Современное российское документоведение

5. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ;

6. Укрупненные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию;

7. Основные правила работы архивов организации;

8. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления;

9. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93;

10. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения;

11. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов).

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

В Трудовом Кодексе РФ большая часть посвящена регулированию отношений между работником и работодателем организации, а в связи с этим и оформлению документации по персоналу в связи с приемом на работу, перемещением работника в организации, а также расторжением трудового контракта.

Уголовный Кодекс РФ регулирует отношения между работником организации и государством. В нем установлена уголовная ответственность за тот или иной вид нарушения в сфере документирования.

Базовым законом информационного законодательства являлся Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» № 24-ФЗ от 20 февраля 1995 г., который установил:

- термины и определения, связанные с информацией, документом, информационными ресурсами и их использованием;

- право собственности на отдельные документы и массивы документов;

- создание информационных систем, использование информационных технологий и средств их обеспечения;

- правовой порядок в области защиты информации.

В настоящее время принят новый федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [3].

Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ от 06.04.2011 N 63-ФЗ устанавливает правовые основы использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе [4].

Федеральный Конституционный Закон «О государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. устанавливает Государственный герб Российской Федерации, его описание и порядок официального использования [2].

Федеральный закон РФ «О техническом регулировании» № 184-ФЗ от 27 декабря 2002 г. был введен вместо ранее действовавшего закона «О стандартизации» № 5154-1 от 10 июня 1993 г., который был отменен с 1 июля 2003 г. [5].

В новом законе «О техническом регулировании» изменилась трактовка понятия «стандарт». Если раньше под стандартом понимался нормативный документ, то теперь в законе закреплен принцип добровольного применении стандартов.

ГОСТ Р 6. 30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, разработанный Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России, принят и введен в действие постановлением Госстандарта России № 65-ст от 3 марта 2003 г. [6].

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, включенные в ОК 1-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Стандарт устанавливает:

- состав реквизитов документов;

- требования к оформлению реквизитов документов;

- требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

В ГОСТе приводятся правила оформления реквизитов, схемы их взаимного расположения, требования к бланкам организации.

Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела разработаны Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Это нормативно-методический документ, определяющий порядок работы с различными видами документов в архивах организаций на современном этапе, включая электронные документы.

В разделе «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов" большая часть состоит из следующих типов документов: Заказы, контракты, приказы, протоколы, отчеты, письма, телеграммы и т.д. В этом разделе, важно подробно описать процедуру для просмотра и выравнивания каждого вида, и даже разновидности документов в организации.

Этот раздел определяет структуру текста различных документов, порядок их регистрации. Все это должно сопровождаться примерами организации документов. "Порядок печати и репродукции" часто украшают раздел в руководстве. Присутствие этих секций в инструкции значительно упрощает процедуру подготовки документов, относящихся к организации, и исключает их повторное перерисовки и перерегистрацию.

Разделы для обработки документов написаны на основе технологии, принятой в той или иной организации: традиционная или компьютеризированной. Все этапы работы с документами, присутствующих как в традиционной технологии, а также в автоматизированных, но они различаются по характеру операций.

Инструкции по ведению делопроизводства, а также Правил подготовки и оформления документов, если они изолированы в отдельном документе утвержден. Чаще всего, заявление осуществляется приказом руководителя организации.

Инструкции по учету должны быть в каждой структурной единицы и каждый сотрудник организации должен знать о его получении.

Недостатком тока на сегодняшний день нормативно-правовой базы управления документами является его ориентация в первую очередь на государства, структура бюджета.

Рассмотрим основные документы, которые могут быть использованы службы документационного обеспечения управления в разработке своих собственных документов, и быть уверенным в пользе закона, доказательств своих собственных документов, если это необходимо.

Положение вступило в силу с даты их утверждения. Правила включают в себя общую процедуру для подготовки и обработки документов, и в особенности подготовки отдельных видов документов: приказы, распоряжения, инструкции, протокола.

