Организационный аспект управления предприятиями и организациями

1. Для начала необходимо выявить и устранить те виды деятельности, которые не приносят никаких результатов, но отнимают время. Для этой цели подойдет метод исключения. Применительно к каждому виду деятельности нужно задать вопрос: "Что произойдет, если этого не делать вообще?" Если подойдет ответ: "Ничего не случится", то этот вид загрузки можно исключить.

2. Следующий вопрос: "Какой из видов моей деятельности может выполнить кто-нибудь другой с не меньшим (а может быть, и с большим) успехом?"

Традиционный смысл, вкладываемый в понятие "делегирование" прав и полномочий, придает самому процессу неверную окраску. Рациональное распределение нагрузок - это отнюдь не "делегирование", не перекладывание своих функций на других, а частичное высвобождение своего времени для концентрирования сил и внимания на наиболее важных участках работы и предоставление своим коллегам и подчиненным возможности проявить свои способности.

3. Имеется одна характерная причина непроизводительных затрат времени, которая в основном подконтрольна управляющему и поэтому может быть им же устранена. Мы имеем в виду время других, расходуемое им самим Друкер П. Эффективный управляющий. М., Book Chamber International, 2004..

Деятельность руководителя складывается обычно из отдельных этапов процесса управления. Исходя из этого, мы получим следующий перечень задач управления:

1. Составление плана деятельности, куда входит постановка задач на предстоящий период работы и программирование необходимых для их выполнения мероприятий.

2. Организация деятельности как в масштабе всего предприятия, так и в рамках его функциональных подразделений.

3. Планирование ресурсов рабочей силы, ее подбор, ознакомление с производством и обучение.

4. Руководство персоналом, его мотивирование, информирование и сотрудничество с ним.

5. Принятие решений.

6. Контроль за выполнением поставленных задач и за эффективностью работы.

7. Совершенствование деятельности организации в целом.

В задачи управления не включена важнейшая составная часть деятельности -- выполнение запланированных мероприятий. Естественно, что выполнение этих мероприятий тоже следует планировать, но задача управления не содержит в себе функций руководителя, которые предусматривали бы его практическое участие в непосредственном осуществлении работ. Другое дело, если руководитель сам в рамках своего рабочего времени пожелает принять участие в той или иной практической работе. Время, используемое разного уровня руководителями на управление и личное участие в выполнении заданий, может в зависимости от ситуации колебаться. Однако удельный вес времени, используемого на задачи управления, возрастает по мере перехода к высокому уровню производства.

Названные выше задачи, входящие в должностные обязанности руководителя, направлены на управление деятельностью организации и людьми. Сами руководители указывают следующий перечень своих задач:

1. Планирование своей работы по управлению и выполнению заданий.

2. Планирование использования своего рабочего времени.

3. Контроль и совершенствование своей эффективности.

4. Поддержание своей мотивированности.

5. Самосовершенствование для выполнения задач сегодня и в будущем.

Опыт показывает, что каждый, кто пожелает организовать и использовать свое время более эффективно, может осуществить это желание.

Для этого нужно избавиться от некоторых привычек в организации своего труда.

3.2 Причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени руководителя и методы их устранения

Самые квалифицированные руководители, вполне заслуженно пользующиеся высокой репутацией, часто допускают ошибки в организации личного труда.

1. Перенос принятия решения проблемы на завтра

Эта ошибка -- самая распространенная. Главная причина такой ситуации наша несобранность, нерешительность, неуверенность. Проблему необходимо решать сразу, не откладывая ее на потом. Самое трудное тут -- начать, преодолеть свои сомнения, страх перед безотлагательным решением. Как правило, мы прибегаем к оттягиванию решения в том случае, когда стоящие перед нами задачи, проблемы или цели довольно туманны, если у нас нет ясного представления о том, чего же мы, собственно, хотим добиться. Почти всегда в такой ситуации помогает:

а) письменная формулировка ближайших задач, определение сути проблемы. Письменное изложение помогает сформулировать свои мысли и более отчетливо увидеть проблему;

б) построение «дерева целей».

