- формирование единого информационного пространства в масштабах распределенных организаций. Современная система документооборота должна решить проблему географической удаленности людей (например, сотрудников филиалов или дочерних организаций) и обеспечивать возможность их совместной работы в рамках единой инфраструктуры;

- развитие корпоративной культуры, стимулируемое применением современных технологий для коллективной работы сотрудников и предоставляемых ими информационных и коммуникационных возможностей.[17]



2. Анализ транспортного предприятия

2.1 Общая характеристика ТОО «Мобил-С»

История одного из крупнейших сервисных компании нефтяного сектора Мангистауской области, компании "Мобил-С", началась более 10 лет назад.

Начиная свою деятельность с оказания услуг грузоперевозок, ТОО "Мобил-С", на сегодняшний день является одним из передовых сервисных компаний, оказывающая не только транспортно - логистические, но также ряд других профессиональных услуг для нефтедобывающих компаний.

Имея колоссальный опыт в данной отрасли, ТОО "Мобил-С", сумела заявить себя как надежный партнер, выполняющий возложенные обязательства оперативно и качественно - как главное кредо компании.

Компания находится в Мангистауской области городе Актау Республики Казахстан.

В организационной системе управления ТОО "Мобил-С" можно выделить три самостоятельных блока управления: эксплуатационный, технический и экономический, каждый из которых подчиняется соответствующему руководителю (схема 2).



Схема 2. Организационная структура управления ТОО «Мобил - С»

Система руководства состоит из следующих звеньев:

- директор - Жолдаспаев Аскар Таумуринович;

- главный инженер - Донбаев Жумалы;

- начальник ПТО - Фомин Виталий Александрович;

- инспектор по кадрам - Кадырова Зульфия Бегарысовна;

- главный технический руководитель по охране труда, технике безопасности и охране окружающей среды - Алишбаев Жаксылык Дабылович;

- ведущий инженер по ОТ, ТБ и ООС - Даулбаева Нургул Орысбаевна;

- начальник ОМТС и КО - Халиярова Анжелика Халмуханбетовна;

- специалист по маркетингу - Сеитова Айжан Бердиходжаевна.

Несмотря на то, что, в принципе, все руководители АТП выполняют управленческие действия, нельзя сказать, что все они занимаются одним и тем же видом трудовой деятельности. Отдельным руководителям приходится затрачивать время на координирование работы других руководителей, которые, в свою очередь, координируют работу сотрудников более низкого уровня и т.д. до уровня руководителя, который координирует действия неуправленческого персонала - людей, физически производящих продукцию или оказывающих услуги. Такое вертикальное развертывание разделения труда и образует уровни управления.[21]

Основная деятельность предприятия - это оказание транспортных услуг, в том числе с использованием специализированной техники:

- перевалка грузов, в том числе негабаритных до 80 тонн;

- перевозка пассажиров, простых грузов и оборудования, негабаритных грузов;

- перевозка опасных грузов по I - IV классам опасности;

- перевозка технологической жидкости (хозяйственно-фекальные и подсланевые, нефтесодержащие воды).

Услуги по поставке и утилизации:

- комплексное обслуживание нефтегазового месторождения;

- поставка и перевозка питьевой воды;

- комплексное обслуживание судов:

- бункеровка дизельного топлива, питьевой воды, технической воды;

- поставка смазочных материалов.

Помимо этого, компания занимается строительно-монтажными работами 3-категории, содержанием и текущим ремонтом автодорог, строительством бескаркасных арочных сооружений.[18]

Предприятие имеет в своем составе на 1 января 2016 года 255 единиц подвижного состава общей грузоподъемностью 4000 автотонн. Наряду с фирмой в этих подсекторах осуществляют свою деятельность ряд других транспортных организаций, число которых достигает свыше 50. В международных перевозках конкурентами фирмы по городу Актау выступают такие предприятия как: ТОО "Ойл Транспорт Корпорейшэн", ТОО "Argymak Transservice"; по всему Казахстану: ТОО MTK Cargo(г. Алматы), ТОО "Холдинг-Транс-Павлодар" (г. Павлодар), ТОО "СПМК" (г. Кызылорда), ТОО "Трансрудный Авто" (г. Рудный), а также ТОО "Нимэкс-Транс" (Южно-Казахстанская область).

Предприятие является ведущим по обслуживанию дорожных организаций, металлобаз и нефтебаз.

Постоянными потребителями услуг ТОО «Мобил-С» являются нефтедобывающие промысловые объединения, организации по обслуживанию судов в портах и морских платформ, промышленные предприятия, государственные учреждения и многие другие предприятия.

Производственные возможности и обширный сервис позволяют присутствовать в крупных проектах таких компаний как "Мангистаумунайгаз", "Каражанбасмунай", "Тасбулат Ойл Корпорейшн", "Ком-Мунай", "СМОС", "Казахстан Каспиан Оффшор Индастриз" и многие другие.

Предприятие имеет опыт работ на таких месторождениях как Тасбулат, Комсомольское, Дунга, Бузачи, Жетибай, Каламкас, Каражанбас, Емир, Актас, Туркменой, Курганой, Коныр, Каракудук и ряд других нефтегазовых месторождений.

Основные задачи ТОО «Мобил-С» на сегодняшний момент - это постоянное и успешное прохождение предквалификации и участие в тендерах по закупу транспортных услуг, проводимых ведущими предприятиями, а также:

- расширение парка автотранспортных средств и спецтехники;

- обучение и повышение квалификации работников;

- закрепление позиций в сфере оказания транспортных услуг;

- дальнейшее развитие и расширение предприятия.

