Совершенствование организации материально-технического обеспечения в ОАО "Витебские продукты"

Характерным типом структуры службы снабжения является смешанный, когда товарные отделы, группы, бюро специализированы на снабжении конкретными видами сырья, материалов, оборудования. Наряду с товарными в состав отдела снабжения входят функциональные подразделения: плановое, диспетчерское. Смешанный тип структуры отдела снабжения - это наиболее рациональный метод строения, который способствует повышению ответственности работников, улучшению материально-технического обеспечения производства.

Плановое бюро (группа) выполняет функции по анализу окружающей среды и рыночным исследованиям, определению потребности в материальных ресурсах, оптимизации рыночного поведения по наиболее выгодному обеспечению, формированию нормативной базы, разработке планов снабжения и анализу их выполнения, контролю за выполнением поставщиками договорных обязательств.

Товарное бюро (группа) выполняет комплекс планово-оперативных функций по обеспечению производства конкретными видами материальных ресурсов, планированию, учету, завозу, хранению и отпуску материала в производство, т.е. регулирует работу материальных складов.

Диспетчерское бюро (группа) выполняет оперативное регулирование и контроль за выполнением плана снабжения предприятия и цехов сырьем и материалами, устраняет неполадки, возникающие в ходе снабжения производства, контролирует и регулирует ход поставок материалов на предприятие.

На предприятиях машиностроения служба снабжения кроме ОМТС (отдела материально-технического снабжения) включает отдел внешней кооперации или бюро, группу, которая может входить в состав ОМТС.

Отделы (бюро, группы) внешней кооперации обеспечивают производство полуфабрикатами (заготовками, деталями, узлами), могут строиться по функциональному или товарному признаку.

Для осуществления технического перевооружения и реконструкции производства предприятие создает отделы оборудования, которые обычно входят в состав капитального строительства.

Для крупных предприятий (объединений), состоящих из ряда филиалов, наиболее приемлем тип структуры, когда подразделения имеют свои службы снабжения с функциями по планированию и оперативному регулированию снабжения производственных цехов и участков материальными ресурсами, контролю за их исполнением. Материальные ресурсы можно разделить на 4 группы:

В зависимости от объёма производства и специфики материалов отделы материально-технического снабжения на предприятии организуются по-разному.

Существуют следующие виды организации материально-технического снабжения:

Формирование нормативной базы, прогнозирование и разработка планов МТС, установление хозяйственных связей и координация работы служб снабжения, входящих в предприятие, сконцентрированы на базе службы снабжения предприятия. Взаимодействие подразделений службы снабжения предприятия осуществляется на основе функциональных связей, а не административного подчинения.

Одним из звеньев организации МТС является складское хозяйство, основная задача которого заключается в приеме и хранении материалов, их подготовке к производственному потреблению, непосредственном снабжении цехов необходимыми материальными ресурсами. Склады в зависимости от связи с производственным процессом подразделяются на материальные, производственные, сбытовые.

Принятые материалы хранятся на складах по номенклатурным группам, сортам, размерам. Стеллажи нумеруются с указанием индексов материалов. Завоз материалов и работа складов организуются на основе оперативно-заготовительных планов.

Отдел материального обеспечения (Отдел по организационным вопросам) в ОАО «Витебские продукты» состоит из двух сотрудников:

Начальник отдела;

Специалист по организационным вопросам.

В функции отдела по организационным вопросам входит:

Поиск поставщиков материалов;

Проведение тендеров на поставки;

Заключение договоров;

Составление норм на расход материалов;

Контроль за качеством материалов.

Так как предприятие не является промышленным, а торговым состав и функции отдела не велики. Но тем не менее требую крапотливой и слаженной работы.

2.4 Организация работы с поставщиками. Заключение договоров на поставку материально-технических ресурсов и их содержание

Проанализировав организацию работы ОАО «Витебские продукты» можно сделать вывод, что структура организации линейная.

Линейная организационная структура управления - это наиболее распространенный тип иерархической (бюрократической) структуры. 

Многоуровневая иерархическая система управления, в которой вышестоящий руководитель осуществляет единоличное руководство подчиненными ему нижестоящими руководителями, а нижестоящие руководители подчиняются только одному лицу - своему непосредственному вышестоящему руководителю.

По такому принципу формируется иерархия служб, пронизывающая всю организацию до самого низа.

Преимущества линейной структуры управления:

четкая система взаимных связей функций и подразделений;

четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;

ясно выраженная ответственность;

быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих.

согласованность действий исполнителей;

оперативность в принятии решений;

простота организационных форм и четкость взаимосвязей;

минимальные издержки производства и минимальная себестоимость выпускаемой продукции.

Недостатки линейной структуры управления:

Таким образом, отмечаемые недостатки лежат не в плоскости конкретной линейной организационной структуры управления, а в плоскости организации работ предприятия, и могут быть устранены заменой части бюрократических элементов на экономические.

Вывод: может широко использоваться и в современных условиях, но требует применения современных методов организации работы предприятия в целом.

Линейная структура управления проста, ее легко понять. Ясно очерченные права и обязанности всех ее участников создают условия для оперативного принятия решений.

По мере роста фирмы, усложнения технологии, расширения номенклатуры выпускаемых изделий возникает необходимость в создании в структуре предприятия дополнительных функциональных подразделений, решающих общие и функциональные задачи.

Линейную структуру управления используют мелкие и средние фирмы, осуществляющие несложное производство. Возглавляет каждое производственное или управленческое подразделение руководитель, сосредоточивающий в своих руках все функции управления и полномочия по принятию решений. Четко выражен принцип единоначалия; высокая степень централизации в управлении; полномочия функциональных специалистов незначительны, носят рекомендательный характер.

