Разработка системы автоматизированного заполнения первичной документации

Начиная с пятой версии в среде Delphi доступны и другие технологии, позволяющие обойтись и без BDE - ADO, InterBase Express и dbExpress.

Так как при разработки программы «D-Art Aurora» была использована технология ADO, то далее будет рассматриваться только особенности данной технологии доступа к данным.

Технология ADO (ActiveX Data Objects - объекты данных, построенные как объекты ActiveX) усиленно развивается корпорацией Microsoft. Основные особенности использования технологии ADO не зависят от архитектуры БД: эта технология характерна не только для файл-серверных, но и для клиент-серверных и трехзвенных БД. Основным достоинством технологии ADO является ее естественная ориентация на создание «облегченного» клиента. В рамках этой технологии на машине разработчика устанавливаются базовые объекты MS ADO и соответствующие компоненты Delphi, обеспечивающие поддержку этой технологии. На машине сервера данных устанавливается провайдер данных - некоторая настройка над специальной технологией OLE DB, «понимающая» запросы объектов ADO и «умеющая» переводить эти запросы в нужные действия над данными. Взаимодействие компонентов ADO и провайдера данных осуществляется на основе универсальной для Windows технологии ActiveX, причем провайдер реализуется как COM-сервер, а ADO-компоненты - как COM-клиенты. Так же на машине сервера создается и размещается источник данных. В случае файл-серверных систем отдельные таблицы типа dBase, FoxPro, Paradox и т.п. должны управляться соответствующим ODBC-драйвером, а в роли провайдера используется Microsoft OLE DB Provider for ODBC drivers. Для файлов БД, созданных в Microsoft Access необходимо использовать Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider, и такая БД будет управляется машиной баз данных Microsoft Jet 4.0 Database Engine. Если используется промышленный сервер данных Oracle или MS SQL Server, данные не нуждаются в какой-либо дополнительной обработке, а в роли провайдера используется соответственно Microsoft OLE DB Provider for Oracle или Microsoft OLE DB Provider for SQL Server. Не трудно обнаружить и явный недостаток технологии ADO - она не может использоваться, если для соответствующей структуры данных не создан нужный провайдер или ODBC-драйвер.

ADO-компоненты Delphi для организации доступа к данным

1) Связной компонент TADOConnection. Этот компонент осуществляет связь остальных компонентов с ADO. После того, как с помощью этого компонента связь с данными установлена, на него могут ссылаться другие компонент, разделяя установленную связь. Однако роль компонента TADOConnection гораздо шире, чем просто концентрация соединений. С помощью своих свойств и методов он может осуществлять точную настройку соединения, обеспечивать необходимый уровень изоляции транзакций, управлять транзакциями и т.д.

2) Компонент TADOTable. Данный компонент предназначен для организации доступа непосредственно к таблицам базы данных с помощью свойства TableName, доступ к которой осуществляется либо самостоятельно - через свойство ConnectionString, либо через компонент TADOConnection, который имеет такое свойство. При помощи широкого набора методов этого компонента можно осуществлять добавление, редактирование, удаление записей соответствующей таблицы базы данных, перемещение по записям, как непосредственно, так и с помощью методов поиска и фильтрации данных. Кроме того данных компонент, обеспечивает доступ ко всем полям подключенной таблицы и позволяет непосредственно изменять и считывать значения каждого поля для текущей записи; так же компонент TADOTable предоставляет широкие возможности по созданию объектов для вычисляемых полей (значения формируются на основе значений других полей) и постановочных полей.(значения берутся из других таблиц базы данных). При необходимости данный компонент может организовать работу с таблицей базы данных в режиме кэширования изменений (предоставляет возможность отката сделанных в таблице изменении - работа с виртуальной копией таблицы).

3) Компонент TADODataSet. Этот компонент предназначен для обеспечения доступа к одной или нескольким таблицам базы данных с помощью SQL-запроса типа SELECT, то есть компонент может обращаться не только к одно, но сразу к нескольким таблицам базы данных, в отличие от компонента TADOTable.

4) Компонент TDataSource (находится на вкладке «Data Access»). Данный компонент предназначен для связывания компонентов обеспечивающих получение данных и базы (TADOTable, TADODataSet, TADOQuery) с компонентами, позволяющими визуализировать эти данные (см. ниже).

5) Компонент TADOQuery. Этот компонент предназначен для формирования и выполнения запросов SQL различной структуры и сложности к таблицам базы данных, подключение к которой, так же как и других компонентов, осуществляется с помощью компонента TADOConnection или свойства ConnectionString. Данный компонент позволяет сформировывать и выполнять запросы на выборку данных (SELECT), добавление (INSERT), удаление (DELETE) и обновление (UPDATE). Кроме того, имеется возможность использования параметров вместо конкретных значений при выполнении различных запросов. Для выполнения запросов типа SELECT используется метод Open и при этом может использоваться визуализирующий компонент для отображения результатов запроса. Для выполнения запросов, которые не возвращают значений, используется метод ExecSQL. С помощью этого компонента так же можно выполнять запросы на создание таблиц (CREATE) в базе данных.

Компоненты Delphi для визуализации данных

1) Компонент TDBGrid (сетка) - отображает содержимое наборов данных (компонентов, обеспечивающих доступ к данным БД), в которой столбцы соответствуют полям набора данных, а строки записям. С помощью данного компонента программист может создать возможные значения поля таблицы, управлять отображением данных, защитить данные от редактирования (предоставить только возможность просмотра), организовать удаление нескольких выбранных записей из отображаемой таблицы.

Для отображения значений отдельных полей таблицы используются ниже описанные компоненты, называемые компонентами, для визуализации полей текущей записи. Эти компоненты позволяют отображать данные из таблицы БД в виде формы.

