Практические рекомендации по анализу системы информационного обеспечения управленческой деятельности предприятия

Можно констатировать, что в автоматизированных информационных системах генерируется внушительный объем информации, при этом на информационные ресурсы, которые могут быть представлены в товарной форме, приходится не больше 25 % всего указанного объема. При этом даже в таких ограниченных условиях не всегда есть возможность задействовать данные системы, так как под них отсутствуют четкие механизмы, позволяющие довести необходимые сведения до конечного потребителя.

Рыночная модель экономики предусматривает жизненную необходимость компаний получать полноценную информацию обо всех изменениях, происходящих в рыночной среде. Только за счет этого появляется возможность оперативно и адекватно реагировать на происходящие изменения, способные кардинальным образом изменить существующие приоритеты. [13]

При рассмотрении причин недостаточной степени обеспечения предприятий агропромышленного сектора внешней информацией, на первый план выступает отсутствие в стране полноценных информационных баз данных, действующих на региональном уровне, и способных оказать необходимую поддержку для управленческих структур хозяйствующих субъектов. Сегодня около 60 % всех руководителей согласны на получение рыночной конъюнктурной информации на платной основе, но они не имеют возможности реализовать подобный сервис из-за отсутствия источников получения подобной информации.

Появление в стране полноценных региональных и отраслевых центров получения информации может способствовать повышению эффективности информационного сопровождения бизнеса. Поэтому на государственном уровне решение данного вопроса должно рассматриваться в качестве одного из основных направлений политики.

Степень использования внешней информации определяется не только факторами внешнего характера, но и внутренними техническими и организационными возможностями предприятия. Именно низкая информационная активность выступает в качестве одной из основных слабостей рассматриваемого предприятия.

Практика показывает, что значительная часть сотрудников, в силу своих должностных обязанностей работающая с информацией, не имеет даже базовых знаний использования Интернет. Проводимая учебная работа никакого практического толка не имеет, так как сотрудники в корне не понимают природу вопроса, и не видят необходимости получать необходимые знания в данной области. Между тем, сегодня Интернет рассматривается в качестве основной информационной системы, на базе которой реализуется обмен информацией между пользователями, строятся все внешние сети взаимодействия.

Отсутствие механизмов взаимодействия с поставщиками и покупателями посредством автоматизированных систем баз данных существенно ограничивает эффективность сотрудничества. Отсутствие полноценных систем автоматизации ведет к тому, что сбором данных занимается большое количество работников, при этом по степени эффективности они все равно не могут сравниться с электронными способами обработки информации.

Как результат, невостребованной пользователями остается информация, имеющая важный характер, в то время как в работу могут попадать второстепенные данные, не оказывающие кардинального воздействия на эффективность принимаемых управленческих решений. Соответственно качество решений, принятых на основе отрывочных сведений, не всегда носит удовлетворительный характер.

На сегодня в качестве основных причин слабой эффективности, имеющихся на предприятии информационных систем можно выделить:

· Отсутствие системности при решении задач построения информационных систем;

· Статичность структуры решаемых задач на основе жестких алгоритмов;

· Слабая оперативность поступления информации с задержками, достигающими 30 суток.

В целом ценность поступающей информации за счет ее устаревания и невысокой степени достоверности снижается до уровня 40-45 % низкокачественных данных. Указанные предприятия также пользуются централизованными системами обработки, что задерживает получение итоговых результатов, и снижает общую эффективность обработки. [14]

В результате можно констатировать, что имеющиеся недостатки негативно сказываются на управлении, особенно в стратегическом звене, ориентированном на долгосрочную перспективу. Улучшение же ситуации в сфере управления, способствующей увеличению уровня конкурентоспособности, может быть связано с внедрением информационных систем на производстве.

2.3 Диагностический анализ и проектирование информационных потоков в системе стратегического планирования и управления предприятием

Для качественного диагностирования проблем исследуемого предприятия необходимо смоделировать его исходное состояние. Для этого необходимо выявить и формально описать существующие бизнес-процессы.

Для представления бизнес-процессов на ООО "Молокозавод" применим технологию IDEF 0, которая позволяет представить совокупность бизнес-процессов предприятия в качестве графической модели.

Рисунок 3 - Материнская диаграмма модели бизнес-процессов ООО "Молокозавод"

Таким образом, на данной диаграмме предприятие представлено в качестве единого бизнес-процесса, входом которого является сырье и материалы, информация и заявки от покупателей продукции; управляющие воздействия выражены в виде документов, регламентирующих деятельность предприятия; механизм - персонал и инфраструктура самого предприятия; выходом является готовая продукция.

Рисунок 4 - Диаграмма 2-го уровня модели бизнес-процессов ООО "Молокозавод"

Управляющим воздействием на бизнес-процесс планирование снабженческо-производственных работ предприятия являются документы, регламентирующие планирование на предприятии, механизмом в данном бизнес-процессе являются сотрудники организации (маркетологи, снабженцы, экономисты, финансисты, производственники).

