Этикет на рабочем месте

Многие руководители считают, что сообщать работнику об увольнении надо не в своем кабинете, а на «нейтральной территории» или в том помещении, где работает этот сотрудник, чтобы избежать ненужных пререканий. Храните спокойствие даже в том случае, если вас будут в чем-то обвинять. Не пытайтесь оправдываться, лучше скажите: «Мне очень жаль, что вы так к этому относитесь».

Предметно остановитесь на обсуждении вопроса о выходном пособии.

- Не извиняйтесь.

- Не говорите дурно об уволенном сотруднике в присутствии его бывших коллег.

- Предоставьте увольняемому возможность уйти с работы, не потеряв собственного достоинства, например, подать заявление об уходе по собственному желанию.

Просьба о рекомендации

Если вы уходите с работы или вас увольняют в связи с трудностями, переживаемыми компанией, вы, возможно, захотите обратиться к вашему работодателю с вопросом о том, сможет ли он или она дать вам рекомендацию, когда вы подыщете себе новое место службы. Вместо того чтобы просить своего бывшего нанимателя написать вам стандартное письмо «Тому, кого это может заинтересовать», лучше будет подождать, пока с такой просьбой к нему лично обратится ваш потенциальный новый работодатель. К рекомендательным письмам, как правило, относятся с некоторой долей скептицизма, и большая часть возможных нанимателей предпочитает им личное общение с бывшим руководителем нанимаемого. В ходе такой беседы потенциальный наниматель может задать интересующие его вопросы о тех ваших качествах, которые особенно понадобятся сотруднику на будущей работе.

Для того чтобы вашему бывшему работодателю было проще дать вам характеристику, о которой, возможно, попросит новый наниматель, оставьте небольшую справку о той работе, которую вы выполняли на фирме, ваших обязанностях и продвижении по службе.

Как давать рекомендацию

Если вы согласились дать рекомендацию начальнику вашего бывшего сотрудника, вам следует знать его или ее сильные качества и четко представлять себе тот вклад, который сотрудник внес в деятельность вашей компании или отдела. Это позволит вам сказать несколько хороших слов в адрес бывшего служащего даже в том случае, если он или она по каким-то причинам не смогли продолжать работу на вашей фирме.

С просьбами дать рекомендацию кому-то из ваших бывших служащих обращаются, как правило, по телефону. Возможно, в тот момент, когда вам позвонят, вы будете очень заняты, однако не забывайте, что для человека, который какое-то время на вас работал, этот разговор может быть крайне важен. Поэтому, если вы в момент звонка будете проводить совещание или опаздывать на заранее назначенную встречу, лучше попросите секретаршу передать тому, кто хочет с вами переговорить по данному вопросу, чтобы вам перезвонили в более удобное для вас время. Но в назначенный час уделите несколько минут исключительно обсуждению этой темы.

Характеризовать работника с отрицательной стороны вам не следует - если уж вы согласились дать рекомендацию, значит, вам не трудно будет найти несколько добрых слов о человеке, которому вы это обещали. Вместе с тем, не нужно и кривить душой, поэтому когда вам задали вопрос, на который вы можете дать лишь отрицательный ответ, лучше вам вообще уклониться от него и просто сказать: «На этот вопрос мне бы отвечать не хотелось», или: «Я не готов ответить на ваш вопрос».

В том случае, когда вы отказали бывшему сотруднику в характеристике, и кто-то из руководителей компании, в которую он обратился в поисках работы, нашел ваш телефон по справочнику и решил вам позвонить на свой страх и риск, не будет ничего плохого в том, чтобы дать о человеке положительный отзыв. Если же ничего хорошего вы ответить не сможете, постарайтесь, тем не менее, построить свой ответ достаточно конструктивно и в то же время искренне, отделив ваше личное мнение, сложившееся о человеке, от его объективной служебной характеристики.

Так, например, если вы уволили Ивана Ивановича с работы за то, что он постоянно опаздывал, а вас, как человека скрупулезно пунктуального, это очень раздражало, однако во всех остальных отношениях он был неплохим работником, вам так и нужно сказать, подчеркнув, что лично для вас обязательность - непременное качество любого сотрудника. Такой ответ может дать позвонившему ключ к принятию окончательного решения.

