Табличный процессор Microsoft Excel 2007

Функции могут связываться оператором композиции, когда одна (внутренняя) функция является аргументом другой (внешней) функции. Для образования композиции введите обычным образом внешнюю функцию и промаркируйте ячейку, где она расположена. Затем активизируйте наборную строку и щелкните в ней по аргументу, вместо которого должна быть вставлена внутренняя функция. После этого запустите Конструктор функций и выберите внутреннюю функцию. Этот процесс нужно повторить для каждой внутренней функции, если вложений несколько. При этом следует помнить, что аргументы функций отделяются друг от друга запятой.

Таким образом, аргументами функций могут быть числа, отдельные ячейки, группы ячеек и другие функции.

7.7 Текстовый режим индикации функций

В обычном режиме программа Excel вводит в таблицу результаты вычислений по формулам. Можно изменить этот режим и ввести текстовый индикации (отображения) формул, нажав комбинацию клавиш [Ctrl-~].

После этого на экране становятся видны не результаты вычислений, а тексты самих формул и функций. В этом режиме увеличивается ширина столбцов, чтобы можно было увидеть всю формулу и попытаться найти ошибку.

Часто рабочий лист не помещается целиком на экране, что затрудняет поиск ошибок. Кроме того, довольно утомительно долгое время искать на мониторе причину ошибки. Поэтому рекомендуется распечатывать таблицу в текстовом режиме. Для этого можно выбрать альбомную ориентацию листа, даже если сама таблица была сделана в расчете на портретную ориентацию. При альбомной ориентации на лист бумаги помещается таблица с очень широкими столбцами.

8. ОБМЕН ДАННЫМИ

Обмен данными позволяет пользователю Excel 97 импортировать в свои таблицы объекты из других прикладных программ и передавать (экспортировать) свои таблицы для встраивания в другие объекты.

Концепция обмена данными является одной из основных концепций среды Windows. Между объектами, которые обрабатываются различными прикладными программами, создаются информационные связи, например, между таблицами и текстами. Эти информационные связи реализованы динамически, например, копия таблицы, встроенная в текст, будет обновляться (актуализироваться) всякий раз, когда в ее оригинал вносятся изменения.

К сожалению, не все прикладные программы поддерживают механизм обмена данными, но программа Excel относится здесь к лидерам. Она поддерживает новейший стандарт в обмене данными, который называется OLE 2.0 (Object Linking and Embedding).

8.1 Импортирование рисунков в Excel 97

Переведите указатель ячеек в левый верхний угол свободной области рабочего листа и вызовите директиву Object из меню Insert. Программа Excel выдает список объектов, которые можно включить в таблицу и для которых в системе есть соответствующие программные обработки. Содержание этого списка зависит от набора программ, которые были установлены в системе Windows. Выберите из списка объект Paintbrush Picture и щелкните по командной кнопке OK.

После этого вызывается графический редактор Paintbrush, в котором можно сделать рисунок или выбрать готовый с помощью директивы Paste from из меню Edit. В диалоговом окне этой директивы выберите файл с нужным рисунком и загрузите его в окно редактора. Затем вызовите директиву Exit & Return из меню File, чтобы выйти из графического редактора и вернуться в программу Excel.

При выходе редактор спрашивает, создавать ли динамическую связь с этим рисунком. Здесь следует ответить Yes. Тогда создается динамическая информационная связь (в стандарте OLE) между рисунком на рабочем листе и графическим редактором. Рисунок появляется на рабочем листе в указанном месте рядом с таблицей.

8.2 Редактирование рисунков на рабочем листе

Дважды щелкните левой кнопкой мыши внутри рамки, в которой находится рисунок. После этого автоматически запускается графический редактор Paintbrush, поскольку у него с этим рисунком была установлена информационная связь.

Теперь в рисунок можно внести изменения, используя средства, предоставляемые графическим редактором. В заключение нужно вызвать директиву Exit & Return из меню File, чтобы выйти из графического редактора и вернуться в программу Excel. При выходе редактор снова предлагает сохранить информационную связь. Здесь также нужно выбрать ответ Yes. После этого управление возвращается программе Excel, и измененный рисунок появляется в том же месте рядом с таблицей.

8.3 Включение таблицы в текст

Запустите программу Excel и промаркируйте таблицу, в которой находятся нужные данные. Затем щелкните на основной панели по 8-й пиктограмме. Программа Excel скопирует таблицу в буфер промежуточного хранения среды Windows.

Завершите работу с программой Excel и вызовите текстовый редактор WinWord вместе со своим документом. Щелкните мышью в том месте текста, где нужно вставить таблицу. Затем на основной пиктографической панели редактора щелкните по пиктограмме вставки из буфера (в редакторе Word это 9-я пиктограмма, в Excel - 9-я). После этого таблица будет вставлена в текстовый документ.

9. ОБРАБОТКА СПИСКОВ

Списки позволяют эффективно работать с большими однородными наборами данных.

Списком будем называть упорядоченный набор данных, имеющих одинаковую структуру. Например, списком является телефонный справочник, в котором приведены фамилии абонентов и номера их телефонов. Каждый элемент списка занимает одну строку, в которой данные распределяются по нескольким полям (столбцам). В программе Excel 97 списки являются специальным видом таблиц, для которых имеются операции для их обработки. Списки могут рассматриваться как внутренние базы данных, в которых записями являются строки таблицы, а полями - столбцы.

