Повышение эффективности PR-деятельности учреждений уголовно-исполнительной системы

Коммуникации в организации, прямые и обратные, вертикальные и горизонтальные связи

Для ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области взаимодействие между сотрудниками играет очень важную роль. Коммуникации с учреждении представленными следующими типами связей:

вертикальные связи (взаимодействие между руководителями и сотрудниками)

горизонтальные связи (взаимодействие между отделами, между сотрудниками внутри одного отдела)

прямые и обратные связи (по цепочке от штатных сотрудников до руководителя и наоборот).

Стратегии, к которым прибегает организация в случае изменений во внутренней и внешней среде

В случае изменений во внутренней и внешней среде учреждение продолжает свою деятельность до тех пор, пока изменения не будут инициированы УФСИН России по Саратовской области, которому и подведомственно лечебно-исправительное учреждение.

Имидж организации, механизмы его поддержания и изменения

На сегодняшний день учреждение только начинает целенаправленно заниматься формированием своего имиджа, уходя от стихийности этого процесса, который был характерен для учреждений уголовно-исправительной системы в России на протяжении всего времени их существования. Шагом на пути к осознанному построению имиджа стало участие в реализации концепции открытости органов государственной власти, предполагающей активное взаимодействие учреждений системы с институтами гражданского общества.

Тип инноваций, к которым готова организация

Инновации имеют место в организации в том случае, если есть необходимость. Носят они зачастую радикальный характер и связаны, в первую очередь, с реформированием уголовно-исправительной системы и принятой в связи с этим концепцией ее развития до 2020 года. В целом же, организация довольно консервативна, поскольку в своей деятельности руководствуется нормами действующего законодательства.

Методы и показатели эффективности деятельности

Оценка эффективности включает в себя аналитическую деятельность, сопоставление фактического состояния эффективности с желаемым. Руководителями отделов составляются еженедельные отчеты, отчеты за месяц, за полгода, за год. В конце года составляется также пояснительная записка.

Наличие сертификатов на продукцию или систему управления

ФСИН России сертифицирована на соответствие требованиям международного стандарта менеджмента качества ИСО 9001-2008.

2.2 Включенное наблюдение в ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области

Стоит отметить, что в структуре непосредственно ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области PR-подразделение отсутствует. Мы говорили о том, что есть отдел материально-технического снабжения, но он выполняет функции отдела маркетинга, занимаясь сбытовой деятельностью, хотя отчасти деятельность отдела по формированию спроса на производимые товары оказывает и влияние на имидж лечебно-исправительного учреждения в целом.

Возвращаясь к вопросу о наличии соответствующего подразделения необходимо отметить, что оно представлено в УФСИН России по Саратовской области - это пресс-служба управления. Пресс-служба УФСИН России по Саратовской области осуществляет взаимодействие со средствами массовой информации с целью объективного информирования общественности о деятельности УФСИН России по Саратовской области и всех его территориальных органов, в том числе, ФКУ ЛИУ-3. Представители российских СМИ, зарегистрированных в установленном порядке, могут обращаться непосредственно в пресс-службу УФСИН России по Саратовской области с письменным запросом на имя начальника УФСИН России по Саратовской области, Гнездилова Александра Васильевича, в котором должна быть представлена подробная информация о теме готовящегося материала, перечень вопросов для интервью и состав съёмочной группы. В соответствии со статьей 24 Уголовно-исполнительного кодекса РФ разрешение на посещение исправительных учреждений дает администрация этих учреждений либо вышестоящий орган - УФСИН России по Саратовской области.

2.3 Экспертное интервью

С целью получения экспертной информации относительно осуществления PR-деятельности и процесса формирования и поддержания имиджа ФКУ ЛИУ-3, мы провели экспертное интервью с начальником отдела материально-технического обеспечения Укажите его ФИО.Еще раз укажите, что именно у этого отдела есть маркетинговая функция и как следствие ПР-функция. Задаваемые вопросы касались направлений PR-деятельности отдела, контактных аудиторий, с которыми осуществляется взаимодействие, основных принципов, которых придерживается организация при взаимодействии с ними. Приведем основные его результаты.

Так, эксперт подтверждает тот факт, что процесс формирования имиджа учреждения уголовно-исполнительной системы в регионах на сегодняшний день является практикой достаточно новой. Это связано, в первую очередь, с историей и особенностями развития российской уголовно-исполнительной системы, которая на протяжении практически всего времени своего существования оставалась достаточно закрытой и не предполагала диалога с общественностью по вопросам своего функционирования. В условиях реформирования системы, принятия государственными органами концепции открытости это взаимодействие является необходимым условием, которое невозможно игнорировать.

ФКУ ЛИУ-3 проводит довольно активную работу по сбытовой деятельности, производимой продукции, ее рекламе, и только начинает внедрять в свою деятельность инструменты public relations. Так, учреждение проводит аналитическую работу в этом направлении. Эксперт выделяет 5 референтных групп, с которыми ФКУ ЛИУ-3 осуществляет взаимодействие:

1. Сотрудники и государственные гражданские служащие уголовно-исполнительной системы.

2. Осужденные и граждане, содержащиеся под стражей.

3. Родственники осужденных граждан и граждан, содержащихся под стражей.

4. Общественные объединения и организации (религиозные организации, общественные наблюдательные комиссии).

5. Средства массовой информации.

