Внешнеторговая деятельность фирмы

Развитие внешнеэкономической деятельности дает предприятию новые возможности, такие как использование преимуществ международной кооперации производства и свобода в принятии решений для осуществления своих производственных задач. Для казахстанских предприятий это такие задачи, как:

- свободный выбор производственных ресурсов с опорой на возможности мирового рынка;

- свобода выбора направлений и форм реализации произведенной продукции с максимальной прибыльностью;

- свобода выбора производственного партнера по кооперации, в наибольшей степени отвечающего экономическим интересам предприятия;

- свобода выбора путей и возможностей повышения технического уровня производства и конкурентоспособности производимой продукции, укрепления экспортного потенциала;

- включаясь в международную кооперацию производства, предприятие становится участником международного воспроизводственного процесса как единого целого, отдельные элементы которого взаимосвязаны и взаимозависимы. Это создает основу для экономической стабильности отдельных его звеньев.

Отличия внешнеэкономической деятельности предприятия от внутрихозяйственной заключаются в том, что внешнеэкономическая деятельность осуществляется на валютной основе, регулируется специальными мерами государства.

На внешнеэкономическую деятельность предприятия оказывает влияние уровень развития и стабильность национальной экономики, система мировых цен, а также правовая система собственной страны и правовые системы стран, в которых предприятие осуществляет внешнеэкономическую деятельность.

Законом Казахстана «О предприятиях и предпринимательской деятельности» предприятиям разрешено самостоятельно осуществлять внешнеэкономическую деятельность. Указом Президента Казахстана «О либерализации внешнеэкономической деятельности» всем зарегистрированным на территории Казахстана предприятиям и их объединениям независимо от форм собственности разрешено осуществление внешнеэкономической деятельности без специальной регистрации.

Экспорт стратегически важных сырьевых товаров осуществляется предприятиями и организациями, зарегистрированными МВЭС РК для этих целей. Зарегистрированные предприятия вносятся в специальный реестр, который публикуется в периодической печати. Отказ в регистрации и исключение их из реестра могут быть в случае нарушения действующего законодательства РК или зарубежных стран, повлекшего за собой экономический и политический ущерб для Казахстана; невыполнение обязательств по экспортным поставкам. Перечень стратегически важных сырьевых товаров установлен соответствующим постановлением Правительства РК и содержит 13 позиций (топливо, электроэнергия, зерно и другие).

Предприятие самостоятельно определяет вид своей деятельности и принимает решения по выполнению поставленных задач. Критерием выбора той или иной правовой формы внешнеэкономической деятельности являются экономические возможности и потребности предприятия.

Предприятие может осуществлять любые виды внешнеэкономической деятельности, если они не запрещены законом и отвечают целям, предусмотренным в уставе.

Все предприятия - участники ВЭД являются самостоятельными юридическими лицами, обладающими обособленным имуществом, имеющими право от своего имени приобретать имущественные и личные неимущественные права и нести обязанности, а также быть истцами в суде. Как участник внешнеэкономического оборота предприятие обладает гражданской право- и дееспособностью.

Имущество предприятия составляют основные фонды, оборотные средства и иные ценности, стоимость которых отражается в балансе предприятия. Имущество может находиться в собственности предприятия и в хозяйственном ведении.

За неисполнение обязательств по договорам предприятие несет полную ответственность своим имуществом.

Все предприятия - производители конкурентоспособной продукции имеют право на самостоятельное осуществление экспортно-импортных операций.

В связи с этим в хозяйственной деятельности любого производителя, выходящего на внешний рынок, существенную роль может играть внешнеторговая деятельность. Выход на внешний рынок предприятия могут осуществлять как самостоятельно, так и через внешнеторговые организации-посредники. Эти организации, как правило, реализуют продукцию мелких и средних фирм на мировом рынке, но к их услугам могут прибегать и крупные предприятия, не имеющие своего внешнеторгового аппарата.

Внешнеторговые организации оказывают и другие посреднические услуги, например: кредитование покупателей, заключение контрактов с транспортными и страховыми компаниями, посредничество в платежных операциях и другие. Иногда внешнеторговые фирмы осуществляют предпродажную доработку товаров, повышая их конкурентоспособность. В настоящее время более половины мирового товарооборота осуществляется через фирмы-посредники. Их привлечение преследует цели повышения эффективности внешнеторговых операций, использования конъюнктуры, предоставления необходимых торговых услуг.

Таким образом, любое предприятие, выходящее на мировой рынок, может самостоятельно осуществлять внешнеторговую деятельность, образуя при этом собственные внешнеторговые фирмы, которые могут создаваться на общем балансе предприятия или на самостоятельном балансе с правом юридического лица. Либо предприятие может прибегать к услугам посреднических организаций, в случае небольшого объема выпуска продукции.

Критерием выбора способа выхода на мировой рынок служит минимизация расходов на осуществление внешнеэкономической деятельности. Кроме того, предприятию необходимо располагать информацией о валютно-финансовых, правовых аспектах выхода на мировой рынок, конъюнктуре мирового рынка, системе цен и определять эффективность осуществления экспортно-импортных операций. Внешнеэкономическая деятельность осуществляется на основе контракта. Казахстанское законодательство предписывает обязательную письменную форму внешнеэкономического контракта. Сделка может быть заключена либо путем составления и подписания одного документа, либо путем обмена письмами, телеграммами. Внешнеэкономический контракт содержит несколько разделов, расположенных в определенной последовательности. При этом каждый контракт имеет определенные юридические атрибуты, без наличия которых он теряет правовую силу, и права, из него вытекающие, не могут быть защищены. Внешнеэкономический контракт должен содержать полное официальное наименование сторон и их юридические адреса, полное имя и фамилию лица, представляющего организацию, его должность, а также указание, на основании чего осуществляется представительство.

