Ярмарки і виставки у загальній системі просування і розподілу товарів

1000

26,1

2.

Транспортно-складські витрати

300

7,8

3.

Витрати по заробітній платі

300

7,8

4.

Охорона

80

2,0

5.

Оформлювальні витрати

800

20,9

6.

Інформаційно-рекламні витрати

800

20,9

7.

Культурна програма

150

3,9

8.

Непередбачені витрати

400

10,6

Разом:

3830

100,0

Таблиця 11 Кошторис передбачуваних доходів з організації та проведення виставки-продажу (цифри умовні)

№	Джерела доходів	Сума, тис. грн.	Структура, %
1.	Плата за участь	800	20,9
2.	Вартість експозиційних місць	1780	46,5
3.	Плата за рекламу	800	20,9
4.	Торгово-посередницький відсоток від здійснення операцій	300	7,8
5.	Кошти від продажу прав сервісного обслуговування	100	2,6
6.	Плата за послуги консультантів, перекладачів та ін	50	1,3
	Разом:	3830	100,0

Основним джерелом доходів є стягуються з учасників збори, тобто плата за використання експозиційного місця. Вартість ця визначається типом обраного експозиційного місця. Найбільш часто організатори використовують шкалу (градацію), ділить експозиційні місця на сім типів (табл. 12).

Таблиця 12 Типи і розцінки виставкових місць (цифри умовні) в 2009 року

№	Тип експозиційного місця	Площа, кв. м.	Зразкові ціни, грн.
1.	Експомісце "Люкс"	42	127000
2.	Експомісце "А-прим"	20	78200
3.	Експомісце "А"	20	68000
4.	Експомісце "В-прим"	12	48300
5.	Експомісце "В"	12	42000
6.	Експомісце "С"	6	25000
7.	стенд	3	15600

Існує також система, підрозділяються виставкову площу на три типи (табл. 13). Таку систему використовують організатори ярмарків на Сході Украіниі, зокрема, Харківських ярмарків.

Розглянемо методику розрахунку розміру стягується з учасників плати. Визначимо два показники:

* вартість 1 кв. м виставкової площі;

* витрати на одного учасника.

Таблиця 13 Виставкові стенди

№	типи	Характеристика
1.	Стенд № 1	Включає огорожу заввишки 1 м, 2 столи, 2 стільці, загальна площа 5 кв. м.
2.	Стенд № 2	Огорожа висотою 2,5 м, 2 столи, 4 стільці, 1 подіум під експонати (зразки). Загальна площа 8 кв. м.
3.	Стенд № 3	Огорожа, кімната переговорів, 2 столи, 2 стільці, 1 круглий стіл, 2 крісла, освітлення стенду, загальна площа 18 кв. м.

Практичні дані, які супроводжують опис аналітичних формул, взяті з табл. 12.

Вартість 1 кв. м виставкової площі становить:

(1)

де

С_{1кв. м} - вартість 1 кв. м виставкової площі;

Р₁ - загальні витрати, що враховуються при розрахунку даного показника;

Sобщ - загальна виставкова площа.

При цьому загальні витрати, що враховуються при розрахунку вартості 1 кв. м виставкової площі, включають витрати з оренди виставкової площі, оформлювальні витрати і половину непередбачених витрат. Виходячи з поміщених в табл. 12 відомостей, отримаємо 2 млн. грн. (1000000 +800000 +200000 = 2000000 грн.). А оскільки загальна виставкова площа Sобщ = 1 000 кв. м, то вартість 1 кв. м виставкової площі складе:

2 млн. грн. / 1000 кв. м = 2,0 тис. грн. за 1 кв. м

Для визначення значення другого показника, що відображає величину витрат на одного учасника, скористаємося формулою:

(2)

де

Р_1уч - витрати на одного учасника;

Р₂ - загальні витрати, що враховуються при розрахунку даного показника;

N_уч - загальне число учасників виставки.

При цьому загальні витрати, що враховуються при розрахунку видатків на одного учасника, включають транспортні і складські витрати, заробітну плату членам оргкомітету, витрати на охорону, культурну програму, інформаційно-рекламні та половину непередбачених витрат.

Користуючись даними табл. 12 маємо: 300 тис. грн. + 300 тис. грн. + 80 тис. грн. + 150 тис. грн. + + 800 тис. грн. + 200 тис. грн. = 1 830 тис. грн.

Загальне число учасників виставки визначається таким чином:

(3)

де

S_средн - середня виставкова площа. Вона визначається за формулою:

(4)

де відповідно максимальна і мінімальна виставкові площі

(Smax = 20 кв. м; Smin = 2,5 кв. м). Тоді середня виставкова площа складе:

і загальне число учасників:

Якщо прийняти N = 90, то тоді витрати на одного учасника складуть: 1830 тис. грн. / 90 уч. = 20,33 тис. грн.

Таким чином пропонована схема розрахунків дозволяє досить оперативно зробити розрахунок ефективності участі в ЯВД.

2.3 Проблеми та недоліки організації ярмарок і виставок

Незадовільна ступінь досягнення цілей виставочної я ярмаркової діяльності, може бути, для підприємства рівносильна невдачі, однак для нього це має бути не приводом для розчарування, а стартовим майданчиком для поглибленого вивчення викликали її причин та умов.

При цьому необхідно відзначити дві з найбільш поширених помилок, в які впадають багато експоненти, виробляючи оцінку своєї участі у ярмарку чи виставці, а саме:

1. Висновки робляться ними відразу ж після закриття експозиції, так що недооцінюється можливість укладення так званих після ярмаркових (після виставкових) угод, роль яких, особливо на виставках і ярмарках інвестиційних товарів, дуже велика.

2. Оцінка значущості ярмарки / виставки, вякій брали участь ці експоненти, провадиться ними вже з першої участі.

Якщо ж вибір виявився правильним і комерційна пропозиція підприємства відповідало вимогам відвідувачів, практика показує, що для досягнення відчутних і життєздатних результатів необхідно приймати участь у певних ярмарку чи виставці, принаймні, протягом трьох років поспіль.

На виставці, як ніде, можна «обкатати» нову ідею або нову продукцію. Зразок, ще не запущений у виробництво, по викликаному ним інтересу складе ваше уявлення про його ринковому потенціалі. При цьому не потрібно буде наймати команду фахівців, щоб спрогнозувати його купівельну спроможність.

Успіх виставки для її учасника не має нічого спільного з кількістю відвідувачів виставки: цей показник характеризує скоріше успіх організаторів.

Приблизно 50% успіху залежить від правильної підготовки до виставки, а 25% - від грамотної послевиставочной опрацювання окреслених під час заходу можливостей.

