Бизнес планирование с использованием программы Microsoft Project

3.1.2 Краткое описание продукта Microsoft Project

Microsoft Project является одним из лидеров на рынке программных продуктов предназначенных для разработки календарного плана работ и сетевого графика проекта, включая длительность и затраты по его стадиям и применяемые как системы управления проектами.

В данном дипломном проекте использовалась версия MS Project 2002. В эту версию были внесены глубокие изменения в отличие от MS Project 2000. Если предыдущая версия состояла только из настольного приложения MS Project 2000 и дополнялась серверным пакетом MS Project Central, то теперь семейство MS Project включает три приложения: настольные приложения MS Project Standard и MS Project Professional и сервер MS Project Server. Кроме того, MS Project Standard и MS Project Server версии 2002 переведены на русский язык [9].

Стандартная и профессиональная редакции MS Project предназначены для создания плана проекта, который затем можно опубликовать на сервере MS Project Server для организации совместной работы над проектом. С помощью сервера MS Project Server члены проектной команды получают от руководителя задачи, сообщают о ходе их выполнения, перепоручают их друг другу. Руководитель проекта в соответствии с данными, поступающими от сотрудников, отслеживает ход выполнения работ, а руководство организации анализирует загрузку сотрудников и состояние всех проектов, выполняемых в организации.

В качестве СУБД, используемой MS Project Central, предшественником MS Project Server, могли выступать и Oralce, и MS SQL Server. MS Project Server может использовать в качестве СУБД только MS SQL Server версий 7 и выше.

Для совместной работы над проектными документами предназначен пакет Share-Point Team Services, входящий в дистрибутив MS Project Server. Этот пакет использует в качестве СУБД MS SQL Server, и его возможности доступны и в стандартной, и в профессиональной редакции MS Project.

Отличия стандартной редакции от профессиональной

Если в организации не используется сервер MS Project Server, то отличия между стандартной и профессиональной редакцией не будут заметны, поскольку они связаны с возможностями использования сервера MS Project Server.

Комбинация MS Project 2002 стандартной редакции и сервера MS Project Server предназначена для совместной работы небольших групп над проектами. Комбинация же профессиональной редакции MS Project 2002 и сервера предназначена для работы над проектами в крупной организации. Поэтому при использовании профессиональной редакции сервер позволяет осуществлять операции, необходимые на крупном предприятии, такие как централизованное хранение шаблонов проектов и списка сотрудников предприятия. Кроме того, в профессиональной версии доступны средства автоматизированного подбора сотрудников в проект на основе их навыков, а также возможно прогнозирование загрузки предприятия с учетом определенных сценариев развития событий.

3.1.3 Краткое описание продукта Microsoft Solutions Framework

Microsoft Solutions Framework - это набор лучших практик, которые позволяют успешно поставлять технологические решения в более короткие сроки, меньшим числом людей и с более качественными результатами. MSF базируется на внутреннем жизненном цикле проектов Microsoft's и улучшен, благодаря семилетней обратной связи от Microsoft Services (MCS and Premier), от внутренних Operations and Technology Group (OTG), заказчиков и партнеров, а также опыту проектирования, разработки и размещения сложных, критически-важных решений Microsoft в реальной жизни.

Вот некоторые улучшения в новой версии методологии:

MSF версии 3 объединяет лучшее из двух предыдущих MSF Process Models - обеспечивая единый жизненный цикл, который управляет технологическими проектами всех видов, включая:

· разработку программного обеспечения;

· размещение инфраструктуры;

· интеграцию приложений предприятия и сложные проекты, включающие элементы вышеперечисленного;

· MSF версии 3 включает улучшенное руководство Team Model для перехода к большим проектам и описывает функции каждой роли;

· MSF версии 3 обеспечивает сильную интеграцию с совокупностями знаний по управлению проектами (project management bodies of knowledge), такими как PMI, IPMA, и Prince2, средствами новой дисциплины управления проектами MSF;

· MSF версии 3 удовлетворяет потребность в готовности команды (team readiness) путем введения новой MSF Readiness Management Discipline (дисциплина управления готовностью);

· MSF версии 3 включает улучшенный подход к управлению рисками с помощью новой дисциплины управления рисками (MSF Risk Management Discipline);

· MSF версии 3 обладает более тесной интеграцией с Microsoft Operations Framework (MOF);

Кроме того, что немаловажно, намного больше документации, чем раньше. опубликовано в открытом доступе и доступно бесплатно [10].

3.1.4 Краткое описание продукта Spider Project

Первая версия пакета управления проектами Spider Project была выпущена в конце 1992 года. С тех пор пакет непрерывно развивается, в процессе расширения его функциональных возможностей учитываются особенности и потребности российского рынка.

Методология, положенная в основу Spider Project, имеет целый ряд особенностей по сравнению с традиционными подходами к управлению проектами, описанными в PMBOK Guide. В соответствии с этим возможности пакета Spider Project во многом отличаются от того, что предлагается западными поставщиками программных продуктов в области управления проектами. Для того чтобы показать эти отличия, недостаточно просто описать технические характеристики пакета, поэтому в статье рассматриваются те его особенности, которые имеют отношение к предлагаемой методологии управления проектами Spider Project и представляются принципиально важными.

Программное обеспечение Spider Project предназначено для различных групп пользователей. В его составе имеется профессиональная система Spider Project Professional, а также более дешевые версии Desktop (однопользовательский вариант профессиональной системы) и Lite (вариант с ограниченными функциональными возможностями).

При внедрении пакета обычно используется следующая конфигурация.

Spider Project Professional устанавливается в проектном офисе для мультипроектного моделирования и управления, а также в тех подразделениях, в которых принимаются решения по управлению организацией в целом (например, там, где планируется и осуществляется финансовое управление, снабжение).

