Концепции автоматизации документооборота в организациях
Проведение анализа внедрения автоматизированных систем документооборота в организации и выявление его преимуществ над обычным бумажным движением документов. Описание и классификация программ по автоматизации делопроизводства на основе web-технологий.
| Рубрика | Программирование, компьютеры и кибернетика |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 15.02.2011 |
| Размер файла | 52,7 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
финансовый - расчет показателей этого вида эффекта базируется на финансовых результатах использования СЭД, что находит отражение в сокращение времени на операции с документами, тем самым снижает продолжительность работы с документами,
ресурсный - его показателями отражают влияние использования СЭД на объем производства и потребления того или иного вида материального ресурса (электроэнергии, трудовых ресурсов и др.). Как уже было сказано, выигрыш во времени при работе с документами снизит расход электроресурсов, трудовых ресурсов и т.д.
научно-техничекий - включает новизну, простоту, полезность СЭД;
социальный - его показатели учитывают социальные результаты реализации СЭД, выражающиеся в уменьшении трудоемкости подготовки и переработки единицы данных в автоматизированной системе управления документооборотом.
Однако наряду с вышеперечисленными положительными сторонами систем электронного документооборота имеются и отрицательные:
Переобучение персонала.
При переходе от бумажного документооборота к СЭД требуется переобучение персонала, которое занимает много времени у сотрудников, и поэтому проводить его в рабочее время невыгодно.
Конечно, можно переобучать сотрудников во внерабочее время, но в этом случае не все сотрудники изъявят желание этим заниматься.
Увеличение объема документооборота.
С внедрением в организацию СЭД происходит увеличение объема ее документооборота ровно в два раза, так как создаются два документооборота: бумажный и электронный и полностью отказаться от одного в пользу другого невозможно.
В дальнейшем в работе происходит полное дублирование документов, которые были созданы ранее на бумажных носителях, и которые в дальнейшем будут создаваться в организации.
Комплексное научное решение этих проблем является одной из самых актуальных задач автоматизации документоведения и архивоведения.
Список литературы
1. Гореткина Е. "Lotus Domino открывает Госстандарту окно в Internet", "Сети", 4, 2000.
2. Баласанян В. "Концепция системы автоматизации отечественного документооборота", "Открытые системы", 1, 1997
3. Марков А. "Концепция построения электронного архива", "Открытые системы", 1, 1997
4. "Системы управления документами на основе Web-технологий", М.,1997.
5. А.Р. Амиров, В.И. Михайлов "Документационное обеспечение управления в организациях", Уфа, 2009г.
6. Алексенцев А.И. "Автоматизация делопроизводства" - М.: ЗАО Бизнес - школа "Интел - синтез", 2004г.
7. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: ТЕРМИКА, 2004.
8. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. - М., 2003.
9. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. - Киев, 2005.
10. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. - М., 2004.
11. Сагиян С. Делопроизводство на компьютере., СПб., 2005 год.
12. В.А. Кудрявцев Организация работы с документами. Учебник. М: Инфра-М, 1998 г. 575с.
13. Гавриленко С.Д., Документирование в организации., Минск,2007 год.
14. В. И, Максимович, Г.Ю. Берестова, Секретарское дело № 4/ 2003 "Принципы автоматизации делопроизводства".
15. http://www.IT.ru/ Электронный документооборот - Системы документационного обеспечения управления.
16. http://www.cland.ru/ - Центр Компьютерных технологий: Система управления электронным документооборотом.
Приложения
Прямой эффект от внедрения автоматизированной системы, поддающийся количественным подсчетам. К первой группе эффектов относятся:
Экономия средств (благодаря использованию более дешевой технологии обработки документов в электронной форме): на расходные материалы (бумагу), на оборудование (копировально-множительную технику и др.), на доставку информации в бумажном виде; на хранение бумажных документов (в т.ч. физическое освобождение места).
Экономия рабочего времени сотрудников: на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций (передача, копирование и пр.); на прохождение документов; на поиск нужных документов; на повторное использование документов.
