АИС «Реклама» должна взаимодействовать с АИС «Agent», которая предназначена для учета договоров и объектов недвижимости, а также расчета заработной платы сотрудников.

Каждый объект недвижимости, который отправляется в рекламу, должен быть привязан к договору, чтобы обеспечить целевую подачу рекламы и исключить расходование денежных средств на рекламу объекта неподкрепленного договором.

Таким образом, при вводе в АИС «Реклама» номера договора и даты его заключения из АИС «Agent» должна передаваться информация об объекте, которая вносится менеджером отдела при регистрации договора. Это исключит дублирование данных об объекте и обеспечит рекламирование только тех объектов недвижимости, по которым заключен договор.

АИС «Реклама» должна функционировать в двух режимах: администратор и пользователи.

В режиме функционирования «Администратор» должны быть доступны следующие функции:

- ведение списков сотрудников;

- ведение списка СМИ;

- ведение справочников, необходимых для работы;

- формирование прайс-листа объектов недвижимости;

- выгрузка рекламного объявления по шаблонам;

- учет расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости;

- формирование отчетов по рекламе по каждому объекту недвижимости;

- разграничение доступа пользователей к системе;

- создание архивных копий справочников и документов.

В режиме функционирования «Пользователь» должны быть доступны следующие функции:

- ведение списка объектов недвижимости, которые необходимо рекламировать;

- добавление объекта недвижимости в рекламу;

- просмотр прайс-листа;

- просмотр отчетов о расходах на рекламу;

- занесение проданных объектов недвижимости в архив.

На начальных стадиях работы системы ей будет пользоваться менеджер по рекламе и специалисты по недвижимости, в составе 20 человек.

В дальнейшем по мере роста компании численность персонала может увеличиться.

Специалист по недвижимости должен вести список объектов недвижимости, продажей которых он занимается и которые необходимо рекламировать, определять список СМИ, в которых необходимо рекламировать объект, своевременно вносить изменения в график подачи рекламы и в описание объектов.

Менеджер по рекламе должен осуществлять ведение списков сотрудников, ведение необходимых справочников. На основе описания объекта недвижимости и графика подачи рекламы, которые формирует специалист по недвижимости, менеджер подготавливать прайс-листа объектов недвижимости, заполнять бланки подачи рекламы по определенным шаблонам, подавать рекламу в СМИ, отслеживать выходы размещенной рекламы, учитывать расходы на рекламу по каждому объекту недвижимости, формировать отчеты по рекламе.

Специалист по недвижимости должен работать в режиме функционирования «Пользователь».

Менеджер по рекламе должен являться администратором системы.

Для работы с системой специалист по недвижимости должен знать характеристики, которыми может обладать объект. Иметь базовые знания для работы на компьютере.

Менеджер по рекламе должен знать принципы подачи рекламы в агентстве недвижимости, знать рынок СМИ. Уметь обращаться с компьютером как опытный пользователь.

Технический проект должен соответствовать характеристикам, описанным в техническом задании.

АИС «Реклама» должна выполнять следующие основные функции:

- автоматизировать ведение списков сотрудников, СМИ, объектов недвижимости, которые необходимо рекламировать;

- автоматизировать формирование прайс-листа объектов недвижимости;

- автоматизировать учет расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости;

- формировать различные отчеты по расходованию средств на рекламу в различных разрезах.

2.3.4 Схема функциональной структуры

Информационная система «Реклама» должна состоять из следующих функциональных блоков: сбор данных, хранение, обработка и вывод данных.

Сбор данных представляет собой заполнение справочников, в которых храниться постоянная информация. Справочники используются при вводе информации об объектах недвижимости, при подготовке объектов в рекламу, при формировании отчетов и т.д.

Также сбор данных подразумевает ввод информации об объектах недвижимости и о сотрудниках компании. Данная информация используется при формировании отчетов и подготовки рекламы.

Хранение данных обеспечивает постоянное накопление введенной информации: информации об объектах, о сотрудниках, информации в справочниках, а также хранение отчетов за различные периоды.

