Закупочная деятельность ГУП "Петербургский метрополитен"

- закупка материалов и оборудования;

- управление складскими запасами;

- бухгалтерский и налоговый учет;

- управление взаимоотношениями с поставщиками и подрядчиками;

- учет основных средств;

- техническое обслуживание и управление производством;

- планирование и управление производством;

- управление инвестициями;

- учет затрат;

- работа с договорами;

- финансовое планирование.

Алгоритм решения материально-технического снабжения ГУП «Петербургский метрополитен» с помощью SАP включает в себя три ключевых бизнес-процесса:

1. Обработка заказа на поставку

2. Поступление материала на склад

3. Контроль счетов и оплата

Сотрудники службы материально-технического снабжения используют в процессе закупочной деятельности программное обеспечение SАPERP 2005.

Ключевым документом в решении SАPявляется заказ на поставку. Создание заказа на поставку выполняется при возникновении потребности в материале и при наличии фактического договора с поставщиком. Обработка заказа на поставку включает в себя все этапы работы с заказом, начиная от ег осоздания на основе данных планирования и до поступления товараот поставщика.

Для Петербургского метрополитена создана инструкция поSАPERP 2005, которая предназначена для сотрудников метрополитена, выполняющих операции по ведению заказов на закупку материалов. Заказа формируются в системе со ссылкой на контракт. Процесс создания заказа состоит из следующих этапов:

1. Вводится ссылка на контракт;

2. Определяется номенклатура материалов, количество, стоимость, дата поставки, дополнительные условия, склад (при поставке для склада поставщиком)

Документ «Заказ на поставку» состоит из трех частей:

- Заголовок. Информация представленная в заголовке - общая, имеет отношение ко всему заказу на поставку. Например, здесь указываются условия оплаты и доставка.

- Обзор позиций. Он представляет собой таблицу, в которую заносятся позиции заказа.

- Позиция подробно. В данной позиции представлена информация, относящаяся конкретно к позиции заказа, например, количество/вес.

РешениеSАP для ГУП «Петербургский метрополитен» позволяет сократить объемы ручных операций при выполнениизаказазасчетприменения автоматическихсредствдлявыборапоставщика(поопределеннойзаранеепроцедуре),калькуляции ценызаказа,передачидокументовнаутверждениеит.д.Все этоспособствуетисключению непроизводительноготруда, переключению усилий персоналаот регистрации данных к их анализу.

Преимущества использования SАP:

1. Управление сложными цепочками поставок, сокращение затрат и обеспечение соблюдения нормативных требований;

2. Использование технологий RFID, SMS и GPS для обеспечения готовности к важнейшим событиям в реальном времени;

3. Повышение обзорности производственных объектов, партнеров и предприятия

4. Максимально эффективное управления запасами, гибко реагируя на изменения спроса, предложения и функционирования сети поставок.

5. Определение точных и достаточных объемов запасов, регулярное обновление этих данных и управление ими

6. Снижение затрат клиентов благодаря уменьшению объема хранимых запасов и сокращению оборотного капитала

7. Повышение эффективности работы склада, оптимизация операций и наращивание конкурентных преимуществ обеспечивается за счет использования комплексных средств управления складом с расширенными функциональными возможностями.

2.3 АВС - XYZ- анализ закупаемых материалов ГУП «Петербургский метрополитен»

Широко используемая классификация и закупок и запасов исходит из денежной стоимости продукции. В XIXвеке итальянский ученый В.Паретообратил внимание на то, что, независимоот изучаемой страны, основную часть ее богатсва контролирует небольшая часть населения. Это наблюдение привело к появлению кривой Парето, которую часто называют правилом 80-20, а еще чаще кривой АВС - анализом, который приводит к выделению трех классов запасов: А, В и С.

Метод АВС - анализа заключается в делении запасов сырья и материалов на три категории по степени важности в зависимости от их удельной стоимости. Всю номенклатуру закупаемых материально-технических ресурсов распределяют в порядке убывания общей суммы закупок (как правило, за год). Так, к группе Аотносят все наименования продукции начиная с первого, общая стоимость закупок по которым составила 75-80% суммарной стоимости годовогообъема закупок. В группу В включают позиции, общая сумма закупок которых составляет 10-15% от общей суммы, соответственно в группу С -- номенклатурные позиции, закупки по которым составляют 5-10% от общей суммы закупок за год.

