Таким образом, данный метод целесообразно использовать для анализа организации и совершенствования существующей схемы потоков информации на макро уровне.

Информационная модель позволяет символически выразить технологию подготовки управленческих решений, а также информационные взаимосвязи между сотрудниками конкретного подразделения, подразделениями предприятия и внешней средой.

Основное назначение информационной модели заключается в том, что она характеризует существующие потоки документированной информации, отражающие процессы управленческой деятельности.

Информационные модели характеризуют также последовательность управленческих работ в системе управления.

5. Исследование потоков информации, ориентированных на утверждение проектной документации

1История развития проекта ООО «ДубльГИС», его миссия

1991-1993 годы

· Сформировался первоначальный коллектив разработчиков - основателей компании "Техноград плюс". Разработка САПР для проектирования топологии микросхем по государственному заказу.

· Разработка информационной системы по учету внешнего электроснабжения Западно-Сибирской железной дороги. Система совместила в себе железнодорожные и электрические схемы с возможностью перехода от общего плана к деталям.

1994-1995 годы

· Создание компании "Техноград плюс".

· Разработка информационной системы по учету кабельных коммуникаций для Кировского телефонного узла ГТС г. Новосибирска. Работа включала:

o оцифровывание архива бумажных чертежей, описывающих расположение телефонной сети на плане города

o разработку графической оболочки для их просмотра.

· Участие с проектом автоматизации Кировского телефонного узла г. Новосибирска в профессиональном форуме ГИС-ассоциации в Москве.

1996 год

· Разработка комплекса для технического учета и паспортизации сооружений всех четырех телефонных узлов Новосибирской ГТС. Комплекс получил название ГИС "Связь" и был выделен в качестве приоритетного направления работы компании. При объединении картографических данных новосибирской ГТС в единую систему обнаружен ряд нестыковок, вследствие чего принято решение о разработке собственного электронного плана города для проекта ГИС "Связь".

· Внедрение комплекса ГИС "Связь" для ряда узлов связи Алтайского края.

1997 год

· Получена лицензия Федеральной службы геодезии и картографии России на работу с картографическими материалами.

· Участие в ГИС-конференции в Москве с последующим приобретением спутникового снимка г. Новосибирска. Снимок был оцифрован с использованием собственного программного обеспечения и оригинальной технологии. Полученный план города с адресной привязкой достаточно точен для использования в геоинформационных системах, и в то же время пригоден для открытого опубликования.

· Система ГИС "Связь" для Новосибирска усовершенствована с использованием собственного картографического материала. На новосибирской ГТС установлено около 100 рабочих мест, непрерывно работающих в единой сети.

· Внедрение комплекса ГИС "Связь" для ГТС города Улан-Удэ. Начало работ по внедрению комплекса для ГТС города Бердска.

· Начало разработки профессиональной ГИС-системы для Управления пассажирских перевозок мэрии г. Новосибирска по учету и паспортизации маршрутов городского транспорта.

1998 год

· Разработка и внедрение профессиональных ГИС-систем в различных сферах деятельности.

· В феврале 1998 года был впервые выпущен тираж компакт-дисков (1000 экземпляров) "План-схема Новосибирска" с картой города для широкого использования. Целью выпуска тиража была самореклама компании как разработчиков профессиональных ГИС-систем. Компакт-диск продавался в точках розничных продаж.

· С мая по август 1998 года реализован совместный проект с газетой "Стройка": выпуск к выставке "Сибстройтех-98" CD "Строительные фирмы Новосибирска" (1 000 экземпляров) - электронного справочника по строительным фирмам, объединенного с картой города.

1999-2000 годы

· Внедрение системы ГИС "Связь" в городах:

o Мурманск

o Междуреченск

o Обь

o Южно-Сахалинск

· В апреле 1999 года в сети Интернет вышел первый выпуск бесплатной электронной карты города со справочником - ДубльГИС. Название "ДубльГИС" образовано из двух составляющих - Городская Информационная Служба (справочник) и ГеоИнформационная Система.

· Реализация совместного с НГТС проекта по выпуску CD "Весь Новосибирск-2000" с телефонной базой данных, объединенной с картой города (1 000 экземпляров).

· Формирование полноценной концепции электронного справочника по организациям, объединенного с электронной картой города. Начат сбор информации для проекта ДубльГИС.

