Системы управления базами данных

* определение последовательности загрузки;

* определение подсхемы данных для каждого этапа загрузки, необходимой для построения экранной формы ввода с документа. В подсхему данных могут входить: таблицы - объекты загрузки; таблица, связанная с объектом загрузки и содержащая данные для отображения (вывода) в форме; таблица, главная относительно загружаемой, позволяющая группировать вводимые (выводимые) записи;

* определение общей структуры экранной формы, то есть ее макета в соответствии со структурой входного документа и подсхемой данных. При этом для многотабличной (составной) формы определяется таблица, которая будет источником записей основной части этой формы, а также определяются таблицы, которые будут источником записей подчиненных форм, включаемых в составную форму;

* определение состава и размещение реквизитов для каждой из частей составной формы.

Примечание. Ключевые поля таблицы-источника основной части надо вводить в эту часть формы. В подчиненной форме надо предусмотреть ключевые поля таблицы-источника этой формы, которых нет в таблице-источнике основной части.

В соответствии с полученным макетом формы осуществляется конструирование экранной формы средствами Access.

Разработка форм в Access

Конструирование форм осуществляется средствами Access в соответствии с требованиями к форме, определенными пользователем в процессе подготовительной работы. При этом указывается, из какой таблицы нужно отображать данные, какие именно поля должны быть представлены в форме, нужны ли вычисляемые поля, какие графические элементы, служащие для ее оформления, будут использоваться -- линии, поясняющий текст, рисунки.

Структура формы

Структура формы отображается в режиме Конструктора форм. В этом режиме может производиться настройка областей и элементов формы пользователем.

В окне Конструктора выделяются области заголовка, данных и примечаний формы. Области формы наполняются различными графическими объектами. Графические объекты, связанные с записями таблиц и предназначенные для отображения данных некоторого поля, называются элементами управления. Основными типами элементов управления являются поле, поле со списком и список.

Графические объекты, не связанные с таблицами или запросами, предназначены, прежде всего, для создания макета формы и содержат надписи полей (пользовательские названия реквизитов), внедряемые объекты, надписи этих объектов, заголовки. Информация об этих элементах сохраняется в макете формы.

Как форма в целом, так и каждый из ее элементов обладает свойствами, которые можно просматривать и корректировать. Свойства элемента позволяют определить его внешний вид, размер, местоположение в форме, режим ввода/вывода, привязать к элементу выражение, макрос или программу. Свойства отображаются в диалоговом окне, где для каждого свойства и его значения отводится строка. В форме могут быть предусмотрены кнопки управления для разных целей, например для перехода к другим записям в просматриваемой таблице, для работы с записями (добавить, дублировать, восстановить, удалить, сохранить), для работы с формой (открыть, закрыть, фильтровать, обновить).

При конструировании форм используются Панель конструктора форм, Панель форматирования, Панель элементов.

Мастер и Конструктор форм

Форма может быть создана пользователем в режиме Конструктора форм или с помощью Мастера. В первом случае создание начинается с пустой формы и конструирование полностью возлагается на пользователя. Мастер форм или Автоформа автоматизирует создание формы, уточняя у пользователя параметры формы. Чтобы начать создание формы, надо в окне базы данных выбрать вкладку Формы и нажать кнопку Создать. Открывающееся диалоговое окно Новая форма предоставляет возможность выбрать режим создания формы.

Мастер форм может создавать форму для одной таблицы или для нескольких взаимосвязанных таблиц. При выборе только одной таблицы могут быть созданы формы В один столбец, Табличная или Ленточная. Форма В один столбец является однозаписевой, Табличная и Ленточная формы являются многозаписевыми и размещают все поля в одной строке. Мастер форм позволяет пользователю определить, какие поля включаются в форму, и выбирать стиль ее оформления.

Команды Автоформа создают для заданной таблицы формы, которые отличаются от форм, создаваемых Мастером, тем, что включают все поля таблицы и не предоставляют возможности выбора стиля оформления. Эти команды, не вступая в диалог с пользователем и не отображая формы в режиме Конструктора, выводят ее на экран в режиме формы, то есть заполненную значениями из таблицы.