Основными формами ВЭД предприятий в Казахстане является внешнеторговая деятельность и международная кооперация производства.

Внешнеторговая деятельность представляет собой обмен товарами и услугами, связанными с осуществлением товарооборота. В основе внешнеторговой деятельности лежат внешнеторговые операции. Внешнеторговая операция - это комплекс действий контрагентов, то есть иностранных партнеров во внешнеторговой операции, направленных на совершение товарного обмена и обеспечивающих его. В полный комплекс, характеризующий внешнеторговую операцию, могут входить: изучение рынка конкретного товара, его реклама, создание сбытовой сети, проработка коммерческих предложений, проведение переговоров, заключение и исполнение контрактов.

Внешнеторговые операции осуществляются на основе заключаемых сделок. Под международной торговой сделкой понимают договор между двумя или несколькими фирмами, находящимися в разных странах, по поставке товара и / или оказанию услуг в соответствии с согласованными условиями.

Основным признаком международной торговли является пересечение границы страны-продавца товаром, если это материальный объект. Также международную торговую сделку характеризует и то, что она сопровождается платежом в иностранной валюте по отношению к одной или обеим сторонам. Однако этот принцип может не соблюдаться, например, при товарообменных сделках.

Среди прочих форм ВЭД казахстанских предприятий наиболее значительная роль принадлежит экспорту. Но, выходя на внешний рынок, руководство предприятия должно понимать, что в современном мировом хозяйстве обычная торговля все быстрее уступает место более сложным отношениям между продавцами и покупателями.

Международная кооперация производства - это скоординированная или совместная, обычно долговременная производственно-экономическая, и, как правило, научно-техническая деятельность партнеров из разных стран, основанная на разделении производственно-сбытовых программ, равноправном и взаимовыгодном сотрудничестве.

В современном мире МКП занимает ведущее место среди остальных форм внешнеэкономических связей, в силу присущих ей объективных преимуществ.

Однако во многих случаях российским предприятиям приходится довольствоваться лишь подрядной кооперацией, и другими простыми формами МКП. Скачку к наиболее развитым, комплексным формам МКП в Казахстане препятствуют:

- отсутствие у многих предприятий опыта кооперационного сотрудничества;

- ограниченный научно-технический и производственно-технологический потенциал, существенно уступающий ведущим компаниям развитых стран;

- отсутствие средств, особенно валютных, на перестройку производства.

На начальной стадии привлечения иностранных инвестиций в российскую экономику получила распространение такая форма внешнеэкономической деятельности, как создание совместных предприятий. Они создавались на основе договора между отечественным государственным предприятием, которое выделяло определенную часть имущества, имевшегося в его распоряжении (здания, оборудование, научно-технические знания), в качестве вклада в уставный фонд среднего предприятия. Доля иностранного инвестора в уставном фонде определялась стоимостью поставляемых им машин, оборудования, современных технологий и наличных денег в СКВ. С самого начала в процессе создания среднего предприятия наиболее остро встала проблема определения реального соотношения вкладов казахстанского и иностранного партнеров. Уже на первых этапах выявились определенные недостатки этой формы предпринимательства для нашей страны, поскольку занижалась реальная доля отечественных участников при формировании уставных фондов среднего предприятия.

В настоящее время серьезных западных инвесторов интересует не столько партнерство с казахстанскими предприятиями, сколько приобретение надежных элементов контроля над производством. Поэтому все большую роль в привлечении иностранных инвестиций играет создание предприятий со 100%-ным иностранным участием. Когда предприятие создается полностью за счет иностранного инвестора, то не возникает вопрос о правильной оценке казахстанского вклада. И в этом смысле такие предприятия даже предпочтительнее средних предприятий.

Говоря о состоянии внешнеэкономической деятельности Казахстана есть все основания считать, что ситуация на мировых рынках в обозримой перспективе не будет особо благоприятной для большинства казахстанских товаров.

Во-первых, хотя и замедлившийся, но, тем не менее, продолжающийся процесс глобализации будет способствовать увеличению численности игроков на рынке в секторе предложения.

Во-вторых, вопреки прежним прогнозам, в большинстве экономически развитых стран платежеспособный спрос не проявляет серьезных признаков оживления, а в ряде случаев даже продолжает снижаться. В-третьих, в ряде экономически развитых регионов будет усиливаться стремление минимизировать российский экспорт, возводя на его пути дополнительные преграды.

Очевидно, что в этих условиях неизбежно должна возрастать роль государственных институтов как гаранта успешной внешнеэкономической активности казахстанских производителей.

Предварительно можно обозначить несколько направлений организационной деятельности в данной области:

1. Разработка на уровне правительства концептуальной, системной внешнеэкономической программы на обозримую перспективу, которая бы предусматривала как оптимальные объемы внешней и внутренней торговли по конкретным видам продукции, так и предпочтительную ориентацию товаропотоков.

2. Политическая защита внешнеторговых интересов казахстанских экспортеров. Любые существенные внешнеполитические контакты должны содержать постановку вопроса о предоставлении Казахстана статуса наибольшего благоприятствования в торговых отношениях и отмену существующих дискриминационных мер против товаров казахстанского происхождения. Отсутствие позитивных сдвигов в этой области должно автоматически вызывать введение адекватных мер торговой защиты.

3. Оказание экспортно-ориентированным производителям эффективной и доступной информационной поддержки. Целесообразно не создавать для выполнения этой задачи новые государственные органы, а возложить выполнение этой функции на существующие институты, например, Торгово-промышленную палату РК).