Spider Project Desktop используется для управления отдельными проектами, количество установок в организации определяется числом одновременно ведущихся проектов. Обычно на одно рабочее место Professional приходится четыре-пять рабочих мест Desktop.

Spider Project Viewer предназначается для просмотра проектов, в этой версии не предусмотрено проведение расчетов. Обычно устанавливается у руководства. Статистика показывает, что на предприятии число используемых Spider Project Viewer примерно в два раза превосходит число используемых рабочих версий.

Spider Project Lite - усеченная, рассчитанная на простые проекты версия пакета, функциональные возможности которой тем не менее достаточно серьезны (стоимостные компоненты, пулы назначений ресурсов, базы данных, оптимизация расписаний и пр.).

Особенностиью пакета является множественные иерархические структуры работ. Существуют различные способы и рекомендации по построению иерархической структуры работ (ИСР). Оптимальность здесь отсутствует, а удобство определяется конкретным проектом. В пакете Spider Project пользователям дается возможность ввода и параллельного использования неограниченного количества иерархических структур работ для операций одного проекта. Как правило, используется по меньшей мере три ИСР, позволяющие проанализировать проект с разных сторон [11].

Предварительный обзор и сравнение функциональных возможностей пакетов позволил установить, что наиболее подходящими для поставленной перед мною задачей являются два продукта Project Expert и Microsoft Project.

С целью окончательного выбора было проведено бизнес планирование инновационного мероприятие с использованием названных программ.

3.2 Планирование с использованием программ. Сопоставительный анализ и выбор инструмента для базового предприятия

3.2.1 Планирование с использованием Project Expert

ЗАО «Петроэнергосервис» планирует приступить к выпуску опытного образца высоковольтной ячейки КРУ типа К-594 напряжением 6(10) кВ. Как показали маркетинговые исследования стоимость готовой ячейки со схемой релейной защиты выполненной на микропроцессорных элементах предполагается 380000 рублей. По предварительной оценке, собственные расходы предприятия по выполнению этой работы составят 295000 рублей.

Описание планирования и его результатов проводится в соответствии с рекомендуемой разработчиками последовательностью в виде последовательности шагов.

Смоделируем процесс основных мероприятий, который включает в себя следующие основные работы:

· утверждение технического задания на изготовление;

· модернизация и изготовление сборочных узлов;

· сборка ячейки;

· сертификация;

· реализация 1-го образца ячейки.

Создание нового проекта

Создадим новый проект и укажем его характеристики:

название: производство ячейки К-594

· дата начала: 01.06.2005

· продолжительность: 1год

Для ввода данных достаточно нажимать соответствующие иконки на удобном всплывающем меню. (рис. 3.2), (рис. 3.3)

Рис. 3.2

Рис. 3.3

Рассмотрим назначение основных итоговых таблиц программы. Это финансовые отчеты, демонстрирующие результаты хозяйственных операций, осуществляемых предприятием в процессе своей деятельности.

Кэш-фло (отчет о движении денежных средств) показывает денежные потоки от трех видов деятельности:

· основной (операционной) деятельности;

· инвестиционной деятельности;

· финансовой деятельности.

На основе отчета о движении денежных средств можно определить потребность в финансовых ресурсах на конкретный период времени, а также рассчитываются основные показатели эффективности инвестиций.

Таблица, прибыли и убытки показывает доходы и расходы предприятия за определенные периоды времени и в конечном итоге - способность предприятия работать с прибылью.

Баланс отражает финансовое состояние предприятия, состав и стоимость имеющегося имущества (актив) и источники его формирования (пассив) в определенный период времени.

Анализ этих таблиц позволяет получить полное представление о финансово-хозяйственной деятельности, предусмотренной бизнес планом. Кроме того, таблицы служат исходными данными для оценки эффективности инвестиций и расчета финансовых показателей, которые будут рассматриваться далее.

Формирование списка продуктов

Внесем в таблицу « Продукты/услуги» наименование продукта: «ячейка К-594», единицу измерения: «шт.» и дату начала продаж (пока произвольную): «01.06.2005», поскольку реальные продажи будут осуществляться в соответствии с графиком сбыта продукта, который определим ниже (рис.3.4).

Рис. 3.4

Выбор валюты проекта

В диалоге «валюта проекта» возможно выбрать основную валюту по которой будут осуществляться расчеты. Выберем рубль. Второй валютой проекта определим доллар США. Как наиболее распространенная валюта и стабильная, он будет полезен при анализе результатов расчетов. Здесь же необходимо указать курс на момент начала проекта 27,92р. и темп роста/падения курса за год, что составляет 4% (рис. 3.5).

Рис. 3.5

Налоговое планирование

Для начала рассмотрим абсолютно нереальный сценарий, предполагающий отсутствие всяких налогов. Поэтому таблицу «налоги» заполнять пока не будем.

Календарный план

Календарный план представляет собой последовательность этапов работ, каждый из которых имеет собственное наименование и характеризуется сроком выполнения, стоимостью, а также набором параметров, определяющих его содержание. При добавлении этапа в календарный план открывается диалог «редактирование этапа» в котором можно внести его характеристики. Вводим поочередно основные этапы выполнения проекта (рис. 3.6).

Рис.3.6

Таблица, содержащая календарный план, представлена в левой части активного окна и включает в себя не только наименование этапов, но и все относящиеся к ним данные. Правая часть окна содержит графическое изображение календарного плана (диаграмма Ганта). Здесь же можно внести изменения в сроки проведения работ и указать предполагаемую стоимость выполнения каждого этапа.

