Организация работы рекламного агентства

Большинство агентств пытаются строить свои неперспективные презентации на основе работ, которые они ранее выполняли для других рекламодателей. Таким способом они могут продемонстрировать свою разносторонность, философию, квалификацию и глубину понимания рынка и бизнеса клиента.

Простой факт, часто остающийся незамеченным, заключается в том, что процесс проведения презентации позволяет агентству и клиенту познакомиться и решить, нравятся ли они друг другу. Реклама -- это бизнес, основывающийся на человеческих отношениях, а отношения агентства с рекламодателем представляют собой особую форму брака. Но, как и в любом другом браке, здесь должно быть место дружбе, доверию и взаимопониманию.

Маршрутная система рекламных агентов и курьеров.

Существует практика поиска новых клиентов путем разбивки города на так называемые районы и маршруты, удобные для работы рекламного агента и курьера, которые отвечают за данный участок. На этом участке агент проводит поиск новых клиентов. Так как эта территория закреплена за определенным человеком, то он заинтересован в поиске и разработке новых потенциальных клиентов. Именно такая практика, помимо вышеприведенных, и преобладает в рекламном агентстве «Хабаровский ОПТОВИК».

Приобретя клиента-рекламодателя рекламное агентство заключает типовой договор на предоставление рекламных услуг заказчику (приложение № 6).

3. Предложения по работе предприятия

3.1 Усовершенствование методов работы с клиентами

Как известно, одна из основных функций рекламного агентства - это удовлетворение потребностей клиента-рекламодателя. Это может достигаться только лишь путем эффективной организации работы агентства или агента с клиентом. Важной функцией организации рекламного процесса является поиск потенциального рекламодателя. К сожалению, на данном этапе развития рекламного агентства «Хабаровский ОПТОВИК» картина складывается следующим образом: агент начинает работу практически с «завязанными» глазами, так как у него нет своей базы данных для разработки. Работа по поиску клиентов сводится к просматриванию конкурирующих СМИ и потенциальных на его взгляд рекламодателей.

В связи с этим необходимо, чтобы у каждого агента была постоянно обновляющаяся база данных (см. табл. 2).

Табл. 2 Маршрутная таблица рекламного агента

Название фирмы	Адрес	Телефон	Вид деятельности	Контактные лица	Личные заметки
ЗАО «ГАИ»	Республиканская, 17	36-67-19, 36-45-07, 36-29-72	Оптовая и розничная торговля продуктами питания	Ген. Директор Грибанов Игорь Вадимович	Крупный, платежеспособный, но привередливый клиент

С появлением данной системы учета клиентов достигается следующее:

систематизированный поиск клиентов-рекламодателей;

постоянное обновление своей базы данных (появление новых фирм, закрытие старых, переезд на другой адрес и т.д.);

устранение проблемы пересечения деятельности двух и более рекламных агентов с новым клиентом (посещение несколькими агентами одного потенциального клиента с целью сотрудничества, что неминуемо приводит к раздражению клиента и отталкивающему эффекту к рекламному агентству в целом);

облегчение работы рекламного агента;

создание оптимальной формы отчетности перед начальством.

На этапе разработки макета часто возникает такая ситуация, когда агент, в силу отсутствия необходимой квалификации и должного опыта работы с клиентами, старается переложить все заботы по составлению макета на плечи самого рекламодателя. Это, во-первых, создает негативное впечатление, как о рекламном агенте, так и об агентстве в целом; во-вторых, тормозит процесс сотрудничества клиента с агентством. В этом случае для повышения эффективности работы агента с клиентом рекомендуется иметь в наличии каждому рекламному агенту альбом-каталог с примерными образцами рекламных макетов и логотипов. Это, в конце концов, облегчает работу не только рекламного агента, но и компьютерного отдела, так как снижаются затраты времени на поиск материала и создание кардинально новых рекламных макетов.

