Информационное обеспечение деятельности в системе управления турфирмой

Изучение различных языков методами теории вероятностей показало, что все европейские языки, в том числе и русский, обладают большой избыточностью - до 50 - 80%. Эта избыточность является естественным приспособлением языка с точки зрения обеспечения его помехоустойчивости."

Способы сжатия информации можно классифицировать следующим образом:

А. По типу элемента информации, над которым выполняется операция сжатия: побуквенное, пословное, словосочетания, фразы, тексты.

Б. По характеру операции сжатия информации:

при побуквенном сжатии сообщений --

1) оптимальное неравномерное кодирование символов алфавита;

2) укорочение допустимой для данного алфавита длины кодовой комбинации символа;

при пословном сжатии слов, словосочетаний и фраз --

1) аббревиатура (условные сокращения);

2) устранение некоторых символов в сообщении на естественном языке;

3) постановка в соответствие данному сообщению более короткого;

4) вычисление идентификатора или адреса исходного сообщения по его исходной записи при сжатии текстов или представлению:

более плотная упаковка информации, записанной в памяти;

библиографическое описание;

аннотирование;

реферирование;

индексирование.

В. По характеру взаимосвязи элементов информации в процессе сжатия: автономное, с учетом взаимосвязи информационных элементов.

Важное значение имеет достоверность информации. В системе должны быть предусмотрены специальные меры контроля достоверности входной и выходной информации, а также отсутствия искажений при ее передаче и обработке.

Таким образом, информационное обеспечение представляет руководителям информацию, требующуюся для организации производственного процесса. Но для того чтобы организовать этот процесс оптимальным образом, информация должна умело использоваться в системах управления.

Целесообразность, ценность, полезность или существенность информации учитываются в ее семантике. При использовании информации в системах управления ее полезность оценивается по тому эффекту, который она оказывает на результаты управления.

В ряде случаев решающим фактором при проектировании информационного обеспечения являются временные характеристики представления выходной информации пользователям. Иногда существуют критические сроки, по истечении которых сведения полностью теряют какую-либо ценность. Влияние изменения ценности информации во времени особенно сильно сказывается при решении задач оперативного управления. В системах оперативного управления для повышения ценности поступающей информации и уровня управляемости производственными процессами стремятся сократить длительность передачи и первичной обработки информации.

Система информационного обеспечения должна обладать гибкостью, т. е. возможностью перестройки информационных потоков в соответствии с требованиями системы управления.

Существующие системы управления, функционируя достаточно долгое время и приспосабливаясь к случайным воздействиям, в большинстве случаев обеспечивают устойчивую работу за счет систематического создания новых, более эффективных алгоритмов контроля и управления, создание которых не могло быть предусмотрено при разработке данной системы управления. Этими алгоритмами предусматривается формирование новых информационных потоков.

Новые информационные потоки создаются также при изменении целей и критериев функционирования системы управления, ее структуры, перераспределении функций по уровням и узлам системы, внедрении новых технических средств и даже при замене одного сотрудника другим в организационной структуре системы управления. Однако старые, ранее установившиеся информационные потоки при этом часто продолжают функционировать, что порождает дублирование и использование лишь части необходимой информации и снижает экономическую эффективность работы системы.

Анализ ряда систем показывает, что информационная система гораздо более консервативна, медленнее перестраивается, чем система управления. Когда-то введенные формы документов, каналы передачи информации отмирают с трудом, через продолжительное время после того как в них исчезает необходимость. Следует также отметить еще одно неприятное свойство информационных систем - их способность к накоплению, аккумулированию этих отмирающих, неиспользуемых потоков данных.

Вновь созданный орган управления, наоборот, обычно довольно долго не может наладить систему сбора необходимой информации. Свойства консервативности информационных потоков и аккумулирования неиспользуемых данных в функционирующих системах управления всегда следует учитывать при их анализе и при проектировании автоматизированных систем обработки данных. Если организация стремится выполнить свои цели при изменяющихся условиях, она должна надлежащим образом реагировать на непредвиденные ситуации. Медлительность, с которой организации реагируют на изменение условий их функционирования, является самым убедительным доводом в пользу долгосрочного планирования деятельности таких организаций, а следовательно, и функционирования в них соответствующих информационных потоков.

Глава 4. Информационное обеспечение деятельности в системе управления турфирмой

Управление - важнейшая функция, без которой немыслима целенаправленная деятельность любой социально-экономической, организационно-производственной системы. Систему, реализующую функции управления, называют системой управления.