Форма, созданная Мастером пли любой командой Автоформа, может быть отредактирована в соответствии с требованиями пользователя в режиме Конструктора форм.

Разработка многотабличной формы

Составная многотабличная форма создастся для работы с несколькими взаимосвязанными таблицами. Многотабличная форма может состоять из основной части и одной или нескольких подчиненных включаемых форм, то есть быть составной. Подчиненная форма может быть построена на основе как подчиненной, так и главной таблицы относительно таблицы-источника основной части формы.

Многотабличная форма может не иметь включаемых форм. В этом случае в форму кроме полей таблицы, на основе которой она строится, добавляются поля из связанной таблицы, являющейся главной относительно основной таблицы формы.

Многотабличная форма может быть создана в режиме Конструктора или с помощью Мастера форм. При конструировании и создании многотабличной формы средствами Access могут использоваться различные приемы. Наиболее технологичным является, очевидно, первоначальное создание форм с помощью Мастера с последующей их доработкой в Конструкторе. Мастер упрощает процесс создания формы, так как автоматически выполняет большинство требуемых операций.

Создание многотабличной формы с помощью Мастера

Мастер форм предоставляет возможность выбрать включаемые в форму поля из нескольких взаимосвязанных таблиц, а также запросов. При этом используются различные способы построения многотабличной формы.

* Явное включение подчиненной формы. С помощью Мастера можно создать составную форму, включающую одну или несколько подчиненных форм стандартного вида с выбранными полями. При этом подчиненная форма строится для каждой подчиненной таблицы. Подчиненная форма отображает данные из всех записей подчиненной таблицы, которые связаны с записью главной таблицы, отображаемой в основной части формы.

* Вызов связанной формы по кнопке. Мастер форм позволяет создать связанные формы, которые не включаются непосредственно в форму. При этом вместо подчиненной формы включается лишь кнопка, представляющая связанную форму, по которой ее можно вызвать.

* Многотабличная форма без подчиненных и связанных форм. Составная многотабличная форма, построенная Мастером, может не включать подчиненных и связанных форм. Такая форма создастся, если необходимо отображать записи подчиненной таблицы, дополненные полями из одной или нескольких главных таблиц. В этом случае источником данных для записей, выводимых в форме, является запись подчиненной таблицы. Форма отображает поля из записи подчиненной таблицы и поля из единственной связанной с ней записи главной таблицы.

При создании формы в окне Новая форма выбирается режим создания Мастер форм и в качестве источника данных основной части формы выбирается таблица или запрос. В открывшемся первый раз диалоговом окне Создание форм последовательно выбираются таблицы и из них -- поля, включаемые в форму. В следующем окне Создание форм в области Выберите тип представления данных надо выделить таблицу, которая является источником основной части формы.

Если таблица -- источник основной части формы является главной по отношению к другой таблице, выбранной для формы, в окне Создание форм можно выбрать одни из возможных типов подключения формы:

- для непосредственного включения подчиненной формы надо выбрать Подчиненные формы;

- для включения кнопки, вызывающей связанную форму, надо выбрать Связанные формы.

Далее можно выбрать вид Ленточная или Табличная для подчиненной или связанной формы.

Если таблица -- источник основной части формы является подчиненной по отношению к другой таблице, тоже выбранной для формы, то создаваемая многотабличная форма не будет включать подчиненную форму. Однако эта форма будет содержать поля из главной таблицы. В окне Создание форм автоматически будет установлен тип формы Одиночная форма. Далее предоставляется возможность выбрать вид формы: В один столбец, Ленточный или Табличный.

Далее предоставляется возможность выбрать стиль оформления, который определяет отображение надписей и значений полей в форме. В последнем диалоговом окне Создание форм можно отредактировать заголовки форм.

