Организация региональных туристских выставок с учетом мирового опыта

О выставках, проводимых музейно-выставочным комплексом, можно говорить еще долго. Но напоследок хочется отметить ту огромную роль, которую играет музейно-выставочный комплекс в жизни Дмитровского района, как культурно-познавательного центра.

Таким образом, в данной главе рассмотрены организационные моменты крупнейших международных выставок по туризму, а также методы работы дмитровских выставочных центров.

В следующей главе более детально будет рассматриваться процесс выставочной деятельности на примере Дмитровской межрайонной торгово-промышленной палаты.

ГЛАВА III. СОСТОЯНИЕ, ПРОБЛЕМЫ И ПЕРСПЕКТИВЫ ВЫСТАВОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ДМИТРОВСКОМ РАЙОНЕ

3.1 Практическое значение выставок ДМТПП

Дмитровский район сегодня - это один из самых устойчиво развитых регионов Подмосковья. Уже не первый год он входит в число 10 стабильно работающих районов Московской области.

Район обладает реальным потенциалом во всех отраслях промышленности, сельском хозяйстве, транспорте, финансовой сфере и сфере туризма. Дмитров располагает достаточными природными, историко-культурными и рекреационными ресурсами для успешного развития туристского бизнеса. Сейчас в городе действуют около 11 турфирм, но, к сожалению, основная их работа сводится к выездному туризму.

Говоря о деятельности ДМТПП в области туризма, следует заметить, что в выставке «Туризм. Спорт. Отдых-2005» не выставили своих экспозиций СК «Сорочаны» и более 7 турфирм Дмитровского района, что говорит о том, что данные предприятия не принимают активное участие в туристской жизни района. Поэтому, одной из задач ДМТПП на сегодняшний день является воздействовать на них с целью развития туристской сферы Дмитровского района.

Правильно организованные и проведенные выставки будут способствовать не только поддержанию имиджа предприятий у населения Дмитровского и соседних районов, но и привлечению инвестиций в район, что является очень актуальным на сегодняшний день, т.к. в настоящее время Дмитровский район - очень перспективная зона для инвестиций.

Поэтому работа Дмитровской торгово-промышленной палаты в области организации и проведения выставок имеет огромное значение для дальнейшего развития всех сфер деятельности Дмитровского района.

3.2 Маркетинговые исследования, проводимые на выставке «Туризм. Спорт. Отдых - 2005»

Особо стоит отметить, что впервые на выставке «Туризм. Спорт. Отдых - 2005» в рамках лотереи было проведено маркетинговое исследование.

Социологические исследования, проводимые выставочными организациями в ходе выставок, являются отдельным направлением, которое включает исследования отраслевых рынков и сбор статистической информации.

Маркетинговые исследования, статистические данные позволяют разработать правильную стратегическую линию развития выставки, скорректировать ее в дальнейшем, а также использовать массивы информации, полученной в ходе исследований, в рекламной и PR кампаниях выставки.

Во время проведения выставки «Туризм. Спорт. Отдых» посетителям, в рамках проведения лотереи (призы для которой предоставили участники выставки), предлагалось ответить на вопросы анкеты. Всего в опросе приняли участие более 300 человек. Также опрашивались экспоненты, которым нужно было ответить на другие вопросы. Были получены следующие данные (ПРИЛОЖЕНИЕ 1), по которым можно сделать вывод о том, что большинство посетителей остались довольны выставкой, но участников, удовлетворенных выставкой немного меньше. Больше всего посетителей интересовали экспозиции турфирм, конно-спортивных и спортивных баз. Также следует отметить, что большинство респондентов предпочитают отправляться в путешествие по путевке, что говорит о необходимости существования в районе туристских фирм. Практически одинаково популярны у нашего населения регионы от Подмосковья до дальнего зарубежья. Анализируя данные об источниках, из которых была получена информация о выставке, можно сделать вывод, что, скорее всего, реклама в местных СМИ была не очень значительной и не все ее смогли увидеть, и в основном все узнавали о выставке от знакомых и случайно, во время посещения каких-либо отделов ДМТПП.