Багато учасників виставок скаржаться, що віддача від заходу навіть не компенсує витрати на його проведення. Практика показує, що це значною мірою пояснюється недооцінкою багатьох факторів і хибними уявленнями, які живлять учасники на попередній стадії.

Організація такого роду заходів передбачає високий рівень професіоналізму, вимагає своєчасного планування, наявності кваліфікованого персоналу, тісної співпраці всіх працівників підприємства, на яких покладено спільна відповідальність за підготовку і здійснення участі підприємства на виставках або ярмарках.

3. УДОСКОНАЛЕННЯ РОБОТИ ЯРМАРОК І ВИСТАВОК У ЗАГАЛЬНІЙ СИСТЕМІ ПРОСУВАННЯ І РОЗПОДІЛУ ТОВАРІВ

3.1 Заходи щодо поліпшення роботи ярмарок і виставок у загальній системі просування і розподілу товарів

Організація стенду

Стенд - єдиний комплекс площі (в кв. М), яку організатор ярмарку-виставки надає в оренду зацікавленій учаснику, а також елементів конструкції (оформлення), за допомогою яких учасник досягає своєї участі у ярмарку-виставці.

Стенд, термін життя якого збігається з періодом ярмарки-виставки, є виключно потужний засіб комунікації з безліччю можливостей для передачі інформації, яка повинна бути як можна більш змістовною, легко запечатлеваться в пам'яті, обмежуватися конкретними темами і бути зрозумілої і прийнятної. Стенд повинен:

- виділити підприємство;

- залучати, не будучи викликає - пробуджувати інтерес;

- "вести" до себе.

Якщо взяти до уваги, що витрати на виготовлення стенда зазвичай перевищують 1/3 загальних витрат по участі в ярмарку-виставці, то зрозуміло, яке велике його значення як засіб комунікації.

Яким же повинен бути стенд? Таким, щоб з першого ж моменту розкривати цілі участі експоната у ярмарку-виставці, друкуватися в пам'яті відвідувачів як єдине ціле конструкції, художнього оформлення та експонованих товарів або послуг і підкреслювати або поліпшувати імідж підприємства.

Проходить повз відвідувач приділяє предметам на стенді не більше 2 секунд, однак цей час збільшується в восьмикратного розміру при їх огляді з близької відстані. Все це пред'являє особливі вимоги до якісного рівня стендів та експонатів.

Стенд площею в 20 кв. м може задовольняти потреби дрібного експонента, але якщо він розташований в близькому сусідстві зі стендами в 150-200 кв. м, небезпека падіння авторитету експонента очевидна.

Невдалий вибір залу позбавляє експонента можливості "зустрічі" з тією категорією відвідувачів, якій адресовано його участь, так як відомо, що серйозні замовники не мають звички витрачати час на відвідування залів, не мають до них відношення.

Невигідне розміщення стенда навіть в найбільш підходящому залі ставить під сумнів ефективність зусиль, прикладених для залучення відвідувачів.

Уподобання щодо вибору місця розміщення стенда пов'язані з напрямом природного потоку відвідувачів від входу в зал до виходу, тому кожен експонент повинен прагнути розташувати стенд:

- навпроти або праворуч від головного входу;

- на центральних внутрішніх проходах;

- в кутах;

- поблизу від "активних" експонентів і спеціальних приміщень для проведення різних заходів, наприклад презентацій.

Слід уникати розміщення стенда:

- далеко від виходів і центральних проходів;

- в задній частині залу;

- позаду великих колон і сходів;

- особою в протилежну сторону від місця, де відбуваються різні заходи.

Важливо підкреслити, що після участі в другій чи третій раз в одній і тій же ярмарку-виставці фірма набуває той необхідний імідж, який забезпечує їй особливе місце у свідомості відвідувачів.

Якщо врахувати, що 60-70% відвідувачів регулярних ярмарків-виставок відвідують їх систематично, то стає очевидним, як важливо для фірми не тільки обирати, але й зберегти за собою конкретне місце на їхній території.

Дизайн стенда - основний фактор презентації фірми-експонента, який визначається строго розпланований процесом проек ¬ тування з сильним емоційним підтекстом.

При розробці стенду повинні бути прийняті до уваги:

- стратегія маркетингу фірми, оскільки вона зумовлює характер стенда;

- засоби та методи комунікації;

- фірмовий дизайн експонента;

- поведінка конкурентів, тобто вид стендів, що використовуються ними звичайно;

- потреби службового персоналу.

Неповноцінність стенда може сама по собі поховати навіть найкращий експонат.

Зовнішня структура-планування стенда покликана на:

- полегшувати зорове проникнення всередину приміщення таким чином, щоб вже з першого моменту відвідувачу відкривалося "обличчя" демонстрованих товарів;

- домагатися оптичного єдності;

- забезпечувати необхідну привабливість стенду;

- мати невелику кількість точок концентрації уваги, для того, щоб не послаблювалася загальне враження і увагу не

розсіювалося;

- уникати згубної спокуси "забудовувати" експонати і зосереджувати різнорідні предмети на мінімальній площі;

- розташовувати індивідуальністю, оскільки тільки так експонент може передати у зовнішній світ свій особистий сигнал "про свою фірму і її комерційних пропозиціях;

- мати своє "обличчя", що допомагає диференціюванню фірми і створює передумови для її пізнавання в майбутньому: назва фірми, її емблема, їх графічне зображення, кольори і т.д. входять до числа елементів, що створюють "обличчя" експонента;

- бути привабливим естетично: досконалий стенд - це стенд, в якому досягнута гармонія розташування експонатів, конструкції, колірної гами, освітлення;

- мати відповідну планування, яка дозволяла б прийняти очікувану кількість відвідувачів: ця проблема особливо актуальна для ярмарків-виставок з вільним входом відвідувачів або в ситуаціях, коли необхідно підсилити приплив відвідувачів з допомогою шоу;

- бути відповідним рівнем і складом очікуваних відвідувачів (їх традиціям, освітньому та культурному рівню);

- бути спланованим так, щоб відповідати потоку відвідувачів: саме їм визначається орієнтація "передавачів" інформації;

- полегшувати внутрішнє пересування відвідувачів і забезпечувати функціонування так званих "фільтрів" для відбору відвідувачів в залежності від ступеня їх важливості;

- бути зручним в установці і розбирання.