4. Регулирование объема и направления экспортных товаропотоков. При этом вовсе не обязательно использовать финансовую поддержку соответствующих экспортеров. Такая поддержка может иметь негативные последствия, в частности, введение странами-импортерами запретных мер под предлогом противодействия демпингу.

Экспансия казахстанского предпринимательства за границу представляет собой важный фактор наращивания экономического потенциала страны путем расширения экспорта, перевода доходов из-за рубежа, включения казахстанских компаний в глобальные цепочки создания добавленной стоимости. Ключевыми моментами экономического развития казахстанского экспорта являются:

1. Увеличение масштабов и совершенствование отраслевой структуры внешнеэкономического присутствия Казахстана на зарубежных рынках, с ростом доли компаний обрабатывающего сектора и услуг;

2. Предотвращение контрпродуктивной конкуренции между казахстанскими компаниями, производящими сходную продукцию, на внешних рынках; заключение между ними стратегических соглашений о совместной реализации проектов международной экспансии;

3. Образование стратегических объединений казахстанских и зарубежных компаний для совместной деятельности на внешних рынках с целью разработки, производства и реализации конкурентоспособной продукции.

Таким образом, в современных условиях развития международных экономических связей базовыми приоритетами внешнеэкономической деятельности Казахстана на федеральном уровне являются, прежде всего, политика активной поддержки национального экспорта, которая подразумевает под собой не только финансовую, но и административную поддержку, повышение качества экономического роста, повышение эффективности бюджетных расходов и подготовка квалифицированных кадров.

Предпринимательская деятельность в Казахстане реализуется в рамках создаваемой производственно-хозяйственной структуры, которую можно рассматривать как предпринимательскую единицу.

В Казахстане предпринимательская деятельность осуществляется в основном в рамках малых предприятий. Мировой опыт показал, что в настоящее время малое предпринимательство, малые фирмы являются основой динамичного экономического развития в следствии:

- организационно-технологической мобильности;

- высокого темпа внедрения инноваций;

- активной конкурентной политики;

- отсутствия жесткой бюрократической структуры и громоздкого управленческого аппарата;

- создания новых рабочих мест;

- быстрой реакции на потребности рынка;

- возможности государства получать доход от их налогообложения.

Развитие предпринимательства в Казахстане осуществляется двумя основными путями:

1) В качестве субъекта предпринимательской деятельности выступает частное лицо - предприниматель, создающий новые организационные производственно-хозяйственные структуры;

2) В качестве субъекта предпринимательской деятельности выступает действующее предприятие (его руководство).

Первый путь, основанный на частной инициативе и частной собственности, представляется наиболее соответствующим классическому пониманию предпринимательства.

Второй путь заключается в том, что действующее предприятие создает или участвует в создании производственно-хозяйственных предпринимательских структур.

Анализируя развитие предпринимательства в стране, необходимо установить, какие цели преследовали все участники этого процесса.

Участниками процесса развития предпринимательства являются:

- государство;

- руководители государственных предприятий;

- персонал государственных предприятий;

- персонал предпринимательской единицы.

Каждый из участников преследует свои цели, которые в идеале должны сочетаться.

Государство, создавая условия для развития предпринимательства, преследовало следующие основные цели:

- Повышение эффективности народного хозяйства за счет развития частной инициативы и новаторской деятельности предпринимателей.

- Создание новых рабочих мест.

- Создание среднего класса мелких предпринимателей и квалифицированных специалистов, являющихся основой демократического общества.

- Повышение благосостояния населения.

Целью предприятия является:

- Получение дополнительного экономического эффекта от предпринимательства.

- Создание условий для его эффективного развития на базе новых технологий, товаров, услуг, разработанных в предпринимательских структурах.

- Целью руководства является: получение дополнительных возможностей для поддержания и развития базового предприятия, для удовлетворения своих материальных и социальных потребностей. Целью персонала является обеспеченность рабочими местами и дополнительные возможности в удовлетворении своих материальных и социальных потребностей.

Цели предпринимательской единицы и предпринимателя идентичны:

1. Экономическая эффективность бизнеса.

2. Социальное положение, престиж и т.п.

Цели персонала предпринимательской единицы:

1. Экономическое благополучие.

2. Сохранение рабочих мест.

Развитие предпринимательства в определенной степени позволило реализовать поставленные цели.

В настоящее время в Казахстане около 900 тыс. малых предприятий. Развитие малых предприятий позволило в значительной степени ликвидировать дефицит товаров и услуг и в условиях экономического спада и кризиса государственных предприятий создать рабочие места для 8 млн. человек, а с учетом вторичной занятости для 15 млн. человек и довести долю малых и средних предприятий во внутреннем валовом продукте до 10%. Причем отдача вкладываемых средств в малых и средних предприятий вдвое выше, чем в целом по казахстанской экономике.

В то же время, если сравнивать возможности и достижения малых предприятий в мире и в Казахстане, очевидно, что возможности реализованы явно недостаточно:

- так в Германии на 1000 жителей 37 малых и средних предприятий, в США - 74 малых и средних предприятий, а в Казахстане - 6 малых и средних предприятий;

- доля малых и средних предприятий в общей численности занятости в Германии 46%, в США - 54%, в Казахстана - 10%;

- доля малых и средних предприятий в Германии - 53%, в США - 51%, в Казахстане - 11%.

В настоящее время существует пропасть, которая разделяет применяемые сегодня подходы при решении проблем управления предприятиями от понимания того, какие подходы реально приведут к повышению эффективности систем управления.

На мой взгляд, следует проследить зависимость между следующими группами явлений:

- проблемами казахстанских предприятий, которые директора называют основными;

- существующими подходами в решении проблем управления предприятиями;

- истинными причинами болезней предприятий, лечение которых реально привело бы к положительным результатам.

