Microsoft Word обеспечивает оптимальные для пользователя условия по созданию и обработке документов, а также ряд других возможностей, в том числе и Мастер слияния.

Процесс слияния писем объединяет статистическую информацию из одного документа с меняющейся информацией из другого документа. Эта статистическая информация хранится в основном документе, таком как стандартное письмо. В этот документ нужно вставить поля слияния, чтобы Word знал, где нужно осуществить слияние элементов с меняющейся информацией. Меняющаяся информация содержится в источнике данных. Этот файл состоит из наборов информации, называемых записями, причем каждая запись содержит одинаковые элементы, называемые полями.

Когда нужно послать личные электронные сообщения получателям из списка адресатов, для создания электронных сообщений также можно использовать слияние. Все сообщения при этом содержат один и тот же тип сведений, но содержимое каждого отдельного сообщения уникально. Например, каждое электронное сообщение может быть персонифицировано путем обращения к каждому клиенту по имени. Уникальные данные для каждого сообщения поступают из записей файла данных.

Если требуется использовать наклейки для групповой рассылки по списку адресов, можно использовать слияние для создания листа наклеек. Каждая наклейка содержит адрес из списка.

В данной курсовой работе был рассмотрен процесс создания комплекса документов с помощью мастера слияния в текстовом редакторе WS Word 2007 в ООО "Актив".

В курсовой работе было выявлено, что слияние в ООО "Актив" может применяться для:

- рассылка ежеквартальных сообщений электронной почты заказчикам,

оповещающих о появившихся новых продуктах и скидках;

- при наличии каких-то вопросов (разрешения каких-либо проблем), касающихся заказа, фирма также может рассылать письма;

- письма при каких либо изменениях в "Икс-мастер" (например магазин расширяется и решит переехать в другое место);

- при организации спортивных мероприятий, в качестве рекламы;

- рассылки писем-оповещений (совещаний, собраний);

- рассылки писем, касающиеся основной деятельности филиала;

- общения с работниками других филиалов и главного офиса фирмы;

- переписка с поставщиками и другие.

В курсовой работе на примерах документов организации была показана технология создания обычных писем, электронных сообщений и листа наклеек.

При помощи написания макросов результаты слияния были вынесены на панель быстрого доступа, что позволит секретарю оперативно открывать необходимые документы и использовать их в работе. Также макросы позволят секретарю избежать повторного слияния писем при необходимости изменения каких-либо исходных данных. При запуске макроса, Word будет открывать документ уже с произведенным слиянием, но без подтверждения последнего этапа. Это дает возможность секретарю (при необходимости) вернуться на предыдущие этапы для дополнения или корректировки.

Также для оперативного ознакомления и использования слияния в деятельности секретаря в курсовой работе была разработана инструкция по работе с результатами слияния. Данная инструкция может служить методическим материалом, целью которого является быстрое ознакомление с функцией слияния. В ней описано, когда можно использовать данную опцию и как с ней работать.

Опция слияния создана разработчиками программы для упрощения работы пользователей, а также экономии их времени и энергии.

В связи с деятельностью фирмы, было продемонстрировано, что такая функция как слияние, может успешно применяться при создании документов. Объемная база данных покупателей и партнеров, могут использоваться как источники данных. В итоге вся работа сводится лишь к созданию основного документа, который будет содержать статичный текст.

Список литературы

1. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие/А.Н. Белов, А.А. Белов. - М.: Издательство Эксмо, 2006. - 624 с. - (Образовательный стандарт XXI)

2. Бондаренко С.В. Офисный компьютер: как делать больше, работая меньше. Трюки и эффекты / С.В. Бондаренко, М.Ю. Бондаренко. - СПб.: Питер, 2008. - 304 с.: ил. - (Серия "Трюки и эффекты")

3. Елизаветина Т.М., Денисова М.В. Делопроизводство на компьютере: Учебное пособие/ Т.М. Елизаветина, М.В. Денисова. - М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2001. - 256 с.

