Пути улучшения организации труда руководителя
Организация процесса жизнедеятельности руководителя. Задачи, входящие в его должностные обязанности. Требования к качествам менеджера. Матрица управления временем. Анализ структуры затрат рабочего времени коммерческого директора и пути их сокращения.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 27.04.2017 |
| Размер файла | 175,4 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
избыточная отчетность, отнимающая много времени на заполнение необходимых форм и материалов;
нерациональное техническое оснащение рабочих мест, что приводит к необходимости перехода в те отделы, где есть в наличии необходимая оргтехника;
большое количество служебных разговоров по телефону, прерывающих процесс работы.
Со стороны личностных и психологических характеристик руководителя могут проявляться следующие негативные моменты, влияющие на использование рабочего времени:
медлительность в действиях;
отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости;
повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени;
распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них до конца и другие факторы.
На основании выявленных причин, мешающих рациональному использованию рабочего времени, была заполнена таблица 8 «Факторы помех».
Таблица 8. Факторы помех
|
Виды помех, занятий |
Время, мин. |
Возможные причины потерь времени |
Меры по устранению |
|
|
Нерациональное планирование (Об этом виде помех говорит, например, то, что затраты времени на некоторые из обязанностей меньше плановых то есть, что данные дела выполняются в недостаточном объеме либо неправильно рассчитано плановое время на их выполнение (например, оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам, визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета на товары и т.п.), общественная работа). А на некоторые виды работ затраты времени, наоборот, неоправданно высоки (например, другие деловые телефонные разговоры, просмотр заявок-требований от рыболовных интернет- магазинов, подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов, анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм- поставщиков), прием посетителей по деловым вопросам. |
295 |
ориентация на действия, а не на достижение цели, что ведет к возникновению авралов отсутствие приоритетов выполнения работ в течение дня отсутствие каждодневного планирования рабочего дня и сбивание графика работы, игнорирование нормативов режимов труда и отдыха |
выполнение работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности); ведение предварительного планирования рабочего дня; ведение дневника рабочего времени изучение и использование нормативов режимов труда и отдыха, установленных в организации |
|
|
Работа в условиях кризиса, например, время, потраченное на ожидание в очередях, ожидание согласования решений, время на ремонт оборудования, повторная подготовка решений и т.д. |
185 |
нереалистичная оценка времени, отводимого на выполнение отдельных работ ориентация на проблему сбои в работе из-за несогласованности в планах работ с партнерами и коллегами (подчиненными) неполадки в работе имеющейся оргтехники, замедляющее процесс работы недостаточное количество необходимой оргтехники на данном рабочем месте, что приводит к необходимости служебных перемещений вследствие нехватки оргтехники |
реалистичное планирование затрат рабочего времени ориентация на имеющиеся возможности делегирование полномочий проведение анализа потребностей в оборудовании для организации рабочих мест закупка дополнительных единиц оргтехники |
|
|
Обычные дела и «текучка». Сюда относятся, личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), контакты с коллегами в рабочее время и т.д. |
205 |
отсутствие планирования перенесение важных дел на более поздний срок стремление пообщаться (посочувствовать) с коллегами (подчиненными) из-за отзывчивости или несоблюдения субординации между руководителем и подчиненными отсутствие самодисциплины прерывание работы телефонными звонками |
ставить цели и стремится к их достижению расстановка приоритетов работ самодисциплина формализация отношений с коллегами и подчиненными (соблюдение субординации) |
|
|
Транспортные затраты времени (на служебные разъезды) |
115 |
неверный расчет затрат времени на служебные разъезды сбои в работе общественного транспорта |
использование служебного транспорта |
Размещено на http://www.allbest.ru/
4. Проектные предложения. Пути улучшения использования рабочего времени
Теперь проанализируем затраты времени на выполнение различных видов работ за весь период наблюдения. Для этого заполним таблицу 9 «Анализ затрат рабочего времени за весь период наблюдений», где наглядно покажем необходимое сокращение затрат рабочего времени по каждому элементу затрат в процентном отношении к фактическим затратам рабочего времени на данную работу.
