3.3 Разработка с помощью мастера отчета на основе подчиненной таблицы

С помощью Access можно создать практически любой тип отчета. Чтобы облегчить работу пользователя, в Access имеется специальный мастер, который при недостатке времени позволяет быстро создавать достаточно привлекательные отчеты. Мастер отчетов предоставляет основу макета для отчета, которую можно потом изменить по своему усмотрению. Мастер отчетов упрощает процесс расположения полей, задавая ряд вопросов о типе создаваемого отчета, а затем автоматически создавая макет отчета. Мастер отчетов позволяет построить многотабличный отчет для взаимосвязанных таблиц. При работе мастера необходимо выбрать таблицу, которая будет записеобразующей, т.е. основным источником данных. Рассмотрим технологию разработки отчета, основным источником которого будет подчиненная таблица, а другие таблицы, данные из которых также будут включены в отчет, являются главными относительно этого источника. Последовательность действий при такой разработке рассматривается ниже на примере базы данных Учебный процесс.

В процессе создания такого отчета необходимо выбрать из таблиц включаемые в отчет поля в заданной последовательности. Кроме того, мастер предоставляет возможность определить группировку и сортировку записей отчета по различным полям, подсчитать итоговые значения.

Рассмотрим пример создания отчета, в котором в виде списка будут отображаться данные о занятиях, проводимых в каждой группе.

· Строки отчета должны содержать вместо кода предмета его наименование, а вместо номера преподавателя - его фамилию.

· Список занятий должен быть упорядочен по наименованию предмета.

· При выводе данных в отчете должны также формироваться итоговые данные по занятиям для каждой группы - число занятий, суммарные часы.

Выбор таблиц для отчета и варианта его создания

Для создания отчета мастером в окне базы данных сначала выбирается объект Отчеты, а затем в поле формирования списка создаваемых отчетов выбирается строка Создание отчета с помощью мастера. Если создание отчета начинается нажатием кнопки Создать, в открывающемся окне Новый отчет (см. рис.2) выбирается строка Мастер отчетов. Если при создании отчета была выделена таблица (или запрос), то в раскрывающемся списке выберите в качестве источника данных таблицу или запрос появится соответствующее имя. Если имя таблицы или запроса заранее не указывалось, надо выбрать его в списке.

Для создания отчета в рассматриваемом примере определим таблицу - основной источник и другие таблицы, необходимые для формирования отчета. В соответствии со схемой базы данных Учебный процесс, сведения о проводимых в группах занятиях содержит подчиненная таблица изучение. Из таблицы изучение можно получить перечень идентификаторов занятий, проводимых в каждой группе, с указанием часов по занятию. Эта таблица должна быть выбрана источником записей для создаваемого отчета. Наименования предметов содержит таблица предмет, а фамилии преподавателей - таблица преподаватель. Обе эти таблицы являются главными по отношению к таблице изучение. В схеме данных базы между этими таблицами и подчиненной таблицей изучение установлены одно-многозначные связи по соответствующим идентификаторам занятия - коду предмета и табельному номеру преподавателя.

Таким образом, в окне Новый отчет выберем подчиненную таблицу изучение в качестве основного источника данных. Этот выбор определит вид представления данных в отчете, а также имя и заголовок отчета по умолчанию.

После выбора мастера в качестве инструмента создания отчета открывается окно Создание отчетов (см. рис.12), в котором необходимо выбрать включаемые в отчет поля.

Рис.12. Окно для формирования пользователем списка полей, включаемых в отчет

В примере в соответствии с заданием и проектом отчета выберем следующие поля из соответствующих таблиц:

· из таблицы изучение - поля нг, видз, часы;

· из таблицы предмет - поле с наименованием предмета нп;

· из таблицы преподаватель - поле ФИО.

На рис.12 представлено окно Создание отчетов после выбора всех полей в примере создаваемого отчета.

Выбор типа представленных данных

Следующее диалоговое окно мастера позволяет выбрать тип представления данных. Тип представления данных отражает общее расположение данных.

Группировка и сортировка данных.

После этого открывается окно мастера, в котором задаются уровни группировки, которые позволяют сгруппировать записи для вывода в отчет, имеющие одинаковые значения в заданном поле группировки. На этом этапе задается поле (или поля), используемое для создания шапок и сносок группы. Используя мастер отчетов, можно выбрать до четырех полей группировки.

После выбора полей группировки надо щелкнуть на кнопке Группировка для отображения следующего диалогового окна, которое позволит подробнее указать характер использования поля группировки.

В примере зададим один уровень группировки по полю нг для возможности формировать итоговые величины в соответствии с проектом отчета. При этом в окне мастера отображается общая структура формируемого макета отчета (рис.13).

Рис.13. Отображение общей структуры формируемого мастером отчета

Выбор порядка сортировки

В следующем сеансе диалогового окна мастера Создание отчетов задается порядок сортировки записей. Мастер позволяет производить сортировку по четырем полям в порядке возрастания или убывания значений поля.

Поля сортировки выбираются так же, как и поля группировки. В качестве полей сортировки можно выбрать поля, которые не входят в состав полей группировки. Такие поля влияют на порядок сортировки в разделе данных. Щелкая на переключателе, расположенном справа от каждого поля сортировки, можно задать порядок по возрастанию или по убыванию.