Желание публики посетить подобную выставку в следующем году говорит о необходимости данного мероприятия, но довольно небольшой процент желания экспонентов участвовать в подобной выставке в будущем заставляет о многом задуматься. Необходимо тщательно проанализировать работу организаторов, сделать выводы о допущенных ошибках и принять меры по их устранению в дальнейшей работе.

Лотерея преследовала несколько целей. Во-первых, это - замечательная рекламная кампания для фирм-участников выставки, т.к. во время розыгрыша призов звучала яркая реклама о той фирме, чей приз разыгрывался на текущий момент. Во-вторых, лотерея привлекла на выставку намного большее количество посетителей, по сравнению с предыдущим годом (в этом году выставку посетило около 3000 человек, по сравнению с 2200 в прошлом году). В-третьих, с помощью ответов посетителей на вопросы лотереи были получены маркетинговые данные, полезные как для участников, так и для организаторов выставки.

3.3 Экономическая эффективность выставочной деятельности ДМТПП на основе выставки «Туризм. Спорт. Отдых - 2005»

Экономическая эффективность выставочно-ярмарочной деятельности - это позитивный результат проведения организационных, коммерческих и других мероприятий в рамках выставочно-ярмарочной деятельности.

Эффективной выставочно-ярмарочную деятельность, можно назвать лишь в том случае, если все заинтересованные в этом процессе лица достигают намеченной цели.

Для экспонента основным показателем эффективной выставочно-ярмарочной деятельности будет наличие большого количества выгодно заключенных контрактов и проданной продукции. С точки зрения организаторов, эффективной (рентабельной) выставка будет, если будут покрыты все издержки и получена прибыль. Основные статьи расхода практически для любой ярмарки или выставки:

· расходы по заработной плате;

· оформительские, типографские и информационно-рекламные расходы;

· транспортно-складские расходы;

· представительские расходы;

· организационные расходы;

· другие расходы.

Рассмотрим источники покрытия этих расходов. Перечень статей доходов ярмарки включает:

· плату за участие в выставке или ярмарке;

· плату за рекламу;

· плату сервисного обслуживания;

· плату услуг консультантов, переводчиков и др.

Баланс доходов и расходов приведен в таблицах 1 и 2.

Таблица 1. Укрупненная смета предполагаемых расходов по организации и проведению выставки «Туризм. Спорт. Отдых» (цифры условные)

№	Статьи расходов	Сумма, руб.	Структура, %
1.	Транспортно-складские расходы	2000	3,8
2.	Расходы по заработной плате	30000	57,7
3.	Оформительские расходы	4000	7,6
4.	Информационно-рекламные расходы	800	1,5
5.	Культурная программа	200	0,6
6.	Другие расходы	15000	28,8
	Итого:	52000	100,0

Таблица 2. Укрупненная смета предполагаемых доходов по организации и проведению выставки «Туризм. Спорт. Отдых» (цифры условные)

№	Источники доходов	Сумма, руб.	Структура, %
1.	Плата за участие	180000	94
3.	Плата за рекламу	2000	1
5.	Средства от продажи сервисного обслуживания	10000	5
	Итого:	192000	100,0

Таким образом, основным источником доходов являются взимаемые с участников сборы, т. е. плата за использование экспозиционного места.

Определим, какое количество выставочной площади необходимо сдать в аренду отделу выставок и рекламы ДМТПП в период проведения одной выставки (с расчетом проведения одной выставки в месяц)

Возьмем условные данные (табл. 3):

Таблица 3. Расходы отдела выставок ДМТПП за одну выставку/ один месяц в рублях (цифры условные)

Заработная плата: Руководитель Специалист (2 чел.) Итого осн.заработ.плата:	6000 4000*2=8000 14000
Премия (50%)	7000
Начисления (38,5) Итого:	8085 29085
Накладные расходы: Содержание аппарата управления Коммунальные расходы Канцтовары Командировочные расходы Содержание автотранспорта Амортизация Другие расходы Итого:	23000 5000 4000 3000 2000 3000 5000 45000
Себестоимость	74085
Рентабельность (20%)	14817
Итого, минимум, который необходимо заработать	88902

Общая площадь выставочной площади, которая отводится под стенды участников, составляет 72 м2. Найдем стоимость 1 кв. м выставочной площади:

C 1 кв.м. = Р/Sобщ

Где С 1 кв. м - стоимость 1 кв. м выставочной площади;

Р - общие расходы, учитываемые при расчете данного показателя;

Sобщ - общая выставочная площадь.

