Анализ порядка составления должностной инструкции секретаря

-выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности Учреждения:

1) оформление приказов по личному составу;

2) оформление личных карточек Т-2 или личных дел;

3) оформление трудовых книжек;

4) оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

5) оформление командировочных документов;

6) оформление листков нетрудоспособности;

7) ведение табеля учета рабочего времени;

8) выдача справок о трудовом стаже и заработной платы.

-Обеспечение выполнения машинописных и копировально-множительных работ;

-проведение ежегодного отбора документов на архивное хранение или уничтожение.

Руководствуясь рекомендациями Справочника должностей данный раздел должен содержать наиболее полную информацию о том, какие конкретно обязанности лежат на секретаре, и как эта работа должна им реализовываться. И от того, насколько подробно и полно будет изложена информация по обязанностям секретаря, процесс его работы будет правильно организован и меньше будет возникать спорных моментов о том, входят ли какие-либо действия в его должностные обязанности или не входят.

Этот раздел может быть дополнен следующей информацией:

Секретарь руководителя исполняет следующие обязанности:

-осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя Учреждения;

-принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

-ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

-принимает документы и личные заявления на подпись руководителя;

-подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

-следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;

-организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

-по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;

-выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

-осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;

-ведет контрольно-регистрационную картотеку;

-обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;

-печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных;

-организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

-формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

В разделе 4 «Права» должностной инструкции изложена следующая информация:

Секретарь имеет право:

1.Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения задания и поручений руководства;

2.Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Учреждения;

3.Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (Гост 6.38-90), международных правил оформления документов (ISO).

4.Визировать документы управленческой деятельности, в рамках своей компетенции;

5.Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности Учреждения, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники;

6.Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности Учреждения;

7.Работать с документами, имеющих гриф «КТ» или «Конфиденциально»;

8.Принимать решения в пределах своей компетенции;

9.Взаимодействовать со всеми службами и сотрудниками Учреждения по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

Следует отметить, что права работника (в данном случае - секретаря) должны соответствовать требованиям трудового законодательства.

Данный пункт необходимо дополнить следующей информацией:

Работник имеет право:

-на предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;

-на предоставление ему рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором;

-на предоставление ему полной и достоверной информации об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;

-на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;

-на получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности, ознакомление с проектами решений руководства Организации, касающимися его деятельности;

-на взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности;

-работник вправе требовать от Работодателя оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей;

-Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

В разделе 5 «Ответственность» должностной инструкции представлена следующая информация:

Секретарь несет ответственность за:

1.Качество документов, предоставляемых на подпись руководству;

2.Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов;

3.Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ»;

4.Нечетное и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

Данный раздел может быть дополнен следующей информацией:

Работник несет ответственность за:

-Нарушение правил техники безопасности и инструкции по охране труда;

-Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Работодателя и его работникам;

-Правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством;

-Причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством РФ.

Раздел 6 «Требования к квалификации» содержит следующие сведения:

Секретарь должен иметь средне-специальное или высшее образование, без предъявления требований к стажу работы.

Анализируя те требования, которые учреждение предъявляет к должности секретаря, требования к должности секретаря должны быть следующими:

-На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Важным недостатков должностной инструкции секретаря Учреждения является тот факт, в ней отсутствует раздел «Взаимоотношения и связи по должности», что может в целом ухудшать внутренние коммуникации.

Текст должностной инструкции секретаря со всеми рекомендуемыми дополнениями приведен в Приложении 1.

В работе использовалась документация МКУ «ИМЦ системы образования» Белокатайского района.

Анализ должностной инструкции секретаря Учреждения показал, что в целом она соответствует требованиям нормативных документов и содержит все необходимые разделы и всю необходимую информацию, которая позволяет секретарю Учреждения правильно выполнять свои должностные обязанности, а также правильно понимать свои права и меру ответственности.