В программе Excel 97 разработчики из фирмы Microsoft значительно упростили работу со списками. Так называемые автоматические фильтры позволяют отобразить только те части списка, которые нужны для выполнения определенной задачи.

9.1 Создание списков

С технической точки зрения списки представляют собой обычные таблицы, для которых в программе Excel имеются дополнительные операции обработки. Сначала нужно хорошо продумать названия отдельных полей в списке. Например, в качестве полей для списка товаров можно было бы выбрать следующие: номер артикула, название товара, цену и наличие на складе (запас). Названия полей используются программой Excel для поиска элементов в списке и его обработки. Эти названия соответствуют названиям столбцов в таблице.

В первой строке рабочего листа введите названия отдельных полей списка. Следите за тем, чтобы между ними не оставалось свободных столбцов. Эту строку программа Excel использует в качестве строки заголовков списка. Начиная со следующей строки введите свои данные.

9.2 Ввод списка данных

После вызова директивы Form из меню Data открывается диалоговое окно, в котором программа спрашивает, можно ли рассматривать первую строку в качестве заголовка списка. Здесь нужно ответить утвердительно, щелкнув по кнопке OK.

После этого откроется диалоговое окно для ввода данных, в котором каждому полю списка соответствует поле ввода. Как только все поля ввода будут заполнены данными, щелкните по командной кнопке New, чтобы внести введенный элемент данных в список. Затем можно начать ввод следующего элемента данных и т.д., пока не будут введены все элементы списка. В заключение закройте окно щелчком по командной кнопке Close.

Каждый новый список следует создавать на отдельном рабочем листе. Программа Excel может обрабатывать только один список на одном рабочем листе.

9.3 Поиск элемента в списке

После вызова директивы Form из меню Data в диалоговом окне появляется первый элемент списка. Щелкните по командной кнопке Criteria, чтобы войти в режим поиска. Вид диалогового окна изменится; кнопка Criteria превратится в кнопку Form. Введите значения полей искомого элемента в поля ввода, расположенные в левой части окна. Введенные значения будут служить критериями поиска. Можно заполнить не все поля ввода, тогда будет производиться поиск элементов, соответствующие поля которых совпадают с заполненными полями. При вводе старайтесь не нарушать порядок следования полей.

Теперь щелкните по командной кнопке Find Next. Программа Excel начинает просматривать весь список начиная с первого элемента, чтобы найти элемент, который удовлетворяет критерию поиска. Если программа находит соответствующий элемент, он появляется в диалоговом окне. Если нужно найти еще один элемент, удовлетворяющий условию поиска, снова щелкните по командной кнопке Find Next.

Если поиск лучше вести в обратном направлении, щелкните по командной кнопке Find Prev. При поиске можно комбинировать различные критерии друг с другом. Например, можно ввести поиск элементов, у которых значение некоторого поля больше заданного числа, а значение другого поля совпадает с заданной цепочкой символов.

Если критерием поиска служит текстовая строка, то для маскирования текстовых позиций можно использовать символы "?" и "*". Вопросительный знак позволяет игнорировать ту текстовую позицию, которую он занимает. Например, строке поиска "М???ер" будут удовлетворять слова "Мюллер", "Мастер" и т. д. Звездочка позволяет игнорировать все следующие после нее символы. Например, строке поиска "Ми*" будут удовлетворять любые слова, которые начинаются с сочетания "Ми".

В числовых критериях поиска можно использовать логические операторы. Например, условие "<100" означает, что нужно найти все элементы списка, содержимое указанного поля которых меньше, чем 100.

Если ни один элемент, удовлетворяющий критерию поиска, не найден, выдается звуковой сигнал. Когда используется несколько критериев поиска, программа находит только те элементы, которые удовлетворяют всем указанным условиям.

9.4 Редактирование списков

Вызовите директиву Form из меню Data. Если Вам известно, где расположены заданные элементы, то в диалоговом окне этой директивы следует воспользоваться линейкой прокрутки. В противном случае найдите нужный элемент с помощью некоторого критерия, а затем вернитесь в режим ввода данных, щелкнув по командной кнопке Form. Измените значения данных прямо в полях ввода. Если по какой-то причине надо отменить изменение, то щелкните по командной кнопке Restore. Однако, кнопка Restore функционирует до тех пор, пока не был сделан переход к другому элементу списка. Если был сделан переход к другому элементу или произошло переключение в режим поиска, то программа Excel запоминает содержимое полей ввода в таблице.

Если нужно удалить элементы данных, щелкните по командной кнопке Delete. После этого откроется диалоговое окно, в котором нужно подтвердить удаление. При утвердительном ответе элемент удаляется из списка, а все последующие элементы сдвигаются на одну строку вверх.

9.5 Автоматический фильтр

Откройте в меню Data подменю Filter и включите в нем опцию AutoFilter. В таблице рядом с названиями полей появятся маленькие пиктограммы со стрелками. Щелкните по одной из этих стрелок, и на экране появится меню с перечнем значений данного поля.