При виборі внутрішньої структури-планування стенда об'єктами уваги повинні бути:

- його лицьова сторона: орієнтація стенду пов'язана з напрямком руху потоку відвідувачів, що грає вирішальну роль у виборі розташування експонатів;

- очікувані відвідувачі, кількість яких впливає на планування стенда, оскільки необхідно забезпечити умови для їх прийому, а отже, і їх вибір;

- масштаб експонатів, тобто їх кількість, різноманітність, форма, обсяг, а також можливість їх угруповання;

- вимоги по експонатів, пов'язаних зі способом їх презентації: вітрини, площини, куби тощо;

- наявність "провідною продукції" - товарів-лідерів: планування стенда повинна безпосередньо забезпечити їх переважний показ;

- потреби експонента щодо проведення комерційних переговорів, заходів гостинності;

- потреби в зборі інформації: заповнення анкет та ін;

- програма рекламних заходів експонента: поширення друкованих матеріалів, демонстрація фільмів і т.п.;

- потреби персоналу;

- потреба в підсобних приміщеннях.

Експонати

Експонати, як уже говорилося - це товари, які відповідно до вимог регламенту (умов участі) можуть демонструватися на ярмарку-виставці.

В ході підготовки участі в першу чергу треба з'ясувати:

- що має експонуватися?

- скільки експонатів необхідно відправити на ярмарок-виставку?

- як повинна бути визначена їхня вартість?

Відповіді на такі питання допоможуть обмежити число помилок і упущень, які можуть привести до фатальних наслідків для участі у ярмарку-виставці:

- чи може бути продемонстрована вся вироблена продукція або необхідно зробити вибір окремих товарів?

- які товари потрібно представити обов'язково?

- які виробничі можливості в поєднанні з ескалацією собівартості товару?

- на якій стадії життєвого циклу знаходяться товари, які будуть експонуватися?

- що в них нового?

- які з товарів слід вважати провідними?

- які товари можна вважати такими, що відповідають майбутнім потребам груп-адресатів?

- чи відповідають дизайн, колір, упаковка, розміри і т.п. перевагам відвідувачів ярмарку-виставки?

- чи необхідно вжити будь-які зміни для пристосування товарів до вимог конкретного ринку?

- чи реальні ці зміни з точки зору технічних можливостей і термінів?

- у що обійдуться ці зміни?

Дуже важливо уникати впливу емоцій при виборі експонатів. Правильно вибраний тільки той експонат, який може бути проданий.

Організація участі у ярмарку-виставці забезпечується групою тісно співпрацюють осіб, роботу яких координує відповідальний по стенду.

Провідною постаттю кожної виставкової ініціативи є людина, яка приймає на себе керівництво стендом: планує, приймає рішення, організовує, керує, координує, контролює. Його функції починаються на стадії планування участі у ярмарку-виставці і завершуються разом із самим останнім дією вже після закриття експозиції.

Він повинен володіти всіма якостями справжнього менеджера, що означає: ставити високі цілі, доводити до максимуму ефективність роботи своїх співробітників, розвивати дух колективізму і регулювати свою поведінку з урахуванням особистої специфіки кожного члена робочої групи.

Йому дуже важливо мати так званої "вбудованою системою сигналізації", яка попереджає його про проблеми, перш ніж вони виникнуть.

Він призначає персонал, складає опис завдань кожного з його членів, обирає своїх позаштатних співробітників, керує стендом, вирішує всі питання в виставковий період, становить остаточний звіт.

Особливе значення має правильний підбір персоналу. Для цього йому слід по кожному з них оцінити такі фактори:

Колективізм-поведінка:

- дружелюбність;

- солідарність;

- об'єктивність;

- "тонкість" підходу до виникаючих проблем;

- відвертість;

- врівноваженість. Робочі якості:

- готовність;

- працьовитість;

- здібності;

- вміння створювати стимули;

- продуктивність;

-комунікабельність. Творчий підхід:

- нові пропозиції;

- здатність освоєння нових поглядів і методів.

Керівнику стенду необхідно враховувати, що люди різняться між собою:

- якістю особистості, тобто комплексом характерних рис і манер поведінки, що становлять унікальну особливість кожної людини і визначають його здатність адаптуватися до навколишнього середовища;

- духовними якостями;

- рівнем освіти та кваліфікації;

- практичним досвідом і навичками.

Відібраний персонал повинен пройти спеціальну підготовку:

а) із загальних питань:

- позначення ролі і значення конкретної ярмарки-виставки на ринку в широкому плані;

- ознайомлення з якісним складом її традиційних відвідувачів;

- аналіз характеру пропонованих послуг: можливості, відмінні властивості, недоліки, специфіка, ціни, комерційні умови;

- відомості про конкурентної позиції підприємства та колег-експонентів, які є його конкурентами;

- ознайомлення з основними групами покупців, яким підприємство "адресує" свою участь у ярмарку-виставці;

- пояснення специфіки кожної з груп-адресатів;

- ознайомлення з планованими методами досягнення контакту з відвідувачами;

б) зі спеціальних питань:

- способи підтримки фірмової репутації і усвідомлення того, що персонал, як єдине ціле, і кожен його член окремо представляють підприємство, авторитет якого вони зобов'язані берегти і підвищувати;

- ознайомлення з цілями участі в конкретній ярмарку-виставці і роз'яснення того, що завдання полягає в досягненні цих цілей, а не в чарівливості заради спілкування;

- техніка контакту з відвідувачами, відповідно з місцем проведення ярмарку-виставки, рівнем груп-адресатів і родом пропонованих послуг;

- методи пробудження інтересу покупця за допомогою наявних на стенді засобів комунікації;

- техніка ведення переговорів, то є способи просування інтересів (цілей) і збору інформації.

В результаті цієї підготовки персонал стенда повинен бути здатний:

- усвідомити свої особисті потреби;

- визначити своє трудове поведінку;

- домогтися визнання своїх колег;

- виробити дух колективізму;

- прийняти ідею, що робота на стенді подібна спринтерському забігу: персонал, як і бігун, покликаний в найкоротші терміни добитися результату, в даному випадку здійснити обмін інформацією, здатною перетворитися на справу.

Культивування духу колективізму і товариської солідарності ¬ ності з колегами передбачає взаємне визнання, рівноправність і взаємоповага. Наявність цієї якості негайно відчувається відвідувачами, які, як правило, пов'язують його з умовами, існуючими на підприємстві-експоненті.

Робота на ярмарку-виставці - це важка робота, яка значно відрізняється від роботи в офісі. На стенді персонал постійно перебуває "під прицілом" у конкурентів, у своїх колег, керівництва підприємства і, природно і головне, відвідувачів ярмарки-виставки. Це - трупа на сцені під незгасаючим прожекторами.

