Организация секретарского обслуживания руководителя на примере ООО "Элит Комплект"

Должность, фамилия, имя, отчество (полностью)

Вопрос

Дополнительная информация

(дата)

пятница

Время

18⁰⁰

18¹⁵

18³⁰

18⁴⁵

19⁰⁰

(строка для резервной записи)

№№

пп

Наименование

системы документации

Вид документа

Регистрируемый службой ДОУ

Нерегистрируемый службой ДОУ

1.

Организационно-правовая

претензия, исковое заявление, кассационная жалоба, доверенность, протокол

устав, положение, штатное расписание, инструкция, регламент, правила, памятка, методика, норматив, рекомендации

2.

Распорядительная

приказ, распоряжение, указание

3.

Информационно-справочная

акт, служебное (деловое) письмо,

служебная записка, докладная записка, телекс, факсограмма,

телеграмма, телефонограмма,

электронное сообщение

1. Предложение, объяснительная записка, заявление, представление, заключение, перечень, сводка, справка, отзыв, график, список

2. Сообщение о заседаниях, совещаниях, повестке дня, программы совещаний, конференций, пригласительные

билеты, поздравительные письма и телеграммы.

3. Рекламные извещения, проспекты, каталоги выставок.

4. Извещения о проведении курсов, семинаров.

5. Информационные документы, доклады, рефераты, аннотации, присланные для сведения.

6. Печатные издания (брошюры, книги, бюллетени, журналы, газеты и т.д)

Способ связи

Вид связи

Вид технического средства

Функции секретаря

1

2

3

4

Средства связи:

Средства связи

для обмена недокументированной информации

1. Телефонная связь

2. Радиотелефонная (мобильная) связь.

Телефонный аппарат

Телефонный аппарат, (выполняющий функции коммутатора)

Реализует множество дополнительных функций по обслуживанию: долговременная память, оперативная память, автоматический дозвон, временное отключение микрофона от сети, календарь, часы, таймер и др.

Принимает звонки внешних абонентов и обрабатывает их в соответствии с указаниями руководителя: переадресовывает абонента на другой номер, ставит абонента в режиме ожидания с включенной фоновой музыкой, подключает телефонные аппараты к нескольким телефонным линиям, организовывает телефонные конференции.

Средства связи

для обмена документированной информации

1. Факсимильная связь

Факсимильный аппарат

Факс-модем

Факсимильный способ передачи информации - дистанционный способ копирования документов информации в компьютер

Передает документы, рукописные тексты, рисунки, чертежи, фотоснимки и др.

Для организации факсимильной связи использует телефонные каналы, радиоканалы.

Вид средства

Основные компоненты

Элементы архитектуры ПЭВМ, их свойства

Средства создания документов

1. Компьютер

(ПЭВМ)

IBM-совместимые персональные компьютеры

1. Системная плата

- процессор;

- оперативная память;

- системная микросхема BIOS (базовая система ввода/вывода) с данными об аппаратных настройках и аккумулятор для ее питания;

- набор управляющих микросхем;

- вспомогательные микросхемы и контроллеры ввода/вывода, или чипсет (набор микросхем);

- разъемы расширения, или слоты (slots);

- разъемы для подключения интерфейсных кабелей жестких дисков, дисководов, последовательного и параллельного портов, инфракрасного порта, универсальной последовательной шины;

- разъемы питания и др.

1

2

3

Hewlett-Packard ScanJet

Hewlett-Packard LaserJe

2. Устройства хранения информации

3. Устройства ввода/вывода информации:

Процессорное устройство (ЦПУ, CPU) (характеристики процессора определяют производительность всей системы)

Накопители - сохраняют информацию для последующего многократного использования. энергонезависимые устройства, т. е. информация в них сохраняется и после выключения компьютера.

Внешние (имеют собственный корпус и источник питания) и внутренние (встраиваются в корпус компьютера).

Накопители на жестких дисках (винчестеры) - жесткий диск: система, состоящая из механического привода, головок чтения-записи, нескольких носителей информации (дисков) и контроллера; отличается большой емкостью и быстрым доступом к хранимой информации.

Накопители на съемных дисках:

(CD):компакт-диск - оптическийноситель информации в виде диска с отверстием в центре, информация с которого считывается с помощью лазера (700 Мбайт); CD-RW - перезаписываемый компакт-диск (530 Мбайт).

Флэш-память - разновидность твердотельной полупроводниковой энергонезависимой перезаписываемой памяти, выдерживает около 100 тысяч циклов перезаписи, объем до 100 ГБ.

Устройства для ввода информации:

Клавиатура - ввод символьной информации.

Мышь - манипулятор, созданный для удобства вода информации в компьютер. Появление мыши непосредственно связано с использованием графического интерфейса пользователя. Механические мыши используют шарик, передающий перемещение мышки на специальные датчики. Используются также более точные оптические мыши, для работы которых нужен специальный коврик с мелкой сеткой темных и светлых полос.

Сканеры - ввод текста или графического изображения посредством преобразования аналогового сигнала в цифровой, использую планшетные виды сканеров.

Устройства вывода информации:

Монитор (дисплей) - компактный прибор для отображения динамической графической информации (в том числе текста) с собственным экраном (монитор ICD (LiquidCrystalDisplay, жидкокристаллический)

Принтер - устройство печати цифровой информации на твёрдый носитель (бумагу) (лазерный принтер)

Средства копирования документов:

1. Аппарат для копирования

Копировально-множительный аппарат (КМА)

Устройство, предназначенное для получения копий документов, фотографий, рисунков и других двухмерных изображений на бумаге и других специальных материалах.. Используется КМА соединённые между собой сканер и принтер