Выберите одно значение из этого перечня. В списке останутся только те элементы, у которых значение данного поля совпадает с выбранным. Кроме того, пиктограмма со стрелкой и элементы списка будут изображены другим цветом. Поэтому признаку можно определить, что список был профильтрован по указанному полю. Слева в столбце с номерами строк будут видны прежние номера элементов, которые они имели в исходном списке.

Если необходимо вернуться к исходному полному списку, то нужно выбрать опцию All в перечне значений поля, по которому выполнялась фильтрация.

9.6 Комбинированная фильтрация

Выберите поле (столбец), по которому будет проводиться фильтрация списка. Щелкните по стрелке автофильтра в выбранном столбце, после чего на экране появится меню с перечнем значений данного поля. Вызовите в этом меню директиву Custom.

После этого появится диалоговое окно Custom AutoFilter, в котором можно проводить фильтрацию по двум критериям. Щелкните по пиктограмме со стрелкой, расположенной слева от первого поля ввода, тогда откроется меню, включающее шесть логических операторов ("равно", "меньше", "больше" и т.д.). Выберите в этом меню нужную логическую операцию, например, "больше или равно" (>=). В первом поле ввода укажите некоторое число или выберите его из меню, расположенного справа. Пусть, например, введено число 20. Теперь в правом поле записано первое условие фильтрации >=20.

Повторите те же действия для второго поля ввода. Пусть, например, там было указано условие <=50. Включите селекторную кнопку And, если нужно, чтобы выполнялись оба условия, или кнопку Or, если достаточно, чтобы выполнялось одно из условий фильтрации. По умолчанию включена первая из этих кнопок. Щелкните по командной кнопке OK, тогда в таблице появятся только те элементы, которые удовлетворяют комбинированному логическому условию. В данном примере, если оставить включенной кнопку And, на экране останутся те элементы списка, у которых значение указанного поля расположено в диапазоне от 20 до 50.

9.7 Сортировка списков

Вызовите директиву Sort из меню Data. Откроется диалоговое окно этой директивы. В группе полей Sort by этого окна необходимо указать критерии сортировки. По умолчанию программа предлагает в первом поле одно из значений этого поля в качестве критерия. В следующих полях можно дополнительно указать значения, по которым будут сортироваться элементы, имеющие одинаковые значения в предшествующем поле.

Пара селекторных кнопок Ascending и Descending, которые расположены рядом с каждым полем, позволяет проводить сортировке либо в возрастающей, либо в убывающей последовательности. Щелкните по командной кнопке OK, тогда программа Excel выполнит сортировку списка в соответствии с указанными критериями

10. АНАЛИЗ ДАННЫХ

Для анализа больших списков данных в программе Excel предусмотрены специальные средства.

Под анализом данных здесь понимаются методы, позволяющие лучше понять тенденции и закономерности, которым подчиняются табличные данные. Опорные таблицы (Pivot Table), включенные в пятую версию программы Excel, предназначены для анализа соотношений между данными в списке. Опорные таблицы строятся с помощью Конструктора таблиц за четыре шага. Структуру опорной таблицы можно легко изменить в интерактивном режиме путем перемещения названий полей данных из одной части таблицы в другую.

Кроме опорных таблиц, в программе Excel имеются и другие методы анализа наборов данных. Очень полезной является директива поиска решения уравнений, которая по заданным значениям полей находит другие значения, удовлетворяющие определенным соотношениям.

10.1 Опорные таблицы

Директивой PivotTable из меню Data откройте диалоговое окно Конструктора опорных таблиц. В этом окне за четыре шага нужно построить опорную таблицу.

На первом шаге следует указать источник поступления данных. Если исходные данные находятся в списке, то щелкните по селекторной кнопке Microsoft Excel List or Database и перейдите к следующему шагу с помощью командной кнопки Next.

На втором шаге нужно указать область рабочего листа, где находится список. По умолчанию программа предлагает список, который расположен на активном рабочем листе. Здесь можно указать только часть списка, если для построения опорной таблицы остальная часть не нужна. Щелкните по командной кнопке Next, чтобы перейти к следующему шагу.

На третьем шаге задается структура (Layout) опорной таблицы. В правом поле расположены названия полей списка, а в среднем - представление структуры опорной таблицы. В это поле включается поле названий строк, поле названий столбцов и поле данных. Чтобы задать структуру таблицы, следует отбуксировать мышью названия полей списка в соответствующие поля таблицы. При построении опорной таблицы придерживайтесь следующих правил. Названия полей, по значениям которых будет проводится анализ данных, отбуксируйте в поле данных Data. В поле названий строк Row и в поле названий столбцов Column переместите названия полей, по значениям которых классифицируются (разбиваются) данные. Затем щелкните по командной кнопке Next, чтобы перейти к следующему шагу.

На четвертом шаге можно установить некоторые опции для построения таблицы. В поле ввода Pivot Table Starting Cell указывается адрес, с которого начинается построение таблицы (левый верхний угол). В поле ввода Pivot Table Name можно указать название таблицы. По умолчанию программа использует название PivotTable1 с последующим увеличением номера таблицы. Если включить контрольные индикаторы Grand Totals for Columns и Grand Totals for Rows, то в каждой строке и в каждом столбце опорной таблицы будут вычисляться общие суммы. Контрольный индикатор Save Data With Table Layout служит для сохранения опорной таблицы с заданной структурой. Включение контрольного индикатора AutoFormat Table позволяет автоматически сформатировать опорную таблицу. После закрытия диалогового окна Конструктора командной кнопкой Finish программа Excel размещает опорную таблицу в указанной позиции.