Представители каждой из групп имеют свой интерес к деятельности учреждения и уровень влияния на ФКУ ЛИУ-3. Стоит отметить, что эксперт не выделяет в качестве референтной группы коммерческие организации, с которыми лечебно-исправительное учреждение активно взаимодействует (заключение договоров на поставку продукции, выполнение работ). Также эксперт выделяет в качестве референтной группы именно государственных служащих, а не систему органов государственной власти, с которыми взаимодействует ФКУ ЛИУ-3 в рамках своей деятельности (это, например, Министерство юстиции Саратовской области, Министерство внутренних дел, институт уполномоченного по правам человека в Приволжском федеральном округе и др.). Однако сам факт выделения референтных групп говорит о понимании сотрудниками организации необходимости выстраивания прочных двусторонних отношений со всеми группами.

Кроме того, эксперт рассказал нам и о том, какие ключевые направления, в соответствии с действующими концепциями, будет осваивать учреждение. Были озвучены следующие направления PR-активности лечебно-исправительного учреждения:

Реализация принципа информационной открытости.

Обеспечение работы с открытыми данными.

Обеспечение понятности государственной политики и программ, разрабатываемых ФСИН России.

Общественное обсуждение и экспертное сопровождение деятельности учреждения.

Формирование публичной отчетности по результатам деятельности.

Конечной целью всех этих мероприятий эксперт видит повышение уровня прозрачности деятельности учреждений уголовно-исправительной системы в целом, и ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области в частности, формирование культуры открытости сотрудников и государственных гражданских служащих, а также повышение уровня вовлеченности гражданского общества в процедуры выработки и реализации решений, формирование у граждан доверия к российской уголовно-исполнительной системе.

Подводя итог экспертного интервью, следует отметить высокий уровень понимания специалистами необходимости поддержания доверительных отношений общественностью, формирования и поддержания положительного имиджа лечебно-исправительного учреждения путем повышения эффективности PR-деятельности.

Гайд и стенограмма экспертного интервью представлены в Приложении 1 и 2. связь общественность пенитенциарный стейкхолдер

2.4 Ивент-анализ ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области

Несмотря на то, что присутствует высокий уровень понимания необходимости развития направления связей с общественностью, на практике примеров этого не так много. Для проведения ивент-анализа мы воспользовались следующими данными:

· Результатами включенного наблюдения;

· Анализом внутренних документов учреждениями;

· Данными, размещенными на информационных ресурсах учреждения;

· Данными, размещенными в свободном доступе на сайте информационных и новостных порталов.

Большая часть мероприятий, который проводятся ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области носят внутренний характер и направлены на сотрудников. Формат подобных мероприятий - встречи, рабочие совещания и др. Если говорить о мероприятиях, направленных вовне, то их направленность шире, однако их количество не так велико. Во-первых, это мероприятия связанные с производственной деятельностью ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области - обновление каталога выпускаемой продукции, оставление заявок по тендерам. Далее - это мероприятия, проходящие в рабочем режиме, но нацеленные на взаимодействие с местной общественностью - это письменные обращения граждан, личные приемы, проводимые начальством несколько раз в неделю в установленные часы приема. Некую пропагандистскую работу проводит ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области для местных школ - сотрудники через различные мероприятия прививают школьникам основы правосознания. Взаимодействие со СМИ в периоды, когда не происходит никаких чрезвычайных ситуаций, как правило, не происходит. Последнее упоминание о ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области связано с происшествием - когда несколько содержащихся в лечебно-исправительном учреждении порезали себе вены. Новость об этом вышла на саратовских порталах 17 апреля 2017 года, был снят видеосюжет. Таблица ивент-анализа приведена в таблице 2.1.

Таблица 2.1 Таблица ивент-анализа

Группа мероприятий	Тип мероприятия	Количество
Рабочие мероприятия	Встречи	Еженедельно
	Рабочие совещания	Еженедельно
	Планерки	Несколько раз в неделю по необходимости
Производственные/ коммерческие мероприятия	Обновление каталога продукции	Проводится по мере необходимости - изменения состава выпускаемой продукции
	Проведение тендеров	При необходимости
	Заключение контрактов на выполнение работ	При необходимости
Пропагандистские мероприятия	Мероприятия для школьников	За 2017 год мероприятие проводилось дважды
Взаимодействие со СМИ	Публикации и телесюжеты	За 2017 год - 2 сюжета

2.5 SWOT-анализ ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области

	Сильные стороны - Наличие в структуре управления отдела, реализующего функции маркетинга и PR; -Осознание сотрудниками и руководством необходимости работы по формированию имиджа ведомства;	Слабые стороны -Негативный воспринимаемый имидж учреждения; -Отсутствие единого вектора развития PR-технологий в организации;
Возможности -Реформирование системы органов государственной власти; -Расширение взаимодействия с институтами гражданского общества и населением; -Построение социальной репутации учреждения;	Использование методов и инструментов PR для выстраивания социальной репутации УФССП России по Саратовской области	Расширение форм взаимодействия с институтами гражданского общества и населением с целью преодоления негативного имиджа учреждения
Угрозы -Нестабильная социально-экономическая и политическая ситуация в стране; -Неэффективные результаты реализации концепции открытости органов власти; -негативное отношение со стороны ряда агентов внешней среды (связано с предметом деятельности учреждения);	С помощью PR-мероприятий способствовать реализации концепции открытости органов власти на региональном уровне	Реализация мероприятий по работе со стейкхолдерами в лице коммерческих организаций

Основной слабой стороной для ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области, на наш взгляд, является отсутствие единого вектора PR-деятельности. В понятие «вектор» мы включаем понимание направленности работы с ключевыми стейкхолдерами, а именно - представителями СМИ, общественными организациями и объединениями граждан, а также коммерческими организациями, которые выступают основными покупателями продукции, производимой в рамках работы ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области. Проводимая на текущем этапе деятельность по работе со стейкхолдерами несистематизирована, используемые инструменты зачастую устарели (так, у учреждения есть только старый каталог продукции, но нет презентации для организаций или коммерческого предложения). В условиях, когда учреждение признает необходимость использования PR-практик, эти проблемные зоны в первую очередь подлежат оперативному разрешению.

