорциональная зависимость. Ввиду этого, выбор более экономичных вариантов автоматизации является важным условием проектирования машинного решения экономических задач.

Программный продукт (ПП) - это программа на носителе данных, являющаяся продуктом промышленного производства. [5].

Одной из характеристик качества программного продукта (а именно характеристикой с точки зрения соотношения затрат и результатов его функционирования) является экономическая эффективность качества программного продукта.

К основным показателям экономической эффективности относятся:

экономический эффект;

коэффициент экономической эффективности капитальных вложений;

срок окупаемости капитальных вложений.

Эффективность - одно из наиболее общих экономических понятий, не имеющих единого общепризнанного определения. По распространенному мнению, это одна из возможных характеристик качества системы, а именно ее характеристика с точки зрения соотношения затрат и результатов функционирования системы.

Экономический эффект - результат внедрения какого-либо мероприятия, выраженный в стоимостной форме, в виде экономии от его осуществления. Для организации или предприятий, использующих программные продукты, основными источниками экономии являются:

улучшение показателей их основной деятельности, происходящее в результате использования ПИ;

сокращение сроков освоения нового программного продукта за счет улучшения эргономических характеристик;

сокращение расхода машинного времени и других ресурсов на отладку и сдачу задач в эксплуатацию.

Автоматизация работы отдела кадров Абаканского Отделения Красноярской ЖД с созданием АСУ "Отдел кадров" позволяет:

Ускорить доступ к информации о сотрудниках организации, а также автоматизировать составление кадровых документов (все документы составляются согласно последним стандартам) на основе информации, которая занесена в базу данных. Программа способствует повышению скорости и эффективности работы отдела кадров при рутинных операциях: оформлении кадровых приказов, составлении штатного расписания, составлении статистических отчётов, поиске необходимой информации.

Преимущества от использования программы особенно высоки для предприятия с большой численностью сотрудников. Программа позволяет сэкономить время сотрудников отдела кадров за счёт автоматизации документооборота. Абаканское отделение КРЖД - быстро развивающееся предприятие, с высоким оборотом кадров. Внедрение программы помогло существенно снизить нагрузку при обработке информации и оформления необходимой документации, а сотруднику как можно быстрее приступить к работе.

Реализованные в программе специализированные процедуры печати на матричные принтеры снизили необходимость покупки новых лазерных принтеров.

Сокращение сроков освоения работы с программой достигнуто за счет интуитивно понятного интерфейса.

Расчет затрат на разработку проекта

Затраты на разработку проекта программистом:

где Кп - капитальные вложения на проектирование;

Кр - капитальные вложения на реализацию.

Суммарные затраты на проектирование системы и разработку программы:

где tpi - время, затраченное на разработку данного ПП работником i-й категории, человеко-месяц = 3;

Зoi - заработная плата разработчика i-й категории, руб./месяц;

Wд - коэффициент, учитывающий дополнительную заработную плату, затраченную на разработку, в долях к основной заработной плате = 0,3;

Wс - коэффициент, учитывающий начисления органом социального страхования на заработную плату разработчиков, в долях к сумме основной и дополнительной заработной платы = 0,385;

Wн - коэффициент, учитывающий накладные расходы организации, в долях или % основной заработной плате разработчиков, принимается по фактическим данным = 0,15;

где Зднi - среднедневная заработная плата рабочего i-й категории, руб./день = 83;

Ti - трудоемкость работ, выполняемых проектировщиком i-й категории, чел./день Затраты времени на разработку системы по каждому исполнителю принимаются, исходя из его нагрузки по календарному графику выполнения работ. Данные по расчету основной заработной платы проектировщика рассчитываются, исходя из 18 рабочих дней в месяце - Зoi = 1494 рублей.

Ввиду того, что разработанный ПП должен быть отлажен на ЭВМ, к суммарным затратам на разработку необходимо добавить еще и затраты на использование машинного времени:

где М - затраты на использование машинного времени;

tмо - машинное время ЭВМ, необходимое для отладки ПП, ч. = 100;

Sмч - стоимость 1 часа машинного времени на ЭВМ, руб. = 30;

Км - коэффициент мультипрограммности = 1.

