- технологические документы (инструкции и регламенты реализации функций и оказания услуг; формирование и представления установленных форм отчетности и т.п.);

- документы учреждения более высокого уровня, имеющие стратегический характер.

Далее необходимо выяснить, какие из правил действуют в действительности, какие изменения и дополнения необходимы для повышения их исполнения, кроме того, необходимо проанализировать технологичность и уровень соответствия потребностям практики и передовым информационным технологиям. Например, часть утверждённых правил, сотрудники могут просто игнорировать (они их или не знают, или им так неудобно и т.п.), другая же часть процессов нелогична (вроде как так исторически сложилось) или вообще противоречить законодательству и нормативной базе.

Выяснить реальную ситуацию можно, ответив на вопросы:

- какова организационная структура школы-интерната, какое подразделение или сотрудники отвечают за организацию документооборота;

- какие виды документов используются в школе-интернате, есть ли их шаблоны, правила оформления;

- кто и как принимает и отправляет корреспонденцию;

- кто какие документы создаёт, согласовывает, подписывает, утверждает, исполняет;

- какие используются принципы нумерации, и как происходит процесс регистрации документов;

- как осуществляется контроль исполнения документов;

- как происходит оперативное хранение документов;

- есть ли в организации свой архив и правила его работы и т.п.

Итак, проанализировав имеющуюся информацию и документацию, необходимо выявить процессы и процедуры, которые затрудняют документирование и/или документационное обеспечение управления, с целью закрепления последовательности их реализации в Инструкции или в специальных нормативных документах учреждения.

Третий этап - это, собственно, разработка Инструкции:

- определение ее структуры, то есть состава разделов, которые будут включены в текст;

- работа над текстом;

- разработка необходимых приложений и определение их статуса.

Соблюдение требований Методических рекомендаций существенно облегчает разработку Инструкции на этом этапе, так как в них нормативно закреплен полный цикл делопроизводственных операций, выполняемых в организации:

- прием поступающих документов (экспедиционная обработка, сортировка, вскрытие конверта; на документе фиксируется дата его получения организацией);

- предварительное рассмотрение документов (формирование документопотоков, направляемых директору школы-интерната, главным специалистам или непосредственно в структурные подразделения);

- регистрация документов (фиксация факта получения или создания документа организации с обязательным внесением записей о нем в учетно-регистрационные формы, т.е. осуществляется «включение документа в систему управления документами», на документе проставляются дата регистрации и индекс/регистрационный номер);

- направление документа на исполнение (рассмотрение документа директором школы-интерната, проставление резолюции, т.е. указания по исполнению документа, передачи исполнителю);

- исполнение (работа исполнителя с документами в соответствии с резолюцией директора школы-интерната и представленными по должности полномочиями, которая завершается подготовкой проекта нового документа, например, письма-ответа, плана мероприятий и т.п., или документирование результатов работы, оформление отметки об исполнении);

- отправка документа (выбор способа доставки, экспедиционная работа в зависимости от способа, передача в отделение почтовой связи или отправка средствами электросвязи);

- формирование дел (группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);

- хранение (текущее оперативное хранение в течение делопроизводства и следующего за ним года, в следующем делопроизводственном году - подготовка дел к сдаче в архив учреждения и выделение документов и дел с истекшими сроками хранения к уничтожению).

Другими словами, предлагаемые рекомендации содержат план разработки инструкции, устанавливают логику изложения текста и состав необходимых приложений, позволяют разработать конкретную Инструкцию, соответствующую ее статусу основного нормативного документа организации по вопросам документационного обеспечения.

На четвертом этапе осуществляется оформление проекта Инструкции, т.е. решается вопрос оформления инструкции на общем бланке учреждения или составляется проект приказа об утверждении и введении в действие данной Инструкции.

Четвертый этап также включает процедуры согласования и утверждения.

Согласование проекта Инструкции проводится со всеми заинтересованными должностными лицами учреждения. Для фиксации процедуры согласования рекомендуется оформить лист согласования одновременно проекта Инструкции и проекта приказа о ее утверждении и введении в действие.