Входом для данного процесса являются информация о рынке и заявки от контрагентов. Выходом данного процесса являются различные планы (продаж, производства, финансов, закупок).

Таким образом, деятельность искомой организации становится более прозрачной и на основе данной модели можно создать дерево целей с целью структуризации проблем, существующих в настоящее время на ООО "Молокозавод".

Его графическое изображение представляет собой проецирование основных факторов, оказывающих влияние на общий уровень конкурентоспособности компании на рынке.

Рисунок 5 - Дерево целей ООО "Молокозавод"

Для данной схемы применяются следующие обозначения задач:

1-й уровень:

1. Повышение конкурентоспособности предприятия.

2-й уровень:

2. Повышение конкурентоспособности товарного ассортимента.

3. Повышение качества управленческой деятельности.

4. Совершенствование управления поступающей информацией.

5. Оптимизация финансовой деятельности компании.

6. Совершенствование существующей системы сбыта товаров.

3-й уровень:

7. Структурирование всех процессов информационного обеспечения.

8. Рост эффективности использования поступающей информации.

4-й уровень:

9. Уменьшение количества обрабатываемой информации.

10. Создание единого информационного поля.

11. Сокращение трудоемкости процессов обработки данных.

12. Увеличение показателей фондовооруженности в сфере работы с информацией.

5-й уровень:

13. Ликвидация дублирования реквизитов.

14. Ликвидация документов, не используемых в процессе оборота данных.

15. Переход на полноценный электронный документооборот.

16. Снижение трудозатрат, необходимых на работу с информацией.

17. Приобретение современного оборудования.

18. Установка необходимого программного обеспечения.

С целью практической реализации задач, стоящих на пятом уровне, требуется проведение детальной оценки существующих информационных потоков.

Информационные потоки играют важную роль в качестве управления предприятием, поэтому вопросы их диагностирования неразрывно связаны с модернизаций существующих управляющих систем. Анализ процессов управления реализуется посредством комплекса мер, направленных на изучение информационных систем. Последние характеризуются используемой структурой документооборота, экономическими результатами деятельности за отчетный период, структурой подразделений, информационными потоками, существующими между подразделениями, принимающими непосредственное участие в процессе управления. Проведенная исследовательская работа в области диагностирования системы управления коснулась, как компании в целом, так и ее отдельных подразделений, задействованных в управлении. На ее основе появилась возможность создания оптимальной системы работы с информацией на основе логистических схем.

В рамках создания АИС требуется формализовать следующие данные: используемую на предприятии схему управления, все имеющиеся показатели в области планирования и учета управляющей деятельности, типовые расчетные схемы, применяемые на предприятии, а также последовательность действий, реализуемых в процессе управления.

Под схемой управления в современных условиях должна пониматься информационная модель, выраженная организационно-производственной схемой. В свою очередь иметь четкие представления о данной схеме можно только на основе полноценного информационного обеспечения и устранения определенных недостатков, характерных в первую очередь для используемых в настоящее время схем организации на предприятии документооборота, и структурной схемы предприятия.

Анализ существующих информационных потоков направлен на определение и детализацию всех основополагающих показателей, оказывающих воздействие на информационную систему. При этом определяется степень обоснованности их использования в процессе формирования АИС.

Проведенные исследования подтверждают, что формирование показателей планирования и учета осуществляется путем задействования ограниченного объема процедур, имеющих типовой характер, и определяемых посредством анализа. Правильное выявление данных процедур способствует построению полноценных и эффективных автоматизированных информационных систем.

В качестве основного связующего звена, выступающего в качестве перехода от существующей системы управления к ее усовершенствованному варианту, выступает анализ существующих на предприятии информационных потоков. Подобный анализ позволяет добиться детальной оценки используемой схемы управления, определить ее сильные и слабые стороны, имеющийся потенциал, скрытые резервы, а также определить пути совершенствования данной системы, позволяющие добиться максимального результата при минимальных затратах. В результате за анализом информационных потоков стоит желание найти решения, позволяющие повысить общую эффективность управленческой деятельности на предприятии, на основе полноценного анализа всего объема имеющейся информации о работоспособности системы в текущих условиях.

Результатом проводимого анализа становится получение набора определенных данных. Во-первых, достоверные сведения об используемой организационной структуре. Получение подобных данных осуществляется на основе изучения всех цепочек перемещения информации с момента ее поступления в организацию, и до момента принятия окончательного управленческого решения. При этом осуществляется определение роли, которую выполняет каждый из элементов цепи на пути прохождения информации между начальной и конечной точкой.

Во-вторых, появляется возможность сформировать схему информационного обмена, действующую на предприятии. Данная схема несет в себе не только информацию об основных участниках взаимодействия и используемых для этого средствах, но и отражает временные и количественные параметры данного взаимодействия. Выявляются и каналы взаимодействия, обеспечивающие максимальную эффективность взаимодействия.