Письменные характеристики

Когда вы согласились дать бывшему сотруднику письменную характеристику - точно так же, как и устную, - вам следует помнить о том, что ее получатель полагается на ваше мнение, как на честную оценку ответственного делового человека.

Письменные характеристики выполняют особую функцию, представляя собой объективный отзыв о человеке, с которым вы вместе работали или просто общались. В таком документе вам следует упомянуть обстоятельства, при которых вы познакомились, и дать оценку его качеств и способностей. Можете привести в подтверждение своего мнения конкретные факты.

Если же по каким-то соображениям вы не хотите составлять письменную характеристику, просто отклоните такую просьбу. Вместо этого можете дать номер вашего телефона и предложить заинтересованному нанимателю позвонить вам. Такое решение позволит в ходе беседы обсудить качества человека, которому вы согласились дать устную рекомендацию, а также ответить на те вопросы, которые вам могут быть заданы.

Отрицательная характеристика

Просьбы о предоставлении служебных характеристик работодатели получают на протяжении многих лет, зачастую даже после того, как сами выходят на пенсию. Легко и приятно давать людям положительные характеристики, отмечая все те ценные деловые и личные качества, которые делают человека полезным для работы в любой фирме и приносят сотрудникам радость от общения с ним. Однако дать рекомендацию работнику, которого вы вынуждены были уволить, бывает существенно сложнее.

Прежде всего, необходимо обладать достаточной широтой взглядов и признать, что этот сотрудник имеет определенные положительные качества. Именно им вы можете уделить в письменной характеристике основное внимание. Уточните, что хотя в вашей компании он работал не так, как ожидало от него руководство, тем не менее, в другой фирме его работа могла бы считаться вполне удовлетворительной.

Кроме того, вам следует быть тактичным. Служащие имеют право на получение письменной характеристики, хранящейся в их личном деле, и если они узнают о том, что там их характеризуют только негативно, может начаться судебное разбирательство. Избегайте как категоричных утверждений, выносящих тем, кто на вас работал, окончательный приговор, так и бездоказательных выводов.

Самый простой способ дать отрицательную характеристику состоит в том, чтобы написать в ней как можно меньше, тем самым показывая потенциальному нанимателю, что вы будете рады лично ответить на его вопросы по телефону.

5. Работа на новом месте

Изучение в деталях порядков, заведенных в компании, куда вас взяли на работу, поможет вам в первые недели более эффективно и с меньшими издержками справляться со своими обязанностями. С этими правилами вы можете ознакомиться, попросив в отделе кадров специальный информационный буклет для принятых на службу сотрудников, либо на установочном занятии, если таковое проводят на фирме, или просто узнать о порядках у сотрудников, с которыми вы вместе работаете.

Вам следует выяснить время начала и окончания работы, обеденного перерыва, продолжительность отпуска, порядок оплаты по болезни и правила предоставления свободных дней. Кроме того, вам стоит уточнить, на чье имя и по какой форме надо писать заявления и служебные записки. И, конечно же, не забудьте спросить, когда и с какой периодичностью вам будут выплачивать зарплату, какие суммы будут из нее удерживаться, какие премии могут вам причитаться и каковы критерии увеличения жалованья.

Начиная работу, важно выяснить, кто из сотрудников отвечает за отдельные элементы производственного процесса, узнать их должности и имена. Это поможет вам обратиться по адресу в том случае, если потребуется помощь, а также передать выполненную работу тому, кто должен ее у вас принять. Приступив к новой службе, не смущаясь обращайтесь к сослуживцам за помощью. Окружающие скорее извинят ваше незнание, чем простят ошибки.

Когда вы в первый раз придете на работу, ваш начальник, его секретарь или заместитель покажут вам все помещения офиса, которые вам следует знать, и представят вас сотрудникам. Постарайтесь внимательно отнестись к именам ваших новых сослуживцев, чтобы скорее их запомнить. В этом вам поможет повторение их имен, когда вы будете приветствовать их. Когда вы познакомитесь поближе, то, скорее всего, станете называть коллег по именам, однако сразу же этого делать не следует.

