Средства организационной техники

4.4 Картотечное оборудование

Механизированная картотека -- устройство для хранения карточек, в котором, в отличие от обычных картотек, процесс поиска карточек механизирован. В механизированных картотеках носители информации (карточки) размещаются в коробках (кассетах) или непосредственно на полках, как правило, в вертикальном положении. При составлении картотеки карточки группируют по какому-либо признаку (по алфавиту, адресам, виду информации, по характеру данных, заносимых на карточку, и т. п.), и каждой группе присваивается свой индекс (код). При поиске нужной карты оператор набирает (задает) на пульте управления ее индекс или индекс ее группы. Указание оператора преобразуется в сигнал управления электроприводом с указанием направления и шага перемещения полок. В блок управления механизированных картотек входит «избирательное устройство», обеспечивающее автоматическую подачу нужной полки к оператору по кратчайшему пути, что особенно важно при большом объеме картотеки. Количество хранимых карточек и объем содержащейся в них информации зависят от формата карточек, размеров коробок (кассет), числа полок и конструкции механизированных картотек. Различают механизированные картотеки барабанного и элеваторного типов. Как правило, емкость барабанных картотек -- от 10 до 50 тыс. карт (число полок от 3 до 8), элеваторных -- от 20 до 500 тыс. карт (6--30 полок); формат карт -- от 70 х 100 до 200 х 300 мм.

Разработано и применяется большое число конструкций различных картотек: плоских, вертикальных, с перфокартами, микрофильмов.

Плоские картотеки (ступенчатые). В них карточки располагаются таким образом, чтобы один из краев последующей карты выступал из-под всех предыдущих и можно было бы видеть идентификатор каждой карты.

Вертикальные картотеки представляют собой ящики (лотки) с вертикально расположенными в них картами, которые могут размещаться свободно или закрепляться горизонтальным стержнем, проходящим через пробитые в картах отверстия. Достоинство подобных картотек состоит в их простоте, дешевизне и большой вместимости. Однако при этом существует относительная трудность поиска карт.

Картотеки с перфокартами. Карта с краевой перфорацией представляет собой прямоугольник из плотной бумаги. Вдоль всех его краев нанесены ряды калиброванных отверстий: с одним или несколькими (чаще двумя) отверстиями в каждой позиции. При занесении поискового кода на карте производится вырезка перемычки, отделяющей соответствующее отверстие от края перфокарты, так что образуется открытая щель. На центральное информационное поле перфокарты, свободное от отверстий, заносится вся необходимая информация печатным способом, копированием документа или вручную. Поиск карт с нужной информацией осуществляется протыканием стержнем через отверстие, соответствующее поисковому коду, выровненной колоды карт и встряхиванием этой колоды, при котором нужные карты из колоды выпадают. С помощью подобной процедуры можно из массива, содержащего 67 тыс. карт, легко отобрать все интересующие карты по 5--6 признакам.

Картотеки микрофильмов, содержащие занесенные в информационное поле перфокарты микрофотокопии документов, позволяют легко создавать удобные информационно-поисковые системы. Из всех используемых на практике система информации на микрофильмах имеет наибольшую емкость и наименьшую стоимость хранения единицы информации (ее емкость может достигать нескольких 10 млн. документов со средним временем поиска нужного документа и получения с него фотокопии 10--20 мин).

Но наибольшее распространение получили барабанные картотеки, в которых полки с картами свободно подвешены между двумя дисками (колесами), имеющими общую ось, связанную с электроприводом. Диаметр барабана от 500 до 800 мм; среднее время полного оборота барабана -- 16--20 с. Барабан с полками (кассетами) размещается в корпусе с откидной крышкой, служащей одновременно и рабочим столом; при необходимости картотеку укомплектовывают приставным столом. В целом использование картотеки значительно упрощает работу с карточками (к любой их них оператор имеет доступ непосредственно с рабочего места) и в 1,5-2 раза ускоряет процесс поиска нужной карты.

5. Малая оргтехника и расходные материалы

Бурное развитие рынка малой оргтехники (канцелярских товаров) началось в России в первой половине 1990-х гг., когда на наш рынок в изобилии хлынула иностранная продукция. Канцтовары иностранного производства разительно отличались от тех, к которым привык отечественный покупатель, причем не только дизайном, разнообразием используемых форм и цветов. Многие канцелярские принадлежности вообще не имели на тот момент применения в нашем делопроизводстве.