Заметим, что возможно разделить работы на этапы с различной глубиной детализации. Время реализации суммарного этапа выставляется автоматически, равным сумме временных затрат его составных этапов. На данный момент все этапы начинаются одновременно, но в нашем случае определенный этап не может начаться, пока не завершиться предыдущий. Поэтому необходимо создать временные зависимости выполнения этапов с помощью кнопки связывание (рис. 3.7)

Рис. 3.7

Результаты связывания отражены в рис.3.8.



Рис.3.8

Примечание: некоторые этапы проекта имеют время реализации меньше рабочего дня, однако выполнение этапа в часах установить не удается.

План сбыта

Нашим проектом предусмотрена продажа одного экземпляра продукта после изготовления и завершения его сертификации. Условия сбыта можно описать в диалоге «план сбыта» (рис. 3.9)

В таблице, расположенной в верхней части, присутствует название нашего продукта, поскольку мы уже внесли его ранее в список продуктов. Остается только указать его цену: 380000 рублей, как это предусматривалось условиями плана.

В нижней части диалога введем объем сбыта: нулевые значения в первые 2 месяца - это время производства ячейки (по календарному плану оно составляет 59 дней, но по дням план сбыта разбить не возможно, поэтому округляем до месяцев) и 1 ед. - в 3 месяце. Однако, можно гибко смоделировать ценообразование (сезонность, инфляция, нестандартные налоги), условия оплаты (по факту, в кредит, продажа с авансом), условия поставки (потери, равномерность поставок).

Рис.3.9

После ввода данных можно сразу объем продаж посмотреть графически, нажав на кнопку «показать график» (рис. 3.10). Нажав кнопку «закрыть» после завершения ввода, мы заканчиваем работу по подготовке данных для нашего проекта и можем перейти к анализу первых результатов.

Рис. 3.10

Расчет проектов

Выполним расчет проекта. В нашем проекте мы описали простую ситуацию: Фирма производит определенные затраты, чтобы в конце установленного периода получить доход, продав единичный экземпляр созданного продукта. Следует заметить, что в данном сценарии отсутствует циклический процесс производства и издержки реализации проекта отображены как инвестиционные затраты в календарном плане.

Оценивая результаты проекта, важно понять, насколько эффективна эта операция, по сравнению с другими видами деятельности. Имеет ли смысл, вкладывать деньги в этот бизнес? В сущности, это основной вопрос, на решение которого направлены наши усилия. В поисках ответа на него нам помогут показатели эффективности инвестиций.

Выберем закладку «анализ проекта» и нажмем кнопку «эффективность инвестиций». Здесь можно увидеть значения показателей характеризующих наш проект (рис. 3.11).

Рис. 3.11

Рассмотрим некоторые из них.

Период окупаемости РВ показывает, с какого момента времени проект начинает приносить прибыль. Значение этого показателя можно было назвать и без расчетов, доходы которые перекрывают наши затраты ожидаются на 4 месяц проекта.

Чистый приведенный доход NPV определяет величину разности между денежными поступлениями и выплатами равную 120000 рублей.

Индекс прибыльности демонстрирует соотношение между денежными поступлениями от проекта и вложенными средствами.

Выводы

Судить о том, насколько хорошо или плохи значения этих показателей можно только сравнивая их с аналогичными оценками других видов деятельности, которые представляют интерес для вложения денежных средств. В качестве такой альтернативы часто рассматривают банковские вклады. Бизнес, который дает меньший доход, чем проценты по банковским вкладам, мало привлекателен для инвестора. Разумеется, при выборе учитывается не только доходность, но и уровень риска, сопряженный с тем или иным видом вложения денег.

Необходимо обратить внимание на тот факт, что показатели эффективности проекта не зависят от условий привлечения денежных средств на его осуществление. Они демонстрируют финансовую «производительность» нашего проекта.

Дисконтирование денежных потоков

Чтобы несколько приблизить оценку проекта к реальным условиям, необходимо учесть, что равные по номиналу денежные выплаты имеют разную стоимость в различные моменты времени. Поэтому для приведения всех выплат к сопоставимым величинам их подвергают дисконтированию. В диалоге «настройка расчета» в разделе «проект» выберем закладку «ставка дисконтирования», где в верхней части диалога устанавливается общая ставка дисконтирования. Введем в поле «рубли» значение ставки равное 20%, а для доллара - 8%. Выберем шаг дисконтирования в период 1 месяц (рис. 3.12).



Рис. 3.12

Теперь выполним расчет проекта и посмотрим полученные результаты в уже знакомом окне «эффективность инвестиций» (рис. 3.13).

Рис. 3.13

Как видно, внесенные нами изменения привели к уменьшению чистого приведенного дохода NPV и индекса прибыльности Pl, что отражает уменьшение реальной стоимости оплаты работ по договору с учетом ставки дисконтирования.

Влияние макроэкономических факторов

Посмотрим, как проявит себя налог на добавленную стоимость. С этой целью откроем диалог «налоги» в разделе «окружение», внесем в список налогов НДС и установим для него значение ставки равное 18%, а налогооблагаемую базу: «добавленная стоимость». Затем, нажав кнопку « настройка», откроем окно «параметры налогообложения» и установим в поле «переплаченный НДС» значение «переносится в будущие периоды» (рис. 3.14).

Рис. 3.14

Закончив работу с этим диалогом, нажав на кнопку «Расчет проекта», отправляемся в раздел «результаты» смотреть изменения (рис. 3.15).

Рис. 3.15

Если в кэш-фло все выплаты включают в себя НДС, то таблица прибыли и убытки отражают цифры, очищенные от НДС. Нетрудно подсчитать, что величина этого налога, входящая в стоимость работ по изготовлению ячейки составляет 12966,10 р.