В-третьих, анализ позволяет определить первичные данные, то есть тот перечень информации, который поступает на предприятие из внешней среды, формируется непосредственно в рамках внутренней системы управления, или сведения, находящиеся в архиве управляющей системы. Для всех разновидностей информации характерны две общих черты: они используются в процессе управленческой деятельности, и поступают для последующего использования в уже готовом виде, не требующем дополнительной обработки. [15]

В-четвертых, на основе анализа появляется возможность отследить результаты работы управляющей системы, то есть данных, которые система выдает в результате обработки пакета первичной информации. В рамках выполнения подобной работы осуществляется формирование логистических цепочек обработки данных, выявление и определение влияния повторяющейся информации. После этого дополнительно используемые процедуры рассматриваются с точки зрения реализации информационных связей.

На основе анализа ИП появляется возможность сформировать первичные показатели, на основе которых в дальнейшем проводится расчет показателей производственного характера, определяемых для каждого из подразделений, задействованных в процессе управления на производстве. Одновременно анализ дает данные по основным критериям процессов обработки данных, включая уровень их использования, степень полезности и так далее.

В процессе работы с информационными потоками проводится работа по выявлению полного перечня документации, задействованной на предприятии в процессе реализации документооборота. Проведенные исследования позволили установить, что ООО "Молокозавод" использует в своей деятельности более 1000 разнообразных документов, перемещающихся между структурными подразделениями.

Таблица 1 - Количество форм документов, циркулирующих на предприятии

Подразделение	Количество форм документов
	Разрабатываемых	Поступающих
	всего	передаваемые	всего	от внешних организаций
Планово-экономический	58	29	47	1
Финансовый отдел	70	49	44	35
Отдел информ. систем	12	5	14	3
Отдел растениеводства	54	52	47	36
Отдел животноводства	62	47	39	39
Пищевой промышленности	74	67	52	48
Отдел главного механика	65	32	34	2
Отдел главного инженера	280	220	162	126
Коммерческий отдел	75	46	46	11
Отдел снабжения	17	9	21	2
Бухгалтерия	249	232	191	55
Юридический отдел	41	26	13	3

Анализ данных таблицы 1 свидетельствует о наличии тесной взаимосвязи подразделений между собой и с внешней средой.

Также из таблицы видно, что значительное количество форм документов, создаваемых в подразделениях, остается для собственных нужд, причем в ряде случаев остаются также копии передаваемых документов.

С целью проведения дальнейшего детального анализа весь объем документации разделен по функциональным признакам. В результате все документы разделены на внутренние и внешние, то есть используемые в границах предприятия, и поступающие в него из внешней среды. При этом первые дополнительно включают в себя документы, создаваемые на внутреннем уровне, и передаваемые адресатам во внешней среде. Распределение документов по видам представлено в таблице ниже.

Таблица 2 - Количество документов на предприятии

Группа	Количество
Внутренние документы	910
Включая, передаваемые внешним пользователям	320
Внешние	142
Итого	1052

Проведенный анализ позволил выявить повторное использование одинаковых документов, направляемых в адрес нескольких подразделений. Значительная часть документации используется для внутреннего пользования, причем она зачастую дополнительно дублируется за счет копирования.

В целом можно констатировать, что большинство документов имеют внутреннее происхождение, но при этом многие из них имеют соприкосновение с внешней средой, так как предназначены для передачи сторонним участникам информационных отношений. На основе проведенной группировки появляется возможность определить документацию, использование которой может быть рационализировано или позволит изменить существующие схемы движения. При этом необходимо учитывать, что какие-либо изменения в документах, контактирующих с внешней средой, могут быть внесены только после согласования со всеми пользователями документа, в том числе находящимися вне границ предприятия.

Изменения для документов, имеющих исключительно внутренний оборот, могут касаться их вида и наполнения, а также схем перемещения между подразделениями. Документация ООО "Молокозавод", отражающая производственную деятельность в зависимости от назначения может быть сгруппирована по отдельным функциональным направлениям управления. Результаты данной группировки отражены в представленной ниже таблице.

Таблица 3 - Группировка документов по назначению

Группа	Количество форм
Технологические	56
Плановые	201
Финансовые	325
Учётно-отчётные	214
Нормативные	125
Административно-организационные	15
Прочие	107
Итого	1052

Данный вид группировки имеет большую важность для организации процесса анализа, так как позволяет выявить наличие определенных закономерностей, характерных для движения групп документов между структурными подразделениями в зависимости от их функционала. [16]

В процессе разработки АИС значительное место уделяется вопросы частоты составления той или иной документации, а также ее последующей обработки. В результате существует целесообразность дополнительной классификации всей используемой документации еще и по этому критерию.