Между опорной таблицей и исходным списком возникает статическая связь, т.е. связь, которая существует только в момент построения таблицы. При изменении данных в списке опорная таблица не будет изменяться. Чтобы привести в соответствие содержимое таблицы и содержимое списка, нужно вызвать директиву Refresh Data из меню Data.

10.2 Редактирование опорных таблиц

Названия полей, по которым классифицируются данные, можно перемещать с помощью мыши, чтобы изменить структуру таблицы. Если в опорную таблицу необходимо добавить новые поля, то вызовите директиву PivotTable из меню Data или щелкните по пиктограмме Конструктора таблиц на опорной (Pivot) панели. После этого появится третье окно Конструктора опорных таблиц, в котором можно изменить размещение значений полей в таблице. Следите за тем, чтобы при вызове этой директивы указатель ячеек находился внутри таблицы, в противном случае Конструктор начнет построение новой таблицы.

10.3 Нахождение значений

Иногда бывает заранее известно, каким должен быть результат вычисления некоторой функции, но неизвестно, при каких значениях аргумента он достигается.

Предположим, что нам надо найти максимальную сумму кредита, которую можно дать на три года по фиксированной процентной ставке, если клиент готов возвращать по 2000$ ежемесячно.

В программе Excel имеется функция PMT, которая по значениям суммы кредита, периода и процентной ставки вычисляет величину ежемесячного взноса для погашения кредита. Нам нужно решить обратную задачу, когда заранее известна величина ежемесячно возвращаемой суммы и нужно найти сумму кредита. Для решения этой задачи вызовите директиву Goal Seek из меню Tools.

Откроется диалоговое окно этой директивы. В поле ввода Set Cell: этого окна укажите адрес ячейки, в которой расположено заданное значение функции (в нашем случае это ячейка, где находится функция PMT). В поле ввода To Value укажите значение функции, которое в нашем случае равно 2000$. В поле ввода By changing Cell укажите адрес ячейки, в которой программа сможет подбирать нужное значение, удовлетворяющее заданным условиям. В нашем случае здесь надо указать адрес ячейки, где находится значение суммы кредита. Закончив установки полей, щелкните по командной кнопке OK.

Путем подбора значений в указанной ячейке программа Excel пытается найти максимальное приближение к заданному целевому значению функции. Результат появляется в диалоговом окне. Если Вас удовлетворяет расхождение между найденным и целевым значением, то закройте диалоговое окно щелчком по кнопке OK, после чего найденное значение появится в таблице. В противном случае щелкните по командной кнопке Cancel, чтобы не передавать значение в таблицу.

11. БАЗЫ ДАННЫХ

В комплект поставки Excel 97 входит программа обработки внешних баз данных MS Query.

Программа Query (Запрос) может работать с текстовыми файлами и с данными, которые были подготовлены следующими программами управления базами данных: Ms Access, dBASE, FoxPro, Oracle, Paradox, SQL Server. Набор данных, хранящийся на диске в формате, одной из перечисленных выше баз данных, будем называть внешней базой данных.

Если в процессе работы с таблицей в программе Excel возникает необходимость обратиться к внешней базе данных, нужно запустить программу Query. Это позволит импортировать данные из базы и обрабатывать их как обычные табличные данные в программе Excel. В некоторых случаях внешние данные можно обработать непосредственно программой Query.

11.1 Запуск программы обработки баз данных

Вызовите Менеджер расширений директивой Add-Ins из меню Tools. Откроется диалоговое окно Менеджера. В нем можно выбрать из списка опции расширения, которые включаются и выключаются щелчком по соответствующей опциональной кнопке, расположенной перед именем расширения.

По списку опций можно перемещаться с помощью линейки прокрутки. Найдите в списке строку MS Query Add-In и щелкните по кнопке в этой строке, чтобы в ней появился крестик. Затем закройте диалоговое окно щелчком по командной кнопке OK.

Теперь загляните в меню Data. В нижней части этого меню должна появиться директива Get External Data, с помощью которой можно запускать программу Query.

11.2 Оболочка программы Query

Окно программы Query содержит многие элементы, которые являются общими для всех программ в среде Windows. В верхней части экрана находится строка заголовка с кнопками увеличения и уменьшения размеров окна. Под ней расположена строка меню с элементами меню, которые содержат директивы работы с внешними базами данных.

Под строкой меню находится строка пиктографического меню (пиктографическая панель), в которой расположены пиктограммы для вызова наиболее часто используемых директив. Если установить указатель мыши на пиктограмму в статусной строке, появится описание действия, которое связано с этой пиктограммой.

После загрузки файла из базы данных под пиктографической панелью появляется имя этого файла вместе со списком названий полей содержащихся в нем данных. Большое поле в нижней части окна отводится для размещения данных из базы. Линейки прокрутки, расположенные в правой части окна, позволяют перемещаться внутри набора данных.