В примере выберем в этом окне поле нп (наименование предмета), по которому нужно произвести сортировку по возрастанию в группе (рис.14).

Рис.14. Окно мастера отчетов при выборе поля для сортировки строк

Расчет итогов по группе

Чтобы произвести подсчет итоговых значений в соответствии с заданной ранее группировкой, используется кнопка Итоги. Для числовых полей в открывшемся окне Итога можно выбрать статистическую функцию (sum, Avg, Min, Max) для подсчета итоговых значений по сгруппированным строкам отчета.

В примере в соответствии с проектом макета отчета должно быть выведено число занятий и суммарное число часов в каждой группе. Поэтому выберем функцию sum для поля часы. Если необходимо подсчитать долю суммарных часов группы от общих часов всех групп, установим флажок Вычислить проценты.

Выбор макета

Существует еще два диалоговых окна для формирования отчета. Первое позволяет задать макет данных. В группе Макет перечислено шесть видов макета. После выбора каждой из этих опций слева будут продемонстрированы особенности того или иного макета.

Далее в окне мастера (рис.15) выбирается один из видов макета отчета. Для примера выберем - ступенчатый, книжная. Установим флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице. Необходимо щелкнуть на кнопку Далее для перехода к следующему окну мастера.

Рис.15. Окно мастера отчетов при задании вида макета отчета

Выбор стиля оформления и сохранение отчета

После выбора макета можно приступать к выбору стиля отчета, используя диалоговое окно. Каждый стиль имеет свой фон, размер шрифта, гарнитуру и другие элементы форматирования. При выборе каждого из стилей слева появляется его образец.

В очередном сеансе выберем один из возможных стилей оформления - Сжатый.

Завершение диалога с мастером.

На рис. показано последнее диалоговое окно мастера отчетов. Клетчатый флаг обозначает, что мы уже на финишной прямой. В верхней части этого диалогового окна зададим имя отчета - изучение предметов в группах, которое также отобразится в заголовке отчета. Под этим именем мастер автоматически сохраняет отчет в базе данных.

Затем следует выбрать одну из опций в нижней части этого диалогового окна. Есть два варианта выбора.

· Просмотр отчета.

· Изменение структуры отчета.

Для того чтобы сразу доработать отчет, устанавливается переключатель Изменить макет отчета. Отчет отобразится на экране в режиме конструктора.

Созданный мастером пример отчета для вывода данных о занятиях в каждой группе по основным параметрам соответствует проекту макета отчета. В него включены поля из трех взаимосвязанных таблиц.

Просмотр запроса, созданного мастером для отчета

На основе информации, сохраняемой в схеме данных, и заданных пользователем полей при создании макета отчета, мастер сам строит необходимый запрос. По этому запросу формируются записи из полей нескольких взаимосвязанных таблиц. В свойствах отчета в качестве источника записей мастер записывает инструкцию SQL, реализующую запрос и определяющую выборку заданных полей из различных таблиц

Запрос, созданный мастером при подготовке макета - отчета, можно просмотреть и при необходимости откорректировать. Чтобы отобразить запрос на экране, нужно в диалоговом окне свойств отчета справа от раскрывающегося списка Источник записей нажать кнопку Построитель, которая вызовет построитель запросов.

Если в свойствах отчета в качестве источника записей вместо имени таблицы записана инструкция SQL, то после нажатия на панели конструктора отчетов кнопки Список полей в открывшемся окне отображается эта инструкция. В заголовке этого окна записана инструкция SQL, ниже содержится список доступных в отчете полей.

Редактирование макета отчета в режиме конструктора

После щелчка на первой кнопке панели инструментов Access перенесет нас в окно конструктора отчетов, которое подобно окну конструктора форм. Основные различия заключаются в разделах, которые создают структуру отчета.

В отчет, построенный мастером, в заголовок группы автоматически было включено поле номера группы нг. В примечание группы мастером включены итоги по группе - поле для подсчета числа записей в группе и поле для подсчета суммы часов по группам. Отредактируем надписи этих полей.

В нижний колонтитул мастер включил поля с выражениями, определяющими текущую дату и нумерацию страниц отчета. Переместим поле с выражением =now (), определяющим текущую дату, в заголовок отчета.

Элементы заголовков столбцов размещены в верхнем колонтитуле отчета и, следовательно, будут печататься на каждой странице отчета. Чтобы заголовки печатались в каждой группе, как предусмотрено в проекте макета отчета переместим их в заголовок группы.

Если необходимо, чтобы сведения о каждой группе печатались на отдельной странице, вставьте в примечание группы разрыв страницы. Для этого воспользуйтесь кнопкой Разрыв страницы на панели инструментов конструктора отчетов.

Отредактируем текст заголовков в соответствии с проектом макета. Переключиться обратно в режим Предварительный просмотр можно с помощью кнопки Предварительный просмотр панели инструментов либо команды меню Файл-Предварительный просмотр. Из меню Файл можно выбрать команды Печать и Параметры страницы. Это меню также предоставляет опции для сохранения отчета.

4. Практическое задание