В балансе, по строке «краткосрочные предоплаченные расходы» показан переплаченный НДС. Сумма НДС, подлежащая к уплате, показана в балансе в строке «отсроченные налоговые платежи» в 3 месяце проекта. Появление здесь НДС в виде отсроченного платежа указывает на тот факт, что налог начисляется в 3 месяце, а выплачивается в следующем за ним (рис. 3.16).

Рис. 3.16

Чтобы посмотреть, как покажет себя налог на прибыль, введем в модуле «налоги» ставку этого налога равную 24% при ежемесячном режиме выплат и налогооблагаемой базе «прибыль» (рис. 3.17).

Рис. 3.17

После расчета проекта в таблице прибыли и убытки в строке «налог на прибыль» появляется сумма налога равная 17288,14р. на эту величину уменьшается сумма чистой прибыли (рис. 3.18).

Рис. 3.18

В таблице кэш-фло строка «налоги» содержит общую сумму выплаченных налогов, включающую НДС и налог на прибыль - (12966,10+17288,14) (рис. 3.19).

Завершив борьбу с налогами, следует признать, что наш проект несколько потерял в своей инвестиционной привлекательности.

Рис. 3.19

Финансирование проекта

Просмотр таблицы кэш-фло, отражающей движение денежных средств, показывает дефицит наличности с первого по второй месяц проекта. Ясно, что в таких условиях вести какую либо деятельность невозможно. То есть наш проект попросту нереален, не обеспечив финансирование затрат нельзя получить доход. Возможности ЗАО “Петроэнергосервис” позволяют финансировать данный проект, но смоделируем ситуацию с привлечением заемных средств.

Таким образом, для обеспечения предполагаемой деятельности необходимыми финансовыми ресурсами следует позаботится о заемных средствах. Для решения этой задачи откроем диалог «займы». Диалог «займы» открывается нажатием одноименной кнопки в разделе «финансирование». в таблице, находящейся в верхней части диалога введем название «MuchMoney Bank», а также дату, сумму и срок кредита. Необходимо установить такие условия кредитования, чтобы полностью закрыть дефицит денежных средств, но не допускать излишка и не переплачивать проценты.

Поэтому установим дату получения кредита 01.06.2005, сумму равную 295000р., а срок возврата 2 месяца. После этого можно перейти к подробному описанию параметров кредитного договора в нижней части диалога (рис. 3.20).



Рис. 3.20

Выбрав закладку «выплаты процентов» установим ставку процентов за кредит в размере 17% без капитализации. Задолженность по процентам мы будем выплачивать в конце срока кредита, вместе с выплатой основной задолженности, поэтому в поле «отсрочка первой выплаты» установим 2 месяца, а в списке «задолженность выплачивается» выберем «с последней выплатой». График поступления кредитных средств установим в соответствии с нашими потребностями, то есть, 265000 рублей в первый месяц и 30000 рублей во второй. Для этого в диалоге «схема» введем одну ежемесячную выплату, обеспечивающую предусмотренные проектом затраты (рис. 3.21).

Рис. 3.21

Проведем перерасчет проекта. Теперь картина вполне благоприятна. В таблице кэш-фло издержки подготовительного периода полностью перекрываются займами, поэтому дефицита наличности не наблюдается. Как видно из таблицы сумма процентов за кредит уменьшает наш доход (рис. 3.22). В балансе нашего предприятия на протяжении первых двух месяцев имеется дефицит собственных средств, который компенсируется полученным кредитом. Зато в третьем месяце появляется прибыль, оправдывающая временные финансовые затруднения (рис. 3.23)

Рис. 3.22

Рис. 3.23

Заметное ухудшение показателей эффективности объясняется появлением дополнительных расходов на выплату процентов (рис. 3.24).

Рис. 3.24

Результаты планирования

В таблице “кэш-фло” поступления и выплаты денежных средств сгруппированы по трем основным направлениям деятельности: операционная, инвестиционная и финансовая. Поступления от операционной деятельности, то есть продажа продукта, в размере 380000 рублей (включая НДС) происходит на третий месяц проекта. Инвестиционная деятельность отражается ежемесячными расходами в размере 165000 рублей в 1 месяц и 30000 рублей во 2 месяц на оплату услуг по разработке продукта. Баланс денежных средств обеспечивается постоянным поступлением кредитных траншей по 165000 рублей в 1 месяц и 30000 рублей во 2 месяц, отраженных в разделе финансовой деятельности. После получения выручки от продажи продукта, возврата кредита и выплаты всех налогов по итогам 3 месяца мы получаем остаток наличных средств равный чистой прибыли равной 46992 рубля с учетом дисконтирования, рассчитанной в расчете эффективность инвестиций. Итоговая строка “кэш-фло” отражает сумму денежных средств, имеющихся на балансе предприятия. В таблице “Баланс” денежные средства появляются на 3 месяц проекта. До этого момента в активе баланса присутствуют только “краткосрочные предоплаченные расходы”, отражающие НДС, входящий в стоимость изготовления оборудования. В пассиве строка “Отсроченные налоговые платежи” содержит: начисленный к уплате НДС и налог на прибыль, итого 28350,24 рублей.

Анализ чувствительности

Оценить влияние различных факторов на показатели эффективности проекта можно с помощью модуля «анализ чувствительности». Модуль «анализ чувствительности» открывается нажатием одноименной кнопки в разделе «анализ проекта».

Исследуем устойчивость проекта по отношению к изменениям различных факторов (рис. 3.25). Выберем в верхней части диалога в списке анализируемых показателей «анализ по NPV». Из списка варьируемых параметров выберем два «ставка налогов» и «цена сбыта». С помощью кнопки «добавить» включим их в таблицу для анализа.