Подставив наши данные в формулу, получаем:

С 1 кв. м = 88902/72 = 1235

Таким образом, минимальная стоимость аренды выставочной площади равна 1235 руб.

Отдел выставок установил стоимость 1 кв.м. 2900 рублей. На каждого экспонента приходится около 500 рублей затрат, которые включают расходы на канцтовары, оплату телефонных разговоров и трафик Интернет. В среднем один участник арендует 2 кв.м., т.е. на 1 кв.м. приходится около 250 рублей затрат. Таким образом, можно построить график безубыточности



Отсюда видно, что работа Экспоцентра ДМТПП будет безубыточной при сдаче в аренду не менее 28 кв.м.

При проведении маркетинговых исследований по оценке эффективности ярмарок, выставок необходимо использовать определенный инструментарий, позволяющий произвести количественную оценку качественных параметров выставочно-ярмарочных мероприятий, а так же оценить усилия по организации процесса со стороны организаций-устроителей. Это можно сделать на основе поэлементного анализа различных выставочных мероприятий и деятельности организаторов по основным "выставочным" показателям, а так же при помощи расчетных коэффициентов с выявлением их отклонений от нормируемых или желаемых величин. При этом предлагается набор коэффициентов, приведенный ниже в табл. 4.

Таблица 4. Коэффициенты оценки качественного уровня организации выставок-ярмарок

№ п/п	Наименование оценочного коэффициента	Формула расчета коэффициента	Норма
1	Коэффициент стабильности участия	К стаб. = УВ (отч) / УВ (баз)	> 1
2	Коэффициент активного участия	К акт. = УО / УВ	< 0,9
3	Коэффициент пассивного участия	К пас. = УЗ / УВ	< 0,9
4	Коэффициент региональной активности	К рег. = У дмит / УВ	-
5	Коэффициент внерегиональной активности	К внерег. = У др / УВ	-

В таблице использованы следующие сокращения:

· УВ (отч.) - количество участников выставки (в отчетном периоде);

· УО - количество очно участвующих в выставках экспонентов;

· УЗ - количество экспонентов участвующих заочно;

· Удмит - количество дмитровских участников;

· Удр - участники других регионов;

1. Коэффициент стабильности участия

Данный коэффициент представляет соотношение общего числа участников на выставке за анализируемый (2005г.) и предшествующий периоды (2004г.). Его значение при условии роста количества участников должно быть больше 1.

Кстаб. = УВ(отч.) / УВ(баз.) = 33/28 = 1,18.

2. Коэффициент активного участия

Коэффициент характеризует долю участвующих очно в общем числе экспонентов. Его значение не должно превышать 0,9.

Какт. = УО/УВ = 27/33 = 0,8.

3. Коэффициент пассивного участия

Показывает долю заочных участников:

Кпас.= УЗ/УВ = 1 - Какт. = 6/33 = 1-0,8 = 0,2.

4. Коэффициент региональной активности

Коэффициент указывает долю участников из региона, в котором проводится выставочное мероприятие в их общем числе. Служит одним из показателей, характеризующим общеэкономическое положение в области.

Крег. = Удмит/УВ = 22/33 = 0,7.

5. Коэффициент внерегиональной активности

Квнерег. = Удр/УВ = 11/33 = 0,3.

На основе полученных коэффициентов можно сделать следующие выводы:

Судя по увеличению количества экспонентов по сравнению с предыдущим годом, предприятия заинтересованы в участии в выставке.