Таблица 9. Анализ затрат рабочего времени за весь период наблюдений
|
Наименование работ (перечень элементов затрат) |
Индекс (шифр затрат) |
Продолжительность работ, всего |
В том числе |
|||||
|
Сократить нельзя |
Можно сократить или исключить |
|||||||
|
мин. |
% к итогу |
мин. |
% к продолжительности данной работы |
мин. |
% к продолжительности данной работы |
|||
|
Изучение текущих (нормативных, директивных и др.) дел |
1 |
140 |
2,6% |
140 |
100,0% |
0 |
0,0% |
|
|
Поиск и работа с научнотехнической, экономической информацией |
2 |
255 |
4,7% |
255 |
100,0% |
0 |
0,0% |
|
|
Работа с корреспонденцией |
3 |
205 |
3,8% |
200 |
97,6% |
5 |
2,4% |
|
|
Подготовка отчетов, справок, докладов |
4 |
510 |
9,4% |
450 |
88,2% |
60 |
11,8% |
|
|
Осуществление переписки |
5 |
160 |
3,0% |
150 |
93,8% |
10 |
6,3% |
|
|
Телефонные разговоры |
6 |
90 |
1,7% |
0 |
0,0% |
90 |
100,0% |
|
|
Прием посетителей из других подразделений, организаций |
7 |
70 |
1,3% |
50 |
71,4% |
20 |
28,6% |
|
|
Участие в производственных совещаниях |
8 |
205 |
3,8% |
0 |
0,0% |
205 |
100,0% |
|
|
Участие в собраниях общественных организаций |
9 |
645 |
11,9% |
645 |
100,0% |
0 |
0,0% |
|
|
Подготовка собраний, совещаний |
10 |
445 |
8,2% |
445 |
100,0% |
0 |
0,0% |
|
|
Служебные разъезды |
11 |
555 |
10,3% |
450 |
81,1% |
105 |
18,9% |
|
|
Повышение квалификации |
12 |
90 |
1,7% |
90 |
100% |
0 |
0,0% |
|
|
Общественная работа |
13 |
365 |
6,8% |
300 |
82,2% |
65 |
17,8% |
|
|
Проведение собраний, совещаний |
14 |
565 |
10,5% |
450 |
79,6% |
115 |
20,4% |
|
|
Беседы с подчиненными |
15 |
250 |
4,6% |
250 |
100,0% |
0 |
0,0% |
|
|
Решение оперативных вопросов |
16 |
80 |
1,5% |
60 |
75,0% |
20 |
25,0% |
|
|
Решение перспективных вопросов |
17 |
30 |
0,6% |
30 |
100,0% |
0 |
0,0% |
|
|
Обход рабочих мест |
18 |
280 |
5,2% |
250 |
89,3% |
30 |
10,7% |
|
|
Прием по личным вопросам |
19 |
15 |
0,3% |
15 |
100,0% |
0 |
0,0% |
|
|
Личные дела |
20 |
265 |
4,9% |
200 |
75,5% |
65 |
24,5% |
|
|
Потери рабочего времени (нерегламентированные перерывы) |
21 |
60 |
1,1% |
60 |
100,0% |
0 |
0,0% |
|
|
Прочие затраты времени |
22 |
60 |
1,1% |
50 |
83,3% |
10 |
16,7% |
|
|
Регламентированные перерывы |
23 |
60 |
1,1% |
60 |
100,0% |
0 |
0,0% |
|
|
Итого: |
5400 |
100% |
4600 |
85,2% |
800 |
14,8% |
Таким образом, основываясь на мнении экспертов, с помощью организационно-технических мероприятий руководителю необходимо перераспределить 14,8% рабочего времени и более полно уделять внимание вопросам:
Беседы с подчиненными
Подготовка собраний, совещаний
Повышение квалификации
Кроме того, руководитель не использует полностью время, отведенное ему для отдыха, тем самым, нарушая режим труда и отдыха.
В результате проведенного анализа были выявлены некоторые моменты, мешающие эффективной организации работы руководителя. Причинами этого могут служить как факторы внешней среды, так и факторы внутренней среды организации и психологические факторы личности самого руководителя.
К наиболее значительным факторам внешней среды можно отнести проблемы с транспортом из-за которых возникают большие затраты на служебные разъезды, а так же ожидания в очередях.