ГЛАВА 3. ПРОЕКТ PR-КАМПАНИИ, НАПРАВЛЕННОЙ НА ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ PR-ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФКУ ЛИУ-3 УФСИН РОССИИ ПО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

3.1 Проблематизация, цель и задачи проекта

Проведенные исследования позволили нам сделать вывод о том, что процесс взаимодействия ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области с агентами внешней среды сопряжен с рядом проблем. Во-первых, производимая в исправительном учреждении продукция не пользуется высоким спросом ввиду негативного имиджа организации-производителя в лице лечебно-исправительного учреждения. Кроме того, реализация производимой продукции затруднена ввиду отсутствия ряда важных сопроводительных документов - у ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области есть только давно не обновлявшийся каталог, но нет ни презентации для партнеров, ни коммерческого предложения с условиями сотрудничества. На сайте учреждения есть небольшой раздел, касающийся производимой продукции, но представленной в нем информации крайне мало. Кроме того мы выявили, что у лечебно-исправительного учреждения нет единого вектора PR-развития, а используемые мероприятия слишком разрозненны и несогласованны. При их планировании учитываются только краткосрочные факторы внешней и внутренней среды, тогда как PR-деятельность направлена больше на долгосрочную перспективу. У ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области нет налаженных контактов с представителями СМИ и общественными правозащитными организациями, из чего складывается впечатление об автономности учреждения, его информационной закрытости. Совокупность обозначенных нами проблем требует решения с использованием проектных методик.

Целью проекта является повышение эффективности PR-деятельности ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области с использованием инструментов и технологий PR. Переформулируйте цель: формирование имиджа ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области как открытой? организации (Сформулируйте конкретную имиджевую черту), выпускающей качественную продукцию (это пример, подумайте сами), что приведет к уменьшению обращений родственников отбывающих наказание на ?% и увеличению сбыта продукции на ?% к (укажите дату :месяц и год)

Стратегия проекта - информационно-коммуникативная (расширение взаимодействия со стейкхолдерами).

Для достижения цели проекта необходимо выполнить ряд задач:

1. Провести редизайн сайта учреждения.

2. Укрепить взаимоотношения с ключевыми стейкхолдерами путем проведения совместных проектов.

3. Повысить эффективность работы с коммерческими организациями за счет преодоления негативного имиджа учреждения.

3.2 Целевая аудитория проекта

В рамках проекта мы выделяем две основные целевые аудитории. Это, во-первых, жители Саратовской области, родственники или знакомые которых пребывают в ФКУ ЛИУ-3 по решению суда. Эта аудитория имеет наибольший интерес к деятельности учреждения, заинтересована в проводимых мероприятиях, организуемых ФКУ ЛИУ-3 ФСИН России по Саратовской области. Вторая целевая аудитория включает в себя коммерческие организации, производящие закупки товаров и являющиеся потенциальными клиентами ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области. Мероприятия, направленные на эту целевую аудиторию, ставят своей целью преодоление сложившегося негативного имиджа организации в виду того, что она включена в систему уголовно-исправительных учреждений.

Вспомогательными целевыми аудиториями проекта являются правозащитные организации и сотрудники режимного учреждения. Они не вовлечены напрямую в реализацию проекта, однако могут оказать влияние на представителей основной целевой аудитории.

Латентная целевая аудитория - средства массовой информации. Отметим, что латентную целевую аудиторию можно в рамках проекта превратить в вспомогательную. Исследования показали, что в СМИ практически нет публикаций или сюжетов об учреждении. Однако в случае, если мероприятия в рамках проекта окажутся интересными и эффективными, то есть шанс получить публикации в СМИ и, тем самым, получить дополнительный охват целевой аудитории. Именно поэтому игнорировать представителей латентной целевой аудитории нельзя.

В зависимости от того, на какую конкретно целевую аудиторию будут направлены мероприятия по повышению эффективности PR-деятельности учреждения, будут различаться и методы коммуникационного воздействия.

Для населения это могут быть размещение материалов на сайте. Для средств массовой информации: проведение пресс-конференций, размещение оперативных комментариев, интервью, распространение пресс-релизов, предоставление актуальных фото и видео материалов. Для сотрудников развитие внутренних коммуникаций и формирование внутреннего имиджа учреждения. Для коммерческих компаний - подготовка пакета презентационных материалов, включая каталог продукции, коммерческое предложение, участие в выставке.

3.3 Мероприятия проекта

В рамках реализации PR-компании планируется провести ряд мероприятий, направленных на укрепление взаимоотношений ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области с целевыми аудиториями при использовании инструментов PR. Все мероприятия проводятся в рамках открытой информационной политики ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области. Рассмотрим подробнее планируемые мероприятия.

1. Редизайн или модернизация сайта ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области новый информационный ресурс (сайт)создать никто не позволит

Цель: модернизирование существующей информационной площадки учреждения.

Задачи:

1. Провести расширенный анализ сайта, собрав данные о регулярности наполнения, количестве обновлений, данные о посещаемости, среднем количестве посещаемых пользователем страниц.