4. Замыцкова О.И. Делопроизводство [Документационное обеспечение управления]: Учебник / О.И. Замыцкова, М.И. Басаков. - Изд.8-е. - Ростов н/Д: Феникс, 2009. - 375, [1] с. - (Среднее профессиональное образование).

5. Кокс Дж. Microsoft Office Word 2007. Русская версия. Серия "Шаг за шагом": Учебное пособие / Кокс Дж., Преппернау Дж.; пер. с англ. М.: ЭКОМ Паблишерз, 2007. - 544 с.: ил.

6. Матюшка В.М. Информатика для экономистов: Учебник/ Под общ. Ред.В.М. Матюшка. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 880 с.: - (Учебники РУДН).

7. Мячина И.В. Документационное обеспечение управления: практикум по организации работы офиса / И.В. Мячина [и др]. - Ростов н/Д.: Феникс, 2007. - 141, [2] с.: ил. - (Профессиональное образование).

8. Пащенко И.Г. Word 2007: Учебное пособие / И.Г. Пащенко. - М.: Эксмо, 2008. - 464 с. - (Шаг за шагом)

9. Стяжкина Т.А. Делопроизводство предприятия: Учебное пособие / Т.А. Стяжкина. - М.: Издательство "Экзамен", 2006. - 286 [2] с. (серия "Документ & Комментарии").

10. Щипин Ю.К. Информатика для гуманитарных вузов. Серия "Высшее образование": Учебное пособие/ Ю.К. Щипин. - М.: Московский гуманитарный университет. Ростов-на-Дону: Изд-во "Феникс", 2004. - 224 с.

11. Янковская В.Ф. Секретарь-референт высокой квалификации. Язык и стиль управления документов: учеб. пособие для учащихся учреждений начального профессионального образования: Учебное пособие / В.Ф. Янковская. - М.: Издательский центр "Академия", 2007. - 272 с. - (Повышенный уровень).

12. Мой Office Online. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://office. microsoft.com/ru-ru

13. Х-Мастер. Спорт. Туризм. Экстрим. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.x-master.ru

14. Компьютерра online [Электронный ресурс] / Секреты Word. - Электронные данные. - Режим доступа: http://www.computerra.ru

Приложения

Пример основного письма для слияния

Результат создание наклеек при помощи слияния

Приложение 6

Инструкция по работе с результатами слияния

ИНСТРУКЦИЯ

Слияние обычного письма

1. Слияние обычного письма происходит следующим способом:

1.1. Запускаем приложение MS Word 2007 (Пуск/все программы/Microsoft office/ Microsoft Word).

1.2. В группе "Начать слияние" на вкладке "Рассылки" выбираем пункт "Начать слияние", а затем пункт "Пошаговый мастер слияния".

1.3. Откроется область задач "Слияние", в которой представлен Этап 1. Выбираем тип документа - "Письмо", "Далее".

1.4. Этап 2 (необходимо выбрать один из вариантов):

1.4.1. Выбираем текущий документ. Заполняем и форматируем его вручную. "Далее".

1.4.2. Выбираем шаблон. Затем "Выбор шаблона", в появившемся окне выбираем необходимый шаблон и жмем "ОК". "Далее".

1.4.3. Выбираем существующий документ. Из предлагаемого списка ранее использованных документов, выбираем нужный, открываем. "Далее".

1.5. Этап 3. Выбор получателей (необходимо выбрать один из вариантов):

1.5.1. Использование списка. Нажимаем "Обзор" и указываем путь к списку данных (например, таблица Excel).

В появившемся диалоговом окне, откроется список получателей, котрые были в указанном источнике данных. В данном окне мастер предлагает произвести со списком следующие операции: сортировка и фильтрация (отбор записей и сортировка по возрастанию/убыванию), найти повторения (автоматический поиск повторяющихся записей), найти получателя, проверить адресата (необходимо установить специальную программу).

Также список можно сортировать вручную (это удобно, когда в списке мало записей). Для этого необходимо очистить или наоборот установить маркер (галочку) напротив каждой записи.

