Ведение документооборота в общественных организациях

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.

2. Некоммерческие организации должны также соблюдать требования к описи и оформлению дел, уничтожению документов, работе с документами в электронном виде.

3. Многие некоммерческие организации работают с гражданами. В связи с этим необходимо знать, что обращения граждан: предложения, заявления, жалобы подлежат отдельной регистрации, учету и контролю исполнения. Обращения граждан, в том числе устные, подлежат регистрации и обязательному рассмотрению. Все поступающие обращения граждан в организации должны быть зарегистрированы в день их поступления. После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение в день их поступления.

Обращение должно быть рассмотрено не позднее одного месяца со дня его поступления, а не требующее дополнительного изучения и проверки - не позднее 15 дней. При необходимости проведения специальной проверки, запроса дополнительных материалов руководитель организации, в которую поступило обращение, может продлить указанный срок, но не более чем на один месяц, одновременно уведомив об этом заявителя. Срок рассмотрения обращения исчисляется в календарных днях с даты регистрации его организацией.

Ответы на обращения граждан дают уполномоченные должностные лица организаций. В случае письменного обращения его автору должен быть дан письменный ответ.

Руководители организаций обязаны также не реже одного раза в месяц проводить личный прием граждан. Личный прием проводится в установленные дни и часы.

При личном приеме граждан их устные и письменные обращения также подлежат регистрации в установленном порядке.

Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе по личному приему граждан за период календарного года, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации. Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. Повторные обращения и документы по их рассмотрению систематизируются в деле вместе с предыдущими.

4.Общественным объединениям, которые принимают сотрудников на работу, необходимо обратить внимание на ведение кадровой документации. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения работников, предоставления отпуска и т.п., составляют кадровую документацию, основной частью которой является группа документов по личному составу.

Заключение

Документооборот общественной организации - это достаточно сложная система, которая требует постоянного контроля и регулирования, при этом оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности самой организации.

В силу сказанного, детальный анализ ведения делопроизводственных материалов является основной частью работы организации, именно правильность, точность, гармоничность работы потока документооборота обеспечивает полноценное и правильное построение работы всей системы. Слаженность деятельности делопроизводственных материалов и ее четкая организация являются показателями одних из факторов систематизированной работы не только общественной организации, но и любого предприятия.

Делопроизводство, как мы выяснили, в общественных организациях ведется самостоятельно, отдельно от делопроизводства предприятия, учреждения и организации и включает в себя:

- регистрацию входящей и исходящей корреспонденции;

- контроль за исполнением документов;

- ведение протокольного хозяйства;

- формирование документов в дела, обеспечение их сохранности до передачи на хранение и к уничтожению в соответствии с установленным порядком.

Список литературы

1. Ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

2. В. В. Кабанов. Источниковедение истории Советского общества. Курс лекций. Москва, 1997.

3. В.П. Грицкевич, С.Б. Каун, С.Н. Ходин Теория и история источниковедения.

Учебное пособие для студентов заочных отделений гуманитарных факультетов ВУЗов.- Минск, 2000.

4. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. 2 изд. - СПб., 2007. - 272 с.

5. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. - 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004 -456 с.

6. Достижения. Методический сборник для специалистов общеобразовательных учреждений / В. Коваленко, А. Рыжухина, В. Сергеев, И. Фатов, Е. Родионова, Л. Пашкина. - М., 2007.

7. Сборник нормативно-уставных документов РСМ / И.С. Фатов, А.В. Соколов, А.Г. Гарзанов- М., 2000.

8. Стенюков М.В Справочник по делопроизводству. - М.: ПРИОР, 2001.-192 с.

9. Ст.6 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

10. Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» от 23.11.1994 г. с изменениями, внесенными ФЗ от 26.03.2008 № 28-ФЗ.

11. Организация деятельности общественного объединения в школе. Из опыта работы Российского Союза Молодежи. Методические рекомендации / В.И. Скоробогатова, А.В. Соколов, И.С. Фатов, Т.В. Боброва, Г.В. Семья. - М., 1999.

Размещено на Allbest.ru