Проведенный анализ основных разделов должностной инструкции позволяет сделать следующие выводы:

1.Должностная инструкция секретаря должны быть согласована с юристом Учреждения;

2.Раздел «Общие сведения» должен быть дополнен информацией о том, что секретарь учреждения управляет информационными потоками и организует слаженную коммуникацию и взаимодействие всех заинтересованных сторон.

Необходимо конкретизировать какими знаниями и навыками должен обладать секретарь (знание нормативно-правовых документов, а также документов, касающихся деятельности Учреждения; знание порядка организации делопроизводства, методов оформления и обработки документов, архивного дела; знать правила эксплуатации компьютера и другой офисной техникой; правила пользования приемно-переговорными устройствами; основы этики и делового общения, основы организации труда и управления; основы трудового законодательства, нормативных документов по обработке и хранению персональных данных и др.).

Раздел «Функции» может быть дополнен функциями, связанными с осуществлением сбора материалов и информации, необходимых для руководителя, оперативно-организационным и административным обслуживанием руководителя.

Раздел 3 «Должностные обязанности» должен более широко раскрывать функционал секретаря Учреждения.

Руководствуясь рекомендациями Справочника должностей данный раздел должен содержать наиболее полную информацию о том, какие конкретно обязанности лежат на секретаре, и как эта работа должна им реализовываться. И от того, насколько подробно и полно будет изложена информация по обязанностям секретаря, процесс его работы будет правильно организован и меньше будет возникать спорных моментов о том, входят ли какие-либо действия в его должностные обязанности или не входят.

Раздел «Права» должен соответствовать требованиям трудового законодательства, поэтому должен быть дополнен информацией о том, что работник имеет право на предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором; предоставление ему рабочего места, которое соответствует требованиям охраны труда; проходить профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами; имеет право на взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности и т.д.

Раздел «Ответственность» также должен содержать информацию следующего характера от ответственности работника за нарушение правил техники безопасности и инструкции по охране труда; непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Работодателя и его работникам; правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством; причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством РФ.

Анализируя те требования, которые учреждение предъявляет к должности секретаря, требования к должности секретаря в разделе «Требования к квалификации» должны быть следующими:

-На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Важным недостатков должностной инструкции секретаря Учреждения является тот факт, в ней отсутствует раздел «Взаимоотношения и связи по должности», что может в целом ухудшать внутренние коммуникации.

Заключение

секретарь должностной организационный

Профессия секретаря требует высокой профессиональной подготовленности и целого ряда деловых качеств, обусловленных спецификой его труда.

Различные организации отводят секретарю важную роль, так как именно секретарь налаживает коммуникации с другими организациями, организует деловую переписку, работает с деловой документацией в целом, организует рабочий день своего руководителя, помогает в организации различных совещаний, а также доводит необходимую информацию до внешнего мира.

Секретарь должен обладать навыками делового общения, знать массу нормативно-правовых документов для правильной организации работы организации. От того, как организована работа секретаря в организации, зависит и ее имидж, так как во многом именно секретарь представляет лицо своей организации.

Во многом правильность организации работы секретаря в организации, своевременность выполнения всех его функций, определяется его должностной инструкцией, которая должна быть составлена в соответствии с требованиями гражданского и трудового законодательства, рекомендаций нормативных документов, а также с учетом специфики деятельности самой организации.

В ходе теоретического анализа установлено, что должностная инструкция является основным организационно-правовым документом организации.

Содержанием должностной инструкции является трудовая функция работника и квалификационные требования, предъявляемые к претенденту на занятие той или иной должности. Кроме того, должностная инструкция является средством защиты прав, как работника, так и работодателя при возникновении трудовых споров.

Таким образом, этот документ должен быть разработан и утвержден в любой организации. Должностные инструкции должны разрабатываться работодателям по всем вакантным должностям, имеющимся в штатном расписании организации.

Должностная инструкция должна включать в себя обязательные разделы: общая часть, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения. Рекомендуется включать и такой раздел как поощрение.

В качестве основы должностных инструкций используется Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утв. постановлением Минтруда России от 09.02.04 №9.