2) Компонент TDBText. С помощью компонента можно отображать текстовое представление различных полей таблицы в том виде, в котором эти поля отображаются в сетке TDBGrid. Текст, отображаемый в компоненте формируется на основании значения некоторого поля текущей записи. Отображаемый текст нельзя изменить и соответственно при помощи данного компонента нельзя осуществлять редактирование значения, отображаемого поля таблицы.

3) Компонент TDBEdit. С помощь этого компонента можно как отображать значение некоторого поля текущей записи, так и редактировать это значение. При вводе значения программа автоматически следит за тем, чтобы оно соответствовало формату редактируемого поля (число, дата, время и т.п.).

4) Компонент TDBCheckBox. Этот компонент представляет собой флажок, значение истинности (вкл./выкл.) зависит от содержимого логического поля (Истина/Ложь), значение которого этот компонент отображает. Кроме того, данный компонент может работать и с текстовыми полями, однако для этого необходимо указать значения символов для истинности (вкл.) и неистинности (выкл.).

5) Компонент TDBMemo. Компонент предназначен для отображения и редактирования мемо-полей (полей содержащих многострочную текстовую информацию). Данные для отображения берутся из соответствующих полей таблицы базы данных.

6) Компонент TDBNavigator. Вообще-то, строго говоря, данный компонент не предназначен для непосредственного отображения данных. Его назначение - дать пользователю удобное средство перемещения по записям некоторой таблицы базы данных и облегчить ему такие действия, как вставка новой записи (отмену добавления), а так же редактирование (отмену редактирования) и удаление текущей записи. Однако этот компонент может использоваться и быть полезен только вместе с визуализирующими компонентами.

ГЛАВА 2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Назначение разработки

Программа САЗПД «АВРОРа версия 1.0» предназначена для автоматизации заполнения различного рода финансовой (первичной) документации, хранения информации об этой документации в базе данных, формирования бумажной формы документов, различного рода отчетов, автоматизации обработки хранимой информации. В общем смысле программа предназначена для облегчения рутинной работы по заполнению финансовой документации и обработке информации, относящейся к этим документам, и не является автоматизированной системой ведения компьютерной бухгалтерии.

Составные части программы

Вся разработка программы состояла из двух основных этапов: проектирование и разработка непосредственно структуры базы данных в Microsoft Access XP и создание программной оболочки приложения баз данных в Borland Delphi 7.0.

Проектирование базы данных состояло из создания необходимых таблиц для хранения данных, установления необходимых ключей и индексов. Последние в основном созданы для ускорения поиска необходимой информации.

База данных состоит из трех файлов баз данных Microsoft Access XP. Первый файл (Nuclls.mdb) предназначен непосредственно для хранения информации электронных форм первичных документов (накладных), второй файл (Lists.mdb) предназначен для хранения информации для списков подстановки, третий файл (Querys.mdb) предназначен для хранения временной информации во время работы с запросами (см. ниже). Разделение базы данных на три составляющих файла сделано для обеспечения большей сохранности информации и повышения ее делимости.

В файле Nuclls.mdb хранятся две таблицы (N_General и N_MIO), эти таблицы связаны связью «Один ко многим» - одной записи в таблице N_General соответствует одна или несколько записей в таблице N_MIO. Первая таблица предназначена для хранения общей информации по накладным, а вторая предназначена для хранения информации по товарам на конкретную накладную, если она предусматривает содержание нескольких товаров.

В файле Lists.mdb хранятся следующее таблицы: Tab_Clients (Список клиентов), Tab_Opt_FIO (Список Ф.И.О. отпускающих), Tab_Opt_STAT (Список должностей отпускающих), Tab_Pol (Список должностей получателей), Tab_Work (Список наименований товаров и услуг). При запуске программы, во время загрузки базы данных содержимое этих таблиц загружается в соответствующие списки подстановки.

В файле Querys.mdb содержится таблица для хранения временной информации во время работы пользователя с мастером запросов (см. ниже). Для хранения выбрана именно отдельная таблица базы данных, так как в это случае существенно облегчается обработка, проверка исходной информации (она вводится пользователем) и получение выходной информации (получение текста SQL и выполнение соответствующего запроса).

Однако, наиболее трудоемкой частью разработки стало составление программной оболочки приложения базы данных.

Все приложение состоит из одного запускного файла (непосредственно программы - файла Aurora.exe) и двух вспомогательных динамических библиотек DLL (файлы String_DLL.dll и modal_forms.dll). Последние загружаются в память по мере надобности. Первая библиотека содержит функции для обработки строковой информации, а вторая содержит некоторые модальные формы, которые пользователь может использовать гораздо реже, чем остальные окна. Разделение всего приложения на три основных части сделано для снижения объема занимаемого приложением в памяти компьютера. Это сделано потому, что пользователь может использовать некоторые функции программы сравнительно редко, а содержание всех этих функций в одном запускном файле приведет к значительному его увеличению.

Вся программа представляет собой многооконное приложение, состоящее из главного окна и рабочих окон. Кроме того, при разработке программы для компонентов, связывающих приложение с базой данных, был выделен отдельный модуль - модуль данных. Для связи приложения с файлами базы данных используются компоненты TADOConnection, TADOTable, TDataSource, а так же провайдер данных Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider. Для обеспечения некоторых сервисных функций используются компоненты TADOQuery. В некоторых таблицах TADOTable созданы вычисляемые поля для получения результатов вычислений на основании значений других полей, в частности сумм НДС без НДС и итоговой суммы на основании суммы накладной введенной пользователем. Работа с базой данных происходит в режиме кэширования изменений, т.е. любое изменение базы данных можно отменить до сохранения или выполнения другого изменения.