Таблица 4 - Группировка документов по показателям периодичности создания

Группа	Количество форм
Текущие	256
Ежесменные	5
Ежедневные	12
Еженедельные	7
Полумесячные	10
Месячные	251
Квартальные	96
Полугодовые	114
Годовые	274
Внеочередные	25
Итого	1052

Данный вид классификации также способствует понятию очередности создания и последующей обработки документации. В тоже время, представленная выше отчетность позволяет выявить только общие параметры работы документооборота, но не позволяет определить, какой фактический объем работы выполняется сотрудниками предприятия в рамках работы с существующими документами.

В процессе создания АИС с целью оптимизации процедур документооборота требуется выявить зависимость между документами в процессе их формирования. За счет этого выявляются последовательности построения схем движения потоков информации. Справиться с данной задачей можно за счет анализа всей документации (внутреннего и внешнего характера) по их формированию. Проведенные исследования показывают, что около 50 % всей документации, используемой на предприятии, относятся к категории "нулевой" группы, то есть на их основе принимается окончательное управленческое решение.

Еще 25 % всей используемой документации требуется только для того, чтобы на ее базе был создан еще один документ. Около 20 % документов в процессе дальнейшей работы становятся основой для 2-4 новых документов. Остальные образцы используются для формирования большего количества новых документов. При этом максимальным числом документов, создаваемых на базе одного исходника для компании ООО "Молокозавод" является 56 новых форм.

На основе анализа полученных данных можно констатировать, что половина всего объема документов является конечной, не требующей дальнейшего формирования других форм, а еще четверть требует создания единственной новой формы. Образцы документации, на основе которых формируется большой перечень новых документов носят единичный характер.

Для документации "нулевой" группы характерно ее использование одновременно на нескольких уровнях управления, что в свою очередь ведет к необходимости формирования для каждого из уровней в условиях отсутствиях общей централизации собственной архивной базы хранения данных.

Сегодня документооборот ООО "Молокозавод" выступает в качестве зеркального отображения производственной деятельности предприятия, и его изменения происходили параллельно с технологическими новшествами в производстве. Изменения касались как количественных и качественных параметров документов, так и маршрутов их движения внутри предприятия.

В результате формирование системы документооборота происходило в течение длительного временного интервала, и характеризовалось воздействием на него различных факторов объективного и субъективного характера.

В основе объективных причин лежат принципы совершенствование производственных процессов на основе логичных закономерностей. Эти причины выступают в качестве основных принципов построения управляющих систем, выступающих в качестве консолидированных процессов работы с поступающими данными. Данное правило характерно для любых предприятий, вне зависимости от их организационных форм и сферы деятельности. В результате существующий в управлении контур находит свое отражение в используемой системе документооборота.

Причины субъективного характера в основном косвенно воздействуют на документооборот, но при проведении анализа даже для них возможно определение закономерностей. В частности, они касаются зависимости движения документации от ее образования и последующего использования. В целом в системе обработки данных при проведении анализа имеется смысл предусмотреть деление на три составных части: плановые, фактические и нормативные документы.

В результате анализ обработки данных должен осуществляться с учетом данной классификационной схемы. Соответственно работа осуществляется по каждой из отдельных схем, описывающих определенное направление, а также по всей общей схеме, описывающей производственные процессы в рамках всего предприятия.

На основе проводимой исследовательской деятельности появляется возможность определения основных черт, характерных для используемых управленческих систем обработки информации, необходимых для дальнейшего выявления перечня рекомендаций для построения будущих систем автоматизации.

Проведенная работа по анализу используемых схем позволяет определить, что в практике ООО "Молокозавод" решение отдельных задач в рамках планирования осуществляется самостоятельно на уровне подразделений. Несмотря на то, что между подразделениями, принадлежащими различным направлениям, существует определенная система связей, усложняющая документооборот, большая часть документации направляется непосредственно из подразделений, задействованных в управлении в производственное звено, выступая в качестве регулятора.

Между отдельными подразделениями существует система прямых и обратных связей. Их наличие определяется несколькими причинами:

· Используемой методологией в планировании.

· Обособленным статусом подразделений в процессе решения задач планирования.

· Децентрализация при использовании существующей нормативной базы. [17]

В результате каждое из подразделений в процессе планирования занимается решением задач, характерных для различных уровней. Данное взаимодействие подразделений формируется на основе цепочек, обеспечивающих циркуляцию документации на предприятии. В процессе проведения исследовательской деятельности движения существующей документации необходимо исходить из двух направлений, оценивая данное движение, как с учетом проецирования существующей на предприятии организационной структуры, так и без ее применения.

В результате каждое из подразделений занимается в процессе планирования разработкой собственной документации, которая в дальнейшем передается в другие подразделения предприятия, в основном производственного характера. При этом на предприятии существует ряд подразделений, которые не занимаются деятельностью в сфере планирования, а только пользуются результатами разработок других подразделений.

На основе проведенного анализа можно установить, что часть используемой в обороте документации представляет собой исключительно контрольные или утверждающие функции. В частности, на них приходится значительный объем документации, поступающей в производственные подразделения.

Данные направляемые в подразделения для ведения планирования характеризуются параметрами производства, в частности проведения подготовительных мероприятий и обслуживания.