В ТОО "Мобил-С", расположенная на берегу Каспийского моря, в городе Актау, в настоящее время трудится квалифицированный коллектив, проверенный временем и опытом, и обладает мощной материально-технической базой с широким спектром подвижного состава: самосвалы, бортовые автомобили, цистерны и тягачи, для дальнейшего ведения успешной деятельности.

Во владении предприятия сосредоточены следующие участки обслуживания автомашин:

- главная производственно-техническая база в Мунайлинском районе для управления всеми процессами деятельности предприятия, оперативного обслуживания и ремонта технических средств, четкому и налаженному реагированию представленным задачам;

- управляемый участок работ и производственная база в месторождении Каражанбас для ведения локальных обслуживающих и ремонтных работ субъектов предприятия;

- управляемый участок работ на месторождении Каламкас для ведения локальных обслуживающих и ремонтных работ субъектов предприятия;

- управляемый участок работ на месторождении Жетыбай;

- управляемый участок работ и производственная база в вахтовом поселке «Тасбулат» на месторождении Тасбулат, для ведения локальных обслуживающих и ремонтных работ субъектов предприятия;

- управляемый участок работ и производственная база в вахтовом поселке «Комсомольское» и производственную базу на месторождении Комсомольское для ведения локальных обслуживающих и ремонтных работ субъектов предприятия;

- управляемый участок работ на месторождении Каракудук для ведения локальных обслуживающих и ремонтных работ субъектов предприятия.

Положительными факторами текущего состояния предприятия являются:

- владение широким спектром подвижного состава: самосвалы, бортовые автомобили, цистерны и тягачи;

- приобретены новые автомобили для осуществления международных перевозок: Mercedes-Benz, МАЗ-5432 и МАЗ-64221. Грузоподъемность этих автомобилей свыше 20 тонн.[21]

2.2 Характеристика транспортных услуг

Там, где добывают полезные ископаемые или проводят разведку новых месторождений нефти и газа всегда работает специальная техника. Необходимость перебросить оборудование с одного участка работ на другой возникает достаточно часто. При этом почти 90% оборудования, например, для нефтегазовой отрасли - это тяжеловесные, негабаритные грузы[19]

ТОО «Мобил-С» имеет обширный парк автотранспортных средств и спецтехники производства ближнего и дальнего зарубежья, для работы с которыми привлекаются опытные операторы-водители, что обеспечивает качественное и своевременное выполнение работ.

Все транспортные средства укомплектованы первой медицинской помощью, противопожарным инвентарем и средствами связи. Это гарантирует, что каждое транспортное средство контролируется и заказчик может быть проинформирован о прибытии груза к пункту назначения.

Перевозка грузов осуществляется различными видами транспорта. Для каждой разновидности груза, в каждом частном случае компания ТОО «Мобил-С» выбирает наиболее оптимальные варианты маршрута и транспортного средства. Учитываются все пожелания и рекомендации грузоотправителя и грузополучателя.

В парке компании имеются транспортные средства, специально оборудованные для перевозки опасных и негабаритных грузов. Для перевозки и бункеровки топлива имеются специальные топливозаправщики марки Volvo, Scania и MAN вместимостью от 16 до 40 куб.м. Все они оснащены насосами, счетчиками, ТОDО соединениями и фильтрами тонкой очистки.

Автомобильные перевозки для нефтегазовых компаний имеют несколько важных преимуществ перед остальными видами транспорта: маневренность, гибкость и независимость. При возникновении непредвиденных обстоятельствах маршрут автоперевозчика можно быстро скорректировать, несложно организовать прямую перевозку от отправителя получателю, проще отслеживать движение груза в режиме реального времени.

Конечно, доставка крупногабаритного оборудования для буровых, геологоразведочного оборудования, спецтехники, емкостей требует тщательной предварительной подготовки. Выбор транспортного средства и расчет точек крепления производится в соответствии с особенностями каждого отдельного объекта. Маршрут для каждого груза также разрабатывается индивидуально, а затем согласовывается со всеми службами, по подведомственной территории которых проходит путь.

Комплексная, многосторонняя подготовка к перевозке крупногабаритного оборудования - залог успешного выполнения задачи

Для перевозки негабаритных грузов обычно используются многоосные платформы - тралы с гидравлической или пневматической подвеской, компенсирующей крен груза при движении. Остальные грузы перевозятся стандартными автофургонами разной тоннажности.

Автопарк компании ТОО «Мобил-С» состоит из 25 наименований техники, описанной в таблице А1.2 приложения А1.[21]

2.3 Проблемы АТП ТОО «Мобил-С»

На сегодняшний день остро стоит проблема экологичности транспортных средств. Этот вопрос коснулся и АТП ТОО «Мобил - С».

Данная тема определяет направление социльно - экономического развития мегаполиса.

Учитывая аксиоматичность экологизации транспорта, Актау интегрирует эффективные инструменты реализации транспортной политики, способствующие снижению антропогенного воздействия на окружающую среду. Данные мероприятия носят плановый и целенаправленный характер и осуществляются согласно городским целевым программам, а также на основании иных директивных документов. Поскольку автомобильный транспорт продолжает оставаться превалирующим источником отрицательного воздействия на окружающую среду, одним из ключевых путей снижения негативного влияния на экологию города является использование альтернативных экологически чистых видов моторного топлива.