Значения коэффициентов активного и заочного участия находятся в пределах нормы и говорят о том, что предприятия, которые не имеют финансовой или другой возможности установить свою экспозицию, все-таки стремятся к участию в выставке посредством размещения информации о себе в каталоге выставки.

Говоря о коэффициентах региональной и внерегиональной активности, можно сделать вывод, что все-таки не достаточное количество Дмитровских предприятий заинтересовано участвовать в выставке. Выставки, проводимые ДМТПП, рассчитаны, прежде всего, на организации Дмитровского района, и присутствие на них фирм из соседних районов говорит не в пользу эффективной выставочной деятельности г. Дмитров. Ведь главной задачей выставочной работы ДМТПП является демонстрация потенциала Дмитровского района.

3.4 Предложения по организации выставочных мероприятий отделом выставок ДМТПП

Подводя итоги вышесказанного, можно сделать вывод, что существуют некоторые недочеты в процедуре организации и проведении выставок в ДМТПП. Конечно, это не международный уровень, но стремиться нужно. Предлагается:

1. Разработать единую методику определения экономической эффективности выставочно-ярмарочной деятельности.

Для этого необходимо проводить маркетинговые исследования, на основании которых можно судить о положительных и отрицательных сторонах работы оргкомитета, планировать будущую работу. Из Главы I видно, что все организаторы крупных выставок постоянно проводят опросы участников и посетителей с целью анализа проходящей выставки и более эффективной организации следующей. Предлагается составлять отчет по каждой проведенной выставке, который мог бы включать расчет коэффициентов, рассмотренных в пункте 3.3. Также в него должны входить результаты проведенных в течение выставки опросов участников и посетителей. Опросы могут иметь следующий вид.

2. Проводить рекламно-информационное освещении выставок при поддержке местных и федеральных органов исполнительной власти, в электронных и печатных средствах массовой информации.

Предлагается освещать выставки в местных СМИ и СМИ соседних районов, а также в печатных изданиях, связанных с выставочно-ярмарочной деятельностью. Также нужно поместить информацию о выставках на дмитровских сайтах и Интернет-ресурсах, связанных с выставочной деятельностью.

3. Создать на сайте ДМТПП полную информационную картину проводимых ДМТПП выставок, включающую помимо существующей:

· План выставочных мероприятий на год;

· Электронную версию заявки на участие, доступную всем желающим, и возможность заполнения ее непосредственно на сайте, либо возможность ее распечатки на компьютере потенциального участника;

· Схему Экспоцентра и информацию о его площади и площади, отводимой под стенды участников;

· Информацию о конференц-залах, их площади, стоимости аренды и др.;

· Информацию о дополнительных услугах, предоставляемых отделом выставок в рамках выставок;

· Программу мероприятий, проводимых в рамках выставок;

· Информацию о точках питания, проживания и досуга в городе Дмитров для гостей из других регионов.

4. Предложить спонсирование выставочных мероприятий. При этом спонсорский пакет может включать:

· Реклама в прессе. Размещение макета выставки с логотипом спонсора в газетах («Дмитровский вестник», «Север Подмосковья» и др.);

· Наружная реклама по городу. Размещение логотипа спонсора на перетяжке и на всех печатных рекламных объявлениях;

· Реклама в Интернет. Размещение баннера спонсора на сайте организатора выставки;

· Печатная продукция. Размещение логотипа спонсора во всей печатной продукции (листовки, путеводитель выставки и т.д.);

· Реклама в каталоге выставки. Размещение логотипа спонсора на первой странице каталога (титул) + 1 полоса в каталоге (А5);

· Реклама во время проведения пресс-конференций. Участие представителей спонсора на пресс-конференциях. Размещение рекламной продукции спонсора в пакете документов для журналистов и других участников пресс-конференций за неделю до начала выставки и в день открытия выставки;

· Реклама на торжественном вечере в честь открытия выставки. Право вручения одной из наград и выступления спонсора на торжественной церемонии. Объявление спецприза спонсору;

· Реклама во время выставки. Предоставление возможности проведения рекламных акций спонсора, распространение рекламной продукции, проведение презентаций.