Тут робота здійснюється публічно, в результаті чого навіть ма ¬ лейшая помилка може призвести до небажаних наслідків. Якщо врахувати, що поведінка - це комплекс спостережуваних реакцій на конкретні подразники і що такі подразники виникають постійно, стає ясно, наскільки велика потреба в повному контролі над мімікою жестикуляцією та іншими виражальними засобами.

Пози, жести, міміка і пантоміміка персоналу неодмінно повинні відповідати міжнародним правилам комунікативної поведінки, а також специфіку відвідувачів як країни перебування, так і інших країн.

Дуже велике значення має зовнішній вигляд персоналу. У ньому відбивається ступінь самоповаги і шанобливого ставлення до оточуючих і в поєднанні із загальним поведінкою неминуче призводить відвідувача до позитивним чи негативним висновками з приводу внутрішнього ставлення персоналу, що є основою для розвитку будь-яких творчих контактів.

За допомогою одягу люди роблять суспільству особисту заяву про те, хто вони є і до чого прагнуть.

Уміння службовців правильно одягатися відбивається на авторитеті підприємства. Бездоганне виконання неписаних правил щодо форми одягу є умовою прийняття персоналу його оточенням.

Внутрішнє ставлення персоналу, то є тенденція поведінки з певними особами, ідеями або навіть предметами, теж повинно бути взято до уваги, бо може негативно позначитися на спілкуванні на стенді.

Різні чинники, в яких, здавалося б, часто не винне окрема особа, можуть привести до реакцій захисного характеру і небезпечно порушити його внутрішню рівновагу. Серед них:

- тиск при виконанні службових обов'язків;

- неприязнь з боку колег;

- недостатня підготовка;

- неглибока обізнаність;

- відсутність досвіду;

- невпевненість у своїй здатності вести переговори;

- страх перед невдачею і ін

Керівник стенду зобов'язаний проводити групові наради, в ході яких реалізуються наступні цілі:

- збір та оцінка даних про поведінку конкурентів, що представляють собою "виклик" для підприємства-експонента;

- вивчення реакції і загальної поведінки відвідувачів;

- визначення ступеня узгодженості дій персоналу відповідно до потреб стенда.

Керівник стенду вкрай зацікавлений в отриманні та аналізі "зворотного зв'язку", що надходить "ззовні", наприклад від відвідувачів. У цих цілях корисно приділяти пильну увагу тому, що:

- має найбільший відгук;

- конкретно допомагає утримувати відвідувачів на стенді;

- виявляється абсолютно неефективним;

- викликає роздратування;

- викликає найбільшу активність на стенді. Ярмарок-виставка в цілому і робота на стенді в особливості

є своєрідним інкубатором стресу, напруги, що може саме по собі чинити негативний вплив на робочі стосунки і призводить до виникнення небезпечних для успіху всієї справи помилок.

Керівник стенду зобов'язаний бути гранично уважний до будь-яких ситуацій, здатним привести до деструктивної критики і тим більше до конфронтації між працівниками. З метою блокування розвитку подібного роду тенденцій керівнику стенда корисно:

- підтримувати дух солідарності між колегами і сприяти розвитку колективної діяльності;

- вселяти співробітникам переконання, що довіряється кожному з них робота є невід'ємною частиною загальної справи;

- давати ясні і конкретні розпорядження, що не виходять за рамки генеральної стратегії участі;

- роз'яснювати доцільність кожного розпорядження;

- мотивувати свої ідеї;

- заохочувати вираження та обгрунтування протилежних думок;

- визнавати об'єктивні труднощі і з розумінням прислухатися до проблем своїх співробітників;

- якщо щось не виходить, він повинен негайно відновити порушену рівновагу і, скориставшись виникли кризою, реорганізувати потенціал стенда.

Співробітник стенду повинен:

- не відхилятися від предмета розмови;

- бути комунікабельним;

- вести себе як рівноправний партнер;

- розмовляти на рівні особистих відносин;

- проявляти ентузіазм, завдяки якому забезпечується переконання без натиску;

- бути впевненим у собі - це основний важіль у прагненні до

особистого успіху;

- бути спрямованим до намічених цілей;

- орієнтувати розмову в напрямку придбання довіри, без якого жоден контракт не буде довговічним;

- бути безпосереднім в розмові;

- заохочувати відвідувача до активної участі в демонстрації

товару;

- згадувати побіжно про потенційних слабких сторонах товару, які в подальшому повинні бути представлені як незначні і бути ослаблені підкресленням його більш сильних сторін;

- ввічливо пояснювати особливі характеристики товару, які відвідувач не зобов'язаний знати;

- прямо вказувати на корисні якості товару і його особливі переваги;

- створювати передумови для здійснення багатьох варіантів вибору, бо це рівносильно забезпечення підвищеної ймовірності укладання угоди;

- виявляти чуйність, коли це стосується не тільки інтересів експонента, а й інтересів відвідувача;

- захоплювати відвідувача дрібними поступками, знайшовши спосіб їх подальшої компенсації;

- прагнути починати з легких тем для укладання угоди і відкладати складні під кінець;

- вести записи про досягнуті домовленості і систематично підбивати підсумки двосторонніх зустрічей;

- активізувати співрозмовника в пошуках рішень з питань, по яких виникають розбіжності;

- присвячувати відвідувачу стільки часу, скільки йому необхідно, щоб дозріти для розмови про укладення угоди;

- зберігати холоднокровність у відповідь на маневри відвідувача, який прагне залучити експонента в пастку;

- вміти виходити з тупиків;

- вміти відповідати на заперечення;

- знати типи заперечень:

захисні: висловлюють інстинктивну реакцію відвідувача на щось ще незнайоме йому або в надійності чого він ще не убедився;

коливання: заперечення цього типу зустрічаються на стадії прийняття остаточного рішення і пов'язані з потребою відвідувача в додаткових аргументах, щоб повністю і остаточно переконатися в тому, про що вже майже прийняте рішення;

недовіри до нового: такі заперечення зазвичай не пов'язані з комерційною пропозицією експонента. Вони емоційно властивості і їх нелегко подолати. В їх основі, так само як і в запереченнях захисного типу, лежить страх чогось незнайомого або знайомого в недостатньому ступені;

труднощі у встановленні вигоди: це найбільш розпрощався-ра-ненние заперечення. У їх відношенні застосовні "гучні" доводи;

протести або скарги: заперечення цього типу вимагають особливої уваги, бо може не бути впевненості у щирості їхніх мотивів.

Заперечення дійсно є класичною зброєю 1 відвідувача, що прагне забезпечити собі переваги в ході обміну думками, і зазвичай стосуються питань цін, комерційних 1 умов, корисності товару, сервісного обслуговування, а також надійності експонента.