АВС-анализ в системе снабжения используют для определения подходов к планированию потребности в материально-технических ресурсах, выбору поставщиков, управлению запасами.

Как специалист по закупкам может пользоваться подобной классификацией? Целесообразно, чтобы он тратил больше времени на категорию А и В, и меньше всего на категорию С. Так как гарантия поставок и наличия обычно в равной степени важна по всем изделия то, как правило, для управления запасами категории С заказы на них размещают у одного или всего у нескольких поставщиков. Для этого нужно заключать соглашение о закупках «отсутствие запасов» или системные контракты, применяя карты снабжения, используя электронные каталоги и достаточно редко проводя проверку имеющейся продукции. Эти приемы сокращают объем необходимой документации и усилия специалистов (по большей части изделий) и при этом обеспечивают высокий уровень обслуживания.

Изделия категории Аособенно важны для обеспечения финансовых показателей организации, и поэтому их обычно хранят в небольшом количестве, а заказывают и проверяют часто. Изделия категории В располагаются между категориями А и С, их проверяют меньше, чем категорию А.

XYZ - анализ позволяет произвести классификацию ресурсов в зависимости от стабильности их потребления и точности будущегопрогнозирования. С помощью этого метода можноопределить товары, имеющие постоянный спрос, товары, закупка или продажа которых подвержены колебаниям, например, сезонность и, товары, потребность в которых носит случайный характер.

МетодикаXYZ- анализазаключается в расчете каждой товарной позиции коэффициента вариации и колебания расхода. Данный коэффициент показывает отклонение расходаот среднего значения и выражается в процентах.

Формула для расчета коэффициента вариации

где -- значение параметра пооцениваемому объекту за i-тый период,

-- среднее значение параметра пооцениваемому объекту анализа,

-- число периодов.

Результатом XYZ- анализа является группировка ресурсов на 3 категории:

Категория X - ресурсы, характеризующиеся стабильной величиной потребления, незначительными колебаниями в их расходе и высокой точностью прогноза (от 5% до 15%).

Категория Y - ресурсы, характеризующиеся известными тенденциями определения потребности в них (например, сезонными колебаниями) и средними возможностями их прогнозирования (от 15% до 50%).

Категория Z - потребление ресурсов нерегулярно, какие-либо тенденции отсутствуют, точность прогнозирования невысокая (50% и выше).

При совмещении результатов АВС-и XYZ-анализаопределяется девять групп товаров: АХ,АY,АZ,ВХ,BY,BZ,СХ,CY,CZ, составляющих так называемую матрицуАВС XYZ. Наоснове данной матрицы может быть осуществлен выбор конкретных решений и разработаны стратегии по работе с номенклатурными позициями.

Преимущества совмещенного подходаАBCXYZ - анализа:

1. Повысить эффективность системы управления товарами

2. Перераспределить усилия персонала в зависимости от их квалификации и имеющегося опыта

3. Выявить ключевые товары и причины, влияющие на количество этих товаров на складе

4. Повысить долю высоко прибыльных товаров без нарушения принципов ассортиментной политики

В качестве объектаанализа была выбранаодна номенклатурная группа «Электроинструмент», содержащая 136 товарных единиц, которые были закуплены за год в период с 01.03.2012 по 31.02.2013.

Анализируя полученные данные, можно сделать следующие выводы:

Группа товаров А содержит 11 наименований, что составляет около49,45% от общего количества номенклатурных позиций исследуемогоассортиментного ряда.

Группа товаров В включает в себя 35 наименований, что составляет 31,14% от общего количества единиц номенклатуры.

Группа товаров С состоит из 89 наименований, которые обеспечивают самый маленький процент объема закупок.

По результатам XYZ - анализа можно сделать следующие выводы:

Все товары номенклатурной группы «Электроинструмент» вошли в группу Z. Это связано с тем, чтозакупка данных товаров в ГУП «Петербургский метрополитен» носит непредсказуемый и случайный характер. Для данных товаров характерны закупка по потребности в них, а значит, их нельзя спрогнозировать или заранее спланировать, а также закупить.

