Любая информация, включая экономическую, требует материального воплощения, что и достигается её представлением (фиксацией) в форме определённых сигналов устного и письменного изображений. Для экономической И. свойственно письменное (регистрационное) представление, однако при принятии управленческих решений применяется и устная И. Письменная экономическая И. представляется цифрами, буквами, графическими изображениями, символами. Материальной средой записи экономической информации служит бумага и другие материалы, а также технические средства, при этом обеспечивается не только регистрация И., но и её сохранность и возможность дальнейшего использования. Различают первоначальное представление И. (если регистрируется впервые вновь возникающая И.) и вторичное представление И. (если записывается И., прошедшая первоначальную регистрацию). Тиражирование и копирование И. - это тоже вторичное её представление.

Представление И. реализуется различными способами и приёмами фиксации, восприятия, организации хранения и использования И. Материалы, служащие для фиксации информации, называются носителями. Носители по форме различаются по ряду признаков. По исходным физическим свойствам материалов выделяются носители информации на бумажной основе различной плотности, металле, на магнитных материалах, киноплёнке. Общепринято рассматривать: бумажные документы (ленты, карты, барабаны, диски), машиночитаемые документы, микрофильмы. Наиболее распространёнными продолжают оставаться бумажные документы (первичные и производные). Первичные документы создаются с целью первоначальной фиксации информации. Выходная информация при машинном решении задач часто выводится на печатающие устройства.

Технические средства представления И., выполняя функцию носителей И., расширяют возможности материальных носителей.

Наилучшим способом хранения упорядоченной информации в документах являются таблицы. Кроме этого можно пользоваться таблицами для представления разнообразных списков, перечней, финансовой информации и решения большого числа других задач. Таблицы могут даже содержать иллюстрации для улучшения восприятия информации, содержащейся в таблице.

Таблица представляет сетку, образованную столбцами и строками. Пересечения столбцов и строк образуют ячейки таблицы. Каждая ячейка независима от других элементов таблицы.

Ячейки могут содержать текст, числа, графические изображения или формулы.

9.4 Специфика постановки и решения экономической задачи на ЭВМ

На первом этапе решения задачи обычно строится описательная информационная модель объекта или процесса. На втором этапе создаётся формализованная модель, т. е. описательная информационная модель записывается с помощью какого-либо формального языка. На третьем этапе необходимо формализованную информационную модель преобразовать в компьютерную модель, т. е. выразить её на понятном для компьютера языке. Существуют два принципиально различных пути построения компьютерной модели:

-- создание алгоритма решения задачи и его кодирование на одном из языков программирования;

-- формирование компьютерной модели с использованием одного из приложений (электронных таблиц, СУБД и т.д.). Для реализации первого пути надо построить алгоритм определения координаты тела в определённый момент времени и закодировать его на одном из языков программирования. Второй путь требует создания компьютерной модели, которую можно исследовать в электронных таблицах. Четвёртый этап исследования информационной модели состоит в проведении компьютерного эксперимента. Если компьютерная модель существует в виде программы на одном из языков программирования, её нужно запустить на выполнение и получить результаты. Если компьютерная модель исследуется в приложении, например в электронных таблицах, можно провести сортировку или поиск данных, построить диаграмму или график и т. д. На пятом этапе выполняется анализ полученных результатов и при необходимости корректировка исследуемой модели. Таким образом, технология решения задач с помощью компьютера состоит из следующих этапов: построение описательной модели -- формализация -- построение компьютерной модели -- компьютерный эксперимент -- анализ результатов и корректировка модели.

9.5 Пакет прикладных программ MS Office как средство решения экономических задач

Пакет Office - это нечто большее, чем просто набор программ в одной коробке. Уже его название подсказывает, что он должен содержать мощные прикладные программы для коммерческого применения, которые легко и непринуждённо работают с текстами, числами и изображениями.

Но самое привлекательное в пакете Office то, что связывает эти приложения воедино: все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень похоже. Научившись работать с одним из приложений, вы тем самым в значительной степени продвинетесь в изучении остальных.

В состав пакета Office входят: Большие прикладные программы WORD - мощный текстовый редактор, позволяющий быстро создать документ любой сложности из разрозненных заметок и довести до совершенства информационный бюллетень или брошюру.

EXCEL - производит с числами то же, что Word с существительными и глаголами. С помощью электронных таблиц Excel можно впечатывать числа строку за строкой и столбец за столбцом, будучи вполне уверенным в том, что Excel правильно сложит, вычтет, умножит, разделит и вообще обойдётся с ними как следует.

PowerPoint - позволит профессионально подготовить презентацию, щегольнув броской графикой и эффектно оформленными тезисами.

ACCESS - представляет собой мощную программу управления данными, предназначенную главным образом для программистов. Access поставляется только в составе профессионального издания пакета Office.