2001 год

· Внедрение системы ГИС "Связь" в городах:

o Калуга

o Самара

· Разработка нового, более дружественного интерфейса для справочника ДубльГИС. Предусмотрена совместная работа карты и справочника. Функциональные возможности и поисковая система адаптированы под наиболее частые запросы пользователей.

· Разработка собственного сайта проекта ДубльГИС - www.2gis.ru

· Получение за проект ДубльГИС награды "Лучшее малое предприятие года" на городском конкурсе, проведенном мэрией г. Новосибирска.

· Выпуск ДубльГИС на CD (1 000 экземпляров) для продажи в розничных торговых точках города.

2002 год

· Внедрение программного обеспечения ГИС "Связь" для АО "Электросвязь" Калужской области в городах:

o Боровск

o Жуков

o Малоярославец

o Обнинск

· Создание собственного информационного отдела для ведения базы данных организаций проекта ДубльГИС. В течение 2002 года разработан тематический каталог для классификации организаций, проведено около 200 консультаций со специалистами разных сфер деятельности. Объем базы данных предприятий на конец года составил около 10 000 организаций.

· За создание продукта массового использования на выставке "Деловые услуги. СибОфис - 2002" получена Малая золотая медаль Сибирской ярмарки.

· В декабре 2002 года вышел первый выпуск справочника ДубльГИС на CD тиражом в 15 000 экземпляров для бесплатного распространения по организациям г. Новосибирска и Бердска.

· За проект ДубльГИС компания "Техноград плюс" награждена " Новосибирской маркой" на городском конкурсе продукции, услуг и технологий в номинации "Лучшая научная разработка".

2003 год

· Внедрение комплекса ГИС "Связь" для ГТС г. Липецка.

· В течение первого полугодия выпущен ряд малых "промежуточных" тиражей CD ДубльГИС (до 3 500 экземпляров) для распространения на выставках Сибирской ярмарки и с известными новосибирскими журналами. В июне и октябре 2003 года выпущено 2 крупных тиража (14 000 и 13 500 экземпляров) CD для бесплатной доставки в офисы новосибирских и бердских фирм.

· Проект ДубльГИС принял активное участие в организации и проведении промышленной выставки в честь 110-й годовщины образования города Новосибирска.

· За продвижение новых рекламных технологий на Сибирский рынок на выставке "СибРеклама. СибДизайн - 2003" компания "Техноград плюс" получила Малую золотую медаль Сибирской ярмарки .

· За проект ДубльГИС компания "Техноград плюс" награждена " Новосибирской маркой" на городском конкурсе продукции, услуг и технологий в номинации "Новые технологии".

2004 год

· Начата работа по внедрению комплекса ГИС "Связь" для одной из четырех телефонных компаний г. Санкт-Петербурга.

· С июля 2004 года команда проекта ДубльГИС выделена в самостоятельную бизнес-единицу - ООО "ДубльГИС".

· В сентябре 2004 года открыт первый филиал ДубльГИС - в г. Омске.

· Принято решение по региональному распространению части тиража CD ДубльГИС. В сентябре 2004 года CD доставлен крупным предприятиям 7 городов Сибирского региона (Барнаул, Иркутск, Кемерово, Красноярск, Новокузнецк, Томск, Омск, Тюмень).

· 17 сентября 2004 года начала работу Мобильная справка ДубльГИС- совместный проект с Сибирским информационным центром (крупнейший новосибирский call-центр). Справочные услуги предоставляются абонентам МТС в Новосибирске по короткому номеру 9804, планируется предоставление услуг абонентам других операторов сотовой связи в Новосибирске.

· В ноябре 2004 года открыт по франчайзингу филиал ДубльГИС в Томске.

· В декабре 2004 года открыт по франчайзингу филиал ДубльГИС в Барнауле.

· Всего в течение 2004 года выпущено и бесплатно распространено 52 000 CD со справочниками ДубльГИС.

2005 год

· В январе вышел первый выпуск ДубльГИС Томска (франшиза). В томской прессе ДубльГИС назван "самым ожидаемым проектом года", получил высокую оценку обозревателей Компьютерры. Тираж компакт-дисков составил 27 000 экземпляров. Скачивания ДубльГИС Новосибирска превысили 16 000 копий в месяц.

· В марте появился первый выпуск ДубльГИС Барнаула (франшиза).