Также немаловажной проблемой является простой техники. Вред, приносимый простоями производства настолько велик, что невольно хочется назвать простои самой главной потерей. В самом деле, если основная задача производства - создание ценности для потребителя с целью получения прибыли, то во время простоев создание ценности попросту невозможно, а, следовательно, предприятие терпит убытки из-за недополученной прибыли. Кроме того, простои приводят к срыву сроков выполнения заказов, а значит и к ухудшению отношений с клиентами.

Для того, чтобы системно понять связи между фактами простоев производства и причинами, которые данные простои вызывают, потребуется ввести классификацию простоев по причинам их возникновения.

Приведем некоторые доводы, по каким причинам возникают простои:

- несовершенство оборудования (по причине дефектов поставки, по причине несоответствующего проведения профилактических работ);

- несоответствие самого оборудования или его комплектующих (несоответствие качества комплектующих);

- несовершенство обслуживания (т.е. низкая квалификация персонала, несовершенство выполнения ремонтных работ, несовершенство регламентных документов);

- переходы на другой вид оснащения;

- факторы окружающей среды.

К замедляющим бесперебойную работу факторам можно также отнести электронный документооборот компании, а именно обесточивание базы, в результате чего весь персонал не имеет доступа к виртуальной базе данных.[20]

2.4 Характеристика производственно-хозяйственной деятельности предприятия

Продукцией предприятия ТОО «Мобил - С» является перевозка грузов, специфика которой заключается в том, что производство совпадает с ее реализацией, в результате чего не может быть незавершенного производства. Процесс производства транспортной продукции происходит за пределами предприятия. Стоимость перевозки груза автомобильным транспортом добавляется к стоимости производства этого груза. В результате перемещения продукции в сфере обращения с ней происходит важная материальная перемена ее местоположения по отношению к потребителю. Стоимость транспортной продукции создается по законам присущим всем отраслям материального производства. На перемещение затрачивается живой труд работников, занятых на автомобильном транспорте, и общественный труд, воплощенный в подвижном составе и предметах труда.[22]

Особенность продукции автомобильного транспорта предопределяет отсутствие сырья в составе средств транспортного производства.

Для выполнения производственной деятельности автотранспортное предприятие (АТП) «Мобил - С» имеет следующие категории работающих:

- рабочие (водители, ремонтные и вспомогательные рабочие);

- аппарат управления.

Преобладающее место в структуре категорий работающих занимают рабочие и в их числе водители. К рабочим относятся лица, непосредственно участвующие в создании продукции, а также лица, обеспечивающие производственный процесс.

Площади автотранспортного предприятия (АТП) по своему функциональному назначению подразделяются на три основные группы:

- производственно - складские;

- хранения подвижного состава;

- вспомогательные.

В состав производственно - складских помещений входят зоны технического обслуживания (ТО) и технического ремонта (ТР), производственные участки ТР, а также технические помещения энергетических и санитарно-технических служб и устройств (компрессорные, трансформаторные, насосные, вентиляционные камеры). В состав площадей зон хранения (стоянки) подвижного состава входят площади стоянок (открытых или закрытых) с учетом площади, занимаемой оборудованием для прогрева автомобилей (для открытых стоянок), рамп и дополнительных поэтажных проездов (для закрытых многоэтажных стоянок) (схема А2.3 приложения А2).[23]

ТОО «Мобил - С» располагает условиями открытого хранения подвижного состава без подогрева; доля автомобилей с независимым выездом -- 100 %, угол расстановки на стоянке -- 90^о. В состав вспомогательных площадей предприятия входят:

- санитарно - бытовые помещения;

- пункты общественного питания;

- здравоохранения;

- управления;

- культурного обслуживания.[24]

информационный электронный документационный алгоритм

2.5 Обзор СЭД «PayDox» на предприятии ТОО «Мобил-С»

Весь документооборот на предприятии ТОО «Мобил - С» осуществляется с помощью автоматизированной системы «PayDox». Это наиболее удобная, простая во внедрении и применении система, с необходимым набором функций, с использованием современных компьютерных средств.

Организация системы - трехуровневая. «Тонкий клиент» на рабочем месте пользователей - Internet браузер, сервер приложений - web - сервер, сервер БД в качестве подсистемы хранения и обработки информации (рисунок 6).[25]

Рисунок 6. Уровни в АС «PayDox»

Структура электронного документа. Документ в «PayDox» состоит из карточки документа и возможных к нему источников внешних данных. Карточка документа содержит набор стандартных реквизитов и несколько дополнительных реквизитов. Источник внешних данных представляет собой одну или несколько таблиц дополнительных реквизитов. Типичный пример такого документа - счет - фактура.

Если документ имеет подчиненные документы, то для каждого подчиненного документа заводится отдельная карточка, соответствующая его типу. В карточке подчиненного документа указывается индекс родительского документа. При просмотре карточки родительского документа система выдает список всех подчиненных документов с гиперссылками на карточки этих документов (рисунок 7).[26]



Рисунок 7. Модель электронного документа в АС «PayDox»

Отличительными чертами АС «PayDox» являются следующие:

- система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков;

- организация современной технологии делопроизводственного процесса на основании действующих стандартов и нормативов;

- более наглядный и удобный интерфейс системы;

- более простой и понятный алгоритм (технология работы) для пользователя при выполнении основных функций системы (регистрация документа, поиск);

- создание единого информационного пространства предприятия;

- обеспечение надежности учета и хранения документов;

- организация эффективной защиты информации;

- гибкость и простота настройки, обслуживания и администрирования;

- возможность работы с системой специалиста со средними знаниями современных компьютерных технологий;

- отсутствие особых условий установки и эксплуатации, а также отсутствие необходимости в покупке и внедрении дополнительного программного обеспечения сторонних разработчиков.[27]

2.5.1 Работа с внешней документацией

В нашей организации офис - менеджер ведет общее документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно - распорядительных документов. А также офис - менеджер контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля, организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном. В своей работе, он пользуется только автоматизированной системой, что значительно упрощает его работу, помогая рационально использовать свой труд.