В результате АВС-XYZанализабыли выявлены 3 группы АZ, BZ и CZ. Так, группы АZ и BZ при высоком товарообороте отличаются низкой прогнозируемостью расхода. По товаром этой группы необходимо пересмотреть систему заказов. Часть товаров необходимо перевести на систему заказов с постоянной суммой (объемом) заказа, по другой части товаров необходимообеспечить более частые поставки, выбрать поставщиков, которые ближе расположены к складу и тем самым снизить сумму страхового товарного запаса, повысить периодичность контроля и др.

В группу товаров CZвходят товары спонтанного спроса, новые товары, товары, поставляемые под заказ. Часть этих товаров можно выводить из ассортимента, а другую часть необходимо контролировать, потому что именно из товаров этой группы возникают неликвидные товарные запасы, от которых предприятие несет потери.

Глава 3. Предложение по повышению эффективности процессагосударственных закупок материальных ресурсов

3.1 Предложения по повышению показателей процесса закупок

Государственные закупки являются одним из ключевых процессов, который фактически отражает и обеспечивает качествоотношений государства, общества и бизнеса.

Государственные органы в процессе закупок представляют интересы общества и должны максимально эффективно распоряжаться бюджетными средствами, обеспечивая высокий уровень качестважизни населения. Общество, которое является конечным потребителем услуг и товаров, закупаемых государством, заинтересовано в получении качественных продуктов, высоком уровне обслуживания и комфортных условиях жизни. Бизнес, производя товары и услуги, безусловно, стимулирован продавать их государству и обществу как конечному потребителю. Такой ситуация должна быть в идеальном случае. Но в России системаотношений в процессе государственных закупок требует серьезных изменений и совершенствования.

Совершенно ясно, что с проблемой неэффективногопроведения государственных закупок сталкиваются не только в России, но и во многих других странах мира. И коррупционная составляющая не является единственной причиной этой проблемы. Она возникает и в связи с несовершенством процедур проведения государственных закупок, и из-за недостатков законодательной базы, регулирующей данный процесс.

Ряд проблем возникает при взаимодействии государственных органов и контрагентов, так как в сфере размещения государственного заказа имеются организации, целью которых не всегда является добросовестное выполнение заключенного государственного контракта.

Ниже представлено ключевые области, в которых служба закупок ГУП «Петербургский метрополитен» могла бы повысить эффективность работы своей организации:

* Тесное партнерское взаимодействие внутри организации.Службе закупок, которая намеревается занять достойное место в структуре организации, нужно приложить максимум усилий по координации работы со всеми ключевыми заинтересованными лицами. Чтобы стать полноправным стратегическим партнером, следует полностью понимать операционную деятельность организации. В свою очередь, этоозначает необходимость участвовать в формировании показателей стоимости на более высоких уровнях управления и добиться того, чтобы служба закупок участвовала в процессе принятия решения на более ранних этапах и могла продемонстрировать, что это существенно повышает эффективность работы на всех уровнях принятия решений.

Так, необходимообъединить отдел оперативных закупок с отделом плановых закупок ГУП «Петербургский метрополитен». Данное решение позволит специалистам по закупкам добиться более слаженной работы, будут четко и более понятноопределены функции каждого специалиста, а именноодин человек будет отвечать за свою номенклатуру товаров, а значит лучше знать и разбираться в ней, тем самым процесс закупки станет проще для работника, качество закупок улучшиться и ускориться.

* Больше, чем просто снижение затрат. Снижение затрат на контракты по поставкам всегда будет оставаться главной задачей службы закупок ГУП «Петербургский метрополитен». При относительно низких уровнях затрат, допустимых в контрактах и находящихся под оперативным управлением многих секторов, для службы закупок остается большой выбор возможностей пойти дальше обычного снижения затрат и сделать свою организацию более привлекательной со стратегической точки зрения.

*Создавать оптимальные модели функционирования. Центральная служба закупок организации зачастую не влияет на величину расходов, связанных с непосредственным обслуживанием клиентов. Можноожидать, что начальники отделов закупок и директора по снабжению будут вынуждены все чаще пересматривать модели работы, чтобы достигать максимальных результатов, поддерживая при этом жизнеспособную централизованную систему, которая будет повышать эффективность работы всей организации при снижении операционных затрат системы закупок в целом.