На главной форме размещены следующие компоненты: главное меню программы (компонент TMainMenu), панели инструментов (TToolBar), кнопки которых дублируют команды главного меню, а так же панель состояния (TStatusBar). Вся работа с таблицами баз данных происходит в рабочих окнах, на которых расположены необходимые визуализирующие компоненты и компоненты редактирования таблиц базы данных. В частности, имеются следующие рабочие окна: окно таблицы накладных, окно заполнения списка товаров и услуг для таблицы накладных, окно мастера запросов, окно мастера отчетов по таблице накладных.

Окно таблицы накладных состоит из панели инструментов (TToolBar), которая содержит кнопки редактирования таблицы (добавить, удалить, редактировать, сохранить), а так же кнопка изменения вида окна и кнопка отката сделанных изменений. Так же окно содержит визуализирующие компоненты, позволяющие представить хранящуюся в таблицах базы данных информацию в полях редактирования (компоненты TDBEdit, TDBComboBox, TDBCheckBox), а так же компонент TDBGrid, отображающий непосредственно таблицу накладных.

Во избежание случайного изменения ценной информации доступ к полям редактирования и таблице открывается только после перехода таблицы в режим редактирования по команде пользователя. Как отмечалось выше, для удобства работы пользователя используются списки подставки. Для редактирования этих списков используется специальное средство - редактор списков, которое позволяет редактировать непосредственно таблицы списков подстановки. Это средство вызывается специально предназначенной для этого командой главного меню.

Для организации более удобного способа обработки, поиска и добавления новой информации в программе существует специальное средство - мастер запросов. Он вызывается выбором соответствующей команды главного меню программы. Данное средство позволяет формировать запросы на сложную выборку, добавление, удаление и обновление (изменение) данных. Имеется возможность сохранения условий запросов на выборку, кроме того, возможен переход из таблицы запроса, отражающей записи, удовлетворяющие условиям запроса, с текущей записи к этой же записи в реальной таблице.

Условия запроса записываются в записях таблицы базы данных Querys.mdb, сформулированные условия проверяются и записываются соответствующим образом в свойство SQL в один из экземпляров компонента TADOTable. После чего выполняется запрос к текущей таблице.

Кроме запросов в программе имеется возможность выполнения поиска и фильтров различной сложности. Для этого используется отдельная форма. Определяется текущая таблица и для этой таблицы в случае использования поиска применяется метод компонента TADOTable - Locate, соответствующего этой таблице, а в случае фильтрации соответствующим образом изменяется свойство Filter этого компонента.

В программе имеется возможность создания печатных форм хранимых документов. Для этого предусмотрено отдельное окно. Печатная форма формируется в отдельном листе отдельной книги Microsoft Excel на основе шаблона, который входит в комплект поставки программы. Исходя из этого для формирования печатной формы необходимо наличие на машине правильным образом установленного сервера Microsoft Excel.

Для выполнения отчетов выделено отдельное окно. При появлении этого окна выполняется запрос через отдельный экземпляр компонента TADOQuery. Запрос выполняется с учётом ранее измененных параметров. Формирование печатной формы отчета, так же как и документов производится в Microsoft Excel.

В программе предусмотрена справочная система, которая состоит из нескольких HTML-страниц. Для вызова справочной системы необходимо выбрать соответствующий пункт главного меню программы.

ГЛАВА 3. ПРОГРАММНАЯ И ЭКСПЛУАТАЦИОННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ (ПРОГРАММНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. Техническое задание (ГОСТ 19.201-78)

Введение

Система ароматизации заполнения первичной документации (САЗПД «АВРОРа версия 1.0») предназначена для автоматизации процесса заполнения финансовой (первичной) документации предприятия, хранения, обработки, поиска и сортировки информации по этой документации, получения бумажных форм, заполненных документов, организации удобных форм хранения информации по данной документации и т.д.

Программа имеет широкую область применения, однако, не может использоваться в качестве автоматизированной системы ведения компьютерной бухгалтерии. Данная программа, лишь, призвана освободить работников конкретного предприятия от рутиной работы по заполнению различного рода первичной документации.

Основание для разработки

Документ, на основании которого ведется разработка:

Приказ по Смоленскому промышленно-экономическому колледжу от 31-го октября 2003-го года за № «3» «О допуске выполнения курсовой работы».

Организация, утвердившая документ:

Смоленский промышленно-экономический колледж. 31-го октября 2003-го года.

Тема разработки:

«Система автоматизированного заполнения первичной документации». САЗПД «АВРОРа версия 1.0»

Назначение разработки

Программа САЗПД «АВРОРа версия 1.0» предназначена для автоматизации заполнения различного рода финансовой (первичной) документации, хранения информации об этой документации в базе данных, формирования бумажной формы документов, различного рода отчетов, автоматизации обработки хранимой информации. В общем смысле программа предназначена для облегчения рутинной работы по заполнению финансовой документации и обработке информации, относящейся к этим документам, и не является автоматизированной системой ведения компьютерной бухгалтерии.

Требования к программе

Требование к функциональным характеристикам:

ѕ Программа должна обеспечивать следующие функции:

ѕ Обеспечить заполнения электронной формы документов.

ѕ Обеспечить сохранение электронной формы документов на дисковом носителе информации в виде таблиц баз данных.

ѕ Обеспечить возможность многократного изменения и добавления электронных форм документов.

ѕ Обеспечить возможность откат сделанных изменений.

ѕ Обеспечить защиту информации, хранящейся в базе данных.

ѕ Обеспечить возможность заполнения электронной формы документа как в виде таблицы, так и в виде редактора.

ѕ Обеспечить многооконный интерфейс.

ѕ Обеспечить возможность изменения параметров среды.

ѕ Обеспечить возможность многофункционального поиска и фильтра хранимой информации.

ѕ Обеспечить возможность автоматизированного создания запросов к базе данных различного рода - расширенный поиск информации, добавление, удаление, изменение неограниченного количества электронных форм документов, имеющих общие характеристики.

ѕ Обеспечить резервное копирование базы данных.

