Оптимизация системы подачи рационализаторских предложений в ООО "БСХ бытовые приборы"

На предприятии ООО «БСХ Бытовые Приборы» система подачи рационализаторских предложений внедрена и успешно реализуется. Инициативы персонала рассматриваются как фундамент существования философии Кайдзен на предприятии. Данная система имеет несколько уровней, каждый уровень, в свою очередь включает в себя различные инструменты сбора предложений и решения возникающих проблем.

На первом уровне находятся такие инструменты, как Top-Idea, One Point Lesson (OPL), Before/After, F-tag. Они являются базой всей системы подачи рационализаторских предложений. Каждый сотрудник, вне зависимости от уровня должности и функционала может подать любую идею, начиная с незначительных улучшений условий труда (рабочего места) до способов экономии ресурсов, приносящих компании ощутимый финансовый результат.

· Top-Idea - это международная система предложений BSH, в которой сотрудники концерна принимают участие посредством подачи предложений и творческих идей. Таким образом, эта система поддерживает конкурентоспособность BSH, одновременно являясь инструментом мотивации всех сотрудников.

· One Point Lesson (OPL) - стандартизированная форма описания решения проблемы. Это простой способ передачи информации о найденном решении проблемы. Результаты устранения проблемы оформляются стандартизированным образом с помощью шаблона. OPL отличается высокой степенью визуализацией найденного решения и краткостью изложения (не более 15 минут на описание содержания) одной конкретной проблемы, которую работник в силах устранить самостоятельно. Данный инструмент позволяет накапливать опыт совершенствования процесса производства и сопровождения бизнес-процессов, что вносит значительный вклад в сокращении времени адаптации сотрудника на рабочем месте, способствует созданию почвы для ротации кадров и повышению эффективности процесса производства.

· Before/After Kaizen - стандартизированная форма иллюстрирования решения проблемы. Инструмент позволяет увить, как выглядела проблема до ее решения, и что произошло после ее устранения. Дает возможность сотрудникам осуществлять визуальный контроль процессов производства, оборудования, состоянием рабочего места и т.д. Выполняется с помощью шаблона.

· F-Tag - это карточка, указывающая и документирующая проблемное место или отклонение на оборудовании и запускающая процесс устранения проблемы. Применяется для того чтобы устранить отклонения на оборудовании с целью предотвращения поломок оборудования в будущем. Во время операции и уборки сотрудник осматривает оборудование, в случае обнаружения отклонения заполните карточку, первую сторона карточки вешается на проблемное место оборудования, а вторая сторона карточки передается начальнику смены.

Второй уровень системы подачи рационализаторский предложений подразумевает прохождение 10 шагов Кайдзен и использование инструмента Problem Solving Shee. Этот уровень является более сложным для использования всеми сотрудниками, так как требует определенных навыков поиска и анализа проблемы, планирования, осуществления экономических расчетов и других. Поэтому подавляющее большинство проектов, ведущихся на данном уровне, инициировано сотрудниками с более высокой квалификацией. Работа по вовлечению сотрудников в процесс использования инструментов второго уровня уже ведется. Уже на данном этапе существует поддержка в оформлении и ведении проектов данного типа, а также обучение сотрудников принципам ведения проектов, а также упрощение процедуры оформления проекта.

Третьим уровнем системы является прохождение обучения и получение сертификата 6 SIGMA Green Belt. Для этого необходимо успешно закрыть 3 проекта 6 SIGMA. Наивысшим уровнем считается 6 SIGMA Black Belt

Внутри концерна BSH, его всех дочерних предприятий ведется мониторинг количества поданных и реализованных проектов первого (Top-Idea) и второго уровня (CIP). На основании отчета 2013 была обнаружена проблема - низкий уровень вовлеченности сотрудников в программу Top-Idea. В связи с этим был инициирован 6 SIGMA проект, который лег в основу написания данной выпускной квалификационной работы. Целью данного проекта являлось значительное увеличение количества сотрудников, участвующих в программе Top-Idea.

Описание инструмента Top-Idea на предприятии ООО «БСХ Бытовые Приборы»

Top-Idea это международная система предложений BSH, в которой сотрудники концерна принимают участие посредством рационализаторских предложений и творческих идей. Top-Idea - это улучшающая идея, имеющая локальную новизну. Это значит, что такая идея должна что-то улучшать на предприятии ООО «БСХ Бытовые Приборы» (далее STP) (в продукции, в процессах, на рабочих местах, зонах отдыха и т.д.) и быть новой как минимум для одной фабрике STP. Система Top-Idea была учреждена с целью мотивации сотрудников разрабатывать и внедрять улучшающие идеи, и быть дополнительным источником появления идей с экономическим эффектом.