Теперь определим интервал отклонения этих величин от -20% до 20% с интервалом 5% и нажмем кнопку «пересчитать». В результате вычислений заполняется расположенная ниже таблица. В ней представлены значения показателя эффективности в выбранной валюте (в нашем случае рубли). Выделим обе строки таблицы, проведя указателем мыши по названию строк и нажмем кнопку «график». На экране появляется расчетный график. На полученном графике хорошо видно, что получение чистого приведенного дохода в размере 60000 рублей может быть достигнуто путем повышения цены сбыта на 10%.

Графики

Графическое представление данных может быть значительно информативнее табличных значений. В Project Expert позволяет достаточно удобно строить различные графики. Для этого есть диалог «графики», который открывается нажатием кнопки в главном меню программы.

Рис. 3.25

Программа позволяет анализировать ситуацию с учетом баланса организации. Для этого в диалоге «компания» в разделе «стартовый баланс» заполним вкладки «активы» и «пассивы» на основании баланса компании за 2004 г. (рис. 3.27)

Рис. 3.27

Заключение

В разработанном проекте мы воспользовались не всеми возможностями программы Project Expert. За пределами рассмотрения остались средства описания производственного процесса, инструменты построения инвестиционного плана, процедуры формирования плана сбыта, построение схем финансирования, расчета стоимости бизнеса.

3.4.2 Планирование с использованием Microsoft Project

Введение

Таблицы -- это один из основных способов представления проектных данных в программе.

В проектном файле все данные хранятся в виде двух таблиц, одна из которых содержит информацию о задачах, а вторая -- о ресурсах проекта, то есть задействованных в выполнении задач людях и материальных ценностях. Эти две «внутренние» таблицы состоят из множества полей, большинство из которых созданы «про запас» и обычно не используются. Некоторые из них могут быть задействованы при программировании, в тонких настройках, функциях анализа проекта и т. д., но не нужны при стандартном использовании MS Project. Во время работы с проектом, как правило, требуются вполне определенные срезы информации. Например, данные о стоимости проекта, загруженности тех или иных ресурсов, сроках окончания работ по текущим задачам и т. п. Поэтому в каждый момент времени требуется иметь перед глазами только необходимую информацию. Это позволяет сконцентрироваться на ней и более эффективно работать.

Создание нового проекта и определение календаря

Создадим новый проект и укажем его характеристики:

название: производство ячейки К-594

дата начала: 01.06.2005

необходимо определить календарь. В Project, каждый ресурс имеет календарь задающий рабочие и нерабочие дни, и количество рабочих часов в днях. По умолчанию, календари ресурсов созданы на основе календаря проекта. Мы можем создать другие календари для отражения разных сдвигов и основывать календари ресурсов на них. Определим рабочее время ЗАО “Петроэнергосервис”, а именно с 8-30 до 17-30 с перерывом на обед с 13-00 до 14-00, выходные выставим суббота и воскресенье (рис. 3.28). Однако, мы можем назначить количество часов в день и кол-во рабочих дней в месяце в любом количесиве.

Рис. 3.28

Ввод задач

Для создания уникального продукта или услуги (результата проекта) нужно осуществить некоторую последовательность работ. Задача планирования проекта заключается в том, чтобы достаточно точно оценить сроки исполнения и стоимость этих работ. Чем точнее дана оценка, тем выше качество плана проекта. Чтобы дать точную оценку, нужно хорошо представлять состав работ проекта, то есть знать, какие именно работы нужно выполнить для получения его результата. Только после того, как составлен список проектных работ, оценивается длительность каждой из них и выделяются ресурсы, необходимые для их выполнения. И лишь затем можно оценить стоимость и сроки исполнения каждой задачи и, в результате сложения, общую стоимость и срок проекта. Вот почему определение состава работ является первым шагом при планировании проекта.

Вводим список задач проекта. В столбце “Длительность” укажем время, необходимое для выполнения каждой задачи, вводя числа с указанием единиц времени («часов», «дней» или «месяцев»). Даты начала и окончания вводить пока не следует. Чтобы упорядочить задачи по этапам, введем название каждого этапа, перечислив под ним все относящиеся к нему задачи. Затем выделяем задачи, составляющие этап, и поместим их на уровень ниже задачи, представляющей этап. В полях «Длительность» и «Затраты» для суммарной задачи будут показаны общие значения длительности и затрат для всего этапа, вычисленные по соответствующим параметрам подзадач, расположенных на один уровень ниже. В виде диаграммы Ганта список задач представлен на рис. 3.29.

Рис. 3.29

Диаграмма Ганта -- это один из наиболее популярных способов графического представления плана проекта, применяемый во многих программах управления проектами. Диаграммы являются графическим средством отображения содержащейся в проектном файле информации. Из диаграмм можно получить визуальное представление о последовательности задач, их относительной длительности и длительности проекта в целом. Не случайно первые диаграммы для представления хода работ по проекту появились уже в XIX веке и с тех пор остаются популярным средством для представления проектных данных. В MS Project диаграммы являются не только средством просмотра проектной информации. С помощью диаграмм можно вводить новые данные и редактировать существующие.

Создание связей между задачами

Многие задачи в проекте зависят от других задач. Такие задачи не могут быть начаты или закончены до начала или окончания других задач. Лучший способ запланировать зависимые задачи это связать их. Когда мы связываем задачи, Project может перепланировать их в зависимости от изменений. Между связанными задачами можно создавать более сложные отношения, добавляя время опережения или запаздывания (рис. 3.30).