Бухгалтерия в процессе обработки поступающей информации проводится формирование и выдача сводной отчетности на основе данных, поступающих из других подразделений производственного, управленческого и обеспечивающего звена. Соответственно формируемая отчетность используется с целью обеспечения должной степени контроля за показателями хозяйственной деятельности.

Наибольший объем документации используется в бухгалтерии. Данное подразделение аккумулирует в себе всю отчетную информацию, существующую на предприятии, и осуществляет контрольную деятельности в сфере рациональности и целесообразности применения существующих ресурсов. Бухгалтерские отделы не только перерабатывают внутреннюю информацию, но и формируют документацию для ее последующей отправки во внешнюю среду для контролирующих и иных органов.

При оценке информационных потоков наибольшим по объему выступает поток из производственных подразделений в бухгалтерию. В меньшей степени от производства данные напрямую передаются в плановые отделы, где осуществляется работа по анализу основных показателей, и ведется контроль.

На основе указанного выше можно сделать несколько выводов.

Движение всей учетной документации осуществляется на основе нескольких уровней:

· Нулевой уровень. Объединяет документы первичного звена и отчетность производств.

· Первый уровень. Документация, поступающая по складской группе и финансовым отделам.

· Последующий уровень. Документация, формируемая на уровне функциональных подразделений.

· Заключительный уровень. Документация, подводящая результаты хозяйственной деятельности.

Вся документация, перемещающаяся между подразделениями, имеет своей конечной целью выработку оптимальных управленческих решений. При этом наряду с плановой документацией и отчетными данными активное применение находится нормативная информация, выступающая в качестве основы для обеспечения производства. [18]

Проведенный анализ используемой системы документооборота показывает, что в рамках совершенствования структуры требуется внесение изменений и в качественно-количественные показатели используемых документов. Необходимо удалить дублирующие документы, сократить количество нормативной документации, провести рационализацию существующих схем движения.

Действующая структура в рамках ООО "Молокозавод" выступает в качестве нерациональной, имеющей определенную избыточность и перегруженность, что требует изменения ситуации в лучшую сторону.

Таким образом, проведенный анализ выявил избыточность и нерациональность действующей на предприятии системы документооборота. В связи с этим наиболее правильным решением будет являться внедрение системы электронного документооборота.

Организациям всех типов деятельности и форм собственности автоматизация документооборота позволяет сократить временные издержки на обработку и формирование документов. Как следствие, организация получает конкурентное преимущество перед организациями, занятыми аналогичными видами деятельности, в принятии решений, рассчитанных на краткосрочную и долгосрочную перспективу.

Переход на использование СЭД становится гарантией слаженной работы всех отделов, отдельных структур, позволяет быстрее формировать и распространять документы внутри организации. Заинтересованные лица получают одновременный доступ к необходимым данным.

В основе ООО "Молокозавод" - продуманная и эффективная организационная структура. Набран штат необходимых сотрудников. Для обеспечения потребности в информации, организации документооборота используется несколько каналов. Руководители высшего ранга доверяют создание документов, приказов, распоряжений секретарю. Он же обрабатывает все документы, предназначенные для руководящего состава. Бухгалтерия отвечает за создание и обработку финансовых документов, накладных, счетов-фактур и иных документов, фиксирующих факты хозяйственной жизни предприятия. Производственные документы, подтверждающие производство определенного вида продукции, передачу на хранение и т. д. создаются и обрабатываются в центрах ответственности непосредственно в цехах и иных подразделениях.

Проведенный анализ показал, что за прошедшие 4 года объем документов, поступающих в организацию или формируемых на месте, постоянно рос.

В 2013-2014 годах обработкой документов занимались два сотрудника. В данное время за обработку всех документов отвечает один сотрудник. ФОТ сотрудников, занимающихся непосредственной обработкой документов, за этот же период времени уменьшился на 40 %.

3. Внедрение системы электронного документооборота

3.1 Формирование требований к системе электронного документооборота

При выборе системы электронного документооборота важно обращать внимание на следующие параметры:

- универсальность. Организация должна иметь возможность с минимальными затратами настроить систему под свои потребности и используемые типы документов;

- важно наличие возможности интеграции со стандартными текстовыми и графическими редакторами, используемыми в организации;

- если обработка или создание документов ведется более чем одним человеком, необходимо приобретать многопользовательский вариант;

- для руководителя и иных заинтересованных лиц важно наличие удаленного доступа;

- соотношение цена/качество/предоставляемые услуги.

Если выделить основные моменты, то при выборе СЭД важно учитывать:

- функциональные возможности;

- минимальный уровень знаний у пользователей;

- отсутствие значительных затрат на обновление и обслуживание;

- оптимальная цена. [19]

3.2 Выбор системы электронного документооборота

При выборе автоматизированной системы необходимо внимательно изучить несколько предложений, имеющиеся на рынке.

Наиболее популярными СЭД в России являются "Directum", "DocsVision", "1С: Документооборот 8".