Top-Idea - это новое рационализаторское предложение, которое определяет:

ѕ "Что" должно быть улучшено;

ѕ "Как" это должно быть улучшено;

ѕ Какие результаты принесет реализация идеи клиентам, компании или сотрудникам.

Видение данной программы звучит в том, чтобы стать самой успешной системой управления рационализаторскими предложениями в своей отрасли. БСХ стремится в полной мере использовать творческий потенциал всех своих сотрудников, что является краеугольным камнем корпоративной культуры. Миссия: Благодаря справедливой и своевременной оценке идей и постоянной оптимизации процессов системы подачи рационализаторских предложений, создать благоприятные условия, которые вдохновят сотрудников, чтобы принимать активное участие в генерации и подаче идей, используя систему Top-Idea. Данные идеи способствуют непрерывному совершенствованию компании, укреплению позиций на рынке и налаживанию контакта с потребителем. Top-Idea также служит инструментом мотивации и поощрения сотрудников. Для оказания помощи сотрудникам в процессе генерации и подачи идей проводятся тренинги и семинары. Помимо этого проходит обучение лиц принимающих решения и участвующих в процессе для более объективной оценки инициатив сотрудников.

ѕ Желаемая ситуация касательно программы Top-Idea:

ѕ Каждый сотрудник знает о текущем статусе его или ее идеи;

ѕ Новые сотрудники систематически информируются о системе Top-Idea;

ѕ Каждый сотрудник может подать его или ее идею быстро и просто;

ѕ Все сотрудники знают контактное лицо, которое ответственно за Top-Idea и также может помочь сформулировать и подать идею;

ѕ Менеджеры и лица, принимающие решения, находятся в постоянном контакте с заявителями идей;

ѕ Решения основываются на профессионализме и объективности, и на значимых результатах, а не краткосрочных изменениях;

ѕ Важнее всего не факт подачи идеи, а ее внедрение;

ѕ Сотрудники активно вовлечены в процесс внедрения идей;

ѕ Внедрение идей отслеживается и документируется;

ѕ Участие на добровольной основе существует, и никто не принуждается к участию в программе;

ѕ Нет никаких целевых договоренностей, основанных на числе поданных идей

Принципы Top-Idea:

ѕ Мы разговариваем друг с другом;

ѕ Мы доверяем друг другу;

ѕ Мы верим в позитивные изменения;

ѕ Мы мотивируем и поддерживаем других коллег и менеджеров;

ѕ Мы честны;

ѕ Мы хотим совершенствоваться;

ѕ Мы ищем решения;

ѕ Мы принимаем решения и берем за них ответственность;

ѕ Мы открыты и видим проблемы и решения;

ѕ Мы действуем проактивно;

ѕ Мы одна команда!

KPI для Top-Idea

1. Участники (число поданных идей на сотрудника).

2. Жизнеспособность идей (принятые идеи, чей бонус был выплачен на закрытые идеи в %).

3. Доля экономии (чистая экономия на сотрудника).

4. Время выполнения (в календарных днях от подачи идеи до ее закрытия - информирование инициатора идем о результатах).

Цели использования Top-Idea:

ѕ Мотивировать и стимулировать всех сотрудников

ѕ Использовать весь потенциал идей, которые предоставляет персонал

ѕ Оптимизировать продукцию BSH

ѕ Оптимизировать процесс производства BSH

ѕ Предотвратить появление дефектов

ѕ Предотвратить несчастные случаи на производстве

ѕ Осуществлять экономию от сокращения потерь

ѕ Изменять корпоративную культуру

ѕ Стандартизировать подходы и стадии процесса

Карта процесса Top-Idea workflow из следующих шагов:

1. Подача идеи

2. Проверка идеи (менеджером или ответственным за программу)

3. Вынесение решения (менеджером или человеком, ответственным за область, в которой лежит проблема, если идея успешно принята - отслеживание результатов)

4. Информирование инициатора идеи о результатах и вознаграждении за поданную идею

5. Закрытие идеи, если оценена положительно и еще не внедрена

6. Внедрение идеи, когда есть возможность подождать с вознаграждением до финальной стадии внедрения.