Работа с входящим документопотоком осуществляется по следующей цепочке (рисунок 8):

- получение документа;

- экспедиционная обработка;

- рассмотрение документа;

- регистрация;

- передача адресату (конкретное подразделение);

- рассмотрение руководителем подразделения;

- назначение и передача исполнителю;

- исполнение документа;

- контроль за исполнением;

- направление документа в дело.

Регистрация входящих документов ТОО «Мобил - С» осуществляется путем занесения данных/сведений в журнал регистрации входящих документов (таблица 3).[28]



Таблица 3. Форма регистрационного журнала для входящих документов

Дата получения	Входящий №	Дата и № документа	Корреспондент/кто подписал	Заголовок	Исполнитель	№ дела, в которое подшит документ
1	2	3	4	5	6	7

Рисунок 8. Маршрут движения электронного письма

Работа с исходящей документацией. Немного иначе состоит процесс работы с исходящей документацией. Первым этапом можно считать инициирование проекта исходящего документа, который осуществляется путем выдачи задания руководителем подразделения или вызвано необходимостью в ответе на полученный документ самим адресатом. Сама разработка состоит из выбора вида документа и составления стандартного или определенного текста. На панели инструментов пользователь выбирает подкоманду Виды документов, где приводятся различные виды документов и методы их обработки. Можно добавить новый вид документа, удалить один из выбранных видов или распечатать его.

Далее производится согласование данного проекта документа с заинтересованными подразделениями: внутреннее согласование (визирование). Оно осуществляется посредством пересылки через встроенную почтовую службу проекта документа на рабочие места заинтересованных в нем лиц. Все необходимые замечания по данной разработке прикрепляются специалистом к отдельному файлу, отправляются вместе с копией электронного файла проекта документа и подписываются с использованием электронно - цифровой подписи (ЭЦП).

После согласования (визирования) документ направляется руководителю на подпись. Подпись производится посредством ЭЦП. Далее документ регистрируется аналогично, регистрации входящего документа.

Зарегистрированный документ, в зависимости от адресата, распечатывается и передается в бумажном виде посредством различных средств коммуникации. Исходящий документ после его отправки помещается на оперативное архивное хранение с указанием в регистрационной карточке номера дела по номенклатуре дел подразделения, к которому относится данный документ.

Таким образом, автоматизированная система «PayDox» помогает создать единое пространство управления рабочей структурой и осуществлять сквозной контроль за исполнением заданий, выданных менеджерам.

Схематически работу с исходящей документацией на примере электронного письма можно изобразить следующим образом (рисунок 9):

Рисунок 9. Цепочка обработки исходящей документации

В регистрационный журнал исходящих документов ТОО «Мобил - С» выписываются, как правило, следующие сведения (таблица 4):



Таблица 4. Форма регистрационного журнала для исходящих документов

Дата документа	Исходящий №	Куда и кому адресован	Краткое содержание кто подписал	Исполнитель/ кто принял	Примечание (кто принял документ)	№ дела, в которое подшит документ
1	2	3	4	5	6	7

2.5.2 Электронная работа с внутренней документацией

Работа с внутренней документацией состоит из следующих этапов:

- получение указания на разработку;

- подготовка проекта документа;

- согласование (визирование);

- регистрация в подразделении;

- передача адресату;

- отметка о доставке;

- выдача (оформление) резолюций;

- постановка на контроль;

- отчет об исполнении;

- помещение документа в дело, текущее и архивное хранение.[29]

Работа с внутренней документацией производится только в электронном виде и с электронными файлами документов и начинается с момента получения указания на разработку документа или в случае возникновения необходимости в ответе на полученную корреспонденцию. Получение задания производится аналогичным образом, описанным выше. Следует добавить, что в автоматизированной системе, установленной в нашей организации, существует управление рабочим временем пользователя. Система обеспечивает интеграцию Off - line рабочего места исполнителя задания с планировщиком Microsoft Outlook.[28]

В регистрационный журнал внутренних документов компании вписываются, как правило, следующие сведения (таблица 5):

Таблица 5. Форма регистрации журнала для внутренних документов

Дата и № поступления	Дата и № документа	Структурное подразделение	Вид документа	Содержание	Исполнитель	№ дела, в которое подшит документ
1	2	3	4	5	6	7

2.5.3 Вычисление расходов по внедрению АС

Сначала подсчитаем все расходы на внедрение системы.

- Стоимость одной лицензии ПО. Обычно эта цифра в существенной степени зависит от числа закупаемых лицензий, то есть от количества рабочих мест в СЭД, и в нашем случае равна 120 евро. Поскольку количество рабочих мест равняется 270, где 95 из них - имеют то или иное отношение к электронной документации, а стоимость корпоративной лицензии ПО PayDox Enterprise до 100 рабочих мест равна 12000 евро, получим, что стоимость внедрения составила 378*12,000 = 4,536,000 тенге.