2. При участии PR-специалиста разработать техническое задание по разработке сайта и разместить тендер на выполнение этой работы, с указанием сроков и стоимости проекта.

3. Рассмотреть поступившие заявки и определить компанию-победителя тендера.

4. Заключить договор с компанией на выполнение проекта-разработку сайта.

5. Утвердить макет сайта.

Ход события: являясь бюджетным учреждением ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области заключает договора с коммерческими компаниями на оказание различного рода услуг через проведение тендеров. Для выполнения работ по разработке и запуску нового сайта коммерческие компании также будут приглашены к участию в тендере. В ходе мероприятия необходимо будет подготовить техническое задание с требованиями по проекту. После выбора победителя тендера и заключения договора будут рассмотрены предложенные компанией макеты и выбран окончательный вариант. Работа по созданию и запуску сайта будет полностью проводиться привлеченной компанией. После запуска сайта (через контрольный промежуток времени) планируется провести оценку эффективности этого мероприятия путем измерения ключевых показателей - количество посетителей, среднее количество просматриваемых страниц. Образец заявки на размещение тендера представлен на рисунке.

Участники: привлеченная компания-разработчик сайта.

2. Информирование референтных групп о планах, процессах и результатах деятельности учреждения путем увеличения количества открытых данных, размещаемых на сайте.

Цель: повышение уровня информированности населения о деятельности ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области путем формирования собственного информационного потока.

Задачи:

1. Разработать программу, определяющую порядок информационного освещения деятельности учреждения через сайт ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области.

2. Определить сотрудника, ответственного за наполнение сайта.

3. Внести необходимые изменения в должностную инструкцию сотрудника.

4. В соответствии с принятой программой регулярно размещать на сайте необходимую информацию.

Ход события: как мы отметили в ходе проведения эмпирических исследований, СМИ слабо заинтересованы в освящении деятельности ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области. Причина тому - отсутствие значимых для СМИ информационных поводов, за исключением чрезвычайных происшествий на территории лечебно-исправительного учреждения (например, новости о том, что заключенные порезали себе вены). Ввиду этого логичным является создание и трансляция собственного информационного потока во внешнюю среду. После разработки и запуска нового сайта необходимо определить сотрудника или группу сотрудников, которые будут на постоянной основе заниматься наполнением сайта. Эти обязанности необходимо будет внести в должностные инструкции сотрудников. Наполнение сайта будет производиться на основании разработанной и утвержденной программы по информационному освещению деятельности учреждения через сайт. В тексте программы необходимо прописать ее цель и задачи, а также детальный порядок реализации, контроля и отчетности. Разделы, которые следует заполнять на сайте, это: новостной блок, пресс-релизы, информация о состоянии пенитенциарной системы, письма (сюда можно включить рассказы, письма, истории, написанные лицами, отбывающими наказание в учреждении). Мы не будет затрагивать этический аспект, вопрос законности. Несмотря на причины, по которым они оказались в ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области, многие люди обладают какими-то талантами, интересами и увлечениями.

Участники: руководство учреждения, сотрудники.

3. конкурс среди заключенных для контента обновленного сайта

3. Проведение конференции совместно с правозащитными организациями.

Цель: укрепление взаимоотношений со стейкхолдерами в лице правозащитных организаций Саратова и Саратовской области.

Задачи:

1. Проведение переговоров о проведении совместных мероприятий и проектов с правозащитными организациями Саратова и Саратовской области.

2. Определение тематики и содержания конференции.

3. Создание пула журналистов, приглашенных к участию в мероприятии.

4. Проведение непосредственно конференции.

Ход события: мероприятия позволяет задействовать вспомогательную целевую аудиторию проекта, наладить отношение со стейкхолдерами в лице правозащитных организаций, а также привлечь внимание к мероприятию со стороны широкой общественности путем его освещения через средства массовой информации. Участие правозащитных организаций позволит продемонстрировать открытость учреждения для обсуждения имеющихся проблем. Стоит отметить, что со стороны правозащитных организаций наблюдается большой интерес к деятельности учреждений, подобных ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области, однако проводя исследования, мы не обнаружили подобной практики в лечебно-исправительном учреждении.

Участники: правозащитные организации, ФКУ ЛИУ-3, приглашенные журналисты.

4. Проведение открытых лекций в учебных заведениях Это мероприятие надо убрать!

Цель: привлечение внимания к проблеме молодежной преступности.

Задачи:

1. Разработать программу мероприятия.

2. Договориться с учебными заведениями о проведении открытых лекций.

3. Совместно с представителями от правозащитных организаций подговорить материал открытых лекций.

4. Опубликовать информацию о мероприятии.

Ход события: ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области, как и любые другие учреждения, включенные в уголовно-исполнительную систему, на наш взгляд, должны осуществлять пропагандистскую деятельность. Это крайне важный аспект, поскольку именно сотрудники подобных учреждений имеют максимально полное представление о состоянии преступности в регионе. Данные по содержащимся в исправительных учреждения осужденных говорят о том, что достаточно значимую их часть составляют молодые люди в возрасте до 30 лет. Проведение открытых лекций позволит привлечь их внимание к данной проблеме, а также выступит мерой воспитательной работы с целью преодоления имеющихся негативных тенденций. В открытых лекциях примут участие студенты саратовских вузов. Лекторы подготовят презентацию, в которой речь будет идти о состоянии преступности в Саратовской области и России, об имеющейся тревожной динамике и о мерах предосторожности, которые должны противодействовать криминализации молодежи. Стоит однако отметить, что это мероприятия сопряжено с наибольшими проектными рисками, на наш взгляд. Причина тому - низкая заинтересованность части молодежи. Для многих студентов посещение подобных мероприятий воспринимается как «обязаловка», а информация, которую пытаются донести во время мероприятия лекторы, как следствие, - проходит мимо их ушей. Чтобы преодолеть или частично минимизировать этот риск необходимо, во-первых, грамотно подойти к выбору лектора, а во-вторых, задействовать конкурсные механики, чтобы повысить вовлеченность приглашенных студентов в проводимую дискуссию.