После нажатия кнопки Готово Мастер завершает создание формы. Сохранение форм производится автоматически. После работы Мастера можно произвести нужную доработку формы в режиме Конструктора. При этом можно перемешать, добавлять, удалять поля, менять их свойства, в том числе шрифт и размеры, подпись поля, текст в заголовке формы.

3.4 Запросы к базе данных

Основы разработки запросов

Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получить результат в виде таблицы. Через запрос можно производить обновление данных в таблицах, добавление и удаление записей. Запрос строится на основе одной или нескольких таблиц базы данных. Кроме того, могут использоваться сохраненные таблицы, полученные в результате выполнения других запросов. Запрос может строиться непосредственно на другом запросе с использованием его временной таблицы с результатами.

В Microsoft Access имеется удобное для пользователя графическое средство формирования запроса по образцу -- QBE (Query By Example), с помощью которого легко может быть построен сложный запрос. Запрос QBE включает подсхему данных с используемыми таблицами и бланк запроса. При конструировании запроса достаточно, работая мышью, выделить и перетащить необходимые поля из таблиц, представленных в схеме данных запроса, в бланк запроса и ввести условия отбора записей.

Назначение и виды запросов

Средствами запроса можно:

* выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора;

* включить в результирующую таблицу запроса нужные поля;

* произвести вычисления в каждой из полученных записей;

* сгруппировать записи с одинаковыми значениями в одном или нескольких полях и выполнить над ними групповые функции;

* произвести обновление полей в выбранном подмножестве записей;

* создать новую таблицу базы данных, используя данные из существующих таблиц;

* удалить выбранное подмножество записей из таблицы базы данных;

* добавить выбранное подмножество записей в другую таблицу. Многотабличный запрос позволяет сформировать новую таблицу, записи которой образуются путем объединения взаимосвязанных записей из разных таблиц базы данных и включения нужных полей из этих таблиц.

Последовательное выполнение ряда запросов позволяет решать достаточно сложные задачи, не прибегая к программированию. В Access может быть создано несколько видов запросов.

* Запрос на выборку -- выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом его является таблица, которая существует до закрытия запроса.

* Запрос на создание таблицы -- основам на запросе выборки, но, в отличие от него, результат запроса сохраняется в новой таблице,

* Запросы на обновление, добавление, удаление -- это запросы-действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.

Запрос па выборку играет особую роль, так как на его основе строятся запросы другого вида.

Основы конструирования запроса

Основные принципы конструирования запроса заложены в технике конструирования запроса на выборку. Запрос на выборку позволяет достаточно просто выбрать данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц. Результаты выполнения запроса отображаются в виде таблицы, существующей до ее закрытия. Записи этой таблицы формируются на основе задаваемых и запросе условий отбора записей в исходных таблицах и связей между этими таблицами, имеющимися в схеме данных запроса. Поля, включаемые в записи результата, указываются пользователем в бланке запроса.

Таблица с результатами запроса может применяться при дальнейшей обработке данных. В запросе на выборку могут использоваться не только таблицы базы данных, но и ранее созданные запросы (таблицы, являющиеся результатом их выполнения). При этом нет необходимости сохранять таблицы, получаемые в результате выполнения ранее созданных запросов.

Непосредственное использование в запросе другого запроса невозможно. В этом случае включаемый запрос надо преобразовать в запрос на создание таблицы. Этот запрос отличается от запроса на выборку только сохранением результата запроса как новой таблицы базы данных. Эта таблица далее может использоваться в другом запросе.

Результаты выполнения запроса выводятся в режиме таблицы. Окно запроса в режиме таблицы аналогично окну просмотра таблицы базы данных.

Разработка запроса производится в режиме Конструктора запросов.

Окно запроса

Для создания запроса в окне базы данных надо открыть вкладку Запрос и нажать кнопку Создать. В открывшемся окне Новый запрос выбрать Конструктор.

В окне Добавление таблицы выбрать используемые в запросе таблицы и нажать кнопку Добавить. Затем кнопкой Закрыть выйти из окна Добавление таблицы.