ѕ Обеспечить возможность создания печатных форм документов.

ѕ Обеспечить возможность формирования и печати отчётов о проделанной работе.

ѕ Примечание: расширение функциональных возможностей программы, не в ущерб оговоренным выше, не запрещено и приветствуется.

Требования к надежности:

Программа должна обеспечить высокую надежность функционирования и низкую возможность отказа «зависаний», возможность исправления различного рода ошибок, возникающих при работе программы (ошибка доступа к файлам на диске и файлам базы данных, доступа к COM-серверам). Обеспечить контроль входных значений, во избежании ошибок, которые могут привести к отказу всей программы (контроль значения полей, вводимых пользователем), обеспечить возможность восстановления исходных значений. Обеспечить возможность оказания помощи пользователю, в виде конкретных алгоритмов действий по приведению системы в работоспособное состояние, в каждом конкретном случае возникновения ошибки.

Выходные данные должны иметь высокую степень достоверности, и быть удобочитаемы и максимально понятны пользователю.

В общем смысле необходимо обеспечить высоконадежный и дружественный пользовательский интерфейс.

Условия эксплуатации:

Относительно свойств окружающей среды программа не требует каких-либо особых условий эксплуатирования для выполнения установленных функциональных характеристик. Однако, должны быть соблюдены условия окружающей среды, обеспечивающие нормальную, безотказную работу всех модулей персонального компьютера. Для работы с программой не требуется ни каких специфических знаний компьютерных технологий, кроме навыков работы в среде операционной системы Windows 95/98. Однако, программа требует наличие знаний в области, заполняемой финансовой документации. Не смотря на всё выше сказанное для обслуживания программы желательно наличие одного специалиста, владеющего необходимыми навыками работы с программой для, конкретно, работы, и одного специалиста в области компьютерной техники для непосредственного обслуживания технической составляющей программы.

Помимо всего, для нормального функционирования программы необходимо наличие всех ее компонентов и модулей, а так же необходимых программных средств.

Требования к составу и параметрам технических средств:

Для нормального функционирования программы необходим следующий набор минимальных технических характеристик системы:

ѕ Процессор - Intel Pentium MMX, с тактовой частотой не менее 233 MHz.

ѕ ОЗУ - Не менее 32-х Mb SDRAM - памяти.

ѕ Свободное дисковое пространство - не менее 15 Mb (Файловая система FAT32).

ѕ SVGA-монитор c поддержкой режима 800Х600 точек.

ѕ Накопитель CD-ROM (для инсталляции программы).

ѕ Операционная система Windows 98 SE/ME/2000/XP

ѕ Клавиатура, мышь.

Стадии и этапы разработки

Таблица 4 Стадии и этапы разработки программы

Стадии разработки	Этапы разработки	Содержании работ
Техническое задание	1. Обоснование необходимости разработки программы.	Н данном этапе была поставлена задача - составить программу, позволяющую автоматизировать процессы заполнения финансовой (первичной) документации, хранить и обрабатывать информацию, связанную с данной документацией, а так же позволяющую формировать печатные формы данных документов. Так же данном этапе был произведен сбор исходных материалов - примерных форм документов для заполнения.
	2. Научно-исследовательская работа.	Данная задача имеет несколько способов решения, однако наиболее удобным и надежным способом является хранение информации в таблицах базы данных и организация СУБД, именно поэтому этот способ и был выбран на данном этапе. Кроме того, на этом этапе были определены структуры входных и выходных - в технических качестве входных данных было решено использовать логические переменные и логические массивы, так же в качестве входных данных выступают данные, вводимые пользователем. Выходными значениями являются данные, полученные при обработке данных пользователя, а так же значения логических переменных, которые были изменены в ходе работы программы.
	3. Разработка и утверждение технического задания.	На данном этапе были более детально проработаны, определены и добавлены требования к программе. Был произведен выбор языка программирования (выбор пал на Delphi 7.0), так же были установлены стадии, этапы и сроки разработки. На этапе было согласовано и утверждено техническое задание.
Эскизный проект.	1. Разработка эскизного проекта.	На этапе была разработана предварительная структура входных и выходных данных. Так же более детально были проработаны методы решения конкретных подзадач, данной задачи. В частности, было решено применять для формирования печатных форм документов приложения из пакета программ Microsoft Office 97 выше, в качестве способа обновления данных решено использовать запросы на обновление. Был в общем проработан алгоритм решения задачи.
	2.Утверждение эскизного проекта.	На данном этапе была разработана пояснительная записка, а так же проведено согласование и утверждение эскизного проекта
Технический проект.	1.Разработка технического проекта.	На данном этапе проведено уточнение и более детальная проработка структуры входных и выходных данных. Был доработан и уточнен алгоритм решения задачи. Разработана структура программы - было решено использовать многооконный интерфейс, и в качестве механизма доступа к данным было решено перейти на InterBase 6.5. В качестве формы представления входных и выходных технических данных решено использовать логические массивы и переменные.
	2.Утверждение технического проекта	На данном этапе был произведена разработка мероприятий по разработке и внедрению программы - было приобретено соответствующее инструментальное программное обеспечение, приобретены необходимые учебно-методические материалы. Было проведено согласование и утверждение технического проекта, а так же продолжилась разработка пояснительной записки.
Рабочий проект	1. Разработка программы	На данном этапе начата непосредственная разработка и отладка программы на выбранном языке программирования.
	2. Разработка программной документации.	Была произведена разработка программных документов в соответствии с установленными требованиями.
	3. Испытания программы.	Проведено согласование и утверждение методики испытаний. Осуществлено тестирование программы и корректировка программы и программных документов по результатам испытаний
Внедрение	1. Подготовка и передача программы.	На данном этапе проведена передача программы и программной документации для сопровождения. Была осуществлена разработка программы установки, а так же установка программы и её настройка.