Участники: сотрудники учреждения.

5. Разработка пакета документов для коммерческих организаций, осуществляющих закупку товаров (презентация, коммерческое предложение).

Цель: преодоление негативного имиджа ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области как производителя товаров, путем работы с потенциальными партнерами.

Задачи:

1. Подготовить материал для коммерческого предложения и презентации (сведения об организации и ее производственной деятельности, данные по продукции, условия сотрудничества, контактные данные).

2. Подготовить техническое задание на презентацию и коммерческое предложение.

3. Разместить заявку на тендер, определить сроки проведения.

4. Заключить договор с компанией или специалистом дизайнером на создание презентационной продукции.

Ход события: для коммерческих организаций коммерческое предложение это одна из важнейших точек контакта с потенциальными покупателями. Именно грамотное, лаконичное коммерческое предложение позволяет привлечь внимание клиентов, заинтересовать их. При этом, коммерческое предложение имеет высокую информативную значимость - предоставляя основные сведения об организации и ее товарах. Подобное можно использовать и в сбытовой деятельности ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области. Это позволит привлечь внимание потенциальных клиентов, позволит начать формирование образа учреждения как серьезного партнера.

Участники: привлеченная компания или специалист-дизайнер.

6. Создание обновленного каталога продукции ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области

Цель: помощь в сбытовой деятельности организации путем визуализации предлагаемых к продаже товаров.

Задачи:

1. Создать пул фотографий продукции, производимой в ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области.

2. Подготовить описание для каждого товара.

3. Оформить две версии каталога продукции - в печатном и электронном виде.

4. Заказать в типографии печать бумажной версии каталога.

5. Разместить на сайте электронную версию каталога продукции.

Ход события: для подготовки каталога необходимо будет привлечь фотографа и собрать пул фотографий товара, для каждого из которых необходимо будет подготовить описание (информация о дате производства, материале, размерах и так далее). Всю эту информацию в обновленном виде необходимо будет выгрузить на сайт, а также оформить в электронном виде в каталоге (pdf-версию удобно будет отправлять прикрепленным файлом коммерческим компаниям, с которыми обсуждается сотрудничество).

Участники: сотрудники ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области

Не хватает мероприятия, где можно эти презентационно-рекламные материалы раздать ком. организация. Это может быть выставка, ярмарка, может быть какие-нибудь виртуальные площадки, специализированные издания, куда можно поместить ком. предложение.Вместо мероприятия 4 сделайте последним вот это.

3.4 План-график проектных работ и график Ганта

Для контроля реализации мероприятий проекта разработан план-график проектных работ. Проект будет реализован в период с 1 июля по декабрь 2017 года. В таблице ниже представлена сводная информация по мероприятиям и сроком их реализации. Графической интерпретацией таблицы служит график Ганта (рис. 3.1).

Таблица 3.1 План-график проектных работ

Мероприятие	Задачи	Срок реализации	Ответственный сотрудник
1. Разработка нового сайта	1. Провести расширенный анализ сайта. 2. Разработать техническое задание по разработке сайта и разместить тендер на выполнение этой работы. 3. Рассмотреть поступившие заявки и определить компанию-победителя тендера. 4. Заключить договор с компанией на выполнение проекта-разработку сайта. 5. Утвердить макет сайта.	Июль-сентябрь 2017 года	Информационный менеджер
2. Увеличение количества открытых данных, размещаемых на сайте.	1. Разработать программу, определяющую порядок информационного освещения деятельности учреждения через сайт. 2. Определить сотрудника, ответственного за наполнение сайта. 3. Внести необходимые изменения в должностную инструкцию сотрудника. 4. Регулярно размещать на сайте необходимую информацию.	Октябрь-декабрь 2017 года	Информационный менеджер
3. Проведение конференции	1. Проведение переговоров о проведении совместных мероприятий и проектов с правозащитными организациями Саратова и Саратовской области. 2. Определение тематики и содержания конференции. 3. Создание пула журналистов, приглашенных к участию в мероприятии. 4. Проведение непосредственно конференции.	Ноябрь 2017 года	Менеджер проекта
4. Проведение открытых лекций	1. Разработать программу мероприятия. 2. Договориться с учебными заведениями о проведении открытых лекций. 3. Совместно с представителями от правозащитных организаций подговорить материал открытых лекций. 4. Опубликовать информацию о мероприятии.	Ноябрь 2017 года	Менеджер проекта
5. Разработка пакета документов для коммерческих организаций	1. Подготовить материал для коммерческого предложения и презентации . 2. Подготовить техническое задание. 3. Разместить заявку на тендер.. 4. Заключить договор с компанией или специалистом дизайнером.	Ноябрь-декабрь 2017 года	PR-специалист
6. Создание обновленного каталога продукции	1. Создать пул фотографий продукции, производимой в ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области. 2. Подготовить описание для каждого товара. 3. Оформить две версии каталога продукции - в печатном и электронном виде. 4. Заказать в типографии печать бумажной версии каталога. 5. Разместить на сайте электронную версию каталога продукции.	Ноябрь-декабрь 2017 года	PR-специалист



Рис. 3.1. График Ганта

3.5 Бюджет проекта

Бюджет PR-кампании приведет в таблице 3.2, он включает в себя расходы на проведение запланированных мероприятий по категориям расходов.