На этапе согласования уже готового макета с рекламодателем возникает следующая проблема - невозможность предоставления макета в цветном варианте, что существенно замедляет и усложняет процесс визирования. На данный момент это «решается» следующим образом:

рекламодатель, теряя свое рабочее время, сам приезжает в офис, чтобы посмотреть свою рекламу в компьютерной версии;

агенту приходится на словах объяснять «цветную» версию черно-белой рекламы.

Обе вышеперечисленные проблемы можно разрешить простейшим способом: приобрести цветной лазерный принтер и включить стоимость печати в стоимость изготовления макета.

Например, если стоимость цветного струйного принтера «Hewlett Packard» - 10 000-00 рублей, а средняя стоимость изготовления макета - 170-00 рублей, то можно за каждую печать макета брать дополнительно 30-00 рублей, то есть всего 200-00 рублей за изготовление одного цветного макета. Исходя из того, что в среднем в номере пятнадцать «цветных» рекламодателей, этот принтер может окупиться за двадцать две недели:

30-00 (рублей) * 15 (рекламодатели) = 450-00 (рублей) - стоимость изготовления всех цветных макетов в одном номере рекламно-информационного справочнике «Хабаровский ОПТОВИК»;

10 000-00 (рублей) / 450-00 (рублей) = 22,2 (недели) - срок окупаемости цветного лазерного принтера “Hewlett Packard”.

Еще одним существенным упущением в работе рекламного агентства является то, что реклама публикуется по факту предъявления счет - фактуры, а не по факту поступления денег на расчетный счет организации. В связи с этим возникает проблема, когда некоторые клиенты не торопятся оплачивать рекламные услуги по выставленному счету в течение длительного периода времени, вследствие чего возникает задолженность агентства перед типографией. Поэтому, на мой взгляд, в связи со сложившейся экономической ситуацией в стране, наиболее рациональным выходом является публикация рекламных объявлений по факту поступления денег на расчетный счет (предоплата).

В тех случаях, когда рекламодатель работает напрямую с редакцией, нередко возникающие конфликтные ситуации приходится решать непосредственно заместителю главного редактора, даже если проблема незначительна. Для того чтобы устранить данную проблему, необходимо ввести должность начальника отдела рекламы и наделить его полномочиями решать все конфликтные вопросы (см. рис. 3).

Рис. 3. Предполагаемая организационная структура рекламного агентства «Хабаровский ОПТОВИК»

3.2 Предложения по использованию новых форм и методов рекламы

Реальность такова, что осуществлять торговлю без постоянной рекламной поддержки становится все труднее. А это означает, что в обозримом будущем снижение затрат на рекламу не предвидится. Рекламное время и площадь дорожают и теперь, чтобы хоть как-нибудь емко прорекламировать товар или фирму рекламодателю приходится все чаще становиться перед простым, на первый взгляд, выбором. Или уменьшить объем рекламы и сохранить частоту ее появления в СМИ, или сократить частоту, оставив прежним объем. Чаще всего рекламодатель выбирает оба варианта. Результат один - он проигрывает. Как быть в этом случае, выбирая между необходимостью активного рекламирования и разумными затратами на рекламу?

Я предлагаю совершенно новый проект, касающийся продвижения производимых товаров на новые рынки сбыта, а точнее, один из инструментов по его продвижению как на внутренний, так и на международный рынок. Особенно на международный. Причем, совершенно не имеет значения то, какой товар вы пытаетесь представить и сколько существует у него разновидностей, а также в какие регионы Росси или мира вы заинтересованы поставлять товар. Особенность нового проекта состоит в том, что он не имеет каких-либо территориальных или международных ограничений. Для предлагаемого метода не существует каких бы то ни было временных, территориальных или иных ограничений. Равно как не существует такого понятия как рабочие часы, рабочие дни, рабочее время вообще. Этот метод работает в любой точке Земного шара, в любом часовом поясе, в любой стране мира, включая соседний Азиатско-Тихоокеанский Регион. Этот метод хорош, так как он работает вне зависимости от того, в каком состоянии пребываем: работаем мы или отдыхаем, ведется ли работа по продвижению товара или нет. Он работает 24 часа в сутки, 365 дней в году.

О чем идет речь?