Утверждение Инструкции, так же как и организация делопроизводства и документооборота, относится к полномочиям единоличного исполнительного органа, т.е. директору школы-интерната.

С целью соблюдения организацией единого учета и обеспечения сохранности документов Инструкция утверждаются директором школы-интерната.

Последним этапом является процесс внедрения Инструкции. Традиционно процесс внедрения связывают с изданием приказов о ее утверждении и введении в действии, об утверждении плана мероприятий по внедрению, включающему и обучение сотрудников, и о назначении ответственных за делопроизводство в структурных подразделения, а на завершающем этапе - приказа о выполнении плана мероприятий и признании Инструкции полностью введенной в действие.



2.2 Содержание и структура инструкции по делопроизводству

В результате проведенного исследования организации делопроизводства школы-интернат, включившего следующие этапы: изучение типа, отрасли и сферы деятельности учреждения; изучение и анализ локальных документов учреждения; изучение структуры учреждения и организации работы с документами, нами предлагается следующее оформление инструкции по делопроизводству:

Предлагаемая инструкция будет состоять из 6 основных разделов и 10 подразделов, включать приложения, наглядно иллюстрирующие соответствующие разделы инструкции. Разделение текста инструкции следует естественной логике изложения «от общего к частному» и соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, который устанавливает разбивку текста на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Раздел 1. «Общие положения» устанавливает:

- сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);

- ответственность за ее несоблюдение;

- подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;

- нормативно-методическую базу.

Раздел 2. « Документирование управленческой деятельности» делится на следующие пункты:

2.1. Общие требования к оформлению документов;

2.2. Требования к бланкам управленческих документов;

2.3. Оформление реквизитов документов;

2.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов:

- приказы и распоряжения;

- переписка;

- акт;

- протокол;

- докладные и служебные записки.

Подпункты раздела включают следующую информацию:

- виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

- общие правила подготовки и оформления документов;

- правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

- порядок изготовления и размножения документов;

- правила оформления и заверения копий и приложений;

- порядок использования и хранения бланков;

- порядок работы исполнителей с документами.

Раздел 3. «Организация документооборота и исполнение документов» устанавливает:

- порядок приема, обработки, распределения входящих документов;

- правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;

- основные инстанции движения документов;

- порядок подготовки и отправки исходящих документов;

- порядок учета объема документооборота.

Раздел 4. «Контроль исполнения документов» закрепляет:

- категории документов, подлежащих обязательному контролю;

- порядок их постановки на контроль;

- технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);

- обязанности исполнителей;

- типовые сроки исполнения;

- порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;

- порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел 5. «Текущее хранение документов» состоит из подразделов:

5.1. «Порядок составления и утверждения номенклатуры дел», в котором в свою очередь содержится информация о:

- порядке разработки и использования номенклатуры дел;

- порядке систематизации и индексации дел.

5.2. «Формирование дел» включает информацию о:

- правилах хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);

- об установлении ответственности определенных должностных лиц за сохранность документов;

- правилах формирования в дела отдельных категорий документов;

Раздел 6. «Текущее хранение документов» содержит:

- правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);

- устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;

- правила формирования в дела отдельных категорий документов;

- порядок разработки и использования номенклатуры дел;

- порядок систематизации и индексации дел.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.

Итак, Инструкция решает много практических задач. В инструкции утверждаются бланки основных документов, очередность оформления различных видов документов и порядок прохождения внутри организации. Все это снижает временные затраты на обработку документов. Еще одна ценность инструкции в том, что при ее разработке учитывается специфика организации, эта специфика определяется не только сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников, но и особенностями делопроизводства. Закрепив особенности оформления документов в локальном акте, создаются условия для новых сотрудников, которые благодаря Инструкции смогут быстро разобраться в нюансах работы в конкретном учреждении.

Кроме того, положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, и обязательны для исполнения всеми работниками школы-интерната.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По словам М.В. Ларина, документированная информация составляет основу управления, её эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация - это полноценный ресурс производства, который стал важным элементом социальной жизни общества.