Рис. 3.30

По умолчанию задачи начинаются так быстро как возможно. Если задача должна быть выполнена к определенной дате, программа дает возможность выставить ограничение по этой. Связывая задачи, необходимо больше проявлять гибкости для вычисления планировки с изменениями, поэтому избегаем ограничений, если в них нет необходимости. Ограничение задачи зависящей от другой задачи, может привести к нежелательным последствиям. Использование жесткого ограничения является оправданным, например, при необходимости начать конкретную задачу (событие) точно в указанный день (рис. 3.31). После процедуры связывания задач автоматически определилось суммарное время выполнения проекта что составляет, согласно выбранному календарю, 59 календарных дней

Рис. 3.31

Планирование ресурсов

После планирования задач можно переходить в диалоговое окно “ресурсы” для создания группы сотрудников, работающих над проектом, и назначения ресурсов задачам (рис. 3.31а). Введем имена людей, которые нужны для нашего проекта. Можно включить почтовые адреса, часовые или месячные. Материальные ресурсы -- это расходные сырье и материалы, используемые для выполнения задач проекта. При настройке материального ресурса следует определить единицы измерения материала, такие как кубометры, тонны или ящики. При назначении материального ресурса задаче следует указать расход материала для назначения.

Рис. 3.31а

Кроме того, можно указать режим расходования материала -- переменный (объем используемого материала изменяется вместе с длительностью задачи) или фиксированный (объем используемого материала постоянен и не зависит от длительности задачи). Рабочие часы для отдельных ресурсов можно вводить с указанием выходных дней или рабочих часов, отличных от общего рабочего времени проекта

Следующим этапом необходимо назначить имеющиеся ресурсы задачам. Эту процедуру проводим с помощью опции “Назначение ресурсов”. Выбрав текущую задачу, выбираем те ресурсы, которые требуется назначить данной задаче, затем нажимаем кнопку “Назначить” (рис. 3.32).

Теперь для всех задач определены необходимые ресурсы (рис. 3.33) (см. приложение Г). Практически планирование мероприятий по созданию ячейки выполнено. Далее необходимо отслеживать и анализировать проект и корректировать данные по ходу выполнения проекта.

рис. 3.32



Рис. 3.33

Диаграмма использования задач

Удобно отслеживать загруженность персонала и распределение ресурсов с помощью диаграммы использования задач и ресурсов. Диаграммы использования задач и ресурсов в большей степени, чем остальные, применяются для ввода повременных данных в файл проекта. Знать возможности этих диаграмм и уметь работать с ними очень важно, поскольку без их помощи невозможно ввести в план проекта повременные данные, например указать, что в первый день работы над задачей сотрудник Диаграмма Task Usage (Использование задач) предназначена для анализа участия ресурсов в проектных работах. В таблице, размещенной рядом с диаграммой, отображается план проекта, в котором под каждой из задач приведен список задействованных в ней ресурсов (рис. 3.34).



Рис. 3.34

Сама диаграмма представляет собой таблицу, в строках которой размещена информация о фазах, задачах и ресурсах. Внутри строки данные размещены и ячейках в соответствии с датами, к которым они относятся. После составления плана проекта начинается выполнение запланированных работ. Руководитель проекта должен внимательно следить за ходом работ, чтобы вовремя заметить несоответствия между планом и фактическим выполнением работ. Отклонения от плана опасны тем, что они могут привести к задержке сроков окончания проекта, превышению бюджета или неполной реализации запланированных задач.

Главная цель отслеживания проекта -- вовремя обнаружить отклонения фактических работ от запланированных. Для этого нужно собирать данные о ходе выполнения работ и сравнивать их с базовым планом проекта. Чтобы такое сравнение было возможно, перед началом выполнения работ нужно зафиксировать базовый план, с которым в дальнейшем будут сравниваться его актуальные состояния.

В MS Project это возможно благодаря команде сохранения базового плана проекта. Эта команда сохраняет данные текущего плана проекта в особые внутренние поля, которые нельзя редактировать. А все последующие изменения влияют лишь на текущий план. Таким образом, внутри проектного файла сохраняется и остается неизменной базовая версия плана, с которой можно сравнивать план, подвергающийся изменениям. Обычно базовый план является утвержденной версией плана, а текущий план, основанный на фактических данных, должен по ряду критериев совпадать с утвержденным. Например, длительность или бюджет проекта в текущем плане не должны превышать базовых величин. Но часто при выполнении проекта заказчик или руководство организации осознает, что достижение целей проекта невозможно при сохранении исходной версии базового плана. В таком случае утверждается новая версия базового плана, и в дальнейшем ход работ сравнивается с ней. MS Project позволяет сохранить до 11 базовых планов, первый из которых называется Baseline (Базовый план), а следующие нумеруются с 1 по 10. Промежуточный план можно сопоставлять как с базовым, так и с текущим планом проекта или другим промежуточным планом. Промежуточный план используется при отслеживании как дополнение к базовому плану для решения локальных задач, и его не обязательно сохранять до начала проектных работ.

Сейчас мы можем посмотреть загруженность, а также все задачи которые должен выполнять сотрудник или оборудование участвующее в проекте в определенный момент времени. Оценить их свободное время и распределить его на другие работы. Это позволяет увидеть диаграмма Resource Graph (рис. 3.35) и диаграмма Resource Usage (рис. 3.36).



Рис. 3.35

Рис. 3.36

Статистика проекта

После того как проект начал выполняться, необходимо с определенной частотой предоставлять руководству и заказчику отчеты о ходе проекта. MS Project содержит набор готовых отчетов, которые можно использовать в этих случаях, и предлагает возможности по созданию собственных отчетов. Отчеты удобно использовать и самому руководителю проекта, поскольку с помощью некоторых из них можно получить данные, которые невозможно просмотреть в представлениях. Например, с помощью одного из отчетов мы можем получить таблицу с описанием календаря проекта и всеми днями с особым режимом работы. Некоторые из отчетов представлены в приложении Д и приложении Е.

