Центр занятости населения Кунашакского района использует также автоматизированную систему управления выводом документов (output management systems - OMS), основным предназначением которых является генерация выходных документов. Ряд OMS-систем отвечает только за распределение и доставку выходных документов (в электронном виде - в форматах HTML, XML и PDF). Очень часто OMS-системы интегрированы с программными пакетами сканирования документов и изображений. Полезной возможностью некоторых OMS-систем является и взаимодействие с унаследованными системами.

В OMS-системе, используемой предприятием дополнительно реализована возможность архивации и долговременного хранения выходных отчетов и документов. В связи с этим, многие из OMS-систем классифицируются Gartner Group как интегрированные системы архивации и поиска документов (IDARS - integrated document archive and retrieval systems). Однако главной причиной популярности OMS-систем все же является занимаемая ими рыночная ниша - генерация документов и отчетов в информационных системах предприятий и организаций, построенных с использованием ERP-систем. По мнению аналитиков Gartner Group, одним из слабых мест современных ERP-систем является плохое управление генерацией выходных документов (разработчики ERP-систем больше сосредоточены на повышении функциональности ключевых модулей своего ПО, чем на "второстепенных" вопросах обеспечения генерации выходных отчетов, не имеющих, по их мнению, хороших рыночных возможностей). Именно этот недостаток ERP-систем и послужил основным фактором появления и быстрого развития рынка OMS-систем.

В системах должны быть предусмотрены развитые возможности индексирования, хранения и поиска документов, включая полнотекстовое индексирование.

Индексирование документов означает: реквизитную индексацию; ручное управление структурами хранения документов; настройку состава полей, типа и длины контрольных карточек документа в архиве; автоматическую полнотекстовую индексацию документов; автоматическое распознавание формата файла электронного документа; индексацию текста документа сразу при его вводе; морфологический анализ индексируемых текстов для приведения помещаемых в индекс слов к канонической форме (нормализация текста в индексе); наличие стоп - словарей при полнотекстовой индексации и обеспечение их настройки; выделение из текста сложных (составных) терминов и понятий; поддержку и настройку словарей и тезауруса; технологию реквизитной разметки документов; настройку набора реквизитов; возможность различных режимов реквизитной разметки документов (ручной, автоматический, полуавтоматический); интеграцию с произвольными программами создания, просмотра и изменения электронных документов.

Хранение документов включает в себя возможность: работы с библиотеками магнитооптических дисков, магнитных лент, компакт - дисков для хранения больших объемов информации; управление внешними носителями; хранение электронных документов произвольного формата, аннотированных текстов, по которым производится поиск; хранения в системе для каждой страницы, как исходного изображения, так и распознанного текста.

Поиск предусматривает: наличие стандартного языка запросов к БД; реквизитный поиск документов; полнотекстовый поиск, точность поиска; поиск по именам документов и аннотациям; формирование сложных запросов с использованием логических операций; контекстный поиск и меру близости слов при поиске; адекватность результата поиска запросу; морфологический анализ при построении запроса; возможность работы с системой удаленных пользователей.

Поиск может быть составным и включать несколько поисковых атрибутов из перечисленных выше типов. Результатом поиска служат образ найденных документов и содержание аннотаций, построенных в процессе индексирования или его ручного атрибутирования. Найденные образы могут быть распечатаны или переданы по корпоративной сети для просмотра с другого рабочего места. Запрос строится путем заполнения шаблона ключевыми словами, содержание которых пользователь может задавать произвольно. Поиск документов по запросу осуществляется на двух уровнях: сначала происходит поиск в справочнике данных, а по ссылкам ищется (при задании пользователем соответствующих атрибутов) сам документ. Как правило, хранение документов осуществляется автономно из-за больших объемов архива и необходимости использования оптических накопителей информации. Такая архитектура, кроме всего, позволяет минимизировать время, затрачиваемое на физический доступ к документам в режиме множественных запросов, а также обеспечивает доступ данных из неоднородных (гетерогенных) сетей. Следует отметить, что образ документа может храниться как в текстовом, так и в графическом формате. В последнем случае он, как правило, является результатом использования OCR - технологий.

Центр занятости населения Кунашакского района использует OMS-систему Optio, значительно облегчающую работу с документами, так как информация, которую пользователь хочет включить в отчет, может быть получена не только из ERP-системы. Перед выводом отчета пользователи могут запросить из OMS-системы (в том числе, через Интернет) любую индексированную информацию, хранящуюся в общем репозитарии. Если пользователям необходимо регулярно готовить отчеты, то они могут сформировать запросы таким образом, что запрашиваемая информация будет автоматически собираться, храниться и доставляться на настольный ПК пользователя (эту функцию OMS-систем часто еще называют "пакетной обработкой"). При интеграции с SAP R/3 система позволяет искать данные и документы в любом из модулей данной ERP-системы. Документы и данные (как вне, так и внутри ERP-системы) доступны через клиентскую программу ERP-системы. Репозитарием является полнотекстовая база данных. Внешние документы (сканированные, принятые по факсу, в электронной форме) автоматически индексируются и соотносятся с конкретными транзакциями внутри ERP-системы (что исключает необходимость ручной индексации).

Таким образом, исследование информационно-технического обеспечения управления, в Центре занятости населения Кунашакского района, на предмет существующей автоматизированной информационной системы показало:

1. Наличие автоматизированного документооборота;

2. Наличие собственной единой для всех подразделений базы данных.

3. Наличие корпоративной сети.

4. Наличие собственного специализированного программного обеспечения, помогающего автоматизировать часть работ специалиста.

Для эффективной работы системы управления персоналом важно создать на предприятии единую автоматизированную сеть ПЭВМ, предусматривающую взаимный обмен кадровой информацией между всеми уровнями управления персоналом на базе современных средств передачи данных.

Заключение