· Завершено судебное разбирательство с газетой "Мебельный вопрос" по использованию карты Новосибирска: суд принял решение в пользу ДубльГИС.

· 21 апреля - последнее судебное заседание по Новокузнецку (с Град-НК). Разбирательство длилось 4 месяца, предварительное заседание состоялось в середине января. Суд счел факт использования материалов ДубльГИС доказанным, но в связи с прекращением нарушения снизил сумму иска до 14 тыс.рублей. В августе Град-НК подал апелляцию, которая не была удовлетворена. Тем не менее, штраф ответчик до сих пор не выплатил.

· В мае вышел первый выпуск ДубльГИС Кемерово (франшиза).

· Тираж компакт-дисков составил 38 000 экземпляров.

· В июне компанией "Сумма технологии" проведено исследование аудитории ДубльГИС в Новосибирске, которое позволило определить количество пользователей (около 400 000 человек), их социально-демографический портрет, особенности пользования системой, а также сравнить положение на рынке ДубльГИС, БИС и Желтых страниц.

· Проведена первая межрегиональная конференция по технологии продаж, количество участников - около 40 человек (из 5 городов).

· В сентябре увидели свет первые выпуски ДубльГИС Красноярска (филиал)и ДубльГИС Новокузнецка (франшиза). Объем сентябрьского тиража - 57 000 экземпляров.

· 22 октября проект ДубльГИС был награжден орденом "Сибирский Меркурий" в номинации "Информационное покрытие" (по критерию популярности и известности) Количество скачиваний ДубльГИС Новосибирска с сайта www.2gis.ru превысило 17 000 копий в месяц.

· В ноябре выпущен первый выпуск ДубльГИС Астрахани (франшиза).

· Общее количество скачиваний с сайта за 2005 год - более 170 000. Годовой объем тиража CD - 123 000 экземпляров со справочниками ДубльГИС Астрахани, Барнаула, Кемерово, Красноярска, Новокузнецка, Новосибирска, Омска, Томска с доставкой в офисы 17 городов России (Астрахань, Барнаул, Иркутск, Кемерово, Красноярск, Курган, Ленинск-Кузнецкий, Магнитогорск, Нижневартовск, Новокузнецк, Новосибирск, Омск, Томск, Тюмень, Сургут, Уфа, Челябинск).

2006 год

· В январе 2006 года вышел первый выпуск карты-справочника в Екатеринбурге, третьем филиале ООО "ДубльГИС".

· 31 марта проект ДубльГИС награжден статуэткой Гемма - высшей наградой конкурса "Лучшие товары и услуги Сибири Гемма 2005". В связи с уникальностью продукта для оценки деятельности ДубльГИС была собрана специальная экспертная комиссия.

· В апреле уже можно было скачать с сайта первый выпуск ДубльГИС-Курган (франшиза).

· В апреле 2006 года компания "ДубльГИС" выпустила два новых продукта: версию карты-справочника для КПК и онлайн-версию. Запуск новых информационных сервисов символически приурочен к 7-летию проекта, их официальная презентация состоялась 25 апреля. Информация об организациях и рекламные материалы размещаются в новых версиях ДубльГИС без дополнительной оплаты. КПК-версия, как и настольная версия, распространяется бесплатно.

· В мае первый выпуск ДубльГИС появился в Иркутске (франшиза).

· Майский тираж компакт-дисков составил 95 000 экземпляров.

· С июня карта-справочник ДубльГИС выпускается в Нижневартовске (франшиза).

· 8 июня компания "ДубльГИС" приняла участие в XIII Всероссийском форуме "Рынок геоинформатики в России. Современное состояние и перспективы развития" и была награждена дипломом "За наиболее яркий продукт 2006 года".

· Проведена вторая межрегиональная конференция по продажам. В тренингах приняли участие 80 человек из 14 городов.

· Тираж компакт-дисков в сентябре 2006 года составил 98 500 экземпляров.

2007 год

· В июне 2007 года вышел первый выпуск карты-справочника в Челябинске.

2. Цели и задачи организации

Концепция проекта ДубльГИС

ДубльГИС - это электронный справочник организаций, объединенный с картой города.

Название образовано из двух составляющих: городская информационная служба (справочник) и геоинформационная система (карта) - 2 ГИС.