Они окрашены процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, экспертизы ценности документов, регистрация случаев, подготовка товарно-материальных запасов, быстрые случаи хранения и передачи их в архивного хранения.

Руководство для работников ДОУ в настоящее время какие-либо конкретные российские организации могут служить в качестве руководящих принципов для разработки правил по управлению документами в федеральных органах исполнительной власти, считает весь цикл рабочего процесса от создания (приема входящих) документов до их передачи в архивы: общие требования к подготовке и оформлению различных видов документов, порядок оформления документов, контроль за их исполнением, составление дел номенклатуры, формирование и регистрацию случаев [8, с. 37].

Руководство предназначено для обеспечения единой методологической основы для управления документами в федеральных органах исполнительной власти. Методические рекомендации основаны на положениях федеральных законов и иных нормативных правовых актов в области информации, документации, архивов.

Основное содержание методических рекомендаций - это раздел 3. Структура и содержание инструкции по документации. Ее подразделения выделены в соответствии с правилами разделов рабочего процесса.

Основные правила организации архивов обсуждаются в вопросах деталей, таких как разработка случаи номенклатуры их формирования и регистрации организации, организация и порядок проведения экспертизы ценности документов, порядок передачи документов в архиве организации. .

По Положению применяются формы документов, обеспечивая задание резервного копирования (например, перечень случаев, действует на выделении к уничтожению дел, не могут быть сохранены; номенклатура структурных подразделений дела и организации в целом, внутренний бизнес инвентаризации документы охватывают случай и т.д.) [12, с. 74].

В настоящее время наблюдается значительный рост культуры работы с документами в нашей стране. Прошли те дни, когда эта сторона организации пренебрегали.

Везде есть внедрение систем электронного документооборота, расширение сферы электронных документов, служащих на услуги по управлению записями, все квалифицированные специалисты все чаще принимаются, получили соответствующее образование.

Все эти действия характеризуются высоким качеством исследования, с учетом современных тенденций в офисе.

В частности, некоторые из вопросов, связанных с использованием электронных технологий в документации для документации, передачи документированной информации.

Однако, как можно видеть даже из названий их позиции формально относятся только к федеральным властям. Конечно, они используются с некоторыми оговорками других органов исполнительной власти, органами власти Российской Федерации. Тем не менее, огромный массив негосударственных субъектов, для которых вопрос о доказательствах, юридическая сила его собственных документов имеет первостепенное значение, не подпадает под действие этих стандартов учета.

Заключение

В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по многим законодательным и нормативным актам. Знание этих документов для специалистов в области делопроизводства необходимо. Здесь приведем лишь краткую характеристику важнейших законодательных и нормативным актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению документов, так и целиком посвященные данным вопросам.

В настоящее время информация рассматривается как ресурс, который, как и традиционные ресурсы (труд, энергия, полезные ископаемые) можно добывать, перерабатывать, использовать, распространять.

В любой организации обязательно используется управленческая информация. Но сама по себе информация не имеет силу, практического применения, пока она грамотно не переработана и не сохранена. Для того, чтобы она приобрела дальнейшее применение в управлении, она должна быть заключена в официальный документ.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. На наших глазах изменилась сама терминология. Традиционное понятие "делопроизводство" начинает уходить в прошлое. На смену приходит несколько громоздкое, хотя и точное по сути словосочетание «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Прежде всего, это понятие охватывает не только организационно-распорядительные документы (с которыми в основном имеет дело традиционное делопроизводство), но всю документацию, которая так или иначе используется в организации - научно-техническую, проектную, конструкторскую и т.п. Распространяется оно и на принципиально новые виды документации, определяемые как "информационные ресурсы" - реестры, регистры, базы и банки данных, интернет-сайты и т.п. В современных условиях порядок обращения со всеми этими видами документации и условия доступа к ним должны быть едиными. Управленческое решение принимается не только на основании распорядительного документа, оно предполагает анализ всей возможной информации, относящейся к существу вопроса. Чем шире круг такой информации, доступный руководителю в реальном режиме времени, тем выше вероятность успешного решения проблемы.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренний организации любого учреждения, предприятия, организации, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Документы являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источников для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Любая сфера деятельности основывается на законодательной, нормативной базе и методических документах. Работа с документами - не исключение. В данной выпускной квалификационной работе был проведен анализ соответствия управленческих документов конкретной организации нормативно-методическим требованиям.