Из факторов внутренних факторов организации можно выделить следующие:
получение срочных заданий (указаний, распоряжений) от вышестоящего руководства (вызов на срочные совещания, задания и т.п.), что приводит к спонтанному изменению планов
избыточная отчетность, отнимающая много времени на заполнение необходимых форм и материалов
нерациональное техническое оснащение рабочих мест, что приводит к необходимости перехода в те отделы
большое количество служебных разговоров по телефону, прерывающих процесс работы
Со стороны личностных и психологических характеристик руководителя могут проявляться следующие негативные моменты, влияющие на использование рабочего времени: медлительность в действиях;
отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости;
повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени;
распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них до конца и другие факторы.
Проведенные в данной курсовой работе исследования по использованию рабочего времени руководителем приводят нас к выводу, что данный процесс построен не рационально. Поэтому возникает вопрос об его усовершенствовании. В организации работы руководителя можно выделить положительные моменты. К ним относятся: отсутствие опозданий на работы и ухода с работы по неуважительным причинам, выполнение всех работ по должностной инструкции.
Но было выявлено, что руководитель тратит меньше времени, чем он запланировал на оперативные совещания с начальниками отделов по текущим вопросам. Причиной этому может быть или демократичный стиль управления, или уверенностью руководителя в самостоятельности и компетентности починенных в вопросах выполнения заданий и служебных обязанностей. Так же руководитель не полностью использует время, отведенное на регламентированные перерывы. Это указывает на возможность возникновения у него переутомления, усталости, стресса и привести к падению результативности его работы.
Остальные виды затрат рабочего времени руководителя также нуждаются в корректировке.
Для этого необходимо проработать внутренние установки.
Рационально распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов;
Исключить вмешиваться в чужие проблемы и обязанности при невыполнении собственных
Добиться улучшения взаимодействия с подчиненными. коллегами и вышестоящим руководством
ориентироваться на долгосрочные цели научиться расставлять приоритеты работ повысить самодисциплину.
Для улучшения наглядности требующихся мероприятий был составлен план организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени, представленный в таблице 10:
Таблица 10. План организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени
|
Раздел плана мероприятий |
Мероприятия по улучшению использования рабочего времени |
Меры по улучшению нужны |
Вид контроля |
||
|
Немедленно (какие) |
В течение года (какие) |
||||
|
Планирование рабочего времени |
Составление плана в письменной форме Последовательное планирование рабочего дня Использование метода «Альпы» Использование дневника рабочего времени Согласование долгосрочных целей с вышестоящим руководством и подчиненными Улучшить техническое оснащение рабочих мест Улучшить взаимодействие с подчиненными (заместителями) |
Овладеть знаниями и навыкам составления дневного плана. Доведение до сотрудников сведений о нормативах труда и отдыха в организации Произвести замену устаревшей техники и/или отремонтировать (модернизировать) имеющуюся |
Овладеть знаниями и навыкам составления долгосрочных планов Овладение различными методиками планирования Проведение исследований по анализу утомляемости сотрудников для уточнения нормативов труда и отдыха в организации Провести анализ потребности сотрудников в оргтехнике В соответствии с результатом анализа осуществить закупку и ремонт (модернизацию) необходимой оргтехники |
Промежуточный (проводить в конце каждого рабочего дня) Итоговый (проводить после выполнения задания) |
|
|
2. Факторы помех |
Бумажная работа Телефон вызовы на срочные совещания к вышестоящему руководству Помехи в работе общественного транспорта Личные разговоры с сотрудниками Личные разговоры по телефону Нерегламентированные перерывы на чай, кофе и т.п. |
Проведение структуризации необходимой работы. Снижение доли «текучки» и отказ от Незапланированной работы. Организация дилегирования части работ Организация временного служебного транспорта Улучшение самодисциплины |
Улучшение (автоматизация) системы документооборота Организация постоянного служебного транспорта |
Промежуточный (проводить в конце каждого рабочего дня) Итоговый (проводить после выполнения задания) |
руководитель управление время затраты
Заключение
В данной курсовой работе было проанализировано содержание труда коммерческого директора ООО «Финвэй» и представлены рекомендации по улучшению рационального использования его рабочего времени.
Анализ использования рабочего времени проводился в двух направлениях: использование фонда рабочего времени и оценка структуры затрат рабочего времени руководителя отдела.
Проведя данное исследование, можно сказать о том, труд руководителя, чью деятельность я анализировал, имеет определенные, достаточно серьезные недостатки, которые требуют устранения или хотя бы корректировки.
Таким образом, в заключение моей работы мне хотелось бы отметить следующее: труд руководителя должен быть четко регламентирован и должен соответствовать основным нормам и правилам.