ДубльГИС выпускается в трех вариантах:

· для настольного ПК

· для карманного ПК

· онлайн-версия

Основной продукт - это версия для настольного ПК. В онлайн - и КПК-версиях используются те же справочные и картографические данные, что и в настольном продукте.

Разработан ряд принципов, которые обеспечивают эффективную работу проекта:

1. ДубльГИС - универсальный источник справочной информации, который охватывает большинство сфер деятельности и содержит данные не менее чем 60% от общего количества фирм города. Представляет собой комбинацию форматов B2B и B2C, то есть является справочником двойного назначения, предназначенным для решения задач и физических лиц, и организаций.

2. Справочная информация фирм в объеме: название, адрес, 2 телефона, факс, e-mail, адрес сайта, сфера деятельности (согласно рубрикатору), филиалы - вносится в справочную базу данных бесплатно. Над сбором информации постоянно работает собственная служба - информационный отдел.

3. Основной доход проект ДубльГИС получает от размещения рекламы в настольном справочнике. В дополнительные справочные продукты (онлайн- и КПК-версия) рекламные материалы транслируются без отдельной оплаты.

4. Периодичность выпуска всех трех вариантов ДубльГИС - ежемесячно. Предусмотрен бесплатный сервис обновлений на сайте www.2gis.ru.

5. Справочные продукты ДубльГИС распространяются бесплатно.

Основные каналы распространения версий для настольного и карманного ПК:

· Сеть Интернет - сайт проекта www.2gis.ru.

· 3 раза в год справочник ДубльГИС бесплатно доставляется курьерской службой в большинство офисов города. Объем тиража компакт-дисков определяется максимальным количеством фирм в базе доставки курьерских служб.

Дополнительные каналы распространения:

· Установка менеджерами проекта ДубльГИС при посещении клиентов-рекламодателей;

· Распространение на крупных городских и региональных выставках;

· Продажа в розничной сети по специальной низкой цене;

· Предустановка на продаваемые компьютеры ведущими компьютерными фирмами города;

· Бесплатная установка компаниями-дистрибьюторами правовых и бухгалтерских систем своим клиентам;

· Неконтролируемое распространение: "поставил себе - передал другу"

Совокупный объем тиража ДубльГИС сопоставим с тиражом наиболее крупного бумажного универсального телефонного справочника.

6. Через 5 месяцев с момента выхода во избежание использования устаревшей информации версия для ПК ограничивает отдельные сервисные функции.

7. Технически справочники ДубльГИС рассчитаны на наиболее широкий сегмент пользователей. Не защищен от копирования.

Таким образом, ДубльГИС с одной стороны является справочным продуктом, с другой стороны - рекламным носителем, работает на соответствующих рынках и имеет две соответствующие целевые аудитории.

Миссия проекта ДубльГИС

Обеспечение людей актуальной и достоверной справочной информацией, которая помогает ориентироваться в инфраструктуре городов и эффективно использовать время и средства.

В своей деятельности мы руководствуемся следующими принципами:

· высокий профессионализм. Поддерживаем стремление сотрудников к профессиональному и личному росту и следуем самым современным тенденциям в области нашей деятельности и в организации бизнеса.

· взаимоуважение и ответственность по отношению к клиентам, партнерам, сотрудникам и пользователям наших информационных продуктов.

· открытость новым идеям и готовность к изменениям.

ДубльГИС - удивительный и очень нужный проект, важный информационный ресурс современного человека. Тысячи людей ежедневно открывают ДубльГИС как первый источник информации - чтобы найти нужный телефон, товар или дом на карте. ДубльГИС предпочитают поиску в Интернет, звонкам в телефонные службы и бумажным справочникам. Почему? Одним из важнейших достоинств в глазах пользователей являются полнота и качество представленной информации. Нам доверяют, и это наш самый ценный актив.

Чтобы сохранить доверие пользователей, мы держим руку на пульсе города и оперативно реагируем на изменения. Над сбором, анализом, подготовкой и проверкой информации работает весь коллектив. Постоянное участие каждого сотрудника в работе над актуальностью и достоверностью справочника - это ключевой фактор нашего лидерства на рынке источников справочной информации.

Организационная структура офиса ООО «ДубльГИС» в г.Новосибирске.