Спецификация

Обозначение	Наименование
Компоненты
А..В. 00004 - 01	Система автоматизированного заполнения первичной документации предприятия (САЗПД «АВРОРа версия 1.0»)
Документация
А..В. 00004 - 01_12_01	Текст программы
А..В. 00004 - 01_13_01	Описание программы
A..B. 00004 - 01_20_01	Ведомость эксплуатационных документов
А..В. 00004 - 01_31_01	Описание применения
А..В. 00004 - 01_32_01	Руководство системного программиста
А..В. 00004 - 01_33_01	Руководство программиста
А..В. 00004 - 01_34_01	Руководство оператора
А..В. 00004 - 01_46_01	Руководство по техническому обслуживанию
А..В. 00004 - 01_51_01	Программа и методика испытаний

Текст программы А.В. 00004-01_12_01 (ГОСТ 19.401-78)

Текст программ содержит записи программы (исходные тексты) с необходимыми комментариями. При желании текст разработанной программы можно просмотреть, открыв приложение № Ч.

Описание программы А.В. 00004-01_13_01 (ГОСТ 19.402-78)

Общие сведения

Обозначение и наименование программы:

А.В. 00004 - 01, Система автоматизированного заполнения первичной документации предприятия (САЗПД «АВРОРа версия 1.0».).

Программное обеспечение, необходимое для функционирования программы:

САЗФД «АВРОРа версия 1.0» - программа, созданная для работы под управлением операционных систем Windows 98 SE/ME/2000/XP. Для правильного и полного функционирования программы, помимо всех компонентов САЗПД «АВРОРа версия 1.0», необходимо следующее программное обеспечение:

Поставщик данных Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider.

Пакет программ Microsoft Office 97 и выше.

Языки программирования:

Исходные тексты САЗПД «АВРОРа версия 1.0» и всех библиотек DLL написаны при помощи системы визуального программирования Borland Delphi версии 6 и 7 на языке Object Pascal. Все запросы к таблицам базы данных написаны при помощи языка написания запросов SQL.

Функциональное назначение.

САЗПД «АВРОРа версия 1.0» предназначена для автоматизации заполнения финансовой (первичной) документации предприятия, хранения, обработки и автоматизации использования информации по данной документации (составление различного рода отчётов, групп и т.д.). Однако, программа не может и не должна использоваться в качестве автоматизированной системы ведения компьютерной бухгалтерии.

Описание логической структуры

Программа САЗПД «АВРОРа версия 1.0» представляет собой многооконное приложение, которое содержит главное окно и несколько дочерних, каждый вид документа для заполнения и работы с ним имеет отдельное дочернее окно, которое вызывается нажатием соответствующей кнопки на панели инструментов или при выборе специально предназначенного для этого пункта меню. Для каждого вида документа выделена отдельная база данных, в таблицах которой и хранятся все сведенья о заполненных документах. При работе с программой используются стандартные алгоритмы работы с базами данных - добавление, удаление, правка, сохранение информации, откат сделанных изменений, сортировка, поиск, фильтр записей, выполнение различного рода запросов, составление отчетов, организация пользовательского интерфейса и т.д. Для удобства заполнения финансовой документации применяются списки, содержащие информацию различного рода (заказчики, должности, виды работ и услуг). Для редактирования этих списков программа имеет специальное средство - «Редактор списков». Это средство можно вызвать как из любого открытого окна заполнения документов, так и из главного окна. Все данные списков хранятся в отдельной базе данных.

Для формирования печатной формы документов, отчетов и других печатных форм, программа использует COM-сервера из состава пакета программ корпорации Microsoft - «Microsoft Office» (MS Excel).

Используемые технические средства

Для работы программы в нормальном режиме требуются следующие системные характеристики IBM PC - совместимого компьютера, работающего под управлением операционной системы Windows 98 SE/ME/2000/XP:

Процессор Intel Pentium MMX - 233 MHz.

Объем оперативной памяти - не менее 32-х Mb.

Не менее 15 Мб свободного дискового пространства (файловая система FAT32).

Для работы со съемными носителями - соответствующие устройства чтения/записи информации на эти носители.

Вызов и загрузка

Программа вызывается с любого дискового носителя данных стандартной процедурой загрузки программы в оперативную память, принятой в операционной системе Windows 98 SE/ME/2000/XP (только при правильной установке программы). При работе программа так же использует динамически загружаемые библиотеки (DLL), загружает их в память и выгружает их самостоятельно.

При вызове программы осуществляется автоматическая загрузка базы данных, после чего программа полностью готова к использованию.

Программа занимает на диске около 15 Мб (Файловая система FAT 32). При работе объем используемой оперативной памяти изменяется в зависимости от загрузки (выгрузки) различных компонентов программы (DLL).

Входные и выходные данные

При загрузке программы осуществляется установка первоначальных значений переменных, используемых программой и данных из базы данных.

В основном все переменные, используемые программой (технические данные), представляют собой элементы логических массивов, а так же обычные логические переменные, значение которых меняется с 1 на 0 (с «истинно» на «ложно»), и наоборот, в зависимости от действий пользователя. Данные переменные объявлены в заголовках различных модулей программы и являются глобальными переменными, что позволяет использовать их во всех модулях программы.

Выходные данные представляют собой результаты обработки (добавления, изменения) данных из БД. При получении конечных (выходных данных), в основном, переменные не используются, а ведется непосредственная обработка значений в базе данных. Все эти данные имеют различный формат и тип. Полученные данные сохраняются в таблицах базы данных. Кроме того, входными данными являются условия формирования запросов, фильтров, поиска и отчетов, а выходными данными являются соответствующие результаты выполнения этих функций программы. К выходным данным так же относятся сформированные печатные формы документов.