Успех любого начинания зависит от многих факторов, в том числе от умения юридически грамотно оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любой организацией при работе с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решения, не обходится без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием дел, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением для уничтожения.

Нормативно-методическая база делопроизводства представлена огромной совокупностью законов, различных актов и методических документов, которой необходимо уметь пользоваться, применять в своей профессиональной деятельности. Знания в области документирования необходимы для правильного составления изготовления и оформления документов, их передачу и обработку, хранение и уничтожение. Так же знание и умение позволяют упростить работу с документами, что позволяет сэкономить время.

Резюмируя представленный обзор основных нормативно-методических документов по делопроизводству и работе с документами в РФ, необходимо отметить, что технология в работе с документацией в нашей стране является хорошо продуманной системой, организованной на рациональных и обоснованных принципах. Квалифицированный секретарь или документовед, владеющий этой технологией и имеющий соответствующие знания о нормативных требованиях, окажется более полезен своей организации, нежели тот, который каждый раз «изобретает колесо» на свой страх и риск. Кроме того, получив информацию о существующих нормах работы с документами, секретарь или делопроизводитель станет эффективно работающим звеном системы документационного обеспечения управления своей организации.

Список литературы

1. Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 // СПС «Консультант+»

2. Федеральный Конституционный Закон «О государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 // СПС «Консультант+»

3. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации и защите информации» от 27.07.2006 N 149-ФЗ // СПС «Консультант+»

4. Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ от 06.04.2011 N 63-ФЗ // СПС «Консультант+»

5. Федеральный закон РФ «О техническом регулировании» № 184-ФЗ от 27 декабря 2002 г // СПС «Консультант+»

6. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации // СПС «Консультант+»

7. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» // СПС «Консультант+»

8. Андреева, В. И. Делопроизводство в кадровой службе: практ. пособие с образцами док. / В. И. Андреева. 3-е изд., испр. и доп. М.: Бизнес-шк. «Интел-Синтез», 2012. - 247 с.

9. Байкова, И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами / И.Ю. Байкова. - М.: Эксмо, 2013. - 288 с.

10. Баласанян, В. Э. Применение АС ДОУ для повышения эффективности управления / В. Э. Баласанян // Делопроизводство. - 2012. - № 1. - С. 16-19

11. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): учебное пособие для студентов среднего профессионального образования - М.: Издательско-торговый центр «Маркетинг», 2012. - 336 с.

12. Белов М.И. Делопроизводство и документооборот: учеб. Пособие для вузов изд. М.:Эксмо, 2015.-621с.

13. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: ТЕРМИКА, 2014. - 172 с.

14. Быкова, Т.А. Делопроизводство [Текст]: учеб. для студентов вузов / Т.А. Быкова, Л.В. Санкина; под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. ? 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Инфра-М., 2012. - 364 с.

15. Васильева И.Н., Желнинский Г.С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент. Часть I. Учебное пособие - М.: Вузовский учебник, 2014. - 347 с.

16. Ватолина М.В. Организация работы с документами. - Ростов-на-Дону : Феникс, 2014. - 320 с.

17. Гваева, Ирена Викторовна. Делопроизводство [Текст] : учеб. справ. / И. В. Гваева, С. В. Собалевский, 2013. - 223 с.

18. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: Электронный учебник. - М.: Юнити-Дана, 2014. - 390 с

19. Гущина, Инна Александровна. Документационное обеспечение управления в социально- культурном сервисе и туризме [Текст] : учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности 100103 "Соц.-культур. сервис и туризм" / И. А. Гущина, Н. А. Зайцева, 2015. - 239 с.