Речь идет об очень важной составляющей любого процесса продажи. Без этой составляющей весь смысл в совершении покупки пропадает. Обратившись к огромному количеству источников, описывающих процесс совершения сделки купли-продажи, самой первой составляющей всего длинного ряда действий и поступков, предваряющих сделку является информация о товаре. Это применительно и к услугам, как к одному термину "товар". Именно информированность покупателя о товаре как таковом, его потребительских свойствах и качествах, а также грамотное и убедительное объяснение возможности применения потребительских свойств товара в вопросах удовлетворения потребностей его покупателя может существенно повлиять на процесс положительного решения покупателя о приобретении предлагаемого товара.

Иными словами на любой вопрос покупателя о целесообразности приобретения им того или иного предлагаемого товара, продавец должен представить покупателю несколько неопровержимых аргументированных доводов в пользу своего предложения. Причем продавец может только предполагать, какие вопросы будут заданы покупателем, и лишь отчасти предупредить их. И так, информация, как таковая, на первоначальном этапе процесса продажи является основной составляющей последующей продажи. И то, насколько она будет полна, объективна, необходима, доступна, насколько "товарным" будет вид предоставляемой информации, насколько он будет соответствовать серьезности и солидности самого предложения, настолько притягательным окажется желание приобрести предлагаемое.

На сегодняшний день наиболее распространенной и признанной формой хранения всей информации о товаре и предприятии поставщике являются различные каталоги и справочники. Дополнительным средством хранения могут, и периодически выступают, различного рода рекламные проспекты и буклеты, изготавливаемые от случая к случаю, перед выставками, ярмарками, презентациями и зарубежными представительствами. Как правило, изготовление буклета влечет за собой вопрос о распространении уже готовых отпечатанных проспектов или буклетов. Если проблем с распространением нет, то через некоторое время неизбежно встанет вопрос об обновлении информации, причем в довольно сжатые сроки. Зачастую бывает, что обновление информации необходимо уже сразу после начала распространения тех же самых буклетов и рекламных проспектов. Вот и приходится ждать очередного повода для того, чтобы вновь напечатать партию буклетов и проспектов с уже обновленной информацией. И так приходится делать постоянно, затрачивая на это время, средства, привлекая к процессу производства и подготовки подобных рекламных материалов большое количество людских ресурсов и рабочего времени.

Вопрос в том, как избежать дополнительных расходов на рекламу, сэкономить средства и другие рабочие ресурсы. На сегодняшний день существует только один способ подготовки и размещения информации, при котором соблюдаются все вышеперечисленные условия и который позволяет оперативно вносить и изменять любую информацию и осуществлять поиск деловых партнеров.

Речь идет об Интернете.

Крупнейшая в мире сеть Интернет объединяет национальных, правительственных, коммерческих, региональных, научных сетей, разбросанных по всему миру. Сегодня Интернет состоит из более чем двадцати тысяч сетей на семи континентах. Приблизительное количество людей, использующих Интернет, - пятнадцать миллионов, и свыше двадцати пяти миллионов человек могут обменяться сообщениями между Интернет и другими глобальными сетями. Все, что необходимо сделать пользователю, это выполнить программу на удаленном компьютере, получить информацию, которая находится на другом конце Земного шара.

Подключение к сети дает возможность приобщения к новым технологиям, открывает новые формы работы с клиентом, позволяет быть более конкурентоспособным на мировом рынке, дает возможность постоянного взаимодействия со своими партнерами, доступ к разнообразным информационным источникам.

Говоря о рекламе, нельзя не упомянуть о том, что на Западе размещение рекламы в компьютерных сетях стало привычным. По эффективности сетевая реклама не уступает телевизионной, радио- или газетной. У нас же в стране реклама в сетях - дело новое.

Первой отличительной чертой компьютерных сетей от других носителей рекламы является направленность. Ведь сегодня у нас имеются компьютеры, а тем более доступ к рекламным сетям не домохозяйки, а именно те люди, которые занимаются бизнесом в той или иной области. А следовательно, и получателями сетевой рекламы являются именно те, на кого она направлена, и никто больше.