Таким образом, капитальные вложения на проектирование составили Кп = 3*1494*(1,3*1,385+0,15)+3000= 11742 руб.

Расчет затрат на реализацию проекта

Капитальные вложения на реализацию проекта:

где Ко - затраты на основное и вспомогательное оборудование, руб.;

Кзд - затраты на строительство, реконструкцию здания и помещений, руб.;

Кпп - затраты на приобретение типовых разработок, пакетов, руб.;

Ксв - затраты на прокладку линий связи;

Киб - затраты на создание информационной базы, руб.;

Кпк - затраты на подготовку и переподготовку кадров, руб.

Затраты на основное и вспомогательное оборудование:

При разработке ПП использовался компьютер следующей конфигурации: Celereon 533, HDD 20 Gb, SVGA 4 Mb, 128 Mb RAM, 15'' LG, клавиатура, мышь.

Или

где Цoi - оптовая цена i-го оборудования, руб.;

Цбалi - балансовая стоимость i-го вида технических, используемых для решения i-й задачи, руб. = компьютер - 15000;

Qi - количество единиц i-го оборудования;

Yi - коэффициент загрузки i-го вида оборудования, при обработке информации по задаче;

KТНi - коэффициент, учитывающий затраты на транспортировку, монтаж и наладку оборудования i-го вида.

где Фэфj - эффективный годовой фонд времени работы технического средства j-го вида, ч./год = компьютер - 1728;

где tij - трудоемкость однократной обработки информации по i-й задаче на j-м виде технических средств, часов машинного времени = компьютер - 0,15;

Ui - частота (периодичность) решения i-ой задачи, раз/год = компьютер - 1000.

Получаем Тi1=0,15*1000=150 ч., Y1=150/1728=0,09, следовательно Ко=15000*1*0,09=1350 рублей.

Так как строительство, реконструкция здания и помещений не производились, то Кзд=0 рублей.

Затраты на приобретение программного обеспечения Кпп=0 рублей.

Прокладка линий связи не производилась Ксв=0 рублей.

Затраты на создание информационной базы Киб=0 рублей.

Затраты на подготовку и переподготовку кадров Кпк=0 рублей. Суммарные затраты на разработку и реализацию проекта К = 13092 рублей.

Расчет эксплуатационных затрат

Эксплуатационные затраты рассчитываются как:

где Сзп - затраты на основную и дополнительную заработную плату, с отчислением во внебюджетные фонды, руб.;

Са - амортизационные отчисления от стоимости оборудования и устройств системы, руб.;

Сз - затраты на силовую электроэнергию, руб.;

Срем - затраты на текущий ремонт оборудования и устройств системы, руб.;

См - затраты на материалы и машинные носители, руб.;

Сн - накладные расходы ВЦ, руб.;

Эксплуатацию разработанной системы осуществляют специалисты. Затраты на заработную плату основную и дополнительную с отчислениями на социальное страхование производственного персонала рассчитываются по формуле:

где n - количество специалистов, работающих с информационной системой; tэi - время, затрачиваемое в процессе эксплуатации системы работником i-й квалификации, дн. = 18; зoi - среднедневная заработная плата i-й квалификации, руб. = 150.

Получаем Сзп=1*18*150*1,1*1,2= 3564 рублей.

Эксплуатация системы производится ежедневно,

где Фэфj - эффективный фонд времени работы оборудования;

Цбалj - балансовая стоимость j-го вида оборудования, руб.;

аj - норма годовых амортизационных отчислений для j-го вида оборудования, % = 10;

gj - количество единиц оборудования j-го вида;

tpj - время, затраченное на разработку, ч. = 54*4=216;

где n - количество автоматизированных рабочих мест - 1;

Dp - количество рабочих дней в году = 216;

Hэ - норматив среднесуточной загрузки = 4 часов;

Получаем Фэфj=1*216*8=1728 часа в год.

В результате Са=0,1*1*((15000*0,1*1*216)/1728)=18,75 рублей.

