Этот список не является исчерпывающим; он может дополняться и видоизменяться в зависимости от конкретных условий функционирования хозяйствующего субъекта, его взаимодействия с другими предприятиями и организациями.

Исходя из рассмотренных принципов и требований, выделим главные функции, обеспечивающие продуктивное функционирование как самих АРМ, так и пользователя-юриста в целом, управление которым поддерживается с их помощью. К таким функциям относятся:

- поддержание в актуализированном состоянии информационных ресурсов хозяйствующего субъекта, а также их защита от несанкционированного доступа;

- обеспечение информационного и справочного обслуживания специалистов всех уровней управления;

- персонализация вычислений с выполнением арифметических и логических операций, а также операций отношения;

- аналитические, математические, статистические, финансовые, проверки свойств и значений, учета, контроля, управления, регулирования, обработки и др.;

- совершенствование интеллектуального интерфейса за счет поддержания в актуализированном состоянии лексики предметных областей;

- своевременное обновление аппаратных средств и приобретение лицензионного программного обеспечения;

- неукоснительное соблюдение требований международных стандартов и соглашений, а также их российских аналогов (ГОСТ).

Для автоматизированной реализации выделенных функций необходима определенная организация данных и знаний, а также создание языковых средств взаимодействия специалистов АРМ различного уровня с программным обеспечением и информационными ресурсами.

Существенную роль в определении функциональных возможностей АРМ играют его целевое назначение, профессиональная ориентация, основные процессы, организационная структура хозяйствующего субъекта.

Основными функциями исполнителя (юриста) системы управления являются: оформление текстовых документов (печать, тиражирование, рассылка), ведение карточек и архивов, контроль ежедневных личных планов руководителей, обработка входящей и исходящей информации, контроль исполнительной дисциплины и др.

Работа с документами весьма характерна для различных АРМ и составляет до 85% и более всех выполняемых работ в АРМ персонала управления. Она предполагает ведение базы текстов и файлов, формирование, редактирование и рассылку документов, контроль за их прохождением и использованием.

Ведение баз данных и файлов на магнитных носителях, содержащих полнотекстовые документы, предполагает поддержание их в актуализированном и достоверном состоянии. Что касается самих документов, то они могут быть исключены из базы данных или пересланы в архив как утратившие юридическую силу, а вновь поступившие вводятся в работу, становясь активным компонентом информационных ресурсов организации.

Как правило, формирование документов и их редактирование выполняют с помощью соответствующих офис ориентированных программных средств. Для этой цели используют шаблоны документов, различного рода тексты, хранящиеся в качестве заготовок. В то же время может быть разослан вариант редактируемого документа непосредственно на дисплеи исполнителей для его коррекции с последующим обобщением всех правок и их сведения в отредактированном документе. Исправленный документ распечатывают, получая необходимое количество «твердых копий».

Рассмотрим основные средства, которые способствуют продуктивному функционированию юриста и АРМ, поддерживающих процесс управления.

В настоящее время получила распространение электронная почта, обеспечивающая отправку, транспортировку, отслеживание и получение юристами корреспонденции; ее функционирование поддерживается сетевыми информационными системами различного уровня и ранга. Широко применяются в АРМ и возможности графического представления (когда необходимо отобразить процесс, объект, закономерность и т. п. в виде столбиковых, секторных диаграмм, гистограмм, а также различного рода схем, карт и т. п.).

Наряду с графикой применяются программные средства, позволяющие создавать демонстрационный материал; они используются как иллюстрации при проведении совещаний, докладов и выступлений. Основным преимуществом презентаций является совместное отображение числовой, текстовой, табличной, образной, мультимедийной и графической информации; они могут быть выведены на широкоформатные демонстрационные жидкокристаллические экраны.

Для эффективной организации рабочего времени юриста могут быть полезны специальные программные продукты, обеспечивающие планирование работ с разбивкой на различные интервалы времени, корректировку планов, учет и анализ их выполнения и т. п. - так называемые «электронные секретари» и др. Базовой в них является функция планирования рабочего дня, а также контроль и анализ выполнения плана. Планирование строится на основе распределения ресурса рабочего времени между различными работами за определенный период (месяц, неделя, день); при этом важно правильно оценить реальную трудоемкость каждой работы. При выполнении этих работ часто возникает потребность в корректировке сроков их начала, окончания и очередности. Такие изменения обусловлены различными факторами, которые трудно учесть заблаговременно (болезни, срочные дополнительные работы, указания вышестоящего руководства и т. п.). Эти функции в АРМ реализуются в виде «делового дневника», «записной книжки», «рабочего блокнота», «личной картотеки» и т. д.

Групповые телекоммуникации (дискуссии, обсуждения, совещания и т. п.) реализуются в АРМ средствами телеконференций (при наличии на предприятии сетевой информационной системы).

Одной из важных функций АРМ юриста является поиск необходимых данных и знаний по регламентным и случайным запросам в соответствии с заданными условиями. При реализации запросов предусматривается однократное занесение информации в базу при многократном и комбинированном ее использовании в выходных отчетах. Кроме того, регламентные запросы соотносятся с заранее оформленными образцами выходных документов, в которых преобразования входных данных в выходные либо отсутствуют, либо выполняются по простым алгоритмам. Что касается случайных запросов, то результат по ним выдается в форме «по умолчанию» без структуризации данных, руководствуясь принципом «как получится» (как выдаст система).

В заключение рассмотрим последовательность операций по разработке АРМ юриста, ее основные этапы. Некоторые из них могут выполняться параллельно, исходя из имеющегося времени, ресурсов, наличия квалифицированных математиков, аналитиков, проектировщиков, информационщиков и программистов.