В нижней части окна слева находится поле с номером записи данных, которая в данный момент обрабатывается. Стрелки рядом с этим полем позволяют переходить к следующей или предыдущей записи. С помощью стрелок с вертикальными штрихами можно перейти в начало или в конец набора данных. В статусную строку, расположенную в нижней части окна, выводится информация о ходе выполнения команд и состояния программы.

11.3 Загрузка внешнего набора данных

После запуска программы Query появляется диалоговое окно Select Data Source, в котором приводится список доступных типов баз данных. Выберите нужный Вам тип и щелкните по командной кнопке Use. Откроется диалоговое окно Add Tables, в котором следует выбрать нужный файл и щелкнуть по командной кнопке Add. В окне должно появиться название этого файла вместе со списком названий полей. Если необходимо загрузить еще один файл, то щелкните по его имени и снова воспользуйтесь кнопкой Add. После того как все необходимые файлы будут загружены, закройте диалоговое окно щелчком по кнопке Close.

Если нужный тип баз данных отсутствует в диалоговом окне Select Data Source, щелкните в нем по командной кнопке Other. Откроется диалоговое окно ODBC Data Sources. Здесь нужно щелкнуть по командной кнопке New и в открывшемся диалоговом окне добавить драйверы для баз данных других типов, например, Microsoft Access. Закройте это окно щелчком по кнопке OK. Появится следующее диалоговое окно ODBC Microsoft Access Setup; здесь щелкните по командной кнопке Select Database и в открывшемся диалоговом окне укажите директорию на диске, где находится эта база данных, и имя файла, содержащего нужный набор данных. Закройте все остальные диалоговые окна щелчком по кнопке OK, после чего выбранный набор данных появится в окне, а соответствующий тип баз данных будет внесен в список доступных типов баз данных.

После закрытия всех диалоговых окон в верхней части окна программы Query появится список, который содержит имя загруженного файла и названия полей данных. Если было загружено несколько файлов, то каждому из них будет соответствовать отдельный список. В строке заголовка окна будет расположено название базы данных.

В нижней части окна появится пустое поле со стрелкой - поле списка. После щелчка по стрелке в поле списка появится список, содержащий названия полей данных всех загруженных файлов. Если щелкнуть мышью по одному из названий полей данных, то в поле списка появится список значений выбранного поля, а список названий полей переместиться в следующее поле списка со стрелкой, которое появится справа от первого. В этом поле также можно открыть список значений другого поля данных и т.д. Таким образом формируются столбцы таблицы, которую в дальнейшем можно будет обрабатывать программой Excel, и тем самым задается структура записи набора данных, который будет содержать выбранные значения полей. Эта таблица может содержать значения не всех полей, содержащихся в исходной базе данных. Поэтому процесс развертывания значений полей в любой момент можно прекратить.

Для того чтобы отсортировать получившийся набор данных, щелкните по 10-й или 11-й пиктограмме окна программы Query. Сортировку можно проводить либо по возрастанию, либо по убыванию значений некоторого поля.

В меню Records содержаться директивы добавления и удаления столбцов данных, а также директива сортировки данных.

Чтобы перейти к определенной записи данных, следует вызвать в этом меню директиву Go To и указать в открывшемся диалоговом окне номер записи, а затем щелкнуть по кнопке OK.

Как и в программе Excel, в Query есть меню Format, в котором содержатся директивы корректировки ширины столбцов, высоты строк и видов шрифта.

11.4 Критерии выбора данных

Когда набор данных загружен, и из него нужно выбрать часть записей. Щелкните по пиктограмме включения/выключения критериев (6-я на пиктографической панели), тогда в средней части окна появится поле, в котором нужно указать критерий отбора данных.

Для ввода критерия следует щелкнуть мышью в поле критерия (первая строка), после чего появится поле списка со стрелкой. Щелкните по этой стрелке, чтобы открыть список полей. Выберите здесь поле, по значениям которого будет проводиться отбор данных.

После этого в следующем поле ввода (вторая строка) укажите значение этого поля. Для ввода значения поля двойным щелчком мышью по второй строку откройте диалоговое окно Edit Criteria. В поле списка Operator выберите логический оператор сравнения данных ("равно", "не равно" и т.д.). Щелчком по командной кнопке Values откройте диалоговое окно Select Value[s] со всеми значениями заданного поля. Выберите здесь нужное значение и закройте окно кнопкой OK, тогда выбранное значение появится в соответствующем поле окна Edit Criteria. Это окно закрывается также щелчком по кнопке OK.

После этого программа Query выберет все записи, имеющие заданное значение поля, и расположит их в нижней части окна. В заключение вызовите директиву Return Data to Microsoft Excel, которая завершает выполнение программы Query и передает сформированную таблицу в программу Excel для дальнейшей обработки.

11.5 Комбинированные запросы

Загрузите исходный файл данных из базы программой Query. Щелкните по пиктограмме включения/выключения критериев (6-я пиктограмма), тогда в средней части окна появится поле критериев отбора данных. Введите в него первый критерий отбора способом, который был описан в предыдущем разделе.