Основой для будущей инструкции может служить также личностная спецификация, в которой перечисляются требования к работнику, его знаниям, опыту, навыкам. Требования составляются на основе анализа процессов, выполняемых работником.

Должностная инструкция разрабатывается исходя из функций и задач структурного подразделения организации с учетом требований, предусмотренными квалификационными справочниками.

Таким образом, можем сделать заключение, что должностная инструкция является обязательным документом, разрешающая одну из проблем эффективного управления организацией.

Должностная инструкция секретаря должна включать: общие положения; функции работника; должностные обязанности; права секретаря; ответственность; взаимоотношения; оценка работы.

В работе использовалась документация МКУ «ИМЦ системы образования» Белокатайского района. Данное Учреждение является некоммерческой организацией, которая была создана для оказания услуг в сфере образования, и деятельность которой не связано с извлечением прибыли. Организация финансируется за счет средств бюджета муниципального района Белокатайского района Республики Башкостостан.

Учреждение является юридическим лицом, находящимся в ведомственном подчинении Отдела образования Администрации муниципального района Белокатайского района Республики Башкортостан.

Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой или руководителем подразделения, согласовывается с юрисконсультом организации, утверждается руководителем и разрабатывается на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием.

Следует отметить, что нормативные документы по трудовому праву не дают определение такому документу, как должностная инструкция, а также не устанавливается порядок ее содержания, составления и утверждения.

Поэтому вся ответственность по ее составлению лежит на организации.

Грамотно составленная и надлежащим образом утвержденная должностная инструкция с подробным описанием трудовых обязанностей работника способна стать действительно важным инструментом во взаимоотношениях работника и работодателя.

Анализ должностной инструкции секретаря Учреждения показал, что в целом она соответствует требованиям нормативных документов и содержит все необходимые разделы и всю необходимую информацию, которая позволяет секретарю Учреждения правильно выполнять свои должностные обязанности, а также правильно понимать свои права и меру ответственности.

Должностная инструкция секретаря МКУ «ИМЦ системы образования» Республики Башкортостан утверждена Начальником МКУ ИМЦ 20 сентября 2013 года и согласована с Председателем Профкома работников образования. При этом, отсутствует согласование с юристом Учреждения, что является необходимым для соблюдения трудового законодательства.

Структурно должностная инструкция секретаря состоит из 6 разделов: Общие положения; Функции; Должностные обязанности; Права; Ответственность; Требования к квалификации.

Проведенный анализ основных разделов должностной инструкции позволяет сделать следующие выводы:

1.Должностная инструкция секретаря должны быть согласована с юристом Учреждения;

2.Раздел «Общие сведения» должен быть дополнен информацией о том, что секретарь учреждения управляет информационными потоками и организует слаженную коммуникацию и взаимодействие всех заинтересованных сторон.

Необходимо конкретизировать какими знаниями и навыками должен обладать секретарь (знание нормативно-правовых документов, а также документов, касающихся деятельности Учреждения; знание порядка организации делопроизводства, методов оформления и обработки документов, архивного дела; знать правила эксплуатации компьютера и другой офисной техникой; правила пользования приемно-переговорными устройствами; основы этики и делового общения, основы организации труда и управления; основы трудового законодательства, нормативных документов по обработке и хранению персональных данных и др.).

Раздел «Функции» может быть дополнен функциями, связанными с осуществлением сбора материалов и информации, необходимых для руководителя, оперативно-организационным и административным обслуживанием руководителя.

Раздел 3 «Должностные обязанности» должен более широко раскрывать функционал секретаря Учреждения.

Руководствуясь рекомендациями Справочника должностей данный раздел должен содержать наиболее полную информацию о том, какие конкретно обязанности лежат на секретаре, и как эта работа должна им реализовываться. И от того, насколько подробно и полно будет изложена информация по обязанностям секретаря, процесс его работы будет правильно организован и меньше будет возникать спорных моментов о том, входят ли какие-либо действия в его должностные обязанности или не входят.