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любого учреждения. На ее основе принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина "документ" как способ доказательства. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки.

Для правильной организации службы документационного обеспечения управления и системы делопроизводства в целом необходима нормативно-методическая база делопроизводства. Она позволяет правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу, организовать документооборот, обеспечить сохранность документов и их использование в текущей деятельности организации.

Итак, школа-интернат является некоммерческой, государственной бюджетной образовательной организацией, созданной для оказания услуг, в целях обеспечения реализации предусмотренных законодательством Российской Федерации полномочий органов государственной власти в сфере образования, не имеющей извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности, осуществляет образовательную деятельность на основании лицензии от 02 июня 2009 г. серия А № 285361 и свидетельства о государственной аккредитации от 30 марта 2010 года № 240-ОУ.

При работе с документами, образующимися в процессе деятельности школы-интерната необходимо соблюдать правила документирования, которые значительно облегчат как работу учреждения в целом, так и отдельных структурных подразделений и должностных лиц.

Инструкция по делопроизводству - это нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами: правила, приемы, этапы создания документов, порядок работы с ними, основополагающие организационные моменты.

Назначением Инструкции по делопроизводству школы-интерната является установление единого порядка работы с документами. Цель Инструкции - совершенствование работы с документами, повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота, оптимизация управленческого труда и повышение эффективности управленческой деятельности в целом.

В составе разрабатываемых методических документов
в школе-интернат инструкция по делопроизводству занимает особенное место. Являясь, по сути, руководством к применению
и исполнению всех делопроизводственных операций этот документ предназначен для всех сотрудников учреждения. Именно поэтому своевременная актуализация положений инструкции по делопроизводству очень важна.

Инструкция по ведению делопроизводства в школе-интернате утверждена в 2008 г. и с того момента ни разу не пересматривалась. Однако некоторые изменения в законодательно-правовой и нормативно-методической базе документационного обеспечения управления, изменение делопроизводственных процессов должны быть отражены в инструкции по делопроизводству.

Таким образом, возникла необходимость в новой редакции Инструкции актуальной по содержанию и способной повышать корпоративную культуру сотрудников школы-интернат в работе с документами. Реформирование методической основы, редакция формулировок и систематизация положений Инструкции позволит обеспечить функционирование единого в образовательном учреждении итернатного типа технологического процесса документирования и работы с документами и документной информацией. Иначе говоря, только актуальная по содержанию Инструкция действительно полезна в работе.

Таким образом, предложенный алгоритм разработки и структура инструкции по делопроизводству школы-интерната охватывает все вопросы работы с документами: виды документов, порядок подготовки, оформления проектов документов, регистрацию, контроль исполнения, формирование документов в дела, что позволит на практике привести к единообразию работу с документами в данном учреждении.

Для школы-интерната создание инструкции по делопроизводству весьма актуально, т.к. она позволит:

- регламентировать все процедуры по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в пределах данного учреждения;

- закрепить наиболее рациональную технологию делопроизводства;

- сделать систему работы с документами стабильной;

- обеспечить соответствие внутренних правил работы с документами требованиям законодательных и правовых нормативных актов;

- установить ответственность за работу с документами.



БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 // Российская газета - 1993. - 25 дек.

2. О порядке рассмотрения обращений граждан Российской федерации: Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ // Российская газета. - 2006. - №95.

3. О государственном языке Российской Федерации: Федеральный закон от 01.06.2005 №53-ФЗ // Российская газета. - 2005. - №120.

4. «О языках народов Российской Федерации: Федеральный закон от 25.10.1991 № 1807-1 // Ведомости СНД и ВС РСФСР.- № 50.

5. Об информации, информационных технологиях и защите информации: Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ // Российская газета. - 2006. - №165.

6. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ // Собрание законодательства РФ. - 2004. - № 43. - Ст. 4169.

7. Об электронной подписи: Федеральный закон от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ // Собрание законодательства РФ".- № 15.