- Стоимость дополнительной техники, необходимая для внедрения СЭД (компьютеры, принтеры, сканеры и т. д.). Величина, в большинстве случаев практически пропорциональна количеству рабочих мест. Такая пропорциональность соблюдается, если не требуется закупка дорогой специализированной техники, например, промышленных сканеров. Коэффициент пропорциональности, очевидно, зависит от текущей степени оснащенности техникой. Стоимость техники на одного сотрудника = 175770 тенге. Данные указаны исходя из современных цен на технику (компьютеры, сканеры, принтеры и т.д.). Коэффициент недооснащенности может быть от 10 до 40%, по большинству организаций эта цифра вряд ли больше. В данном случае требуется дооснащение техникой на 25%. Стоимость дополнительного оборудования в этом случае составила примерно: дооснащение = 0,25*4,536,000 = 1,134,000 тенге.

- Стоимость работ по внедрению системы. Эта величина не пропорциональна размеру организации, но, естественно, находится в определенной зависимости от него. Стоимость внедрения в существенной степени зависит от того, чьими силами оно будет проводиться и во сколько этапов. Здесь, ТОО «Мобил - С» располагает собственным штатом сотрудников, способных организовать внедрение системы, и ей нужно было только привлечь консультанта для решения наиболее сложных проблем. Типовой объем работ по внедрению информационных систем такого класса составил порядка 5 человеко-месяцев. Из них примерно 2 человеко-месяца - работа консультанта. Добавим еще два человеко-месяца с учетом достаточно большого количества сотрудников в организации. Средняя стоимость собственного персонала типичного ведомства - примерно 75330 тенге/месяц. Стоимость предоставленных консультантом услуг - от 251100 до 753300 тенге в месяц. Итого получаем оценку стоимости работ по внедрению: 5*75 330 + 2*480 800 = 1 338 250 тенге. Таким образом, суммарные расходы по внедрению такой системы при разумной организации процесса составили: 4,536,000 + 1,134,000 + 1,338,250 = 7,008,250 тенге. Перейдем теперь к "доходной части".

2.5.4 Оценка эффекта внедрения СЭД

Начнем с оценки прямой экономии средств. Пусть она включает только стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это постоянные расходы, поэтому посчитаем расходы в месяц, чтобы затем оценить сроки окупаемости.

Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать исходя из возможностей одного сотрудника, прочитать и усвоить определенное количество страниц - документов в месяц. На основе простого эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов документов. С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает один сотрудник в течение рабочего дня, не может быть меньше одного полного документа, то есть 4 - 5 страниц, иначе этот сотрудник не работает с документами, а значит - не представляет интереса с точки зрения внедрения СЭД. Предположим, что на одного сотрудника средней организации приходится 25 страниц в день.

Если Р - стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать), то месячные расходы на бумагу составят 21*25*P*N, где 21 - количество рабочих дней в одном месяце. Допустим, что один напечатанный в организации лист стоит примерно 3 тенге. Тогда: расходы на бумагу = 21*25*3*95 = 149 625 тенге/месяц.

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить сложнее. В первую очередь она складывается из следующих факторов:

- экономия усилий за счет повторного использования существующих документов;

- экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации;

- ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.

Попытаемся перевести эти факторы в конкретные оценки. Так как любая организация постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то очевидно, что возможность повторного использования существующих документов весьма реальна. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое повторное использование - устоявшаяся практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент повторного использования в большинстве случаев равен нулю. Исходим из того, что практически для любого документа в достаточно давно существующей организации найдется прототип. Чаще всего от прототипа можно будет "взять" от 20 до 30%. Поэтому будем исходить из коэффициента повторного использования в 25%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 30% своего рабочего времени, то общая экономия времени сотрудников составит примерно 7,5% (0,25*0,30) от их полного рабочего времени.

Экономия времени на поиск документа. В реальности эта цифра, скорее всего, находится в диапазоне 5 - 10%. Для определенности возьмем 5,5%. Таким образом, общая экономия рабочего времени по этим двум факторам составит примерно 13% (7,5%+5,5%).

Ускорение бизнес - процессов - наиболее очевидная выгода от внедрения СЭД. При бумажном документообороте почта сотрудникам обычно разносится канцелярией два раза в день. Таким образом, в зависимости от списка согласования документ может проходить инстанции от трех дней до месяца и более. Любая задержка исполнения только увеличивает этот срок. Контроль задержки исполнения по отдельным документам невозможен, а комплексный контроль исполнительской дисциплины отдельного сотрудника осложняется непрозрачностью его деятельности. При внедрении СЭД документы передаются в следующую инстанцию сразу же после исполнения. При любых задержках кем - либо из исполнителей можно видеть как сроки задержки, так и загрузку исполнителя другими работами, и соответственно можно принять меры. С учетом этого документ, который обычно исполняется не менее трех дней, может быть исполнен в один - два дня, а время исполнения документов, которые проходят через многостадийное утверждение и согласование, может быть сокращено в несколько раз. Другими словами, это еще 10 - 30% экономии рабочего времени.

Таким образом, наиболее пессимистичная оценка экономии трудозатрат составила величину около 20%. Исходя из средних месячных расходов на одного сотрудника в типовом ведомстве в 75 330 тенге, можно считать, что внедрение СЭД позволяет сэкономить:

- экономия = 75 330*95*0,20 = 1,431,270 тенге/месяц.

Получаем, общую экономию за месяц, равную 149 625 + 1,431,270 = 1,580,895 тенге. При расходах в 7,008,250 тенге срок окупаемости внедрения СЭД составит менее года.