20. Делопроизводство: образцы документов. Организация и технология работы (с учетом нового ГОСТ 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов) [Текст] / сост. В.И. Галахов, И.К. Корнеев и др. ? 3-е изд., перераб. и доп. ? М.: Проспект, 2014. ? 480 с.

21. Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент. - М.: Бератор, 2013. - 327 с.

22. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для вузов / И.Н. Кузнецов. - 2-е изд. - М.: Издательство Юрайт, 2013. - 576 с.

23. Замыцкова О.И. Делопроизводство: учебное пособие. - Ростов-на-Дону : Феникс, 2015. - 351 с.

24. Кабашов, С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях [Текст]: учеб. пособие / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. ? М.: Флинта; Наука, 2012. ? 296 с.

25. Кирсанова, М. В. Делопроизводство в органах государствен-ной власти и местного самоуправления: учеб. пособие / М. В. Кирсанова, С. П. Кобук, Ю. М. Аксенов. М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сиб. соглашение, 2014. - 358 с.

26. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: документац. обеспечение упр.: учеб. пособие / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. 5-е изд., испр. и доп. М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сиб. соглашение, 2013. - 359 с.

27. Кудряев, В. А. Организация работы с документами: учебник / В. А. Кудряев [и др.]. М: ИНФРА-М, 2012. - 371 с.

28. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления), издание 4-е, испр. и доп. - М.: ООО «Журнал «Управление Персоналом», 2013. - 408 с.

29. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями, 5-е изд., стер. - М.: Омега-Л, 2012. - 319 с.

30. Мосеев, Р.Н. Современное документоведение: учебное пособие / Р.Н. Мосеев; Министерство образования и науки Российской Федерации, Московский государственный открытый университет. - М.: АСТ: Восток-Запад, 2014. - 377 с.

31. Некраха, А.В. Организация конфиденциального делопроизводства и защита информации [Текст]: учеб. пособие для студентов вузов / А.В. Некраха. - М.: Академ. проект, 2012. - 224 с.

32. Непогода, А.В. Делопроизводство организации. Подготовка, оформление и ведение документации [Текст]: 75 образцов основных документов / А.В. Непогода, П.А. Семченко. - 2-е изд., стереотип. ? М.: Омега ? Л., 2013. ? 480 с.

33. Охотский, Е. В. Делопроизводство в системе государственной службы: учеб. пособие / Е. В. Охотский. М.: Изд-во РАГС, 2012.- 251 с.

34. Пещерская Н.Н., Козлов Н.В. Правильно оформляем документы на компьютере. - СПб: Наука и техника, 2014. - 224 с.

35. Пшенко А.В. Документационное обеспечение (Делопроизводство): Учеб. Пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФА-М, 2013. -256с.

36. Раздорожный, Анатолий Алексеевич. Документирование управленческой деятельности [Текст] : учеб. пособие по дисциплине специализации специальности "Менеджмент орг. " / А. А. Раздорожный, 2013. - 303 с.

37. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. - М.:ВНИИДАД, 2015. - 288 с.

38. Рогожин, М. Ю. Документационное обеспечение управления: учеб.-практ. пособие / М. Ю. Рогожин. М.: ТК Велби, Проспект, 2015. - 369 с.

39. Сологуб, Ольга Павловна. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов [Текст] : учеб. пособие / О. П. Сологуб, 2015. - 207 с.

40. Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). / В.А. Спивак. - СПб.: Питер, 2014. - 240 с.

41. Стенюков, М. В. Документы. Делопроизводство / М. В. Стенюков. М.: Приор-издат, 2014. - 321 с.

42. Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство: Справочное пособие. - Киев, 2014. - 241 с.

43. Чуковенков, А. Ю. Правила оформления документов: Коммент. к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации: Унифициров. система орг.-распорядит. документации. Требования к оформлению док.» / А. Ю. Чуковенков, В. Ф. Янковая. М.: ТК Велби, Проспект, 2014. - 297 с.

Размещено на Allbest.ru