1. Изучение и характеристика предметной области:

- место АРМ в общей схеме системы организационного управления (СОУ);

- выявление проблем, функций, задач, работ, подлежащих автоматизации;

- выявление данных, необходимых для реализации проблем, функций, задач, работ;

- построение инфологической (информационно-логической) модели АРМ;

- детальная характеристика пользователей АРМ с учетом их иерархии в системе управления хозяйствующего субъекта.

2. Разработка элементов внешнего технологического процесса:

- документопотоков;

- входных и выходных форм документов; инструкций по заполнению входных форм; распорядительных документов.

3. Разработка элементов технологического процесса функционирования программного обеспечения АРМ:

- регламентные запросы и их программная реализация;

- программное обеспечение для выдачи выходных форм;

- контроль данных и его программная реализация;

- ввод и корректировка данных; выдача данных; обработка данных;

- порядок взаимодействия пользователей с разработчиками АРМ.

4. Выбор технических средств для АРМ:

- вычислительная техника и телекоммуникационное оборудование;

- оргтехника;

- схема оснащения рабочего места специалиста; график ввода вычислительной и организационной техники в контур управления.

5. Разработка схемы реализации проблем, функций, задач, работ в рамках АРМ.

6. Выбор инструментальных средств для реализации ПО проблем, функций, задач, работ и его разработка.

7. Разработка графика ввода АРМ в контур СОУ.

8. Сдача АРМ в опытную эксплуатацию (возможно частями).

9. Сдача АРМ в промышленную эксплуатацию (возможно частями).

10. Обучение специалистов работе с АРМ.

11. Создание демонстрационного варианта функционирования АРМ и его испытания.

Заключение

Автоматизированные рабочие места (АРМ) юриста - индивидуальный комплекс технических и программных средств, предназначенный для автоматизации профессионального труда юриста. В состав АРМ входят, как правило, ПК, принтер, графопостроитель, сканер и другие устройства, а также такие прикладные программы, как, например, текстовые редакторы, электронные таблицы, средства деловой графики и т.п., т.е. офисные приложения. АРМ являются основной средой ИТ автоматизации профессиональной деятельности.

Понятие АРМ не является до конца устоявшимся. Так, иногда под АРМ юриста понимают рабочее место, оборудованное всеми аппаратными средствами, необходимыми для выполнения определенных функций.

Современные АРМ следует рассматривать как системы, структура которых, т.е. совокупность всех подсистем и элементов, определяется функциональным назначением. Поскольку АРМ отличаются от АСОД, АИСС и АИПС развитыми функциональными возможностями, последние могут входить в состав АРМ в качестве подсистем.

Обычно различают три способа построения АРМ юриста в зависимости от структуры исполнения - индивидуального пользования, группового пользования и сетевой. Преимущества и недостатки каждого способа очевидны; следует лишь заметить, что сетевой способ построения кажется наиболее перспективным, поскольку позволяет получать информацию из удаленных банков данных, вплоть до федерального и международного уровня, а также обмениваться интересующей информацией между структурными подразделениями, не прибегая к другим средствам связи.

При работе с АРМ от юриста не требуется детального знания системного и прикладного программного обеспечения. Гораздо важнее, чтобы он умел ориентироваться в предметной области изучаемого явления.

Для выполнения юристом основных функций, таких как подготовка шаблонов основных документов организации (образцы договоров, внешних отчетов, справок, передаваемых сторонним организациям и т. п.); юридическое сопровождение сделок.

В состав соответствующего автоматизированного рабочего места следует включить: текстовый процессор; личную информационную систему (органайзер); СУБД; Web-браузер; программу электронной почты; специализированные справочно-правовые системы (Гарант, Консультант плюс и т. п.).

Кроме того, в состав автоматизированной системы управления могут входить АРМ сотрудника отдела сбыта, АРМ сотрудника склада, АРМ сотрудника службы безопасности, АРМ маркетолога и др.

Список использованной литературы

1. Введение в правовую информатику. Справочные правовые системы Консультант Плюс: Учебник для вузов / Под общ. ред. Новикова Д.Б., Камышина В.Л. - М.: ООО НПО «Вычислительная математика и информатика», 1999г.

2. Горячев А., Шафрин Ю. Практикум по информационным технологиям. - М.: Лаборатория Базовых Знаний, 2001.

3. Ефимова О., Морозов В., Угринович Н. Курс компьютерной технологии с основами информатики. - М.: ООО «Фирма», «Издательство АСТ», 1999.

4. Землянский А.А. Информационные технологии в экономике. - М.: Колос, 2004.

5. Информатика для юристов и экономистов./ Под ред. С.В. Симоновича. - СПб.: Питер, 2004.

6. Информатика и математика для юристов/Под ред. проф. Х.А. Андриашина, проф. С.Я. Казанцева. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, Закон и право, 2003.

7. Ляхович В.Ф. Основы информатики. - Р н/Д: Изд-во «Феникс», 2000.

8. Острейковский В.А. Информатика. - М.: Высш. Шк., 1999.

9. Правовая информатика и кибернетика: Учебник/Под ред. Н.С. Полевого. - М.: Юрид. лит. 1993 г.

10. Симонович С.В., Евсеев Г.А и др. Общая информатика. - М.: АСТ-ПРЕСС, Инфорком - Прес, 2001.

11. Степанова Е.Е., Хмелевская Н.В. Информационное обеспечение управленческой деятельности. - М.: Форум-Инфра-М, 2004

12. Шафрин Ю.А. Информационные технологии: в 2 частях. Ч.1, 2:. - М.: Лаборатория базовых знаний, 2001 г.

13. Экономическая информатика: Учебник / Под ред. В.П. Косарева и Л.В. Еремина. - М.: Финансы и статистика, 2001

Размещено на Allbest.ru