Услуги, предоставляемые спонсором, оговариваются с оргкомитетом. Например, это могут быть напитки для участников конференций и презентаций, спонсирование маркетинговых исследований и анимационных программ в процессе проведения выставки и т.д. При этом выставочные мероприятия приобретут более презентабельный и престижный вид.

Применение данных рекомендаций уже в первые месяцы дало бы существенное развитие выставочно-ярмарочной деятельности в г.Дмитров, что принесло бы множество позитивных результатов экономической деятельности дмитровских предприятий.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной работе показана важность выставочно-ярмарочной деятельности для успешного развития различных сфер бизнеса, в частности для туризма.

Проанализирована деятельность оргкомитетов крупнейших выставок мира, таких как WTM в Лондоне, MITT, «Отдых» и MITF в Москве. Дана полная характеристика этих выставок и их сравнительный анализ. Акцентировано внимание на тех моментах, благодаря которым организаторы добились успеха в проведении данных мероприятий.

Рассмотрена выставочная деятельность Дмитровской межрайонной торгово-промышленной палаты. Выявлены основные организационные моменты, проанализирована работа выставки «Туризм. Спорт. Отдых», проведены расчеты с целью определения экономической эффективности данной выставки. На основании полученных данных сделан вывод, что ДМТПП еще предстоит немало работы для проведения выставочных мероприятий на более высоком уровне и с наибольшей эффективностью.

На примере опыта организации выставок международного значения предложены методы для наиболее эффективной организации выставочных мероприятий ДМТПП.

Подводя итоги работы, можно сделать следующий вывод. Для того, чтобы выставки проходили успешно, организатор должен понять, что ждут от выставки участники и потенциальные посетители. И если они достигают своих целей, то выставка организована правильно.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ

1. Алешина И. «Паблик рилейшнз для менеджеров и маркетологов», М.,1997.

2. Журнал познанской ярмарки. №278, 2004.

3. Журнал «Туризм - практика, проблемы, перспективы», №4, 2004.

4. Журнал «Туризм - практика, проблемы, перспективы», №6, 2004.

5. Журнал «Туризм - практика, проблемы, перспективы», №8, 2004.

6. Журнал «Чук и Гек», №4 (32), 2004.

7. Кириллов А.Т., Маслова Е.В. Реклама в туризме. Учебно-методическое пособие. С-Пб, 2002.

8. Критсотакис Я.Г. Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации. Изд. «Ось-89», М.1997.

9. Музыкант В.Л. Теория и практика современной рекламы. Часть1. Монография - М.: Евразийский регион, 1998.

10. Назаренко Л.Ф. Выставка как инструмент маркетинга - Москва. 1997.

11. Семенцова Т. Современные технологии выставочного маркетинга // Вопросы экономики - 2001 - №3.

12. Табунова Н.В. Выставки как перспективная форма работы музея// Сборник научных докладов и сообщений. Выпуск 7. - Дмитровский филиал РМАТ, 2004.

13. Филоненко И.К. Выставочный менеджмент. Учебно-методическое пособие. М., 2003.

14. Филоненко И.К. // "Удача-Экспо".- №9, 2000.

15. www.exponet.ru/exhibitions/countries/rus/topics/sport/dates/index.ru.html - план выставок России по тематике «Спорт и туризм».

РЕФЕРАТ

Тема выпускной квалификационной работы: «Организация региональных туристских выставок с учетом мирового опыта».

Диплом содержит: 78 страниц, 1 иллюстрацию, 4 таблицы. Состоит из введения, трех разделов, 12 подразделов, заключения, списка использованной литературы и источников, 2 приложений. При написании работы использовано 19 источников.

Перечень ключевых слов: инструмент маркетинга, выставочный комплекс, туристские выставки, туристские ярмарки, организатор, оргкомитет, экспоненты, Экспоцентр.