3.3 Результаты бизнес планирования

Результаты по бизнес- планированию

Выполненный на базе инструмента Project Expert бизнес анализ выпуска нового изделия показал экономическую состоятельность инновационного мероприятия. А именно, были получены следующие основные показатели эффективности инновационного проекта:

Таблица 3.1

Показатели	Рубли	Доллар США
дисконтированный период окупаемости - DPB, мес.	12	12
средняя норма рентабельности - ARR, %	117,52	118,18
чистый приведенный доход - NPV, руб.	46992	1960
индекс прибыльности - Pl	1,15	1.17
внутренняя норма рентабельности - IRR, %	217,30	230,50
модифицированная внутренняя норма рентабельности -MIRR, %	35,46	25,49
ставка дисконтирования, %	20,00	8,00

Пакет Microsoft Project позволил провести календарное планирование, синхронизацию деятельности ответственных исполнителей расчет и синхронизацию денежных потоков.

Результаты выбора программ

Продукт Project Expert позволяет провести расчеты результативных показателей на основании конкретных данных о предприятии. Система имеет средства, позволяющие провести детальный финансовый анализ проекта, учитывающий влияние на него общеэкономических факторов, характеризующих социально-экономическую среду. А именно: тенденции в инфляции, соотношение курсов валют, динамику масштабов и структуры затрат на производство, включая сырье, материалы и комплектующие изделия, заработную плату управляющих и производственного персонала, стоимость основных фондов, особенности порядка и времени прохождения платежей за реализованную продукцию, общий инвестиционный климат и условия привлечения капитала, возможные изменения в системе налогов. Также учитываются факторы, определяющие рыночную и производственную стратегию проекта и влияющие на эффективность использования капитала.

Пакет Microsoft Project позволяет проводить календарное планирование, синхронизацию деятельности ответственных исполнителей расчет и синхронизацию денежных потоков, однако в нем отсутствует возможность точного моделирования конечных результатов на основании конкретных исходных данных о предприятии (отсутствует возможность ввода начальных характеристик предприятия: баланса, отчета о прибылях и убытках и т.д.).

Проведенный сопоставительный анализ бизнес продуктов показал, что наиболее пригодным к решению задачи планирования инновационных мероприятий является пакет Project Expert. Кроме того, пакет позволяет осуществлять сопровождение управленческой деятельности в процессе реального производства.

Пакет Microsoft Project может использоваться в качестве вспомогательного для осуществления календарного планирования и синхронизации денежных потоков.

4. Использование Project Expert в качестве инструмента для сопровождения управленческой деятельности предприятия

4.1 Перечень задач, при решении которых может использоваться программа

Построив при помощи Project Expert финансовую модель собственного предприятия или инвестиционного проекта, пользователь получает возможность решить следующие задачи:

1. Разработать детальный финансовый план и определить потребность в денежных средствах на перспективу.

2. Определить схему финансирования предприятия, оценить возможность и эффективность привлечения денежных средств из различных источников.

3. Составить план развития предприятия или реализации инвестиционного проекта, определив наиболее эффективную стратегию маркетинга, а также стратегию производства, обеспечивающую рациональное использование материальных, людских и финансовых ресурсов.

4. Разработать и смоделировать различные сценарии развития предприятия, варьируя значения факторов, способных повлиять на его финансовые результаты.

5. Сформировать стандартные финансовые документы, рассчитать наиболее распространённые финансовые показатели, провести анализ эффективности текущей и перспективной деятельности предприятия.

6. Подготовить оформленный бизнес-план инвестиционного проекта, соответствующий международным требованиям на русском и нескольких европейских языках.

Кроме того, пакет может быть использован для оптимизации в целом ряде задач. К некоторым из них относятся:

· Оптимизация штрафных санкций по договорам на поставку.

· Максимизация потока наличности в заданный промежуток времени.

· Определение оптимальных сроков выхода на заданный уровень показателей.

· Оптимизация внереализационных вложений.

· Оптимизация использование производственных мощностей.

· Оптимизация использование энергоресурсов.

· Оптимизация привлечения дополнительных финансовых ресурсов.

4.2 Пример использования Project Expert

Пример приводится по базе стратегического планирования производства. Основной целью стратегического планирования является определение возможности достижения заданного, качественно нового состояния предприятия, которому оно должно соответствовать к определенному моменту времени (в конце планируемого периода) и разработка лучшего сценария перехода в это состояние в виде долгосрочного, среднесрочного и краткосрочного планов. Соответственно оперативное планирование, это планирование уровней совокупности аналитических показателей, при достижении которых (в соответствующие моменты времени) обеспечивается выполнение стратегических целей. Процесс планирования может быть представлен в виде логической схемы, включающей следующие основные задачи [12]:

Анализ текущего состояния предприятия и динамики его становления;

Формулирование целей (желаемого состояния) и выражение этих целей в количественных характеристиках;

Формирование альтернативных вариантов достижения целей с учетом прогноза по независящим от предприятия факторам и выявление характеристик производства наиболее чувствительных к смене альтернатив;

Разработка долгосрочного и среднесрочного планов для реализации варианта принятого в качестве основного. Количественная формализация планов и разработка оптимального сценария их реализации;

Выявление наиболее неблагоприятных сценариев развития ситуации при реализации планов и определение характеристик производства наиболее чувствительных к смене сценариев, определение количественных оценок обуславливающих выход на неблагоприятный сценарий;

Разработка вариантов управляющих воздействий (решений) и новых пороговых значений для неблагоприятного сценария принятого за основу откорректированного плана;

Налоговое планирование.

Ниже приводятся примеры использования инструментального подхода (примеры даны с учетом структуры ИММПП описанной в 4 разделе) для каждой из представленных задач.