Наглядность такого сопоставления хорошо представлена в таблице, где перечислены проблемы и подходы к их устранению.

Мною были изучены материалы по анализу деятельности более чем 20 предприятиях (большинство промышленных, несколько предприятий, оказывающих услуги), расположенных в разных регионах Республики Казахстан, а также в крупных городах: Алматы и Астана, численностью от 300 до 20 тыс. работников.

Руководители этих организаций - лучшие директора в Казахстане, поскольку возглавляемые ими предприятия удержали объемы выпускаемой продукции в период 2008-2010 на прежнем уровне, а по некоторым направлениям даже увеличили объемы продаж. Усредненный портрет современного казахстанского директора, возглавляющего успешное предприятие, следующий: умный, болеющий за свое предприятие, опытный, великолепно разбирающийся в технологиях своего производства.

В начале, директор обычно не допускает даже мысли о возможности существования управленческих ошибок на его предприятии, он сетует исключительно на правительство, на поставщиков, на своих рабочих, на отсутствие нормальных законов в Казахстане. После обсуждения конкретных случаев некачественной работы его предприятия и, в частности аппарата управления, он соглашается с тем, что недостатки в системе управления есть, но утверждает, что хорошо знает проблемы и их причины, полон уверенности, что разберется с теми из них, которые в его силах. Желание директора скрыть проблемы своего предприятия от стороннего взгляда столь естественное и сильное, что вызывает уважение. Иногда, правда, трудно отделаться от ощущения, что это желание того же рода, что и у студента, который стремится скрыть от преподавателя свой уровень непонимания предмета.

Например, многие Казахстанские руководители считают отсутствие оборотных средств одной из основных причин всех своих проблем и пытаются лечить ее путем поиска инвестиций или новых заказов. Но на всех этих предприятиях, без исключения, идет значительное дублирование различных операций и функций, а также постоянное пересечение деятельности различных подразделений. По некоторым направлениям деятельности вовсе не учитываются расходы, например, ни разу еще не видел, чтобы где-нибудь в Казахстане подсчитали эффективность работы отдела качества или отдела маркетинга. При таком разбрасывании ресурсов, при издержках, которые позволяют себе Казахстанские предприятия, никакие оборотные средства не помогут. В казахстанской экономике продолжает действовать принцип натурального хозяйства. Предприятия во времена административно-командной системы заводили вспомогательные производства для того, чтобы обезопасить себя от низкого качества продукции смежников, быстрее и в нужном количестве получать требуемые комплектующие. Сегодня ситуация изменилась, но предприятия не считают эффективность вспомогательных производств, а потому не знают, какие придется закрывать, а какие надо оставить.

Предприятие, получив долгожданные финансовые средства, тратит их на нужды, кажущиеся первоочередными, заключает договоры, не вчитываясь в их текст, не видя в них двусмысленностей и грамматических ошибок. (Первоочередными для руководителей являются расходы на те мероприятия, которые отмечены в 3-м столбце таблицы.) Все руководители уверены, что решить возникшие проблемы в арбитражном суде практически невозможно, жалуются на трудность взимания долгов с неплательщиков, на недобросовестность партнеров, не задумываясь о том, что само предприятие тоже может что-нибудь сделать для уменьшения числа неплатежей, для повышения своевременности платежей.

Некоторые проблемы одновременно являются причинами других проблем, они расположены в разных столбцах и в разных строках таблицы. Проблемы помещены в таблице в случайной последовательности, задача определения приоритетов проблем автором пока не поставлена. Перечень проблем, скорее всего, неполон, поскольку в таблице помещены только те из них, которые чаще всего звучали из уст руководителей. Отличия между иллюзиями руководителей в вопросах улучшения систем управления (2-й столбец) и эффективными подходами (3-й столбец) предлагаю определять самим читателям.

В таблице сосуществуют понятия «система качества» и «система управления», так как сегодня при обсуждении вопросов управления качеством говорить можно и нужно уже не о «системе качества», а более широко о «системе управления предприятием». Любые управленческие проблемы касаются сегодня вопросов управления качеством. Вся деятельность по созданию и развитию систем качества предприятий сливается с развитием систем управления этими предприятиями.

Отсутствие поддержки отечественного производителя со стороны правительства и парламента, как проблема наших предприятий, которую руководители называют одной из основных, не имеет отражения в таблице. Это серьезная проблема, но ее решение находится не на уровне предприятий.

Сегодня руководители мыслят в основном только в категориях 2-го столбца таблицы. Улучшение систем управления происходит исключительно с помощью старых, непроверенных методов, которые никогда еще никому не помогали.

Сегодня Казахстанские руководители управляют людьми и деньгами, и не знают, что их управление будет эффективным только тогда, когда они будут управлять процессами и проектами. Управление процессами и проектами, без которых немыслимы эффективные системы управления во всем мире, порождены рыночными отношениями, равноправной конкурентной борьбой.

Далеко не во всех отраслях промышленности в Казахстана существуют рыночные отношения. Не все Казахстанские предприятия поставлены в условия равной конкуренции. Такое неравенство приводит к следующим результатам:

- предприятия, которым вместо реальной помощи оказывается спонсорство, совершенно не заинтересованы развивать свою систему управления, и не делают многого из того, что отмечено в 3-м столбце таблице;

- монополисты занимаются только тем, что отмечено во 2-м столбце таблицы;

- все остальные предприятия фактически находятся в жесточайших рыночных условиях, имеют стимул для развития своих систем управления, первыми начнут применять отмеченные в 3-м столбце подходы.