Обработка данных включает в себя подготовку рекламы по определенным шаблонам, а также расчет расходов на рекламу по всем объектам недвижимости.

Вывод данных подразумевает формирование отчетов о расходах на рекламу в разрезе агентов, объектов недвижимости, за определенный период, а также формирование прайс-листа объектов недвижимости.

Типовым решением для реализации функций печати, проверки правописания, редактирование должны быть стандартные офисные приложения Word, Excel.

3. ИС «Реклама» для агентства недвижимости «БАСТИОН»

3.1 Руководство по использованию ИС «Реклама»

Руководство пользователя предназначено для того, чтобы научить пользователя программы работе с ней. При этом предполагается, что он имеет некоторый начальный навык работы с компьютером, т.е. умеет работать с клавиатурой и мышью, ориентируется в сообщениях выдаваемых компьютером, знает, что такое Windows, окно и т.п.

Информационная система «Реклама» автоматизирует процессы подготовки, подачи и учета рекламы для агентств недвижимости.

Информационная система «Реклама» разработана с использованием программного средства визуальной разработки - Delphi 6 при поддержке операционной системы Windows XP.

Система рассчитана на работу под управлением ОС Windows'9x, 2000 и XP.

Для работы программы, необходимо чтобы на компьютере была установлена СУБД Borland Database Engine 5, которая поставляется вместе с пакетом Delphi 6, а также вместе с дистрибутивом данной программы.

При установке системы необходимо зарегистрировать пользователей системы, назначить права и установить пароль. Это должен делать администратор системы.

3.1.1 Работа в режиме администратора

В режиме функционирования «Администратор» доступны следующие функции:

- ведение списков сотрудников;

- ведение списка СМИ;

- ведение справочников, необходимых для работы;

- формирование прайс-листа объектов недвижимости;

- выгрузка рекламного объявления по шаблонам;

- учет расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости;

- формирование отчетов по рекламе по каждому объекту недвижимости;

- разграничение доступа пользователей к системе;

- создание архивных копий справочников и документов.

Начало работы с системой

Для запуска программы необходимо выбрать Пуск>Программы>Реклама, либо ярлык на рабочем столе.

Для входа в систему необходимо выбрать пользователя и ввести пароль, после чего необходимо нажать кнопку Готово.

Работа со справочниками

При первом запуске системы необходимо заполнить и настроить справочники.

Доступ к справочникам осуществляется через пункт меню «Справочники» или через кнопки быстрого доступа, расположенные в правой части рабочей области программы.

Для каждого справочника заложен свой перечень режимов обработки информации, такие как возможность добавления, редактирования, удаления, просмотра.

Справочники используются для формирования отчетов, добавления объектов в рекламу, а также для заполнения карточки объектов недвижимости, сотрудников, газет.

Справочник «Сотрудники» предназначен для хранения информации о сотрудниках компании. Информация содержит Ф.И.О. сотрудника, его паспортные данные, дату приема на работу, контактные телефоны. Редактирование элемента справочника производится в отдельном диалоговом окне при нажатии кнопки «Изменить».

Для добавления нового сотрудника необходимо нажать кнопку «Добавить». После чего появится диалоговое окно для ввода данных. Чтобы просмотреть текущую запись необходимо нажать кнопку «Просмотр».

Кнопка «Доступ» предназначена для назначения прав доступа и пароля для входа в систему конкретному пользователю.

Администратор имеет доступ к объектам недвижимости всех пользователей и может войти в их пользовательскую форму через кнопку «Форма».

Справочник «Газеты» предназначен для хранения информации о печатных изданиях, в которые подается реклама.

Данный справочник содержит название адрес, телефон печатного издания, а также контрольные точки отправок рекламы для каждого издания.

Для добавления записи предназначена пиктограмма . На экране появится диалоговое окно для ввода данных.

Редактирование записи производится в отдельном диалоговом окне при нажатии на пиктограмму .

Для настройки шаблонов выгрузки предназначена кнопка «Шаблон».