Откуда появляются идеи:

ѕ Идеи появляются после дискуссий с коллегами и обмена опытом

ѕ Идея появляется, когда сотрудник устал или зол, потому что что-то работает не так, как положено

ѕ Несмотря на то, что не все идеи возможно реализовать, они могут стать новым вдохновением, что приведет к поиску новых решений

Все штатные сотрудники могут подавать Top-Idea. Все идеи должны быть поданы с использованием специальной электронной программы ideaChannel. В качестве исключения стандартная форма должна быть заполнена инициатором и передана менеджеру ТопИдеи для дальнейшего занесения в систему. Все вовлеченные в процесс Top-Idea сотрудники обязаны соблюдать конфиденциальность. Все случаи нарушения данного правила выносятся на рассмотрение руководства. В любом случае инициатор самостоятельно отслеживает статус своих Top-Idea в ideaChannel.

В STP используется центральная модель управления Top-Idea, т.е. все идеи сначала направляются менеджеру Top-Idea. В случае необходимости получения дополнительных данных одним участником процесса от другого участника процесса, сотрудник напрямую запрашивает информацию, используя инструменты ideaChannel, телефон, электронную почту, совещания, либо, в качестве исключения, через менеджера Top-Idea. Менеджер Top-Idea выступает в роли консультанта по запросу участников процесса. В случае возникновения идей по оптимизации процесса производства с последующим сокращением сотрудников, решение по этим идеям принимается совместно с руководителями STP/PD (департамент производства), STP/HR (отдел кадров) и STP/CO (контролинг).

Все участники процесса обязаны соблюдать сроки, установленные процедурой, и запрашивать перенос сроков с описанием причин переноса до истечения установленного срока в ideaChannel.

Пользователи IdeaChannel - все сотрудники, имеющие учетную запись BSH и доступ к корпоративной электронной почте, автоматически имеют доступ к странице ideaChannel в Интранете. Сотрудники, не имеющие BSH аккаунт и доступ к корпоративной электронной почте, должны обратиться к своим руководителям (например, бригадирам) с просьбой о создании аккаунта Top-Idea в ideaChannel. Руководители собирают информацию и отсылают ее менеджеру Top-Idea .

Менеджер Top-Idea запрашивает создание аккаунта в CODI у STP/HR по электронной почте. Ответственный сотрудник STP/HR создает аккаунт и запрашивает обновление информации у IT (service-desk) каждую неделю до четверга. После обновления информации в CODI автоматически происходит передача данных в ideaChannel по воскресеньям.

После появления аккаунта в ideaChannel, менеджер Top-Idea присваивает пароль и высылает заинтересованным сторонам (пользователю или руководителю). Пароль должен быть изменен при первом входе в систему и запомнен пользователем.

Расчет годовой экономии от идеи делается ответственным сотрудником STP/CO (контролинг) в соответствии с действующими правилами для её расчета. В расчёт также допускается включение экономии от потенциальных затрат, которые предприятие будет нести в случае не внедрения идеи. Выплата премии осуществляется только за внедренную идею и сотрудникам, подавшим эту идею.

После определения типа Top-Idea (с рассчитываемой экономией или с не рассчитываемой экономией) принимающий решение или менеджер Top-Idea производит расчет премии. Все расчеты основаны на правилах расчета премий в ideaChannel и на согласованных с руководством лимитах. Идеей с не рассчитываемой экономией считается идея, внедрение которой не приносит экономическую выгоду предприятию, или имеющая экономию, не превышающую 1 тысячи евро за 12 месяцев, начиная с месяца внедрения идеи.

Размер премии за идею с не рассчитываемой экономией зависит от областей, в которых произойдут улучшения после внедрения идеи. Примеры областей улучшения: улучшение качества продукции, повышение безопасности труда, защита окружающей среды, снижение уровня энергопотребления, повышение уровня удовлетворенности персонала и т.д.

Идеей с рассчитываемой экономией считается идея, внедрение которой приносит экономическую выгоду предприятию свыше 1 тысячи евро за период 12 месяцев, начиная с месяца внедрения идеи.

Размер премии за идею с рассчитываемой экономией зависит от суммы полученной экономической выгоды за период 12 месяцев после реализации идеи и таких факторов, как область профессиональной ответственности инициатора идеи, детальность описания им идеи, инициативность в координации мероприятий по внедрению идеи. По решению Комитета Top-Idea возможна частичная выплата премии. Рассчитанная премия должна быть одобрена менеджером Top-Idea, административным руководителем инициатора идеи или директорами предприятия, в зависимости от величины премии.