Когда вас будут представлять остальным сотрудникам, пожимайте им руки. Если вы сидели, встаньте, даже в том случае, когда вы старше: вы ведь позже других пришли на эту работу.

В том случае, если вы получили одну из управленческих должностей, возможно, в первый же день вам захочется самому пройти по офису и познакомиться с сотрудниками. Когда вы сидите за письменным столом, а к вам в кабинет вошел кто-то из работников, с которыми вы еще не познакомились, вам следует подняться и пожать вошедшему руку. Вы гораздо больше выиграете, проявив вежливость, чем кичась своим чином.

Первый день на службе так же непрост, как начало любого нового дела, он, пожалуй, всегда самый трудный. Когда подойдет время обеда, а вас никто не пригласит в столовую, может быть, одному вам лучше туда не ходить. Пройдитесь вместо этого по улице, подышите воздухом, или съездите домой, выпейте чашечку кофе, если вы недалеко живете. Совсем ни к чему сидеть в одиночестве за письменным столом и сетовать на судьбу.

Ближе к концу рабочего дня не следует постоянно поглядывать на часы и первым бросаться к двери, как только выйдет время. Не стоит также слоняться по помещению с безразличным видом. Если вы в первый день на новой службе задержитесь минут на пятнадцать, то сможете понаблюдать, как будут вести себя отдельные сотрудники перед уходом. Используйте это время, чтобы привести в порядок письменный стол, разложить бумаги и т.п.

Не стоит спешить сразу же заводить дружбу с кем-то из новых коллег, пока вы не разберетесь в обстановке на фирме и в политике, проводимой ее руководством. Будьте вежливы и доброжелательны со всеми сослуживцами, однако воздерживайтесь от установления с ними тесных личных контактов, особенно на первых порах. Но самое главное - не принимайте никакого участия в склоках и сплетнях, а также не задавайте ни о ком из сотрудников вопросов личного характера.

Как человека нового, вас все равно не посвятят во внутренние дела и отношения, существующие в сложившемся коллективе, только станут говорить, что вы суете нос в чужие дела, хотя намерения ваши при этом были самыми искренними, и вы лишь хотели получше разобраться в происходящем.

Как в светском обществе, так и в деловых кругах этикет дает возможность с легкостью и изяществом решать повседневные проблемы. И в общественной, и в деловой жизни людям в общем-то нужно одного и того же: превыше всего ценятся взаимное уважение, а также способность считаться с чувствами тех, кто вас окружает.

Помимо этого есть и другие необходимые условия, которые мы могли бы назвать требованиями к деловому общению. Нам не только следует выполнять те из них, которые облегчают личные отношения, мы еще должны поступать так, чтобы действия наши соответствовали стандартам поведения, делающим профессиональные взаимоотношения одновременно и приятными, и полезными. Одно здесь нераздельно связано с другим, но главная цель соблюдения таких требований состоит в том, чтобы создать на работе благожелательную обстановку, которая способствовала бы личному успеху каждого из сотрудников.

Несмотря на то, что некоторые установленные процедуры могут показаться вам нелепыми или ненужными, когда вы начнете работать на новом месте, не спешите настаивать на проведении незамедлительных преобразований. Сначала присмотритесь повнимательнее к тому, как ведутся дела, и попробуйте понять, почему рабочий процесс организован именно так, а не иначе. Обратите внимание на то, как сотрудники отвечают на телефонные звонки, одеваются, обставляют свои рабочие места и кабинеты, перекусывают в перерыве, обмениваются служебными записками и т.д. Сначала определите для себя приоритеты, которыми руководствуются окружающие вас люди, и только после этого создавайте свои собственные.

Любые изменения и новшества, которые вы решите вводить в установившийся распорядок, станут гораздо более целесообразными в том случае, если сначала вы детально познакомитесь с уже существующими процедурами.

Размещено на Allbest.ru