С помощью директивы Add Criteria из меню Criteria откройте диалоговое окно этой директивы. Щелкните по селекторной кнопке And, если отбираемые записи должны удовлетворять обоим критериям, или по кнопке Or, если достаточно выполнения одного из критериев. После щелчка по маленькой стрелке в поле Field откроется список значений полей, из которого выберите значение поля для второго критерия. В следующем поле Operator аналогичным образом выберите из списка логический оператор сравнения данных ("меньше", "больше" и т.д.). Наконец, в поле ввода Value нужно указать значение, с которым производится сравнение. Это можно сделать вручную или выбрать значение из списка, который открывается командной кнопкой Values. После выполнения всех установок щелкните по кнопке Add. Повторите все установки для следующих критериев и в заключение щелкните по кнопке Close. После этого программа Query отберет записи, которые удовлетворяют сложному комбинированному запросу, и разместит их в нижней части окна.

11.6 Обмен данными с внешней базой

Внешний набор данных можно обрабатывать либо в программе Query, либо передать его на обработке в программу Excel.

Чтобы запомнить изменения, которые были произведены в программе Query, прежде всего активизируйте опцию Allow Editing в меню Records. Затем щелкните по любому полю внутри записи данных и можете начинать редактирование. Все произведенные изменения будут записываться в исходный файл данных, т.е. будет установлена динамическая связь.

В программе Excel внешний набор данных можно редактировать как любую другую таблицу. В частности, можно корректировать ширину столбцов и высоту строк и применять любые процедуры форматирования. Но при этом нужно учитывать, что все произведенные изменения не окажут никакого влияния на исходный внешний файл данных, т.е. в этом случае речь идет о статической форме информационной связи.

12. КОНФИГУРИРОВАНИЕ ПРОГРАММЫ EXCEL 97

Программу Excel 97 можно настраивать в соответствии с индивидуальными запросами очень широкого круга пользователей. Каждый пользователь программы Excel, определив круг наиболее часто используемых функций, может организовать работу с ними наиболее удобным для себя образом. С другой стороны, те функции программы, которые никогда не используются, можно вообще убрать из конфигурации, чтобы сэкономить ресурсы компьютера и повысить эффективность обработки.

12.1 Создание пиктографического меню

Переведите указатель мыши в любую позицию на основной панели пиктографического меню и нажмите правую кнопку манипулятора. В открывшемся меню с помощью директивы Customize откройте диалоговое окно. В левом поле этого окна расположен список категорий пиктограммных кнопок. Выберите нужную Вам категорию, тогда в правом поле Buttons появятся все пиктограммные кнопки, относящиеся к данной категории. После щелчка по интересующей Вас кнопке в нижнем поле появится краткое описание директивы, которая связана с этой кнопкой.

Определите, какие пиктограммные кнопки Вы хотите включить в новую пиктографическую панель. Выберите нужную пиктограммную кнопку и буксируйте ее, удерживая левую кнопку мыши нажатой, в произвольную позицию на рабочем листе. Как только кнопка мыши будет отпущена, пиктограмма появится на рабочем листе. Повторяйте этот процесс, пока не будут выбраны все необходимые пиктограммные кнопки. Каждую новую пиктограмму следует располагать рядом с предыдущей. Таким образом будет сформирована новая пиктографическая панель.

Когда все пиктограммы будут выбраны, щелкните по командной кнопке Close, чтобы закрыть диалоговое окно. После этого заказная панель появится на рабочем листе. Используя мышь, переместите панель в удобное для Вас место на рабочем листе, либо зафиксируйте ее в верхней части окна под основной пиктографической панелью.

12.2 Изменения вида основного окна

Вызовите директиву Options из меню Tools. Откроется диалоговое окно, в верхнем поле которого выберите опцию View. Тогда в левом поле Show появятся четыре контрольных индикатора (опциональные кнопки), которые определяют внешний вид основного окна.

Если контрольный индикатор включен, то рядом с ним находится крестик. Обычно первые два индикатора являются включенными, поскольку по умолчанию на экране отображается наборная строка (Formula Bar) и статусная строка (Status Bar). Эти строки можно убрать с экрана, выключив соответствующие индикаторы. Две другие кнопки служат для включения/выключения комментария (Note Indicator) и информационного окна (Info Window). В информационном окне можно увидеть адрес активной ячейки, формулу, которую она содержит, и комментарии. Если в информационном окне есть комментарий о содержимом ячейки, то при включении индикатора комментариев в верхнем правом углу активной ячейки появляется маленькая красная точка.

Для того, чтобы увеличить рабочую зону на экране, следует включить опцию Full Screen из меню View, которое находится в основной строке меню. После этого с экрана исчезнут наборная строка, пиктографическая панель и статусная строка; останется только пиктограммная кнопке Full. С помощью этой кнопки можно быстро восстановить стандартный вид основного окна.

12.3 Изменение вида рабочего листа

Вызовите директиву Options из меню Tools, тогда откроется диалоговое окно, в верхнем поле которого выберите опцию View. В среднем поле Windows Options появится ряд контрольных индикаторов, состояние которых определяет форму представления рабочего листа.

Если включить индикатор Automatic Page Break, то в рабочем листе появятся штриховые линии, указывающие границы печатной страницы, которая получится при выводе таблицы на печать при заданных параметрах форматирования. С помощью индикатора Formulas можно включить текстовый режим, при котором вместо отображения значений в ячейках будут отображаться формулы.