Информация об одобренных премиях высылается менеджером Top-Idea в STP/HR (отдел кадров) раз в месяц в соответствии с графиком закрытия месяца от отдела STP/FI (департамент финансов). Ответственный сотрудник в STP/HR подготавливает все необходимые документы для выплат премий и предоставляет их в STP/FI. STP/FI организует выплату премий с соответствующими налоговыми вычетами вместе с заработной платой.

Комитет Top-Idea (далее Комитет) обладает контролирующей функцией в STP. Он состоит из представителей STP/CO, STP/HR, и STP/FI (обязательные участники), а также инициатора идеи, его административного руководителя и/или менеджера первого уровня. Совещания Комитета должны быть организованы менеджером Top-Idea для идей с годовой экономией свыше 500 тысяч рублей не позднее 24 числа каждого месяца после подсчета и подтверждения экономической выгоды отделом STP/CO. Комитет принимает решение по идее, назначает ответственного за внедрение, определяет источник инвестиций, согласовывает коэффициенты при расчете премии. Если участникам Комитета не удаётся выработать единое мнение, при принятии решения по идее, то решение принимается голосованием представителей от отделов (по одному представителю от каждого вовлеченного отдела).

Планирование бюджета в части премий находится в области ответственности отдела STP/FI, инвестиций - отдела FRFP/ME (Департамент промышленных разработок фабрики холодильников) или FLCP/ME (Департамент промышленных разработок фабрики стиральных машин). Внедрение идей, требующих небольших инвестиций, происходит за счет списания денежных средств с центра затрат отдела-выгодополучателя после одобрения идей.

Отчеты по идеям основываются на данных из ideaChannel и подготавливаются с заданной STP/FI периодичностью.

8. Анализ проблемы и вынесение предложений по оптимизации системы подачи рационализаторских предложений

В ходе анализа международной отчетности за 2013 год, касающейся системы подачи рационализаторских предложений, было выявлено, что уровень вовлеченности персонала STP является крайне низким. Это стало причиной инициации проекта по оптимизации системы подачи рационализаторских предложений через программу Top-Idea.

Первый этап проекта заключался в определении проблемы - низкий уровень вовлеченности сотрудников в программу. Далее был проведен опрос среди сотрудников всех подразделений и служб. Опрос включал в себя 3 вопроса:

1) Подаете ли вы предложения через программу Top-Idea?

2) Почему вы участвуете в программе?

3) Что мотивирует Вас к подаче рационализаторских предложений?

В опросе приняли участие 472 сотрудника каждого из департаментов STP обеих фабрик. Опрос был организован, чтобы иметь представление о текущей ситуации с предоставлением предложений через программу Top-Idea и определить дальнейшие шаги для улучшения ситуации. В результате были получены следующие данные: только 8% работников подают предложения и участвуют в программе Top-Idea. Результаты ответа на второй вопрос таковы: 42% сотрудников говорят - «У меня есть идеи, но они являются частью моих прямых обязанностей», а 30% респондентов не знают, как представить Top-Idea технически.

Мотиватором для представления Топ-идей, в основном, являются деньги (получение денежного вознаграждения). Помимо этого самопродвижение (шанс проявить себя) и возможность увидеть результаты внедрения своих идей, также играют большую роль в мотивации сотрудников.

В ходе обсуждений с руководителями департаметов, были выявлены основные области подачи Топ-идей:

ѕ Снижение расходов материала (изменение материала и упаковки, возможность переработки и т.д.).

ѕ Изменение производственных операций, прямые сокращения численности персонала.

ѕ Безопасность, комфортные условия труда.

ѕ Снижение запасов, транспортные расходы.

Для определения корневых причин существующей проблемы низкого уровня вовлеченности персонала в генерацию и подачу рационализаторских предложений была составлена диаграмма Ишикавы.

Следующим шагом проект стало определение и внедрение мер по устранению корневых причин. Первой мерой стало обновление софта IdeaChannel, которое было протестирован, переведено на русский язык, запущено в STP с августа 2014 года. Преимуществами обновления стали четкие шаги процесса подачи идей, удобный интерфейс, возможность сохранения истории подачи идей, удобный поиск, возможность видеть идеи других фабрик БСХ, появление новостной ленты, наличие простой инструкции по использованию системы, возможность подавать идеи от лиц инициатора (при отсутствии у него аккаунта БСХ). Данная мера не требовала дополнительных инвестиций, так как являлась прямой обязанностью сотрудников IT службы.