Прорамма и методика испытаний А.В. 00004 - 01_51_01

Объектами испытаний программы являются:

Дружественный пользовательский интерфейс - необходимо организовать интуитивно-понятный пользовательский интерфейс, т.е. доступность и недоступность различных средств управления, при различных режимах работы базы данных (добавление, редактирование, удаление, сохранение данных и т.п.). Программа должна следить за действиями пользователя и обеспечить доступность или недоступность различных функций, выполнение которых в конкретно определенный момент может привести к «зависанию» программы или всей системы.

Методы работы созданного средства управления базами данных (СУБД) - организация корректности и непротиворечивости данных, находящихся в таблицах базы данных. Организация ссылочной целостности (каскадное удаление, и изменение данных в связанных таблицах) в связанных таблицах базы данных - каскадное изменение и редактирование данных. Программа должна обеспечить высокое качество и достоверность хранимой информации и при каждом конкретном изменении хранимой информации.

Корректность работы основных функций программы.

Загрузка и выгрузка необходимых библиотек, корректная загрузка необходимых программ, корректная установка связи с базами данных. Программа должна обеспечить загрузку динамических библиотек, в которых находятся необходимые для работы процедуры и функции, однако после использования этих подпрограмм основная программа должна освободить ресурсы оперативной памяти, выгрузив ненужную более библиотеку.

Корректность работы сервисных функций программы

Использование средства составления запросов различного рода к таблицам базы данных, а так же составление отчетов и выполнение различных фильтров и поиска информации. Программа должна обеспечить корректную работу данных сервисных функций при любых значениях вводимых данных, т.е. при вводе неправильных данных или при нарушении правил записи этих данных программа должна сообщать об этом пользователю, а при правильном указании условий безошибочно выполнить конкретную команду пользователя.

Основной целью проведения испытаний является получение максимально надежной, качественной и безопасной программы.

В качестве средств проведения испытаний используются IBM PC - совместимые компьютеры, работающие под управлением ОС Windows 98 SE/ME/2000/XP. Некоторые результаты проведенных тестов содержатся в ПРИЛОЖЕНИИ 3. ЭКСПЛУАТАЦИОННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Ведомость эксплуатационных документов А.В. 00004 - 01_20_01 (ГОСТ 19.507-79)

Таблица 4 Стадии и этапы разработки программы

Обозначение	Наименование	Кол экз.	Местонахождение
А..В. 00004 - 01_31_01	Описание применения	1	Папка №1
А.В. 00004 - 01_32_01	Руководство системного программиста	1	Папка №1
А..В. 00004 - 01_33_01	Руководство программиста	1	Папка №1
А..В. 00004 - 01_34_01	Руководство оператора	1	Папка №1
А..В. 00004 - 01_46_01	Руководство по техническому обслуживанию	1	Папка №1

Описание применения А.В. 00004-01_31_01 (ГОСТ 19.502-78)

Назначение программы

Программа САЗПД «АВРОРа версия 1.0» предназначена для автоматизации заполнения различного рода финансовой (первичной) документации, хранения информации об этой документации в базе данных, формирования бумажной формы документов, различного рода отчетов, автоматизации обработки хранимой информации. В общем смысле программа предназначена для облегчения рутинной работы по заполнению финансовой документации и обработке информации, относящейся к этим документам, и не является автоматизированной системой ведения компьютерной бухгалтерии.

Условия применения

Для нормального функционирования программы необходим IBM PC - совместимый компьютер, работающий под управлением операционной системы Windows 95/98 и имеющий следующий набор минимальных технических характеристик:

Процессор - Intel Pentium MMX, с тактовой частотой не менее 233 MHz.

ОЗУ - Не менее 32-х Мегабайт SDRAM - памяти.

Свободное дисковое пространство - не менее 15-ти Мегабайт (файловая система FAT32).

SVGA-монитор c поддержкой режима 800Х600 точек.

Накопитель CD-ROM (для инсталляции программы).

Клавиатура, мышь.

Для работы программы так же требуется следующий набор программных средств:

Поставщик данных Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider - необходим для обеспечения работоспособности СУБД.

Пакет программ корпорации Microsoft - «Microsoft Office», начиная с версии «Microsoft Office 97», необходим для формирования печатных форм заполняемых документов.

Описание задачи

Программа должна выполнять основные три задачи:

Заполнение электронной формы документов и хранение всей необходимой информации по данным документов. Осуществление обработки этой информации, и её автоматизированного поиска.

Данная задача решается с помощью методов хранения и обработки информации в базах данных. Задача автоматизированного поиска необходимой информации решается с помощью выполнения фильтров и различного рода запросов SQL.

Формирование печатной формы документов.

Данная задача решается с помощью приложения из пакета программ корпорации Microsoft, «Microsoft Office» - MS Excel. Эта программа является COM - сервером и документы, созданные с их помощью заполняются информацией по конкретному документу, которая хранится в базе данных. Далее распечатать, или как-то изменить полученную печатную форму документа можно при помощи широких возможностей указанной выше программы.

Формирование различного рода отчётов по хранящейся информации.

Отчёты по хранящейся информации формируются при помощи создания необходимых запросов к базам данных (SQL - запросов) и способов создания печатных форм, описанных выше при решении второй задачи.

Входные и выходные данные

При загрузке программы осуществляется установка первоначальных значений переменных, используемых программой и данных из базы данных.

В основном все переменные, используемые программой (технические данные), представляют собой элементы логических массивов, а так же обычные логические переменные, значение которых меняется с 1 на 0 (с «истинно» на «ложно»), и наоборот, в зависимости от действий пользователя. Данные переменные объявлены в заголовках различных модулей программы и являются глобальными переменными, что позволяет использовать их во всех модулях программы.