Контрольный индикатор Gridlines делает линии координатной сетки видимыми или невидимыми. Кроме того, здесь можно управлять отображением заголовков строк или столбцов (Row & Column Headers), нулевых значений в таблице (Zero Values), горизонтальных (Horizontal Scroll Bar) и вертикальных (Vertical Scroll Bar) линеек прокрутки, названий рабочих листов (Sheet Tabs). Выполнив все установки, закройте диалоговое окно щелчком по кнопке OK. Вид рабочего листа будет соответствовать указанному состоянию контрольных индикаторов.

12.4 Установка стандартного шрифта

Вызовите директиву Options из меню Tools. В верхней части открывшегося диалогового окна выберите опцию General. Тогда в среднем поле Standard Font: появится название шрифта, который программа использует по умолчанию. Щелкните по стрелке, расположенной рядом с этим полем, тогда откроется список всех доступных видов шрифта. С помощью линейки прокрутки можно просмотреть весь список. Щелкните мышью по названию подходящего Вам шрифта, тогда это название появится в поле Standard Font:. Теперь по умолчанию будет использоваться выбранный Вами шрифт, но стандартным он станет только после перезапуска программы Excel, о чем она сообщит в диалоговом окне при закрытии окна Options.

Справа от поля Standard Font: находится поле списков для размеров шрифта (Size). Обычно используется шрифт размером в 10 пунктов, но здесь можно задать любой из доступных размеров шрифта. Следует учитывать, что для текста, набранного более крупным шрифтом, потребуются ячейки большего размера. Это может привести к ухудшению восприятия большой таблицы.

Кроме установки шрифта, в этом окне можно изменить стандартную директорию. По умолчанию программа в качестве стандартной использует директорию, где она инсталлирована (c:\excel), но в поле Default File Location: можно указать любую другую директорию.

12.5 Установка национальных параметров

Вызовите директиву Options из меню Tools и в верхней части открывшегося диалогового окна выберите опцию Module General. Тогда в нижней части окна появится группа полей International, в которой можно установить национальные параметры. Обычно при инсталляции устанавливаются параметры, которые приняты в Америке и Англии (English/USA). Эти параметры стали фактически международными. В частности, это касается разделителя в списках (List Separator), в качестве которого используется запятая, поскольку именно этот символ применяется в программе Excel для разделения аргументов в функциях.

Щелкните по маленькой стрелке, которая находится в поле Language/Country:. Откроется список стран, национальные параметры которых можно установить в программе Excel. При выборе конкретной страны в нижнем поле появляются параметры, которые используются в этой стране. Если Вашей страны нет в списке, то Вам придется устанавливать национальные параметры через опции International в программе настройки (Control Panel) среды Windows. Обратите внимание: в Германии и России запятая используется в качестве десятичного знака, отделяющего целую часть числа от дробной, поэтому в качестве разделителя аргументов в функциях приходится использовать другой символ, а именно точку с запятой. После выполнения всех установок закройте окно щелчком по командной кнопке OK.

12.6 Изменение цветов

Вызовите директиву Options из меню Tools и в верхней части открывшегося диалогового окна выберите опцию Color. Тогда в первом среднем поле появится изображение шестнадцати стандартных цветовых тонов (Standard Colors:), на основе которых можно получить всю цветовую гамму. Во втором среднем поле расположены изображения восьми цветовых тонов, которые используются для заполнения столбиков диаграмм (Chart Fills:), в третьем поле - восьми цветовых тонов для построения диаграмм (Chart Colors:), в четвертом поле - восьми цветов для проведения линий на диаграммах (Chart Lines:) и в пятом поле можно увидеть изображения 24-х дополнительных цветовых тонов, предназначенных для оформления таблиц (Other Colors:).

В поле списка Copy Colors from находится список файлов, из которых можно импортировать цветовую палитру. Для того чтобы изменить какой-нибудь цвет, щелкните сначала по соответствующему цветному квадрату, а затем по командной кнопке Modify. В открывшемся диалоговом окне Color Picker переместите мышью маркер цветового тона. В полях Hue:, Sat: и Lum: можно изменить соответственно оттенок, насыщенность и яркость цвета. В нижнем левом поле просмотра можно увидеть цветовой тон, который получается в результате этих действий.

12.7 Автоматическая загрузка документов

Предположим, что некоторая версия Вашего документа уже создана и загружена. Вызовите директиву Save As из меню File и сохраните свой документ в поддиректории XLSTART стартовой директории программы Excel. При каждом запуске программа Excel автоматически загружает все файлы, которые находятся в этой поддиректории.

Другой способ связан с выбором опции General в диалоговом окне директивы Tools Options. В нижнем поле Alternate Startup File Location: можно указать имя директории, где находятся Ваши документы.

Можно также указать имя загружаемого файла в качестве стартового параметра. Для этого необходимо перейти в Менеджер Программ (Program Manager) среды Windows. В нем нужно открыть группу программ Microsoft Office и промаркировать пиктограмму программы Excel. Затем следует вызвать директиву Properties из меню File. Тогда откроется диалоговое окно, в поле ввода которого Command Line уже будет находиться имя программы Excel. Введите в это поле пробел и укажите директорию и имя Вашего рабочего документа. Затем закройте окно щелчком по кнопке OK. Теперь при запуске программы Excel автоматически будет загружаться Ваш документ. Когда документ устареет и его не нужно будет больше загружать, этот стартовый параметр можно будет аналогичным образом удалить.