Раздел «Права» должен соответствовать требованиям трудового законодательства, поэтому должен быть дополнен информацией о том, что работник имеет право на предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором; предоставление ему рабочего места, которое соответствует требованиям охраны труда; проходить профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами; имеет право на взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности и т.д.

Раздел «Ответственность» также должен содержать информацию следующего характера от ответственности работника за нарушение правил техники безопасности и инструкции по охране труда; непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Работодателя и его работникам; правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством; причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством РФ. Анализируя те требования, которые учреждение предъявляет к должности секретаря, требования к должности секретаря в разделе «Требования к квалификации» должны быть следующими:

-На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Важным недостатков должностной инструкции секретаря Учреждения является тот факт, в ней отсутствует раздел «Взаимоотношения и связи по должности», что может в целом ухудшать внутренние коммуникации.

Литература

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 30.12.2015) // СПС «Консультант-плюс».

2. «Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 30.12.2015) (с изм. и доп., вступ. в силу с 15.01.2016).

3. Федеральный закон от 29.12.2012 N 273-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об образовании в Российской Федерации» // СПС «Консультант-плюс».

4. Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 21.07.2014) «О персональных данных» СПС «Консультант-плюс».

5. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации».

6. «ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации» (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299) (ред. от 05.08.2015) // СПС «Консультант-плюс».

7. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37) (ред. от 12.02.2014)// СПС «Консультант-плюс».

8. Постановление Минтруда РФ от 09.02.2004 N 9 (ред. от 25.10.2010) «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» // СПС «Консультант-плюс».

9. Галустова О.В. Секретарское дело: конспект лекций: учебное пособие.//О.В. Галустова- М.: Изд-во «Приори»,2011.-127 с.

10. Кузнецова Т.В. Секретарское дело /По ред. Т.В.Кузнецовой, изд. 3-е, испр.-М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,1999 .-210 с.

11. Либерман К.А. Должностные инструкции. М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2014. 244 с.

12. Михайлов Ю.М. Секретарь руководителя. Универсальный справочник. М.: Альфа-Пресс, 2010.- 576 с.

13. Межуева Т.Н. Справочник по делопроизводству. М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2011.- 264 с.

14. Серегин Н.С., Тарасов Н.Н. Основы секретарского дела: Учебное пособие. - М.: ООО «Новая правовая культура», 2005. - 165 с.

15. Семенихин В.В. Кадровое делопроизводство. М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2015. 624 с.

16. Справочник кадровика: Сборник должностных инструкций. М.: ИНФРА-М, 2004.- 576 с.

17. Тихомиров М.Ю. Заключение трудового договора и оформление приема на работу: Практическое пособие. 2-е изд., перераб. и доп. М.: Изд-во Тихомирова М.Ю., 2015.- 78 с.

18. Афонина Е. 5 мифов о работе секретаря // Обучение & карьера. 2012. N 6. с. 28-29.

19. Берг О. Оценка уровня квалификации соискателя // Кадровый вопрос. 2013. N 7. С. 12 - 30.

20. Говоров В. Организация делопроизводства // Российский бухгалтер. 2014. N 6. С.- 58 - 64.

21. Дубовицкая М.А. Организация работы референта руководителя // Делопроизводство. 2015. N 4. С. 76 - 80.

22. Ермолаева А.В. Организация документационного обеспечения управления (психологический фактор) // Делопроизводство. 2015. N 1.- С. 20 - 25.

23. Ильина М. Защита персональных данных // Кадровый вопрос. 2015. N 4. С. 48 - 68.

24. Куртиян А. Разрабатываем и утверждаем должностную инструкцию // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. 2015. N 8. С. 70 - 75.

25. Мурнина И.В. Каков секретарь, таковы и порядки в организации..// Работа и зарплата. - 2010. - № 12.

26. Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. «Современный экономический словарь», 6-е изд., перераб. и доп. М. (ИНФРА-М, 2011).