Отсюда вытекает вторая особенность: так как аудитория у компьютерных сетей значительно уже, чем телевизионная или у радио, а процент потенциальных клиентов выше, то общая эффективность рекламы в компьютерных сетях значительно превосходит ее в других СМИ.

Из-за ограничения аудитории вытекает третья особенность: не всякий рекламный ролик, текстовое сообщение или же аудиоролик будут иметь успех и одинаково работать в сетях. Основными потребителями информации из компьютерных сетей являются туристические агентства, банки, научные институты, а также государственные предприятия и правительственные учреждения. Следовательно, всю рекламу, ориентированную на этих потребителей, можно назвать эффективной.

Интернет можно рассматривать как безграничное информационное пространство, существующее вне зависимости от нашего желания и знания о нем. Сегодня в России Интернет является наиболее дешевым и доступным средством рекламы. Его доступность, а главное - удобство объясняется его информационной емкостью, простотой доступа к предлагаемой информации и возможности дальнейшей работы с полученными сведениями.

Вам предлагается рассмотреть возможность создания собственного информационного узла в глобальной мировой сети передачи данных и информации - Интернет. Этот проект предполагает создание для вашего предприятия собственного сайта - нескольких страниц, на которых будет размещена информация о вашем предприятии, производимых товарах, их техническими характеристиками и потребительскими свойствами, особенностями предложения и дополнительной информацией, могущей включать в себя отзывы о продукции, мнения экспертов, результаты дополнительных исследований и много другой информации, позволяющей сформировать окончательное мнение о предлагаемом вами продукте. Здесь же можно поместить фотографии с изображением товара, любую другую графическую информацию, наглядно характеризующую его особенности. На отдельную страницу можно вынести информацию о предприятии и схему проезда к нему с указанием существующих подъездных путей и проездов вплоть до детальной привязки к местности. Если говорить более детально, то следует рассмотреть карту самого сайта - список и назначение отдельных страниц и их наполнение.

Карта сайта:

Применительно к заводу по производству питьевой воды предлагается сайт, состоящий из русской и англоязычной частей. Части идентичны по содержанию. Это необходимо для того, чтобы иностранные партнеры могли без труда вести общение с сайтом.

О предприятии:

История создания предприятия

Краткий перечень выпускаемой продукции по категориям

Структура предприятия:

Производство, маркетинг, сбыт,

Производственные мощности и технические возможности

Адрес и банковские реквизиты

Наша продукция.

Условия работы с клиентами:

Описываются условия, на которых предприятие осуществляет и выстраивает партнерские отношения с покупателями, условия поставки продукции, требования к покупателям, объясняет принципы и условия предоставления скидок, возможности предоставления отсрочки платежей и т.д.

Прайс - лист на продукцию

Раздел содержит полный прайс - лист на выпускаемый ассортимент изделий. В него включены все цены, начиная от цены за небольшую партию и заканчивая ценой на крупные вагонные поставки.

Сертификация и стандарты

В разделе помещена санитарно-гигиеническая информация.

Средняя стоимость изготовления подобного сайта составляет 600 долларов.

Если агентство решит внедрить систему размещения рекламной информации в сети Интернет, примерная смета расходов будет выглядеть следующим образом.

Расходы рекламного агентства:

приобретение компьютера = 30 000 рублей;

заработная плата специалисту компьютерного отдела = 2 500 рублей;

создание собственного сайта (для рекламных целей) + абонентская плата = 17 000 рублей;

проведение собственной рекламной кампании = 5 000 рублей.

Затраты составляют всего - 53 500 рублей, из них:

45 000 рублей - единовременные,

9 500 рублей - текущие.

Затраты рекламодателя.

Создание своего сайта силами компьютерного отдела агентства и размещение его в сети Интернет обойдется ему в 16 000 рублей.

Если у агентства будет как минимум три клиента в месяц (что вполне реально в связи со сложившейся на данный момент ситуацией на рынке), то введение данной системы окупится в среднем за четыре месяца, а в дальнейшем будет приносить прибыль.