В любой точке земного шара невыполнимая задача - внедрение эффективных систем управления при отсутствии конкуренции. Поэтому системы управления некоторых московских промышленных предприятий, которым власти изо всех сил помогают не закрывать убыточные производства, заметно отстают в своем развитии от систем управления аналогичных предприятий других казахстанских городов. Региональные власти, если и хотят поддержать местное неэффективное предприятие, то не могут этого сделать из-за отсутствия средств, что приводит к более интенсивному освоению современных методов управления в провинции по сравнению с некоторыми московскими предприятиями.

Существующие в Казахстане системы управления неэффективны, а существующие подходы по улучшению систем управления абсолютно неэффективны. Проблемы казахстанских предприятий никогда не будут решены при нацеленности системы управления на устранение следствий, а не истинных их причин.

Зарубежные предприятия непрерывно модернизировали свои системы управления на протяжении достаточно длительного времени, последовательно решая вопрос за вопросом, проблему за проблемой. Российским предприятиям сегодня предстоит решить несколько более сложную задачу: одновременно улучшить систему управления по всем направлениям, в первую очередь, изменяя принципы управления. Придется применить все подходы одновременно, сделать «залп» всеми известными миру инструментами по всей системе управления.

Практика показывает, что в начале деятельности по улучшению неэффективных систем управления сразу можно достичь очень хороших результатов, позволяющих быстро изыскать ресурсы для продолжения более затратных вложений в улучшение систем управления. Затраты и издержки на казахстанских предприятиях так велики, что простой контроль некоторых управленческих операций дает фантастический эффект.

Таким образом, необходимо:

- начать с контроля системы управления;

- получить стартовые ресурсы для более глубокой перестройки системы управления;

- планировать одновременные улучшения по всем запущенным управленческим проблемам.

В ситуации одновременного применения всего арсенала менеджмента есть свои плюсы для казахстанской промышленности, поскольку мы обладаем информацией о некоторых ошибках зарубежных фирм, совершенных на пути улучшения систем управления, и Казахстанские предприятия должны учесть этот опыт.

Осуществить такой залп и учесть мировой опыт предприятия смогут только при помощи высококвалифицированных консультантов по вопросам управления.

2. Анализ внешнеэкономической деятельности на предприятии на примере ТОО «Асан»

2.1 Общая характеристика внешнеэкономической деятельности ТОО «Асан»

Предприятие ТОО «Асан» основано в 1998 году.

Организация действует на основании учредительного документа - устава. «Асан» по форме собственности является товариществом с ограниченной ответственностью.

Основной деятельностью предприятия является поставка и продажа строительных и отделочных материалов на внешнем и внутреннем рынках. В соответствии с выпиской из Общеказахстанского классификатора видов экономической деятельности предприятие занимается следующей деятельностью:

- оптовая торговля лесоматериалами;

- оптовая торговля строительными материалами;

- оптовая торговля санитарно-техническим оборудованием.

К учредительным документам организации относятся:

- устав, на основе которого действует организация;

- учредительный договор, утвержденный общим собранием участников ТОО (на момент анализа в составе ТОО «Асан» числилось 7 участников);

- протоколы общего собрания участников ТОО «Асан».

Штатная численность сотрудников ТОО «Асан» составляет 120 человек.

В компании функционируют следующие отделы, которые подчиняются непосредственно генеральному директору:

- отдел снабжения;

- юридический отдел;

- отдел по информационным технологиям;

- бухгалтерия;

- менеджер по персоналу;

- отдел внешнеэкономических отношений;

- отдел по маркетингу;

- коммерческий отдел.

Внутренний рынок компании можно определить как довольно успешную систему поставок, осуществляемых отдельными филиалами и дочерними компаниями единой макроструктуры по специфическим трансфертным ценам.

Также не последнее место ТОО «Асан» занимает во внешнеэкономических отношениях. Организация сотрудничает и осуществляет поставки стройматериалов и лесоматериалов крупным европейским компаниям.

Организационная структура ТОО «Асан» характеризуется как линейно-функциональная.

Линейно-функциональная структура управления, состоит из:

- линейных подразделений, осуществляющих в организации основную работу;

- специализированных обслуживающих функциональных подразделений.

Линейные звенья принимают решения, а функциональные подразделения информируют и помогают линейному руководителю в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов для принятия конкретных решений.

Функциональные службы доводят свои решения до исполнителей либо через высшего руководителя, либо (в пределах специальных полномочий) прямо.

Как правило, функциональные службы не имеют права самостоятельно отдавать распоряжения производственным подразделениям.

Линейно-функциональная структура управления обладает целым рядом преимуществ:

1. Быстрое осуществление действий по распоряжениям и указаниям, отдающимся вышестоящими руководителями нижестоящим,

2. Рациональное сочетание линейных и функциональных взаимосвязей;

3. Стабильность полномочий и ответственности за персоналом.

4. Единство и четкость распорядительства;

5. Оперативное принятие и выполнение решений;

6. Личная ответственность каждого руководителя за результаты деятельности;

7. Профессиональное решение задач специалистами функциональных служб.

В основу построения организационной структуры управления ТОО «Асан» были положены следующие принципы: обеспечения оптимальной управляемости системы, минимальное количество ступеней и звеньев управления, повышение степени централизации линейного и функционального управления, научно-обоснованного разделения и кооперации труда в аппарате управления предприятием, обуславливающие устойчивые связи между линейными руководителями и функциональными специалистами как внутри подразделений, так и между ними. Структура управления дает представление о том, какие подразделения, службы или отдельные исполнители входят в аппарат управления, как они специализированы и каковы их соподчиненность и взаимосвязи.

Органами управления являются:

- общее собрание учредителей;

- генеральный директор.