Решение экономических задач всегда тесно связано с выполнением ряда операций по сбору необходимой информации, ее переработке по определенным алгоритмам и предоставлению лицу, принимающему решение. С внедрением средств вычислительной техники появился специальный термин "информационная технология". Под информационными технологиями управления (ИТУ) подразумевается система методов и приемов сбора, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники. Понятие ИТУ неотделимо от технической и программной среды. Однако уровень квалификации пользователей может быть разным, т.е. они могут быть как профессионалами в компьютерной области, так и непрофессионалами.

Цель применения ИТУ заключается в повышении эффективности всех видов ресурсов: трудовых, материальных, финансовых и др. Применение информационных технологий ориентировано в первую очередь на автоматизацию профессионального труда конкретных специалистов. Решается эта задача за счет использования современных технических средств обработки, хранения и передачи информации.

Турфирма "Глобус Тур" имеет:

3 городские телефонные линии

1 факс

4 ксерокса

2 сканера

7 компьютеров

4 принтера

подключение к сети Internet, выделенная линия.

Для обеспечения функционирования технических средств и решения с их помощью задач пользователя необходимо соответствующе программное обеспечение. В турфирме "Глобус Тур" используют такие компьютерные программы как: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Power Point. Microsoft Outlook, Outlook Express.

Технологии, обеспечивающие удобство и оперативность в работе "Глобус Тур":

-Мастер - тур- программа для автоматизации деятельности туристических агентств

- TourIndex.ru - оперативная система поиска информации об имеющихся турах по заданным параметрам в режиме on-line и производить мониторинг цен туроператоров.

- Adobe Photoshop - графический редактор.

- www. globus-tour.kg - сайт турфирмы "Глобус Тур".

- on-line бронирование и пересылка путевок и всех отчетных документов по электронной почте.

При обслуживании туристов используется необходимый минимум автоматизации. Дальнейшее развитие предприятия невозможно без строительства новых и реконструкции деятельности с учетом последних достижений науки и техники: технологизация и компьютеризация индустрии туризма; рациональное использование имеющихся материальных ресурсов; применения современных технологий обслуживания туристов.

Заключение

Люди организуют свою деятельность в силу разных причин - чтобы закончить работу или задание, чтобы сократить или удалить дублирование действий, чтобы создать центры ответственности, чтобы обеспечить стабильность. Информационные системы должны поддерживать эти цели. Информационные системы обеспечивают определенные преимущества перед конкурентами автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации. Преимущества внутри самой фирмы проявляются в поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и в стратегическом планировании. Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис. Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования.

Использование информационной технологии относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации.

Хозяйственные риски, связанные с информационными технологиями, постоянно растут, и неясно, до каких пор руководство предприятий будет недооценивать этот важный стратегический ресурс. Правда, в последнее время высший менеджмент стал внимательнее относиться к информационным технологиям. Именно от него должны исходить решающие инициативы по изменению ситуации в данной сфере.

Полный переход к электронной форме информации пока затруднителен по ряду объективных причин, обусловленных не ограничениями современных информационных технологий (они как раз уже вполне созрели для этого и имеют в своем арсенале все необходимые инструменты), а внешними по отношению к ним факторами (законодательство, инерция мышления, недостаточный уровень компьютеризации в среднем по стране).

При этом, говоря о концепции построения комплексных информационных систем, нельзя не упомянуть такую актуальную на сегодняшний день проблему, как совмещение в документообороте предприятия электронных и бумажных документов.

От внутрифирменных информационно-технологических подразделений требуется кооперироваться в решении хозяйственных проблем, устанавливать разумные пределы децентрализации, упрощать рабочие процедуры, а также активно вовлекать пользователей в обсуждение вопросов информационных технологий.

В заключение можно сделать вывод, что использование технологий, которые входят в понятие информационная система - залог успешной деятельности и высокой конкурентоспособности на современном рынке.

Список использованных источников

1. Эриксен, Х.Т. Тирания момента. Время в эпоху информации / Х.Т. Эриксен,2004

2. Андреева М. Сильное звено успеха // Экономика и жизнь. - 2004. - №6.

3. Барановская Т.П. и др. Информационные системы и технологии в экономике. Издательство: Финансы и статистика,2003 г.

4. Бирман Л.А. Управленческие решения: Учебное пособие для вузов,2004.

5. Божко В.П. Информационные технологии в статистике. Издательства: Финстатинформ, 2002 г.

6. Синюк, В.Г., Использование информационно-аналитических технологий при принятии управленческих решений / В.Г. Синюк, А.В. Шевырев, 2003 г.

7. Скрипкин, К.Г. Экономическая эффективность информационных систем, 2002 г.

8. Уткин, В.Б. Информационные системы в экономике / В.Б. Уткин, К.В. Балдин., 2004 г.

Размещено на Allbest.ru