Заключение

Та реклама, к которой прибегает компания, затрагивает практически всех в организации. Рекламный отдел несет ответственность за планирование, административную и сметно - финансовую деятельность, а также координацию с другими отделами и внешними поставщиками услуг.

Способ организации рекламного отдела компании зависит от многих непостоянных факторов. Существуют две основные организационных структуры -- централизованная и децентрализованная, и каждая из них имеет свои преимущества и недостатки.

Наиболее типичной является централизованная структура, которая может быть построена на основе номенклатуры выпускаемой продукции, по рекламным функциям, по конечному потребителю или по географическому признаку. Децентрализованная структура типична для крупных, территориально разбросанных корпораций, характеризующихся многочисленными подразделениями, дочерними предприятиями, широкой номенклатурой изделий и торговых марок, филиалами по странам и регионам, требующих рекламной поддержки.

Некоторые рекламные службы берут на себя производство рекламной продукции, размещение ее в средствах информации и прочие услуги по маркетинговому обеспечению. Часть компаний организовала внутрифирменные рекламные агентства в надежде сэкономить на комиссионных, которые получает самостоятельное рекламное агентство. Однако иногда, получив экономию, они теряют объективность и художественный уровень.

Рекламные агентства представляют собой самостоятельные организации творческих и деловых людей, специализирующихся на разработке и подготовке рекламных планов, рекламы и прочих рекламных материалов для клиента.

Агентства классифицируются по объему услуг, которые они предоставляют, и по сектору экономики, в котором они специализируются. Два основных типа агентств -- универсальные агентства и агентства, предлагающие специализированные услуги. В число последних входят "творческие мастерские" и фирмы по приобретению рекламного времени. Далее, агентства могут специализироваться в сфере рекламы товаров народного потребления или промышленного назначения,

Люди, работающие в агентствах, могут быть заняты планированием, исследовательской, творческой или диспетчерской деятельностью, работой со средствами информации, управлением рекламными программами и целым рядом других услуг.

Агентства могут иметь организацию по принципу функциональной специализации либо по группам, работающим как единое целое над определенными программами.

Чтобы получать доход, агентство может взимать вознаграждение или гонорары, получать комиссионные от средств информации, либо вводить торговую наценку на покупные услуги, приобретаемые по поручению своего клиента. Большинство агентств приобретает клиентуру по рекомендациям, через рекламу, свою общественную деятельность и индивидуальные запросы.

Взаимоотношения между клиентом и агентством переживают несколько этапов. Отношения подвергаются воздействию целого ряда факторов, среди которых совместимость сотрудников, характер контактов, образ поведения и происходящие перемены.

Библиографический список

Абрамова Т.П. Маркетинг: вопросы и ответы. Рыночная экономика для всех. - М., Агропромиздат., 1991г.

Айзенберг М. Словарь менеджера рекламы. М., «Финстатинформ», 1995г.

Академия рынка. Маркетинг. Даян А., Букерель Ф., пер. с фран. д.э.н., профессор Худокормов А.Г. М., «Экономика», 1993 г.

Аникеев С. Методика разработки плана маркетинга. Практическое руководство. - М., Фолиум, 1996 г.

Ансофф И. Стратегическое управление: пер. с англ., М., 1989 г.

Архипова Л.В., Сребник Б.В. Основы маркетинга., М., МФИ, 1990 г.

Афанасьев М.П. Маркетинг: стратегия и практика фирмы. - М., Финстатинформ.

Блэк С. Паблик рилейшнз. Что это такое? М., Новости АСЭС, 1990 г.

Быстров В.Ф. Основы маркетинга. Учебное пособие. - Санкт-Петербург, С-ПбГИЭА, 1996 г.

Викентьев И.Л. Прием рекламы. Новосибирск: ЦЭРИС, 1993 г.

Гермогенова Л.Ю. Эффективная реклама в России. Практика и рекомендации. М.: «Рус партнер ЛТ», 1994 г.

Герчикова И.Н. Маркетинг и международное коммерческое дело. Учебник. - М., Внешторгиздат., 1993 г.