Схематически расходы бумаги и времени до и после внедрения автоматизированной системы можно проиллюстрировать в следующей таблице (таблица 6):

Таблица 6. Выгода, полученная после внедрения АС

Расходы на бумагу, тг/мес.
до	после
149 625	29 925
Экономия1 = 20 %
Затраты на время, ч/мес.
1) повторное использование документов
до	после
30% (от рабочего времени)	22,5% (от рабочего времени)
Экономия2 = 7,5 %
2) поиск нужных документов
до	после
10% (от рабочего времени)	4,5% (от рабочего времени)
Экономия3 = 5,5 %
3) ускорение всех бизнес-процессов, дни
до	после
от 3 - 5 дн.	от 1 - 2 дн.
Экономия4 = 33 %
Итого экономии: 66 %

В приведенном выше подсчете можно легко выявить недостатки:

- стоимость внедрения СЭД могла оказаться выше в несколько раз - в зависимости от того, какая форма внедрения была выбрана, и насколько требования организации отличаются от возможностей, уже заложенных в систему.

- эффективность от внедрения может быть не столь очевидной, хотя, на мой взгляд, 20% экономии усилий - вполне достижимая величина для организации, постоянно работающей с документами. Надо учитывать, что если объем работы с документами в организации недостаточен для того, чтобы можно было говорить о столь существенной экономии ресурсов, то и требования к системе будут существенно более простыми, а значит, стоимость внедрения, модернизации техники и т. д. может оказаться гораздо ниже.[28]

2.6 Алгоритм обслуживания заявок транспортной системой

Функционирование транспортной системы неизбежно приводит к потреблению ресурсов из внешней среды. Для эксплуатации автомобиля необходимо иметь достаточный запас топлива, но этим потребление ресурсов не ограничивается. Рано или поздно, наступает момент, когда любое изделие требует технического обслуживания, ремонта или утилизации. Для осуществления технологических процессов: технического обслуживания (ТО) и ремонта (Р) автомобилей, в свою очередь, также необходимы ресурсы: смазочные материалы и специальные жидкости, запасные части, расходные материалы, производственные площади, технологическое оборудование, электричество, теплоносители и пр.

Их объём зависит от надежности автомобилей, интенсивности и условий эксплуатации. Поток требований на технические воздействия и ресурсы - последовательность во времени событий, заключающихся в необходимости проведения технических воздействий определенного вида над определенными автомобилями или снабжения транспортной системы ресурсами определенного вида и в определенном количестве. При отсутствии компенсации или недостаточном ее уровне система регрессирует и переходит в состояние отказа. При избыточном восстановлении увеличивается себестоимость транспортной работы. Для того, чтобы компенсирующее воздействие соответствовало реакции системы, необходимо знать закономерность ее изменения во времени T. Формула принимает следующий вид

R = f(T) (2.6.1)

где f(Т) - закономерность изменения во времени, ч.;

R - компенсирующее воздействие, ч.

На предприятии ТОО «Мобил - С» функции компенсирования выполняют такие отделы как: отдел материально-технического снабжения (ОМТС), производственно-технический отдел (ПТО), ремонтно-механическая мастерская (РММ), служба эксплуатации (диспетчерская), отдел главного механика и энергетика (ОГМ и Э), склад, контрольно-технический пункт (КТП) и др. Рассмотрим основные отделы как подсистемы транспортной системы.

Служба эксплуатации. Входящим потоком в данную подсистему является поток заявок на автомобили. Внутри системы формируется поток обслуженных заявок - X_ОБЗ(t), поток сорванных заявок - X_СЗ(t), поток отклоненных заявок - X_ОТЗ(t), поток автомобилей в эксплуатации -- X_ЭАВТ(t).

Производственно-технический отдел. Входящим потоком является поток эксплуатируемых автомобилей. Для эффективного функционирования транспортной системы необходимо своевременно удовлетворять потребность в ресурсах, поэтому на выходе формируются потоки требований на: исправные автомобили - X_ИСП(t), водителей - X_ВОД(t), дизельное топливо - X_ДИЗ(t), бензин - X_БЕНЗ(t).

Контрольно-технический пункт. Входящим потоком является поток эксплуатируемых автомобилей, на выходе - поток исправных автомобилей и поток автомобилей, требующих проведения технических воздействий i-того вида - X_РММi(t).

Ремонтно-механическая мастерская. Поток требований на технические воздействия i-того вида поступает в ремонтно - механическую мастерскую (РММ) и является входящим потоком для данной подсистемы. Внутри системы формируется поток исправных автомобилей, поток обслуживаемых автомобилей - X_{ОБСЛУЖi}(t) и потоки заявок на некоторые виды материальных ресурсов: новые автомобили - X_НОВАВТ(t), новые агрегаты - X_НОВАГР(t), запасные части - X_ЗЧ(t), ремонтные материалы - X_РЕМ(t), новое технологическое оборудование для ТО и Р - X_ТОБ(t), смазочные материалы - X_СМ(t), специальные жидкости - X_СЖ(t), шины - X_ШИН(t), аккумуляторы - X_АКК(t). Также формируются потоки требований на людские ресурсы: ремонтные рабочие k - той квалификации - X_Лk(t), подсобно - вспомогательные работники - X_ЛПВ(t).

Склад. Для эффективного функционирования технической службы как подсистемы необходимо своевременно удовлетворять потребность в ресурсах. Склад является вспомогательным звеном в технологических процессах транспортной системы. Если рассмотреть склад как подсистему, то на входе в данную подсистему поступает поток заявок на вышеперечисленные ресурсы от различных элементов транспортной системы и поток новых ресурсов - X_НОВi(t). На выходе - поток неудовлетворенных заявок и текущий запас i - того ресурса на складе - З_i(t), т.е. исходный поток уменьшается на величину запаса и увеличивается на величину поступления. Поток неудовлетворенных заявок на i - тый ресурс рассчитывается по формуле

X_НЗi(t) = X_Пi(t) - З_i(t) (2.6.2)

где X_Пi(t) - поток i - того поступления ресурса,

З_i(t) - текущий запас i - того ресурса на складе.