* Максимально использовать преимущества систем и технологий.

ГУП «Петербургский метрополитен» использует все необходимые компьютерные технологии, такие как:

- SАPERP 2005;

- учет кадров - на базе «БОСС - Кадровик» фирмы АйТи;

- расчет зарплаты - собственная DОS-разработка специалистов метрополитена;

- задачи планирования, калькулирования работ - средстваMSEXCEL;

- планирование и учет ремонтов - собственные разработки специалистов «АСУ-Депо», «Графики планово-предупредительных ремонтов эскалаторной службы»;

- системы учетаоборудования - «электронные паспорта службы электроснабжения», «паспортизация верхнего строения пути»;

- учет доходов от продаж проездных документов и жетонов - системаАСКОПМ (Автоматизированная система контроля оплаты проезда на Метрополитене);

- электронный документооборот - на базе DОCsVISIОN фирмыDigitаlDesign.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что ГУП «Петербургский метрополитен» имеет необходимое развитие организационной структуры для обеспечения качественной реализации процессов государственной закупки: формирование и обоснование потребности, планирование, квалификация поставщиков, информационный обмен между всеми участниками процесса, а также контроль качества и обеспечение адекватной технической экспертизы. Все необходимые информационные программы в ГУП «Петербургский метрополитен» установлены, но важно также проводить обучение персонала, повышать их уровень знаний в данной области, особенно в программе SАPERP 2005. До сих пор не все специалисты по закупкам в ГУП «Петербургский метрополитен» полностью владеют данной программой. Необходимо создать ряд необходимых мер по развитию системы подготовки кадров, которые включают:

- разработку предложений по лицензионным требованиям программ подготовки специалистов по закупкам;

- проведение аккредитации программ существующих обучающих центров по подготовке специалистов;

- разработка методических рекомендаций по данным программам для дистанционногообучения специалистов.

Возможно, также, рассмотреть такие возможности:

1. Ввести орган или структуру, обеспечивающую эффективность процессагосзакупка

2. Ввести орган общественного контроля

3. Для каждого процесса закупок осуществлять проверку поставщиков

4. Классифицировать закупочные процессы по 3 категориям:

- прямая закупка - приобретение заказчиком товаров и услуг без проведения аукциона или конкурса в ситуации форс-мажора и/или в рамках минимального бюджета;

- регулярная закупка типовых товаров и услуг с проведением аукционов и конкурсов;

- закупка сложных или уникальных товаров и услуг на конкурсной основе, определение состава и стоимости которых требует квалифицированной оценки потребности со стороны поставщика, цена велика и зависит от сложности исполнения данного заказа, поставка требует особых условий и подготовительных работ со стороны заказчика.

В будущем метрополитен должен развивать уже имеющиеся системы в двух направлениях:

1. Поддерживать и сопровождать уже имеющиеся решения

2. Этапное функциональное расширение в областях:

- управление персоналом;

- управление проектами;

- стратегическое планирование.

3.2 Расчет экономической эффективности в организации закупок

По результатам второй главы данной дипломной работы был сделан вывод о том, чтоосновную часть товаров нужно перевести на систему заказов с постоянным объемом или суммой заказа, а по другой части товаров необходимообеспечить более частые поставки и выбрать поставщиков, располагающихся близко к складу. Всё это позволит снизить сумму страхового товарного запаса.

Запасы - это накопленные, временно не используемые материальные ресурсы.Они образуются в результате того, что момент создания продуктовне совпадает с моментом их производственного или личного потребления. Запасы могут измеряться в абсолютном и относительном выражении.

Запасы в абсолютном выражении - это запасы в натуральных и стоимостныхизмерителях. Запасы в относительном выражении - это запасы в днях или впроцентах от среднемесячногообъема потребления.

При планировании и нормировании производственных запасов иногдаих разделяют на 3 части - текущую, страховую и подготовительную. Длярасчета плановой величины каждой из них используются особые методики.

Текущим называется запас, обеспечивающий сбыт или производство винтервалах между поставками.

Подготовительный запас позволяет осуществить подготовку продуктак производственному потреблению или отгрузке (нарезать, высушить, снять смазку, укомплектовать, оформить отгрузочные документы).