Таблица 3.2. Бюджет PR-кампании

№	Наименование	Стоимость за ед.	Кол-во	Общая сумма
1	Ноутбук	15000,0	1	15000,0
2	Принтер	3000,0	1	3000,0
3	Экран	2000,0	1	2000,0
4	Ксерокс	5000,0	2	10000,0
5	Телефон -факс	5000,0	1	5000,0
6	Микрофон	2000,0	5	10000,0
7	Флешкарта	500,0	1	500,0
8	Фотоаппарат	6000,0	1	6000,0
9	Видеосистема	6000,0	1	6000,0

Итого с учетом всех пяти групп расходов бюджет проекта составит 261000 рублей. Часть этих средств есть в распоряжении ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области (в виде наличных, имеющихся ресурсов), часть бюджета необходимо будет запрашивать.

3.6 Ресурсы проекта

На всех этапах проведения кампании по формированию имиджа будут использованы следующие группы ресурсов. Среди них:

Кадровые ресурсы (сотрудники ФКУ ЛИУ-3, курирующие ход мероприятий; участники команды реализации проекта).

Материально-технические ресурсы (помещение, оргтехника).

Информационные ресурсы (распространение информации в региональных СМИ, на сайте, в социальных сетях).

Финансовые ресурсы (имеющиеся и запрашиваемые финансовые ресурсы). Расчет необходимых ресурсов проекта содержится в Приложении ? Отправьте таб 3.3. в приложение.

3.7 Команда реализации проекта

В основе формирования команды проекта лежит принцип оптимальности, предполагающий подбор квалифицированных специалистов, способных реализовать разработанные мероприятия. Для обеспечения коммуникаций внутри команды проекта регулярно будут проводиться общие собрания, возможно также личное общение руководителя проекта с отдельными участниками команды для проработки конкретных задач в рамках проекта. Помимо вертикальных коммуникаций (между руководителем команды проекта и ее участниками), будут поддерживаться также горизонтальные коммуникации (между участниками проекта). Для этого будут использоваться как технические средства коммуникации - мессенджеры, корпоративный чат, так и персональные коммуникации - личные встречи, обсуждения и дискуссии.

Таблица 3.4 Команда реализации проекта

Должность	Обязанности
Координатор проекта	Выбор и инструктаж персонала проекта. Сопровождение и управление проектной работой в целом. Координация работы каждого члена команды. Принятие решений, касающихся проектной деятельности.
PR- специалист	1. Организация специальных мероприятий в рамках реализации проекта и их контроль. 2. Налаживание эффективной коммуникации с представителями СМИ. 3. Координация и контроль размещения публикаций в СМИ. 4. Ведение сайта. 5. Размещение информации в социальных сетях.
Менеджер проекта	1. Подготовка необходимой документации; 2. Оповещение сотрудников о проводимых мероприятиях. 3. Подготовка информационных писем и их рассылка.
Информационный менеджер	1. Взаимодействие со стейкхолдерами в рамках проекта (преимущественно СМИ); 2. общение с сотрудниками учреждения; 3. работа по реализации мероприятий проекта; 4. промежуточная и итоговая оценка эффективности проекта.

3.8 Эффективность проекта поместите этот пункт последним

Наиболее сложным этапом любой PR-кампании является оценка эффективности. Это касается и кампаний, направленной на формирование положительного имиджа организации. В качестве возможных методов оценки эффективности проведенных PR-мероприятий можно провести по завершению кампании такие качественные и количественные методы исследования как контент-анализ региональных СМИ (количество публикаций, их содержание), анализ посещаемости сайта, анкетирование целевой аудитории на предмет отношения, уровня доверия к учреждениям уголовно-исправительной системы.

Для оценки результативности проекта нам потребуется определить те результаты, которые будут получены в процессе реализации. Эти результаты можно разделить на результаты продукты (они носят физический характер, предметны и конкретны), а также результаты эффекты (это определенные изменения в коммуникативном пространстве организации, которые нельзя напрямую увидеть, но которые тем не менее можно отследить с помощью проведения повторных исследований - коммуникационного аудита, интервьюирования сотрудников и т.д.).

Перечень результатов продуктов и результатов эффектов, которых мы ожидаем достичь по средствам реализации предложенных мероприятий, представлены в таблице 3.5.

Таблица 3.5 Результаты проекта

Мероприятие	Результат-продукт	Результат-эффект
1. Разработка нового сайта	Техническое задание на сайт, договор, заявка на проведение тендера, макеты сайта, готовый сайт	Напишите те эффекты , которые вы обозначите в цели
2. Увеличение количества открытых данных, размещаемых на сайте.	Статьи 2шт., пресс-релизы, материалы для наполнения разделов, фото и видео сюжеты Обязательно проставьте число у указанных продуктов	Повышение уровня информированности стейкхолдеров о деятельности учреждения, содействие политики информационной открытости учреждения
3. Проведение конференции	Программа конференции, материалы для участников	Укрепление взаимодействия со стейкхолдерами, улучшение отношения правозащитных организаций к …
4. Проведение открытых лекций	Программа лекций, материалы для участников	Реализация пропагандистского направления работы
5. Разработка пакета документов для коммерческих организаций	Техническое задание, заявка на проведение тендера, макеты документов, электронная и бумажные версии документов	Формирование имиджа учреждения как производителя качественной продукции, укрепление отношений с коммерческими компаниями
6. Создание обновленного каталога продукции	Техническое задание, заявка на проведение тендера, электронная и бумажные версии каталога, фотографии и текст описания	Возможность выгодным образом визуально представить продукцию коммерческим компаниям увеличение спроса или сбыта продукции на ?%