Если список используется полностью, то ничего не нужно делать, жмем на "ОК". "Далее".

1.5.2. Контакты Outlook. Нажимаем "Выбор папки контактов" и выбираем необходимую папку контактов (технология работы со списком аналогично предыдущему пункту), жмем "ОК". "Далее".

1.5.3. Создание списка. Нажимаем "Создать" и заполняем таблицу вручную. Для выбора наименований столбцов, нажимаем на "Настройка столбцов", где можно выбрать предложенные программой названия или создать новые. Данные заполняются в ячейки строки. Для добавления новой строки нажимаем "Создать запись". "Далее".

Если после выбора списка, появилась необходимость его изменить, тогда на третьем этапе жмем на "Выбор другого списка" и указываем новый путь к источнику данных. Для изменения списка жмем на "Изменить список".

1.6. Этап 4, установка полей слияния. Эти поля при слиянии будут автоматически заполняться данными из источника данных.

На выбор предоставляются следующие поля: блок адреса, строка приветствия, почтовая марка и другие элементы (телефон, должность, индекс и т.д.).

Для заполнения документа полями, необходимо установить курсор в том месте документа, где в последствие должен стоять тот или иной элемент. Далее нажимаем на необходимое поле (в документе должно появиться наименование поля, заключенное в шевроны).

Поля слияния форматируются идентично форматированию обычного текста.

После установки всех полей слияния нажимаем "Далее".

1.7. Этап 5, просмотр писем. Здесь представлен вид одного из созданных писем. Для просмотра другого, нажимаем на кнопки прокрутки (вправо/влево).

Также, на данном этапе предлагается операция "Найти получателя", где программа автоматически отыщет необходимого получателя из списка предложенных.

Помимо этого, на данном этапе можно изменить список получателей и исключить получателя из списка.

Завершив предварительный просмотр писем, щелкаем "Далее".

1.8. Этап 6 - средство слияния подготовлено к созданию писем.

Для уточнения писем необходимо щелкнуть по ссылке "Изменить отдельные письма". Откроется новый документ, содержащий объединенные письма. Чтобы внести изменения во все письма, переходим в исходный документ.

Если результат удовлетворяем, жмем на "Печать".

Процесс слияния письма завершен.

Слияние электронного сообщения

2. Слияние электронного сообщения происходит идентично слиянию обычного письма:

2.1. Запускаем приложение MS Word.

2.2. В группе "Начать слияние" на вкладке "Рассылки" необходимо выбрать пункт "Начать слияние", а затем пункт "Пошаговый мастер слияния".

2.3. Этап 1 - выбираем "Электронное сообщение".

2.4. Этап 2. Выбираем основу для создания сообщения (см. п.1.4.).

2.5. Этап 3. Указываем список получателей (см. п.1.5.).

2.6. Этап 4. Установка полей слияния (см. п.1.6.).

2.7. Этап 5. Предварительный просмотр сообщений (см. п.1.7.).

2.8. Этап 6, завершение слияния. Средство слияния подготовлено к созданию сообщений.

Необходимо перейти по ссылке "Электронная почта" и в появившемся окне "Составные электронные письма" установить параметры сообщения (кому, тема, формат). После, подтверждаем "ОК".

Процесс слияния электронного сообщения завершен.

2.9. Запускаем приложение MS Outlook, которое автоматически разошлет письма адресатам.

Слияние наклеек

3. Слияние наклеек происходит аналогично слиянию обычного письма:

3.1. Запускаем приложение MS Word.

3.2. В группе "Начать слияние" на вкладке "Рассылки" необходимо выбрать пункт "Начать слияние", а затем пункт "Пошаговый мастер слияния".

3.3. Этап 1 - выбираем "Наклейки".

3.4. Этап 2. Выбираем основу документа (необходимо указать нужный вариант):

3.4.1. Текущий документ. "Далее"

3.4.2. Изменить макет документа. Переходим по ссылке "Параметры наклейки" и в диалоговом окне указываем необходимые параметры. "Далее".