В результате появится окно Конструктора запросов -- <имя запроса>: запрос на выборку.

Окно Конструктора запросов разделено на две панели:

Верхняя панель содержит схему данных запроса, которая включает выбранные для данного запроса таблицы. Таблицы представлены списками полей. Схема данных отображает связи между таблицами, имеющиеся в схеме данных базы, и связи объединения, которые устанавливает Access, если таблицы имеют поля с одинаковыми именами и типами данных. Кроме того, пользователь сам может установить нужные связи (объединения), перетащив задействованные в связи поля из одного списка полей в другой.

Нижняя панель является бланком запроса по образцу, который нужно заполнить. Каждый столбец бланка относится к одному полю, с которым нужно работать в запросе. Поля могут использоваться для включения их в результат выполнения запроса, для задания сортировки по ним и для задания условий отбора записей.

При заполнении бланка запроса необходимо: в строку Поле включить имена полей, используемых в запросе, в строке Вывод на экран отметить поля, которые должны быть включены в результирующую таблицу, в строке Условие отбора задать условия отбора записей, в строке Сортировка выбрать порядок сортировки записей результата.

Каждый столбец бланка запроса соответствует одному из полей таблиц. Кроме того, здесь может размещаться вычисляемое поле, значение которого вычисляется на основе значений других полей, или итоговое поле, использующее одну из встроенных групповых функций Access. Для включения нужных полей из таблиц в соответствующие столбцы запроса достаточно перетащить нужное поле из списка полей таблицы в схеме данных запроса в первую строку бланка запроса.

Условия отбора записей

Условия отбора записей могут задаваться для одного или нескольких полей в соответствующей строке бланка запроса. Условием отбора является выражение, которое состоит из операторов сравнения и операндов, используемых для сравнения. В качестве операндов выражения могут использоваться некоторые заданные значения и идентификаторы (ссылки). Идентификатор представляет собой ссылку на значение поля, элемента управления или свойства. Идентификаторами могут быть имена полей, таблиц, запросов, форм, отчетов и т. д. Они должны заключаться в квадратные скобки. Если необходимо указать ссылку па поле в конкретной таблице, форме, отчете, то перед именем поля ставится имя таблицы, также заключенное в квадратные скобки и отделенное от имени поля восклицательным знаком. Например: [Имя таблицы]|[Имя поля].

Вычисляемые поля

В запросе над полями могут производиться вычисления. Результат вычисления образует вычисляемое поле в таблице, создаваемой по запросу. При каждом выполнении запроса производится вычисление с использованием текущих значений полей. При вычислениях могут использоваться арифметические выражения и встроенные функции Access.

Выражение вводится в бланк запроса в пустую ячейку строки Поле. В этой ячейке после нажатия клавиши <Еntег> или перевода курсора в другую ячейку формируется имя поля Выражением, где N -- целое число, увеличивающееся на единицу для каждого нового создаваемого вычисляемого поля в запросе. Имя вычисляемого поля выводится перед выражением и отделяется от него двоеточием. Например, Выражение1: [Цена]*[Количество], где Цена и Количество -- имена полей.

Имя вычисляемого поля «Выражение1» становится заголовком столбца в таблице с результатами выполнения запроса. Это имя можно изменить. Пользователь имеет возможность переименовать вычисляемое поле. Для этого достаточно в бланке запроса вместо Выражение N ввести повое имя.

Параметры запроса

Конкретное значение поля в условии отбора может вводиться непосредственно в бланк запроса или задаваться пользователем при выполнении запроса в диалоговом окне. Чтобы выводилось диалоговое окно для ввода конкретного значения поля в условия отбора, нужно определить параметр запроса. Имя параметра запроса может вводиться непосредственно в условия отбора в квадратных скобках. При выполнении запроса это имя появится в диалоговом окне Введите значение параметра. Если в запрос вводится несколько параметров, то порядок их ввода через диалоговые окна определяется порядком расположения полей с параметрами в бланке запроса.