Выходные данные представляют собой результаты обработки (добавления, изменения) данных из БД. При получении конечных (выходных данных), в основном, переменные не используются, а ведется непосредственная обработка значений в базе данных. Все эти данные имеют различный формат и тип. Полученные данные сохраняются в таблицах базы данных. Кроме того, входными данными являются условия формирования запросов, фильтров, поиска и отчетов, а выходными данными являются соответствующие результаты выполнения этих функций программы. К выходным данным так же относятся сформированные печатные формы документов.

Руководство системного программиста А.В. 00004 - 01_32_01 (ГОСТ 19.503-79)

Структура программы

Программа представляет собой многооконное приложение. Различные функции программы вызываются нажатием соответствующих кнопок на панелях инструментов гланого окна или выбором соответствующего пункта главного меню программы. Эти функции реализованы на отдельных окнах приложения. Из главного окна осуществляется вызов всех этих окон. Связь с файлами базы данных осуществляется через технологию ADO (Active Data Object - объекты данных как объекты ActiveX) и провайдер данных Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider. Подробнее о структуре программы см. в главе 2.

Как отмечалось выше, программа позволяет формировать печатные формы документов, хранимых в электронной форме. Для этого необходимо наличие на компьютере правильно установленного пакета программ Microsoft Office (в состав обязательно должен входить табличный процессор MS Excel) не менее версии Microsoft Office 97. Именно из среды MS Excel и можно производить печать сформированных там печатных форм документов.

Настройка программы

При первой загрузке программа автоматически определяет размещение файлов базы данных и каталога размещения самой программы, а так же записывает в системный реестр Windows эти данные и первичные значения, обеспечивающие работу программы (значения ставок налогов, параметры составления отчетов, сортировок таблиц и т.д.).

Программа позволяет настраивать основные параметры, используемые ею во время работы. Это делается в окне настроек программы, которое вызыается выбором соответствующего пункта меню «Опции», главного меню программы.

В частности программа позволяет менять каталог размещения программы и каталог размещения компонентов базы данных, а так же процент ставки НДС и НСП. Кроме того, в данном окне можно менять наименование предприятия. После закрытия окна производится перезагрузка всех таблиц базы данных с учетом новых праметров. В случае ошибок загрузки (ошибочных праметров) блокируется использование всех функций программы, связанных с данными параметрами. При этом производится автоматический пересчёт всех значений вычисляемых полей.

Проверка программы

Для проверки правильности работы программы не требуется никаких особых действий. В случае изменения параметров, связанных с работой базы данных (каталога размещения программы или каталога размещения файлов базы данных) производится автоматическая перезагрузка, и если возникнут ошибки, программа сразу же выдаст соответствующее сообщение. В этом случае необходимо изменить указанные выше параметры на предыдущие.

Для проверки работоспособности основных функций программы необходимо провести пробное использование этих функций.

Дополнительные возможности программы

Помимо основных возможностей (заполнение, хранение, обработка информации по накладным, формирование печатных форм, запросов и отчетов и т.д.), программа предоставляет некоторые дополнительные функции. В частности в программе имеется возможность резервировать файлы базы данных и восстанавливать файлы базы данных по резервным копиям. Для этого имеется отдельное окно, которое вызывается выбором соответствующего пункта главного меню программы (раздел «Сервис» - команды «Резервное копирование» и «Восстановление по копии»). В этом окне необходимо указать каталог для резервного копирования, в этом каталоге будет создан другой каталог (имя формируется из текущей даты и времени), именно в этот каталог и копируются файлы базы данных. Данный каталог необходимо указывать при восстановлении файлов базы данных.

Кроме копирования/восстановления файлов базы данных программа так же предоставляет возможность защитить базу данных паролем. Это производится в специальном окне (вызов окна производится командой «Сервис \ защита \ общий пароль») по классической схеме - ввод старого пароля (если он был), запись и подтверждение нового пароля.

Руководство программиста А.В. 00004 - 01_33_01 (ГОСТ 19.504-79)

Характеристики программы

1. Системные требования:

Процессор - Pentium MMX 233 MHz.

ОЗУ - не менее 32-х Мб SDRAM - памяти.

Не менее 15-ти Мб свободного дискового пространства (файловая система FAT 32).

SVGA-монитор с поддержкой режима 800Х600 точек

CD-ROM - для установки программы.

Клавиатура, мышь.

2. Программные требования:

ОС Windows 98 SE/ME/2000/XP

Провайдер данных Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider

Пакет программ Microsoft Office

3. Режимы работы:

Программа работает только в режиме обслуживания локальной базы данных.

4. Общие характеристики:

Общий объем - 7 МБ

Объем в памяти (включая DLL) - 11 МБ

Формат файлов БД - MS Access 2000

Используемый COM-сервер - MS Excel

Обращение к программе

Вызов программы производится стандартной процедурой загрузки программ, предусмотренной в ОС Windows. Библиотеки DLL загружаются в память по мере необходимости исходя из действий пользователя (необходимость обработки строковых данных, вызов сервисных функций).

Входные и выходные данные

При загрузке программы осуществляется установка первоначальных значений переменных, используемых программой и данных из базы данных.

В основном все переменные, используемые программой (технические данные), представляют собой элементы логических массивов, а так же обычные логические переменные, значение которых меняется с 1 на 0 (с «истинно» на «ложно»), и наоборот, в зависимости от действий пользователя. Данные переменные объявлены в заголовках различных модулей программы и являются глобальными переменными, что позволяет использовать их во всех модулях программы.

Выходные данные представляют собой результаты обработки (добавления, изменения) данных из БД. При получении конечных (выходных данных), в основном, переменные не используются, а ведется непосредственная обработка значений в базе данных. Все эти данные имеют различный формат и тип. Полученные данные сохраняются в таблицах базы данных. Кроме того, входными данными являются условия формирования запросов, фильтров, поиска и отчетов, а выходными данными являются соответствующие результаты выполнения этих функций программы. К выходным данным так же относятся сформированные печатные формы документов.