Страховой запас обеспечивает непрерывность материально-техническогообеспечения и сбыта в случаях непредвиденных отклоненийусловий торговли или производства (поставки некачественного товара,задержки очередной партии, брака или остановки производства).

Так, наличие неиспользуемых запасов ведет к замедлению оборачиваемости оборотных средств и к дополнительным издержкам по содержанию самих запасов.

Именно поэтому специалисты предприятия должны стремиться к эффективному управлению процессами снабжения.В основе оптимизации уровня запаса лежит расчет размера заказа, который может обеспечить оптимальный уровень запаса.

Расчет оптимального размеразаказа, при котором минимизируются общие переменные издержки, связанные с заказом и хранением запасов осуществляется по формуле Уилсона (EОQ-модель -EcоnоmicОrderQuаntity):

,

где: Q - оптимальныйобъём одной партии по позиции (штук);

D - стоимость размещения и выполнения одной поставки от поставщика (рублей);

S - спрос на позицию (штук за период);

h - затраты нахранение одной единицы позиции (рублей за штуку за тот же период).

Так, например, оптимальный объем одной партии шуроповертаBОSCH GSR 14,4 V-Li составляет 23,1 шт., гайковертааккум.ударн.GDS14.4V-Li BОSCH 12,3шт. и т.д.

Также определим годовую частоту поставок по следующей формуле:

,

где ЧП - частота поставок;

ПЗ - общая потребность в запасах;

ООП -оптимальный объем партии.

Получается, что частота поставок шуроповертаBОSCH GSR 14,4 V-Li составляет 2,1 раз в год, агайковертааккум.ударн.GDS14.4V-Li BОSCH 1,1 раз соответственно.

После расчетов всех показателей размера партии и частоты поставки можно сделать вывод о том, что при таких показателях затраты наобслуживание товарных запасов будут минимальны, что позволит нам сократить страховые запасы.

Для сокращения страховых запасов на складе был проведен анализ поставщиков номенклатурной группы «Электроинструмент». В связи с этим были произведены следующие действия: определены критерии выбора, значимые средние баллы для анализируемого предприятия, а также установлены категории поставщиков и проведён сравнительный анализ.

Чтобы провести наиболее эффективный анализ поставщиков был проведен опрос сотрудников (начальник отделазакупок, специалист по закупкам 3 категории, специалист по закупкам 2 категории, специалист по закупкам 1 категории).

Сотрудникам было предложено распределить «10» среди выбранных критериев с целью выбора более значимого для предприятия.

после анализа всех критериев, были определены значимые средние баллы с учетом мнения всех четырех сотрудников. Данные оценки будут использованы при выборе наиболее эффективного поставщика.

Затем необходимо провести анализ степени соответствия потенциальных поставщиков выбранным критериям. Поэтому была составлена таблицаопроса для анализа поставщиков, образец которого представлен в Приложении. Каждый сотрудник мог посетить сайт каждого поставщика, ознакомиться с ценами и условиями поставок.

Сотрудникам было предложено расставить по балльной системе от «3» до «5» с целью соответствия поставщиков выбранным критериям. Поэтому, оценка «5» означала полное соответствие данному критерию, «4» - частичное соответствие (замечены небольшие проблемы) и цифра «3» - слабое удовлетворение поставщика выбранному критерию.

Наибольшее количество баллов набрал поставщик ЗАО «ТЦ «Инструмент». Так, ЗАО «ТЦ» Инструмент» является основным поставщиком в поставке электроинструмента для ГУП «Петербургский метрополитен». Полученные результаты были ожидаемыми, потому что во-первых, данный поставщик давно работает с ГУП «Петербургский метрополитен» и сотрудники доверяют ему, во-вторых, расположение поставщика близка к складу, а значит это поможет решению поставленной задачи - сокращение страховых запасов, и в-третьих, степень доверия сотрудников достаточно высокая, что могло спровоцировать поставить несколько завешенные оценки.

Таким образом, выявлен поставщик, который полностью удовлетворяет данное предприятие. Но, также необходимо найти фирму, которая могла бы стать достойной заменой на случай, если основной поставщик не сможет поставить необходимый товар в связи с непредсказуемыми обстоятельствами. Поэтому следует рассмотреть поставщика, который по баллам занял второе место - ООО «ТД» КБК-Спектр». С данной компанией часто заключаются сделки и она надежна, но ее месторасположение не позволит нам решить проблему страховых запасов.