Герчикова И.Н. Маркетинг: методические рекомендации и система показателей. Учебное пособие. - М., МГИМО, 1994 г.

Голубков Е.П. Маркетинговые исследования: теория, методология и практика. - М., Финпресс., 1998 г.

Голубков Е.П., Голубкова Е.Н., Секерин В.Д. Маркетинг: выбор лучшего решения. - М., Экономика, 1993 г.

Голубков Е.П., Маркетинг: стратегия, планы. М., «Дело», 1995 г.

Дамари Д., Теория и практика маркетинга, М., 1996 г.

Денисон Делл, Тоби Линда. Как стать известным, не тратить денег на рекламу. Учебник по рекламе. Минск. «СЛК», 1996 г.

Ефремов В.С., Стратегия бизнеса, М., «Финпресс», 1998 г.

Жизнин С.З. Азбука маркетинга, М., Новости, 1990 г.

Журнал «Рекламный мир»., 1995 г., №8. М.: издательский дом «Рекламный мир».

Журнал «Рекламный мир»., 1996 г., №3. М: издательский дом «Рекламный мир».

Журнал «Рекламный мир»., 1996 г., №4. М: издательский дом «Рекламный мир».

Журнал «Рекламный мир»., 1996 г., №9 - 10. М: издательский дом «Рекламный мир».

Завгородняя А.В., Кодзевич М.С., Маркетинг: методы и процедуры. Учебное пособие., 1990 г.

Завьялов П.С., Демидов В.Е. Формула успеха: маркетинг. М., Международные отношения., 1988 г.

Картер Гарри. Эффективная реклама. М.: Прогресс, 1991 г.

Ковалев А.И., Войленко В.В., Маркетинговый анализ, М., «Центр экономики и маркетинга», 1996 г.

Кодекс рекламной практики. М., 1996 г.

Козлов В.А. Реклама в системе маркетинга. М., 1990 г.

Котлер Ф. Управление маркетингом. М., «Экономика», 1980 г.

Котлер Ф., Основы маркетинга., пер. с англ., М., «Бизнес - книга», 1995 г.

Лебедев О.Т., Основы маркетинга. Учебное пособие, 2-е изд., Санкт- Петербург «МиМ», 1997 г.

Левшин Ф.М. Международный маркетинг. М., «Международные отношения», 1988 г.

Маджаро С. Международный маркетинг.: пер. с англ. М., «Международные отношения», 1979 г.

Маркетинг в России и за рубежом., журнал №5 (6), 1998 г.

Маркетинг., под ред. Костюхина Д.И., пер. с англ., М., «Прогресс», 1974г.

Маркетинг., под ред. Романова А.Н., М., «Банки и биржи», 1996 г.

Маркетинг: пособие для практиков: пер с нем. М., «Машиностроение», 1992 г.

Миртов Ю.Н., Крымов А.А. Как стать рекламным агентом. М., 1995 г.

Основы маркетинга. Программа по курсу. Санкт-Петербург «Экономическая школа», 1994 г.

Основы предпринимательского дела., под ред. Осипова., М., 1992 г.

Основы рекламного дела., Джугенхаймер Д.У., Уайт Г.И., пер. с англ. Косенкова Б., Самара, «Федоров», 1996 г.

Реклама в бизнесе. Учебное пособие. Под редакцией д.э.н. Дашкова Л.П., М., «Маркетинг», 1995 г.

Реклама. Дейян А., пер. с фран. Под общей редакцией Загашвили В.С. М., «Прогресс», 1993 г.

Ривз Р. Реальность в рекламе. М., «Внешторгреклама». 1978 г.

Родин В.П. Основы маркетинга. М., 1992 г.

Самоучитель по рекламе. Издание 3-е, М., ЗАО «Бизнес - школа», 1997 г.

Современный маркетинг. Под редакцией Хруцкого В.Е., М., «Финансы и статистика», 1991 г.

Соловьев Б.А. Основы теории и практики маркетинга. М., МИНХ им. Г.В. Плеханова, 1991 г.

Старобинский Э.Е. Самоучитель по рекламе. М., 1996 г.

Размещено на Allbest.ru