Добавление контрольных точек отправок в рекламу для каждой газеты производится в правой части окна при нажатии на пиктограмму . При нажатии появляется окно для добавления информации.

В данном окне Вы видите три закладки «Общее», «Телефоны», «Шаблоны». На закладке «Общее» определяется цена строки объявления в данной газете, метод сортировки. Закладка «Телефоны» отображает информацию об используемых для рекламы телефонах, максимальном количестве возможных номеров, цену за дополнительные телефоны, а также позволяет установить префикс перед номером.

На закладке «Шаблоны» прописываем путь к шаблону для выгрузки.

Справочник «Отделения» предназначен для хранения информации об отделениях компании (Ленинское отделение, Индустриальное отделение и т.д.). Справочник «Отделы» предназначен для хранения информации об отделах компании (отдел жилой недвижимости, отдел коммерческой недвижимости, отдел аренды и т.д.).

Справочник «Районы» хранит информацию о города и сокращения к ним. Разные газеты используют разную градацию по районам и различные сокращения к ним. Информация из данного справочника используется при заполнении информации об объекте недвижимости и добавлении объекта недвижимости в рекламу.

Справочник «Улицы» список улиц города и сокращения к ним. Информация из данного справочника используется при заполнении информации об объекте недвижимости.

Справочники «Типы квартир» содержит список типов квартиры и сокращения, используемые в разных газетах. Информация из данного справочника используется при заполнении информации об объекте недвижимости.

Справочник «Планировки» содержит информацию о существующих планировках квартир и сокращений к ним для печатных изданий. Информация из данного справочника используется при заполнении информации об объекте недвижимости.

Справочник «Типы стен» содержит информацию о существующих типах стен и сокращений к ним для печатных изданий. Информация из данного справочника используется при заполнении информации об объекте недвижимости.

Справочник «Состояния» содержит информацию о возможных состояниях объекта недвижимости и сокращений к ним для печатных изданий. Информация из данного справочника используется при заполнении информации об объекте недвижимости.

Справочник «Виды сделок» содержит информацию о существующих видах сделок и сокращений к ним для печатных изданий. Информация из данного справочника используется при заполнении информации об объекте недвижимости.

Справочник «Виды владения» содержит информацию о видах владения на объекты недвижимости и сокращений к ним для печатных изданий. Информация из данного справочника используется при заполнении информации об объекте недвижимости.

Справочник «Типы домов» содержит информацию о возможных типах домов по принадлежности к какому-либо городу или району города и сокращений к ним для печатных изданий. Информация из данного справочника используется при заполнении информации об объекте недвижимости.

Справочник «Типы объектов» содержит информацию о типах объектов недвижимости и сокращений к ним для печатных изданий. Информация из данного справочника используется при заполнении информации об объекте недвижимости.

Выгрузка рекламных объявлений

После того, как в программу внесена информация об объектах недвижимости, которые необходимо рекламировать, и выбраны печатные издания, где должна идти реклама, администратору необходимо провести выгрузку текстов объявлений.

Для осуществления выгрузки необходимо нажать кнопку «Выгрузка» в рабочей области программы, после чего на экране появится окно выгрузки данных.

Добавление в выгрузку осуществляется по нажатие кнопки «Добавить», после чего появляется диалоговое окно «Подача объявления».

Для добавления в выгрузку необходимо выбрать печатное издание, по которому производится выгрузка, а также категорию объектов недвижимости (квартиры, дома, коммерческая недвижимость и т.д.), дату отправки и стоимость строки объявления, после чего нажать кнопку «Готово».

После того, как определена категория объекта недвижимости и печатное издание для выгрузки, необходимо нажать кнопку «Провести».

По нажатие кнопки «Провести» происходит отнесение стоимости строки объявления на каждый объект недвижимости находящийся в выгрузке. Таким образом, осуществляется учет расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости. На основе данных учета формируются отчеты о расходах на рекламу.

Чтобы просмотреть все строки, попавшие в выгрузку необходимо нажать кнопку «Строки выгрузки».