1) DIRECTUM. Directum - система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

2) DocsVision. DocsVision является базисом для электронного документооборота - создания системы управления документами и бизнес-процессами и включает в себя только основные элементы, предназначенные для хранения информации, доступа к ней, а также обеспечивающие пользователю привычный и удобный интерфейс.

Система Docsvision предназначена для автоматизации управления документами и бизнес-процессами, включая как общую управленческую деятельность, так и различные функциональные задачи подразделений, и операционные процессы в деятельности предприятий.

3) 1С: Документооборот. "1С: Документооборот 8" является универсальной программой, она легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

Сравнительный анализ вышеперечисленных программных продуктов будет произведён на основании ряда критериев:

- используемые технологии;

- политика лицензирования и ценообразование;

- функциональные возможности;

- права доступа и информационная безопасность;

- поддержка;

- обучение.

Все перечисленные системы предоставляют пользователю одинаковые возможности. Если исходить из наименьшей цены, то необходимо выбрать систему "DIRECTUM", стоимость пакета 20 базовых лицензий составляет 148 200 рублей.

Но непосредственно стоимость приобретения системы - это не все затраты организации. Сотрудников необходимо обучить работе с новой системой и прочее. Расходы организации составили 30 000 рублей.

Факт приобретения системы не означает, что в организации с текущего момента документы будут обрабатываться быстро и безошибочно. Любую информационную систему необходимо внедрять в повседневную работу.

Переход на использование СЭД в повседневной работе позволяет:

- экономить время, ресурсы организации, в частности, можно оптимизировать штатное расписание, сократить количество работников, занятых подготовкой документов;

- улучшить каналы коммуникаций, как внутри организации, так и с внешними получателями документов.

Важно и то, что эффект от внедрения системы можно оценить качественно и количественно. Организация получает одновременно эффект двух видов или типов:

- сокращение расходов на оплату труда, приобретение канцелярских материалов. Данный тип эффекта называют прямым;

- косвенный эффект, получаемый от использования СЭД. Документы готовятся без ошибок, в более короткие сроки.

Косвенный эффект практически не поддается оценке. Необходимо получать заключение экспертной группы, а его можно назвать предвзятым, не соответствующим действительности. В то же время для организации косвенный эффект может оказаться важнее, чем средства, сэкономленные, например, на выплате заработной платы. [20]

Рассмотрим наиболее важные показатели и критерии, на основании которых можно говорить об эффективности внедрения СЭД:

- соотношение созданных документов в электронном виде к объемам бумажных документов, создаваемых за этот же период времени;

- количество сотрудников, перешедших на обмен документами в электронном формате;

- соотношение объемов документов, заверенных ЭЦП, к объему документов, изданных в бумажном варианте;

- наличие интеграции с текстовыми редакторами, системами обработки таблиц. Если в организации уже используются эффективные системы формирования документов, необходимо обеспечить возможность их интеграции с новой комплексной системой, например, использовать единую систему клиентов или поставщиков, справочники продукции и товаров и т. д. [21]

3.3 Экономическое обоснование разработанного проекта

Организация, внедряющая СЭД, получает эффект двух типов: прямой и косвенный. Первый вид эффекта позволяет оценить экономию на оплате зарплаты, покупке канцелярских товаров и т. д. Косвенный эффект характеризует общую выгоду, получаемую организацией от внедрения СЭД.

При расчете прямого эффекта будем учитывать только средства, сэкономленные на покупке бумаги, и то время, которое сотрудники экономят на ручном формировании документов. Эти расходы являются постоянными. Их можно рассчитать за день, месяц, квартал или год. Это позволит оценить окупаемость системы. [22]

В среднем, в месяц организация тратит на покупку бумаги около 5 000 рублей.

Для расчёта времени, сэкономленного на ручном оформлении документов, необходимо учесть следующие факторы:

1) сотрудник при создании аналогичных документов использует единый, ранее разработанный шаблон;

2) нет необходимости искать вручную нужный документ. Достаточно задать системе критерии поиска и получить нужный документ в минимальные сроки;

3) вся информация передается заинтересованным лицам в минимальные сроки. Это позволяет выполнять необходимые бизнес-процессы за меньшее время. [23]

Оценить количественные показатели, характеризующие эффект от внедрения СЭД можно в соответствии с таблицей, приведенной ниже.

На основании данной таблицы можно говорить о том, насколько снизилась трудоемкость при обработке документов, как сократились временные затраты.