В ОАО «Витебские продукты» работой с поставщиками и заключением договоров на поставку материально-технических ресурсов занимается:

отдел по организационным вопросам,

заместитель директора,

главный инженер,

инженер-механик;

торговый отдел.

Отдел по организационным вопросам проводит тендеры с потенциальными поставщиками материалов, инвентаря, оборудования. На основании тендеров и выбора наиболее подходящих условий заключают договоров с поставщиком. Организационный отдел ведет работу по закупкам: чистящих, моющих, упаковочных материалов, кассовой ленты, инвентаря, канцелярских товаров, хозяйственных принадлежностей и т.д.

Заместитель директора по строительству занимается вопросами по закупкам строительных материалов.

Главный инженер согласовывает проектно-сметную документацию.

Инженер-механик отвечает за своевременную работу автотранспорта и соответственно ведет вопросы по закупке запасных частей для автотранспорта и горюче-смазочных материалов.

Торговый отдел работает с поставщиками торговой продукции, полуфабрикатов, хозяйственной продукции.

Заключение договоров на поставку материально-технических ресурсов происходит следующим образом:

Производится поиск потенциальных поставщиков;

Изучается предлагаемый материал:

Стоимость

Качество

Характеристики

Проводится тендр:

Изучаются условия поставок;

На основании всех условий производится выбор наиболее приемлемого поставщика;

Заключается договор.

Линейная структура организации работы ОАО «Витебские продукты» и в частности организации работы с поставщиками требует усовершенствования. На мой взгляд путем усовершенствования структуры работы организации и с поставщиками будет увеличение штата отдела материально технического снабжения. Это позволит выделить конкретных работников занимающихся узким спектром вопросов сакающихся материально-технического снабжения. Благодаря этому уменьшится нагрузка на начальника Организационного отдела и уменьшит время по принятию решений и подписанию договоров на поставку материально-технических ресурсов.

Содержание договора на поставку материально-технических ресурсов:

Обязанности поставщика;

Обязанности покупателя;

Цель приобретения;

Оплата;

Доставка товара;

Юридическая сила договора и документальное оформление;

Действие договора;

Адреса и реквизиты.

3. Совершенствование организации материально-технического обеспечения в ОАО «Витебские продукты»

Совершенствование организации материально технического обеспечения в ОАО «Витебские продукты» в моем видении заключается в том, что необходимо усовершенствовать организацию работы отдела материально-технического обеспечения. Это подразумевает:

совершенствование линейной структуры организации работы;

совершенствование работы с поставщиками (заключение договоров);

уменьшение издержек.

Совершенствование структуры организации подразумевает улучшения качества работы организации. Необходимо расширить штат работников организационного отдела. При необходимости создать отдельный отдел занимающийся материально-техническим обеспечением. Это позволит: сократить время поиска потенциальных поставщиков; улучшить выбор материально-технических ценностей; минимизировать затраты на закупку материально-технических ресурсов. Все это приведет к совершенствование работы с поставщиками и как результат. Заключение договоров и проведение тендеров будет занимать в перспективе меньше времени. Соответственно доставка материально-технических ресурсов будет занимать меньше времени. Уменьшение времени поставки позволит своевременно и всецело обеспечивать торговую сеть и хозяйственные подразделения материально-техническими ресурсами, а это обеспечит бесперебойное функционирование.

В современных экономических условиях необходимо уменьшить либо минимизировать затраты на закупку материально-технических ресурсов. Это будет одним из условий работы организационного отдела либо отдела материально-технического обеспечения. Поиск потенциальных поставщиков, выбор оптимальных характеристик материально-технических ресурсов (качество, количество), выбор наиболее приемлемой цены, гарантии, сроки поставки, местонахождение поставщика. Учитывая все эти факторы отдел материально-технического сможет выбрать удобных и подходящий вариант. В результате появится возможность сократить затраты на приобретение материально-технических ценностей, а это приведет к снижению издержек предприятия, что окажет положительный экономический эффект. При выполнении всех условий предприятие может непрерывно функционировать, своевременно получая необходимые материально-технические ресурсы с минимальными затратами.

К снижению затрат на материально-техническое обеспечение приведет разработка и установление норм и лимитов на потребление. Разработав и внедрив нормы и лимиты на предприятии, организационный отдел будет иметь данные по необходимые для закупки: объем (количество единиц, килограмм, литров, тонн и т.п.). Руководствуясь нормами на предприятии будет минимальный перерасход материально-технических ресурсов. А это приведет к экономии как самих материально-технических ресурсов, так и затрат на их приобретение. А это так де даст положительный экономический эффект.

Функционирование организации тесно связано с материально техническим обеспечением. Своевременность, качество, цена-это важные факторы в материально-техническом снабжении организации и определяющие ее беспрерывную работу. Все это зависит от слаженной работы самого предприятия, а так же от профессиональной работы отдела материально-технического обеспечения.

Список использованной литературы

1. Адамов В.Е., Ильенкова С.Д. Экономика и статистика фирм: Учебное пособие: -М.: Финансы и статистика, 1997.

2. Баканов М.И. Анализ хозяйственной деятельности в торговле: Учеб. для торг. вузов. -М.: Экономика, 1990.

3. Гордон М.А. Снабжение и сбыт // Риск.- 1997.

4. Грузинов В.П., Грибов В.Д. Экономика предприятия: Учебное пособие. - М.: Финансы и статистика, 1997. поставка материальный ресурс

5. Коммерческие договоры: Сборник образцов. Правовое регулирование. Бухгалтерское оформление.- М.: ДИС.- 1997.

6. Котлер Ф. Основы маркетинга: Пер. с англ. -М.: Прогресс, 1993.

7. Нагапетьянц Н.А. Эффективность развития материальной базы снабжения и сбыта. -М.: Экономика.

Размещено на Allbest.ru