Для того чтобы выгрузить эти строки по определенному шаблону необходимо нажать кнопку «Выгрузить». Выгрузка осуществляется в программы Word и Excel на выбор. Выгруженные тексты объявлений можно сохранить в файл или распечатать.

Здесь же можно сформировать отчет о расходах на рекламу по произведенной выгрузке.

Формирование отчетов

Как и в любой другой автоматизированной системе, работающей с базой данных в данной системе, производство отчетов является важнейшей частью и конечной целью всей работы.

На сегодняшний день система обеспечивает производство отчетов о расходах на рекламу в различных разрезах.

Доступ к блоку отчеты осуществляется через пункт меню «Отчеты» или через кнопку быстрого доступа «Отчеты» в рабочей области программы.

Для формирования отчета необходимо выбрать фамилию агента, объект недвижимости, а также отчетный период. Отчеты могут быть сформированы по агенту в целом (по всем объектам недвижимости, которые рекламирует агент), по объекту недвижимости, по отделу в целом.

Сервисные функции

Как и следует из названия, сервисные функции призваны обеспечить решение двух задач:

выполнение операций по обслуживанию системы (работа с базой, настройка параметров и т.д.);

обеспечение пользователя необходимым инструментарием для повышения комфортности работы с системой.

Функции доступные только администратору:

пути доступа;

резервное копирование баз данных.

Доступ к служебным сервисным функциям можно получить, только зайдя в систему под паролем администратора. Данное ограничение введено для гарантированного сохранения целостности данных, защиты их от несанкционированного доступа.

3.1.2 Работа в режиме пользователя

В режиме функционирования «Пользователь» доступны следующие функции:

- ведение списка объектов недвижимости, которые необходимо рекламировать;

- добавление объекта недвижимости в рекламу;

- просмотр прайс-листа;

- просмотр отчетов о расходах на рекламу;

- занесение проданных объектов недвижимости в архив.

При входе в систему в режиме пользователя на экране появится рабочая область.

Для того, чтобы добавить объект недвижимости в рекламу пользователь должен внести в БД информацию об объекте недвижимости (наименование объекта, его характеристики и т.д.). Добавление информации осуществляется путем нажатия кнопки «Добавить» в отдельном диалоговом окне.

Редактирование и просмотр информации об объекте недвижимости осуществляется также в отдельном диалоговом окне.

Заполнив карточку объекта и сохранив введенную информацию, пользователь формирует список объектов недвижимости, которые необходимо рекламировать.

Пользователь должен определить список телефонов, на которые можно подавать рекламу. Доступ к данному списку осуществляется через кнопку «Телефоны» в рабочей области программы.

Перед тем, как добавить объект недвижимости в рекламу, пользователь должен внести в список «Договоры» договор, на основании которого агент продает объект недвижимости и дает объект в рекламу. Необходимо внести номер договора, вид сделки, даты заключения и окончания договора.

Доступ к списку осуществляется через кнопку «Договоры» в рабочей области программы.

Чтобы добавить объект недвижимости в рекламу, пользователь должен нажать кнопку «Добавить в рекламу» в рабочей области программы. По нажатии этой кнопки на экране появиться список печатных изданий, в которых можно разместить рекламу о продаже объекта недвижимости. Выбрав печатное издание, телефоны для рекламы, район для газеты, цену объекта (по умолчанию цена берется из карточки объекта недвижимости), а также договор, который является основой для подачи рекламы, необходимо нажать кнопку «Готово» и объект будет добавлен в рекламу.

Для удобства пользователя в правой части рабочей области расположен список газет «Доступны для рекламы», содержащий газеты, в которых можно разместить рекламу. Ниже находится список «Рекламируется в», который содержит список газет, в которые пользователь добавил рекламу.

Прекращение подачи рекламы при продаже объекта или при расторжении договора осуществляется путем удаления из списка «Рекламируется в», который находится в правой части рабочей области программы.