Таблица 4 - Расчет затрат на типовые операции с документами компании до и после внедрения СЭД

Выполняемая операция	Среднее время до внедрения СЭД (мин)	Среднее время после внедрения СЭД (мин)	Число сотрудников, выполняющих операцию	Ежемесячное кол-во операций	Затраты времени на операцию до внедрения СЭД (человеко-дни)	Затраты времени на операцию после внедрения СЭД (человеко-дни)
Регистрация входящего документа	3	1	1	75	3	1
Регистрация внутреннего документа	3	1	1	25	3	1
Регистрация исходящего документа	3	1	1	67	4	2
Размножение документа по резолюции	5	0	1	200	5	0
Поиск документов с известными атрибутами	7	1	1	120	1,2	0,4
Поиск документов с неизвестными атрибутами	37	1	1	14	20	1
Подготовка типового документа	40	7	10	75	62	47
Согласование типового документа	36	18	10	60	31	25
Организация и подготовка совещаний	60	45	10	12	10	7,5
Выдача напоминаний о приближении срока исполнения документа	17	1	1	72	14	1
Передача документа на исполнение или ознакомления	15	1	1	90	14	1
Преобразование бумажного документа в электронный вид	10	0	1	60	6	0,5

Экономию времени, необходимого на создании документов, имеющих стандартный или ранее созданный шаблон, можно рассчитать по формуле:

(1),

где - время, необходимое на формирование типового документа до перехода на использование СЭД, мин;

- время, необходимое на формирование типового документа после перехода на использование СЭД, мин;

объем типовых документов, созданных по шаблону в месяц.

(40-7)75=33*75=2475 (мин)

- экономия времени персонала, использующего документы, созданные по шаблону, после перехода на использование СЭД.

По аналогичной формуле можно рассчитать экономию времени, необходимого на поиски нужных документов до и после внедрения СЭД

(2),

где - время, необходимое персоналу на поиск нужного документа в ручном режиме, без использования СЭД, мин;

· - время, необходимое сотруднику на поиск нужного документа, после перехода на использование СЭД, мин;

объемы документов в месяц, которые, так или иначе, приходится искать.

(7-1)120=6*120=720 (мин)

- было сэкономлено сотрудниками ну ручном поиске документов после того, как организация перешла на применение СЭД.

Аналогичным образом можно рассчитать время, сэкономленное на сборе всех необходимых подписей, после внедрения в повседневную работу СЭД, мин:

(3),

- время, затрачиваемое на подписание документа у всех необходимых лиц до того, как была внедрена СЭД, мин;

· -время, необходимое на согласование документа со всеми заинтересованными лицами после перехода на применение СЭД, мин;

количество документов, подлежащих согласованию ежемесячно.

(36-18)60=18*60=1080 (мин)

- экономится ежемесячно на проведении процедуры подписания и согласования документа со всеми заинтересованными лицами после перехода на использование СЭД.

По итогам всех вычислений можно сделать вывод о том, что секретарь или иное лицо, ответственное за подготовку документов, на всех операциях в месяц экономит:

С = И+П+Т (4),

2475+720+1080 =4275 (мин),

Или практически 9 полных рабочих дней.

За каждый рабочий день секретарю начисляется заработная плата в размере 1000 рублей. Соответственно, предприятие экономит на перечисленных ранее операциях 9 000 рублей только на выплате заработной платы персоналу.

Приведенные расчеты показывают, что прямой эффект от перехода на использование СЭД ежемесячно составляет:

5 000 + 9 000 =14000 рублей.

На основании этих данных можно говорить о том, что срок окупаемости СЭД "DIRECTUM" тринадцать месяцев.

Сокращение затрат на покупку бумаги и оплату труда персонала - только один из аспектов, свидетельствующих в пользу перехода на СЭД. Помимо этого, важно выделить:

- возможность одновременной работы нескольких человек над одним документом;

- сокращается время, необходимое на создание, обработку или поиск документа;

- доступ к СЭД имеет только ограниченное количество сотрудников. Это исключает риск порчи документа в результате злонамеренных действий. Каждый пользователь получает определенные права доступа; [24]

- все документы хранятся на сервере в электронном формате. Исключается риск порчи в результате потопа или пожара;

- есть возможность контролировать исполнение приказов и распоряжений;

- все работы четко регламентированы, что позволяет сократить временные интервалы на выполнение каждого бизнес-процесса. [25,26]

Помимо этого, руководители компании имеют возможность принимать решения, опираясь на корректную информацию, отслеживать результаты исполнения распоряжений.

На основании всего вышесказанного можно сделать вывод о том, что переход на применение СЭД позволяет создать эффективную основу для системы стратегического планирования и принятия решений в организации.

Заключение

Развитие рыночных отношений в аграрном секторе экономики РФ, нестабильность среды функционирования сельскохозяйственных товаропроизводителей требуют разработки и применения новых стратегических моделей развития в агропромышленном комплексе. Потребность в формировании эффективного менеджмента предприятия на основе информационного обеспечения в рыночных условиях ведения экономики вызвана самим процессом экономического развития и главной его целью - повышением эффективности производства. Под информационным обеспечением управления предприятием в данной работе понимается процесс удовлетворения потребностей пользователей в информации, необходимой для принятия управленческих решений разного уровня.

Основная цель данного исследования - разработка практических рекомендаций по анализу системы информационного обеспечения управленческой деятельности предприятия и по созданию эффективной системы информационного обеспечения управленческой деятельности предприятия, достигнута.