Разом з тим заперечення відвідувача не завжди є захисною спорудою в ім'я додаткової вигоди. Часто вони виникають унаслідок невмілих дій персоналу при показі товарів або у зв'язку з нездатністю відвідувачів засвоїти отриману інформацію. В обох випадках тягар вирішення ситуації лягає на персонал стенда.

Класичний підхід до того чи іншого заперечення полягає в здатності перетворити заперечення в питання, на який згодом дається відповідь з правильно побудованої аргументацією в, щодо корисності товару і переваг його покупця.

Співробітникові стенда корисно уникати:

- використання егоїстичних виразів: "я", "моя фірма", "у мене єдиний у своєму роді товар" і т.п.;

монологу, що означає нездатність вислухати відвідувача;

вживання термінів, не зрозумілих без спеціальних роз'яснень;

- галасливої балаканини, яка є зазвичай проявом невпевненості в тому, про що говорять;

- іронічних зауважень;

- нереальних обіцянок;

- спокуси думати, що відвідувач може почекати;

- вживання безликих, стандартних і холодних виразів;

- висунення питань, в яких експонент не готовий до поступок, залишивши їх для важких моментів, які зустрінуться в подальшому;

- підривних аргументів, спрямованих проти конкурентів;

- переходу в контратаку, коли відвідувач нападає;

- поступатися в питаннях, по яких вдалося добитися угоди;

- самовпевненості і зарозумілості.

Корисно враховувати, що виникають в ході роботи стенду проблеми можуть породити нові конструктивні ідеї і створити нові рішення по тактиці й технології комунікації.

Реклама участі фірми у виставці-ярмарку грає настільки важливу роль, що вважається справедливим твердження: "не зробив реклами - краще не бери участь".

Як жартують завсідники виставок-ярмарків, залучення відвідувачів - справа надто серйозна, щоб покластися в ньому на самих відвідувачів.

Реклама участі в сучасних умовах проникнута ідеєю, згідно з якою боротьба за ринок все більше переміщується з товару на ім'я підприємства, яке його виготовляє.

Реклама участі - це проведена в рамках участі в тій чи іншій виставці-ярмарку рекламна кампанія, метою якої є популяризація іміджу експонента, ознайомлення відвідувачів з різноманітністю або солідністю його експонатів і інформування їх про розташування стенда на території експозиції.

Реклама участі є платний спосіб комунікації з відвідувачами виставки-ярмарку і функціонує як механізм надання на них впливу з метою переконати їх у необхідності включення рекламованого експонента в їх план відвідування експозиції. Об'єктивною метою будь-якої рекламної кампанії є вдосконалення фірмового іміджу експонента і залучення значного числа активних відвідувачів.

Першочерговими факторами, що визначають стратегію лами участі, є;

- точне встановлення цілей, переслідуваних рекламною кампанією. Ці цілі служать платформою, на якій будується програма рекламування для залучення максимально можливої кількості активних відвідувачів;

- визначення сегмента відвідувачів, до яких буде звернено рекламне повідомлення для залучення їх на стенд, де основним стрижнем є специфіка товарів або послуг і здатність виконання потенційних замовлень;. ;

- якісний склад відвідувачів, яким визначаються основні параметри, що впливають на їх рішення відвідати стенд конкретного експонента;

- класифікація відвідувачів за географічними ознаками по трьом останнім проведеним виставкам-ярмаркам;

Рекламна кампанія здійснюється на всьому часовому просторі виставки-ярмарку: від підготовки до її завершення. У ході рекламної кампанії використовуються:

- друковані матеріали: видання, листівки даних, керівництва по застосуванню, прейскуранти та ін;

- аудіовізуальні матеріали: відеофільми, слайди про підприємство та його продукції;

- рекламні матеріали для безкоштовної роздачі: поштові листівки, складні листівки, проспекти, афіші-плакати та ін;

- спеціальні досьє, бездоганні з виготовлення і призначені для роздачі під час прес-конференцій, презентацій, що розміщуються в прес-центрі виставки-ярмарки: прес-релізи, інформаційні рекламні матеріали, "біографічні відомості" про підприємство та його діяльності, фотоматеріал, відомості про місцезнаходження стенда - павільйон, зал, номер стенду;

- діяльність з розвитку зв'язків з громадськістю: безкоштовна роздача дрібних сувенірів, зразків товарів, організація різних спеціальних заходів - шоу, конкурсів, передача музичних програм, проведення прес-конференцій, коктейлів для журналістів.

Спілкування з представниками засобів масової інформації

Класичними формами таких контактів є:

- прес-конференції;

- інтерв'ю;

- прес-реліз;

- досьє для преси;

- досьє для прес-центру ярмарку-виставки. Прес-конференція надає експоненту можливість вступити в безпосередній особистий контакт з представниками преси і з їх допомогою (участю) донести повідомлення, що стосуються його підприємства і його участі в ярмарку-виставці, до широкої громадськості.

Важлива особливість прес-конференції полягає в тому, що ініціатива її проведення належить самому експоненту. Перш ніж її скликати, корисно мати вичерпні відповіді на наступні питання:

- чому потрібна саме прес-конференція?

- які її цілі?

- яка тема прес-конференції?

- скільки людей в ній має брати участь?

- хто на ній повинен бути присутнім обов'язково?

- де її слід провести?

- коли її потрібно проводити?

- скільки часу вона триватиме?

- що необхідно організувати заздалегідь?

- які умови гри?

Звичайним місцем, де проводяться прес-конференції, є готелі, приміщення прес-центрів. Однак найкращим місцем-(за інших рівних умов) для проведення прес-конференцій є все-таки стенд. Чисто психологічні переваги цього полягають у наступному:

- єкспонент знаходиться в природній для нього середовищі і, отже, відчуває себе вільніше;

- запрошені мають можливість безпосередньо побачити експонати і скласти про них власну думку;

- забезпечується присутність більшого числа представників преси, оскільки їх участь у прес-конференції поєднується з відвідуванням експозиції.

Проте незалежно від місця проведення прес-конференції необхідно подбати про своєчасну розсилці (не пізніше ніж за три тижні) запрошень, підготовці необхідної документації та відповідних подарунків і т.п. Що стосується сувенірів, вельми корисно переконатися в їх причетності до профілю підприємства, бездоганній якості, делікатного позначенні імені експонента і передбачити, щоб їх кількість на 15-20% перевищувало очікуване число гостей.