Второй мерой стала разработка и публикация руководства по участию в программе Top-Idea с подробным описание процесса подачи, одобрения и расчета вознаграждения, сроков реализации. Данная разработка была произведена членом проектной команды, сотрудником, ответственным за координацию программы Top-Idea.

Поиск и доступность полной информации о программе, собранной в одном место также стало важно для продвижения и популяризации программы. В связи с этим была создана отдельная страница в Интранете, логично размещенная рядом с другими системами подачи рационализаторских предложений.

Существующую проблему с отсутствием возможности подать идею было решено устранить с помощью нескольких мер. Во-первых, на производстве был установлен компьютер с доступом в ideaChannel и размещена визуализированная инструкция к системе. Во-вторых, был разработан бланк, позволяющий оформить идею при отсутствии аккаунта БСХ.

Следующей мерой стало размещение 4 информационных досок с актуальной статистикой, лидерами процесса, основной информацией на обеих фабриках. Обновление информации происходит ежемесячно. Эта мера способствует возбуждению интереса сотрудников к подаче рационализаторских предложений, а также дополнительным мотиватором для сотрудников, активно принимающих участие в процессе непрерывного улучшения.

Для дополнительной осведомленности сотрудников в результатах внедрения улучшений и других новостях программы было принято решение о размещение постоянной рубрики Top-Idea в корпоративном журнале «BSH Russia news».

Поощрение участников программы подачи рационализаторских предложений является ключевой задачей. Как показал опрос, деньги являются главным мотиватором персонала. Однако не всегда возможно посчитать экономическую выгоду от предложенной идеи, а если это возможно, то бонус выплачивается сотруднику только после внедрения идеи и оценки ее эффективности. Поэтому было принято решение о поощрение участников программы сувенирной продукцией для подкрепления интереса.

Помимо основных мер по исключению корневых причин, были предложены дополнительные меры, касающихся внутренних улучшений.

Внутренние изменения:

ѕ Обучение персонала

ѕ Обучение новичков и установление периодических тренингов по персоналу (процесс подачи Топ-идея включен в welcome-тренинг)

ѕ Разработка KPI для Топ-идея (чтобы легко определить, кто является лучшим заявителем в количественном плане и лучшим заявителем по уровню годовой экономии)

ѕ Настройка соединения системы CODI с ideaChannel (участие ИТ и HR)

ѕ Обновление матрицы бонусов в ideaChannel

ѕ Определение лимитов бонусов и лиц, ответственных за их утверждение (фиксируется в руководстве по участию в программе)

ѕ Учреждение Комитета Top-Idea по определению бонусных коэффициентов и утверждения идей с высокой экономией.

ѕ Создание бизнес-плана для Top-Idea (расчет бонусов и затрат на призы)

ѕ Выбор одного человека в каждой смене и отделе, которой будет помогать коллегам в случае возникновения вопросов касательно процедур.

Помимо мер, которые уже были внедрены, в проектной команде были сгенерированы улучшения, которые будут реализованы в будущем для поддержания эффекта, достигнутого в конце проекта:

ѕ Проведение промо-недель в STP на периодической основе

ѕ Сделать периодический мониторинг для получения обратной связи и улучшения процесса

ѕ Создать CODI аккаунты для всех работников

ѕ Установите инфо-терминалы с наличием ideaChannel на обеих фабриках STP/

9. Оценка эффективности принятых мер по оптимизации системы подачи рационализаторских предложений

В течение всей длительности проекта мы ежемесячно отслеживали изменения уровня поданных идей и вовлеченности сотрудников.

Тенденция показывает возросший уровень поданных идей за весь период проекта и повышение уровня вовлеченности сотрудников (16,6% заявителей от общего количества работников вместо 7,5% в начале проекта).

В ходе проекта были внедрены устойчивые изменения, которые дали колоссальный экономический и качественный эффект:

ѕ Были обновлены формы для подачи идей.

ѕ Изменено расположение и матрица бонусов в IdeaChannel

ѕ Изменены инструкции IdeaChannel (для заявителей, исполнителей, начальников, руководителей)

ѕ Постоянно обновляется информационные доски Топ-идея

ѕ Размещенные промо плакаты, буклеты и т.д. рядом с информационным стендом

ѕ Опубликованы цели для STP

ѕ Публикуются статьи в Интранета BSH и корпоративном журнале

ѕ Организован циклический мониторинг KPI

Размещено на Allbest.ru