2. Выполнение работы не до конца

Быть до предела занятым и работать хорошо, наверное, не одно и то же. Человек может заниматься множеством дел, но успевать решать лишь малую часть их. С точки зрения повседневной производительности, результативности труда и охраны собственной нервной системы куда полезнее окончательно решить только нескольких проблем, чем одновременно начинать множество дел, которые все равно не удастся довести до конца. К тому же нерешенные проблемы тяжелым грузом ложатся на нашу психику. А вот каждое законченное дело дает чувство морального удовлетворения и душевной свободы.

3. Стремление сделать все сразу

Одновременное решение нескольких проблем -- это самый верный путь к стрессам и неврозам,

Многие из нас привыкли громоздить на своем столе целую груду папок с бумагами. Эти папки постоянно у нас перед глазами, а в результате мысли наши все время скачут с одной проблемы на другую.

4. Стремление сделать все самому

Очень часто руководящие работники тратят свое время и силы на выполнение той работы, которую они вполне могли бы поручить своим подчиненным. Из-за этого неизбежно затягивается решение тех проблем, которые требуют компетентности участия самого руководителя.

Руководство -- это деятельность руководителя, которую никоим образом нельзя совместить со стремлением сделать все лично. Задача руководителя состоит не в том, чтобы загрузить себя работой, а в том, чтобы планировать, организовывать, координировать, направлять и контролировать работу других, обеспечить на этой основе решение главных задач. Мы обязаны создать такие условия, чтобы в нашем подразделении, отделе, фирме сотрудники работали эффективно, должны направлять и контролировать ход запланированных работ.

Считается, что руководителям платят деньги за то, что они эффективно координируют деятельность своих подчиненных, а не работают вместо них.

5. Неумение правильно разграничить функции между подчиненными

Отсутствие четкого разграничения задач, ответственности и служебных функций, беспорядок в системе управления часто подкашивают организацию. В результате не только затрудняется решение многих проблем, но и возникает. Ненужное личное соперничество.

Самым эффективным средством борьбы с дублированием функций является наличие четких и детализированных должностных инструкций, увязанных со структурной схемой организации и меняющимися целями ее деятельности.

Такие инструкции должны однозначно определять права, обязанности и ответственность каждой службы и каждого работника

в организации.

6. Желание в случае неудачи переложить вину на подчиненных

Многие руководители имеют привычку во всех проблемах винить своих подчиненных, тем самым занимаясь делом совершенно бесполезным. Типичный пример -- перекладывание вины на других в случае неудачи. Ценная энергия в этом случае направляется в прошлое, хотя исправить уже практически ничего нельзя. Куда полезнее вместо всего этого нацелить свою деятельность в будущее -- на то, что необходимо сделать незамедлительно.

Задача руководителя -- установить объективные причины неудачи, а не искать козла отпущения.

7. Полное пренебрежение вопросами организации и планирования личной работы

Эта ошибка, возможно, самая основная. Руководители часто и справедливо жалуются на все возрастающую в последние годы лавину бумаг. Как справиться с ней?

Выход может быть:

* во-первых,в том, чтобы как можно больше полномочий передавать подчиненным, брать на себя решение только самых важных вопросов,

* во-вторых, в наш век, когда все жалуются на бумажный поток, единственный способ уменьшить его -- это всерьез заняться бумагами.

Мы говорим о тех полезных бумагах, без которых немыслимо сегодня руководить: речь идет о технике планирования, учета, о должностных инструкциях, протоколах, ведении архива и пр. Без поддержания в порядке этих документов хаотический поток других бумаг вырастает в десятки раз.

8. Руководитель считает, что эффективная организация его личного времени в принципе невозможна

Это мотивируется тем, что он, руководитель, зависит не от себя, а от других людей и обстоятельств

главная задача теперь -- не управление временем, а управление собой. Планируются не действия и время, а достижение результатов. Другими словами, нам следует не только пытаться быть более организованными и лучше распределять время. Следует начать по-новому мыслить о времени.

3.2. Причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени руководителя и методы их устранения

Новое мышление заставляет нас посмотреть на время с другой стороны. И, в соответствии с законом Парето, 80% всех результатов достигается нами в течение 20% потраченного времени. И это переворачивает все обыденные представления. Оказывается, времени у нас может хватать. Ведь по-настоящему продуктивно оно используется лишь на 20%.

Суть управления временем можно уяснить по матрице, приведенной в таблице 3.1. Исходная идея заключается в том, что мы расходуем время одним из способов.