Мастера создания запросов

Простейшие запросы некоторых видов могут быть созданы с помощью Мастеров Access. Мастер запросов ускоряет процесс создания запроса, автоматически выполняя первоначальные простейшие действия по подготовке запроса. Вызванный Мастер запросов запрашивает у пользователя сведения и создает запрос на основе ответов пользователя. При необходимости можно в режиме Конструктора отредактировать запрос.

Создание запроса с помощью Мастера начинается с выбора в окне базы данных вкладки Запросы и нажатия кнопки Создать. В окне диалога Новый запрос надо выбрать из списка нужный вид запроса. Далее следует выполнять инструкции, выводящиеся в окнах диалога Мастера. В последнем окне диалога предлагается выбрать запуск запроса или просмотр структуры запроса в режиме Конструктора.

С помощью Мастера можно создать:

* простой запрос на выборку;

* запрос для поиска повторяющихся записей;

* запрос для поиска записей, не имеющих подчиненных записей;

* перекрестный запрос.

Заметим, что запрос для поиска повторяющихся записей и запрос для поиска записей, не имеющих подчиненных, являются элементарными запросами на выборку.

3.5 Формирование и вывод отчетов

Средства Access по разработке отчетов предназначены для создания отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных из таблиц в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют конструировать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц.

При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа. Перед началом конструирования отчета пользователь должен произвести подготовительную работу, в результате которой нужно определить требуемый макет отчета.

В процессе конструирования определяется состав и содержание разделов отчета, а также размещение в нем выводимых значений из полей таблиц базы данных. Кроме того, оформляются заголовки, подписи реквизитов отчета, определяется размещение вычисляемых реквизитов.

Средства конструирования отчета позволяют группировать данные по нескольким уровням. Для каждого уровня могут производиться вычисления итогов, определяться заголовки и примечания по каждой группировке. При формировании отчета могут производиться разнообразные вычисления.

Отчет может создаваться с помощью Мастера или в режиме Конструктора отчетов. Во многих случаях удобно использовать Мастера. Созданный Мастером отчет можно доработать в режиме Конструктора.

При необходимости вывода в отчете данных из многих таблиц в качестве основы для отчета может быть использован многотабличный запрос. На запрос могут быть возложены наиболее сложные виды выборки и предварительной обработки данных. Конструктор отчетов позволяет полученные в запросе данные успешно структурировать и оформлять.

Конструирование отчета

Окно Конструктора отчетов

Разделы отчета. Создание и изменение макета отчета осуществляется в окне Конструктора отчетов. Первоначально в этом окне отображаются пустые разделы отчета.

Наличие этих разделов, а также их добавление или удаление определяется командами меню Вид | Колонтитулы и Вид | Заголовок | Примечание отчета.

При разработке формы поля в окне нужно заполнить элементами в соответствии с определенным пользователем макетом отчета. В заголовок помещается текст из шапки макета отчета. В колонтитул обычно помещают заголовки, даты и номера страниц. При определении содержания этих разделов следует исходить из требований к оформлению отдельных страниц отчета. В области данных размещаются поля таблиц базы данных.

При необходимости группировки записей по полю в окно Конструктора отчетов могут быть добавлены разделы Заголовок группы и Примечание группы. В примечании группы могут быть размещены выражения для подведения итогов по группе. Допускается до 10 уровней группировки записей.

Элементы разделов отчета. В процессе конструирования с помощью команд или кнопок панели инструментов Конструктора отчетов и панели элементов разделы отчета заполняются элементами в соответствии с макетом отчета. Поля с неповторяющимися значениями размещают в Области данных. Поля с повторяющимися значениями, по которым производится группировка записей, целесообразно размещать в заголовке группы.

Элементами разделов отчета, кроме полей таблиц или запросов, на которых строится отчет, являются также тексты подписей, кнопки управления, внедряемые объекты, линии, прямоугольники и т. п. Для каждого из элементов имеются соответствующие кнопки на панели элементов.