Особливу увагу необхідно приділити запрошення: воно виконує роль дзеркала підприємства. Крім ретельно продуманого зовнішнього вигляду запрошення, його зміст має давати чітку інформацію:

- де і коли проводиться прес-конференція;

- яка мета її проведення;

- яка її тематика;

- якого роду частування піде за нею: обід, буфет, шведський стіл, інше;

- які матеріали для підтримки прес-конференції будуть поширюватися і спосіб цього поширення: вручення на місці, розсилка поштою;

- термін підтвердження участі.

В організації цього заходу не буває дрібниць або це такі дрібниці, які можуть досить дорого обійтися в разі недбалого або неуважного ставлення до справи. При цьому корисно пам'ятати про наступні моменти:

- утримуватися від перебільшень і прагнути називати речі своїми іменами;

- виявляти повагу до своїх конкурентів;

- утримуватися від переконання інших у тому, що успіх - це особисте досягнення експонента;

- уникати вступати в суперечки або давати односкладові відповіді типу "так або" ні ";

- проявляти обережність відносно тих тем, публікація яких у пресі небажана;

- уникати проявляти пристрасть на користь або проти кого-небудь з гостей.

Інтерв'ю дуже часто даються на стенді в період роботи ярмарки-виставки і ініціатива їх організації виходить зазвичай від представників преси. Зазвичай інтерв'ю беруть журналісти галузевих журналів, газет, радіо і телебачення. Інтерв'ю для журналів і газет в строгому сенсі слова інтерв'ю не є, а являють собою письмові відповіді на заздалегідь підготовлені питання. Напевно, тут доречна відомий жарт: "У мене є відповідь. Не знайдеться у вас питання?"

Зовсім інакше йде справа з проведенням інтерв'ю для радіо чи телебачення. Тут дуже корисно враховувати безліч нюансів чисто психологічного властивості, а саме необхідно:

- отримати точну інформацію про те, де і коли буде транслюватися інтерв'ю, яка його тривалість і хто ще, можливо, братиме участь в програмі;

- співвіднести те, що важливо сказати, з тією кількістю часу, який буде надано в розпорядження;

- уникати безглуздих компліментів на адресу радіослухачів або телеглядачів;

- використовувати в своїй промові короткі та змістовні пропозиції: "дерев'яний мова" - поганий в цій справі помічник;

- надати своєму голосу потрібний відтінок, щоб точніше передати дійсний сенс того, що вимовляється;

- прагнути добиватися рівного дихання, що досягається легше, якщо говорити стоячи;

- уникати беззмістовних фраз в бажанні ухилитися від відповіді на питання, коли не хочеться чи невигідно поширюватися на тему. Корисно зайняти врівноважуючу позицію, щоб пом'якшити зміст питання;

- уникати виразів типу: "не можу відповісти": вважається, що як мінімум, катастрофічно. Корисно визнати, що тема незнайома і зберегти за собою право відповісти іншим разом;

- відповідати з підкресленим спокоєм на викликають питання, якщо є бажання їх нейтралізувати;

- у разі якщо питання поставлене нечітко або в ньому свідомо чи мимоволі допущені неточності, не варто поспішати з відповіддю. Корисно, зробивши вигляд, що надається допомога запитувачу, переформулювати питання так, як зручно експоненту. Звичайно це досягається за допомогою формулювань на кшталт: "Дозвольте мені знову сформулювати питання", "Я хотів би повідомити" і ін Головне при цьому, обходячи "підводні камені", відкрито не зачіпати запитувача;

- відповідаючи на запитання, чи не варто проявляти нав'язливу ввічливість і багаторазово називати запитувача по імені: одного-двох разів зазвичай буває достатньо.

При нагоді, якщо інтерв'ю дається на телебаченні, корисно потурбуватися про бездоганність своєї зовнішності напрямку погляду (він повинен бути спрямований на телеглядачів), про позі, в якій знаходиться той, хто дає інтерв'ю: вона повинна відповідати вимогу "бути на рівних". Якщо відповідає в кресле1 або на стільці, то цій вимозі відповідає спокійна пряма посадка з ледь помітним нахилом у бік телеглядачів. Поза "зверху" - відкинувшись на спинку. Поза "знизу" - занадто сильний нахил у бік телеглядачів. ,

Прес-реліз з успіхом використовується для реклами того чи іншого підприємства з нагоди його участі в торговому ярмарку-виставці за умови, що участь може дати "звістку". У зв'язку з цим! було б корисно:

-намагатися дивитися на речі очима журналістів;

-відокремлювати у своєму тексті звістка від точки зору, подія від. коментаря;

-висувати тільки актуальні, цікаві та багаті інформацією теми;

-ясно викладати тему;

-віддрукувати кожну сторінку тексту на окремому аркуші паперу через 2 інтервали;

-повторювати на другій сторінці заголовок і дату;.

-супроводити текст виразними чорно-білими фотографіями форматом зазвичай 13x18 см;

-опрацювати відповідний заголовок;

-забезпечити повноту викладу питання за принципом відповідей на питання - хто, що, з ким, де, коли і як, навіщо і чому:

хто? - Згадати в тексті повну адресу підприємства;

що? - Опис події (товар, послуга);

де? - Місце організації заходу;

коли? - Строки проведення заходу;

як? - Як застосовується товар або послуга, чим вони корисні, кому адресовані;

чому? - Чому необхідно поширення інформації: новинка, змінене якість і ін

Вважається, що хороший прес-реліз повинен:

-містити слово "прес-реліз", дату;

-мати привертає увагу заголовок і змістовний текст;

- містити повні дані експонента;

- відповідати інформаційного засобу, яким воно адресовано. Для галузевої друку, наприклад, цікаві й технічні подробиці, в той час, як інтерес газети зосереджена комерційних відомостях, можливості застосування тощо;

- бажано уникати спеціальних термінів: журналісти не зобов'язані їх знати;

- у разі згадки тих чи інших осіб необхідно вказувати повністю їх прізвище, ім'я, по батькові та посаду.

Досьє для преси. Досьє з документацією, призначене для роздачі журналістам, повинно містити:

- опис, відомості про комерційній пропозиції експонента;

- багатий допоміжний матеріал, підібраний у відповідності до вимог їх одержувачів і цілями участі у ярмарку-виставці.

У разі якщо досьє призначено для роздачі в ході проведення прес-конференції, вона повинна містити імена та посади доповідачів та короткий зміст їх виступів.

Досьє для прес-центру. Завдання такого досьє - залучити журналістів до відвідування стенда експонента. Досьє поміщається на спеціальних стелажах для преси.

Відомо, що журналісти не хочуть обтяжувати себе товстими папками. Це означає, що досьє повинно бути обмеженим за обсягом, але не за змістом.