Общее собрание участников является высшим органом управления ТОО «Асан». К его компетенции относится:

- назначение на должность и освобождение от должности генерального директора ТОО «Асан»;

- утверждение годовых отчетов, бухгалтерских балансов, счетов прибыли и убытков, распределение прибыли и убытков;

- определение основных направлений деятельности ТОО «Асан», утверждение его планов и отчетов об их выполнении.

Очередное общее собрание участников ТОО «Асан» проводится не позднее трех месяцев после окончания финансового года.

Генеральный директор возглавляет ТОО «Асан», организует ее работу и председательствует на заседаниях. Генеральный директор:

1. Осуществляет текущее руководство ТОО «Асан» и действует на основе устава ТОО «Асан»;

2. Обеспечивает выполнение решений общего собрания участников ТОО «Асан»;

3. Несет ответственность за деятельность ТОО «Асан» в соответствии с действующим законодательством РК;

4. Без доверенности действует от имени ТОО «Асан», представляет его интересы в РК и за рубежом;

5. Заключает кредитные соглашения, хозяйственные договоры и контракты, выдает доверенности, открывает в учреждениях банка расчетный и другие счета ТОО «Асан»;

6. Принимает решения об использовании прибыли ТОО «Асан» в пределах смет, утвержденных общим собранием участников ТОО «Асан».

Отдел внешнеэкономических отношений (далее - ОВО) является самостоятельным структурным подразделением ТОО «Асан» и подчиняется непосредственно генеральному директору ТОО «Асан».

Возглавляет ОВО начальник ОВО ТОО «Асан», который назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ТОО «Асан».

В своей деятельности ОВО руководствуется:

- действующим законодательством РК;

- Уставом ТОО «Асан»;

- действующими внутренними нормативно-техническими документами;

- руководящими, организационно - распорядительными документами ТОО «Асан»;

- нормами и правилами по охране труда и пожарной безопасности;

- правилами внутреннего трудового распорядка.

Работа ОВО осуществляется по планам, утвержденным генеральным директором ТОО «Асан».

Основными задачами являются:

1. Организация и планирование обеспечения товарами в соответствии с закрепленной за ОВО номенклатурой;

2. Изучение конкурентной ситуации с целью экономичного расходования средств с учетом требований, предъявляемых к качеству и техническому уровню импортируемой продукции и услуг;

3. Проведение постоянной работы с поставщиками продукции с целью улучшения их качества.

Основными функциями ОВО являются:

- Осуществлять планирование закупок товара согласно закрепленной номенклатуре;

- Рассчитывать потребность в различных видах продукции согласно плану поставок и утвержденных норм;

- Осуществлять регулирование платежей согласно утвержденным денежным средствам, соблюдать запланированные технико-экономические показатели отдела;

- Подготавливать, оформлять, заключать и исполнять контракты, соглашения на закупку товара согласно закрепленной номенклатуре;

- Создавать достоверную информационную базу о потенциальных поставщиках, стратегии изменения цен на различные виды товаров.

- Осуществлять протокольную работу с инофирмами;

- Оформлять рекламационные акты на возврат некачественных товаров.

На предприятии ТОО «Асан» внедрена программа «Респект: Учет договоров», основное назначение которой заключается в ведении реестра договоров, и организации картотеки первичных документов. В ходе практики я ознакомился с действием данной программы.

Данная программа, предназначена в первую очередь для автоматизации работы с договорами. Необходимость автоматизированного учета договоров возникла у организации, так как с помощью бумажного журнала договоров, электронной таблицы Excel стало довольно затруднительно составить четкую картину договорной деятельности, распланировать и проконтролировать расчеты и сроки работ по договорам. Одним из факторов приведшим к внедрению данной программы явилось активное участие предприятия во внешнеэкономической деятельности предприятия, поскольку в сфере внешнеэкономических отношений особенно важны соблюдения сроков исполнения обязательств контроль и анализ документооборота по каждому контракту.

Программа автоматизирует следующие этапы ведения договоров:

- Подготовка - фиксирование всей необходимой информации о

контрагенте, с которым будет заключен договор;

- Согласование - ответственный за договор, формирует в программе лист

согласования и передает его в соответствующие подразделения для согласования, затем информация о согласовании регистрируется в карточке договора;

- Формирование бланков документов - формирование бланков документов

с использованием обычных текстовых редакторов Microsoft Word или OpenOffice Writer;

- Регистрация;

- Планирование и контроль исполнения обязательств - планирование

производится в разрезе платежей и исполнению по договора;

- Расчеты и учет документов;

- Гибкая система для составления отчетности;

- Управление взаимоотношениями с контрагентами;

- Распределение уровня доступа к информации, в зависимости от

пользовательских настроек;

- Обмен данными с 1С: Бухгалтерией и 1С: Управление торговлей - учет

договоров поставляется как дополнение к типовой конфигурации «Бухгалтерия предприятия» фирмы 1С;

- Хранение договоров - сохранение всех сопутствующих документов в

карточке договора, что значительно облегчает поиск смежных с договором документов различными службами предприятия.

По моему мнению, введение данной программы позволило достичь предприятию следующих результатов:

- сократить расходы на подготовку и согласование договоров;

- ускорить подготовку и согласование договоров;

- повысить качество обслуживания клиентов;

- повысить эффективность использования ресурсов за счет планирования;

- увеличить сохранность информации.

Анализ и первичная оценка поставщиков осуществляется на основе их способности выполнять требования контракта на закупки по следующим критериям:

- соответствие качества продукции требованиям нормативной документации;

- способность изготавливать (поставлять) требуемую номенклатуру товара в необходимых объемах;

- уровень и стабильность цен на товар;

- формы расчетов за товар с поставщиками;

- коммерческие предложения поставщиков;

- сроки выполнения текущих и экстренных заказов;

- вид и материал тары, упаковка, условия транспортирования и хранения;

- наличие у поставщика резервных мощностей;

- затраты на транспортировку;

- опыт сотрудничества;

Решение о выборе поставщика утверждает генеральный директор ТОО «Асан».