27. Сайгакова Ю.С., Усманова И.В. Совершенствование работы с документами в канцелярии филиала высшего учебного заведения // Делопроизводство. 2012. N 2. С.- 76 - 86.

28. Соловьева Г.А. Специфика и роль распорядительных документов // Отдел кадров бюджетного учреждения. 2010. N 8.- С. 27 - 34.

29. Топчиева И.В. Организация и документирование телефонных переговоров // Делопроизводство. 2013. N 3.- С. 45 - 49.

30. Трофимова И.А. Обработка и хранение персональных данных// Делопроизводство. 2015. N 3. С. 107 - 110.

31. Фионова Л.Р., Черницова Ю.И. Секретарь-референт - главная фигура в ДОУ на предприятии // Делопроизводство. 2015. N 3.- С. 86 - 91.

32. Фионова Л.Р. К вопросу оценки профессиональной компетенции специалистов, работающих с документами // Секретарское дело. М., 2006. N 2. С. 46 - 51.

33. Сайт Отдела образования Белокатайского района -ИМЦ (Информационно-методический центр) Системы образования Белокатайского района. //URL: http://http://belokatayoo.ucoz.org/index/imc/0-5

34. Должностные инструкции: нюансы оформления//Кадровый вопрос. 2012.№ 8 //URL: http://hr-portal.ru/article/dolzhnostnye-instrukcii-nyuansy-oformleniya

35. Роль, место и функции секретаря руководителя в системе управления и характеристика его рабочего места. URL://http://www.managerlines.ru/linems-396-1.html

Приложение

Код документа по ОКУД 0200000

Должностная инструкция секретаря муниципального казенного учреждения «Информационно-методический центр системы образования» Муниципального района Белокатайский район Республики Башкорстостан

1. Общие положения

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с Федеральным Законом «Об образовании в Российской Федерации» Законом Республики Башкортостан «Об образовании в Республике Башкортостан», Трудовым кодексом РФ, Квалификационным справочником должностей руководителей и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №37), уставом МКУ «ИМЦ системы образования Белокатайского района.

Секретарь назначается и освобождается от должности в порядке, предусмотренном в ТК РФ.

Секретарь руководителя Учреждения относится к категории технических исполнителей.

Секретарь учреждения подчиняется непосредственно директору Учреждения.

Секретарь Учреждения управляет информационными потоками и организует коммуникацию и взаимодействие руководителя Учреждения, его сотрудников, а также представителей сторонних организаций и учреждений.

Секретарь Учреждения в своей деятельности руководствуется следующими нормативно-правовыми документами:

1.Конституцией Российской Федерации;

2.Конституцией Республики Башкортостан;

3. Федеральным законом «Об образовании в Российской Федерации»;

4.Закон Республики Башкортостан «Об образовании в Республике Башкортостан»;

5.Федеральным законом РФ «О персональных данных»;

6.Кодексом РФ об административных правонарушениях;

7.Другими законами Российской Федерации и Республики Башкортостан, регулирующими отношения в системе образования;

8.Приказами и инструкциями Министерствами образования Российской Федерации и Республики Башкортостан;

9.Решениями Белокатайского районного Совета;

10.Постановлениями и распоряжениями Главы Администрации муниципального района Белокатайского района;

11.Другими нормативными документами Отдела образования Администрации муниципального района Белокатайского района;

12.Уставом Учреждения.

Для выполнения своих должностных обязанностей, Секретарь должен знать:

Секретарь руководителя должен знать:

-постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;

-структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

-организацию делопроизводства;

-методы оформления и обработки документов;

-архивное дело;

-правила эксплуатации компьютера и другой офисной техникой;

-правила пользования приемно-переговорными устройствами;

-стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

-правила оформления деловых писем с использованием типовых форм;

-основы этики и эстетики;

-правила делового общения;

-основы организации труда и управления;

-основы административного права;

-основы трудового законодательства;

-Правила внутреннего трудового распорядка;

-Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

На время отсутствия секретаря руководителя (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Функции

На секретаря возлагаются следующие функции:

-Информационно-справочное обслуживание по документам Учреждения;

-Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства;

-Документирование деятельности Учреждения;

-Ведение и оформление кадровой документации и учета;

-осуществление сбора материалов и информации, необходимых руководителю, подготовка аналитических, информационных и иных материалов и представление их руководителю;

-оперативно-организационное и административное обслуживание руководителя.