Эффективность проекта определена на основе нескольких моделей оценки эффективности, представленных в таблице 3. Это пример, заполните эту таблицу для своего проекта

Целевая модель	Проект будет эффективен при достижении целевых показателей до 90%: при снижении уровня конфликтности в коллективе до конца 2017 года на 80 %
Системно - ресурсная модель	Проект будет эффективным при финансовом обеспечении не менее 50% общего бюджета.
Модель с ориентацией на степень удовлетворённости стейкхолдеров	Проект будет эффективным при удовлетворенности сотрудниками ГУ МЧС не менее 80% (анкетирование).

3.9 Риски проекта и пути их минимизации

Реализация мероприятий, основанных на предложенных стратегиях, сопряжена с рядом рисков, которые мы рассмотрим таблице ниже.

Таблица 3.6 Риски проекта

Технические	Внешние	Организационные	Управленческие
Поломка компьютера, принтера, телефона	Наличие негативно настроенных организаций	Отсутствие поддержки сотрудников	Дефицит финансирования
Отсутствие интернет - связи, ее плохое качество	Неэффективное проведение коммуникаций с населением	Небольшой опыт коммуникаций внутри проектной группы	Отсутствие контроля исполнения проекта
Отсутствие необходимого программного обеспечения	Отсутствие стейкхолдеров, заинтересованных в реализации проекта	Временная нетрудоспособность некоторых членов группы	Нерациональная расстановка приоритетов
Уровень квалификации участников команды проекта не соответствует поставленным задачам	Низкая вовлеченность целевых аудиторий мероприятия проекта	Конфликт внутри проектной группы	Несвоевременность подготовки документации проекта

Пути минимизации рисков включают в себя:

1. Учет опыта аналогичных проектов - позволит использовать в рамках проекта успешные, проверенные технологии и избежать ряда ошибок.

2. Распределение рисков между участниками проекта - необходимо максимально предусмотреть соблюдение интересов сторон в случае возникновения как внутренних, так и внешних рисков.

3. Выделение ресурсов для управления проектом - для эффективного выполнения проекта им необходимо эффективно управлять (в том числе рисками), для чего необходимы соответствующие ресурсы: команда проекта и бюджет.

4. Внесение изменений в проектные решения - проектные разработки должны отличаться определенной гибкостью, возможностью внести корректировки на любом этапе реализации проекта.

5. Привлечение независимых экспертов - чтобы компенсировать недостаток знаний в предметной области выполнения проекта, недостаток человеческих и временных ресурсов, целесообразно рассмотреть вариант привлечения независимых экспертов.

Таблица 3.7 Пути минимизации рисков

Классификация рисков	Характеристика рисков	Пути минимизации рисков
Проектные	Риск возникновения ошибок, неточностей в проектной разработке	1. Проведение предварительных исследований. 2. Учет опыта аналогичных проектов.
Технические	Неправильное использование технических устройств	1. Создание условий для эффективной эксплуатации технических средств.
Финансовые	Риск перерасхода бюджета, возникновение непредвиденных расходов	1. Включение резервного фонда в бюджетную смету. 2. Работа над оптимизацией бюджета.
Организационные	Ошибки в планировании, неэффективный контроль за реализацией проекта	1. Налаживание коммуникаций между членами команды проекта. 2. Промежуточный и текущий контроль. 3. Регламентирование работы по проекту.

Таким образом, проведенные в рамках коммуникационного аудита исследования позволили выявить ряд проблем, которые были положены в основу проектирования, цель разработки проекта - повышение эффективности PR-деятельности ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области. В основу проектирования будут положены выделенные нами приоритетные стратегии развития PR-направления в организации.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Азарова Л.В., Иванова К.А., Яковлев И.П. Организация PR-кампаний. СПб: ЛЭТИ. 2012. 68 с.

2. Барежев В.А., Малькович А.А. Организация и проведение PR-кампаний. СПб: Питер. 2010. 240 с.

3. Бикметов Е.Ю., Связи с общественностью в государственном и муниципальном управлении. Уфа, 2013. 132 с.

4. Блэк С. Введение в паблик рилейшнз. М.: Феникс. 2014. 320 с.

5. Блэк С. Паблик рилейшнз. Что это такое? М.: Модино Пресс. 2012. 360 с.

6. Буари Ф. Паблик Рилейшнз, или Стратегия доверия. М.: Инфра-М. 2011. 416 с.

7. Бурлакова Е.К. Управление деятельностью PR-служб в органах местного самоуправления // Связи с общественностью в государственных структурах. № 4. 2014. С. 12.

8. Быков И.А. Организация и проведение PR-кампаний. М.: Эксмо. 2009. 254 с.

9. Васильева М.М. Связи с общественностью в органах власти. М., 2014. 122 с.

10. Головлева Е. Массовые коммуникации и медиапланирование. М.: Деловая книга. 2009. 352 с.

11. Катлип С., Сентер А., Брум Г. Эффективные паблик рилейшнз. М.: Вильямс. 2012. 624 с.

12. Китчен Ф. Паблик рилейшнз: принципы и практика. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2014. 420 с.

13. Комаровский В.С. Связи с общественностью в политике и государственном управлении. М., 2009. 229 с.