Организационная структура Челябинского филиала

Миссия компании «ДУБЛЬГИС»

Мы создаем информационную инфраструктуру городов, собирая актуальную информацию и делая её общедоступной в любой момент времени. Мы повышаем темп жизни, предоставляя возможность успевать больше: с легкостью ориентироваться в городе, находить товары, услуги или клиентов, экономить время и деньги.

Что мы даем клиентам?

Пользователям

Мы обеспечиваем доступность актуальной, точной и полной информации о городе в удобной форме, а также инструментов работы с ней широкому кругу пользователей. Все это позволяет ориентироваться в городе, экономить время за счет легкого и быстрого поиска, а также деньги за счет осведомленности о рынке и возможности найти лучший вариант. Мы сокращаем путь от идеи до приобретения.

Рекламодателям

С нами компании становятся ближе и доступнее для своих клиентов. Мы работаем с уже сформированной потребностью: направляем спрос. Потенциальные клиенты получают интересную им информацию о компаниях в самый важный момент - когда делают свой выбор, именно поэтому реклама в ДубльГИС способствует успеху на рынке.

Что мы даем сотрудникам?

Мы воспринимаем работу как часть жизни. ДубльГИС - это возможность в команде единомышленников ставить амбициозные цели и достигать реальных результатов, создавать полезные и качественные продукты и успешно выводить их на рынок, менять мир к лучшему и получать от этого удовольствие.

ДубльГИС - это возможность получить уникальный опыт в динамично развивающейся инновационной компании. Мы даём возможность развиваться профессионально и реализовывать свои идеи в атмосфере поддержки и доверия, общаться и творить. Многое из того, что мы делаем - делается на рынке впервые.

Что мы даем партнерам?

Партнерство, основанное на взаимном уважении и взаимном развитии, выполнении обязательств, позитивном взаимодействии и ориентации на долгосрочное сотрудничество (принцип «win-win») .

Что мы даем обществу?

Мы создаем и бесплатно предоставляем один из самых важных ресурсов в жизни современного общества - информацию. Мы даём возможность пользоваться накопленной нами информацией о компаниях, социальной сфере и инфраструктуре города. Наши продукты делают жизнь людей комфортнее, обеспечивая свободу выбора и возможность легко ориентироваться в городе.

ЦЕННОСТИ КОМПАНИИ «ДУБЛЬГИС»

Качество

Основа нашей репутации и доверия к нашей компании и бренду - это качество наших продуктов и услуг, которое обеспечивается благодаря профессионализму, качеству работы и личным усилиям каждого из сотрудников.

Мы привержены высоким стандартам качества. Высокая внутренняя планка во всем, что мы делаем, обеспечивает постоянное повышение качества продуктов и услуг нашей компании.

Ответственность

Мы ценим сотрудников, готовых брать на себя ответственность за выполнение взятых на себя обязательств, ответственность за качество, результаты работы и принятые решения, в соответствии с установленными правилами и стандартами Компании. Мы считаем, что соблюдение обязательств - это одна из форм проявления уважения к внешним и внутренним клиентам и партнерам.

Результативность

Мы считаем важным постоянное достижение конкретных и измеримых результатов в соответствии с высокими стандартами Компании. Мы ставим амбициозные цели и достигаем их с помощью слаженной командной работы и личного вклада каждого из сотрудников.

Развитие

Мы ориентированы на динамичное развитие - постоянное улучшение продуктов и услуг и выход на новые территории. Мы приветствуем активную жизненную позицию наших сотрудников и поддерживаем их энергию и энтузиазм, ценим готовность к изменениям, желание учиться и обучать других. В развитии мы используем лучшие мировые технологии, опыт, а также собственные разработки - новые идеи и решения.

Клиентоориентированность.

Высокие стандарты нашей работы создаются исходя из потребностей внешних и внутренних клиентов. Удовлетворенность клиентов, их позитивное отношение и желание сотрудничать с нами являются важными критериями оценки нашей деятельности. Именно поэтому мы проводим исследования, прислушиваемся к пожеланиям и конструктивным замечаниям - все это позволяет каждому из нас и Компании в целом расти и становиться лучше.

Мы заинтересованы в долгосрочном сотрудничестве, основанном на взаимном уважении и позитивном взаимодействии (принцип «win-win»).

