Электронный документ и его значение

«Моральное устаревание носителей и оборудования, которое происходит в том случае, когда устройство (например, лента или диск) физически несовместимо с имеющимся компьютерным оборудованием (например, приводом для чтения лент или дисков), и, следовательно, информация не может быть прочитана. Моральное устаревание носителей неизбежно, поскольку технологические достижения постоянно изменяют способы физического хранения электронных документов (происходят, например, изменения в технологии записи, в интерфейсах оборудования и программного обеспечения приводов); изменяются конструктивные параметры устройств. Как следствие, со временем более старые носители информации становятся несовместимыми с появившимися позднее носителями и оборудованием». [13, с.120-122].

При использовании некоторых технологий записи информации порча данных возможна вследствие воздействия магнитных полей, пыли и загрязняющих окружающую среду веществ (магнитные носители), в то время как другие виды носителей (оптические) менее подвержены влиянию внешних факторов и менее чувствительны к повреждениям, случающимся вне строго контролируемой среды хранения.

Устаревание форматов документов - электронные документы создаются и используются в различных форматах. Многие из них являются "закрытыми" - либо недоступны их подробные описания, либо их использование может быть затруднено вследствие прав интеллектуальной собственности. Это создает угрозу доступности информации при долговременном хранении, поэтому уже сейчас при передаче электронных документов на длительное хранение из широкого набора форматов, используемых создателями и получателями документов, выбирается небольшое число часто используемых стандартов, подходящих для целей архивного хранения.

Именно поэтому сейчас так популярны открытые форматы, которые позволяют работать с электронными документами даже в отсутствие программного обеспечения, использовавшегося для их создания. Специалисты рекомендуют в случае необходимости сохранения электронных документов в «нестандартном» формате постараться оставить максимально подробное его описание и также само ПО.

Устаревание программного обеспечения. При создании и использовании электронных документов организации и отдельные лица используют широкий набор пакетов программ. Для обеспечения сохранности документов чрезвычайно сложно сделать доступ к соответствующему ПО или поддерживать все эти пакеты в работающем состоянии.

Часть электронных документов может оказаться зависимой от программного обеспечения, - и, соответственно, их можно будет использовать лишь в устаревших информационных системах.

Таким образом, документы могут храниться на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл-сервере), на сменных носителях. Главная особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Также необходимо своевременно обновлять ПО, использовать открытые форматы электронных документов, обеспечивать надёжную защиту, чтобы избежать проблем с воспроизведением документов в дальнейшем.

Заключение

В результате проведённого исследования по теме «Особенности работы с электронными документами» можно сделать ряд выводов.

Проведя анализ понятия «электронный документ» можно выделить его составляющие: это информация, определенным способом зафиксированная на носителе с возможностью ее идентификации; у электронных документов есть своя физическая и логическая структура; они являются логической, а не физической целостностью. До сих пор не существует точного понятия «электронный документ»; «электронный документ» имеет ряд особенностей: массовое применение новых информационных технологий; электронная цифровая подпись; отсутствие жесткой привязки к носителю.

Также электронный документ имеет разнообразие форматов, но ни один из форматов файлов электронных документов не может считаться универсальным для длительного архивного хранения, поскольку довольно быстро меняются техника, технологии и программное обеспечение.

Применение электронных документов даёт массу преимуществ для пользователей и облегчает работу с ними. Например: ускорение процесса документооборота, легко редактируется содержимое, способность передачи документов через сеть Internet и цифровым каналам связи

Главной проблемой электронного документа является придание ему юридической силы. Для решения этой проблемы предусмотрен специальный реквизит электронного документа - электронная цифровая подпись.

Документы могут храниться на жестком диске компьютера, на сервере и на сменных носителях. Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве.

Анализ нормативно-правовой и методической базы регулирования электронного документооборота показал, что для полноценного использования электронных документов необходимо дальнейшее ее развитие, принятие ряда законов, которые будут всесторонне определять порядок создания, применения, признания юридической силы электронных документов, их защиты, а также устанавливать ответственность за нарушение правил работы с электронными документами.