Запас i - того ресурса на складе

З_i(t) = X_НОВi(t) + З_i(t) (2.6.3)

где X_НОВi(t) - поток новых ресурсов,

З_i(t) - текущий запас i - того ресурса на складе.

Отдел материально - технического снабжения. Поток неудовлетворенных заявок поступает в отдел материально - технического снабжения (ОМТС). Данные виды ресурсов поступают в систему из внешней среды после того, как будет сформирован план закупок, выбран поставщик, произведена оплата и доставка ресурсов в систему. Ресурсы поступают от различных поставщиков, поэтому удовлетворение данных потребностей проходит с разной скоростью. ОМТС можно представить как подсистему транспортной системы. На входе в данную подсистему поступает поток неудовлетворенных заявок на i - тый ресурс, а на выходе - поток поступивших ресурсов, которые направляются на склад или иные подразделения. Для моделирования каждого потока составляется отдельный алгоритм на основе моделей. Примерный алгоритм обслуживания заявок транспортной системой представлен на рисунке А₄.7 приложения А₄.[30]

2.7 Дальнейшие перспективы развития компании

Транспортная логистика все более тесно интегрируется с информационной системой логистики. Тем самым происходит внедрение информационно-компьютерной поддержки современных логистических технологий в транспортном процессе. Благодаря оперативному использованию информации удается ускорить транспортировку за счет согласованности всех звеньев транспортной цепочки.

Под развитием автотранспортного предприятия понимается общее перспективное направление на развитие и достижение долгосрочных целей предприятия.

Основными целями ТОО «Мобил - С» на перспективный период являются получения прибыли путем оказания транспортных услуг и формирование базы постоянных клиентов. Для реализации поставленных целей ТОО «Мобил - С» предстоит решить проблему финансирования и снижения себестоимости услуг.

В ходе работы были изучены основные показатели эффективности использования автотранспорта ТОО «Мобил - С» и структуры себестоимости, в результате чего были сформированы основные направления для реализации поставленных целей.

Повышение эффективности использования автотранспорта ТОО «Мобил - С» можно достичь за счет нереализованных резервов, среди них:

- изменение количества машин;

- сокращение целодневных простоев автомашин;

- сокращение внутрисменных простоев;

- повышение среднетехнической скорости движения;

- сокращение холостых пробегов автомашин;

- изменение средней грузоподъемности;

- более полное использования грузоподъемности машин.

Продолжится насыщение и развитие рынка автотранспортных услуг на основе создания условий конкуренции автотранспортных предприятий.

Экологические требования к автомобильному транспорту станут все более ужесточаться не только при выполнении международных перевозок груза, но и при работе на внутреннем рынке.

Предпринимаются попытки упрощения перевозочных документов грузовых тарифов, системы взаимных расчетов за перевозки между отправителями, получателями и транспортными организациями. Но, по сути дела, устаревшую технологию коммерческой работы накладывают на современные технические средства автоматизации.

Естественно, при разработке новой технологии необходимо ориентироваться не только на существующие технические средства автоматизации, но и учитывать дальнейшие перспективы их развития. Технической базой создания прогрессивных технологий и построения транспортной логистической системы является:

- многопроцессорные ЭВМ, мини - и макро - ЭВМ пятого поколения;

- каналы связи;

- оснащение персональными компьютерами должностных лиц грузовых станций.

Помимо применения прогрессивной технической базы, при создании принципиально новой технологии необходимо осуществить комплекс следующих организационно-технологических мероприятий:

- разработать унифицированную для всех видов транспорта систему кодирования грузов, грузоотправителей и грузополучателей, машин и других транспортных средств, а также железнодорожных станций, портов, автостанций;

- построить банки данных из нормативно-справочной и оперативной информации в ВС станции, ИВЦ и ГВЦ, которые содержать всю информацию, необходимую для решения задач автоматизации грузовых и коммерческих операций слежения и розыска грузов в границах станции, дорог. Основная цель разработки перспективной принципиально новой технологии - полностью автоматизировать процессы приема, розыска и учета грузов, слежение за их движением на всех этапах процесса перевозок, в том числе на фазах обслуживания материальных потоков грузовой станции практически без бумажных документов. В результате упразднения работы по оформлению перевозочных документов и канцелярских отчетов существенно упрощается процедура приема и выдачи грузов, отпадает множество операций, в том числе составление комплекса перевозочных документов и машинного места; визирование в накладной в форме разрешения на перевозочном документе; оформление накладной после приема грузов к перевозке приемосдатчиком; заполнение книги приема груза к отправлению; ведение ведомостей подачи и уборки машин и безномерного учета; составление финансовых отчетов; регистрация прибывших грузов в станционном технологическом центре и товарной конторе; составление оперативной отчетности о погрузке и выгрузке грузов; составление декадных заявок и декадных приказов заданий на погрузку грузов; составление банковских и финансовых документов при централизованных расчетах за перевозки; ведение архива грузовой станции и др.[21]



3. Расчетно-аналитическая часть

3.1 ABC - анализ товарных позиций АТП ТОО «Мобил-С»

Сегодня очень большой популярностью в логистике, особенно в управлении запасами, пользуется АВС-анализ. Действительно, он является простым и в то же время мощным инструментом анализа, позволяющим выявить объекты, требующие первостепенного внимания.