Открытость

Понимание каждым сотрудником целей Компании, своей роли в их достижении, а также понимание бизнес-процессов способствует качественному выполнению работы. Поэтому мы ориентированы на прозрачную и понятную организацию нашей деятельности и на создание единого информационного поля для всех сотрудников. Мы открыты к общению, взаимодействию и обратной связи.

Таблица. Миссия информационного отдела в проекте ДубльГИС

1. Качество
Высокие стандарты качества продукта и взаимодействия с клиентами и партнерами.

Профессионализм

2. Ответственность
	Выполнение взятых на себя обязательств перед клиентами, партнерами и Компанией, согласно установленным стандартам и показателям деятельности.

3. Результативность
	Достижение результата в соответствии со стандартами и целями Компании. Командная работа на результат.

4. Развитие
Активная жизненная позиция. Готовность к изменениям.

Желание учиться и обучать других. Использование передовых технологий.

Поиск новых идей и разработка новых решений. Обмен опытом.

5. Клиентоориентированность
Сбор информации о потребностях клиентов / партнеров и учет её в своей деятельности.

Уважение к внешним и внутренним клиентам. Долгосрочное сотрудничество с клиентами и сотрудниками.

6. Открытость
Прозрачность и понятность бизнес-процессов для сотрудников.

Понимание каждым сотрудником своей

роли в достижении стратегических целей компании.

Открытость к общению и обратной связи.

Миссия информационного отдела в проекте ДубльГИС.

Основная миссия всей компании и каждого сотрудника в отдельности - создать лучший справочник для пользователя.

Для чего создается собственный информационный отдел?

Собственный информационный отдел необходим для создания / выверки и поддержания в актуальном состоянии справочника, который содержит в себе информацию о предприятиях города, а также каждый сотрудник, осуществляющий телефонный контакт, информирует клиентов о способах размещения информации в проекте ДубльГИС.

Работа информационного отдела состоит в постоянном телефонном мониторинге, цель которого - выявить любые изменения в деятельности предприятий.

Что мы подразумеваем под качеством справочника ДубльГИС?

Качество справочника оценивается в первую очередь пользователями - пользователь, позвонивший по указанному, в справочнике телефону, в выбранную организацию должен попасть именно в данную организацию и получить именно те услуги, которые обозначены в справочной информации. При этом адрес предприятия должен соответствовать фактическому расположению предприятия на карте города.

Как поддерживается актуальность справочника?

Актуальность справочника поддерживается путем постоянной работы информационного отдела.

Создание / выверка справочника состоит в постоянном телефонном мониторинге. Телефонный мониторинг необходим, для того чтобы добиться актуальности справочника. Информацию о каждом предприятии города необходимо выверять не реже 1 раза в 4 месяца, а также вводить новые предприятия и удалять информацию о закрывшихся предприятиях города.

Телефонный мониторинг как метод саморекламы проекта ДубльГИС.

Информационный отдел не только собирает информацию о предприятиях города, но и информирует предприятия о проекте ДубльГИС. При соблюдении технологии телефонных переговоров повышается узнаваемость проекта в городе.

Как информационный отдел помогает увеличению продаж?

Как правило, все предприятия города считаются потенциальными рекламодателями. При телефонном мониторинге с предприятиями города, операторы информационного отдела делают так называемый первый холодный контакт. От первого знакомства по телефону и правильной презентации проекта в будущем будет зависеть лояльность клиента. Консультации операторов информационного отдела при соблюдении технологии телефонного разговора помогают увеличить количество входящих инициатив по дополнительным возможностям размещения информации о предприятиях города, и обеспечивает новый приток рекламодателей в будущем.

Узнаваемость проекта.

При запуске проекта в городе, когда пользователи еще не знакомы с проектом ДубльГИС и не знают возможностей и методов его использования, особое внимание информационного отдела должно быть направленно на информирование пользователей о новом проекте.

Это достигается не только методом телефонного мониторинга, но и активным участием операторов информационного отдела на выставках и ярмарках города, основная цель которых - провести презентацию нового проекта для предприятий.

Взаимодействие информационного отдела с другими отделами проекта.

Качество и актуальность справочника зависит от совместных усилий всех сотрудников компании. Правильное взаимодействие (соблюдение технологии работы) по передаче различной информации из информационного отдела картографу, менеджерам отдела продаж и наоборот (из других отделов в информационный отдел), обеспечит полноту и качество справочника.