Затраты на силовую энергию рассчитываются по формуле:

где n - количество автоматизированных рабочих мест;

Nj - установленная мощность j-го вида технических средств, кВт = компьютер - 0,44, монитор - 0,56);

gi - коэффициент использования установочной мощности оборудования компьютер - 1, монитор - 1;

Tз - 0,24 руб/кВт*ч.

В результате Сз=1*((0,44*216*1*0,24)+(0,56*216*1*0,24))=51,8 рублей.

Затраты на текущий ремонт оборудования:

где Hpi - норматив затрат на ремонт = 0,05;

Срем=(0,05*15000*216)/1728=93,75 руб.;

Затраты на материалы и машинные носители См=0 рублей

Накладные расходы включают затраты на содержание административно управленческого персонала, содержания помещений и т.д. Коэффициент накладных расходов от прямых затрат составляет 15%.

Получаем Сн=0,15*(3564+18,75+51,8+93,75+0)=559,2 рубля, соответственно Стек=3564+18,75+51,8+93,75+0+559,2= 4287,50 рубль.

Для расчета показателей экономической эффективности нам для сравнения необходим базовый вариант. В качестве базового варианта принимается программа АРМ "Отдел Кадров". Основные показатели разработанных АРМ представлены в таблице 4.1.

Таблица 4.1

Годовые эксплуатационные затраты

Статьи затрат	Затраты (руб.)
	Проект	Базовый вариант
Основная и дополнительная заработная плата с отчислениями во внебюджетные фонды	3564	7128
Амортизационные отчисления	18,75	75
Затраты на электроэнергию	51,8	207,2
Затраты на текущий ремонт	93,75	187,5
Затраты на материалы	0	0
Накладные расходы	559,2	1139,7
ИТОГО	4287,5	8737,4

Обоснование эффективности разработанной системы

Экономический эффект рассчитывается по формуле:

где Зт1 - приведенные затраты на единицу работ, выполняемых с помощью базового варианта, руб. =8737,4;

Зт2 - приведенные затраты на единицу работ, выполняемых с помощью проектируемого варианта, руб. = 4287,5 рубль;

К - капитальные вложения на разработку, руб. = 13092рублей;

Енвт - нормативный коэффициент эффективности = 0,16.

Получаем Эз=(8737,4-4287,5)+0,16*13092=6544,6 рубля.

Коэффициент экономической эффективности рассчитывается

На выходе получаем Ер=(8737,4-4287,5)/ 13092=0,34.

Расчетный срок окупаемости капитальных вложений в разработку:

Так как расчетный срок окупаемости равен практически трем годам, что меньше перспективного срока окупаемости (Тнорм=6,25 лет), то можно считать разработанную программу достаточно эффективной [14].

5.1 Правовые вопросы использования разработанного программного обеспечения

Программа для ЭВМ - это объективная форма представления совокупности данных и команд, предназначенных для функционирования электронных вычислительных машин (ЭВМ) и других компьютерных устройств с целью получения определенного результата. Под программой для ЭВМ подразумеваются также подготовительные материалы, полученные в ходе ее разработки, и порождаемые аудиовизуальные отображения [16]. В настоящее время основной формой правовой охраны является авторское право. Этот вид охраны признан во всех развитых странах, подписавших Бернскую конвенцию об охране литературных и художественных произведений [17]. Воспроизведение программы для ЭВМ или базы данных - это изготовление одного или более экземпляров программы для ЭВМ или базы данных в любой материальной форме, а также их запись в память ЭВМ.

Распространение программы для ЭВМ или базы данных - это предоставление доступа к воспроизведенной в любой материальной форме программе для ЭВМ или базе данных, в том числе сетевыми и иными способами, а также путем продажи, проката, сдачи внаем, предоставления взаймы, включая импорт для любой из этих целей.

Выпуск в свет (опубликование) программы для ЭВМ или базы данных - это предоставление экземпляров программы для ЭВМ или базы данных с согласия автора неопределенному кругу лиц (в том числе путем записи в память ЭВМ и выпуска печатного текста), при условии, что количество таких экземпляров должно удовлетворять потребности этого круга лиц, принимая во внимание характер указанных произведений.