ABC-анализ - метод, позволяющий классифицировать ресурсы фирмы по степени их важности. В его основе лежит принцип Парето в соответствии с этим законом 20% числа элементов какого-либо массива товаров обуславливает 80% его общей стоимости. [32]

Цель задачи. В логистике ABC-анализ обычно применяют с целью отслеживания объёмов отгрузки определённых артикулов и частоты обращений к той или иной позиции ассортимента, а также для ранжирования клиентов по количеству или объёму сделанных ими заказов.

Постановка задачи. Автопарк компании ТОО «Мобил - С» насчитывает 25 наименования техники. Необходимо сформировать отчет о прибыли промышленной техники ТОО «Мобил - С» за 4 квартала 2015 года.

Далее следует определить группы «А», «B», «C». Для этого необходимо:

- рассчитать доли прибыли по каждому виду технику в общем обороте;

- рассчитать эти доли с накопительным итогом;

- присвоить значения групп по каждой номенклатуре оборудования.

Затем необходимо проделать то же самое с общей таблицей, объединяющей все четыре квартала.

Решение. Обратимся к формулам для нахождения долей от общей прибыли и нарастающего итога:

доля от общей прибыли = наименование техники/ ? всех наименований техник

нарастающий итог = доля от общей прибыли нынешней техники + нарастающий итог предыдущей техники

Первая позиция нарастающего итога приравнивается к первой позиции доли от общей прибыли.

Полученные результаты проиллюстрируем в таблицах А₅.7, А₅.8, А₅.9, А₅.10 приложения А₅.

Распределение, которое мы использовали, взято исходя из практики получения прибыли за последние годы:

- группа «А» - объемы прибылей, сумма долей с накопительным итогом которых составляет первые 80 % от общей суммы оборота;

- группа «B» - следующие за группой «А» объемы прибыли, сумма долей с накопительным итогом которых составляет от 80 до 95 % от общей суммы оборота;

- группа «С» - оставшиеся объемы прибыли, сумма долей с накопительным итогом которых составляет от 95 до 100 % от общей суммы оборота.

Результатом АВС - анализа будет итоговая таблица А₆.11 приложения А₆.

Подсчитаем количество наименований оборудования в каждой группе. А = 6, B = 9, C = 10. Общее количество техники по нашей таблице равно 25. Подсчитаем долю количества наименований оборудования в каждой группе:

А = 6/25 = 0,6*100% = 24 %; B = 9/25 = 0,24*100% = 36 %; С = 10/25 = 0,16*100% = 40 %.

Запишем полученные результаты в таблицу 12.

Подведем итоги. Техника, расположившаяся под группой «А», обеспечивает основную долю прибыли предприятия. Как видно из полученных результатов, номенклатуру «агрегат для депарафинизации скважин (АДПМ)», а также «прицепы (нефтевозы, бензовозы, емкостью 20-30 куб.м.)», «Паровая промысловая установка ППУА», «Установка насосная УНБ», «Вахтовые автобусы», «Низкорамные площадки» отличают высокая заинтересованность и стабильность в эксплуатации. Необходимо обеспечить постоянное наличие товаров группы «А», но для этого не нужно создавать избыточный страховой запас. Эксплуатация техники этой группы стабильна и хорошо прогнозируется.

Таблица 12. Итоговая таблица результатов проведения ABC - анализа по транспортному оборудованию ТОО «Мобил-С»

Группа	Объем прибыли, тг.	Доля продаж, %	Количество наименований техники	Доля в номенклатуре, %
A	606,028,422	80	6	24
B	114,301,630.5	15	9	36
C	34,203,959.52	5	10	40
Итого:	754,534,012.02	100	25	100

Оборудования группы «B» характеризуются меньшим спросом и отличаются низкой прогнозируемостью, и, следовательно, приносят меньшую прибыль. Попытка обеспечить гарантированное наличие по всем оборудованиям в данной группе только за счет избыточного страхового материального запаса приведет к тому, что средний материальный запас предприятия значительно увеличится. По товарам данной группы следует пересмотреть систему заказов. Часть товарно-материальных ценностей (ТМЦ) необходимо будет перевести на систему заказов с постоянным объемом заказа, по части оборудования следует обеспечить более частые поставки, привлечь большее число клиентов, повысить периодичность контроля, поручить работу с данной группой ТМЦ самому опытному менеджеру по продажам на предприятии.

Оснащение группы «С» составляет до 40 % ассортимента предприятия. По товарной группе «С» можно использовать систему заказов с постоянной периодичностью и снизить страховой материальный запас. Для оборудования с долей прибыли в 0,01 % («АГП», «дизельная электростанция», «экскаваторы», «бульдозеры», «катки», «авторемонтная передвижная мастерская со сварочным аппаратом», «пикапы», «погрузчики вилочные и ковшовые», «микроавтобусы», «междугородние автобусы», «джипы») можно перейти на систему с постоянной суммой заказа, но при этом формировать страховой запас, отталкиваясь от имеющихся у предприятия финансовых возможностей. Оснащение с общей долей прибыли до 1 % («цементировочные агрегаты») имеют спонтанный спрос, поставляются под заказ. Часть этих ТМЦ можно безболезненно выводить из ассортимента, а другую часть нужно регулярно контролировать, поскольку именно из техники этой группы образуются неликвидные или труднореализуемые материальные запасы, от которых ТОО «Мобил - С» несет существенные потери. Выводить из ассортимента необходимо остатки.[33]