Стоит отметить, что компания, занявшее третье место имеет небольшой отрыв. Поэтому стоит рассмотреть ООО «Элинг» на случай замены выигрывавшего поставщика.

Также, по результатам анализа во второй главе, была выявлена группа товаров непостоянного спроса. По этой группе необходимо часть вывести из ассортимента, что приведет к :

- сокращение расходов на содержание запасов;

- высвобождение денег, связанных в запасах;

- задание более легких спецификаций при оформлении заказов;

- более узкий ассортимент товарно-материальных запасов;

- сокращение базы поставщиков.

Другую часть необходимо передать новичкам, т.к. заказы по данной группе товаров происходят редко.



Заключение

Закупки являются основной составляющей функционирования на любом предприятии. Их эффективность зависит от многих составляющих, таких как планирование закупок, выбор добросовестных поставщиков, определение потребности в товарах, а также иметь опытных специалистов, разбирающихся в данном вопросе.

В дипломной работе был тщательно изучен процесс закупок, раскрыты понятия и сущность, методы, функции и задачи.

Целью данной работы является оценка закупочной деятельности предприятия ГУП «Петербургский метрополитен» и разработка мероприятий по повышению её эффективности.

По результатам второй главы из АBCXYZ - анализабыла выявлена группа товаров, которые выполняются под заказ, либо это новые товары, товары непостоянного спроса. Часть этих товаров можно вывести из ассортимента, а другую необходимо постоянно контролировать, потому что именно из товаров этой группы могут возникнуть неликвидные или труднореализуемые запасы из-за которых компания может понести потери. Эту группу товаров можно доверить новичкам, не самым опытным специалистам по закупкам. Они легко справятся с данной категорией товаров, потому что заказы происходят реже, допуски поотклонениям выше, и жестко лимитируется только сумма, которая расходуется на товарную позицию «Электроинструмент» заопределенный период.

Две другие группы товаров при высоком товарообороте отличаются низкой прогнозируемостью расхода. Часть данных товаров необходимо перевести на систему заказов с постоянной суммой или объемом заказа, а по другой части обеспечить более частые поставки и выбрать поставщиков, которые ближе расположены к складу, тем самым снизить сумму страхового товарного запаса. Для этогобыл рассчитан оптимальный размер партии поставок по формуле Уилсона,определена частота поставок, а также сделан подробный анализ поставщиков номенклатурной группы «Электроинструмент».

Также, для этой группы товаров нужно повысить периодичность контроля, тем самым поручить работу с данной группой товаров самому опытному специалисту.

Чтобы сократить запасы и улучшить закупки данной категории товаров, необходимо выбрать поставщика, который ближе расположен к складу. Таким поставщиком является ЗАО «ТЦ» Инструмент»: качество поставляемых товаров, цена, сроки и условия поставки, а также месторасположение к сладу полностью соответствуют необходимым требованиям ГУП «Петербургский метрополитен».

Также, руководству организации следует обратить внимание на контроль, использование и нормирование запасов, их оперативному управлению и планированию объема закупок. Здесь стоит обратить внимание на использование современных компьютерных технологий, которые помогут достигнуть следующих улучшений в работе ГУП «Петербургский метрополитен»:

- необходимо рационально использовать запасы;

- снизить затраты на хранение запасов;

- рассчитать оптимальный размер партии запасов;

- выбрать позиции тех средств, по которым сформированы лишние запасы и дальнейшая их реализация;

- обеспечить оптимальные расходы на приобретение запасов.

Поэтому для решения задачи автоматизации управления запасами ГУП «Петербургский метрополитен» будут использоваться уже имеющиеся средства периферии и программы, такие как SАPERP 2005.

Повышение квалификации сотрудников, их обучение компьютерным технологиям приведет к организации качественных и эффективных закупок.

Предложенные мероприятия по повышению эффективности помогут ГУП «Петербургский метрополитен» совершенствовать систему закупок, повысить показатели, характеризующие доходность предприятия, сократить и контролировать страховые запасы, выбрать необходимых поставщиков и тем самым улучшить качество закупок на предприятии.

Размещено на Allbest.ru