Руководство оператора А.В. 00004 - 01_34_01 (ГОСТ 19.505-79)

Назначение программы

Программа САЗПД «АВРОРа версия 1.0» предназначена для автоматизации заполнения различного рода финансовой (первичной) документации, хранения, обработки, сортировки информации, по данной документации, организации автоматизированного поиска, фильтрации и добавления данной информации. Кроме того, программа предназначена для формирования печатных форм заполняемых форм документов, по готовым шаблонам. Однако, программа не предназначена для ведения компьютерной бухгалтерии.

Программа должна использоваться на компьютере, работающем под управлением операционной системы - Windows 98 SE/ME/2000/XP.

Условия выполнения программы

Для нормального функционирования программы необходим IBM PC - совместимый компьютер, имеющий следующие минимальные аппаратные средства:

Процессор - Pentium MMX 233 MHz.

ОЗУ - не менее 32-х Мб SDRAM - памяти.

Не менее 15-ти Мб свободного дискового пространства (файловая система FAT 32).

SVGA-монитор с поддержкой режима 800Х600 точек

CD-ROM - для установки программы.

Клавиатура, мышь.

Кроме того, на компьютере должен быть установлен поставщик данных Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider для работоспособности базы данных. Так же, желательно иметь на компьютере установленный пакет программ Microsoft Office 97 (и выше), для формирования печатных форм документов.

Выполнение программы

Программ загружается в оперативную память путем выполнения стандартной процедуры загрузки программ, предусмотренной в среде операционной системы Windows 98 SE/ME/2000/XP. Для корректного выполнения загрузки программы необходимо наличие всех модулей программы и файлов базы данных. Для нормального выполнения всех функций программы необходимо наличие всех динамически загружаемых библиотек программы. Для завершения программы необходимо завершить все выполняемые операции добавления и правки записей таблиц базы данных, и утвердительно ответить на запрос программы о завершении работы.

Сообщения оператору

В ходе выполнения программы некоторые действия пользователя могут привести к, различного рода, исключительным ситуациям (ошибкам, угрозе возникновения ошибок, изменение важной информации и т.д.), в этих случаях выполнение команд пользователя приостанавливается, и выдаются различные сообщения. Далее следует некоторые сообщения, выдаваемые пользователю программой и случаи при которых они могут появляться.

При выходе из программы выдается запрос пользователю с сообщением «Завершить работу программы?». При этом пользователю предоставляется выбор - выйти из программы или нет. При нажатии кнопки «Да» программа завершает свою работу.

При изменении различных полей таблиц базы данных, в случае если пользователь вносит данные, которые не подходят к формату этого поля выдаются сообщения об ошибке, в которых оператору сообщается, что ввел некорректные данные в поле таблицы базы данных. При этом, выполнение текущей процедуры прекращается. Для завершения процедуры (сохранения внесенных изменений) пользователь должен ввести правильные данные в поле таблицы базы данных.

Так как программой используются таблицы базы данных, которые могут быть связаны по различным полям, то при изменении пользователем значений этих полей в главной таблице, необходимо изменить значения связанных полей в связанной таблице. При переходе к связанной таблице пользователю выдается запрос на сохранение всех изменений, это необходимо для корректного изменения данных в связанной таблице. Пользователь может либо принять предложение, либо отказаться от просмотра связанной таблицы. Однако, в любом случае при сохранении сделанных изменений, данные в связанной таблице так же обновляются.

При переходе пользователя от одной записи к другой, если таблица базы данных находится в режиме добавления/редактирования записей, выдается запрос на сохранение сделанных изменений. Оператор может либо отказаться от сохранения, либо согласиться с на сохранения, либо отказаться от операции.

При невозможности выполнить какую-либо операцию, пользователю выдается соответствующее сообщение, пользователь в этом случае должен проверить доступность базы данных, для возможности выполнения операции.

При составлении условий различнго рода запросов к таблицам базы данных, в случае неправильного ввода данных пользователю выдается сообщение об ошибке при попытке выполнить запрос с заданными условиями. Указатель таблицы условий запроса останавливается на строке, содержащей ошибку. Для выполнения запроса с заданными условиями пользователь должен записать условие правильно и снова попытаться выполнить запрос нажатием соответствующей кнопки. При невозможности выполнить запрос по каким-либо другим причинам пользователю выдается соответсвующее сообщение. Для устранения этой ошибки необходимо проверить наличие доступа к базе данных.

Во время выполнения запроса на удаления при включенной опции «Подтверждение удаления», удаление каждой, удовлетворяющей условию записи из текущей таблицы, будет происходить только после подтверждения удаления этой записи. Пользователю будет каждый раз выдаваться сообщение с подтверждением. Пользователь может подтвердить ил отказаться от удаления текущей записи или вовсе прекратить процедуру удаления записи. Если опция «Подтверждение удаления» была отключена, то пред выполнением удаления пользователю выдается предупреждающее сообщение о том, что подтверждение удаления отключено. Далее пользователь может либо продолжить выполнение удаления, либо отказаться от этой процедуры.

Руководство по техническому обслуживанию А.В. 00004-01_46_01 (ГОСТ 19.508-79)

Введение

Данное руководство предназначено для организации правильного технического обслуживания программы «D-Art Aurora v.1.0». Для более подробной информации при организации технического обслуживания необходимо использовать следующие документы:

Описание применения

Руководство программиста

Руководство системного программиста

Общие указания

Программа не требует каких-либо особых действий при организации технического обслуживания. Однако, при установке программы необходимо следовать указаниям мастера установки - указать каталог для размещения компонентов программы, каталог размещения базы данных и т.д. при первом запуске программа автоматически записывает все необходимые сведенья в системный реестр Windows. При переустановке программы необходимо вначале удалить старую версию, а затем начать установку новой версии.