Данная работа посвящена значению выставочной деятельности для развития туризма. В работе рассматриваются особенности организации основных туристских выставок за рубежом (WTM) и в Московском регионе (MITT, Отдых, MITF). Показаны методы работы выставочного отдела Дмитровской межрайонной торгово-промышленной палаты в данном направлении.

Актуальность работы заключается в анализе процесса организации крупных международных туристских выставок и возможностей применения различных методов организации и проведения выставок для наибольшей отдачи всем участникам выставочного процесса в Экспоцентре ДМТПП.

Выставочно-ярмарочная деятельность во всем мире - важнейшая отрасль национальной экономики. Находясь на стыке техник продаж, маркетинга, рекламы, информационных технологий, выставки являются чутким барометром настоящего и будущего отраслевых рынков. Растут масштабы и количество выставочных мероприятий и в нашей стране, повышаются требования к уровню организации и рекламно-информационному сопровождению выставок и конференций.

Если для России проведение тематических экспозиций, связанных с туриндустрией, - дело сравнительно новое, то опыт многих западноевропейских государств в этой области исчисляется уже десятилетиями.

Цель работы: показать возможности наиболее эффективной организации туристских выставок на примере деятельности Дмитровской межрайонной торгово-промышленной палаты.

Для достижения цели работы необходимо решить следующие задачи: показать особое значение выставочно-ярмарочной деятельности для развития всех сфер бизнеса, рассмотреть организацию крупных туристских выставок; проанализировать положительные и отрицательные моменты в организации данных выставок; исследовать работу ДМТПП в области организации выставок; предложить методы усиления эффективности выставок, проводимых ДМТПП.

Во введении обоснован выбор темы и ее актуальность.

В первом разделе затронута история выставочной деятельности в России; описываются виды выставок и основные организационные моменты выставочно-ярмарочной деятельности; приводится мнение специалистов о пользе выставок и ярмарок.

Во втором разделе рассматривается процесс организации и проведения наиболее крупных и престижных туристских выставок и ярмарок; охарактеризованы основные выставочные комплексы г.Москва.

В третьем разделе на примере выставочного отдела Дмитровской межрайонной торгово-промышленной палаты рассматриваются организационные моменты Дмитровских региональных выставок и предлагаются методы для проведения данных мероприятий с наибольшей эффективностью.

Объект исследования работы: Дмитровская межрайонная торгово-промышленная палата, как один из рычагов развития сферы туризма в Дмитровском районе.

Предметом исследования данной дипломной работы является выставочная деятельность за рубежом, в Московском регионе и в городе Дмитров, осуществляемая ДМТПП. При анализе процессов подготовки и проведения крупнейших выставок по туризму за рубежом (WTM) и в Московском регионе (MITT, Отдых, MITF) выделены основные положительные организационные моменты и даны рекомендации ДМТПП для эффективного проведения выставки. Анализируя существующие методы работы выставочного отдела ДМТПП и состав участников Дмитровской выставки «Туризм. Спорт. Отдых - 2005», сделаны следующие выводы:

1) обладая огромными возможностями и полномочиями в предпринимательской сфере и имея в своем составе такие отделы, как отдел рекламы, учебный центр, фонд поддержки малого предпринимательства, ДМТПП обладает мощным потенциалом для проведения эффективных выставочно-ярмарочных мероприятий, осуществляя тем самым экономический рост во всех сферах деятельности, и в частности, в области туризма;

2) отдел выставок ДМТПП проводит по 10-11 тематических выставок в год в Экспоцентре ДМТПП, организует участие предприятий региона в выставках других городов России;

3) на сегодняшний день выставочная деятельность ДМТПП не удовлетворяет всем потребностям участников выставочного процесса.

Практическая значимость данной работы определяется:

1) предложением некоторых организационных моментов в программе проведения выставочных мероприятий отделом выставок ДМТПП на примере международных выставок;

2) разработкой примерного образца статистического отчета для каждой проведенной выставки;

3) предложением привлечь спонсора и разработкой примерного вида спонсорского пакета.

Размещено на Allbest.ru