Экономическая информатика и информационные технологии

* доступ к серверам FTP и НТТР, при котором можно выполнять импорт или связь (только для чтения) с данными серверов FTP или НТТР, экспорт объектов базы данных на сервер FTP, добавление или изменение списка адресов серверов;

* новый тип данных - гиперссылка. К базе данных или объекту Access можно перейти по гиперссылке из таблицы, формы или отчета, или из документа Microsoft Office, например Word. В формах и отчетах появилась возможность создавать поля, кнопки или элементы управления, осуществляющие переход по гиперссылке;

* новый элемент ActiveX - элемент управления средством просмотра Web, позволяющий выполнить обзор Web, просмотр страниц Web, доступ к документам на локальном компьютере, в локальной сети или в Internet, а также загрузку данных из Internet в формах приложения. Для облегчения просмотра баз данных и объектов Access, а также документов Оnce имеется панель инструментов Web;

* средство быстрого поиска в Web, позволяющее обнаруживать базы данных Access и документы Office;

* синхронизация реплики базы данных с репликой или основной базой на сервере Internet;

* примеры использования средств работы в Internet.

К новым средствам помощи и трассировки относятся следующие:

* Помощник (Assistant), который автоматически подбирает разделы справки, относящиеся к текущим действиям;

* средство отслеживания времени открытия и закрытия базы данных или вывода объекта -- журнал (дневник) Outlook.

Средства работы с учебными приложениями. Для учебной базы данных “Борей”, разработанной для начинающих пользователей, прилагаются пояснения действий, происходящих во многих таблицах, запросах, формах и отчетах. База и ее элементы претерпели изменения, в число которых входит использование гиперссылок, а также переработка VBA-программ с включением новых методов, свойств и других языковых элементов, введенных в Access.

Для приложения “Заказы”, разработанного для опытных пользователей, обновлены программы на Visual Basic для всех объектов, а также макросы панелей инструментов заменены на более удобные в использовании и настройке.

Доработано учебное приложение “Решения”, предназначенное для демонстрации разработчикам приложений эффективных способов решения общих задач с выводом на экран соответствующих разделов справки.

Панели инструментов, строки меню и контекстные меню. Добавлены удобные для использования и настройки типы панелей инструментов, строк меню и контекстных меню. Создавать элементы можно также из существующих макросов, в том числе из макросов, используемых в предыдущих версиях Access.

Работа с данными. Для решения “проблемы 2000”, предложена следующая интерпретация дат, введенных в БД Access в сокращенном формате:

Появилась возможность частичной репликации, которая создается из подмножества записей полной реплики при помощи фильтра. Преимуществом частичной репликации является повышение безопасности, уменьшение размеров реплицированных баз данных, уменьшение сетевого трафика и снижение стоимости теле- коммуникаций.

Средства просмотра и поиска. Добавлена кнопка на панели инструментов, облегчающая переключение в режим просмотра другого объекта БД, а также кнопка, позволяющая выбрать необходимое число страниц (от 1 до 6) для просмотра.

Появилась возможность ввода данных в фильтр, что позволяет искать вхождение точного значения или результата выражения в контекстном меню.

Сервисные средства работы с БД. Добавлена возможность запуска служебных программ при открытой базе данных, реализующих функции сжатия и восстановления БД. Раньше эти функции были доступны из меню Access только при закрытых базах данных.

Обновленные средства настройки и оптимизации выполнения запросов дополнительно позволяют следующее:

* определять тип результата, возвращаемого запросом, включая статические наборы записей, в некоторых случаях работающие быстрее;

* управлять завершением при ошибках выполнения запросов на обновление для источников данных ODBC и оптимизировать выполнение запросов на сервере;

* определять максимальное число записей, возвращаемых запросом из базы данных ODBC.

Конструкторы таблиц, форм и отчетов. Конструктор таблиц позволяет определять новый тип данных -- гиперссылка. В Конструкторах форм и отчетов введено следующее:

* новый элемент управления -- Набор вкладок (Thb Control), позволяющий создавать диалоговое окно или форму, разделяющую информацию на отдельные вкладки;

* Мастер диаграмм, позволяющий создавать 20 различных видов диаграмм, включая трехмерные столбчатые и цилиндрические диаграммы.

В окнах Access 2000 имеется большое число новых средств, облегчающих работу с объектами БД, использование модулей VBA, анализ и отладку программ, а также со- здание мощных приложений.

Обновленное окно базы данных обеспечивает более широкие возможности просмотра и управления объектами базы данных. Так, можно просматривать список модулей классов, не связанных с формой или отчетом.