Для каждого элемента, а также раздела и отчета в целом могут быть уточнены свойства. Технология размещения элементов и определения их свойств практически такая же, как и в Конструкторе форм.

Просмотр и печать отчета

Для просмотра ранее созданного отчета нужно в окне базы данных выбрать Отчеты и нажать кнопку Просмотр. Отчет при просмотре отобразится на экране таким, каким он будет напечатан. Переход в режим предварительного просмотра из режима Конструктора отчетов выполняется нажатием кнопки Представление отчета. В режиме предварительного просмотра имеется своя панель инструментов.

Кнопка Печать панели инструментов режима предварительного просмотра позволяет вывести данный отчет на печать. С помощью команды Файл | Макет страницы можно выбрать принтер, задать формат бумаги, размер полей, расстояние между строками, ориентацию и т. д. Команда Файл | Печать позволяет выбрать для печати отдельные страницы отчета или выделенные записи, распечатать несколько копий, вывести отчет в файл.

Заключение

Проанализировав курсовую работу можно сделать вывод, что БД является важнейшей составной частью информационных систем, которые предназначены для хранения и обработки информации. Изначально такие системы существовали в письменном виде. Для этого использовались различные картотеки, папки, журналы, библиотечные каталоги. Развитие средств вычислительной техники обеспечило возможность широкого использования автоматизированных информационных систем. Разрабатываются информационные системы для обслуживания различных систем деятельности, системы управления хозяйственными и техническими объектами, модельные комплексы для научных исследований, системы автоматизации проектирования и производства, всевозможные тренажеры и обучающие системы. Современные информационные системы основаны на концепции интеграции данных, характеризующихся большими объектами хранимых данных, сложной организацией, необходимостью удовлетворять разнообразные требования многочисленных пользователей. Для управления этими данными и обеспечения эффективности доступа к ним были созданы системы управления данными. Таким образом, СУБД называют программную систему, предназначенную для создания ЭВМ общей базы данных для множества приложений, поддержания ее в актуальном состоянии и обеспечения эффективности доступа пользователей к содержащимся в ней данным в рамках предоставленных им полномочий.

1.Ананьев, О.М. Информационные системы и технологии в коммерческой деятельности С. А. Ананьев, В. М. Билык, Я. А. Гончарук. - М.: Новый Свет-2000, 2006. - 584 с.

2.Антонов, В.М. Финансовый менеджмент: современные информационные технологии: учебник / В. М. Антонов, Г. К. Яловой; ред. В. М. Антонов; Мин-во образования и науки Украины, КНУ им.Т.Г. Шевченко. - М.: ЦНЛ, 2005. - 432 с.

3.Гужва, В.М. Информационные системы и технологии на предприятиях : учебник / В. М. Гужва; Мин-во образования и науки Украины, КНЭУ. - К.: КНЕУ, 2001. - 400 с.

4.Гуржий, А.М. Информатика и информационные технологии / А. М. Гуржий, Н. И. Поворознюк, В. В. Самсонов. - М.: Компания СМИТ, 2003. - 352 с.

5.Информационные системы и технологии: приложения в экономике и управлении: Кн. 6 : учебное пособие / Мин-во образования и науки Украины, Донецкий нац. ун-т; ред. Ю. Г. Лысенко. - Донецк: Юго-Восток, 2004. - 377 с.

6.Маслов, В.П. Информационные системы и технологии в экономике : учебник / В. П. Маслов; Мин-во образования и науки Украины. - К.: Слово, 2003. - 264 с.

7.Олейник, А. В. Информационные системы и технологии в финансовых учреждениях : учебник / А. В. Олейник, В. М. Шацка. - М.: Новый Свет-2000, 2006. - 436 с.

8.Румянцев, М.И. Информационные системы и технологии финансово-кредитных учреждений: учебное пособие для вузов / Н. И. Румянцев; Западнодонбасский ин-т экономики и управления. - Днепропетровск: ИМА-пресс, 2006. - 482 с.

Размещено на Allbest.ru