12.8 Шаблоны таблиц

Сделайте вручную таблицу и выполните в ней все необходимые процедуры форматирования. Постройте для нее типовые диаграммы, если они будут в дальнейшем использоваться.

Вызовите директиву Save As из меню File. В открывшемся диалоговом окне укажите имя типового документа и выберите директорию, где он будет храниться. Затем щелкните по стрелке в поле Save File As Type: и в открывшемся списке выберите элемент Template. Закройте окно щелчком по командной кнопке OK.

Этот документ получит расширение .XLT, которое присваивается шаблонам. В дальнейшем его можно загрузить как и любой другой файл, но в этом случае открывается не сам шаблон, а его копия, что позволяет многократно использовать исходный шаблон при построении других таблиц.

Для модификации самого шаблона вызовите директиву Open из меню File. После выбора шаблона нажмите клавишу [Shift] и щелкните по кнопке OK. После редактирования сохраните шаблон обычным образом.

13. VISUAL BASIC

Начиная с версии 5.0 в программу Excel включен специальный язык программирования, который получил название Visual Basic for Applications (VBA).

Введение достаточно мощного языка программирования в Excel делает эту программную платформу весьма привлекательной для профессионалов, которые занимаются разработкой специализированных прикладных систем.

Разработка языка программирования VBA, встраиваемого в прикладные системы, является одним из стратегических направлений компании Microsoft. Этот язык уже интегрирован в такие программы, как Word for Windows, Power Point и ряд других. VBA позволяет создавать программные модули, меню, диалоговые окна и другие ресурсы в среде Windows. Благодаря этому языку появляется возможность значительно расширить набор функций в Excel, а также создавать функции, значения которых зависят от некоторых условий и событий. В принципе, можно полностью перепрограммировать все функции программы Excel, если в этом появилась необходимость.

13.1 Программирование табличных функций

Чтобы создать отдельный рабочий лист для программного модуля, щелкните по пиктограмме Insert Module из пиктографического меню Visual Basic (1-я пиктограмма) или вызовите директиву Module из меню Insert Macro. После этого появится новый рабочий лист "Modele1". В программном модуле нужно описать функцию на языке VBA. В окне программного модуля можно работать, как в окне небольшого текстового редактора, но при этом необходимо помнить, что Вы пишите текст программы. Описание функции должно начинаться оператором Function, за которым через пробел следуют название функции и ее аргументы, заключенные в скобки и разделенные запятыми. Затем идет собственно текст программного кода функции, а заканчиваться описание должно оператором End Function.

Если в тексте программного кода имя определяемой функции будет находиться в левой части оператора присваивания (обозначаемого знаком равенства), то присвоенное значение и будет результатом вычисления функции при заданных аргументах. В качестве примера можно рассмотреть функцию, которая вычисляет налог на добавленную стоимость.

Function NDS(Value)

NDS=Value*0.15

End Function

13.2 Встраивание функций

Щелкните по 3-й пиктограмме Object Browser из пиктографического меню VBA или вызовите одноименную директиву из меню View.

Функции, определенные пользователем, рассматриваются в программе Excel как самостоятельные объекты. В поле списка Methods/Properties: будет находиться имя новой функции. Щелкните мышью сначала по имени, а затем по командной кнопке Options, тогда откроется диалоговое окно Macro Options. В поле Description: введите поясняющий текст, который позднее будет использован Конструктором функций. В списке Function Category укажите категорию, в которую Вы хотите записать свою функцию. Например, функцию, вычисляющую налог на добавленную стоимость, следует поместить в категорию Financial. В дальнейшем Конструктор функций поместит Вашу функцию в указанную Вами категорию. Закройте окно Macro Options щелчком по командной кнопке OK, а окно Object Browser - кнопкой Close.

13.3 Применение функций

Перейдите на рабочий лист, где будет расположена таблица. Переместите указатель ячеек в ячейку, в которой будет находиться формула, и введите в нее знак равенства. Затем щелкните по 14-й пиктограмме Конструктора функций на основной пиктографической панели.

Появится диалоговое окно Конструктора функций. На первом шаге выберите категорию Financial и в правом поле найдите свою функцию NDS. Щелкните по названию этой функции, после чего перейдите к следующему шагу, щелкнув по командной кнопке Next.

Откроется второе диалоговое окно Конструктора функций. Здесь можно будет увидеть Ваш комментарий к функции, который был введен ранее в окне макроопций. Укажите единственный аргумент для этой функции Value и закройте диалоговое окно Конструктора щелчком по кнопке Finish.

В таблице появится значение, составляющее 15% величины аргумента. В таблице с этой функцией можно работать как с обычной функцией программы Excel.

Использованная литература

А. Колесников - Excel 97 для пользователя

В. Комягин , А. Коцюбинский - Современный самоучитель работы на персональном компьютере

Прикладные программы Office 97

В. Пасько - Excel 97

Microsoft Office 97

Microsoft Excel 97 ( файл Help )

Размещено на Allbest.ru