Можно выделить следующие основные этапы осуществления операций по импорту:

1. Подача заявки в ОВО на приобретение того или иного вида продукции. Инженер по импорту осуществляет перевод на иностранный язык указанных документов (в случае приобретения в странах дальнего зарубежья), оформляет запрос и отправляет его фирмам-производителям (поставщикам) для получения коммерческих предложений. Запрос содержит следующую информацию: наименование товара, модель и количество.

Прежде чем обратиться к потенциальному партнеру с запросом необходимо убедиться в его надежности. На ТОО «Асан» оценка надежности потенциальных клиентов осуществляется следующим образом:

1) коммерческая информация о фирмах, присылаемая на ТОО «Асан» этими же фирмами;

2) подача запроса в фирмы г. Костанай, оказывающие информационные услуги.

Как видно из имеющихся сведений, эти методы сбора информации о потенциальных клиентах являются недостаточными и не позволяют дать точную оценку надежности возможных контрагентов.

2. После получения коммерческих предложений инженер по импорту организует перевод полученного материала. На их основании составляется конъюнктурный лист для утверждения поставщика генеральным директором.

3. Инженер по импорту проводит переговоры с поставщиком.

Переговоры означают создание ситуаций, когда коммерческие условия сделки можно изменить в чью-либо пользу. Прежде чем начать переговоры, следует провести тщательную подготовку к ним, т. к. она зачастую предопределяет успех переговоров. Представители ТОО «Асан» стремятся получить как можно более полную информацию о деловом партнере: особенности фирмы, финансовое положение и прогнозы, репутация, деловые традиции. Заранее определяются место, дата, время переговоров, важность их, предполагаемая длительность, тема переговоров. Следующая стадия - определение целей, решений относительно уступок, условий, которые следует считать минимально приемлемыми. Нужен тщательный предварительный анализ ситуации и возможных вариантов ее решения. Очень важно предугадать интересы партнеров и их позицию, а также учесть культурные, психологические и иные особенности партнеров.

4. После выбора партнера и достижения с ним договоренности по важнейшим вопросам начинается процесс подготовки контракта. Подготовка и оформление контрактов для подписания осуществляется работниками ТОО «Асан». Все контракты и приложения к ним оформляются в 2-х экземплярах. Помарки и подчистки в контрактах и приложениях к ним не допускаются. Каждая страница контракта в обязательном порядке визируется инженером ОВО, ведущим контракт. Один экземпляр контракта визируется на обратной стороне последнего листа специалистами ОВО и бухгалтерии ТОО «Асан» в части их касающейся:

- инженер ОВО по импорту,

- руководитель ОВО,

- заказчик,

- главный бухгалтер ТОО «Асан»,

- работник финансового отдела (присвоение кода поставщика),

- генеральный директор.

Рядом с визой указывается четко фамилия лица, завизировавшего контракт, а также дата. Приложения визируются в том же порядке.

Подготовленный к подписанию контракт подлежит учету у экономиста ОВО, для чего контракту в установленном порядке присваивается соответствующий номер.

Дополнения, изменения к контрактам допускаются только по товарам одного наименования в соответствии с товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности. На товары другого наименования готовится отдельный контракт. Дополнения и изменения готовятся и оформляются в том же порядке, что и контракты.

При заключении договоров используются, как правило, типовые контракты, доработанные ОВО (приложение 3). Такой контракт состоит из следующих разделов:

Предмет контракта

Цена и общая сумма контракта

Срок и дата поставки

Качество товара

Сдача и приемка товара

Условия платежа

Страхование

Гарантии

Претензии

Непреодолимая сила

Арбитраж

Прочие условия

Юридические адреса сторон

Подписи продавца и покупателя

К контракту может быть приложена спецификация, в которой указывается:

- наименование изделия;

- количество;

- цена за единицу;

- сумма;

- срок поставки (здесь возможна разбивка на месяцы);

- возможные примечания.

После подписания сторонами контракта, а также дополнений или изменений экземпляры распределяются следующим образом:

а) один оригинал - иностранной фирме;

б) один завизированный оригинал и одна копия - ОВО;

в) одна копия (без указания цен) - структурной единице.

Оригиналы контрактов, дополнений и изменений к ним подлежат хранению в ОВО, исключающем доступ к ним посторонних лиц. Копия контракта со всеми изменениями и дополнениями, как «деловой экземпляр» находится у инженера, ведущего исполнение контракта. Оригиналы контрактов, дополнений и изменений к ним хранятся в ОВО в течение 2-х лет с даты окончания поставок по контракту. После истечения вышеуказанного срока оригиналы контрактов подлежат сдаче в архив.

Несмотря на то, что данный процесс содержит большое количество бюрократических формальностей, очень часто они оправдывали себя, прежде всего, когда было необходимо установить лицо, по вине которого произошло неисполнение контракта. Четко расписанные обязанности каждого из сотрудников являются определенной степенью гарантии надлежащего исполнения контракта.

5. При поступлении импортного груза ОВО оформляет и предоставляет в таможню все необходимые документы для оформления декларации и таможенной очистки груза и информирует склад о его поступлении. Не позднее 3-х дней с даты поступления груза копии транспортных накладных и счетов, а также таможенных деклараций передаются в бухгалтерию. На основании полученных от ОВО документов на поступивший груз бухгалтерия проводит их сверку. Бухгалтерия информирует ОВО о несоответствии товара по количеству и условиях его оплаты для дальнейшего урегулирования вопросов допоставок товара.