Оптимизация труда руководителя основывается на исследовании и анализе продолжительности выполнения тех или иных профессиональных обязанностей. После сбора первоначальной информации о выполняемых работах, вычисляется их доля в совокупности всех работ.
В результате работы, основываясь на методе экспертных оценок, были выявлены несоответствия плановой продолжительности выполнения каждой из работ ее фактическому значению, и разработан план организационно-технических мероприятий по совершенствованию использования рабочего времени.
Список использованной литературы
1. Веснин В.Р. Основы менеджмента. М.: Элит-2000, 2011. - 440с.
2. Гандина Н.М. Экономика и нормирование труда. М.: НОРМА, 2014. - 320с.
3. Генкин Б.М., Петроченко П.Ф., Бухалков М.И. и др. Нормирование труда. М.: Экономика, 2015. - 278с.
4. Громов О.Н., Мишин В.М. Организация управленческого труда. М.: ГАУ, 2013. - 325с.
5. Зайверт Л. Ваше время - в ваших руках: (Советы деловым людям как эффективно использовать рабочее время). / Пер. с нем. - М.: Интерэксперт, ИНФРА-М, 2015. - 278с.
6. Зудина Л.Н. Организация управленческого труда. М.: ИНФРА-М, 2014. - 250с.
7. Ниссинен И. Время руководителя: эффективность использования. М.: Экономика, 2013. - 120с.
8. Персональный менеджмент. / По ред. С.Д. Резника, С.Н. Соколова, Ф.Е. Удалова, В.В. Бондаренко. - М: ИНФРА-М, 2012. - 320с.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Механизм управления рабочим временем руководителя отдела подбора персонала ООО "ИНКОМ-Недвижимость Севастопольское". Содержание труда руководителя и структурирование затрат его рабочего времени. Рекомендации по использованию рабочего времени руководителя.
дипломная работа [663,8 K], добавлен 26.01.2013Организация труда руководителя как условие эффективности организационных отношений, пути ее рационализации. Анализ организации личного трудового процесса руководителя: внутренний распорядок, условия делегирования полномочий, затраты рабочего времени.
курсовая работа [61,6 K], добавлен 18.02.2010Анализ затрат рабочего времени и организации труда менеджера на предприятии. Изучение тенденций формирования системы интенсификации труда и информационного обеспечения руководителя в условиях рыночной экономики. Описания механизма активизации менеджера.
дипломная работа [60,6 K], добавлен 02.05.2011Способ организации и психологические аспекты работы офис-менеджера. Деловые и личностные требования работодателей к вакансиям офис-менеджеров и секретарей. Основные должностные обязанности. Организация рабочего места и помощь в работе руководителя.
курсовая работа [39,7 K], добавлен 13.01.2011Характер, содержание, сущность, цели и задачи организации управленческого труда. Анализ затрат рабочего времени. Основные пути улучшения использования рабочего времени руководителей и специалистов. Инвентаризация затрат рабочего времени в организации.
курсовая работа [561,7 K], добавлен 23.09.2015Сущность и характеристика труда руководителя, его отличительные особенности и делегирование полномочий. Основные моменты работы с документами и прием посетителей. Особенности организации рабочего места руководителя. Планирование рабочего времени.
реферат [48,7 K], добавлен 17.10.2010Методические основы организации труда. Организация труда управленческого персонала. Ее особенности. Связь с НОТ. Деятельность руководителя в структуре управления. Управленческая позиция руководителя. Пути ее совершенствования. Стиль руководства.
реферат [43,6 K], добавлен 22.06.2003Научная организация труда руководителя, рабочее место руководителя и его рациональная организация. Оснащенность техническими средствами обработки, учета и хранения информации. Требования к организации рабочего места руководителя и к проведению встреч.
реферат [66,8 K], добавлен 25.01.2010Задачи исследования системы менеджмента на предприятии: повышение производительности труда, снижение затрат на продукцию. Методы исследования процессов управления. Значение фактора времени в самоорганизации. Изучение использования времени руководителя.
курсовая работа [82,8 K], добавлен 09.11.2014Понятие, роль и место менеджера в системе управления. Основные требования, предъявляемые к личностно-деловым качествам современного менеджера. Выявление влияния профессиональных качеств менеджера на его деятельность. Классификация ролей руководителя.
курсовая работа [48,8 K], добавлен 22.01.2013