Цель удалось достигнуть путём выполнения следующих задач:

· изучение роли информационного обеспечения в управленческой деятельности предприятия;

· оценка и анализ использования современного информационного обеспечения на предприятиях;

· диагностика и проектирование информационных потоков в системе управления агропромышленного предприятия и обоснование направлений их рационализации;

· разработка механизма анализа и проектирования информационного обеспечения управленческой деятельности;

· реализация разработанного механизма информационного обеспечения управленческой деятельности на примере предприятия.

Список литературы

1. Венделева М.А., Вертакова Ю.В. Информационные технологии в менеджменте. Учебник и практикум для СПО. - М.:, 2016. - 462 с.

2. Рогов В.А., Чудаков А.Д. Средства автоматизации и управления. Учебник для академического бакалавриата. - М.:, 2016. - 404 с.

3. "Стратегии развития отрасли информационных технологий в РФ на 2014-2020 гг. и на перспективу до 2025 года" [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://online.zakon.kz/Document/?doc_id=31475586.

4. Чистов Д.В. - Отв. ред. Проектирование информационных систем. Учебник и практикум для СПО. - М.:, 2016. - 258 с.

5. Росстат. Федеральная служба государственной статистики. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.gks.ru/.

6. Б.В. Черников. Информационные технологии управления. - М.: Инфра-М, Форум, 2013. - 368 с.

7. М.В. Головицына. Методы, модели и алгоритмы в автоматизированной подготовке и оперативном управлении производством РЭС. - М.: Инфра-М, 2013. - 280 с.

8. Понятие об учете, его роли и значении в системе управления экономикой. [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.grandars.ru\.

9. Центр гуманитарных технологий [Электронный ресурс] Режим доступа: http://gtmarket.ru.

10. Лозовюк, А. Визуализация в ОС - История [Электронный ресурс]/ А. Лозовюк. - Режим доступа: http://intelliart.net/visualization/vizualizaciya-v-osistoriya.

11. Ш.М. Валитов, Ю.И. Азимов, В.А. Павлова. Современные системные технологии в отраслях экономики. Учебное пособие. - М.: Проспект, 2015. - 498 с.

12. Г.В. Осипов, В.А. Лисичкин, М.М. Вирин. Становление информационного общества в России и за рубежом. Учебное пособие. - М.: Норма, Инфра-М, 2015. - 304 с.

13. Российская государственная библиотека [Электронный ресурс] Режим доступа: http://dlib.rsl.ru/.

14. А. Карпов. Автоматизация бюджетирования и управленческого учета [Электронный ресурс] Режим доступа: www.bud-tech.ru.

15. В.В. Трофимов, О.П. Ильина, В.И. Кияев, Е.В. Трофимова. Информационные технологии В 2 томах. Том 1. Учебник. - М.: Юрайт, 2015. - 628 с.

16. В.Н. Шитов. Информационные технологии в туристской индустрии. Учебное пособие. - М.: КноРус, 2016. - 386 с.

17. Сети и системы связи [Электронный ресурс]URL: http://www.ccc.ru/.

18. В.Н. Логинов. Информационные технологии управления. Учебное пособие. - М.: КноРус, 2016. - 240 с.

19. Большаков, Т.Б. Операционные системы [Электронный ресурс]/ Т.Б. Большаков, Д.В. Иртегов. - Режим доступа: http://www.citforum.ru/ operating_systems/ois/introd.shtml.

20. Норица В.М. Классификация информационных управленческих систем [Текст]/ В.М. Норица, И.В. Храпов // Научно-практический межотраслевой журнал "Интеграл". - 2013. - № 3 (71). - С. 107.

21. М.А. Венделева, Ю.В. Вертакова. Информационные технологии в управлении. - М.: Юрайт, 2013. - 464 с.

22. Олейник, П.П. Корпоративные информационные системы: учебник для ВУЗов [Текст]/ П.П. Олейник. - СПб: Питер, 2012. - 176 с.

23. Соловьев Б.А. Управление маркетингом: 17 модульная программа для менеджеров "Управление развитием организации" [Текст]/ Соловьев Б.А. - М.: ИНФРА-М, 2012. -288 с.

24. Анисимов, Ю.П. Организация информационного обеспечения превентивного управления на предприятиях пищевой промышленности [Текст]/Анисимов Ю.П., Щербаков Д.А. // Теоретические и прикладные вопросы экономики и сферы услуг. - 2013. - № 1. - С. 37-43.

25. Ашмарина, С.И. Эффективность использования информационных ресурсов промышленных предприятий [Текст]/ С.И. Ашмарина, Б.Я. Татарских. - Саратов: Изд-во Сарат. ун-та, 2013. - 206 с.

26. О'Шонесси, Дж. Принципы организации и управления фирмой: Определение потребности в информации / Дж. О'Шонесси [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.management.com.ua/bp/bp023-11.html.

Размещено на Allbest.ru