Контроль за организацией исполнения заключенного контракта, в том числе его оплаты, возлагается на инженера по импорту, ответственного за данный контракт. После осуществления платежа бухгалтерия передает инженеру, ведущему контракт, копию поручения для последующего информирования инофирмы о произведенных платежах.

Исполнение условий импортного контракта на ТОО «Асан» осуществляется по следующей схеме. Как только контракт подписан, начинается его регистрация в банке, у которого у фирмы открыт счет.

После того, как контракт был зарегистрирован в банке, он направляется для регистрации в таможенном органе (при этом к нему также прикладываются оригинал и копия контракта).

Далее инженер по импорту составляет служебную записку главному бухгалтеру, которая вместе с копией контракта направляется в центральную бухгалтерию.

В международной практике безналичные расчеты проводятся посредством:

- платежных поручений - платежных инструкций, согласно которым банк-отправитель по поручению плательщика, счет которого находится в данном банке, осуществляет за вознаграждение перевод денежных средств в банк-получатель лицу, указанному в поручении;

Платежное поручение представляется в банк-отправитель в количестве экземпляров, определяемом банком-отправителем, но не менее двух экземпляров. Первый экземпляр платежного требования заверяется оттиском печати и подписями должностных лиц плательщика. Платежные поручения представляются в банк-отправитель в течение 10 календарных дней со дня их выписки (день выписки в расчет не принимается);

- платежных требований - платежных инструкций, содержащих требование получателя денежных средств к плательщику об уплате определенной суммы через банк.

Платежное требование оформляется в соответствии с Положением о безналичных расчетах в РК и предоставляется в обслуживающий его банк для направления в банк, обслуживающий плательщика. Платежное требование составляется на бланках установленной формы и представляется в банк-получатель в трех экземплярах. Первый экземпляр платежного требования заверяется оттиском печати и подписями должностных лиц бенефициара;

- платежных требований-поручений - платежных инструкций, содержащих требование получателя денежных средств к плательщику оплатить стоимость поставленного по договору товара, провести платежи по другим операциям на основании направленных ему расчетных, отгрузочных документов, предусмотренных договором;

- аккредитивов - обязательств, в силу которых банк, действующий по поручению клиента об открытии аккредитива и в соответствии с его указанием должен провести платежи получателю денежных средств либо оплатить, акцептовать или учесть переводный вексель или дать полномочия другому банку провести платежи получателю денежных средств либо оплатить, акцептовать или учесть переводный вексель. инкассо - поручение клиента (приказодателя) банку (банку-ремитенту произвести передачу плательщику документов (векселей, чеков, платежных требований и др.), сопровождаемых коммерческими документами (документарное инкассо) либо не сопровождаемых коммерческими документами (чистое инкассо), с целью взыскания платежаИнкассовое поручение составляется не менее чем в четырех экземплярах. Первый, второй и третий экземпляры подписываются уполномоченными работниками банка-ремитента. Первый и второй экземпляры инкассового поручения направляются вместе с документами в инкассирующий банк, третий экземпляр инкассового поручения, заверенный подписями и оттиском печати, остается в банке-ремитенте; четвертый экземпляр с оттиском штампа банка-ремитента и распиской уполномоченного работника банка-ремитента о приеме документов возвращается приказодателю;

- векселей - письменных долговых обязательств, выдаваемых заемщиком (векселедателем) кредитору (векселедержателю), в соответствии с которым кредитору предоставляется право требовать с заемщика уплаты к указанному сроку определенной денежной суммы.

Различают два вида векселей: простые и переводные. Более широкое распространение в международной практике получил переводный вексель, который должен содержать:

1. Наименование «вексель», включенное в самый текст документа и выраженное на том языке, на котором этот документ составлен;

2. Простое и ничем не обусловленное предложение уплатить определенную сумму;

3. Наименование того, кто должен платить (плательщика);

4. Указание срока платежа;

5. Указание места, в котором должен быть совершен платеж;

6. Наименование того, кому или по приказу кого должен быть совершен платеж;

7. Указание даты и места составления векселя;

8. Подпись того, кто выдает векселя (векселедателя).

ОВО ТОО «Асан» при расчетах использовал банковский перевод: 30% предоплата и последующие 70% оплаты во время отгрузки товара, либо 100% предоплату или оплата производится по факту поставки товара.

Транспортировка при исполнении импортного контракта осуществляется в соответствии с условиями INCOTERMS, которые определяют обязанности покупателя и продавца при поставке товаров. Выбор условия поставки влияет на цену товара, поскольку расходы продавца включаются в цену товара. Последняя редакция документа была в 2000 году. INCOTERMS носят рекомендательный характер.

В настоящее время при исполнении импортных контрактов ОВО чаще всего работает на условиях CIF и CIP. Транспорт при этом обеспечивает продавец, который нанимает перевозчика. Сумма транспортных расходов включается в цену контракта. Использование данных условий транспортировки не всегда выгодно, т. к. продавец может включить в транспортные расходы «все что угодно».

Международным перевозкам присущи два основных признака: во-первых, они осуществляются между двумя и более странами; во-вторых их выполнение регулируется условиями, установленными международными соглашениями.

Транспортное обеспечение - это система, представляющая собой совокупность технических, технологических элементов, экономических, коммерческо-правовых, организационных воздействий форм управления транспортными операциями на всем пути движения продукции от производителя к потребителю.

При организации доставки взвешиваются все аспекты деятельности от начальной до конечной операции; разрабатывается система мер, обеспечивающих достижение желаемого результата с наименьшими возможными издержками. При разработке общей стратегии доставки учитываются следующие факторы: