Стратегия маркетинга на торговых выставках и ярмарках

В период с 15 по 17 апреля 2009 г. была проведена 20 туристическая выставка «ТУРСИБ-2009». Общее количество участников со стендами - более 240 компании из 15 стран мира: России, Греции, Египта, Вьетнама, Италии, Монголии, Туниса, Таиланда, Турции, Казахстана, Китая, Киргизии, Хорватии, Чехии, Швейцарии. Несмотря на то, что «Турсиб-2009» проходил в условиях мирового социально-экономического кризиса, количество участников выставки осталось на уровне 2008 года, а число посетителей выросло на 10% и составило более 3700 человек (50% профессионалы туриндустрии). Официальная поддержка: Федеральное агентство по туризму; Российский союз туриндустрии, Администрация Новосибирской области, Комитет по международному сотрудничеству и внешнеэкономическим связям мэрии Новосибирска.

Соустроители: Комитет внешнеэкономического сотрудничества и туризма администрации Новосибирской области, Новосибирская Ассоциация Туристских Организаций (НАТО). На выставке были представлены:

Государственные органы управления, Туристские организации и ассоциации, Турагентства, туроператоры, Авиакомпании, Круизные компании, Санатории, курорты, Пансионаты, дома отдыха, турбазы, Туристические клубы.

Гостиницы, гостиничные цепи, Страховые компании, Детские, молодёжные лагеря

Национальные парки, Музеи, картинные галереи, Компании по прокату автомобилей

Транспортные компании, Рекламные услуги, Специализированные издания, Путеводители, сувенирная продукция, Грузовые и таможенные компании, Информационные технологии,

Образовательные услуг; обучение, консультации, SPA-ТУРИЗМ, SPA-курорты, SPA-центры,

SPA-отели, Турфирмы, представляющие SPA-отдых, Специализированные издания по SPA-отдыху, компании по продаже недвижимости за рубежом. www.sibfair.ru - ITE «сибирская ярмарка»

Начинающая компания по продаже недвижимости за рубежом «Место под солнцем» выставлялась на «ТурСиб-2009» впервые. Решение об участии принимала спонтанно в считанные дни до выставки. Компания «Место под солнцем» имеет многолетний опыт работы в сфере зарубежной недвижимости как в России так и за рубежом. На российском рынке представляет крупнейших застройщиков и агентства недвижимости из различных стран, проверенных и отобранных по результатам многолетнего сотрудничества. Каждая из этих компаний является лидером в своей стране. Компания имеет свои офисы в Москве и Новосибирске. Партнерские офисы расположены: В Болгарии: Бургас, Варна; В Черногории: Будва; В Турции: Кушадасы; На Кипре: Пафос, Лимассол; В Испании: Торревьеха, Ллорет де Мар. Услуги компании:

- консультации по всем вопросам приобретения недвижимости;

- индивидуальный подбор вариантов, в зависимости от ваших запросов;

- ознакомительные поездки по выбранным объектам;

- полное юридическое сопровождение сделок;

- регистрация юридических лиц;

- консультации по вопросам пребывания иностранцев за рубежом;

- помощь в получении ВНЖ или ПМЖ;

- консультации и помощь в осуществлении инвестиционных проектов.

На «ТУРСИБЕ-2009» планировали заявить о своей компании, познакомиться с конкурентами, найти партнеров и клиентов. www.i-san.ru «Место под солнцем»

2.2 Анализ современных методов рекламы, применяемых на выставке «ТурСиб»-2009г. на примере компании «Место под солнцем»

Рекламные мероприятия осуществляются на всех стадиях выставочной деятельности фирмы:

1. На стадии подготовки это предварительная реклама с упором на рекламные мероприятия и связи с общественностью.

2. На стадии работы ярмарки или выставки: реклама с упором на связи с общественностью. 3. На стадии послеярмарочного или послевыставочного периода: «послерекламные» мероприятия с упором на связи с общественностью.

Особенно важную роль играют рекламные мероприятия на стадии подготовки.

Предвыставочная реклама

Рассылку приглашений и публикацию рекламы в СМИ рекомендуется делать в несколько этапов, первый из которых начинается примерно за 90 дней до начала выставки. А что делать, если до выставки остался месяц? Использовать все возможности для привлечения посетителей на Ваш стенд!

Реклама через Интернет является довольно эффективным методом. Если у вас есть собственный сайт - необходимо срочно разместить на нем информацию о вашем участии в выставке (хорошим тоном считается размещение на сайте плана павильона с указанием вашего стенда). Это не потребует дополнительных затрат, а посетителям будет легче вас найти. Параллельно можно разместить анонс новых образцов вашей продукции на ведущих выставочных порталах и тематических сайтах вашей отрасли.

Целесообразно обратить внимание на электронные рассылки. За месяц вы можете повторить рассылку приглашений на свой стенд два раза (например, первый раз - общая информация о вашем участии в выставке, второй раз - анонс продукции, которую вы планируете выставлять и информацию о специальных скидках). «Достоинство рекламы в электронных рассылках - оперативность и низкая (по сравнению с другими СМИ) стоимость, а также точность фокусировки - по географии и портрету подписчика. Это особенно важно, если выставка - специализированная или проходит в другом городе», - считает С.Павлова, начальник отдела по работе с корпоративными клиентами компании «Интернет-Проекты». Екатерина Михайлова, ЗАО “Мобильные выставочные технологии” http://www.mdt-expo.ru

Включение фирмы участницы в официальный каталог ярмарки/выставки. Но нужно ли закупать место под рекламу в выставочном каталоге спорный вопрос. Название фирмы и стенда обязательно будут указаны в каталоге и издатели наверняка предоставят возможность дать краткое описание своих экспонатов в его редакционном разделе. При осмотре выставки у посетителей наверняка не будет времени для подробного изучения каталога и объявление, вероятно, не принесет никаких выгод до окончания мероприятия. Обычно выставочные каталоги хранят целый год в качестве справочников. (Компания «Место под солнцем» не посчитала нужным закупать специальное место под рекламу в выставочном официальном каталоге) Публикация в отраслевых периодических изданиях и в экономической печати, ориентированные на «целевые группы». Эта реклама должна быть использована таким образом, чтобы максимально побудить деловых людей посетить ваш стенд. Для этого рекламное объявление достаточно большого размера следует публиковать в течение семи последних дней перед открытием выставки, ярмарки. (Компания «Место под солнцем», в периодике не печатается)

Использование наружной рекламы. Наружная реклама это стандартный щит, установленный на дороге, ведущей к выставке или ярмарке. Его рекомендуют устанавливать за 2 недели до открытия и держать до конца работы выставки\ярмарки. (Компания «Место под солнцем» не использует наружную рекламу). Рекламные мероприятия на радио и телевидении. Очень важно в этом случае купить эффективное время: примыкающее к новостям деловой жизни и передачам о биржевой ситуации. (Компания «Место под солнцем» не делала рекламу на радио и телевидении). Использование символов ярмарки / выставки, образцами которых администрация снабжает экспонентов, на проспектах, в публикациях, на пресс-конференциях, что усиливает действие рекламы и связывает с участием в конкретном мероприятии. (Компания «Место под солнцем» символы ярмарки не использовала) Эпистолярное общение (direct mail) считается наиболее подходящим средством привлечения посетителей при условии, что письма оформлены должным образом и отправлены заблаговременно (за 2 недели). В письма необходимо вложить план подъезда к выставке\ярмарке и план местоположения вашего стенда на выставке. (Посредством direct mail было отправлено 20 приглашений для потенциальных клиентов компании «Место по солнцем»).

Во время стадии работы ярмарки\выставки связи с общественностью являются одним из наиболее действенных механизмов поддержки участия, который дает предприятию возможность, воспользовавшись случаем, параллельно усовершенствовать свой имидж и развить деловые отношения в широком плане. В рамках осуществления этой деятельности обычно проводятся такие мероприятия, как: 1) раздача различных рекламных материалов, которые придают стенду индивидуальность, 2) бесплатная раздача мелких сувениров, 3) раздача образцов товаров, 4) организация различных специальных мероприятий (шоу, конкурсы, дегустации), 5) передача музыкальных программ, 6) демонстрация видеофильмов, слайдов, 7) проведение пресс-конференций, коктейлей для журналистов, клиентов.

Роль персонала в этом случае невозможно переоценить, к принципам его подбора следует отнестись с должным вниманием. Существует три категории работников, которые должны присутствовать на экспозиции: Технические работники раздают рекламные материалы у входа, разносят их по стендам, обслуживают переговоры и следят за стендом. Специалисты по «public relations», которые должны легко входить в контакт, останавливать, «завлекать» посетителей на стенд. Специалисты, глубоко знающие технические и маркетинговые особенности предлагаемой продукции. На стенде вообще нельзя работать в одиночку. Обязательно необходимы два стендиста на 2 метра, еще один на каждые последующие 3 метра и один на каждые 12 кв. метров общей площади. Краеугольным камнем эффективной работы стенда предприятия является периодическая проверка предпринятых действий и переоценка данных на основе динамики развития событий. Ежедневный контроль «обратной связи» (feedback), т.е. информации, поступающей «извне» предполагает: 1) проверку хода выполнения целей участия, состоящую в качественной оценке результатов, 2) изучение соотношения между результатами усилий по привлечению посетителей и тем, какой ценой они были достигнуты, 3) качественный анализ содержания информации, полученной от посетителей и конкурентов, 4) оценку замечаний, реакций и общей критики со стороны посетителей. (Компания «Место под солнцем» пользовалась услугами промоутеров, которые приглашали посетителей на стенд, один из них стоял около входа, второй работал в зале на втором этаже. На 6 кв.м. стенда работали два стендиста, которые проводили консультации и дарили каталоги. Ежедневный анализ работы проведен не был).

Послеярмарочная (послевыставочная) стадия. На этой стадии, начинающейся с момента закрытия выставки и длящейся затем не один месяц, выполняется следующая работа:

1) Анализ контактов, осуществленных за период работы стенда

2) Проверка результатов участия

3) Составление отчета об участии. Поскольку во время работы экспозиции невозможна общая глобальная оценка осуществленных контактов, эта работа начинается сразу же после закрытия ярмарки / выставки и включает в себя:

- классификацию и оценку соглашений, которые, возможно, были заключены,

- непосредственную проверку «личности» посетителей,

- активизацию предприятия для выполнения полученных заказов в установленные сроки,

- своевременную подготовку и рассылку образцов, согласно принятым обязательствам,

- немедленное предоставление запрошенных дополнительных данных,

- направление благодарственных писем всем посетителям, содержащих дополнительные сведения о предприятии, его продукции и планируемых мероприятиях (участие в ярмарках/выставках, организация показов и т.д.) и соответствующие приглашения к участию в них. (Анализ компания «Место под солнцем» показал, что проделанная работа не была эффективной. В общей сложности на стенде побывало 37 человек, из них шесть могли быть потенциальными партнерами, 3 потенциальными заказчиками, проведенная с ними послевыставочная работа не дала результатов).

Торгово-выставочный комплекс «Сибирская ярмарка» предлагает всем участникам выставки покупку своего продвижения в виде, так называемого спонсорского пакета. Для потенциальных спонсоров выставки "ТУРСИБ-2009" предусмотрено 3 спонсорских пакета: Генеральный спонсор (Генеральный информационный спонсор), Спонсор (Информационный спонсор), Спонсор фуршета. Всеобъемлющим является пакет Генерального спонсора, дающий наиболее широкий спектр возможностей для рекламы на выставке. www.sibfair.ru - ITE «сибирская ярмарка»

Генеральный спонсор:

· Размещение логотипа генерального спонсора на рекламных носителях выставки.

· Размещение логотипа генерального спонсора со ссылкой на официальном сайте выставки www.toursib.sibfair.ru на первом по отношению к другим спонсорам месте.

· Размещение баннера генерального спонсора в выставочном зале.

· Размещение логотипа генерального спонсора в официальном каталоге выставки на первом по отношению к другим спонсорам месте.

· Размещение полноцветной полосы рекламы генерального спонсора в официальном каталоге выставки.

· Размещение регистрационной статьи о генеральном спонсоре в официальном каталоге выставки.

· Предоставление представителю генерального спонсора слова на церемонии открытия выставки.

· Предоставление представителю генерального спонсора слова для приветствия на дополнительных мероприятиях выставки или времени для доклада на профильном для генерального спонсора дополнительном мероприятии (по усмотрению генерального спонсора).

Спонсор:

· Размещение логотипа спонсора на всех бумажных рекламных носителях выставки.

· Размещение баннера спонсора в выставочном зале.

· Размещение баннера спонсора на дополнительных мероприятиях в рамках выставки (конференции, семинары и т.п.; кроме фуршета).

· Размещение логотипа спонсора со ссылкой на официальном сайте выставки www.toursib.sibfair.ru

· Размещение логотипа спонсора в официальном каталоге выставки.

· Размещение полноцветной полосы рекламы спонсора в официальном каталоге выставки.

· Размещение регистрационной статьи о спонсоре в официальном каталоге выставки.

Спонсор фуршета:

· Размещение логотипа спонсора фуршета со ссылкой на официальном сайте выставки www.toursib.sibfair.ru

· Размещение логотипа спонсора в официальном каталоге выставки.

· Размещение баннера спонсора фуршета в зоне проведения фуршета.

· Размещение полноцветной полосы рекламы спонсора фуршета в официальном каталоге выставки.

· Размещение регистрационной статьи о спонсоре фуршета в официальном каталоге выставки.

· Предоставление слова представителю спонсора фуршета во время проведения фуршета.

Спонсорство является дорогим видом имиджевой рекламы, который могут позволить себе только крупные компании с уже раскрученным брендом. Для поддержания своего статуса, надежного имени, образа благополучного и успешного предприятия они готовы платить, не смотря на то, что все внимание и без того будет направленно на них. www.sibfair.ru - ITE «сибирская ярмарка»

Основные виды рекламы на выставке:

Наружная реклама - различные виды вывесок, панель-кронштейнов, штендеров, оформленных стендов, козырьков, световых установок. Основная цель - формирование имиджа предприятия и привлечение конечных потребителей. Это могут быть указатели - вывески, штендеры, рекламные щиты и другие рекламные установки, которые помогают потребителю узнать о Вас и вашем месте расположения. Наружная реклама должна обладать как минимум двумя характеристиками: наружная реклама должна "бросаться в глаза". Это значит, что человек, должен обратить внимание именно на Ваш рекламный носитель, будь то вывеска, растяжка, витрина или штендер. Наружная реклама должна быть запоминающейся. Важно создать образ, который человек способен выделить из всех, запомнить и суметь восстановить в памяти при малейшем упоминании.

Внутренняя реклама - шелф-токеры, воблеры, мобайлы, фигурные плакаты на жесткой основе (картон, пластик), стикер, нек-хенгеры, диспенсер, лоток для рекламных листовок, стопперы, стилаж, стойка, выставочное оборудование, стеллажи, стойки, вывески, мебель, кабины, пневмоконструкции. Аренда рекламных стоек в зонах регистрации - размещение на них своей рекламной продукции, либо размещение промо-персонала. Распространение полиграфической продукции, посредством промо-персонала, либо стендистов, находящихся непосредственно на точке

Реклама в официальных каталогах и путеводителях

На билетах, бейджах и т. д.

Реклама на сайте «Сибирской ярмарки»

Реклама в календаре выставок

Конечно же, одним и самых эффективных рекламным средств является собственный стенд. Удобный и функциональный выставочный стенд играет огромную роль в эффективной работе фирмы на выставке, ярмарке или презентации, как самой компании, так и производимой ею продукции.

Главное - это сохранить фирменный стиль вашей компании, в оригинальном оформлении, тогда стенд становится не только рекламным носителем, но и украшением выставки. Индивидуально спроектированный и хорошо построенный стенд на выставке - это, прежде всего, "костюм" по которому Вас встречают посетители и будущие клиенты. Кроме рекламного оформления и демонстрации продукции компании-экспонента, выставочные стенды могут оснащаться видеопроекторами, лекторами, системами синхронного перевода и т.д. В выставочном стенде все должно быть безупречно. Функциональная организация выставочного стенда должна создавать условия для общения с потенциальными клиентами и партнерами. Кроме внешнего вида выставочного стенда также очень важным моментом является и его наполнение сопутствующей рекламной продукцией.

Выставочные стенды подразделяются на: 1)стандартные выставочные стенды;

2)мобильные выставочные стенды; 3)нестандартные выставочные стенды.

Стандартный стенд выполняется из выставочного конструктора. Стандартная комплектация стенда включает: ковровое покрытие, стол, стул, лампу, фризовую панель с надписью, вешалку, урну. В стоимость стенда входит также информация в каталог до 300 печатных знаков. При оформлении стандартных выставочных стендов используются различные технологии: аппликации самоклеющимися пленками, полиграфическая печать, изготовление объемных букв, световых коробов и т.д. Вы можете заказать дополнительное экспозиционное оборудование для выставочного стенда - витрины, подиумы, демонстрационные и информационные стойки.

Мобильные выставочные стенды - незаменимы при проведении промо-акций. Подобное выставочное оборудование удобно, компактно и экономично. Эти выставочные стенды отличает компактность, легкость и дизайн, что позволяет удобно расположить их в любом месте. Мобильные выставочные стенды - буклетницы, которые служат практичными подставками для печатной продукции и дополняют стенды. Компания «Место под солнцем» располагалась на стандартном выставочном стенде, который был оформлен аппликацией из самоклеющейся пленки, полиграфической печатью. На стенде было много каталогов, визиток, но отсутствовала сувенирная продукция, фуршет, музыкальное сопровождение другая выставочная атрибутика. Панкратов Ф.Г., Серегина Т.К., Шахурин В.Г. Рекламная деятельность - Москва, 2004, с. 147-150



2.3 Подведение итогов и оценка результатов от участия в выставке

Итоги выставки можно условно подразделить на две группы: организационные и коммерческие. При подведении организационных итогов большую помощь может оказать журнал, который велся во время работы выставки. Немаловажную роль способны сыграть ответы всех участников мероприятия на следующие вопросы:

· Удачно ли выбрано место для стенда?

· Была ли оптимальной планировка стенда?

· Какой резонанс вызвал сам стенд у посетителей?

· Соответствовала ли площадь стенда количеству экспонатов и поставленным задачам?

· Какова была реакция посетителей на продукцию в целом и на отдельные экспонаты?

· Какие неудобства были во время работы на стенде?

· Какие дополнительные услуги и оборудование необходимо было заказать у организаторов выставки, а без каких можно было обойтись?

· Достаточное ли количество рекламных и информационных материалов было взято на выставку?

Перечень вопросов можно продолжить в зависимости от специфики выставки, целей участия в ней, особенностей предлагаемых продуктов и т.д.

Послевыставочная работа строится по-разному для разных целевых групп: клиентов, потенциальных партнеров, журналистов. Для поддержания и укрепления контактов и связей, установленных во время работы выставки, следует предпринять следующие шаги:

· Отправить благодарственные письма за посещение стенды фирмы с пожеланиями сотрудничества своим партнерам и другим заинтересованным лицам;

· Разослать сводную информацию фирмам и отдельным лицам, которые были приглашены на стенд, но не смогли его посетить;

· Разослать посетителям обещанные документы и рекламно-информационные материалы;

· Проинформировать об итогах выставки деловых партнеров;

· Посетить компании, с которыми была договоренность на выставке;

· Установить для сотрудников предельный срок для осуществления контакта с соответствующей компанией;

· Поощрить особо отличившихся сотрудников, участвовавших в работе;

· Отправить благодарственные письма и отчет о выставке с фотографиями журналистам, которые посетили стенд. Тем журналистам, которые были приглашены, но не побывали на стенде фирмы, целесообразно предоставить подборку всей информации о выставке - так называемую папку для прессы.

Чем быстрее после завершения выставки будут разосланы письма и другая информация, тем успешнее для компании будет результат. Так, С.Миллер для « эффективной работы по завершению сделок до победного конца» предлагает воспользоваться «правилом 48 часов». Он рекомендует проект послевыставочного письма заготовить заранее (до открытия выставки) и разослать его настолько быстро после окончания выставки, чтобы на стол клиента письмо легло в течение 48 часов после закрытия выставки и его возвращения с нее. Автор приводит 4 аргумента:

· Броскость - письмо не затеряется в почте, накопившейся за время отсутствия клиента;

· Память - впечатления от выставки еще свежи, и клиент не забыл посещение стенда фирмы и ее продукцию;

· Доверие - выполнено обещание направить необходимую клиенту информацию;

· И последнее - у вас есть возможность позвонить ему лично, чтобы поинтересоваться, получил ли он письмо, - личный доступ.

Кроме описанных выше мероприятий в план послевыставочной работы включаются:

· Подготовка итогового отчета о результатах работы на выставке и предоставление его руководству компании, а также отделам маркетинга и рекламы;

· Анализ выявленных недостатков в процессе полготовки и проведения выставки;

· Подготовка и распространение информационных материалов об успешном участии в выставке (статьи, сюжеты на радио и телевидении с положительными отзывами потребителей и т.п.);

· Развитие рекламных и информационных контактов, полученных на выставке.

После завершения выставки проводится всесторонний анализ работы на выставке, оценивается эффективность участия и составляется итоговый отчет по участию в выставке. Объективные показатели работы предприятия на выставке, которые позволяют оценить эффективность его участия в ней, и есть ни что иное, как коммерческие итоги. Рекомендуется в последний день выставки произвести первую оценку результатов по следующим параметрам:

1)Количество посетителей на стенде всего, по отдельным дням и периодам времени (часам) в течение дня;

2)Количество проведенных переговоров по целевым группам посетителей, темам, в разрезе товаров и услуг;

3) количество новых контактов с заказчиками и их анализ;

4) количество и объем заключенных контрактов;

5)перечень перспективных партнеров - посетителей стенда, с которым следует установить контакт;

6)отзывы посетителей о представленных продуктах и услугах, об оформлении стенда, о различных мероприятиях, проведенных на стенде;

7)собственная оценка проведенным семинарам, докладам, пресс-конференциям;

8)эффективность работы стендистов;

9)итоги по работе с организаторами выставки Гусев Э.Б., Прокудин В.А., Салащенко А.Г. Основы выставочной деятельности: Уч. Пособие - М.: РЭА им. Плеханова, 2003 - с.113-121.



ГЛАВА 3. Как сделать «ТурСиб-2010» более эффективным

3.1 Личные впечатления от выставки «ТурСиб»-2009

В своей жизни я видела немалое количество выставок, проводимых «Сибирской ярмаркой», «ТурСиб» посетила второй раз. Я посетила его на второй день работы, в самый разгар дня. Первое, что приходит на ум, при виде всего происходящего: «Видимо, во всем виноват кризис ……». Полупустой зал, вялые стендисты, почти полное отсутствие промоутеров, нет ярких костюмов, серые стенды, худые подборки, девушки-модели, как вымирающий вид, самый минимальный набор всего самого необходимого. И ЭТО ТУРИСТИЧЕСКАЯ ЯРМАРКА???? ЯРМАРКА, ГДЕ ПРОДАЮТ НЕ ТОВАР, А ЭМОЦИИ????

На мой взгляд «Сибирская ярмарка» весьма оптимистично оценила результаты выставки в сравнении с 2008 годом, сказав, что количество участников численно увеличилось. За счет чего увеличилось, где там разместилось 3700 человек? Быть может, я их просто не заметила за блеклыми стендовыми перегородками? Или они все прошли за первый и третий день работы? По поводу экспонентов, была удивлена, что 2 улицы были полностью заняты музеями. Потом узнала, что арендная плата для них была «несколько» другая, чем для всех остальных. Кстати, это была хорошая идея организаторов пригласить музеи для наполняемости зала и поднятия культурного уровня населения. Хотя, лучше бы они бизнес-предприятиям скидки на аренду сделали. Стендисты в своем большинстве работали плохо, особенно удивила девушка из компании «S7». Когда я подошла к их стенду чтобы взять каталог, она сначала долго не могла очнуться ото сна, потом бормотала что-то неясное в ответ на мои вопросы. Ни какой презентации я так и не получила, дать каталог мне сначала отказались, лишь потом, когда я сама предложила визитку мне все-таки протянули зелененький журнал и даже рассказали о том, какой процент меня ждет, после реализации их авиабилетов. Конечно же желания общаться с « S7» после такого контакта у меня не возникло. Самое главное на «ТУРСИБЕ» это зрелищность, безликие стенды «ТУРСИБА» - 2009 г не впечатляют, не склоняют меня ни к покупке, ни к общению. Выставка - ежегодное мероприятие и в эти 4 дня фирма должна представать во всей красе. Тем более, раз ты решаешься выложить не малую сумму за аренду, постройку стенда и прочего, неужели ты не можешь потратить несколько дополнительных десятков тысяч на то, что сыграет главную роль в успехе и будет в конечном итоге привлекать к тебе людей. Стенды «ТурСиба-2009» напомнили мне торт, который испечь, испекли, но забыли украсить и смазать кремом, ты должен быть действительно голодным, чтобы этим тортом заинтересоваться. На мой взгляд, привлечь внимание можно не обязательно за большую стоимость. Необычный антураж подобрать просто, особенно для туристической выставки. Продажа туристского продукта - это эмоции. Так дайте же мне эти эмоции! Разве не подошла бы я к стенду, похожему на бунгало, откуда из динамиков был слышен прибой океана, где стендисты были одеты в светлую и яркую одежду для отдыха, где на стенде рядом с каталогами лежали ракушки и этнические сувениры, где вместо стойки был бамбуковый столик, на котором были выставлены коктейли и экзотические фрукты. На чей стенд я бы пошла в первую очередь, если бы около входа ко мне подбежала симпатичная девушка, одетая в стиле - «гавайская вечеринка», накинула мне на шею венок из цветов, к которому был приколото приглашение на стенд, оформленное в виде авиа-билета, где в графе «место прилета», значилось - «Тропический рай» компании «такой-то»?

Нет времени и фантазии на необычный антураж и промо-персонал, подготовь грамотных стендистов, которые будут всеми силами заполнять недостаток визуальных эмоций. Лукьянец Анна Сергеевна - студент НГУЭУ, группа - ССО-62Сервис на выставке должен быть безупречным, ведь стендист - это лицо компании, голос компании, уши компании. Компания «Место под солнцем», о которой я писала ранее, вообще себя никак не проявила на «ТурСиб-2009». Хотя, являясь свидетелем того, как они к ней готовились(они живут в офисе по-соседству), я понимаю почему. За полторы недели до выставки их европейские друзья согласились профинансировать это мероприятие. Все, что успел сделать Птушкин Иван - директор этой компании, так это найти дизайнера, разработать полиграфию, заказать простейший стенд и утрясти все формальные вопросы. Даже дизайн каталога оказался крайне неудачными - нечитабелен, неудобен в пользовании, ощущение, что дизайнер всеми силами пыталась втиснуть на лист формата А4 все виллы Европы сразу (см. Приложение 2). Итог - выставка не принесла вообще никаких результатов. А все почему? Потому-что не было подготовки, не было планирования, не было поставлено достижимых целей, не было предпринято действий к их достижению.

Выставка - это творчество и общение, общение и творчество, однако замешанное на четкой технологии. На выставке не бывает мелочей! Поэтому готовиться к этому событию нужно серьезно и заранее. Быть может, я очень критично описала «ТурСиб-2009», однако это было самое вялое мероприятие из всех, которое я видела в своей жизни. Как раз ниже описаны все главные этапы подготовки, выполнение которых должно привести к результативному участию в выставке. Лукьянец Анна Сергеевна - студент НГУЭУ, группа - ССО-62

3.2 Этапы подготовки к выставке

План подготовки к выставке составляется на основе двух ключевых моментов: цель участия и бюджет. Определив два этих важнейших момента, Вы можете составить список всего, что Вам потребуется. Этот список может выглядеть странно. В нем будут соседствовать такие записи: «заказать стенд стоимостью в… тысяч долларов» и «не забыть тряпочку для вытирания пыли». И это правильно: на выставке не бывает мелочей. Даже если Вы выставляете самую лучшую продукцию на самом лучшем стенде, но у Ваших стендистов закончились визитные карточки или прайс-листы - выставка будет вами проиграна. Целесообразно составить максимальный список необходимых мероприятий и предметов, а уже потом присвоить каждому наименованию «индекс значимости». Значимость оценивается одновременно в трех единицах измерения: 1)важность для реализации выставочной концепции; 2)стоимость; 3)временные затраты.

Таким образом, Ваш список мероприятий по подготовке к выставке параллельно может использоваться и как обоснование выставочного бюджета, и как временной график. Очевидно, что первым пунктом этого списка станет установление контактов с организаторами выбранной Вами выставки: получение полной информации о выставке, выбор павильона, расположения стенда в павильоне, конфигурации стенда, подача заявки на участие. ITE «Сибирская ярмарка» предлагает следующий порядок действий:

1)Связаться с Дирекцией выставки по телефону, факсу или электронной почте и запросить Заявку-договор и План экспозиции.

Тел.: +7 (383) 210-62-90; факс: +7 (383) 225-98-45, e-mail: syro@sibfair.ru

При выборе места для выставочного стенда важно знать: месторасположение входов на выставку и въездных ворот, технические характеристики выставочной площадки на которой проводится мероприятие (высота потолков, наличие колонн, подвесных систем , балок или балконов), возможность подвода коммуникаций( электричество, вода, интернет и т.п.). Не помешает выяснить, кто из участников располагается рядом, где находятся конкуренты или партнеры. www.sibfair.ru - ITE «сибирская ярмарка» Далее Вам нужно определиться, какую площадь арендовать - оборудованную или необорудованную.

Оборудованная площадь представляет собой выставочный стенд (модуль) из стандартных конструкций и, обычно, состоит из: коврового покрытие; стен; стола и стульев; ламп освещения и фризовой панели с название участника. В большинстве случаев, этой комплектации не хватает для грамотного и полного представления компании на выставке. Оборудованная площадь может быть интересна для небольших стендов ( 4-15 кв.м.), когда есть большое кол-во эффектных экспонатов, своих оформительских материалов, и важна - экономичности, а не имидживая составляющая. Необорудованная площадь - это место на выставке («голый» пол), которое необходимо оформить самостоятельно или с помощью дизайнерских и строительных компаний. При аренде необорудованной площади необходимо заказать у Организаторов подвод электричества к стенду, а также других коммуникаций (если нужно), т.к. они не в ходят в стоимость аренды.

Если Вас устраивает оборудованная площадь со стандартным комплектом, то подписываете с Организаторами мероприятия договор на аренду застроенной площади. В этом случае, Организаторами стоимость застройки будет добавлена в цену аренды вашей площади.

2)Заполнить Заявку-договор и выслать ее по факсу в Дирекцию выставки.

3)Заполнить Заявку на внесение информации в официальный каталог выставки.

Срок подачи информации в каталог выставок уточняется у Дирекции выставки;

Для подачи информации в каталоги выставок необходимо использовать только высланную нами в электронном виде интерактивную форму;

Заполненная заявка принимается только в электронном варианте и только в установленной организатором форме ;

4)Информация о деятельности фирмы предоставляется на двух языках: русском и английском;

Если заявка подачи информации в каталог выставки не поступит до установленного срока, организатор оставляет за собой право поместить информацию об организации в «Дополнениях к официальному каталогу выставки»;

Информационные варианты, высланные по факсу, не рассматриваются.

5)Согласовать с дирекцией выставки и зарезервировать расположение стенда на плане.

6)Произвести оплату в соответствии с выставленным счетом.

Наиболее затратными как с финансовой, так и с временной точки зрения являются создание дизайна выставочного стенда и предвыставочная рекламная кампания, поэтому эти две важнейшие составляющие успеха должны стать вторым и третьим пунктами плана подготовки к выставке, после оформления заявки на участие. Далее необходимо разработать программу пристендовых и околовыставочных мероприятий (проведение лотерей, презентаций и конкурсов, участие в семинарах и круглых столах, другие рекламные и PR акции). Следующий этап - разработка и изготовление раздаточных материалов и подготовка команды стендистов.

О чем экспоненты иногда забывают (практические советы по основным пунктам Вашего плана)

Общаясь с организаторами выставки, Вы можете запросить не только общие условия участия в выставке, но и дополнительную информацию: «сетку» застройки интересующего Вас павильона (это поможет Вам выбрать удобное место для Вашего стенда и покажет, насколько серьезно намерены выставляться Ваши партнеры и конкуренты); список околовыставочных мероприятий (семинары, презентации, круглые столы); программу рекламной кампании выставки и список СМИ - информационных партнеров выставки (Вы сможете оценить, как рекламируется выставка, и можно ли ожидать достаточного количества посетителей, а также разместить свою рекламу в тех СМИ, которые рекламируют выставку, это очень эффективно). www.sibfair.ru - ITE «сибирская ярмарка» Семенов Б.Д. Рекламный менеджмент. Минск. ИП «Экоперспективы». 1999.

Формируя дизайн своего стенда, целесообразно помнить о главной цели участия в выставке, это поможет сделать дизайн максимально эффективным.

Существует несколько вариантов выставочных стендов:

Стенд из выставочного конструктора. Стенд выполняется из из готовых модулей (конструктора) и, как правило, состоит из : коврового покрытие, стеновых панели, стола, стульев , электрических розеток, освещение, переговорные комнаты, а также витрин, подиумов, информационных стоек и т.д. Индивидуальность в оформлении достигается за счет использования различных технологий: аппликации самоклеющимися пленками, полиграфической и широкоформатной печати, изготовление объемных букв и световых коробов, мультимедийного оборудования и т.д.

Эксклюзивный выставочный стенд: При строительстве таких выставочных стендов используются специальных конструкций, оригинальные световые и динамически решений, эксклюзивно изготовленные элементы оформления из различных материалов ( ДСП, МДФ, пластик, пенопласт, текстиль и т.п.). Всё это дает возможность реализовать проекты любой сложности с учетом всех пожеланий и требований. Если Ваша задача - формирование имиджа Вашего предприятия и заключение оптовых контрактов - не обязательно показывать все образцы продукции. Важнее сделать стенд стильным и удобным для проведения переговоров;

Если Вы планируете проведение дефиле, конкурсов, презентаций - необходимо предусмотреть место на стенде, чтобы посетители не толпились в проходе;

Если вы планируете прямые розничные продажи со стенда - особенно важно продумать дизайн, чтобы стенд не был похож на ларек на вещевом рынке. Посетителям должно быть удобно, а ваша задача - заставить их запомнить название вашей фирмы;

В дизайне, как и в выставке в целом, не бывает мелочей. Пустые коробки из-под образцов продукции и верхняя одежда, висящая на спинках стульев, может безвозвратно испортить даже самый «креативный» дизайн;

Сейчас в дизайнерском решении стендов актуален минимализм: элегантный стенд из дорогих конструкционных материалов, качественное освещение, стильный полноцветный плакат на задней стенке и минимум декоративных элементов.

Поскольку дизайн и строительство стенда - не только дорогое, но и сложное мероприятие, экономить опасно. Заказывая выставочный стенд, проверьте, как долго работает ваш застройщик стенда на рынке, имеет ли он собственное производство (или является просто посредником), готов ли он предоставить вам необходимые сертификаты, гарантийное обслуживание, техническое сопровождение.

Формируя список необходимых раздаточных материалов, учитывайте, что Вам предстоит встретиться с разными типами посетителей выставки: каждый посетитель выставки имеет право получить ваше коммерческое предложение (или краткий перечень продукции с прайс-листом) и визитную карточку. Поэтому этих видов раздаточных материалов у вас должно быть в избытке; на выставке время дороже денег, и самый простой способ избавиться от нецелевых посетителей вашего стенда - дарить всем карманный календарь с вашим логотипом (и при этом говорить: «Спасибо, что посетили наш стенд. До свидания»); необходимо иметь достаточное количество папок с подобранными материалами и цветных буклетов для V.I.P. посетителей, журналистов и приглашенных вами потенциальных партнеров; информационные материалы, которые вы раздаете важным для вас партнерам, должны выглядеть так, чтобы «клиент их не только не выбросил, но и потерять боялся» (С.В. Сычев, ООО «Сычев и Ко»);

Необходимо заранее продумать методологию обработки результатов выставки и обеспечить стендистов всем необходимым для сбора информации. После выставки бывает трудно вспомнить, о чем вы говорили с каждым посетителем, и какие материалы он запрашивал. Помочь может «карточка посетителя» (краткая анкета). Имеет смысл заранее подготовить достаточное количество таких карточек.

Выставочный бизнес стремительно развивается, и используя только собственный практический опыт прошлых выставок, вы можете отстать от конкурентов. Чтобы быть в курсе современных тенденций и повысить эффективность вашего участия в выставке, целесообразно использовать дополнительные ресурсы:

Интернет-маркетинг, позволяющий получить не только всю информацию по интересующим вас выставкам, но и необходимый выставочный сервис: доставку грузов, заказ билетов и гостиницы, заказ выставочного оборудования;

Долгосрочное и краткосрочное обучение выставочному бизнесу, от навыков эффективного системного управления выставочным проектом до тренинга по подготовке команды стендистов;

Компьютерные экспертные программы и программы-консультанты. На Западе стало уже обычным использование таких программ, на российском рынке пока что единственным их представителем является программа «EXPO: 1001 Рекламоноситель» разработки петербургской фирмы «ТРИЗ-ШАНС», помогающая при поиске идей для выставочных стендов, выборе рекламоносителей, разработке промоушн-акций.

После того, как проект и смету утвердили, подписали договор, начинается работа по закупке материалов и изготовлению элементов оформления стенда.

· участнику выставки в это время необходимо

· получить разрешение на ввоз экспонатов и организовать их доставку.

· заказать бейджи-пропуска на персонал стенда.

· получить и распределить приглашения на выставку.

В день завоза экспонатов, обычно за 1-2 дня, до открытия выставки вы приезжаете на место проведения мероприятия и «принимаете» построенный выставочный стенд. После чего расставляете экспонаты, распределяете персонал, раскладываете раздаточный материал и т.п.

Правильное планирование работы на каждый день выставки позволит увеличить объем продаж в будущем. Презентации новых брендов, шоу-программы удобнее проводить в середине дня, что обеспечит наибольшее привлечение внимания посетителей. В последний день выставки необходимо продумать время вывоза экспонатов и договориться с застройщиком о времени для сдачи стенда и всего оборудования, взятого в аренду. Выставочный и ярмарочный бизнес динамичен. В этом смысле Интернет самый удобный для потенциальных экспонентов и посетителей способ обмена информацией. На сайте выставочной компании можно поместить такую полезную информацию, как план выставок, координаты и имена ответственных лиц за каждую выставку или ярмарку, планы экспозиций; условия участия, списки участников, с которыми ведутся переговоры и с которыми подписаны документы; программы семинаров, конференций, пресс-конференций для каждой выставки.

Участие в ярмарке и выставке является для предпринимателя своего рода инвестицией, поэтому и возникает необходимость сравнения его стоимости (затрат) с полученными результатами. Оценка участия обозначает методическое проведение сравнения между целями и полученными результатами и, в частности, проверки того, что сделано, что необходимо было сделать и, безусловно, что еще нужно сделать, и представляет собой длительную и многостороннюю процедуру, которая охватывает все экономические и внешнеэкономические цели. Основными элементами, на сравнении которых должна быть сосредоточена проверка результатов участия, являются: 1) сметные и реальные расходы по участию, 2) расходы на рекламу пропаганду и вызванный ими резонанс, как он проявляется в реакции посетителей, 3) впечатление, произведенное стендом, и соответствующий отклик на равноценные стенды конкурентов, участвующих в ярмарке\выставке, 4) эффективность работы персонала и соответствующие результаты по другим стендам, 5) оценка состава посетителей.



Заключение

Согласно материалам данной курсовой работы мы можем сделать следующие заключения:

1. Выставки - это потрясающий коммуникационный ресурс для организаций-экспонентов, который дает возможность: встретиться с покупателями и специалистами, которые заинтересованы в получении новой информации, ищут новые товары и услуги; встретиться с руководителями верхнего эшелона и побеседовать в спокойной и неформальной обстановке без отвлечения на подчиненных и телефонные звонки; уникальный шанс напрямую пообщаться с большим количеством конечных потребителей; шанс поучаствовать в непосредственной коммуникации с потенциальными потребителями и покупателями, поставщиками и субподрядчиками, которые заинтересованы в получении информации и налаживании связей; возможность отслеживать рыночные тенденции и оценить позицию своего предприятия на рынке; повод «дать знать о себе», - обменяться информацией со специалистами, - почерпнуть рациональные идеи в поведении конкурентов и изучить их политику; проанализировать отклики посетителей о качестве, ценах, товарах, услуг фирмы и товаров;провести широкомасштабные рекламные мероприятия по продвижению товаров, услуг экспонента с использованием самых разнообразных средств. Участие в выставках должно быть обязательно прописано в маркетинговой стратегии компании.

2.Для потребителей: сосредоточение образцов огромного количества товаров, производимых в разных странах; возможность в короткое время ознакомиться с существующими на рынке предложениями; получить необходимую консультацию от специалистов; сделать необходимые сопоставления цен и качественных характеристик; провести переговоры и выторговать коммерческие условия и, наконец, подписать контракт;

при этом покупатель имеет возможность ознакомиться с товаром в действии, с приемами его работы, областью применения и эффективностью.

3.Для того чтобы выставка стала всеми теми вышеперечисленными благами, как для организации, так и для потребителя, она должна быть тщательно спланирована и подготовлена.

4.Маркетинговые мероприятия - являются основным проводником между потребителем и организацией. От того насколько они будут яркими и запоминающимися зависят продажи и известность компании.

5. Реклама - двигатель торговли.

6. Пример компании «Место под солнцем» является примером того, как не нужно делать организациям, которые хотят провести успешное выставочное мероприятие.

7. Рынок услуг особенно нуждается в ярком воплощении своего изначально неощутимого продукта.



Список литературы

1. Архипов А.Е., Третьякова Н.Н. Ярмарочно-выставочная деятельность: УМК - Н.: НГУЭУ

2. Архипов А.Е. Реклама в социально-культурном сервисе и туризме:УМК - Н.: НГУЭУ, 2006

3. Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент: Рабочая книга менеджера PR: 2-ое изд. Исправленное - СПб.: СОЮЗ, 1997

4. Квартальнов В.А. Туризм: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2003

5. Завьялов П.С., Демидов В.Е. Формула успеха: маркетинг (сто вопросов сто ответов о том, как эффективно действовать на внешнем рынке) - Москва. «Международные отношения». 1991

6. Герчикова И.Н. Международное коммерческое дело: учебник для вузов - Москва. «Банки и биржи. ЮНИТИ». 1996.

7. Гольман И.А. Рекламное планирование. Рекламные технологии. Организация рекламной деятельности - Москва. Издательство «Гелла-принт». 2006.

8. Критсотакис Я.Г. Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации - Москва. 1997.

9. lib.mabico.ru

10. expo.mostpp.ru

11. revolution.allbest.

12. www.shabunevich.com

13. ru.wikipedia.org

14. www.forumsostav.ru

15. Картер Г. Эффективная реклама - Москва. «Прогресс». 1991.

16. Маркетинг/ под. ред. Романова А.Н. Москва. «Банки и биржи. ЮНИТИ». 1996.

17. Панкратов Ф.Г., Серегина Т.К., Шахурин В.Г. Рекламная деятельность - Москва. 1998.

18. Семенов Б.Д. Рекламный менеджмент. Минск. ИП «Экоперспективы». 1999.

19. Швальбе Х. Практика маркетинга для малых и средних предприятий - Москва. Издательство «Республика». 1995.

20. Эванс, Берман. Найди свой путь в маркетинге. Москва. 1998.

21. Семенцова Т. Современные технологии выставочного маркетинга // Вопросы экономики - 2001 - №3.

22. Роль выставок и ярмарок в продвижении товара // Практический маркетинг 2001 - №3

23. Борисов Б.Л Технология рекламы и PR. М.: Фаир - Пресс, 2004

24. Наймушин А.Д. Основы организации рекламы. М.: Приор, 2002

Размещено на Allbest.ru