8. Об образовании: Закон Российской Федерации от 10.07.1992 № 3266-1 // Российская газета - № 172.

9. О государственных языках Республики Коми: закон Республики Коми от 28.05.1992 (ред. от 06.07.2009) // Красное знамя. - 1992. - №112.

10. О регулировании некоторых вопросов в области архивного дела не территории Республики Коми: Закон Республики Коми от 07 декабря 2005 г. № 122-РЗ // Республика. - N 230

11. ГОСТ Р 51141 - 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: ИПК Издательство стандартов. - 1998.

12. ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: ИПК Издательство стандартов. - 2003.

13. ГОСТ ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. - М.,: Стандартинформ. - 2007

14. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения: Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 №33 // М.: Главархив СССР, 1991.

15. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: Приказ Росархива от 23.12.2009 N 76 // Не опубликован.

16. Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»: Приказ Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 2010. - №

17. Об утверждении Правил ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: Постановление правительства РФ от 15.06.2009 № 477 // Российская газета. - № 113.

18. Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Коми, государственных органах Республики Коми, образованных Главой Республики Коми или Правительством Республики Коми: Постановление Правительства Респ.Коми от 18.08.2006 №201 (ред. от 01.03.2011) // Республика. - 2006. - №158.

19. Об утверждении Типового положения о специальном (коррекционном) образовательном учреждении для обучающихся, воспитанников с ограниченными возможностями здоровья: Постановление Правительства Российской Федерации от 12.03.1997 № 288 // Российская газета. - № 61.

20. Об общеобразовательных школах-интернатах, детских домах и других интернатных учреждениях: Постановление Совета Министров СССР от 05.01.1984 № 25 // СП РСФСР. - № 12.

21. Об утверждении ведомственной целевой программы "Развитие государственных образовательных учреждений интернатного типа и специальных (коррекционных) общеобразовательных школ (2012 - 2014 годы)": Приказ Министерства образования РК от 13.01.2012 № 6 // Не опубликован.

22. О специфике деятельности специальных (коррекционных) образовательных учреждений I - VIII видов: Письмо Минобразования РФ от 04.09.1997 № 48 // Официальные документы в образовании. - № 17.

23. Об утверждении «Методических рекомендаций по работе с документами в общеобразовательных учреждениях»: Письмо Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. № 03-51/64 // Не опубликован.

24. Устав Государственного бюджетного образовательного учреждения «Специальная (коррекционная) школа-интернат № 15 для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, с ограниченными возможностями здоровья VIII вида» с. Пажга зарегистрирован в Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы № 1 по Республике Коми 21.10.2005.

25. Еремичев, М. Документооборот, его развитие и нормативно-методическая регламентация / М. Еремичев // Кадровик. Кадровое делопроизводство. - 2011. - №9. - С.183-189.

26. Иритикова В.С. Разрабатываем инструкцию по делопроизводству на основе новых Правил делопроизводства и Методических рекомендаций / В.С. Иритикова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2010.- №. 11. - С. 41-47.

27. Кузнецова, Т.В. Методы предпроектного обследования при рационализации делопроизводства / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство.- 2011. - №1. - С.3-8.

28. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации ВНИИДАД ответ. ред. М.В. Ларин; сост. В.Ф. Янковая, Т.Г. Белая, М.В. Бельдова и др. - М., 2007. - 264 с.

29. Санкина, Л.В. Инструкция по делопроизводству в небольшой организации/ Л.В. Санкина // Секретарь - референт. - 2008. - №. 8. - С. 34-40.

30. Янковая, В.Ф. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти/ В.Ф. Янковая // Секретарь - референт. - 2010. - №. 3. - С. 50-56.

31. Янковая, В.Ф. Инструкция или инструкции по делопроизводству? / В.Ф. Янковая // Современные технологии делопроизводства и документооборота. - 2012. - №. 0. - С. 17-25.

32. Энциклопедия делопроизводства // www.edou.ru.

Размещено на Allbest.ru