14. Кондратьев А.В. Связи с общественностью. М.: Академический проект. 2008. 173 с.

15. Кондратьев Э.В., Абрамов Р.Н. Связи с общественностью. М.: Академический Проект, 2009. 240 с.

16. Кочеткова А.В. Теория и практика связей с общественностью. СПб.: Питер. 2011. 240 с.

17. Крылов А.Н. Коммуникационный менеджмент и public relations: Лексикон и практикум. М.: Нац. ин-т бизнеса, 2010. 96 с.

18. Кузнецов В.Ф. Связи с общественностью: Теории и технологии. М.: Аспект-Пресс, 2009. 194 с.

19. Леонтьев Г. С. Коммуникации в органах власти // Вестник. 2010. №4.

20. Макаров А.А. Связи с общественностью в органах власти. М.: Юрайт, 2011. 180 с.

21. Мурашко Ю.М. Планирование и проведение PR-кампаний. СПб: Литера. 2005. 336 с.

22. Нечаев Д.А. Оценка эффективности PR-деятельности в государственных структурах РФ (региональный уровень) // Связи с общественностью в государственных структурах. № 4. 2014. С. 19.

23. Овчинникова М.А. Связи с общественностью как функция органов власти. М., 2008. 320 с.

24. Русаков А.Ю. Связи с общественностью в государственных структурах. СПб.: Питер, 2011. 260 с.

25. Саблина С.Г. Коммуникация и общественные связи. Западные теории, методология, практика. М.: Альпина Паблишер. 2009. 307 с.

26. Сафаров Р.А. Общественное мнение и государственное управление. М., 2005. 134 с.

27. Тарашвили Е. Связи с общественностью в государственных структурах. М., 2009. 240 с.

28. Тимофеев М.И. Связи с общественностью (паблик рилейшнз). М.: РИОР, 2012. 207 с.

29. Тучков С.М. Связи с общественностью в политических, государственных и муниципальных организациях. М.: Юрайт, 2009. 188 с.

30. Узнадзе Д.Н. Философия. Психология. Педагогика. Наука о психической жизни. М.: Дашков и Ко, 2009. 367 с.

31. Ушанов П.В. Медиа рилейшнз. Основные аспекты взаимодействия СМИ и Public Relations. М.: Наука. 2012. 80 с.

32. Федотова Л. Социология массовых коммуникаций. Теория и практика. М.: Юрайт, 2014. 400 с.

33. Фокина Т.П. Теория организации и организационное проектирование. Пособие по неклассической методологии. Саратов: ПАГС, 1997. 240 с.

34. Харрисон Ш. Связи с общественностью. М.: Манн, Иванов, Фербер, 2008. 220 с.

35. Хейвуд Р. Все о Public Relations. М.: БИНОМ. 2009. 256 с.

36. Черняева Т.И. Социальная репутация организации: опыт PR-проектирования. Саратов: ПАГС, 2012. 128 с.

37. Чумиков А.Н. Связи с общественностью. М.: Дело АНХ. 2010. 608 с.

38. Шадрин А.Е. Социальное партнерство и развитие институтов гражданского общества. М.: Дело, 2011.

39. Шалимова Л.А. Исторические основы связей с общественностью и их современная правовая регуляция // Власть. №2. 2014.

40. Шарков Ф.И. Паблик рилейшнз. М.: Академический проект, 2006. 552 с.

41. Шишкин Д.П. PR-кампании: методология и технология. СПб: Наука. 2006. 187 с.

42. Шишкина М.А. Паблик рилейшнз в системе социального управления. СПб.: Питер, 2012.

ПРИЛОЖЕНИЕ

1. Процесс расширения PR-активности учреждения уголовно-исполнительной системы в регионах на сегодняшний день является практикой достаточно новой. Это связано, в первую очередь, с историей и особенностями развития российской уголовно-исполнительной системы, которая на протяжении практически всего времени своего существования оставалась достаточно закрытой и не предполагала диалога с общественностью по вопросам своего функционирования. В условиях реформирования системы, принятия государственными органами концепции открытости это взаимодействие является необходимым условием, которое невозможно игнорировать. Как следствие, мы работаем по этому направлению.

2. Мы проводим активную работу по сбытовой деятельности, производимой продукции, ее рекламе. Что касается инструментов publicrelations, то они сейчас в зачаточном состоянии, если можно так сказать. В этом направлении сейчас проводится большая аналитическая работа.

3. ФКУ ЛИУ-3 осуществляет взаимодействие с пятью основными референтными группами: Сотрудники и государственные гражданские служащие уголовно-исполнительной системы; Осужденные и граждане, содержащиеся под стражей; Родственники осужденных граждан и граждан, содержащихся под стражей; Общественные объединения и организации (религиозные организации, общественные наблюдательные комиссии); Средства массовой информации.

4. Ключевыми направлениями PR-активности для нас сейчас являются: Реализация принципа информационной открытости; Обеспечение работы с открытыми данными; Обеспечение понятности государственной политики и программ, разрабатываемых ФСИН России; Общественное обсуждение и экспертное сопровождение деятельности учреждения; Формирование публичной отчетности по результатам деятельности.

5. Цель всех проводимых мероприятий - повышение уровня прозрачности деятельности учреждений уголовно-исправительной системы в целом, и ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области в частности, формирование культуры открытости сотрудников и государственных гражданских служащих, а также повышение уровня вовлеченности гражданского общества в процедуры выработки и реализации решений, формирование у граждан доверия к российской уголовно-исполнительной системе.

Размещено на Allbest.ru