Понятие программы для ЭВМ подразумевает три составляющие.

Первая -- это объективная форма представления совокупности данных и команд, предназначенных для функционирования компьютерных систем. "Программа должна представлять собой совокупность данных и команд. Совокупность данных и команд представлена в объективной форме" [16]. То есть, закон охраняет программу для ЭВМ только в том случае, если она представлена на материальном носителе (бумага, дискета, память ЭВМ и т.п.). В качестве объективной формы программа может быть представлена в виде блок-схемы, на языке программирования высокого и низкого уровня (исходный текст), на уровне машинных кодов (объектные коды), а также в виде последовательности логических функций.

Вторая - это подготовительные материалы. В российском законодательстве отсутствует определение того, что нужно понимать под описанием программы. Данное понятие раскрывается в типовом положении по охране программного обеспечения ЭВМ, разработанного консультативной группой всемирной организации интеллектуальной собственности (ВОИС) в 1977 году [17].

Третья - согласно Положению, описание программы -- это полное пооперационное изложение алгоритма в словесной, схематической или другой форме, детализированное в степени, достаточной для определения набора команд, которые составляют содержание соответствующей программы для ЭВМ. Описание программы может быть представлено в виде блок-схемы. Таким образом, блок-схема компьютерной программы, входящая в состав подготовительных материалов, с точки зрения закона является программой для ЭВМ, и на нее распространяются все нормы закона.

Внедрения автоматизированной системы учета кадров в Абаканском Отделении Красноярской Железной Дороги - это использование программы для автоматизации отдела кадров.

По существующему законодательству эта программа классифицируется как база данных. Под базой данных понимается, объективная форма представления и организации совокупности данных (статей, расчетов и так далее), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины [16].

В современном законодательстве очень четко отображены авторские права.

Автору программы для ЭВМ или базы данных независимо от его имущественных прав принадлежат следующие личные права:

право авторства - то есть право считаться автором программы для ЭВМ или базы данных;

право на имя - то есть право определять форму указания имени автора в программе для ЭВМ или базе данных: под своим именем, под условным именем (псевдонимом) или анонимно;

право на неприкосновенность (целостность) - то есть право на защиту как самой программы для ЭВМ или базы данных, так и их названий от всякого рода искажений или иных посягательств, способных нанести ущерб чести и достоинству автора.

Для появления авторских прав не требуется каких-либо материальных затрат, достаточно создать произведение. Под действие авторско-правовой охраны подпадает любая программа для ЭВМ или БД, созданная в результате творческого труда, независимо от ее назначения, достоинств и степени работоспособности. Однако наличие авторских прав, не защищает от заимствования идей и принципов, заложенных в основу программы для ЭВМ или БД, которые часто представляют собой достаточно ценную часть произведения.

Право авторства закрепляется за лицом (лицами), творческим трудом которого (которых) создана программа для ЭВМ или БД, и заключается в праве считаться автором данного произведения. Ссылаясь на это право, автор может требовать в суде защиты своих интересов, если его авторство не признается, присвоено другим лицом или приписывается другому лицу.

Право на имя - это право автора использовать или разрешать использовать произведение под именем автора, его псевдонимом либо анонимно, что позволяет автору иметь возможность выбора способа указания своего имени.

Автор компьютерной программы или БД может реализовать свое право на указание имени, сделав так, чтобы оно высвечивалось на экране компьютера при каждой загрузке программы, а также поместив его в сопроводительной документации, например Руководстве пользователя, и на упаковке, используемой при продаже компьютерной программы или БД. Никто не имеет права без согласия автора выбирать способ указания его имени.

Право на обнародование программы для ЭВМ - право автора, самостоятельно или предоставив кому-либо соответствующие полномочия, впервые сделать произведение доступным для ознакомления неопределенному кругу лиц. Под неопределенным кругом лиц понимается неограниченное какими-либо условиями количество людей.

Произведение, признанное коммерческой тайной (ноу-хау), не может быть обнародовано. При создании подобного произведения автор реализует свое право на обнародование, не осуществляя его самостоятельно и не разрешая сделать это третьим лицам либо разрешая правообладателю сделать произведение общедоступным в любое удобное для последнего время.

Право на отзыв - это право автора отказаться от ранее принятого решения об обнародовании произведения при условии возмещения пользователю причиненных таким решением убытков, включая упущенную выгоду. Причем автор не должен обосновывать свое требование об отзыве. Если произведение уже было обнародовано, автор обязан публично оповестить о его отзыве. При этом он вправе изъять за свой счет из обращения ранее изготовленные экземпляры произведения.

Личные неимущественные права принадлежат автору независимо от того, кому принадлежат имущественные права.

Имущественные права на программу для ЭВМ и БД представляют собой совокупность правомочий, которые могут в полном объеме или частично (в период действия авторских прав) продаваться и покупаться, передаваться в дар, сдаваться в аренду и т.п. [16].

Автору программы для ЭВМ или базы данных или иному правообладателю принадлежит исключительное право осуществлять и (или) разрешать осуществление следующих действий:

выпуск в свет программы для ЭВМ или базы данных;

воспроизведение программы для ЭВМ или базы данных (полное или частичное) в любой форме, любыми способами;

распространение программы для ЭВМ или базы данных;

модификацию программы для ЭВМ или базы данных, в том числе перевод программы для ЭВМ или базы данных с одного языка на другой;

иное использование программы для ЭВМ или базы данных.

Вопрос передачи прав на использование программы между разработчиком и работодателем регулируется гражданским законодательством, а в некоторых случаях, в части ответственности за нарушение авторских прав, -- административным и уголовным законодательством. Трудовое право не содержит норм, позволяющих в его рамках передать права на использование произведения работодателю.

Имущественные права на программу для ЭВМ или базу данных могут быть переданы полностью или частично другим физическим или юридическим лицам по договору.

Договор заключается в письменной форме и должен устанавливать следующие существенные условия: объем и способы использования программы для ЭВМ или базы данных, порядок выплаты и размер вознаграждения, срок действия договора.

Имущественные права на программу для ЭВМ или базу данных переходят по наследству в установленном законом порядке.

Для того чтобы между работодателем и автором программы не возникало таких сложных ситуаций, в существующем законодательстве предусмотрено заключение между этими сторонами договора. Под "договором", понимается как авторский договор в виде отдельного текста, так и другие документальные свидетельства, позволяющие установить достижение сторонами договоренностей по каким-либо гражданско-правовым вопросам, связанным с этим произведением, то есть содержащим условия сделки. В таком качестве может выступить и трудовой (смешанный) договор, если он содержит элементы сделки.

Правообладатель всех имущественных прав на программу для ЭВМ или базу данных непосредственно или через своего представителя в течение срока действия авторского права может по своему желанию зарегистрировать программу для ЭВМ или базу данных путем подачи заявки в Российское агентство по правовой охране программ для ЭВМ, баз данных и топологии интегральных микросхем.



Выводы

В данном разделе произведен расчет затрат на разработку программного продукта.

Срок окупаемости затрат составляет три года, что подтверждает эффективность вложения финансовых средств в автоматизацию.

Результаты проведенного анализа в области правового законодательства программного обеспечения, показали следующее:

Авторское право на разработанную программу возникает с момента создания программы и принадлежит разработчику программы.

Право на использование разработанной программы автоматически не переходит к работодателю, если это не отражено в договоре или не имеет другого документального подтверждения.

Имущественные права на программу для ЭВМ или базу данных, созданные в порядке выполнения служебных обязанностей или по заданию работодателя, принадлежат работодателю, если в договоре между ним и автором не предусмотрено иное.



Заключение

Разработанная автоматизированная система учета кадров "Отдел кадров" автоматизирует деятельность сотрудников отдела кадров Абаканского Отделения Красноярской Железной Дороги.

Использование АСУ "Отдел кадров" повысило эффективность работы, позволило ускорить доступ к данным, сократить объем информации на бумажных носителях.

База данных позволяет оформлять документы по последним стандартам, составлять необходимую отчетность.

Программа подходит для данного предприятия, руководство получило базу данных для хранения информации о сотрудниках предприятия.