Следует отметить, что единой классификации средств малой оргтехники в нашей стране не существует, поэтому различные производители разрабатывают, как правило, свою собственную классификацию. Ассортимент канцелярских товаров в зависимости от признаков может быть: групповым, видовым, марочным.

Группа средств малой оргтехники охватывает широкий ассортимент различных изделий повседневного офисного применения. Ими пользуется практически весь персонал. В последние годы ассортимент этих товаров расширился, появилось большое количество новых товаров разнообразнейшего оформления.

Признак классификации -- свойство или характеристика объекта, по которому производится классификация. Наиболее распространенный признак -- по назначению. По нему средства малой оргтехники можно разделить на подгруппы:

письменные принадлежности;

наборы и приборы для письма;

принадлежности для скрепления бумаг;

папки;

штемпельная продукция;

режущие устройства;

корректирующие средства;

бумага.

5.1 Письменные принадлежности

Письменные принадлежности -- это одна из распространенных групп средств малой оргтехники. В нее входят следующие подгруппы: карандаши, ручки, перья, пишущие узлы и баллончики для чернил, чернила и тушь.

Ручки. Ассортимент этой подгруппы значительно пополняется за счет автоматических шариковых и перьевых ручек. Увеличивается объем производства перьевых автоматических ручек со сменными чернильными баллончиками. К этой подгруппе относят автоматические и канцелярские ручки.

Автоматические ручки подразделяют: на автоматические перьевые, автоматические шариковые и наборы автоматических ручек.

Перья и пишущие узлы, баллоны для чернил к авторучкам. Перья подразделяют следующим образом: для автоматических ручек, стальные обыкновенные для ученических и канцелярских ручек, плакатные, для специальных шрифтов, нотные.

Баллоны для чернил к автоматическим перьевым ручкам изготовляют из прозрачной пластической массы и заполняют специальными чернилами для авторучек. Баллоны вставляют в корпус автоматической перьевой ручки. Специальным устройством делается прокол баллончика, и чернила поступают на кончик пера ручки.

Чернила и тушь. Чернила изготовляют жидкими и сухими. Жидкие подразделяют на чернила для письма обычными канцелярскими ручками, автоматическими перьевыми и для заправки оформительских карандашей, а также для самопишущих приборов.

Чернила для письма канцелярскими ручками представляют собой водный раствор органического красителя и клеящих веществ. Чернила для письма автоматическими перьевыми ручками представляют собой раствор органического красителя с добавлением спирта, загустителя и антисептика (фенола, глицерина, декстрина). Чернила для авторучек высыхают на бумаге быстрее за счет содержания спирта и не вызывают коррозии пера (Радуга-2). Выпускают чернила черного, красного, синего и зеленого цветов, в красочных флаконах.

Наборы и приборы для письма

К этой подгруппе относятся наборы, приборы для письма, чернильные приборы, стаканы для карандашей.

Наборы для письма представляют собой комплекты принадлежностей для письма: автоматическая перьевая ручка и механический карандаш либо автоматические перьевые и шариковая авторучки, либо автоматические перьевая и шариковая ручки и механический карандаш и др.

Приборы для письма. К ним относят большое количество разнообразных настольно-письменных приборов, состоящих из автоматических перьевых и шариковых ручек, чернильных приборов, стаканов для карандашей и др. В настольно-письменных приборах может быть один, два и более предметов для письма.

Чернильные приборы, изготовляемые из различных материалов, имеют основание, на котором крепят (устанавливают) чернильницы, карандашницы, держатели для авторучек и др.

Стаканы для карандашей изготовляют из различных материалов с разнообразной отделкой.

Принадлежности для скрепления бумаг

К ним относят степлеры, дыроколы, скрепки, клей, скотч и др.

Папки

Это папки-скоросшиватели (папка-файл, скоросшиватель, порт-фолио, папка-планшет, папки-регистры на кольцах, папки на резинках, блокноты и др.).

Обычно на папке имеется место для наклейки или специальное окно-апертура для нанесения маркировки.

Штемпельная продукция

К ним относятся печати, самонаборные штампы, нумераторы, датеры, пломбиры (пломбираторы), кассы букв и сменные подушки, стандартные штемпели с бухгалтерскими терминами, оснастка для печатей и штампов, вспомогательные материалы (штемпельная краска, штемпельные подушки, сургуч, свинец и т. д.), печати, штампы.

Режущие устройства

Под режущими устройствами понимаются такие средства малой оргтехники, как ножницы, антистеплеры, бумажные резаки и т. п.