Средства защиты и управления БД

Появилась возможность создания mde-фай- ла, в котором удалены исходные тексты VBA-программ и установлена защита макетов форм, отчетов и структуры модулей.

Рассмотрим наиболее важные вопросы изучения системы Access, связанные с проектированием, разработкой и администрированием баз данных. Некоторые из них, например, защита информации в БД и создание автономно исполняемых приложений в литературе раскрыты недостаточно полно и вызывают определенные трудности.

8.3.3 Средства поддержки проектирования

Разработчикам приложений предыдущих поколений СУБД разрабатывать структуру БД приходилось, опираясь на теоретический материал. Средства разработки в СУБД были недостаточно совершенны. В большинстве случаев это были обычные языки программирования с внешними библиотеками подпрограмм.

В помощь пользователю при разработке структур БД в современных СУБД час- то предлагаются учебные приложения БД с текстовыми описаниями и встроенными справочниками. В описаниях характеризуется информация в таблицах, связь таблиц друг с другом, приводятся тексты программ и объектов разработки. С их помощью пользователь быстрее и эффективнее решает свою задачу, при необходимости используя готовые приемы.

Более интеллектуальные СУБД, в том числе Access, дополнительно предоставляют средства для предотвращения аномалий. К ним можно отнести средство помощи при создании таблиц (вспомогательное средство, не используемое отдельно) и Масmep анализа таблиц (основное средство).

Напомним, что перед созданием БД ее нужно спроектировать. Определить сколько должно быть таблиц, как они между собой связаны, какие у каждой из таблиц поля, есть ли ключи и прочее. Бывают ситуации, когда: о разрабатываемой информационной системе собрана не вся информация; информация собрана, но не систематизирована; данные, которые необходимо распределить по таблицам БД, импортированы из других СУБД или из текстовых файлов и др. В подобных случаях требуется анализ информации. Если объем ее значителен, обойтись без средств автоматизации очень сложно.

Средство помощи создания таблиц БД при завершении создания таблицы предупреждает о желательности задать ключи в таблице, если они отсутствуют. Иметь ключи в таблице рекомендуется по двум причинам. Во-первых, при необходимости установления связей с другими таблицами. Во-вторых, определение ключевых полей гарантирует хранение информации в таблице как минимум во второй нормальной форме, что уменьшает риск появления аномалий.

Мастер анализа таблиц системы позволяет выполнять анализ и нормализацию таблиц. При этом исходная таблица, данные в одном, или нескольких полях которой повторяются, разделяется на несколько связанных таблиц. Разделение таблиц происходит так, чтобы информация не терялась. Пользователь может самостоятельно создать таблицы или с помощью Мастера

Для выполнения анализа таблицы и/или ее нормализации нужно открыть окно БД и выбрать в меню пункт Сервис / Анализ / Таблица (Tools / Analyze/ Table). В результате запускается Мастер анализа таблиц. Возможность его использования предоставляется также после операций импорта данных из текстовых файлов или файлов электронных таблиц с помощью одного из Мастеров импорта.

При анализе таблиц с помощью Мастера с целью нормализации исходной таблицы пользователю разрешается следующее: переименовывать новые таблицы, устанавливать и добавлять ключи, отменять предыдущие операции и выполнять некоторые другие действия.

Создание базы данных

Access предоставляет два способа создания базы данных: создание пустой БД (в последующем можно добавить нужные объекты) и создание непустой БД с помощью Мастера. Первый способ отличается большей гибкостью и трудоемкостью, так как требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Второй способ ускоряет процесс создания БД и позволяет получить базу данных с образцами информации в таблицах. Он применим в случаях, когда пользователю подходит одна из предлагаемых типовых баз данных. Независимо от способа создания базы данных можно в любое время легко ее изменить и расширить. При создании БД возможны несколько вариантов диалога. К примеру, сразу после запуска Access можно воспользоваться диалоговым окном Microsoft Access (рис. 8.5.) Выбрав переключатель Новая база данных (New Database) и нажав ОК, переходим к созданию пустой БД. Для этого в появившемся диалоговом окне Файл новой базы данных (File New Database) нужно выбрать папку размещения базы и ввести имя, нажать кнопку Создать (Create).

Рис 8.5. Способы создания базы данных

Если в начальном окне выбрать переключатель Запуск мастера (Database Wizard), нажать ОК, то происходит вызов Мастера баз данных и появляется диалоговое окно Создание (New). Выбор вкладки Новая база данных (New Database) приводит к созданию пустой базы данных, для чего нужно задать папку В результате появляется окно открытой БД, в котором выполняется работа по созданию требуемых элементов базы данных.

Размещено на Allbest.ru