9.5.1 Какие ППП считаются офисными

10.1 Возможности текстового процессора MS Word

Microsoft Word позволяет вводить, редактировать, форматировать и оформлять текст и грамотно размещать его на странице. С помощью этой программы можно вставлять в документ графику, таблицы и диаграммы, а также автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки. Текстовый редактор Word обладает и многими другими возможностями, значительно облегчающими создание и редактирование документов. Наиболее часто используемые функции:

- при вводе текста вы упираетесь в конец строки, Word автоматически делает переход на следующую строку;

- если при вводе текста делается опечатка, функция автокоррекции автоматически её исправляет. А функция автоматической проверки орфографии подчёркивает неправильно написанные слова красной волнистой линией, чтобы их было легче увидеть и исправить;

- если пользоваться дефисами для выделения пунктов списка, употреблять дроби, знак торговой марки или другие специальные символы, функция автоформатирования будет сама их корректировать;

- для представления текста в виде таблицы можно, конечно, пользоваться и табулятором, однако Microsoft Word предлагает гораздо более эффективные средства. А если таблица содержит цифровые данные, то их легко превратить в диаграмму;

- режим предварительного просмотра позволяет увидеть документ в том виде, в каком он выйдет из печати. Кроме того, он даёт возможность отобразить сразу все страницы, что удобно для внесения изменений перед распечаткой.

Программа предлагает также ряд функций, экономящих время и усилия. Среди них:

- автотекст - для хранения и вставки часто употребляемых слов, фраз или графики;

- стили - для хранения и задания сразу целых наборов форматов;

- слияние - для создания серийных писем, распечатки конвертов и этикеток;

- макросы - для выполнения последовательности часто используемых команд;

- “мастера” - для создания профессионально оформленных документов.

10.2 Основные этапы создания документа: анализ и планирование работы; определение рабочего места: ввод и редактирование текста; форматирование текста; компоновка страницы; определение структуры документа

Любая программа в среде Windows представляется на экране монитора в виде отдельного окна. Каждое окно имеет строку заголовка и меню с набором команд. В окне могут присутствовать и другие элементы: панели с кнопками (панели инструментов), полосы прокрутки, диалоги и т.д. - все, что предусмотрел разработчик для удобства работы с программой.

После запуска программы Word на экране появляется окно самой программы, а в нем пустое окно документа, которому присваивается имя Документ 1. Мигающая вертикальную черту в верхнем левом углу окна называют текстовой курсор. Регистры переключаются с помощью клавиши Shift. Раскладка клавиатуры на языки с помощью клавиш Ctrl + Shift или Alt + Shift. На правой и нижней сторонах окна Word находятся так называемые полосы прокрутки текста.

Весь непростой процесс редактирования документа сводится к нескольким простым операциям: удаления, добавления, копирования и перемещения. Для перемещения или копирования участков текста с помощью Word существует две различные техники: новая и элегантная Drag-and-Drop, или «перетащить и оставить», которая особенно удобна для перемещения текста на небольшие расстояния в пределах видимого текста, и техника, использующая правую кнопку мыши. Последний способ применяется при копировании или перемещения участков текста на большие расстояния.

Для перемещения или копирования участков текста может применяться так называемый буфер обмена Windows. Буфер обмена - это участок памяти, в который временно помещается вырезанный или скопированный участок текста или графики. Работая с Word для Windows, можно повторить или отменить последнюю команду. Однако функции повтора и отмены применимы не ко всем командам.

Редактор Word позволяет создавать огромное количество специальных эффектов. Для придания тексту читабельного вида обычно используют не больше трёх шрифтов и для текстовых выделений, подписей, заголовков изменяют начертание или кегль шрифта. Оформление документа должно соответствовать его содержанию. Текст воспринимается лучше, если на странице остаётся немного свободного места, поля по краям страницы, свободное пространство между колонками текста и перед заголовками. На удобочитаемость текста в большой степени влияет также правильный выбор гарнитуры, начертания и размера шрифта, расстояния между строками текста, отбивок, абзацных отступов и т.д.

Word позволяет экономить время при составлении типовых документов, представляя набор стандартных бланков, или шаблонов. Если стандартные шаблоны не устраивают, можно воспользоваться Мастером, который создаст для вас бланк документа в соответствии с параметрами, которые указываются в диалоговых окнах. Чтобы выбрать шаблон, выполняется команда Файл-Создать (File-New).

При работе со сложными документами, содержащими большое количество глав, разделов, а возможно и подчинённых документов, можно воспользоваться мощным средством Word для Windows - создание структуры документа. Структура - это иерархия документов, разделов и заголовков различных уровней. Чтобы включить режим структуры, выполняется команда Вид-Структура (View-Outlining).

10.3 Примеры документов в качестве оригиналов, которые можно разработать с помощью Word

Оригиналы должны отражать все особенности документов Word, включая рисунки, таблицы, графики, разнообразные средства форматирования, списки, колонки и др. К каждому из подобранных документов для всех его элементов сделать пояснения, используя терминологию Word.

10.3.1 Сколько и какие режимы работы Word вы знаете?

11.1 Табличный процессор MS Excel. Основные понятия и возможности