Анализ текущего состояния предприятия и динамики его становления

Наличие в Project Expert функции анализа позволяет провести анализ текущего состояния предприятия и динамики его становления. Пакет рассчитывает все аналитические показатели по данным: до начала планирования, в конце периода планирования и фактическим результатам на конец планируемого периода. Кроме того, в Project Expert имеется возможность сравнить полученные значения аналитических коэффициентов с лучшими в своей группе и получить формальную оценку изменениям в состоянии предприятия произошедшим за период планирования. При наличии ретроспективной информации по результатам деятельности предприятия, она тоже может учитываться при анализе становления текущего состояния предприятия. С этой целью в функции «Анализа», вводятся данные по предшествующим периодам деятельности. По результатам анализа могут быть сделаны выводы о текущем состоянии предприятия и направлении динамики его изменения. В случае отрицательной динамики стратегическая цель может быть определена как выведение предприятия на положительную динамику показателей производства. В случае положительной динамики стратегическая цель может быть определена как достижение качественно лучшего положения предприятия на рынке и формализована через задание соответствующих аналитических показателей.

Формулирование целей и выражение этих целей в количественных характеристиках

Формулирование стратегических целей (например, существенное увеличение своей доли на рынке) может быть выражено совокупностью аналитических показателей, которые должны быть достигнуты на конец планируемого периода. Процесс формирования количественного выражения стратегических целей может быть достигнут за счет выполнения, с помощью инструмента, последовательности шагов (с целью облегчения восприятия, последовательность шагов рассматривается для частного случая, производства только одного наименования изделия):

Определяется максимальный объем средств, который может быть привлечен на момент начала планирования. Соответствующие значения вводятся в модель в Project Expert. При этих значениях определяется максимальное количество оборудования и необходимых для его размещения производственных площадей, а также объем материалов и комплектующих потребляемых при максимальной производительности оборудования.

По максимальной производительности оборудования (соответствует оборудованию, определяющему общую производительность) определяется и вносится в Project Expert максимальное значение объема выпуска. Остальные (внешние по отношению к производству) планируемые данные (стоимость материалов, процентные ставки и т.д.) выставляются для пессимистического варианта развития ситуации.

Используя процедуру «Поиск решения» устанавливается желаемое значение аналитического коэффициента на конец планируемого периода.

В случае отсутствия решения (что означает невозможность достижения заданных показателей, даже при максимально возможной корректировке ограничений), можно просмотреть вариант достижения заданного значения коэффициента, путем последовательного увеличения объема производства за счет внутренней прибыли предприятия (которая используется для приобретения/аренды дополнительного оборудования и площадей, а также восполняется объем оборотных средств). Полученное при этом значение периода планирования (далее шаг итерации) отнимается от величины периода планирования используемого для расчета заданного аналитического коэффициента. Определенные таким образом новые значения периода планирования и исходных данных для увеличенного объема производства, вставляются в модель и повторяются выше описанные действия. После последней итерации решается вопрос о возможности достижения желаемого состояния производства. Если показатель достигнут, то найденный коэффициент количественно задает стратегический рубеж, а периоды расширения производства определяют периоды оперативного планирования. В случае, когда желаемое значение показателя не достигается, необходимо, либо уменьшить величины стратегических параметров, либо найти возможность привлечения большей суммы средств (инвестиций) для расширения объемов производства. При завершении указанных корректировок повторяются все выше приведенные действия.

Формирование альтернативных вариантов достижения целей с учетом прогноза по независящим от предприятия факторам и выявление характеристик производства наиболее чувствительных к смене альтернатив

Формирование альтернативных вариантов проводится путем подстановки в Project Expert прогнозных значений независящих от производства планируемых данных, в соответствии с концепциями сценариев (например, пессимистический, оптимистический и наиболее вероятный). При этом используются наиболее вероятностные значения ценовых ожиданий и ценового разброса. Прогнозные значения планируемых данных, определяются на начальный период каждого шага итерации (см. выше). Одновременно, в соответствии с прогнозом, в Project Expert меняются и цена собственного изделия.

При проведении расчетов с планируемыми данными в различных ценовых диапазонах фиксируются изменения аналитических показателей. Полученные значения сравниваются между собой, и определяется тот, который имеет большую чувствительность к смене альтернатив.

Разработка долгосрочного и среднесрочного планов для реализации варианта принятого в качестве основного. Количественная формализация планов и разработка оптимального сценария их реализации

На основании выработанного стратегического плана принятого в качестве основного и сформированных количественных показателей его достижения разрабатывается долгосрочный и среднесрочный планы, обеспечивающие достижение намеченных целей. Долгосрочный план призван обеспечить достижение этапных изменений и соответствующих им показателей, например, восстановление положительной динамики показателей производства, создание основы для расширения производства, выход на качественно новый объем производства. Среднесрочные планирование должно определять ориентиры на межэтапных периодах.

Количественная формализация планов требует определения показателей, которые отражают соответствие характеристик производства декларируемым плановым задачам. Например, для варианта вывода на положительную динамику показателей производства, должны быть запланированы достижимые, к заданному периоду времени, показатели (например, сочетание объема выручки и роста рентабельности), которые характеризуют завершение соответствующего этапа и определены первичные показатели (объем производства, себестоимость продукции, стоимостные характеристики) обеспечивающие их достижение. Для расчета этих показателей (плановых характеристик) используется Project Expert.

Разработанные планы должны включать комплекс организационно-управленческих мероприятий обеспечивающих их реализацию. Мероприятия сопровождаются соответствующими планами: план приобретения (аренды) производственных мощностей, финансовый план, план закупок, план реализации и т. д. Для разработки этих планов используется Project Expert, например, данные о необходимом объеме оборудования и финансовый план рассчитываются аналогично тому, как это делалось в бизнес -анализе (см. выше).

Выявление наиболее неблагоприятных сценариев развития ситуации при реализации планов, определение характеристик производства наиболее чувствительных к смене сценариев, определение количественных оценок обуславливающих выход на неблагоприятный сценарий