Данные западных консалтинговых компаний:
|
Работа с бумажными документами (традиционная технология) |
Работа с электронными документами (автоматизированная технология) |
|
|
около 15% всех документов безвозвратно теряется |
рост производительности труда сотрудников составляет 25-50% |
|
|
до 30% рабочего времени сотрудников затрачивается на поиски необходимых материалов |
время обработки одного документа уменьшается более чем на 75% |
|
|
для каждого документа создается в среднем 19 его копий |
время создания нового документа сокращается на 20-30% (благодаря быстроте поиска и наличию прототипов) |
Среди преимуществ автоматизации документооборота и перехода к полномасштабному применению электронных документов в управлении можно выделить следующие:
|
Работа с бумажными документами (традиционная технология) |
Работа с электронными документами (автоматизированная технология) |
|
|
Ручной прием документов, поступивших по электронным каналам (факс, телеграф, электронная почта) |
Автоматизированный прием документов, поступивших по электронным каналам |
|
|
Ручная печать карточек, подготовка сводок, справок, отчетов, реестров |
Автоматическая печать карточек, стандартных сводок, справок и реестров, формирование произвольных отчетов |
|
|
Ручное перемещение проекта документа в процессе согласования и утверждения |
Автоматизированная пересылка проекта между согласующими и утверждающими должностными лицами по заранее заданному маршруту |
|
|
Размножение документов и карточек, транспортировка и передача их исполнителям |
Автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и карточек по компьютерной сети |
|
|
Ручная регистрация факта передачи документов и резолюций должностному лицу, которая часто не выполняется ввиду халатности сотрудников |
Автоматическая регистрация фактов пересылки и получения документов и резолюций по компьютерной сети |
|
|
Многократная регистрация одних и тех же документов в журналах и картотеках различных структурных подразделений |
Однократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматичес-кое отслеживание движения и исполнения документа в электронных картотеках подразделений |
|
|
Ручной поиск документов и сбор сведений об их исполнении в разрозненных картотеках различных подразделений |
Автоматизированный сквозной поиск по всем картотекам с учетом прав доступа |
|
|
Почтовая и курьерская отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения с ручным составлением соответствующих реестров |
Автоматизация функций оформления рассылки, отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения посредством электронной почты с защитой их средствами криптографии |
Система электронного документооборота LanDocs
Линия программных продуктов LanDocs разработки компании "ЛАНИТ" предназначена для построения автоматизированных систем документационного обеспечения управления на предприятиях различного масштаба и специализации. С использованием программной продукции LanDocs может быть реализован целый спектр разнообразных проектных решений:
§ система автоматизации делопроизводства и документооборота , основанная на отечественных стандартах и нормах, практике организации учета документов и контроля исполнения поручений в организациях различных типов и предоставляющая разные уровни функциональности для различных категорий сотрудников;
§ корпоративное хранилище (архив) электронных документов , обеспечивающий надежную защиту документов от несанкционированного доступа, возможность поиска по текстам документов с учетом языковой морфологии, протоколирование и аудит действий пользователей, связанных с доступом к документам;
§ система автоматизации деятельности ведомственных архивов и архивных подразделений организаций, функционирующая в соответствии с требованиями Государственной архивной службы Российской Федерации, обеспечивающая подготовку специализированной отчетности ведомственных архивов и предоставляющая возможность реализации специальных технологий массового (пакетного) ввода документов на бумажной основе в электронный архив;
§ система автоматизированной поддержки деловых процессов организации, реализующая возможность проектирования и управления исполнением предопределенных маршрутных (workflow) схем обработки документов.
Информационная безопасность перечисленных проектных решений обеспечивается специализированной подсистемой безопасности, реализующей механизмы электронной цифровой подписи (в том числе - сертифицированных ФАПСИ) для подтверждения авторства и целостности документов, шифрования данных для их защиты от несанкционированного доступа, а также выполняющей функции Центра сертификации ключей (поддерживает сертификаты формата X.509) и осуществляющей протоколирование действий пользователей в специальном журнале безопасности.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Делопроизводство бумажных и электронных документов. Современные системы электронного документооборота и системы автоматизации классического делопроизводства. Создание безбумажного делопроизводства в загруженных участках управленческой деятельности.
курсовая работа [501,8 K], добавлен 08.12.2010Регистрация документов как один из видов документационного обеспечения деятельности организации. Формы автоматизации регистрации документов. Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота.
реферат [23,8 K], добавлен 21.03.2006Понятие бизнес-процесса. Формы автоматизации регистрации документов. Функции систем электронного управления делопроизводства и документооборота, обоснование их выбора и практическое применение. Структура рынка программных продуктов в области ЭУД.
курсовая работа [232,8 K], добавлен 17.07.2013Оптимизация информационной системы управления предприятием. Технико-экономическое обоснование целесообразности процесса внедрения программного обеспечения для автоматизации кадрового документооборота организации, предоставляющей транспортные услуги.
контрольная работа [35,0 K], добавлен 06.03.2012Общая характеристика основных подходов к автоматизации документооборота и процессов управления в бизнес-процессе организации. Описание, функции и назначение системы электронного документооборота (СЭД), а также анализ проблем ее комплексной реализации.
реферат [23,3 K], добавлен 12.10.2010Понятие и специфика автоматизированных систем. Описание методики разработки программы для автоматизации. Ее тестирование и отладка. Внедрение АС в работу предприятия. Расчет экономического эффекта от разработки и реализации программного продукта.
дипломная работа [1,4 M], добавлен 23.06.2015Использование информационных технологий в здравоохранении. Автоматизация электронного документооборота. Обзор рынка медицинских услуг. Здравоохранение в США. Программная реализация автоматизации электронного документооборота медицинских учреждений.
отчет по практике [201,0 K], добавлен 27.04.2016Принципы автоматизации делопроизводства. Принципы технологии электронного документооборота. Системы управления документооборотом на основе web-технологий. Использование электронной почты. Система корпоративного электронного архива.
курсовая работа [33,3 K], добавлен 17.03.2004Разработка модели автоматизации документооборота риэлтерской организации. Точки зрения на построение диаграмм классов в зависимости от целей их применения. Выбор среды моделирования. Визуальное моделирование в UML для роли "менеджер". Диаграмма классов.
курсовая работа [895,6 K], добавлен 28.05.2013Характеристика предприятия ООО "Вип Ай Ти Маркет" и его деятельности. Программная и техническая архитектура информационной системы. Выбор комплекса задач автоматизации документооборота и характеристика существующих бизнес-процессов отдела тестирования.
отчет по практике [467,4 K], добавлен 14.03.2011