В российской юридической практике практически нет ни одного подзаконного или инструктивного нормативного акта, который бы конкретизировал правила организации электронного документооборота в целом или в определенной информационно-телекоммуникационной системе.

Так, Федеральные законы «Об электронной цифровой подписи» и «Электронной подписи», при всей своей значимости, не может регламентировать все аспекты применения электронных документов и электронных технологий. Автоматизацию управленческих процессов сдерживает отсутствие общегосударственных нормативно-методических актов, устанавливающих требования к автоматизированным системам делопроизводства. Актуальным является разработка типовых систем автоматизации делопроизводства для организаций различного уровня и различных организационно-правовых форм.

Рассматривая возможности электронного документооборота, мы пришли к выводу, что его функциональные характеристики позволяют качественно улучшить документационное обеспечение, а значит и управление в целом.

Бибилиоаграфический список

1. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 149-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2006. - № 31. - Ст. 3448.

2. Об электронной цифровой подписи: федеральный закон РФ от 10.01.2002 №1-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2002.- № 8.- Ст. 2505.

3. Об электронной подписи: федеральный закон РФ от 06.04.2011 №63-

ФЗ // Российская газета.- № 75.- С.8.

4. ГОСТ Р 51141 - 1998. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 1998.

5. ГОСТ Р 15489-1 -- 2007. Управление документами. Общие требования. - М.: Стандартинформ, 2007.

6. ГОСТ 13699-91 - 1991. Запись и воспроизведение информации. Термины и определения.- М.: Издательство стандартов, 2001.

7. Андреева, В.И. Понятие документа и делопроизводства / В.И. Андреева // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2006. - №8. - С. 22.

8. Афанасьева, Л.П. Электронные документы в документообороте и архиве организации/ Л.П. Афанасьева //Секретарское дело. - 2009. -№1.- С. 31.

9. Бачило, И.Л. Современные правовые проблемы документирования информации / И.Л. Бачило // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив. - М. : ВНИИДАД, 2000. - 234 с.

10. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному/М.П. Бобылева// Секретарское дело. - 2008. -№3.- С. 32-33.

11. Бройдо, В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления / В. Л. Бройдо. - М. : Информационно-издательский дом "Филинъ", 2009. - 345 с.

12. Гайфулина, М.В. Автоматизированные документы регистрации документов компании/ М.В. Гайфулина// Секретарское дело.- 2009.- №1.-С.17.

13. Гедрович, Ф.А. Цифровые документы: проблемы обеспечения сохранности / Ф.А. Гедрович // Вестник архивиста. - 2004. - №1. - С. 120-122.

14. Королёв, А Комментарий к ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации / А. Королёв, О. Плешакова. - М.: ЮСТИЦИНФОРМ, 2007. - 128 с.

15. Клименко, С.В. Электронные документы в корпоративных сетях / С.В. Клименко, И.В. Крохин, В.М. Кущ, Ю.Л. Лагутин. - М.: Анкей-Экотрендз, 2008. - 345 с.

16. Копылов, В.А. Информационное право: учебное пособие / В.А. Копылов. - М.: Юрист, 2005. - 456 с.

17. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение / Н.Н. Кушнаренко. - Киев: Знание, 2000. - 460 с.

18. Кузнецова, Т. В. Правила делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти / Т.В. Кузнецова.-2009.-№3.-С.41.

19. Ларин, М.В. Управление документацией и новые информационные технологии / М.В. Ларин. - М.: Научная книга, 2001. -

137 с.

20. Ларьков, Н.С. Документоведение / Н.С. Ларьков. - М.: Издательство АСТ, 2006. - 427 с.

21. Стенюков, М.В. Документоведение и делопроизводство: Конспект лекций / М.В. Стенюков. - М. : ПРИОР, 2006. - 173 с.

22. Тихонов, В.И. Сущностные характеристики, состав и классификация электронных документов/В.И. Тихонов// Делопроизводство. - 2009.- № 2. - С.48-56.

23. Тканев, А. Электронная подпись: право на жизнь / А. Тканев // Бизнес-Адвокат.- 2005. - №9. - С. 13-15.

Размещено на Allbest.ru