Анализ эффективности PR-мероприятий

· анализ целей и задач выставки

· создание концепции представления продуктов, услуг вашей компании

· выбор площадки для проведения мероприятий

· планирование затрат и эффектиновсти

· разработка визуальной концепции выставки (выбор общей стилистики стенда, разработка дизайн-макета стенда, выставочных материалов)

· изготовление выставочного оборудования

· подготовка информационных материалов: технических описаний, прайс-листов, пресс релиз выставки, каталогов, брошюр, флайеров, лисовок, папок стендистов, анкет посетителей, визиток и др.

· подготовка промо- и рекламных материалов

· создание фирменного стиля формы для участников выставки, разработка бейджей

· тренинги для участников выставочного мероприятия

· создание и реализация плана PR-поддержки в СМИ, информирование партнеров, рассылка приглашений на выставки

· подготовка партнерских мероприятий в рамках выставки

· организация участия в выставке

· фиксирование результатов выставки (фото- и видеосъемка)

· анализ результатов

Презентация компании \ продукции \ услуг целевой аудитории (посетителям выставки, Вашим клиентам и партнерам).

Проведение переговоров с клиентами \ партнерами и заключение бизнес - соглашений с ними.

Проведение на выставочной площадке специальных акций с целью создания паблисити (инициирования сообщений о Вашей компании в СМИ, работы «сарафанного радио» - посетители, увидевшие Вашу акцию, расскажут о ней другим людям).

Просто участвовать. Бывает и такое. Причины различны, но факт остается: Вы должны быть представлены на выставке.

При участии в выставке Вы можете сразу достичь конкретных целей (например, подписать Договоры о намерениях с 15-ю поставщиками) или так называемых PR-целей. PR-целями мы называем те, когда после выставки у посетителей появляется знание о Вашей компании \ продукте \ услуге, а также формируется отношение к ним.

Однако PR-цели через какой-то период времени (начиная от нескольких месяцев и заканчивая несколькими годами) становятся конкретными. Когда через год Вам позвонит клиент, который узнал о Вас на выставке, Вы получите достижение конкретной цели.

Определившись с целями, выработайте концепцию участия в выставке: какими путями Вы будете достигать цели, какие ресурсы (материальные, человеческие) необходимы.

Выставочная площадь, или эффективное сотрудничество с организаторами выставки

Несмотря на старейшую историю выставочно-ярмарочного бизнеса в России, сервис в этой сфере не идеален. Поэтому будьте готовы к тому, что Вам придется контролировать все процессы самостоятельно. Конечно, организаторы будут регулярно высылать Вам напоминания «Оплатите счет», «Предоставьте информацию в каталог», «Заполните бланки на выдачу бэджей». И за это им участники обычно бывают благодарны. Но случаются и неприятные неожиданности, которых при правильном контроле можно избежать. Об этом далее.

С организаторами Вы столкнетесь на следующих этапах подготовки к выставке.

Подписание Договора и оплата счета.

Если до выставки осталось несколько месяцев, то Вам предложат внести предоплату. Внесение оставшейся суммы обычно происходит за месяц до выставки.

Подписывая Договор, внесите в него все услуги, оказания которых Вы ожидаете от организаторов:

Выставочная площадь.

Необходимое освещение на стенде. Советуем за несколько дней до выставки позвонить организаторам и напомнить, что Вам необходимо такое-то освещение. Иначе Вы можете остаться без света, потому что заявки на освещение теряются. Или электрики забывают о Вашем стенде, так как он у них 300-тый по счету, нуждающийся в розетках. Бывает и такое.

Необходимое оборудование. Здесь Вам предложат выбрать застройщика стандартных стендов. Или, что сегодня становится популярным, порекомендуют компанию, производящую мобильные стенды.

Аренда и монтажников лифта на время монтажа выставки.

Размещение информации о компании в каталоге участников выставки.

Организаторы предоставят Вам технические требования к рекламным макетам и расскажут о сроках и процессе передачи макетов в дирекцию выставки.

Получение документов, разрешающих монтаж выставки.

Обычно эти документы выдаются за 1-3 недели до начала выставки. Серьезные организаторы приглашают экспонентов на семинар для участников выставки, где, помимо документов, выдают Вам бэджи (заранее Вас попросят прислать список ФИО сотрудников стенда) для монтажников и сотрудников стенда, пригласительные билеты на выставку.

Когда Вы используете мобильные стенды, Вам нужно встретиться с начальником пожарной охраны выставочного комплекса. Контакты дают организаторы.

Пожарные попросят от Вас ряд документов (правила, бывает, меняются, поэтому уточняйте перечень уже у них). Одним из документов, разрешающих ввоз выставочного оборудования на стенд, является Сертификат на мобильные стенды. Сертификат или документ, подтверждающий, что мобильный стенд не нуждается в сертификации, Вам должен выдать поставщик стенда.

Уточняйте параметры ввозимого оборудования у пожарных. Например, ЦДХ усиленно следит за типом ковролина, если Вы покупаете его самостоятельно. Ковролин должен иметь низкую степень возгораемости.

Команда подготовки выставки

Наверняка, Вы уже осознали масштабность процесса подготовки к выставке. Естественно, это не только Ваша задача. Вам придется работать со следующими людьми:

Ваши коллеги (дизайнеры, менеджеры, работники производства)

Ваши поставщики (рекламное агентство, производители стендов, полиграфической и сувенирной продукции и другие)

Организаторы выставки (дирекция и службы выставочного комплекса)

Подготовив концепцию и график подготовки выставки, рекомендуем Вам провести собрание с Вашими коллегами и объяснить им, чего Вы ожидаете от них и в какие сроки.

Бюджет выставки, или «Дайте нам ресурсы, и Ваш кассовый аппарат зазвучит!»

При подготовке концепции напишите бюджет выставки, куда включите расходы на:

Аренду выставочной площади и дополнительного оборудования

Дизайн (если у Вас нет своего дизайн-бюро) и производство выставочного стенда

Монтаж выставочного стенда (если Вы не используете мобильные стенды)

Доставка оборудования на выставку

Рекламная и полиграфическая продукция

Промо-персонал

Размещено на Allbest.ru