Корректирующие средства

К корректирующим средствам в основном относят штрихи (или, как их еще называют, замазки). Они бывают в виде ручек (корректирующая ручка) или в маленьком сосуде в виде баллончика (корректирующая жидкость). С их помощью можно сделать маленькие поправки в некоторых документах, но желательно использовать их редко, так как не во всех документах допускаются такие поправки.

Бумага

Трудно представить жизнь офиса без бумаги, уже разрезанной (форматированной) или разрезаемой пользователем по определенным размерам (форматам). Приобретая зарубежные средства оргтехники, можно не сомневаться в том, что имеющаяся в продаже писчая, копировальная или специальная бумага будет пригодна для применения, если только производитель не оговаривает особые требования к ее качеству.

Чистый конверт, присланный из-за рубежа, также оказывается вполне удобным для вложения различных печатных материалов. Это связано с тем, что подавляющее большинство производителей придерживается общепринятых международных стандартов.

Базовой фигурой международного стандарта является прямоугольник площадью в один квадратный метр, стороны которого относятся как 1 : 1,414 (1,414 -- квадратный корень из 2). Этого достаточно, чтобы однозначно определить, что стороны базового прямоугольника имеют размеры 841 х 1189 мм. Указанный формат обозначается АО. Остальные нисходящие по размеру форматы получают путем деления прямоугольника пополам по линии, параллельной его малой стороне. Цифра справа от А показывает число таких делений. Поэтому лист форматом А1 имеет размеры (1189/2) х 841 мм, форматом А2 -- (841/2) х (1189/2) мм и т. д. Если цифра стоит слева от А, например 2А, то это означает увеличение базового формата по аналогичному принципу. Более подробно размеры форматов приведены в табл. 1.

Основное преимущество выбранного соотношения сторон заключается в том, что при указанном способе перехода к другим форматам отношения сторон 1 : 1,414 остается неизменным, т. е. прямоугольники различного формата являются подобными, что позволяет легко масштабировать текст и рисунки при копировании или передаче данных.

Таблица 1

Стандартные метрические форматы бумаги

Формат А4 (210 x 297 мм) рекомендован для использования в деловой корреспонденции. Форматы А6 и А8 соответствуют размерам почтовой и визитной карточек. Крупные форматы серии А широко применяются в издательской практике.

В тех случаях, когда необходимы промежуточные размеры, могут быть также использованы форматы серии В. Базовый прямоугольник указанной серии имеет размер 1000 х 1414 мм (формат В0).

Форматы серии С применяются при изготовлении пакетов и конвертов для пересылки корреспонденции.

Помимо указанных метрических форматов в США и некоторых других странах широко используются также следующие дюймовые форматы писчей бумаги:

8¹/₂ х 11 дм (216 х 279 мм) -- стандартный формат США, приблизительно соответствует формату А4;

7¹/₄ х 10¹/₂ дм (184 х 267 мм) -- формат «Monarch»;

8¹/₂ х 14 дм (216 х 356 мм) -- формат юридических документов;

8х 11 дм (203 x 279 мм) -- формат правительственных документов США;

5¹/₂ х 8¹/₂ дм (140 х 216 мм) -- формат «пол-листа» для служебных записок и уведомлений.

В зарубежных программах печати и обработки текстов дюймовый формат часто закладывается как базовый (т. е. исполняется по умолчанию), что необходимо принимать во внимание при печати текстов с помощью принтера. При почтовой пересылке документов применяется условный формат «Лонг», который получают путем деления листа стандартного формата на 3, а иногда на 4 части по линиям, параллельным его короткой стороне. Указанный условный формат и соответствующий ему формат конверта (в США и Канаде № 10) получили за рубежом наибольшее распространение в деловой переписке.

Литература

1. Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н., Машурцев Г.А. - Информационные технологии, 2008 г.

2. Крылов С.С. «Информатика. Тематическая рабочая тетрадь» Издательство: Экзамен, 2010 г

3. Угринович Н. Д. «Практикум по информатике и информационным технологиям», Издательство: БИНОМ, 2009 г.

4. «Информатика. Базовый курс» под редакцией С. В. Симонович
Издательство: Питер, 2009

5. «Информатика и ИКТ» под редакцией Н. В. Макаровой
Издательство: Питер, 2008 г.

6. Макарова Н.В. «Информатика» Издательство: Финансы и статистика, 2009 г.

7. Мозговой М. В. «Занимательное программирование. Самоучитель» Издательство: Питер, 2009 г.

8. Чуркина Т.Е. «Информатика. Практикум по выполнению типовых тестовых заданий ЕГЭ: учебно-методическое пособие» Издательство: Экзамен, 2010 г.