3.4.3. Существующий документ. В появившемся списке выбираем нужный (ранее использовавшийся документ) или, нажав на "Открыть", указываем путь к необходимому документу. "Далее".

3.5. Этап 3, использование списка получателей (см. п.1.5.). "Далее".

3.6. Этап 4. Указание полей слияния (см. п.1.6.).

Поля слияния устанавливаются только на одной наклейки, как на образце. Затем, нажав на "Обновить все наклейки", эти поля автоматически устанавливаются на остальных заготовках. "Далее".

3.7. Этап 5, предварительный просмотр наклеек (см. п.1.7.).

3.8. Этап 6, завершение слияния (см. п.1.8.).

Процесс слияния завершен.

Вынесение документов (результатов слияния) на панель быстро доступа.

4. Чтобы вынести все необходимые документы на панель быстрого доступа необходимо создать макросы. Для этого делаем следующее:

4.1. Запускаем приложение MS Word.

4.2. Затем на вкладке "Вид", в пункте "Макрос" нужно выбрать "Запись макроса". Откроется диалоговое окно "Запись макроса". Необходимо прописать имя макроса и назначаем его кнопке. Макрос доступен для всех документов. Подтверждаем "ОК".

4.3. Появится диалоговое окно, в котором необходимо добавить макрос из левой графы в правую, перед макросом поставить разделитель. В "Настройке панели быстрого доступа" выделить макрос и нажать на "Изменить". Поменять графических символ макроса и в "Отображаемом имени" написать наименование команды, чтобы было быстрее его отыскать на панели.

4.4. Теперь пришла очередь записать сам макрос. Команда будет выполнять слияние документов, поэтому необходимо произвести весь процесс слияния с первого по пятый этап (см. п.1, п.2, п.3).

4.5. Не завершая шестого этапа слияния, останавливаем макрос (Вкладка вид/Остановить макрос).

Макрос записан и на панели быстрого доступа появился графический значок новой команды.

4.6. Создаем макросы для всех документов, которые необходимы в работе (см. п.4.5.). На панели быстрого доступа "Разделителями" разграничиваем все команды на три группы: корреспонденция для сотрудников, корреспонденция для клиентов и наклейки (чтобы было легче ориентироваться).

В результате на панели быстрого доступа появятся кнопки, каждая из которых обозначает тот или иной документ.

Работа с результатами слияния документов

5. Работа с панелью быстрого доступа.

5.1. Панель быстрого доступа разделена на три группы: корреспонденция для сотрудников, корреспонденция для клиентов и наклейки.

5.2. Каждому цвету графических изображений команд на панели соответствует определенный тип документа.

Для быстрого запоминания цветов, можно составить памятку в виде таблице из двух столбцов (с обозначением цвета и наименования команды).

5.3. Запуск команды производится нажатием по соответствующей кнопке на панели.

5.3.1. Если документ удовлетворяет запросам, то на шестом этапе выбираем печать/отправка сообщения.

5.3.2. Если необходимо изменить какой-либо из документов, выбираем "Изменить отдельные письма".

5.3.3. Если требуется изменить начальные настройки, то нажав "Назад", можно вернуться на предыдущие этапы слияния.

Также все эти операции можно найти на панели задач.

5.4. Удалить или добавить команды на панель быстрого доступа можно двумя способами:

5.4.1. Навести курсор на панель быстрого доступа и, нажав правой кнопкой мыши, в появившемся меню выбрать "Настройка панели быстрого доступа". Затем с помощью перенесения из левого поля в правое и наоборот, необходимо расставить команды в нужном порядке и последовательности.

5.4.2. Щелкнуть по кнопке "Office" и в меню выбрать "Параметры Word", "Настройка". Затем с помощью перенесения из левого поля в правое и наоборот, необходимо расставить команды в нужном порядке и последовательности.

5.4.3. Во избежание нарушения связей с источниками данных, запрещается передвигать или удалять эти документы из указанного места. Если все же они перемещены, при слиянии предстоит вновь указать путь к документам.