3. Должностные обязанности

В должностные обязанности секретаря входит:

-обеспечение приема, учета, регистрации, контроля исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации;

-контроль качества подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководителю Учреждения;

-осуществление контроля исполнения документов и поручений руководства, принятие оперативных мер, направленных на своевременное и качественное их исполнение;

-осуществление организации подготовки принятия решений и доведение их до непосредственных исполнителей;

-проведение анализа справок и докладов, предоставляемых руководству, подготовка по ним компетентных заключений;

-осуществление оперативной связи со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.д.);

-выполнение работы по документационному обеспечению кадровой деятельности Учреждения:

1) оформление приказов по личному составу;

2) оформление личных карточек Т-2 или личных дел;

3) оформление трудовых книжек;

4) оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

5) оформление командировочных документов;

6) оформление листков нетрудоспособности;

7) ведение табеля учета рабочего времени;

8) выдача справок о трудовом стаже и заработной платы.

-Обеспечение выполнения машинописных и копировально-множительных работ;

-проведение ежегодного отбора документов на архивное хранение или уничтожение.

-осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя Учреждения;

-прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

-ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

-прием документов и личных заявлений на подпись руководителя;

-подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя;

-отслеживание своевременного рассмотрения и представления структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильностт оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение их качественного редактирования;

-организация проведения телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержание, передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременное доведение до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

-по поручению руководителя составление писем, запросов, других документов, подготовка ответы авторам писем;

-выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;

-осуществление контроля за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;

-ведение контрольно-регистрационной картотеки;

-обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе;

-распечатка по указанию руководителя служебных материалов, необходимых для его работы, или введение текущей информации в банк данных;

-организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

-формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки передача в архив.

4. Права

Секретарь имеет право:

-на предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;

-на предоставление ему рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором;

-на предоставление ему полной и достоверной информации об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;

-запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения задания и поручений руководства;

-рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Учреждения;

-требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (Гост 6.38-90), международных правил оформления документов (ISO);

-визировать документы управленческой деятельности, в рамках своей компетенции;

-вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности Учреждения, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники;

-требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности Учреждения;

-работать с документами, имеющих гриф «КТ» или «Конфиденциально»;

-принимать решения в пределах своей компетенции;

-на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;

-на получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности, ознакомление с проектами решений руководства Организации, касающимися его деятельности;

-на взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности;

-работник вправе требовать от Работодателя оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей;

-Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

5. Ответственность

Секретарь несет ответственность за:

-качество документов, предоставляемых на подпись руководству;

-небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов;

-сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ»;

-нечетное и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

-нарушение правил техники безопасности и инструкции по охране труда;

-непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Работодателя и его работникам;

-правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством;

-причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством РФ.

6. Требования к квалификации

Секретарь должен иметь средне-специальное или высшее образование, без предъявления требований к стажу работы.

На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

7. Взаимоотношения и связи по должности

Секретарь взаимодействует со всеми работниками и службами, руководителями подразделений и руководством Учреждения по всем вопросам, входящим в его компетенцию. Несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач.

Взаимодействует со всеми службами и сотрудниками Учреждения по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

Взаимодействует с представителями сторонних организаций, предприятий и учреждений по вопросам, входящим в его компетенцию.

Согласовано:

Юрист «ИМЦ системы образования Белокатайского района

_________________/____________________________/

Подпись расшифровка подписи

«12» января 2015 г.

С должностной инструкцией ознакомлена секретарь:

_________________/__________________________/

Подпись расшифровка подписи

12» января 2015 г.

Размещено на Allbest.ru