6. Схема потоков информации, ориентированная на утверждение конкретных документов

В рыночной экономике информация стала товаром, ее получение, хранение, использование подчиняются законам товарно-денежных отношений. Сегодня информацию относят к числу важнейших ресурсов предприятия и умение эффективно использовать этот ресурс, без преувеличения, определяет способность предприятия к выживанию в условиях конкуренции. Вот лишь некоторые статистические данные, подтверждающие роль информации в управлении предприятием: [8]

· По мнению американского журнала “Management Services”, в США доля персонала, занятого переработкой информации, в течение первой половины двадцатого века практически оставалась неизменной, а во второй половине века она стала неуклонно возрастать и уже к середине семидесятых годов достигла половины всех занятых;

· 73% американских, 63% английских и 85% японских менеджеров считают, что главным препятствием к успешному управлению является неэффективный обмен информацией;

· Согласно различным исследованиям от 50% до 90% времени менеджера, при осуществлении им своих функций, расходуется на коммуникации (общение), как часть информационного обмена в процессах принятия решений.

Таким образом, успешное управление напрямую зависит от квалификации менеджера в управлении информацией.

Внутри организации существуют следующие виды обмена информацией: [3, стр.105]

Межуровневый обмен информацией

· Нисходящие потоки информации - таким путем подчиненным сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, рекомендуемых процедурах, конкретных поручениях и т.д.

· Восходящие потоки информации - это отчеты о выполнении заданий, предложения по совершенствованию технологии, проблемы с внедрением новой техники и т.д. Таким путем руководство узнает о текущих и назревающих проблемах и предлагаемых вариантах решения.

Горизонтальный обмен информацией

· Совещания руководителей подразделений-смежников.

· Обсуждение кооперации участвующих в выпуске какого-то вида продукции подразделений.

· Совещания руководителей подразделений, имеющих сходные производственные задачи. Например, обсуждение общих проблем или новых идей региональными управляющими сбытом.

· Работа в рамках рабочих групп (управление проектом).

Процесс подготовки любого управленческого решения независимо от количества документов, необходимых для его утверждения, и количества исполнителей может быть представлен в виде организационной процедуры.

Организационная операция - технологически нерасчленимый процесс обработки экономической информации, осуществляемый конкретным сотрудником на рабочем месте.

Комплекс взаимосвязанных организационных операций, определяющих процесс подготовки конкретного управленческого решения, называется организационной процедурой.

Организационная структура включает в себя 3 элемента:

1. Схему организационно процедуры.

2. Описание организационной процедуры.

3. Перечень документов, действующих в организационной процедуре.

На основании вышеуказанных понятий построим организационную процедуру по подготовке и утверждению типовой документации по проектам ООО «ДубльГИС».

Таблица 1

№ п/п	Наименование этапов работы	Документы	Исполнители	Приме- чание
1.	Поиск информации		Специалист по работе с клиентами
1.1.	Работа с базой	1
1.2.	Телефонный контакт	2,3,4,5
1.3.	Выявление потребностей клиента в рекламе	1,2,3,4,5
1.4.	Отправить информацию по назначению	2,3,4,5
2.	Подписание контракта		Менеджер
2.1.	Телефонный контак	1,2,3,4,5
2.2.	Презентация фирмы и возможностей	1,2,3,4,5
2.3.	Назначение встречи	1,2,3,4,5
2.4.	Выезд на встречу	1,2,3,4,5
2.5.	При положительном решении клиента подписание контракта	2
3.	Согласование контракта		Директор
3.1.	Одобрить или нет скидки и возможные уступки	1,2,3,4,5
3.2.	Ознакомится со способом оплаты	1,2,3,4,5
3.3.	Подписать	1,2,3,4,5
3.4.	Передать менеджеру для дальнейшего оформления	1,2,3,4,5
4.	Принять		Менеджер
4.1.	Составить отчет	1,2,3,4,5
4.2.	Оформить	1,2,3,4,5
4.3.	Отправить по назначению	1,2,3,4,5

Таблица 2. Перечень документов, действующих в процедуре.

№ п/п	Название документа	№ документа
1.	Материалы для работы с клиентом	1
2.	Коммерческое предложение	2
3.	Договор	3
4.	Отчетность	4
5.	График платежей	5

7. Предложения по совершенствованию действующей схемы потоков информации

Действующая в ООО «ДубльГИС» схема потоков информации, направленная на подготовку и утверждение контракта имеет отрицательные и положительные моменты.