Спілкування з відвідувачами-комерсантами

Відвідувач торгової ярмарку-виставки - це особа, яка проходить на її територію за квитком, придбаним ним за свої кошти або оплаченому іншою особою.

Відвідувачі, якісний склад яких залежить від роду ярмарки-виставки, її репутації, а часто і від періоду її проведення, є для експонента кінцевими адресатами його "повідомлень", для самих же ярмарків-виставок - найсильнішим показником їхнього визнання на ринку. У своїй більшості - це люди, які мають відповідну підготовку і здатні без праці со ¬ ставити думка про серйозність кожного експонента.

Незважаючи на те що в число відвідувачів входять люди з різноманітними інтересами в залежності від характеру ярмарки-виставки, відвідувачі-комерсанти є потенційними клієнтами експонентів.

Середній відвідувач-комерсант незалежно від причин, що зумовили відвідання ним стенду, претендує на те, щоб експонентом були для нього забезпечені:

- свобода пересування на стенді;

- отримання безпосередньої і достовірної інформації;

- розуміння його ролі з боку персоналу;

- прийом відповідно до правил комерційної комунікації та гостинності:

· делікатний підхід;

· бездоганний прийом;

· тепле поводження;

· професійне обслуговування.

Кожен відвідувач-комерсант має дві категорії потреб або очікувань: первинні та вторинні.

До категорії первинних потреб належать:

- потреба в отриманні загальних відомостей про підприємство експоненті;

- очікування обміну професійним досвідом з фахівцями свого професійного кола;

- прагнення до укладення прямих торговельних угод.

До категорії вторинних потреб ставляться необхідність відчуття надійності, а також претензія на гостинне про ходіння і розвага.

Для формування стійких ділових зв'язків в жорсткому конкурентному середовищі торгових ярмарків-виставок експонент повинен володіти розвиненою здатністю безпосередньо відгукуватися на специфічні потреби кожного відвідувача, умінням створити атмосферу довіри і встановити бездоганний людський контакт.

Розвиток професійно-емоційних відносин між персоналом стенда та відвідувачами сприяє встановленню духу взаєморозуміння. Тому співробітники стенду повинні:

- добре знати підприємство та його продукцію;

- розташовувати підвищеної комунікабельністю;

- мати посилені компетенції щодо прийняття рішення. Фахівці досліджували мотиви, якими продиктовано відвідування торгової ярмарки-виставки, і визначили їх ієрархію наступним чином:

-оцінка галузевої кон'юнктури;

-отримання інформації про зміни у сфері пропозиції товарів або послуг з боку місцевих і зарубіжних підприємств;

-вивчення ринку;

-розміщення прямих замовлень;

-пошук нових товарів;

-встановлення безпосередніх змін в уподобаннях споживачів;

-пошук нових постачальників;

-опрацювання знаходяться на виконанні замовлень старих клієнтів;

- пошук нових шляхів - підвищення рівня кваліфікації;

- створення стимулів, корисних для виробничої діяльності відвідувача;

- пошуки більш широких областей співпраці з іншими підприємствами;

- збір інформації в широкому аспекті;

- вивчення специфіки ярмарки-виставки з перспективою участі в ній і в майбутньому.

Комунікації з відвідувачами

Необхідність оволодіння новітніми психотехнологіям комунікації на ярмарках-виставках продиктована особливостями техніки продажу в порівнянні з іншими умовами. Ці особливості полягають в наступному:

- обмеженість функціонування експоната на стенді під часу;

- близьке сусідство конкурентів;

- "незнайомій" відвідувачів;

- труднощі, часом майже неможливість забезпечення другого

контакту;

- ініціатива належить покупцеві.

Персонал стенда повинен володіти даром пристосовувати своє комунікаційне поведінку до рівня кожного відвідувача в рамках жорсткої конкурентного середовища.

Основні вміння персоналу в комунікаціях зводяться до наступного:

- вислуховувати відвідувача, без потреби не перебиваючи його;

- направляти розмову незначним втручанням в нього або навіть "мовою тіла", мімікою, наприклад;

-робити контрпропозиції;

-пропонувати рішення;

- відповідати на питання, не закликаючи на допомогу колег і не обіцяючи відповісти пізніше;

- визнавати правоту відвідувача в тих чи інших питаннях;

- відсувати час обговорення питань, що викликають серйозні заперечення;

- зберігати холоднокровність, коли на нього "нападають", і переводити розмову на теми, менш болючі;

- посміхатися. Ефект "дзеркального відображення" (відповідна усмішка) - зміцнює відносини, допомагає "розтопити лід" і створює передумови для "безхмарного" спілкування;

- обмежувати всім відомі, але неусвідомлювані пози "закриття", нервові рухи, які викликають роздратування і відволікають увагу відвідувача;

- мати живий, виразний позитивний "мова тіла";

- підтримувати зоровий контакт з відвідувачем;

- навчитися визнавати свої помилки, не викликаючи вражень "поразництва";

- не упускати випадку майстерно полестити співрозмовникові фразам »типу:" Як Ви абсолютно справедливо помітили ... "," Вражаючий прогрес Вашої компанії ..., які готують грунт для створення теплої, дружньої атмосфери;

- не скупитися в пропозиції і наданні допомоги, де і коли це необхідно, з тим, щоб співрозмовник краще вник в комерційну пропозицію;

- говорити позитивно, звертатися якомога частіше до співрозмовника на "ви", прагнучи завжди називати його по імені;

- знаходити відповідний момент для завершення комунікаційного контакту, пам'ятати, що, як показують проведені дослідження, 80% співробітників стенда мають тенденцію затягувати момент закінчення переговорів, у чому, звичайно, мало позитивного;

- не попадатися в пастку раптового шантажу. Корисно уникати таких способів поведінки:

- упереджень і передчасних і поверхневих висновків про той чи інший відвідувача;

- постійних дифірамбів на адресу фірми-експонента та її продукції;

- проявів негативізму і незграбного реагування на критику;

- використання в розмові жорстких і надто прямих виразів, які згодом можуть до чогось зобов'язати.

Розмова на стенді має бути вдалим з першого разу, з першого моменту зустрічі.

Техніка спілкування в цілому охоплює такі фази:

- стратегічний підхід: початок розмови, визначення поведінки, пошуки спільних позицій;

- аргументація або методи переконання;

- завершення розмови;

- реєстрація досягнутих домовленостей.

Зрозуміло, що найбільш важким фазою є зав'язування контакту і початок розмови з відвідувачем.

