Внедрение систем электронного документооборота

Анализ нормативно-правовой базы и регулирования электронного документооборота показал, что для полноценного использования электронных документов необходимо дальнейшее ее развитие, принятие ряда законов, которые будут всесторонне определять порядок создания, применения, признания юридической силы электронных документов, их защиты, а также устанавливать ответственность за нарушение правил работы с электронными документами. В российской юридической практике практически нет ни одного подзаконного или инструктивного нормативного акта, который бы конкретизировал правила организации электронного документооборота в целом или в определенной информационно-телекоммуникационной системе. Так, Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи», при всей своей значимости, не может регламентировать все аспекты применения электронных документов и электронных технологий. Автоматизацию управленческих процессов сдерживает отсутствие общегосударственных нормативно-методических актов, устанавливающих требования к автоматизированным системам делопроизводства. Актуальным является разработка типовых систем автоматизации делопроизводства для организаций различного уровня и различных организационно-правовых форм. Рассматривая возможности электронного документооборота, я, в первую очередь, сравнили свойства бумажного и электронного документооборота, поскольку именно функциональные характеристики последнего позволяют качественно улучшить документационное обеспечение, а значит и управление в целом. Так, система электронного документооборота делает процесс управления движением документов прозрачным, позволяет автоматизировать ручные рутинные операции, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов внутри организации, контролировать исполнительскую дисциплину, ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать поиск, хранение и распространение информации, обеспечивать многоуровневую систему безопасности и т. д.

В настоящее время на рынке представлено немало программных продуктов автоматизации делопроизводства, поэтому актуален вопрос об их классификации, типологизации. Анализ этого вопроса показал, что проблема классификации в настоящее время разработана недостаточно. В научной литературе рассматриваются различные критерии классификации систем: масштаб, ориентация на отечественное и западное делопроизводство, полнота реализации безбумажной технологии, функциональные возможности и др. Требуется дальнейшее исследование этого вопроса, основанное на анализе отечественного рынка программных продуктов. Типологизация систем автоматизации документооборота дает возможность глубже изучить их функциональные характеристики; обеспечить потребителю определенную ориентацию на рынке программных средств. Разработка и уточнение классификации информационных технологий документирования, упорядочение терминологии в этой области остается, по моему мнению, актуальной задачей документоведения.

Список использованных источников и литературы

Источники

1. Конституция (основной закон) СССР. М., 1936. Конституция (основной закон) СССР. М.: Политиздат, 1986. Конституция (основной затон) РФ. М, J994. Гражданский кодекс Российской Федерации. 4. 1,2, Федеральный закон «Об информации, информатизация и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24_ФЗ.

2. Закон об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 г. // Отеч. Архивы. 1993. № 5.

3. Положение о Федеральной архивной службе России от 28 декабря 1998 г. № 1562

4. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1998.

5. Типовая инструкция по ведению делопроизводства в министерствах и ведомствах Российской Федерации. М., 1994.

6. Арбитражный процессуальный кодекс РФ от 24 июля 2002 г. № 95_ФЗ. М, 2005.

7. Федеральный закон от 23 сентября 1992 г. № 3523-1 «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных».

Литература

1. Организация работы с документами: Учеб, М.: Инфра_М. 1998.,

2. А. Акопянц. К выбору систем автоматизации документооборота/ЛСомпьютерра. 2003. № 12.

3. 3.Л.П. Афанасьева. Электронные документы в документообороте и архиве организации // Секретарское дело. 2006. № 1.

4. В.Э. Баласанян. Какой должна быть автоматизированная система документационного обеспечения управления / Делопроизводство. 2004. № 1.

5. В.Э. Баласанян. Применение автоматизированных систем документационного обеспечения управления (автоматизированные системы делопроизводства) для повышения эффективности управления // Делопроизводство. 2002. № 2.