Недостатки существующей схемы:

Информационные бонусы и скидки обязательно согласовываются с директором , что нередко приводит к ошибочной стоимости контракта (клиент надеется на бонусы, но может их не получить). Эта ситуация вызывает недовольство клиента и может привести к разрыву контракта.

Преимущества существующей схемы:

На оформление контракта уходит достаточно мало времени, отсутствие предоплаты экономит время менеджеру в том случае, если за оформлением контракта не следует его подписание.

Предлагаю использовать следующую схему для подготовки и утверждения проектной документации.

Считаю целесообразным включить в схему этап:

· Обсуждение скидок с директором до объяснения рекламных позиций клиенту( чтобы менеджер знал, где может пойти на уступки, а где нет);

· согласование с заместителем по коммерции, т.к. он несет ответственность за правильное составление контракта и координирует работу менеджера;

· согласование с бухгалтерией, т.к. необходимо проверить правильность составления договора, а также оценить финансовую эффективность и учесть поступление денежных средств в бюджете компании.

Данный вариант, несомненно, более трудоемкий, в нем задействованы практически все подразделения компании, но он позволит свести к минимуму ошибки и неточности при составлении и утверждении контракта, он будет эффективен в определенных ситуациях. Предложенный вариант можно использовать наряду с ныне существующим, предварительно оценивая сложность выполняемого заказа, а также сумму и масштаб контракта. Он будет оправдывать себя в сложных, масштабных проектах и будет нецелесообразен в рядовых проектах.

Рассмотрение эффективности с точки зрения целей и ресурсов концентрируется на двух условиях: достижение цели является необходимым условием производительной деятельности организации, и производительное использование ресурсов является необходимым, но недостаточным условием для эффективности.

Эффективность может оказаться неопределенным и изменчивым критерием. Руководитель может определяет эффективность размером прибыли, в то время как другой измеряет ее в таких понятиях, как конкурентоспособность, престиж в деловом мире или в глазах общественности, расширение предприятия. Какими бы критериями ни измерялась эффективность, принцип эффективности лежит в основе оценки любой организационной структуры и ее изменений. Выбор же подходящего критерия эффективности зависит от конкретных условий функционирования, назначения и стратегии организации, причин осуществляемых изменений.

Заключение

В процессе написания курсовой работы были изучены теоретические аспекты методов исследования систем управления, в том числе были рассмотрены такие вопросы, как классификация методов исследования систем управления, сущность этих методов и их значение, понятие об информационных потоках и информационных моделях.

Безусловно, эффективность предприятия зависит в конечном итоге от правильности выбора ее основных параметров и практикуемых методов. Решение именно этой задачи является сейчас ключевой проблемой для российских предприятий.

Во второй главе на примере ООО «ДубльГИС» была изучена схема информационных потоков организации, ориентированная на подписание контракта.

Проанализировав действующую систему потоков информации в ООО «ДубльГИС» я дала рекомендации по совершенствованию существующей системы утверждения проектной документации.

Предложения по совершенствованию процедуры подготовки и утверждения проектной документации переданы директору компании для рассмотрения, обсуждения и, возможно, дальнейшего внедрения.

Список использованной литературы

1. Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления: Учебное пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. - 157 с.

2. Котлер Ф. Основы маркетинга: пер.с англ. - М.: «Ротинтер», 1996 . - 704 с.

3. Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента: Учебное пособие, изд. 2-е, дополненное и переработанное. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2003. - 250 с.

4. Мильнер Б.З. Теория организаций. - М.: ИНФРА-М, 2000. - 276 с.

5. Гончарук В.А. Развитие предприятия. - М: ДЕЛО, 2000. - 207с.

6. Исследование систем управления: Программа. Методические указания по выполнению курсовой и контрольной работы./ ВЗФЭИ. М.: Экономическое образование, 1999. - 24 с.

7. Материалы сайта «Дистанционный консалтинг». Портал дистанционного консультирования малых предприятий, http://www.dist-cons.ru/

8. Материалы электронной рассылки «Менеджмент и маркетинг», выпуск №22 2004 г.

9. Материалы сайта AUR.RU. Административно-управленческий портал, http://www.aup.ru/