Таблица 3.1. Матрица управления временем

Как показывает матрица, виды деятельности характеризуются двумя факторами: срочностью и важностью.

Сердцем эффективного управления временем, а значит, и собой являются дела квадрата 2. Они связаны с тем, что считается важным, но несрочным. Включают в себя такую деятельность, как строительство отношений, написание личных обязанностей, планирование, упражнения, профилактика, подготовка -- все те дела,

которые мы считаем нужными, но редко заставляем себя за них взяться, так как они несрочные.

Возможные последствия сосредоточения вашей деятельности в решении дел, обозначенных в каком-либо из квадратов, показаны в таблице 3.2.

Таблица 3.2. Последствия деятельности руководителя

Для правильного и эффективного использования времени необходимо основное внимание уделять перспективным и самым важным для вас делам квадрата 2, одновременно сокращая деятельность по выполнению дел, обозначенных во всех остальных квадратах.

В результате проведенного анализа могут быть выявлены некоторые моменты, мешающие эффективной организации работы руководителя. Причинами этого могут служить как факторы внешней среды, так и факторы внутренней среды организации и психологические факторы личности самого руководителя.

К наиболее значительным факторам внешней среды можно отнести проблемы с транспортом из-за которых возникают большие затраты на служебные разъезды, а так же ожидания в очередях.

Из факторов внутренних факторов организации можно выделить следующие:

получение срочных заданий (указаний, распоряжений) от вышестоящего руководства (вызов на срочные совещания, задания и т.п.), что приводит к спонтанному изменению планов

избыточная отчетность, отнимающая много времени на заполнение необходимых форм и материалов

нерациональное техническое оснащение рабочих мест, что приводит к необходимости перехода в те отделы, где есть в наличии необходимая оргтехника

большое количество служебных разговоров по телефону, прерывающих процесс работы

Со стороны личностных и психологических характеристик руководителя могут проявляться следующие негативные моменты, влияющие на использование рабочего времени:

медлительность в действиях;

отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости;

повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени;

распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них до конца и другие факторы.

Сведем причины, мешающих рациональному использованию рабочего времени руководителя предприятия ЗАО «Элика-Прод» , в таблицу 3.3.

Таблица 3.3 Факторы помех

Итак, допустим, выявлено, что руководитель тратит меньше времени, чем он запланировал на оперативные совещания с начальниками отделов по текущим вопросам. Причиной этому может быть или демократичный стиль управления, или уверенностью руководителя в самостоятельности и компетентности починенных в вопросах выполнения заданий и служебных обязанностей. Также руководитель не полностью использует время, отведенное на регламентированные перерывы. Это указывает на возможность возникновения у него переутомления, усталости, стресса и привести к падению результативности его работы. Значит, и остальные виды затрат рабочего времени руководителя также нуждаются в корректировке.

Для этого необходимо проработать внутренние установки.

Рационально распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов;

Исключить вмешиваться в чужие проблемы и обязанности при невыполнении собственных

Добиться улучшения взаимодействия с подчиненными. коллегами и вышестоящим руководством

ориентироваться на долгосрочные цели

научиться расставлять приоритеты работ

Повысить самодисциплину.

Таблица 3.4. План организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени руководителя предприятия ЗАО «Элика-Прод»

4. Методическое инструктирование как способ воздействия на совершенствование процессов управления

Необходимость использования документов методического инструктирования на производстве ЗАО «Элика-Прод» вызвана рядом причин:

во-первых, во все возрастающими требованиями к качеству подготовки квалифицированных управляющих цеха;

во-вторых, нехваткой времени для эффективного управления производственным обучением какому-либо новому внедряемому процессу - проведения индивидуального инструктирования. (Исследования показали, при длительности урока производственного обучения - 6 часов на индивидуальную работу руководителя производственного отдела с каждым управляющих подотделами из 12 человек приходится всего 8-10 мин.);

в-третьих, невозможностью использовать на рабочих местах изданные в виде книг (особенности управления производством полуфабрикатов).

Применение письменных инструкций во многом расширяет возможности руководителя в управлении производством. Это обеспечивается, прежде всего, тем, что информация в документах письменного инструктирования дается в заранее намеченной, четко выраженной системе. Письменное инструктирование создает благоприятные условия для определенной стандартизации сообщаемой информации.