Когда реклама по объекту недвижимости прекращена объект можно отправить в архив. Для того, чтобы отправить объект недвижимости в архив необходимо в карточке объекта недвижимости поставить галочку напротив слова архив.

В программе предусмотрен просмотр списка объектов недвижимости включая архивные, и не отображая их. Это свойство может быть установлено по нажатии на кнопку «Показать архивные», и отключено при повторном нажатии на эту кнопку.

Также в режиме функционирования «Пользователь» доступна функция формирования отчетов, и пользователь в любой момент может получить оперативный отчет о расходах на рекламу по любому из продаваемых им объектов недвижимости. Причем пользователь может видеть только отчеты, относящиеся к его объектам недвижимости, а доступ к расходам на рекламу других пользователей для него закрыт.

Доступ к отчетам осуществляется через кнопку «Отчеты» и осуществляется по тому же принципу, который был описан выше.

Заключение

В результате цель - автоматизировать рабочее место менеджера по рекламе компании ООО «БАСТИОН», достигнута.

Для ее достижения были поставлены и решены задачи:

- изучена специфика рекламной деятельности в агентствах недвижимости;

- изучена организация ООО «БАСТИОН»;

- реализована ИС «Реклама»;

- разработано руководство пользователя для работы с ИС «Реклама»;

- определена эффективность от внедрения ИС «Реклама».

Результатом данной дипломной работы является ИС «Реклама» для автоматизации работы менеджера по рекламе агентства недвижимости. Разработана БД для хранения информации данных характеристик квартир, выходов рекламы, расходов на рекламу.

В процессе разработки БД был проведен анализ работы агентства недвижимости «БАСТИОН». В результате изучены информационные потоки данных, определена технология обработки данных, вид входных и выходных документов.

Внедрение разработанной ИС позволит предприятию вести централизованный учет расходов на рекламу и оперативно формировать отчеты в различных разрезах, что приведет к сокращению потерь, связанных с рекламой.

В будущем возможна модернизация и расширение ИС. Например, разработка мультилистинга, который позволит агентствам недвижимости обмениваться между собой прайс-листами.

информационный реклама недвижимость расход

Список литературы

1) В.И. Грекул. Проектирование информационных систем. http://www.intuit.ru/department/se/devis/

2) А.В. Бабич. Введение в UML. http://www.intuit.ru/department/se/intuml/

3) А.В. Леоненков. Визуальное моделирование в среде IBM Rational Rose 2003. http://www.intuit.ru/department/se/ibmrrose/1/

4) А.А. Жилинский. Самоучитель Microsoft SQL Server 2008. - СПб.: БХВ-Петербург, 2009.

5) В.И. Козаченко, Т.В. Колобашкина и др. Безопасность жизнедеятельности. Промышленная и экологическая безопасность. Методические указания к дипломному проектированию. - СПб: СПбГУАП, 2001.

6) В.И. Козаченко, Т.В. Колобашкина и др. Безопасность труда в приборо- и радиоаппаратостроении. Учебное пособие. - СПб: СПбГУАП, 2005.

7) В.Б. Сироткин, Л.А. Трофимова. Определение эффективности инвестиций. Методические указания к выполнению дипломного проекта. - СПб: СПбГУАП, 1997.

8) Р.Г. Мирзоев и др. Организационно-экономическая часть курсовых и дипломных проектов конструкторского, технологического и эксплуатационного профиля. - СПб: СПбГУАП, 2005.

9) Г.В. Преснякова. Проектирование интегрированных реляционных баз данных. - СПб: Петроглиф, 2007.

10) Вендров А.М. Практикум по проектированию программного обеспечения экономических информационных систем: Учеб. Пособие. - М.: Финансы и статистика, 2002. - 192 с.

11) Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебник - М.: Финансы и статистика, 2003. - 352 с.

12) Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка и реализация. - СПб: Питер, 2001.-304c

13) Батра Р., Майерс Дж., Аакер Д. Рекламный менеджмент. - М.: СПб.; К.:Изд. дом Вильямс, 1999.

Размещено на Allbest.ru