При зав'язуванні спілкування з відвідувачем необхідно дотримуватися принципів сучасної ділової церемоніалу:

- дружній зоровий контакт;

- ввічливе вітання;

- професійний прийом: вручення особистої візитної картки, що само по собі як би зобов'язує відвідувача відповісти тим е і ненав'язливо запрошує до розмови;

- визначення та оцінка індивідуальних психологічних особливостей відвідувача;

- перехід до вибору найбільш ефективної адаптаційної моделі комунікативної поведінки;

- пошук спільних точок дотику.

Початок розмови, яка представляє для професіоналів воістину захоплююча пригода, здійснюється при допомозі відкритих фраз і використання слів, що викликають необхідні в даній ситуації асоціації. Відкриті запитання на кшталт: "Ви оглянули нашу нову продукцію?", Висловлювання про профіль і загальної діяльності підприємства, властивості пропонованих товарів - це відповідна основа для зав'язування бесіди.

Під час активної комунікації необхідно:

- приділяти увагу персонально одному відвідувачу, а не одночасно кільком;

- делікатно вести активне і пасивне спостереження за "мовою тіла" відвідувача і здійснювати необхідну корекцію в спілкуванні;

- використовувати не "я"-центровану техніку спілкування, а "ви"-центровану: замість висловлювання типу: "Тут я покажу вам ..;" вживати вираз типу: "Тут ви можете побачити ...";

- звести відвідувача "на трон", майстерно створивши у нього враження, що все "обертається" навколо його інтересів;

- прагнути утримувати розмову подалі від цін, наскільки це можливо. Цінова політика підприємства - це взагалі-то інформація, що представляє собою комерційну таємницю. Якщо відвідувач наполягає на знанні ціни, корисно переконатися в дійсних намірах співбесідника за допомогою питань типу: "О якій кількості йде мова?"; "Яку упаковку Ви віддаєте перевагу?"; "Коли Вам потрібно доставити товар?" та ін;

- подбати про продовження контактів.

Корисно уникати наступних провальних способів спілкування:

- спокуси паралельно втручатися в роботу своїх колег з питаннями, вказівками і т.п.;

- "млявих" питань, які передбачають односкладові відповіді по типу "так" або "ні";

- невизначених питань, які практично дезорієнтують розмову;

- ледачих рухів, що демонструють внутрішню млявість;

- зайвої фамільярності, яка, як правило, дратує.

Для заохочення відвідувачів у вираженні їх бажань розмова корисно будувати за схемою "питання - розвиток тези". Приміром;

- "Вам відома наша нова упаковка? Я з задоволенням покажу її Вам, до того ж ми з успіхом представили на ринок наш новий коктейль, який ...";

- "Вам, звичайно, відомо про збільшення цін у минулому році тим не менше нам вдалося обмежитися в цьому відношенні тільки сировинними матеріалами, які ...";

- "Ви вже, безумовно, переконалися в технічних поліпшеннях нашої продукції за новою системою, яка ...";

- "Маленька упаковка обійдеться Вам ..., однак Ви можете ...";

- "Ми продовжуємо пропонувати наші традиційні товари, які ...".

Корисно опанувати технікою здавна питань тактичного, характеру:

- Питання осведомительного характеру для з'ясування дійсних намірів відвідувача: "Яку модель ... Ви віддаєте перевагу?"; "Кому адресована Ваша продукція?;" Коли Вам необхідно мати товар? ";" В яких кількостях? ";

- Питання вступного характеру: "Вам вже відома наша продукція?"; "Ви у нас вперше?";

- Питання, що складаються з двох частин - варіантів вибору: "В якій упаковці Ви хотіли б бачити куплений товар: ... або ...?";, "Вам більше подобається матовий або блискучий варіант забарвлення?".

За допомогою фраз, безпосередньо пов'язаних з предметом розмови, можна пробудити інтерес відвідувача і уникнути банальний ¬ них і беззмістовних розмов "про погоду", які забирають час і викликають нудьгу.

В ярмарково-виставкової технології всі процеси найтіснішим чином взаємопов'язані. Вдале місце у виставковому залі буде зведено нанівець його дешевим оформленням, непрактичний стенд поховає визначні експонати, невдалий підбір персоналу погубить успіх участі у ярмарку-виставці, сприятливі випадки можуть не представитися через економію на рекламі участі і зв'язках з громадськістю, погана упаковка або неналежна відправка може зробити неможливою роботу стенда і т.д.

На ярмарку для учасника найбільше небезпечні його власні помилки і найменше - його конкуренти.

3.2 Підвищення ефективності поліпшення роботи ярмарок і виставок у загальній системі просівання і розподілу товарів

Організатори та розпорядники виставок і ярмарків відповідно до укладеного договору забезпечують надання учасникам та відвідувачам комплексу послуг, який повинен включати:

§ виділення виставкового обладнання, надання комунальних послуг;

§ страховий захист виставкових об'єктів (приміщень, площ);

§ забезпечення охорони та пожежної безпеки учасників та виставкових об'єктів (приміщень, площ);

§ забезпечення вентиляції, опалення, прибирання виставкових об'єктів (приміщень, площ);

§ видання каталогу виставки або ярмарку (для міжнародних виставок і ярмарків - обов'язково державною мовою та однією з офіційних мов ООН);

§ здійснення митних процедур;

§ вантажно-транспортні послуги;

§ забезпечення роботи закладів громадського харчування на території виставок і ярмарків, а також пунктів обміну валют (на міжнародних виставках і ярмарках);

§ створення умов для роботи засобів масової інформації.

Відповідальність перед учасниками та відвідувачами за надання вказаних послуг несуть організатори виставок.

Основними напрямами удосконалення виставкової діяльності є:

§ підготовка пропозицій щодо основних напрямів удосконалення матеріально-технічної бази суб'єктів виставкової діяльності за рахунок їх власних коштів, кредитів банку та інших джерел, не заборонених законодавством, створення належних і рівних умов для учасників та відвідувачів виставок і ярмарків;

§ надання методологічної і консультативної допомоги центральним та місцевим органам виконавчої влади у розробленні концепцій проведення виставок і ярмарків з частковим фінансуванням витрат за рахунок коштів з державного та місцевих бюджетів;

§ сприяння, із залученням закордонних дипломатичних установ України, участі суб'єктів господарювання у міжнародних виставках і ярмарках, піднесенню міжнародного авторитету України;

§ удосконалення нормативно-правової бази виставкової діяльності;

§ розроблення рекомендацій щодо підвищення ефективності та порядку проведення виставок і ярмарків в Україні та за кордоном, стимулювання участі в них суб'єктів господарювання;

§ вивчення та використання міжнародного досвіду роботи з проведення виставок і ярмарків, інтеграція суб'єктів виставкової діяльності в міжнародний виставковий рух;