Вместе с тем, необходимо отметить, что, несмотря на явные достоинства, письменное инструктирование, к сожалению, пока не нашло широкого применения в практике предприятия.

Используемые в производственном обучении документы письменного инструктирования имеют две стороны: производственно-технологическую, определяющую, что и в какой последовательности делать для получения необходимого результата обучения, и инструктивную, содержащую указания, как делать.

В зависимости от целей и периода обучения применяются документы письменного инструктирования следующих видов.

1. Инструкционные карты.

2. Инструкционно-технологические карты.

3. Алгоритмы и карты-задания.

Карты-задания бывают различного вида.

Первый, основной вид - карта-задание - по изучению устройства и принципа работы системы.

Второй вид - по фиксации трудовых действий, изучению технологических процессов, отработке фактического хода трудового процесса.

Карты - задания третьего вид - по обнаружению реальных отклонений и нарушений от норм, правил, технологии.

Четвертый вид карты-задания - служит для выработки конкретных действий, определения условий, решения ситуационных задач, разрешения производственных ситуаций.

Пятый вид - используется для обобщения собственного опыта.

Методика использования документов письменного инструктирования:

Непременным условием является системность применение письменных инструкций.

Второе условие - глубокое знание письменных инструкций руководителем процесса обучения, умение свободно и технически грамотно владеть всеми трудовыми действиями, приёмами.

Применение письменных инструкций-заданий для изучения оборудования и технологических процессов на предприятиях создает условия для формирования у них таких профессионально важных умений и навыков, как анализ, синтез, систематизация, выделение наиболее существенного и т.п. Применение письменных инструкций создаёт благоприятное условие для формирования самостоятельности в работе и способствует успешному решению поставленных задач

Заключение

Важность организационного аспекта управления предприятием состоит в том, что операционно-процедурный анализ любого сбоя, отказа в системе управления предприятием показывает, что причины их появлений, как правило, относятся к организационным факторам. Среди основных причин можно назвать следующие: тот или иной менеджер не выполнил в должном объеме свои управленческие функции или выполнил их, но с опозданием; выполнил с нарушением процедурных правил; превысил свои полномочия, не использовал их; технология управленческих процедур в отделе, цехе, дирекции предприятия, холдинге, корпорации вступила в противоречие с новыми требованиями экономической жизни и рекомендациями науки управления; уровень квалификации менеджеров не соответствует возрастающим запросам времени Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента: Основные методы управления. М., Русская Деловая Литература, 2001. .

Таким образом, разработка новых, адаптация и совершенствование существующих организационных инструментов и методов управления промышленных предприятий относится к числу наиболее актуальных проблем развития управления производством на современном этапе.

В процессе выполнения данной работы бели решены следующие задачи:

- рассмотрены организационные методы управления производством;

- показана роль регламентации и нормирования в деятельности управленческого персонала, приведены правила нормирования труда и методы расчета численности управленческого персонала;

- показаны принципы тайм-менеджмента в системе управления производством, проблемы рациональной организации труда и пути их решения

- предложен такой способ воздействия на совершенствование процессов управления производством, как методическое письменное инструктирование.

Список литературы

1. Архангельский Г. Тайм-менеджмент: Энциклопедия решений. М., Альпина Бизнес Букс, 2006.

2. Генкин Б. М. Организация, нормирование и оплата труда на промышленном предприятии: Учебник / Б. М. Генкин. - М.: НОРМА, 2007.

3. Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента: Основные методы управления. М., Русская Деловая Литература, 2001.

4. Демин Ю.М. Документационный менеджмент. - М., Бератор, 2003.

5. Друкер П. Эффективный управляющий. М., Book Chamber International, 2004.

6. Информационные материалы сайта http://www.improvement.ru

7. Основы управления производством: Учебник для студентов экономических ВУЗов/Д.М. Крук, О.А. Дейнеко, Р.А. Громова и др.; под ред. Д.М.Крука. - 3-е изд., перераб. и доп. М., Экономика, 1998.

8. Персональный менеджмент: Учебник/ С.Д. Резник, С.Н. Соколов, Ф.Е. Удалов, В.В. Бондаренко - М: ИНФРА-М, 2002.

9. Страхова Л.П. Методы формирования и организации управления предприятиями химического комплекса. Часть 1: Учебное пособие/ГУУ.-М.: 2001.

Размещено на Allbest.ru